organizar e gerir eventos

24/04/2008

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sumrio genrico
parte I
parte II
1. conceito de evento 1. patrocnios, apoios e
mecenato
2. tipos de evento
3. plano de um evento 2. marketing de eventos
4. avaliao do evento
parte III
trabalho prtico

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parte I

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1. conceito de evento
um
evento

um acontecimento
planeado, que ocorre num dado tempo
e lugar, que visa promover a relao
organizao anfitri e o pblico de
interesse, com vista ao alcance de
determinados objectivos *

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* material do curso Organizao e Gesto de Eventos Portal do Ser

1.1 profissional de
eventos
pessoa responsvel pela coordenao
de todas as aces e actividades
necessrias para a produo de um
evento *

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* material do curso Organizao e Gesto de Eventos Portal do Ser

2. tipos de eventos
quanto sua periodicidade
espordicos
peridicos
de oportunidade

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2.1 tipos de eventos

quanto sua abrangncia

locais
regionais
nacionais
internacionais

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2.2 tipos de eventos

quanto sua dimenso
pequenos (at 200 px)
mdios (200 a 600 px)
grandes (+ 600 px)

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2.3 tipos de eventos

quanto sua natureza

cientfico
cultural
desportivo
promocional
religioso
particular

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2.3.1 tipos de eventos

cientficos

assembleia
colquio
conferncia
congresso
debate

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palestra
seminrio
simpsio
workshop
jornada

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2.3.2 tipos de eventos

culturais

cinema
teatro
festival
concurso

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2.3.3 tipos de eventos

religiosos

missa
procisso
conclave
conclio

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2.3.4 tipos de eventos

desportivos
campeonato
olimpada
torneio

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2.3.5 tipos de eventos

promocionais

desfile
feira
mostra
salo
lanamento de livro

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2.3.6 tipos de eventos

particulares

aniversrios
casamentos
baptizados
bodas
comunhes
despedida de solteiro

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3. plano do evento

anlise do evento
proposta/oramento
execuo & acompanhamento
encerramento & avaliao

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3.1 plano do evento

anlise do evento

momento inicial

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quem
para quem
o qu
porqu

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3.1 plano do evento

anlise do evento

momento final

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quem
para quem
o qu
porqu

onde
quando
como

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3.2 plano do evento

proposta/oramento

que recursos humanos

que fornecedores
qual a afectao de custos
que margem de lucro
modalidade de pagamento

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3.3 plano do evento

execuo & acompanhamento

gesto de recursos humanos

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analisar e descrever funes

definir polticas e procedimentos
formar a equipa
supervisionar e avaliar o desempenho

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3.3.1 plano do evento

execuo & acompanhamento

recursos fsicos, materiais e servios

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infra-estruturas (luminosidade, temperatura)

equipamentos diversos
servios diversos: catering, decorao
servios de apoio: transportes, limpeza

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3.3.2 plano do evento

execuo & acompanhamento

recursos legais e de risco

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contratos
licenas e registos
seguros
segurana
servios de emergncia

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3.4 plano do evento

encerramento & avaliao

certificados
questionrios de avaliao
cartas de agradecimento
relatrio final

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4. avaliao do evento
consiste no processo de observao,
medio e acompanhamento crtico da
sua implementao, com o fim de
avaliar os resultados de forma precisa *

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* PEDRO, F., 2007, p.95

4.1 avaliao do evento

com vista ao melhoramento das
vrias etapas que caracterizam a
organizao do evento
os resultados da avaliao devem
constar num relatrio a ser entregue s
entidades que estiveram envolvidas

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4.2 avaliao do evento

pr-evento
durante o evento
ps-evento

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4.3 avaliao do evento

pr-evento
estudo de viabilidade (afectao de
recursos)
previso da adeso, custos e benefcios
fixao de metas ou padres atravs dos
quais o evento ser medido

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4.4 avaliao do evento

durante a execuo do evento
nmero de inscries (+ comunicao?)
desempenho dos colaboradores (aces
correctivas?)
feedback em tempo real
(descontentamentos, tempos de espera,
reforar atractividade do evento)

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4.5 avaliao do evento

ps-evento
recolha de dados estatsticos e anlise de
resultados
feedback dos participantes e do staff
reunies, questionrios

quais as foras e as fraquezas do evento

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parte II

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patrocnios, apoios e
mecenato

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1. patrocnios, apoio e
mecenato
patrocnio
financiamento com troca comercial
(publicidade, venda exclusiva,)

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1.1 patrocnios, apoio e

mecenato
apoio
parceria que implica cedncia de recursos
(instalaes, equipamentos,
comunicao,)

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1.2 patrocnios, apoio e

mecenato
mecenato
financiamento a aces de promoo
cultural, que tem benefcios fiscais
(aces em museus, bibliotecas,
reabilitao de monumentos,)

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1.3 patrocnios, apoio e

mecenato
vantagens para os patrocinadores
melhorar a imagem de marca
ganhar ou aumentar a notoriedade
identificao do produto com um
determinado estilo de vida
oportunidades de merchandising

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1.4 patrocnios, apoio e

mecenato
como pedir um patrocnio
identificar empresas cujas necessidades correspondam aos
itens anteriores
dirigir a carta a um director e explicar a razo da seleco
daquela empresa
apresentar sinteticamente a empresa, o evento e seu
historial
apresentar os benefcios para o patrocinador (pblico-alvo;
publicidade no local e cobertura nos media,)
mostrar-se disponvel para uma entrevista

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BES - Mecenas da Fotografia em Portugal

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marketing de eventos

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2. marketing de
eventos
significa
compreender
um evento
enquanto estratgia de marketing de
uma empresa, ou seja, adaptar os
conhecimentos adquiridos da prtica
do marketing para criar valor ao
evento

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2.1 marketing de
eventos
a sua utilizao permite

analisar as necessidades do mercado-alvo

conhecer a concorrncia
decidir o pblico-alvo
calcular o preo
decidir a estratgia de distribuio e
comunicao

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2.2 marketing de
eventos
marketing-mix

pblico
produto
preo
distribuio
comunicao

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2.2 marketing de
eventos
pblico
identificar o pblico de interesse
(caractersticas)
conhecer as suas necessidades e
expectativas
definir o nmero de pessoas a atingir

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2.3 marketing de
eventos
produto
entretenimento oferecido (artistas, cenrios,
oradores)
padro de servios (inscrio, transporte, ps
evento)
alimentao
merchandising
identificao (marca, logtipo)

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2.4 marketing de
eventos
preo
qual o custo do evento
qual o valor percebido para o consumidor
quais os preos da concorrncia

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2.5 marketing de
eventos
distribuio
qual o espao fsico do evento
ponto de venda dos bilhetes/inscries

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2.6 marketing de
eventos
comunicao
quais as melhores ferramentas para
promover o evento
publicidade
rp
marketing directo
promoo de vendas
venda directa
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referncias
GIACAGLIA, Maria, Eventos, como criar,
estruturar e captar recursos, Thomson
PEDRO, Filipe et al, Gesto de eventos, 2007,
Quimera
VIEGAS, Mrcia, Marketing de feiras, 2000,
Edies Slabo
Material do curso Organizao e Gesto de Eventos,
Portal do Ser
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parte III

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