Trminos de Referencia Adquisicin e Implementacin

de Plataforma ERP SeNaSa

29/05/2013
CONTENIDO DEL DOCUMENTO
I.

Contenido bsico de los trminos de referencia

a. Antecedentes
b. Glosario de Trminos
c. Objetivo general y especficos de los servicios a contratar
d. Alcance
e. Forma de aplicacin y/o metodologa
f. Duracin del servicio
g. Recursos y facilidades a suministrar por la entidad contratante
h. Costos
i. Criterios de seleccin y evaluacin

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ANTECEDENTES
El Seguro Nacional de Salud (SeNaSa) en el ao 2005 adquiri un software para la gestin
administrativa desarrollado sobre la plataforma COSMOS de la empresa TransTools.
COSMOS es una herramienta de desarrollo de aplicaciones Cliente/Servidor desarrollada en su
versin 4.0 en el ao 1997.
En la Repblica Dominicana se iniciaron varios proyectos con este software entre los que
podemos mencionar:
-

Ministerio de Salud Publica

Procuradura General de la Repblica
Ministerio de Trabajo
CERSS (Comisin para la Reforma del Sector Salud)

La empresa TransTools se instalo en el pas a partir del 1999 desde donde dirigan, daban
soporte y seguimiento a sus proyectos locales. En el ao 2005 la empresa cierra sus
operaciones en el pas y finaliza los contratos con los proyectos implementados hasta ese
momento.
De los proyectos que se lograron implementar con la herramienta Cosmos TransTools a la fecha
solo la Procuradura General de la Repblica y la Ministerio de Trabajo estn utilizando esta
herramienta y estn en proceso de sustitucin.
GLOSARIO DE TERMINOS
Componente Web: se refiere a las partes de la solucin informtica que ser utilizada a travs
de internet y a travs de las redes de SENASA sin necesidad de instalacin de software en las
maquinas de los usuarios.
Portal de Internet: Pagina web que ser utilizado como punto cntrico de acceso a los servicios
ofrecidos por la solucin informtica.

ERP (Enterprise Relationship Planing): Siglas en ingles para describir los Software de Gestin de
planificacin de recursos empresariales, son programas de computadoras pre-desarrollados
que cuentan con mdulos informticos para cada uno de las actividades de gestin financiera
principales de una empresa, ej. Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Cuenta por Pagar, Inventario,
Facturacin, Activo Fijo, entre otros.
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Herramienta de Flujos de Trajabo: (WorkFlow) son herramientas que se utilizan para disear
de manera grafica y sencilla los flujos que deben seguir los procesos de una entidad y los
requerimientos en cada paso para ser monitoreados y controlados de manera automatizada
por estas herramientas.
Componente de Integracin: Se refieren a tecnologas que permiten que el software de la
entidad pueda interconectarse e intercambiar informacin con software de otras entidades de
manera automatizada.
OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR
Objetivo General
Dotar a la institucin de un software de gestin financiera que permita agilizar sus operaciones y contar
con informaciones en tiempo real para el apoyo a las tomas de decisiones.

Objetivo Especficos
La Implementacin del Sistema de Planificacin de Recursos Institucionales y Gestin
Administrativa de SENASA tiene por objeto:
Automatizar, integrar e informatizar los procedimientos relacionados a la gestin
financiera, mediante una solucin informtica centralizada que permita eficientizar los
recursos y reducir los tiempos de ejecucin de los procesos y costos.
Integrar todos los procesos mediante una solucin informtica que permita mayor
interaccin entre los funcionarios de SENASA, definicin de Workflow de trabajo e
intercambio de documentaciones electrnicas que reduzcan la generacin de
documentos impresos y oriente la institucin a un modelo de Oficina sin Papel.
Disponer de un sistema de gestin de informacin que integre y automatice los
procesos asociados a los aspectos administrativos y financieros.
Requerimientos y Especificaciones de los Productos Esperados
1) Componente Web:
Portal de Internet: Debe ser desarrollado un Portal Web el cual estar vinculado al Portal actual
de SENASA. En dicho Portal Web se ofrecer toda informacin necesaria sobre los servicios
disponibles en SENASA, solicitudes de servicios, quejas, publicacin de informacin de
transparencia en tiempo real en base a la gestin administrativa, requisitos, procedimiento a
seguir, costos, plazos, ayuda, preguntas frecuentes, contactos, plantillas de cartas, formularios,
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entre otros. El portal contar con la seguridad correspondiente va SSL, lo cual brindar un
entorno seguro de navegacin (HTTPS).
A travs del mismo Portal los usuarios podrn tener acceso a la aplicacin o sistema para dar
inicio a la solicitud electrnica de informacin, sugerencias, etc. De la misma manera, ser
posible dar seguimiento y conocer el estado de las solicitudes en proceso, las rechazas y las
otorgadas.
El Portal debe ser diseado y desarrollado utilizando como base las Normas y Estndares para
Portales Gubernamentales emitidas por la Oficina Presidencial de Tecnologas de la Informacin
y Comunicacin (OPTIC).

Registro y Autenticacin de Usuarios: La solucin debe incorporar una funcin de registro y

autenticacin de usuarios, de forma tal que los usuarios puedan completar un formulario de
registro con las informaciones requeridas por SENASA. De esa manera la solucin asociar los
trmites con los usuarios y estos podrn contar con un histrico personalizado de las solicitudes
realizadas y en curso.
2) Componente del Software de Gestin Financiera (ERP)
Este componente del Sistema de Planificacin de Recursos Institucionales (ERP), integrado al
Portal WEB Interactivo, brindar nuevos de niveles control y eficiencia a SENASA, de manera tal,
que se podr registrar y controlar las actividades administrativas y financieras que se generan
en las diferentes reas funcionales, los ingresos y egresos que se originan, los movimientos y
balances de las cuentas contables y cuentas bancarias. Todos estos controles se ejecutan a
travs del registro en los diferentes mdulos que resultan en entradas contables y emisin de
Estados Financieros. Para los fines el oferente debe plantear una solucin que abarque al
menos los siguientes componentes:
Gestin Financiera: Tesorera, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Gestin de la
Contabilidad General Gubernamental y Privada, Estados Financieros, etc.
Compras y Abastecimiento: Gestin de compras, evaluacin de proveedores, gestin de
garantas y vencimientos, ordenes de compras, devoluciones, Back Order, requisiciones,
etc. Capacidad de integracin con SIGEF (Sistema Integrado de Gestin Financiera,
Ministerio de Hacienda).

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Planificacin y Control Presupuestario: Planificacin y gestin presupuestaria, capacidad
de integracin con la Planificacin de la Entidad.
Nomina y Recursos Humanos: Gestin de Recursos Humanos, nominas de pago
electrnicas y por cheques, Capacitacin, Evaluacin 360, evaluacin de desempeo
por indicadores, Capacidad de integracin con el SASP (Sistema de Administracin de
Servidores Pblicos, Ministerio de Administracin Publica).
Gestin de Proyectos: Mdulo de gestin de contabilidad por proyectos.
Gestin de Planificacin Estratgica (KPIs): Mdulo de creacin y monitoreo de
indicadores clave de rendimiento, Balanced Score Card.
Flujo de Trabajo y Colaboracin: Entorno de colaboracin para compartir documentos e
informaciones entre los funcionarios del SENASA.
Mdulo de Gestin de Mantenimiento Vehculos: Mdulo de gestin de vehculos,
mantenimiento, talleres, averas, neumticos, datos tcnicos (incluye seguro), intervalos
de mantenimiento, combustible, rutas, accidentes, repuestos, multa de trnsito,
asignacin vehicular-ocupacin, formulario de solicitud de uso de vehculo/transporte,
reportes, entre otras funcionalidades estndar de mdulos de esta naturaleza.
Inteligencia de Negocios y Reportes: Componente de anlisis de informaciones y
reportes. Este debe permitir la capacidad de generar nuevos reportes, Cuadros de
Mandos con los principales indicadores de gestin.
Acceso va Web: Debe contener interfaces Web que permitan el uso de la aplicacin en
localidades distribuidas, preferiblemente sin necesidad de software de terceros.

3) Herramienta de Trmites y Gestin de Seguimiento Interno (CRM): Es el componente de la

solucin que implica el desarrollo de una aplicacin para el procesamiento electrnico de
las solicitudes de servicios, consolidando as los datos y procesos entre los diversos
departamentos y unidades relacionados en los trmites.

4) Herramienta de Flujos de Trabajo: Herramienta que nos permita crear, configurar

actividades dentro del flujo de trabajo de los procesos relacionados a las solicitudes de
servicio. Es decir, los aspectos operacionales de una actividad de trabajo, cmo se
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estructuran las tareas, cmo se realizan, cul es su orden correlativo, cmo se sincronizan,
cmo fluye la informacin que soporta las tareas y cmo se le hace seguimiento al
cumplimiento de las tareas.
Mdulo de Firma digital: La solucin debe incorporar la capacidad de que los responsables
de aprobaciones participan del flujo de procesos firmen digitalmente dichas autorizaciones.
Comprendiendo como firma digital un esquema matemtico que sirve para demostrar la
autenticidad de un mensaje digital o de un documento electrnico. Una firma digital da al
destinatario seguridad en que el mensaje fue creado por el remitente, y que no fue alterado
durante la transmisin.
En tal sentido el oferente debe presentar una solucin que permita a los funcionarios portar
su firma digital en un medio, de manera que estos puedan firmar digitalmente en cualquier
lugar donde tengan acceso a la solucin, contar con acceso mediante dispositivos mviles.
Para fines de este mdulo debe ser considerado el marco regulatorio de la Repblica
Dominicana, la Ley 126-02 de Comercio Electrnico, Documentos y Firmas Digitales, de
fecha 29 de septiembre de 2002, que regula toda relacin comercial, estructurada a partir
de la utilizacin de uno o ms documentos digitales o mensajes de datos o de cualquier otro
medio similar.
5) Componente de Integracin
Web Services: La solucin propuesta debe estar en capacidad de operar con otros sistemas va
web Services, tanto para consulta como para actualizacin de datos de una manera segura y
confiable.
Aplicaciones y Sistemas de Terceros: Debe considerarse la posibilidad de realizar consultas e
integracin de aplicaciones y sistemas de terceros, tales como:
1. Instituciones Bancarias para fines de transacciones de pago e informes digitales
2. Entidades certificadores que emitirn los certificados digitales
3. Entidades para la validacin de datos suministrados por los usuarios, tales como
consulta del Registro Nacional de contribuyentes (RNC), de la Direccin General
de Impuestos Internos (DGII).
4. Instituciones Reguladoras y Colaboradoras como son SISALRIL, TSS, UNIPAGO,
entre otros.

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Integracin con los componentes tecnolgicos de la entidad: Se requiere que la solucin sea
compatible con los siguientes elementos:
-

Compatibilidad con servidor de base de datos Microsoft SQL Server 2008 R2 o superior
Compatibilidad con Microsoft SharePoint Portal Server 2010 o superior
Compatibilidad con Microsoft Framework .NET 2010 o superior
Compatibilidad con Microsoft Office 2010 o superior
Compatibilidad con Microsoft Project 2010 o superior
Compatibilidad con Microsoft Reporting Services
Compatibilidad con Microsoft Analisys Services
Compatibilidad con el Sistema Operativo Windows 2008 R2 o superior
Compatibilidad con el Sistema Operativo Windows XP, Vista, 7 y 8

Capacidad para extensin y/o modificacin: Se requiere que la solucin cuente con
herramientas de programacin que permita ampliar sus funcionalidades y mejorar, corregir y
darles mantenimiento a todo el software por parte del personal de Tecnologa del SENASA, ya
sea cdigos fuentes, herramientas case, etc.
6) Componente Manual de Procedimientos
El oferente deber contar con expertos para el levantamiento y rediseo de los procesos
Administrativos y Financieros de SENASA, entregando como producto un manual de
procedimientos que ser utilizado para la personalizacin del sistema ERP, este manual
deber contener al menos:
12345-

Identificacin de los procesos claves y soportes.

Construccin del mapa de procesos
Asignacin de los procesos a sus responsables
procedimientos de los procesos de trabajo
Gestin de Riesgo de procesos

Alcance
La poblacin de usuarios se divide de la siguiente forma:
Departamento
ACCESO A LA INFORMACON
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Usuarios
2

Accesos
Workflow
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DIRECCION EJECUTIVA

GERENCIA ADMINISTRATIVA

10

GERENCIA DE PLANIFICACION Y EVALUACION

GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS (1,000 Empleados)

6
10

GERENCIA DE TECNOLOGIA INFORMATICA

10

GERENCIA FINANCIERA

20

ERP y
WorkFlow
ERP y
WorkFlow
ERP
ERP y
WorkFlow
ERP y
Workflow
ERP y
Workflow

Componente Transferencia de conocimiento

El oferente debe contemplar en su propuesta la capacitacin a nivel de certificacin y
transferencia de conocimiento para el personal tcnico de SENASA en los aspectos relacionados
a la plataforma e infraestructura, aplicaciones y soluciones utilizadas en el proyecto y
configuracin y desarrollo de nuevos mdulos del ERP propuesto.
Debe ser capacitado mediante cursos formales el personal de administracin y finanzas en el
uso del Sistema de Planificacin de Recursos Institucionales (ERP) as como tambin en la
plataforma en que se haya desarrollado La Solucin.
Soporte Tcnico
El oferente debe considerar en su oferta tres (3) meses de soporte post entrega sin costo
adicional. Este soporte abarca desde la infraestructura tecnolgica, aplicaciones,
configuraciones, cambios en flujos y caractersticas de la solucin, creacin de reportes entre
otras.

Forma de aplicacin y/o metodologa

Datos e Informaciones a considerar
1. El proyecto debe ser realizado en un mximo de seis (6) meses
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2. Es requerido para la realizacin del proyecto una etapa dentro del cronograma
destinada a la Planificacin del proyecto, acompaada de un proceso de levantamiento
de informaciones.
3. La solucin y el Sistema de Planificacin de Recursos Institucionales (ERP) sern
instaladas en el Edificio Administrativo Financiero de SENASA, localizada en Presidente
Gonzales, #19, casi esq. Tiradentes, Ens. Naco.
4. Ambas soluciones sern utilizadas tanto desde la Sede Central, Edificio Administrativo
Financiero como de las Regionales localizadas en cada una de las provincias de la
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7.
8.

9.

Repblica Dominicana.
La solucin de Seguimiento a Solicitudes y Control de Contratistas ser utilizada
internamente por un total de 64 usuarios, y de ellos 40 usuarios de manera concurrente.
El Sistema de Planificacin de Recursos Institucionales (ERP) ser utilizado por un total
de 62 usuarios, y de ellos 40 usuarios de manera concurrente.
Ser requerido accesos a algunos mdulos de la solucin desde las Oficinas Regionales.
Las licencias requeridas por requerimientos de herramientas y/o componentes de
software de terceros a excepcin de base de datos y sistema operativo deben estar
incluidas en la propuesta.
El proveedor debe garantizar correcciones de errores de la aplicacin sin costo
adicional.

Demostracin Funcional
Para garantizar seleccionar la mejor propuesta, cada oferente debe realizar una demostracin
funcional de la solucin Propuesta y una demostracin funcional del Sistema de Planificacin de
Recursos Institucionales (ERP), explicando adems su interpretacin y compresin de los
trminos de referencia. Para fines de la demostracin funcional, la cual tiene una valor del 25%
de los aspectos tcnicos, les ser notificado tanto por escrito como por medio electrnico el da
y hora para dicha demostracin dentro del plazo establecido en el cronograma de la presente
licitacin, siempre y cuando ste haya calificado en aspectos legales y administrativos, enfoque
tcnico, experiencia de la empresa y experiencia del administrador del proyecto. La
demostracin deber ser realizada en espaol y se requiere de la presencia de personal que
pueda contestar cualquier pregunta que surja durante la presentacin tanto preguntas tcnicas
como operacionales.
Informes
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Quien resulte adjudicatario del proyecto, deber presentar en su plan de trabajo al menos tres
(3) informes de avance previo a los Componentes entregables finales.
Duracin del servicio
El tiempo estimado para la implementacin de este proyecto es de 6 meses, debe contar con
un calendario de interrupciones de servicios si es necesario, este tiempo incluye:
a.
b.
c.
d.

Tiempo de levantamiento de informacin

Tiempo de diseos, desarrollos, ajustes y configuraciones necesarias
Tiempo de entrenamiento usuarios finales
Tiempo de transferencia de conocimiento a la Gerencia Tecnologa, etc.

Recursos y facilidades a suministrar por la entidad contratante.

SENASA suministrar espacio para ubicar al personal de la compaa contratada en nuestras
instalaciones si es necesario, as como equipos y mobiliario.
La entidad contratada, estar bajo la coordinacin del Gerente de Tecnologa del SENASA. Esta
institucin pondr a disposicin del contratista la informacin documental y estadstica que se
requiera para el desarrollo e implementacin del proyecto. Los requerimientos de informacin
sern tramitados a travs de la instancia de supervisin de la Gerencia de Tecnologa del
SENASA
Criterio de Evaluacin
Propuesta tcnica
Enfoque Tcnico
1. Enfoque tcnico y metodolgico, descripcin de la
metodologa de gestin a utilizar para la implementacin de
la solucin.
2. Demostrar que dispone de los equipos necesarios y
requeridos en el proyecto.
3. Organizacin y dotacin de personal
Experiencia de la Empresa
1. 5 aos mnimos de experiencias en proyectos similares y que
posee los derechos de representacin o propiedad de la
Solucin propuesta.
2. Implementacin de proyectos similares por un monto total
resultante hasta RD $10,000,000.00
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Valor: 80 Puntos
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3. Implementacin de proyectos similares por un monto total
resultante mayor a RD $10,000,000.01.
4. Cuenta con el personal suficiente designado para dar
cumplimiento a lo establecido en esta licitacin y su personal
cuenta con los conocimientos y certificaciones que los avalan
para realizar las tareas que se les encomienden durante el
proyecto.
Experiencia del Administrador de Proyecto
1. Presenta las credenciales de la persona desempeara el rol
de Administrador de Proyecto que avale su experiencia de
por lo menos 3 aos mnimos en administracin de proyectos
similares.
2. Presenta documentacin que avale certificacin tcnica en
aspectos vinculados al objeto de la licitacin.
Demostracin Funcional
1. Interpretacin y compresin de los TDRs
2. Explicacin de la metodologa de Gestin de Proyectos
3. Piloto Funcional de la Solucin
4. Complimiento con los componentes entregables requeridos
en los TDRs

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Otros Documentos
Valor: 20 Puntos
Representacin Legal
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1. Poder de representacin otorgado a los fines de
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presentar la propuesta.
2. Cedula de identidad y electoral del representante
1
autorizado
3. Certificado de no antecedentes judiciales del
1
representante legal
4.
Perfil de la Empresa
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1. Copia de los Estatus Sociales, debidamente certificados
por la Cmara de Comercio y Produccin correspondiente
2. Copia del Acta de Asamblea General Constitutiva de la
Empresa, debidamente certificada por la Cmara de
Comercio y Produccin correspondiente.
3. Nomina de Presencia de dicha Asamblea
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4. Ultima Acta de la Asamblea Ordinaria
5. Declaracin Jurada del solicitante en la que manifieste
que no se encuentra dentro de las prohibiciones
establecidas en el Artculo 14 de la Ley 340-06 y donde
manifieste si tiene o no juicio con el Estado Dominicano o
sus entidades del Gobierno Central, de las Instituciones
Descentralizadas y Autnomas no financieras, y de las
Instituciones Pblicas de la Seguridad Social, o si est
sometida a un proceso de quiebra
6. Certificado de Registro Mercantil vigente
7. Lista de Suscriptores y Estado de pagos de las acciones
8. Demostrar domicilio en el pas
Aspectos Financieros
1. Copia del ltimo Estado Financiero auditado
2. Capacidad de Pago
3. ndice de Liquidez
Capacidad Econmica
1. Certificacin de referencias de un banco con una
calificacin para crditos a largo plazo (especificar qu
tipo de banco) o por cualquier banco de la Repblica
Dominicana debidamente autorizado por la Junta
Monetaria, sealando referencias favorables respecto al
mismo.
9. Especificar su patrimonio neto

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