Anda di halaman 1dari 18

TEKNOLOGI KOMUNIKASI UNTUK LATIHAN

SHAR 2013
TAJUK: MEMAHAMI KOMUNIKASI YANG BERKESAN
DALAM ORGANISASI

Nama: Farah Haziqah Binti Haslim


No. matrik: A13HA0189
Nama pensyarah: Dr. Mohd Nasir Bin Markom

ISI KANDUNGAN
Bil. Topik
1.

Pengenalan
Fungsi komunikasi dalam organisasi

2.

3.

Perbincangan

M/s
3
5
5

Mengenal komunikasi berkesan

Memahami jangkaan majikan terhadap pekerja

Komunikasi lisan dan bukan lisan

Medium komunikasi dalam organisasi

Memahami proses komunikasi

Membangunkan kemahiran komunikasi dalam organisasi

10

Kemahiran mendengar

12

Kemahiran berunding

13

Keberkesanan komunikasi pengurus dan pekerja

13

Halangan komunikasi berkesan

14

Mengatasi halangan komunikasi

16

Kesimpulan

17

1.0 PENGENALAN
Organisasi boleh ditakrifkan sebagai gabungan dua orang atau lebih yang bekerja bersamasama secara berkoordinasi bagi mencapai sesuatu hasil atau objektif. Demi mencapai
kejayaan di tempat kerja kita perlulah mengamalkan komunikasi berkesan di tempat kerja.
Komunikasi bermaksud pemindahan maklumat antara pengirim dan penerima melalui media
tertentu. Komunikasi organisasi adalah satu proses pertukaran idea, pendapat, maklumat,
perhubungan dan sebagainya yang mempunyai tujuan dan dipersembahkan secara peribadi
atau tidak peribadi melalui simbol atau isyarat yang bertujuan untuk mencapai matlamat
organisasi. Terdapat tiga elemen komunikasi iaitu pengirim, penerima, dan saluran.
Komunikasi berkesan apabila mesej yang disampaikan difahami dengan tepat dan jelas oleh
penerima, makna mesej difahami dan dikongsi bersama oleh pengirim dan penerima.
Komunikasi boleh berlaku dalam pelbagai bentuk seperti penulisan, lisan, visual, ataupun
saluran elektronik. Antara matlamat komunikasi organisasi adalah untuk memberi kefahaman
tentang maklumat yang disampaikan kepada penerima, memastikan penerima memberikan
tindak balas positif terhadap maklumat yang disampaikan, membentuk hubungan positif
antara penyampai dan penerima, dan seterusnya bertujuan untuk membina perasaan muhibah
antara penerima dan organisasi. Setiap organisasi perlu mengamalkan komunikasi berkesan
secara dalaman dan juga luaran.
Komunikasi secara dalaman bermaksud pemindahan dan penukaran maklumat di kalangan
ahli organisasi manakala komunikasi luaran pula bermaksud bermaksud membawa maklumat
kedalam atau keluar dari organisasi. Sebagai contoh, organisasi akan bertukar-tukar
maklumat dengan pelanggan, pembekal, pengedar, pesaing, dan juga pelabur. Komunikasi
berkesan akan menyebabkan pengirim dan penerima maklumat faham akan maklumat yang
dipindahkan seterusnya dapat memberikan pelbagai kelebihan kepada kedua-dua pihak
terutamanya dalam sesebuah syarikat. Komunikasi merupakan asas yang menyatupadukan
aktiviti semua fungsi yang wujud dalam sesebuah organisasi. Dengan wujudnya saluran
komunikasi dalam organisasi, setiap individu dapat berinteraksi, memahami, bertukar-tukar
maklumat antara satu sama lain, dan mewujudkan kerjasama yang berterusan dikalangan ahli
organisasi. Kecekapan organisasi adalah bergantung terhadap keberkesanan saluran
komunikasi yang diamalkan dalam organisasi tersebut.

Komunikasi adalah perkara yang amat penting di dalam sesebuah organisasi. Fungsi dan
aktiviti para pengurus tidak akan berjalan dengan baik jika tiada komunikasi yang berkesan.
Matlamat organisasi pula mungkin tidak akan tercapai jika komunikasi di dalam organisasi
bermasalah. Komunikasi penting dalam organisasi kerana dengan adanya komunikasi,
seorang pengurus boleh menyampaikan ideanya dalam membuat perancangan dan dapat
memberikan motivasi kepada ahli-ahli organisasi. Kemahiran berkomunikasi adalah sangat
penting untuk membolehkan pengurus menjalankan setiap peranan dengan baik.
Dengan mengamalkan komunikasi berkesan di tempat kerja, pekerja dan pengurus dapat
menyelesaikan masalah dengan kadar segera. Hal ini kerana, pekerja dapat memberitahu
dengan jelas sekiranya terdapat masalah yang berlaku di tempat kerja. Sebagai contoh,
pekerja mungkin akan mengalami masalah dengan tugas yang dilakukannya. Pekerja yang
mahir berkomunikasi akan menggunakan kemahirannya untuk membuat laporan ke ketua
jabatan berkenaan masalah yang dihadapinya dan seterusnya dapat menyelesaikan
masalahnya dengan cepat. Selain itu, komunikasi berkesan juga memberikan kesan positif
terhadap pembuatan keputusan. Komunikasi berkesan memainkan peranan penting
terutamanya ketika pihak pengurusan sedang menjalani mesyuarat berkenaan dengan syarikat.
Komunikasi berkesan dapat memudahkan lagi perbincangan antara pihak pengurusan untuk
mencapai kata sepakat dalam memutuskan sesuatu keputusan. Komunikasi berkesan juga
dapat meningkatkan produktiviti syarikat. Hal ini kerana arahan tentang kerja akan mudah
diterima dan difahami oleh pekerja seterusnya dapat meningkatkan tahap kecekapan pekerja
dalam melakukan tugas mereka. Aliran kerja dalam organisasi juga akan lebih teratur
sekiranya pekerja menerapkan komunikasi berkesan dalam melaksanakan tugas mereka.
Sebagai contoh, pekerja dapat bertukar-tukar maklumat sesama sendiri seterusnya dapat
mempercepatkan lagi proses pelaksanaan tugas mereka. Aliran kerja juga lebih teratur kerana
pekerja dapat memahami arahan yang diberikan oleh pihak atasan.
Oleh itu, dapat dirumuskan bahawa komunikasi adalah satu elemen yang sangat penting
dalam sesebuah organisasi bagi memastikan kejayaan pengurusan organisasi tersebut.
Kegagalan dalam mengamalkan komunikasi berkesan dalam organisasi akan menimbulkan
pelbagai masalah seterusnya akan menyebabkan syarikat mengalami kerugian dari pelbagai
aspek terutamanya dari aspek pengeluaran dan keuntungan. Kertas ini akan membincangkan
tentang fungsi komunikasi, komunikasi berkesan,jangkaan majikan, kemahiran komunikasi
lisan dan bukan lisan, medium komunikasi, proses komunikasi, kemahiran komunikasi,
keberkesanan komunikasi, halangan dalam berkomunikasi dan cara-cara mengatasinya.
4

1.1 Fungsi komunikasi dalam organisasi


Terdapat pelbagai pendapat yang berbeza dari pelbagai sarjana berkenaan tentang fungsi
komunikasi dalam organisasi. William (1984) menegaskan fungsi komunikasi dalam konteks
pengurusan sesebuah organisasi adalah perancangan dan pengorganisasian, arahan dan
motivasi, pengawasan dan pengawalan, latihan, dan penialian dan perubahan. Manakala
Farace (1977) pula menyatakan tiga fungsi komunikasi dalam organisasi iaitu fungsi
pengeluaran, penyelenggaraan, dan inovasi. McCroskey dan Richmond (1992) pula
memberikan enam fungsi komunikasi terhadap organisasi yang terdiri daripada maklumat,
penyelarasan, integrasi, mengurus, memujuk, dan sosialisasi. Secara umumnya fungsi
komunikasi dalam organisasi adalah cara pelaksanaan fungsi pengurusan organisasi itu
sendiri. Terdapat empat fungsi utama dalam pengurusan organisasi iaitu perancangan,
penyusunan, pengarahan dan kepimpinan, dan pengawalan. Keempat-empat fungsi tersebut
melibatkan proses komunikasi kerana tiada perancangan yang boleh dilakukan tanpa
berlakunya proses komunikasi. Apabila kita melakukan perancangan, kita perlu mendapatkan
maklumat dan membuat keputusan melalui komunikasi. Pelaksanaan fungsi komunikasi
dalam organisasi membolehkan organisasi untuk mencapai tahap prestasi komunikasi yang
tinggi seterusnya dapat membantu organisasi untuk mencapai tahap keberkesanannya.
2.0 PERBINCANGAN
Terdapat beberapa faktor yang perlu diketahui dalam memahami komunikasi yang berkesan
dalam organisasi iaitu fungsi komunikasi dalam organisasi, mengenal komunikasi berkesan,
memahami jangkaan majikan terhadap pekerja, komunikasi lisan dan bukan lisan, medium
komunikasi dalam organisasi, memahami proses komunikasi, membangunkan kemahiran
komunikasi dalam organisasi, kemahiran mendengar, kemahiran berunding, keberkesanan
komunikasi pengurus dan pekerja, halangan komunikasi berkesan, dan mengatasi halangan
komunikasi.
2.1 Mengenal komunikasi berkesan
Mempunyai idea yang bagus adalah sia-sia sekiranya kita tidak tahu cara yang betul untuk
menyampaikannya kepada orang lain. Untuk menjadikan mesej yang disampaikan lebih
berkesan, pastikan mesej tersebut berbentuk praktikal, satu fakta, ringkas dan padat, jelas,
dan juga meyakinkan. Yang pertama, kita perlu menyediakan maklumat yang praktikal dalam
menyampaikan mesej. Berikan penerima maklumat yang berguna kepadanya, sama ada
maklumat tersebut dapat membantu penerima melakukan sesuatu tugas atau maklumat
5

tersebut dapat membantu penerima memahami polisi syarikat. Yang kedua, pastikan
maklumat yang diberikan adalah fakta. Gunakan bahasa yang mudah difahami, maklumat
terperinci, dan pastikan maklumat yang disampaikan adalah jelas, meyakinkan, tepat, dan
beretika. Sediakan bukti bagi menguatkan lagi mesej yang disampaikan. Yang ketiga,
sampaikan maklumat dengan cara yang berkesan. Penerima akan memberi respon secara
positif sekiranya maklumat yang disediakan memenuhi keperluannya. Pastikan tidak
menyampaikan mesej yang tidak diperlukan dan tidak penting kepada penerima.
Menyampaikan mesej terlalu banyak akan menyebabkan maklumat berlebihan, dimana akan
menyebabkan penerima sukar untuk mengenalpasti maklumat yang berguna dan maklumat
yang tidak berguna seterusnya akan menyebabkan stres terhadap penerima mesej. Yang
keempat adalah menjelaskan jangkaan dan tanggungjawab. Tulis mesej untuk menjana
tindakbalas spesifik dari spesifik audiens. Nyatakan dengan jelas apa yang dijangkakan dari
audiens. Yang terakhir adalah memberikan hujah-hujah dan cadangan yang meyakinkan dan
menarik. Tunjukan kepada penerima bagaimana merea boleh mendapatkan faedah dengan
memberi tindakbalas terhadap mesej yang disampaikan. Lima ciri-ciri tersebut adalah sangat
penting dalam mengamalkan komunikasi berkesan di tempat kerja.
2.2 Memahami jangkaan majikan terhadap pekerja
Seorang pekerja yang berkaliber perlu mengetahui jangkaan yang ditetapkan terhadap dirinya
oleh majikan. Majikan seringkali menjangkakan pekerjanya untuk menjadi cekap dalam
berkomunikasi. Majikan sering menilai pekerja melalui keupayaan pekerja untuk
berkomunikasi dalam organisasi. Terdapat beberapa kemahiran yang boleh diamalkan oleh
pekerja bagi memenuhi jangkaan majikan seterusnya dapat membantu membangunkan
kerjaya pekerja tersebut. Pekerja perlu pandai menyusun idea dan maklumat secara sempurna
agar mesej yang disampaikan mudah difahami. Pekerja juga perle menyampaikan idea dan
maklumat dengan tegas dan meyakinkan agar penerima percaya akan maklumat yang
disampaikan. Pekerja juga perlu meningkatkan kemahiran mentafsir mesej dengan membaca
atau mendengar maklumat yang disampaikan dan mengekstrak maksud yang cuba
disampaikan dari mesej tersebut. Untuk meningkatkan kemahiran komunikasi, pekerja
digalakkan untuk berkomunikasi dengan individu-individu dari pelbagai latarbelakang dan
pelbagai pengalaman. Perkara ini dapat menigkatkan pengetahuan serta mempelbagaikan lagi
kemahiran komunikasi yang sedia ada. Seterusnya, seorang pekerja itu perlulah
menggunakan teknologi komunikasi dengan berkesan dan cekap. Sebagai contoh, pekerja
perlu tahu cara yang betul bagi menyampaikan mesej melalui teknologi seperti telefon pintar
6

dan komputer. Terdapat pelbagai aplikasi dalam telefon pintar yang boleh memudahkan lagi
kaedah komunikasi dan pekerja juga boleh menggunakan e-mail di komputer untuk
menghantar mesej kepada penerima. Untuk menunjukkan bahawa seseorang pekerja itu
mahir berkomunikasi, pekerja itu perlulah menggunakan tatabahasa, ejaan, dan aspek lain
dalam penulisan dan percakapan yang berkualiti tinggi. Perkara ini adalah penting untuk
memastikan mesej yang disampaikan adalah berkualiti dan mudah difahami oleh penerima.
Pekerja juga perlu berkomunikasi dengan beretika bagi menunjukkan pekerja itu seorang
pekerja yang berkualiti. Perkara ini termasuk berkomunikasi dengan sopan santun dan
menggunakan perkataan yang sesuai dalam mesej yang disampaikan. Etika berkomunikasi
adalah sangat penting kerana melalui etika komunikasi majikan dapat menilai kemahiran
komunikasi seseorang pekerja tersebut. Pekerja perlu sedar akan kepentingan meningkatkan
kemahiran komunikasi di tempat kerja kerana kemahiran ini dapat membantu bukan sahaja
pada diri pekerja malah dapat memberikan faedah kepada organisasi tersebut.
2.3 Komunikasi lisan dan bukan lisan
Komunikasi lisan adalah komunikasi yang melibatkan pertuturan dan tulisan serta melibatkan
keupayaan menggunakan perkataan atau bahasa. Komunikasi lisan adalah bertujuan untuk
mencari penyelesaian masalah, medapatkan persetujuan, mencetus idea dan pendapat, dan
untuk membuat keputusan. Terdapat beberapa kaedah dalam komunikasi lisan, contohnya
melakukan pembentangan, memberikan ucapan, mesyuarat, dan perbualan telefon.
Komunikasi bukan lisan adalah komunikasi yang melibatkan aspek-aspek gerakan badan,
mimic muka, gerakan mata, nada suara, sentuhan, cara penampilan, dan sebagainya. Terdapat
beberapa pembahagian dibuat mengenai komunikasi bukan lisan. Lima klasifikasi
komunikasi bukan lisan adalah proksemik, kinesik, paralinguistik, kronemik, dan artifaktual.
Proksemik adalah jarak dan kawasan. Kinesik adalah kajian tentang gerakan badan manusia.
Paralinguistik adalah komunikasi bukan lisan yang melibatkan suara atau bunyi. Kronemik
adalah pengaruh masa terhadap komunikasi. Artifaktual pula adalah penampilan fizikal,
penampilan diri, objek yang dibawa ketika berlangsungnya proses komunikasi.
Setiap tingkahlaku dan kata-kata yang kita lakukan dalam proses komunikasi mempunyai
tafsiran sendiri. Oleh itu, kita perlu pandai menggunakan teknik komunikasi yang sesuai
dengan mesej yang ingin disampaikan agar tidak berlaku kesalahfahaman dalam
menyampaikan mesej.

2.4 Medium komunikasi dalam organisasi


Medium atau saluran adalah perantara yang membawa mesej daripada pengirim kepada
penerima. Saluran yang digunakan selalunya akan diesesuaikan dengan bentuk komunikasi.
Proses komunikasi jarang berlaku dengan hanya menggunakan satu saluran sahaja. Terdapat
tiga jenis medium utama yang digunakan dalam organisasi iaitu secara bersemuka, bertulis,
dan perantaraan menggunakan teknologi. Setiap saluran mempunyai keupayaan memproses
maklumat. Walaubagaimanapun, setiap saluran mempunyai batasan tersendiri seperti tahap
keupayaan untuk meyakinkan penerima dalam menerima mesej.
Jenis medium yang pertama adalah komunikasi bersemuka. Komunikasi bersemuka wujud di
semua tahap dalam sesebuah organisasi. Antara hubungan bersemuka yang wujud adalah
seperti komunikasi diad iaitu hubungan antara ketua dan subordinat, komunikasi
interpersonal seperti hubungan dengan rakan sekerja, komunikasi kumpulan seperti
komunikasi dalam mesyuarat, komunikasi awam seperti dalam taklimat. Terdapat beberapa
kaedah komunikasi bersemuka dalam organisasi iaitu arahan tugas, perundingan, delegasi,
temuduga, pembentangan, mesyuarat, dan taklimat.
Jenis medium yang kedua adalah komunikasi bertulis. Komunikasi melalui tulisan boleh
dibahagika kepada tulisan bersifat maklumat, tulisan pemujukan, tulisan untuk mendapatkan
maklumat atau penjelasan, dan tulisan bersifat teknikal. Tulisan bersifat maklumat bertujuan
untuk menyampaikan maklumat dan memberi tunjuk ajar atau arahan. Tulisan berbentuk
pemujukan digunakan dalam organisasi dengan tujuan untuk mengubah sikap individu atau
kumpulan. Tulisan untuk mendapatkan maklumat adalah tulisan yang bertujuan untuk
memperoleh penjelasan atau maklumat terbaru. Tulisan berbentuk teknikal pula adalah
tulisan yang menjelaskan tentang perkhidmatan atau pengeluaran organisasi. Terdapat
beberapa bentuk komunikasi tulisan dalam organisasi tetapi yang utama adalah laporan,
kertas cadangan atau kertas kerja, memorandum, surat edaran, manual, dan pelbagai surat
rasmi yang lain.
Jenis medium yang ketiga adalah perantaraan menggunakan teknologi. Perkembangan pesat
dalam teknologi komunikasi turut berlaku bagi membantu system pengurusan dan operasi
sesebuah organisasi. Terdapat beberapa jenis alat teknologi yang biasa digunakan dalam
organisasi pada masa ini iaitu teknologi automasi dan teknologi maklumat. Teknologi
automasi adalah berbentuk alatan. Teknologi maklumat pula adalah teknologi yang
berteraskan rangkaian komputer. Contohnya faksmili, mel elektroik, telefon selular, dan
8

videokonferens. Teknologi maklumat yang digunakan dalam pemprosen maklumat dan


komunikasi pula boleh dibahagi kepada dua iaitu teknologi komunikasi berbentuk tulisan dan
teknologi komunikasi lisan. Walaubagaimanapun, teknologi tersebut menjadi tidak berkesan
sekiranya pihak pengurusan dan pekerja sendiri tidak mepunyai keupayaa untuk menguasai
teknologi tersebut. Oleh itu, pihak pengurusan perlulah mengenalpasti terlebih dahulu apakah
alat-alat teknologi yang diperlukan oleh organisasi dan organisasi perlu memilih alat
teknologi yang sesuai terhadap pengurusan organisasi.
2.5 Memahami proses komunikasi
Proses komunikasi bermula apabila pengirim mempunyai idea dan kemudian mengekod idea
tersebut menjadi mesej yang boleh dipindahkan kepada penerima. Terdapat lapan langkah
dalam proses komunikasi yang sempurna. Berikut adalah lapan langkah tersebut;
2.5.1

Pengirim mempunyai idea. Pengirim memikirkan satu idea dan


berhasrat untuk berkongsi idea tersebut.

2.5.2

Pengirim mengekod idea itu kepada satu mesej. Pengirim akan


menghasilkan satu mesej sama ada dari kata-kata, gambar, atau keduaduanya supaya penerima dapat memahami mesej tersebut. Pengirim
perlulah mempunyai kemahiran yang diperlukan untuk mengubah idea
kepada mesej yang berkesan.

2.5.3

Pengirim menghasilkan mesej dalam satu medium yang boleh


disampaikan. Dengan mesej yang sesuai untuk menyampaikan idea,
mediumkomunikasi diperlukan untuk menyampaikan mesej kepada
penerima.

2.5.4

Pengirim

menyampaikan

mesej

melalui

saluran.

Pengirim

menyampaikan mesej melalui saluran yang sesuai seperti melalui surat,


e-mail, atau secara lisan.
2.5.5

Penerima menerima mesej.

2.5.6

Penerima nyahkod mesej yang diterima. Penerima akan mengekstrak


idea dari mesej tersebut. Untuk memastikan penyampaian mesej
berjaya, penerima perlu mendapatkan idea yang sama dengan idea
pengirim.

2.5.7

Penerima memberi tidakbalas terhadap mesej. Penerima akan


memberikan tindakbalas kepada pengirim sekiranya perlu.

2.5.8

Penerima menyediakan maklumbalas kepada pengirim. Penerima


mungkin akan memberikan maklumbalas berkenaan dengan mesej
yang disampaikan agar dapat membantu menilai keberkesanan usaha
komunikasi pengirim sama ada penerima itu memahami mesej yang
disampaikan ataupun tidak.

2.6 Membangunkan kemahiran komunikasi dalam organisasi


Komunikasi yang berkesan dalam organisasi adalah penting kerana komunikasi yang
berkesan dapat mempengaruhi kepuasan pekerja, prestasi pekerja, dan komitmen terhadap
organisasi. Proses komunikasi merupakan aspek yang penting kerana mempunyai hubungan
rapat dengan perlakuan individu dalam organisasi. Komunikasi dalam sebuah organisasi
memberi banyak manfaat secara langsung atau tidak langsung iaitu memudahkan para
anggota bekerja dari arahan-arahan yang diberikan dari atasan dan mengurangkan salah
faham yang biasa terjadi pada suatu organisasi. Terdapat beberapa cara yang boleh diikuti
untuk membangunkan kemahiran komunikasi organisasi dalam diri pekerja.
Cara yang pertama adalah dengan memberikan komitmen terhadap etika komunikasi. Etika
adalah kajian sistematik berkenaan dengan perilaku, sama ada baik atau buruk. Etika juga
adalah satu prinsip moral atau nilai-nilai akhlak yang menjadi pegangan seseorang individu
atau sesuatu kumpulan. Orang yang pandai berkomunikasi adalah orang yang berpegang
kepada etika atau adab komunikasi. Etika komunikasi adalah satu aspek yang menjadi
pandangan atau persepsi setiap individu dalam sesebuah organisasi. Etika komunikasi dapat
mengelakkan dari berlakunya penipuan dan dapat menyediakan maklumat yang diperlukan
oleh audiens. Komunikasi yang tidak beretika mengandungi maklumat palsu dan maklumat
yang mengelirukan. Antara contoh kegiatan komunikasi tidak beretika adalah melakukan
plagiat. Melakukan plagiat bermaksud mencuri kata-kata orang lain atau kerja dan mengaku
perkara itu adalah haknya. Selain itu, mengemukakan bukti palsu juga termasuk dalam
komunikasi yang tidak beretika. Pengirim menyampaikan mesej yang tidak sahih kepada
penerima. Antara contoh lain yang melibatkan komunikasi tidak beretika adalah
mendedahkan maklumat orang lain tanpa kebenaran dari pihak tersebut. Perkara ini adalah
sangat tidak beretika kerana perkara ini dikira tidak menghormati privasi pihak tersebut.
Etika komunikasi adalah penting bagi mewujudkan hubungan mesra antara satu sama lain
dan dapat memberi keselesaan kepada semua pihak. Dengan mengamalkan komunikasi
beretika, maklumat dapat disampaikan dengan jelas dan sahih serta dapat melancarkan segala
urusan di tempat kerja.
10

Cara kedua untuk membangunkan kemahiran komunikasi organisasi adalah dengan


menggunakan pendekatan yang bertumpu kepada audiens. Pendekatan ini bermaksud kita
memberikan fokus sepenuhnya terhadap audiens tentang mesej yang kita cuba sampaikan.
Mesej yang disampaikan perlulah menghormati audiens dan bermakna terhadap mereka.
Pengirim perlulah fokus terhadap keperluan audiens dalam menyampaikan mesej dan
bukannya fokus terhadap keperluan diri sendiri.
Cara ketiga adalah dengan meningkatkan sensitiviti budaya anda. Budaya adalah satu sistem
perkongsian bagi simbol, kepercayaan, sikap, nilai, jangkaan, dan norma tingkahlaku. Setiap
aspek ini mempengaruhi cara-cara untuk berkomunikasi. oleh kerana tenaga kerja pada hari
ini adalah terdiri dari pelbagai kaum, umur, jantina, kepercayaan, bahasa dan sebagainya,
adalah sangat penting bagi seseorang pekerja untuk lebih sensitif terhadap budaya di tempat
kerja. Terdapat beberapa cara untuk kita terapkan sensitiviti budaya dalam komunikasi.
Antaranya adalah dengan menjangkakan perbezaan dalam berkomunikasi. Kita tidak boleh
menganggap pihak lain mempunyai pemikiran, kepercayaan, atau bertindak seperti kita.
Selain itu, kita tidak boleh menilai individu tersebut. Kita perlu menerima perbezaan dalam
budaya mereka. Kita juga perlu menunjukkan rasa hormat dalam cara kita berkomunikasi.
kita harus jadi lebih fleksibel ketika berkomunikasi dengan individu yang mempunyai
perbezaan budaya dengan kita. Kita perlu elakkan masalah stereotaip dari berlaku di kalangan
pekerja yang mempunyai perbezaan budaya. Pihak syarikat perlu memainkan peranan
penting dalam memastikan pekerja tidak mempunyai perasaan stereotaip sesama sendiri
dengan mengadakan aktiviti yang boleh merapatkan hubungan pekerja yang mempunyai
budaya yang berbeza.
Cara keempat adalah memberi dan menerima maklumbalas membina. Akan tiba satu situasi
dimana kita diperlukan untuk memberikan maklumbalas atau menerima maklumbalas.
Pastikan maklumbalas yang diberi adalah dalam bentuk membina. Maklumbalas membina
fokus terhadap proses dan hasil dari komunikasi dan bukannya fokus terhadap individu yang
terlibat. Antara cara-cara untuk menghasilkan maklumbalas membina adalah dengan berfikir
secara teliti sebelum memberikan maklumbalas. Pastikan maklumbalas yang diberikan tidak
menyakitkan hati individu dan dapat memperbaiki kesalahan individu tersebut. Selain itu,
kita juga perlu membincangkan penambahbaikan dan bukannya berbincang tentang kesalahan
yang dilakukan. Bertentangan dengan maklumbalas membina, maklumbalas yang
menjatuhkan adalah memberikan kritik tanpa usaha untuk merangsang pembaikan. Bila
memberikan maklumbalas, elak dari menyerang hal peribadi dan cuba untuk berikan individu
11

tersebut garis panduan untuk penambahbaikan. Apabila menerima maklumbalas membina,


cuba untuk menahan diri dari mempertahankan kesalahan diri. Kita perlulah terbuka terhadap
kritikan yang diberi dan gunakannya untuk meningkatkan prestasi diri.
Cara yang terakhir untuk membangunkan kemahiran komunikasi dalam organisasi adalah
dengan menggunakan teknologi komunikasi dengan berkesan. Organisasi pada masa kini
sangat bergantung kepada teknologi untuk memperbaiki proses komunikasi. Berkomunikasi
dalam persekitaran organisasi pada hari ini memerlukan kecekapan teknikal. Untuk
berkomunikasi dengan berkesan, kita perlu mengekalkan teknologi dalam perspektif.
Teknologi adalah bantuan kepada komunikasi bukannya penggantian kepada komunikasi.
Teknologi tidak boleh berfikir untuk kita atau berkomunikasi untuk kita. Kita perlu fokus
terhadap mesej yang kita ingin disampaikan agar kita tidak membiarkan teknologi
menjejaskan kejayaan komunikasi tersebut. Selain itu kita perlu menggunakan alat
komunikasi dengan bijak. Kita perlu mempunyai pengetahuan dalam menggunakan alat
untuk berkomunikasi seperti fungsi dan ciri-ciri asas sesuatu alat itu. Majikan yang berasa
selesa menggunakan teknologi komunikasi mempunyai kelebihan daya saing dalam pasaran
hari ini. Penggunaan peralatan dengan bijak juga dapat membuatkan tugas kita lebih
produktif.
2.7 Kemahiran mendengar
Mendengar adalah salah satu deria yang penting dalam menerima maklumat ketika
berkomunikasi. Melalui pendengaran kita dapat menerima dan memproses maklumat dari
mesej yang diterima. Kemahiran mendengar adalah penting dalam proses membuat
keputusan dalam sesebuah organisasi. Sebagai contoh, pengurus perlu mendengar pendapat
dari pekerja-pekerjanya sebelum membuat keputusan. Kemahiran mendengar yang bagus
dapat membantu pengurus untuk mengenalpasti maklumat yang penting dari mesej-mesej
yang diterima. Terdapat beberapa langkah dalam proses pendengaran. Yang pertama adalah
cetusan rasa pendengaran. Sesuatu mesej atau gelombang suara akan sampai ke deria
pendengaran iaitu telinga. Melalui telinga mesej dihantar ke bahagian otak untuk ditafsir.
Langkah yang kedua adalah mentafsirkan makna. Mesej atau gelombang suara akan
ditafsirkan maknanya oleh otak. Langkah yang ketiga adalah menilai maklumat yang diterima.
Membuat penilai maklumat yang diterima untuk menentukan sama ada maklumat tersebut
benar ataupun tidak. Langkah yang terakhir adalah tindakbalas terhadap maklumat yang
diterima. Akan berlaku dua keadaan iaitu sama ada memberikan tindak balas terhadap

12

maklumat yang diterima atau tidak memberikan tindak balas. Bagi memastikan pendengaran
berlaku dengan berkesan, terdapat beberapa perkara yang perlu dipatuhi ketika mendengar
dalam berkomunikasi. Antaranya adalah mengadakan pertemuan mata semasa berkomunikasi,
mendengar dengan penuh sabar, jangan terlalu banyak bertanya, elakkan daripada
menyampuk, tunjukkan tingkah laku dan mimik muka yang bersesuaian denagn apa yang
didengar, bantahan dan kritikan hendaklah diterima dengan hati serta fikiran terbuka,
mengulangi apa yang di dengari supaya lebih jelas atau untuk mendapatkan kepastian dan
akhir sekali bertanya soalan hanya apabila difikirkan perlu.
2.8 Kemahiran berunding
Berunding adalah satu proses dimana kedua-dua pihak atau lebih bertukar maklumat untuk
mencapai kata sepakat terhadap konflik yang berlaku. Sebagai contoh, perundingan antara
kesatuan pekerja dengan majikan berkenaan dengan gaji. Terdapat beberapa prinsip yang
perlu dipatuhi dalam berunding bagi memastikan perundingan berjalan dengan lancar. Yang
pertama adalah responsif. Iaitu bertindakbalas secara rasional dan positif semasa perundingan
dijalankan. Yang kedua adalah bersopan santun. Bersopan santun dan beradab semasa
perundingan dijalankan. Yang ketiga adalah saling membantu. Kedua-dua pihak yang
berunding perlu saling membantu bagi mencapai kata sepakat. Yang keempat adalah bertolak
ansur. Kedua-dua pihak mestilah bertolak ansur dan memberi peluang untuk menyatakan
pendapat masing-masing. Yang kelima, objektif mestilah jelas. Tujuan perundingan perlu ada
objektif yang jelas. Yang keenam adalah sikap bekerjasama. Kedua-dua pihak perlu ada sikap
bekerjasama untuk mencapai objektif perbincangan. Yang terakhir adalah saling faham
memahami. Kedua-dua pihak mestilah faham-memahami keadaan, situasi yang dialami oleh
pihak lain. Majikan mahupun pekerja perlu patuh pada prinsip tersebut dalam menjalankan
rundingan bagi memastikan rundingan berjaya dan dapat diakhiri dengan memberikan
manfaat kepada kedua-dua pihak.
2.9 Keberkesanan komunikasi pengurus dan pekerja
Komunikasi dari atas kebawah adalah inisiatif pihak atasan. Dalam komunikasi kebawah,
peranan pihak atasan adalah penting kerana prestasi pekerja dipengaruhi besar oleh maklumat
yang mereka perlukan dari pihak atasan. Antara inisiatif yang boleh dilakukan oleh pihak
atasan melalui komunikasi ke bawah adalah dengan memberikan maklumat yang tepat, tidak
menyembunykan maklumat yang perlu disampaikan, menyampaikan maklumat pada masa
yang sesuai, tidak menyampaikan maklumat terlalu banyak dan membebankan pekerja,
13

menyampaikan maklumat dalam bentuk yang sesuai, dan memberikan bimbingan kepada
pekerja dalam melaksanakan tugas mereka.
Dari pihak pekerja pula, terdapat juga cara untuk menggalakkan komunikasi keatas.
Antaranya adalah mengemukakan pertanyaan kepada pihak atasan sekiranya terdapat
persoalan dan keupayaan diri iaitu yakin akan kebolehan diri sendiri. Pihak atasan perlukan
hubungan yang memuaskan terhadap semua pihak sama ada dalam konteks hubungan atau
mendapatkan maklumat. Pekerja perlulah patuh pada arahan tugas, menghormati ketua, dan
sebagainya. Dalam konteks maklumat pula, pekerja perlu menyampaikan maklumat yang
benar dan tepat terutama maklumat yang berkaitan dengan tugas supaya pengurus dapat
menyelesaikan masalah dengan segera dan membantu pihak pengurusan membuat keputusan.
Kedua-dua pihak, pengurus dan pekerja, perlu memainkan peranan masing-masing dalam
berkomunikasi dalam organisasi agar pemindahan dan penerimaan maklumat dapat berlaku
dengan berkesan seterusnya dapat mengurangkan masalah yang berlaku dalam organisasi
serta dapat meningkatkan kecekapan pengurusan organisasi.
2.10

Halangan komunikasi berkesan

Terdapat beberapa halangan dalam komunikasi yang boleh menyebabkan komunikasi


tersebut kurang berkesan. Antara halangan tersebut adalah pemahaman yang berbeza,
maklumat tidak mencukup, kiasan, khabar angin, keadaan sekeliling yang tidak selesa,
sekatan emosi, trauma, kurang minat, prasangka, dan masalah jabatan. Halangan-halangan
ini boleh dibahagikan kepada enam kategori iaitu halangan fizikal, halangan bahasa, halangan
sikap pengirim, halangan sikap penerima, halangan alam sekitar, dan halangan organisasi.
Halangan yang pertama adalah halangan fizikal. Halangan fizikal merupakan sejenis
halangan yang melibatkan kedua-dua belah pihak. Keadaan fizikal yang berbeza antara
kedua-dua pihak seperti dari sudut pendidikan, latar belakang, pemahaman, tahap intelektual,
dan sebagainya merupakan halangan yang sering berlaku dalam komikasi. Setiap individu
mempunyai cara komunikasi yang berbeza. Justeru itu, halangan fizikal dapat menjejaskan
mesej yang ingin disampaikan oleh pengirim dan penerima seterusnya dapat menjejaskan
kejayaan komunikasi.
Halangan yang kedua adalah halangan bahasa. Setiap individu mempunyai latarbelakang
yang berbeza. Perbezaan asal usul dan keturunan menyebabkan bahasa menjadi salah satu
halangan komunikasi berkesan. Penggunaan dialek yang kurang jelas, laras bahasa yang
14

berbeza, panjang ayat yang digunakan, kefasihan sebutan, kelancaran perkataan yang
digunakan dan nada suara. Kadang kala penggunaan bahasa yang tidak jelas seperti
menggunakan perkataan yang susah disebut dan difahami juga menjadi penyebab maklumat
yang ingin disampaikan tidak tepat. Individu mungkin menyalah erti maksud perkataan yang
dikatakan oleh individu lain.
Halangan yang ketiga adalah halangan sikap pengirim. Sikap pengirim boleh mempengaruhi
komunikasi. Pengirim yang sering memerintah, mengarah, mengancam, memberi amaran dan
menghakimi akan memberikan kesan negatif kepada penerima dimana mereka akan menjadi
pasif, tidak kreatif, takut dan rasa terkongkong. Proses komunikasi akan terjejas kerana
komunikasi akan didorong dengan emosi dan pemikiran yang negatif. Penampilan pengirim
juga dilihat sangat penting dalam memberi keyakinan kepada penerima untuk mendengar apa
yang ingin disampaikan. Sikap pengirim yang kerap menasihat atau menyiasat dan bertanya
secara terperinci akan menjadikan penerima merasa tidak selesa dan seolah-olah telah
melakukan kesalahan yang besar. Perkara ini juga akan menjadi penghalang kepada
komunikasi. Kesilapan pengirim memilih saluran komunikasi juga akan menjejaskan
komunikasi berkesan. Perkara ini akan menyebabkan mesej yang ingin disampaikan itu gagal
dan penerima mungkin mengalama salah faham dalam menerima mesej tersebut.
Halangan yang keempat adalah halangan sikap penerima. Antara isu yang boleh menjejaskan
komunikasi adalah penerima bersikap prejudis, terdapatnya konflik antara penerima dan
pengirim, dan penerima mempunyai persepsi terhadap mesej yang hendak disampaikan.
Penerima akan berasa bosan sekiranya dia sudah tahu tetang maklumat yang disampaikan.
Sesetengah penerima mempuyai tanggapan bahawa mereka tidak memerlukan aklumat baru.
Hal ini kerana , manusia mendengar dan melihat apa yang mereka mahu dengar dan lihat
sahaja Sekiranya kenyataan atau maklumat yang diterima bercanggah dengan apa yang
disangka, ia akan menghalang individu untuk terus mendengar dan menerima mesej tersebut.
Halangan yang kelima adalah halangan alam sekitar. Keadaan persekitaran yang tidak selesa,
bising, gelap atau kotor turut mempengaruhi keberkesan satu proses komunikasi. Dalam
situasi ini manusia akan mudah rasa tertekan dan tidak dapat memberikan tumpuan terhadap
apa yang ingin disampaikan. Komunikasi tidak akan dapat mencapai matlamat sekiranya
pengirim dan penerima berada dalam keadaan persekitaran yang tegang. Alam sekitar yang
tidak selamat juga mengundang kepada gangguan yang jelas dalam komunikasi contohnya
sewaktu berlakunya bencana alam seperti banjir. Proses komunikasi sering terjejas kerana

15

medium yang menghantar maklumat terputus atau terjejas akibat bencana alam. Halangan
alam sekitar berkait rapat dengan masalah persekitaran yang menyebabkan proses
komunikasi tidak berkesan.
Halangan yang terakhir adalah halangan organisasi. Halangan komunikasi dalam organisasi
boleh berlaku disebabkan oleh perbezaan kuasa dan status. Dalam bentuk komunikasi ke atas,
pekerja mungkin berasa sukar untuk menyuarakan pendapat atau rasa tidak puas hati terhadap
sesuatu perkara kerana mereka rasa rendah diri terhadap pihak atasan. Pekerja rasa mereka
perlu menapis dahulu perkara yang hendak disampaikan kepada pihak atasan. Halangan
komunikasi dalam organisasi yang ain adalah masalah jabatan. Masalah komunikasi sering
berlaku antara jabatan kerana setiap jabatan mempunyai matlamat dan objektif yang berbeza.
Apabila berlakunya perbincangan, setiap jabatan akan cuba untuk melebihkan jabatan
masing-masing. Perkara seperti ini dapat menjejaskan proses komunikasi berkesan. Antara
halangan komunikasi yangs ering berlaku dalam organisasi adalah kekurangan saluran formal
di dalam organisasi. Apabila saluran formal berkurangan di dalam organisasi maka halangan
mungkin timbul dalam proses komunikasi. Perkara ini dapat di lihat bagaimana sesebuah
organisasi yang tidak menyediakan ruang untuk pekerja menyampaikan masalah mereka
sering berlaku masalah di kalangan pekerja. Oleh itu setiap organisasi perlu menyediakan
saluran komunikasi yang cukup kepada seua pekerja. Sebagai contoh, pihak syarikat perlu
menyediakan kotak aduan agar lebih mudah pekerja untuk membuat aduan kepada pihak
atasan.
2.11

Mengatasi halangan komunikasi

Demi memastikan proses komunikasi berjalan dengan efektif, terdapat beberapa cara yang
perlu dipatuhi untuk mengatasi halangan komunikasi. Dari aspek individu, individu perlu ada
kemahiran mendengar dengan aktif dan mempunyai sifat empati dalam diri. Individu perlu
bijak dalam memilih saluran komunikasi agar bersesuaian dengan mesej yang hendak
disampaikan. Sebagai contoh, mesej kompleks seperti aduan perlulah menggunakan saluran
seperti bertemu muka. Bagi mesej yang rutin pula, bolehlah menggunakan saluran seperti
telefon. Pengirim dan penerima sepatutnya berusaha mempunyai persefahaman dalam
masalah bahasa dan simbol. Sebagai contoh, majikan perlulah menggunakan ayat yang
mudah difahami oleh pekerja dalam memberikan arahan kepada mereka. Dari aspek
organisasi pula, pihak syarikat perlu mencipta satu suasana terbuka dan saling mempercayai.
Cara ini dapat menggalakkan warga organisasi untuk berkomunikasi dengan jujur dan

16

terbuka sesama mereka. Pihak atasan juga perlu wujudkan saluran komunikasi secara formal,
dari semua arah. Elakkan dari wujudnya grapevine yang boleh membawa keburukan kepada
organisasi. Organisasi perlu memastikan bahawa saluran komunikasi yang bersesuaian perlu
diperbanyakkan agar pekerja dapat menyampaikan dan menerima maklumat dalam semua
arah dengan mudah.
3.0 KESIMPULAN
Komunikasi dalam organisasi antara pihak atasan dan pihak bawahan adalah amat penting
terhadap proses pengurusan dan produktiviti organisasi. Komunikasi dalam organisasi secara
tidak langsung mempengaruhi prestasi pekerja dan prose membuat keputusan organisasi.
Sistem pengiriman dan penerimaan maklumat yang berkesan dapat memastikan penyelerasan
aktiviti organisasi dapat dilaksanakan tanpa sebarang masalah. Komunikasi dua hala adalah
penting dalam mewujudkan suasana yang baik di tempat kerja serta dapat menjamin
persefahaman dan hubungan yang erat di kalangan ahli organisasi.
Komunikasi merupakan unsur yang memainkan peranan penting dalam proses pengurusan
dan keberkesanan organisasi. Komunikasi adalah satu penggerak dan proses yang dinamik
dalam organisasi yakni dapat membantu kerjasama dan kemajuan secara kolektif ke arah
pencapaian matlamat bersama. Komunikasi juga berfungsi sebagai informatif iaitu supaya
setiap individu itu memahami dan mengetahui serta sebagai persuatif iaitu agar sesorang
bersedia menerima sesuatu pemahaman atau keyakinan untuk melakukan kegiatan.
Komunikasi yang berkesan dalam sesebuah organisasi dapat meningkatkan produktiviti,
mengurangkan pusing ganti pekerja dan meningkatkan suasana pejabat. Penyelia atau pekerja
perlulah berkomunikasi dalam organisasi untuk menghasilkan hubungan kerja yang lebih
baik. Kejayaan sesuatu organisasi adalah bergantung kepada pendekatan yang digunakan
melalui komunikasi samada baik atau buruk. Jika komunikasi yang digunakan adalah ke arah
positif, maka sesebuah organisasi itu akan menjadi kuat dan berjaya. Kewujudan komunikasi
dapat membina perasaan, hubungan, kasih sayang, persahabatan, kebencian dan sebagainya.
Kebanyakkan syarikat atau organisasi mempunyai orang yang bekerja di dalam kumpulankumpulan tertentu. Ini adalah kerana ia didapati lebih berkesan dan produktif daripada
seorang individu tunggal yang bertungkus lumus di dalam melaksanakan sesuatu tugasan.
Justeru itu, ahli organisasi perlulah menggunakan komunikasi yang baik demi menjaga
hubungan antara ahli dalam organisasi.

17

RUJUKAN
1. E, C., & Thill, J. (2010). Business Communication Essentials (4th ed.). Upper Saddle
River, NJ: Pearson Prentice Hall.
2. Che Su Mustaffa. (2004). Keberkesanan Komunikasi Organisasi: Satu Analisis
Multidimensi.
3. Junaidah Mohamed Kassim. (2003). Kemahiran Maklumat dan Komunikasi.
4. Leigh

Richards.

Effective

Forms

of

Organizational

Communication.

http://smallbusiness.chron.com/effective-forms-organizational-communication823.html
5. Kirti Rajhans. (2012) Effective Organizational Communication: a Key to Employee
Motivation and Performance. http://interscience.in/IMR_Vol2Iss2/IMR_paper16.pdf

18