Sistemas

integrados

Os Desafios da Gesto Laboratorial

O paciente foi a um laboratrio para realizar exames de check-up. Aparentemente, correu tudo bem. Ele voltou para a sua casa e aguarda os resultados ficaram prontos. timo, no? Mais ou menos, j que no laboratrio um
dos exames est com resultado fora do comum. E ser necessrio que o
paciente retorne ao laboratrio para refazer o exame.
Nada disso seria necessrio, se o laboratrio contasse com sistemas de
soroteca e controle de qualidade. Sem o sistema, possvel que o laboratrio no tenha a amostra do paciente armazenada, o que impossibilita a
realizao de um novo exame. Aqui, o melhor caso pedir para o paciente
retornar a organizao e tirar uma nova amostra para garantir que o resultado do exame.

uma situao hipottica, claro, mas que pode acontecer com qualquer laboratrio e em qualquer parte da cadeia
de processos realizada em uma instituio do tipo. Mas, mais do que isso, esse um caso que caracteriza bem os desafios que a gesto laboratorial tem que enfrentar e que inclusive poderia ser evitado se ela tivesse sido mais eficiente. Neste caso, alm do desconforto do paciente em refazer o exame, a instituio tem prejuzo pois s poder cobrar
por um nico exame.

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Do primeiro atendimento aos trmites financeiros, tudo em um

laboratrio precisa passar pelos olhos da gesto. E por isso
que essa pode ser considerada uma das reas mais desafiadoras dentro de uma instituio. Uma falha, mesmo que pequena
como a do nosso exemplo, em uma das etapas pode acabar
prejudicando e at colocando a perder todos os processos
que sero realizados antes e depois. Isso gera diversos transtornos entre as reas e com os pacientes e, consequentemente,
prejuzos para o laboratrio.
Levando tudo isso em conta, h trs pontos principais com os
quais os responsveis pela gesto laboratorial precisam se
preocupar, todos ligados direta ou indiretamente e igualmente
importantes para a organizao de uma instituio do tipo. Saiba mais sobre os trs e tambm confira dicas para contorn-los sem sustos nas prximas pginas.

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1. Relacionamento com os pacientes

O que leva um paciente a fazer um exame em seu laboratrio?

O que faz com ele sempre recorra sua instituio? O atendimento , talvez, o ponto mais importante na resposta a essa
questo afinal, nele que ocorre o primeiro contato direto
com o paciente. Mas trat-lo bem e garantir uma recepo gil
e eficiente so s os primeiros passos no desafio de construir
um bom relacionamento com ele.
Tambm so necessrios cuidados com diversos outros aspectos da instituio, que vo desde o controle de qualidade dos
exames at o ambiente adequado e acolhedor. Os detalhes,
portanto, importam. Mas possvel evitar que eles escapem.

Atendimento
de qualidade
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No atendimento, bom preparo de funcionrios essencial e isso algo que

vale para quem trabalha em todas as reas do laboratrio, por sinal. Mas alm
disso, garantir algumas comodidades ao paciente j rende pontos e contribui
para sua fidelizao. Dar a ele a possibilidade de agendar um exame pela
internet (ou mesmo retir-lo pela internet, como detalharemos no tpico a seguir) com um sistema inteligente e automatizado, por exemplo, algo vantajoso tanto para ele que no precisa se locomover ou usar o telefone quanto
para a instituio que passa a ter acesso a dados mais detalhados do paciente e consegue organizar uma agenda digital mais facilmente.

Resultados
pela internet

Essa mesma automatizao til na parte da recepo (principalmente devido ao fcil acesso a dados essenciais do paciente) e tambm em toda a cadeia
de processos realizada no laboratrio. Quando tudo, do atendimento e da
entrega de laudos ao controle de qualidade e o financeiro, funciona de forma
integrada e organizada, a instituio ganha muito em agilidade e, paralelamente, em qualidade do servio. As chances de erros diminuem, os pacientes ficam mais satisfeitos e o relacionamento deles com o laboratrio tende a ficar
cada vez melhor graas aos avanos.
E bom no esquecer: a tudo isso, ainda convm aliar um ambiente que seja atraente e passe confiana a quem o visita. Como estamos falando de um laboratrio, o ideal simplesmente mantendo o local limpo e bem organizado.

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2. Realizao do laudo
e entrega de resultados
Normalmente, as pessoas buscam realizar os exames no laboratrio que d mais agilidade na entrega de resultados. A
urgncia acontece devido a vontade de um retorno rpido ao
mdico para saber o diagnstico e at mesmo o tratamento,
em caso de algum doena ser detectada, ou no cenrio de
pr-operatrio.
Nesse momento, a sua organizao pode fidelizar um cliente,
mas, para isso acontecer, necessrio que o seu prazo de entrega esteja dentro da expectativa do paciente. Ou seja, o mais
rpido possvel. No entanto, no uma tarefa fcil para os
laboratrios, porque preciso alinhar os departamentos para
que todos trabalhem juntos de forma assertiva e produtiva.
A seguir trataremos de alguns pontos que podem ajudar os
laboratrios a otimizarem o processo de entrega de resultados
e, alm disso, como um sistema automatizado influencia nisso.

Resultados
rpidos
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Soroteca importante
importante que os laboratrios faam a soroteca dos exames
que recebem para otimizar o tempo, ter mais organizao e
trazer mais assertividade instituio. O maior benefcio desse processo consiste em ter o material coletado armazenado
e, caso haja algum problema com o exame, realizar um novo.
Significa que o laboratrio pode refazer o exame sem precisar
de uma nova ida do paciente ao local.

Rotina de
controle

A soroteca possibilita que o laboratrio tenha uma rotina de

controle, porque auxilia no fluxo de exame e na administrao
de estoque. Tudo isso dentro do sistema automatizado e seguro. Alis, essa automatizao da soroteca facilita a visualizao da validade da amostra, se preciso descartar ou refazer
o exame. Alm de agilizar mais o processo de etiquetagem
de amostras. No final, isso diminui os processos manuais e as
falhas humanas, o que melhora o gerenciamento de tarefas e
otimiza a rotina de trabalho dos colaboradores.

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Credibilidade em alta com

o controle de qualidade

Garantia de resultados
fidedignos

Muito mais que garantir que as normas de rgos, que certificam

e normatizam processos, como ISO 9002, CAP (Colgio Americano de Patologistas), PNCQ (Programa Nacional de Controle de
Qualidade) e PALC (Programa de Acreditao de Laboratrios
Clnicos/SBPC), sejam seguidas, o controle de qualidade evita
erros e problemas com resultados.
As normas so guias de padronizao para garantir que o laboratrio entregue resultados fidedignos aos pacientes. Isso
faz com que ao menos uma vez por dia normalmente antes de
comear a rotina de trabalho a organizao teste os equipamentos para garantir o resultado dos exames. Vale lembrar que o
processo de checagem pode acontecer mais de uma vez ao dia,
porque depende do fluxo da unidade.

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Para realizar o controle de qualidade, necessrio fazer

uma verificao com um kit reagente, que tem um resultado predefinido para cada tipo de equipamento. O processo
simples, mas de extrema importncia para evitar erros
em resultados de exames.

Evite erros
com resultados
de exames

No cenrio de entrega, um resultado no fidedigno coloca

em risco sua credibilidade da organizao e pode impactar
diretamente na vida de algum. Um exame de gravidez, por
exemplo, ou mesmo de HIV deve ser preciso, ou pode gerar
muitos problemas vida do paciente. Com isso, o processo
garante o gerenciamentos dos equipamentos laboratoriais.

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Desamarre processos com

o interfaceamento
O sistema de interfaceamento integra equipamentos e
processos no diagnstico dos exames. O objetivo principal dessa soluo diminuir a interao humana,
aumentar a produtividade e evitar erros dentro do
laboratrio.
O interfaceamento laboratorial visa praticidade e rapidez na realizao e nos resultados de seus exames. As
vantagens giram em torno dos recursos de controle de
qualidade, terceirizao de exames em laboratrios de
apoio e comunicao entre os equipamentos.

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Oferea diferentes formas de entrega

de resultados de exames

Flexibilidade

Os tpicos abordados acima tratam de questes de rotina de trabalho no laboratrio, o que permite desamarrar processos durante o diagnstico dos exames. Mas
importante tambm dar ao paciente o poder de escolha,
principalmente na hora de entregar os resultados dos
exames afinal, no sempre que o cliente poder ir at o
laboratrio, por mais que precise entregar os resultados ao
mdico.
Imagine, por exemplo, que o paciente, bem na noite anterior a sua consulta com o mdico, tenha esquecido de retirar
os exames no laboratrio. Se a instituio no oferece a visualizao e impresso dos resultados por um meio digital, o
paciente ter que desmarcar e reagendar o retorno. No entanto, se a opo de retirada on-line est disponvel, ele pode
seguir com a programao normal.
Alm desse cenrio, outros benefcios com a entrega de resultados online so diminuio no fluxo de pessoas na recepo e estacionamento, histrico eletrnico, reduo de custos e insumos e menor infraestrutura de armazenamento.

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3. Gesto de custos
Pagar mais e receber menos algo bem mais comum do
que deveria ser. O problema pode envolver recursos internos, claro, mas ainda mais comum quando o assunto
envolve contratos e parcerias. Por isso, o responsvel pela
gesto laboratorial deve ficar muito atento a isso. Um erro
encontrado e resolvido pode significar uma economia de
centenas de milhares de reais, dependendo do caso.

Controle financeiro

Evitar gastos excessivos com processo internos os chamados custos operacionais algo relativamente simples.
A adoo de prticas j conhecidas, como o Procedimento
Operacional Padro (POP), pode ajudar a reduzir os custos.
Esse simples ato de detalhar todas as operaes realizadas
dentro de um laboratrio colabora para amarrar bem os
processos, algo que discutimos no tpico anterior.

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Business
Inteligence

A implantao de um sistema digital de controle de custos

tambm ajuda a resolver problemas assim. Indicadores de
desempenho precisos permitem mensurar custos por setor e at por processo, tornando bem mais fcil a tarefa
de encontrar o erro. Quando um valor fora do padro aparece na rea de emisso de laudos, por exemplo, possvel
focar os esforos para solucionar a questo especificamente nesse setor.
Esses mesmos ndices so teis quando o caso engloba os
contratos e as parcerias. Mas ferramentas de Business Inteligence podem ser ainda mais. Como elas conseguem gerar
dados e informaes ainda mais detalhados, possvel fazer anlises mais precisas de gastos e avaliar a sazonalidade de suas variaes. Com isso, encontrar inconsistncias
entre o que entregue pelo parceiro e o que pago fica
bem mais simples.

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A Pixeon uma das maiores desenvolvedoras brasileiras de solues para gesto hospitalar, medicina diagnstica e laboratorial, responsvel pelos sistemas PACS, HIS, RIS e LIS. A empresa possui escritrios em Florianpolis (SC), So Bernardo
do Campo (SP) e Salvador (BA), com unidades de negcios distribudas pelo Brasil. No total, mais de 1500 clientes utilizam
os sistemas da Pixeon. Em 2014, a Pixeon adquiriu as empresas LabLink, focada em interfaceamento de equipamentos
laboratoriais, e a MedicWare, referncia nacional em HIS e solues de Pronturio Eletrnico, Gesto Clinica e de Laboratrios. Combinando capacidade de entrega de solues robustas para o mercado com um direcionamento one stop shop
software provider, a Pixeon desenvolve produtos completos, prontos para atender o mercado.

www.pixeon.com
48 3239 6000 | Florianpolis/SC
11 2146 1300 | So Bernardo do Campo/SP
71 3617 1176 | Salvador - BA

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