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Curso ADMINISTRACIN PARA AGENTES INMOBILIARIOS

UNIDAD I
PRINCIPIOS BSICOS DE LA ADMINISTRACIN

CAPACIDADES:
Comprende los conceptos y principios bsicos de la administracin.
Conoce, comprende y explica el proceso inmobiliario.

1.1 DEFINICIN DE LA ADMINISTRACIN:

El trmino administracin puede


ser, y a menudo es, usado de
diferentes formas. Por ejemplo,
puede referirse al proceso que los
gerentes siguen para alcanzar metas
organizacionales;
referirse

tambin
un

puede

bagaje

de

conocimiento. En este contexto, la


administracin

es

acumulado

informacin

de

un

cuerpo
que

provee luces sobre cmo administrar.

Fuente: http://muycomputerpro.com

El trmino administracin tambin puede referirse a los individuos que guan y


dirigen las organizaciones, o a una carrera dedicada a la tarea de guiar y dirigir
organizaciones. Una comprensin de las diferentes acepciones y de las
definiciones relacionadas al trmino le ayudar a evitar problemas de
comunicacin durante las discusiones que se relacionan con la administracin.

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La administracin tambin puede definirse como el proceso de crear, disear y


mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en equipo, alcancen
eficientemente las metas planteadas.

En

este

mdulo

la

palabra

administracin se usa comnmente


como el proceso de alcanzar las metas
de la organizacin, trabajando con y por
medio de la gente y de otros recursos
organizacionales.
Fuente: http://www.cio.com.co/

Una comparacin de esta definicin con las definiciones ofrecidas por varios
pensadores contemporneos de la administracin, nos muestra que hay un gran
acuerdo de que la administracin tiene las siguientes tres caractersticas
principales:

Es un proceso o serie de actividades continuas y relacionadas.

Comprende y se concentra en el alcance de las metas de la organizacin.

Estas metas se alcanzan trabajando con y por medio de los servidores o


personal y de otros recursos organizacionales.

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1.2 LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN EN EL PROCESO INMOBILIARIO:

A continuacin presentamos las caractersticas de las cuatro funciones


administrativas bsicas, actividades

que

conforman el

proceso de

la

administracin.

INTERRELACIN DE LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN

Metas de la Organizacin

Planeacin

Direccin

Control

Organizacin

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a) LA PLANEACIN:

Comprende la etapa de escoger las tareas que deben ejecutarse para alcanzar
los logros de la organizacin, bosquejar cmo las tareas se deben ejecutar, e
indicar cundo deben ser ejecutadas.
Las actividades de planeacin se enfocan estrictamente en alcanzar las metas.
Por medio de sus planes, los gerentes bosquejan exactamente lo que las
organizaciones deben hacer para tener xito.
A la planeacin le compete el xito de la organizacin en el futuro cercano (a
corto plazo) y tambin en el futuro (a largo plazo).

Fuente: http://www.eduvyt.com.mx

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PASOS DE LA PLANEACIN:

1. Atencin a las Oportunidades

2. Establecimiento de objetivos o

A la luz de: mercado, competencia,

metas

deseos de los clientes, nuestras

Dnde quisiramos estar y qu

fortalezas y nuestras debilidades.

deseamos hacer y cundo.

3. Consideracin de premisas de

4. Identificacin de Alternativas

planeacin

Cules son las alternativas ms

En qu condiciones (internas o

promisorias para el

externas) operarn nuestros

cumplimiento de nuestros

planes?

objetivos?

5. Comparacin de alternativas con


base en las metas propuestas
Qu alternativas nos ofrecen mayores
posibilidades de cumplir con nuestras
metas al menor costo y mayores

6. Eleccin de una alternativa


Seleccin del curso de accin
que seguiremos.

utilidades?
8. Conversin de planes en cifras
7. Formulacin de planes de apoyo

mediante la realizacin de

Como planes para:

presupuestos

Compra de equipo,

Desarrollo de presupuestos

contratacin y capacitacin.

como: precio de venta, gastos de

Desarrollo de un nuevo producto.

operacin, inversiones en bienes


de capital.
Harold Konntz, Heinz Weirich

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b) LA ORGANIZACIN:
Es el desarrollo o ejecucin de las tareas que fueron definidas en la planeacin.
La organizacin, entonces, crea un mecanismo para llevar los planes a la accin,
a los empleados, dentro de la organizacin, se le asignan tareas y trabajos que
contribuyen a cumplir con las metas de la compaa.
Las tareas se organizan de modo que la produccin de cada individuo
contribuya al xito del departamento que, a su vez, contribuye al xito de la
divisin o rea y que, por ltimo, contribuye al xito de la organizacin.

An cuando se ha escrito mucho sobre la


importancia de definir una organizacin como
funcin propia de la gestin y requisito
indispensable

para

la

direccin

de

las

empresas, en la mayora de empresas sta es


todava una debilidad relevante.
Fuente: http://motoliniaslp.edu.mx

En principio, es necesario sealar que la estructura, las funciones y los


procedimientos no pueden ser aplicados mecnicamente ni, mucho menos,
copiados entre las diferentes empresas1.
Segn Barragn (2002) existen cuatro estructuras organizativas bsicas: La
estructura simple, estructura funcional, estructura divisional y estructura
matricial, cada una se adapta a un tamao y complejidad de los procesos de las
empresas empezando por la estructura simple hasta llegar a la matricial. A
continuacin se describen los principales aspectos de cada una de ellas:

Fernando Cilloniz Benavides Gerenciando una mype PROINVERSION.

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ESTRUCTURA SIMPLE:

Es aquella en la que la empresa se rige por el control individual de una


persona. En este caso el Gerente Propietario controla todas las actividades y
toma todas las decisiones referentes al funcionamiento de la empresa.

Es la ms comn en las pequeas empresas, as mismo suele tener


actividades como asesora legal o contable que es provedo por una tercera
persona fuera de la empresa (subcontratacin). Sin embargo, si la empresa
crece, el control por una sola persona se hace ms difcil.

Sus principales caractersticas son:


La realizacin de las tareas es supervisada directamente por el
propietario.
El sistema de coordinacin, evaluacin y recompensa es altamente
informal.
La toma de decisiones se centraliza en una sola persona, por lo general el
propietario de la empresa.
Poca especializacin en las tareas internas.
Esta estructura se puede aplicar a un negocio pequeo (o microempresa),
que ha sido recientemente iniciado, que cuenta con 4 5 personas o que
debido a su rubro o especializacin no necesita de tanto personal dado su
nivel de ventas.

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ESTRUCTURA FUNCIONAL:

Estructura tpica de pequeas empresas que han crecido lo suficiente como


para que una sola persona no sea capaz de dirigir todas las actividades de la
empresa. Por eso se contratan especialistas en cada rea. La actividad
principal del Director consiste entonces en coordinar e integrar todas las
reas. Se sustenta en actividades clsicas que son necesarias llevar a cabo,
como produccin, contabilidad, marketing, finanzas, entre otras y que son
trabajadas dentro de la empresa.

Sus principales caractersticas son:


Mejor uso del recurso humano especializado.
Mejora la coordinacin entre las diversas reas y el control.
Pueden generar conflictos entre reas funcionales.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

Favorece la especializacin.
Mejora la coordinacin dentro de
cada funcin.
Ayuda a la economa por operacin.
Facilita la flexibilidad econmica.

Elevada concentracin.
Retrasa la toma de decisiones.
Complica la direccin.
Hace ms difcil el control.
Dificulta la coordinacin global.

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ESTRUCTURA DIVISIONAL:

Es aquella que divide la empresa en unidades o divisiones en funcin de los


productos o servicios, reas geogrficas o procesos. Por lo general, cada una
de las divisiones incorpora especialistas funcionales y se organiza por
departamentos.

Sus principales caractersticas son:


Incrementa el control operacional y estratgico.
Flexibilidad ante los cambios del entorno.
Enfoca los recursos de la empresa en los productos y mercados objetivos.
Aumento de los costos administrativos (personal, operaciones e
inversiones).

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ESTRUCTURA MATRICIAL:

Es una combinacin de la estructura funcional y la divisional. Por lo general,


los departamentos funcionales se combinan con los grupos de productos
bajo un mismo proyecto.

Es utilizada en aquellos casos en los que existen varios factores que


condicionan el tipo de estructura y en los cuales ni la estructura divisional ni
la funcional se adaptan correctamente.

Director General
Director de
Produccin

Director de Proyectos

Director de
Marketing

Proyecto A
Proyecto B

Proyecto C

Sus principales caractersticas son:


Incrementa la respuesta al mercado gracias a la colaboracin y al trabajo
conjunto entre las diferentes reas.
Permite un uso ms eficiente de los recursos de la empresa.
Mejora la comunicacin, coordinacin y flexibilidad entre las distintas
reas de la empresa.

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ORGANIGRAMAS Y MANUALES DE ORGANIZACIN:

Los organigramas y manuales de organizacin son los dos principales


elementos que constituyen la base de una buena organizacin empresarial.
La ley no exige tenerlos pero nos ayudarn de mucho para definir las
funciones y responsabilidades de cada integrante de la empresa.

Los organigramas son las presentaciones grficas de la estructura de una


empresa.

Su

finalidad

es

representar

claramente

las

reas

de

responsabilidad y los niveles jerrquicos que conforman la empresa.

Los manuales de organizacin, a su vez, tienen


por objeto indicar por escrito lo que se espera
de cada empleado en materia de tareas,
responsabilidades, autoridad, comunicaciones e
interrelacin con los clientes y proveedores.
Muchas empresas carecen de manual de
procedimientos y funciones o no lo emplean de
manera adecuada.
Fuente: http://www.oysbdm.com

Con frecuencia estos temas son considerados burocrticos o de poca


utilidad, an cuando constituyen la base para el buen funcionamiento de la
empresa.
Los manuales de organizacin, tienen por objeto indicar por escrito
lo que se espera de cada empleado en materia de tareas,
responsabilidades, autoridad, comunicaciones e interrelacin con los
clientes y proveedores.

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MODELO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


Dinmica de actuacin sobre propiedades

A. Antes de firmar la exclusiva o autorizacin: Informe de valoracin (ANALISIS DEL


MERCADO) sobre el precio de la propiedad (por escrito).
B. Firma del contrato de exclusiva/autorizacin: Propiedad Privada por el propietario o
propietarios de la vivienda (fotocopia DNI, copia de la partida registral, HR, PU, en caso
de tratarse de una persona natural y Copia del testimonio, poderes legales, DNI de los
representantes legales, partida registral, HR, PU y toda documentacin que fuera
requerida por la Inmobiliaria.
C. Activar

la propiedad en el programa (48 horas mximo) desde firma de la

exclusiva/autorizacin: Los datos de caractersticas de la vivienda, precio, honorarios si


son compartidos entre uno o ms agentes.
D. Visita compartida: Ante una visita compartida, el agente del cliente comprador llevar
su hoja de visita que firmarn (Los dos agentes participantes con sus respectivos
clientes) y la cual estar en poder del agente captador.
E. Modificaciones y actualizacin: Cualquier modificacin de la propiedad como un
cambio de precio es deber del agente captador
F. Cada agente es el interlocutor nico de su cliente: Ante una visita compartida cada
agente representa a su cliente.
G. Oferta por escrito: El agente vendedor, recoger la oferta siempre por escrito y con
una separacin mnima de $500 dlares. Enviar por mail o directamente la oferta por
escrito y comprobante del depsito. Si la oferta es aceptada por el propietario (por
escrito) la cantidad entregada en depsito por el agente vendedor, automticamente se
convertir en parte de la inicial.
H. Firma minuta: A la firma de la minuta el gerente y el agente captador devengarn los
honorarios. Se liquidar con los agentes participantes previo descuento de impuestos y
porcentajes establecidos.

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c) LA DIRECCIN:

Es otra de las funciones bsicas en el


proceso de administracin. Tambin
llamada

motivacin,

liderazgo

influencia, les concierne en primera


instancia a los empleados o trabajadores
dentro de la organizacin.

Fuente: http://pymesempresariales.com/

La direccin puede ser definida como la gua de las actividades de los miembros
de la organizacin en la direccin apropiada. Una direccin apropiada es la que
ayuda a que la organizacin se dirija hacia el logro de sus metas. El propsito de
la direccin es aumentar la productividad.

Automotivacin: Los administradores tienen la


responsabilidad de crear condiciones favorables al
desempeo; pero cada individuo es responsable de
su automotivacin. George Odiorne, profesor de
administracin, investigador y consultor ha hecho
recomendaciones especficas al respecto, aqu
algunas de ellas:

Fuente: http://3.bp.blogspot.com

1) Fjese en una meta personal, y no la pierda de vista.


2) Complemente sus objetivos a largo plazo con metas a corto plazo y acciones especficas.
Hacer algo ya es un comienzo.
3) Aprenda cada ao la realizacin de una nueva y desafiante tarea. Un titulo es en realidad
un comienzo, no un fin del aprendizaje.
4) Haga diferente su trabajo. Con un poco de imaginacin es probable que incremente
considerablemente su productividad.
5) Desarrolle un rea de pericia. Haga pleno uso de sus fortalezas, o convierta en fortaleza
una de sus debilidades. Tal vez le gustara ser reconocido como el mejor agente
inmobiliario de nuestro medio.
6) Dese retroalimentacin y prmiese. El establecimiento de metas verificables le ofrecer
una norma sobre la cual medir su desempeo. Por qu no concederse una cena especial
para celebrar sus logros?

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d) EL CONTROL:

Es la funcin de administracin por la cual los gerentes:


Recogen informacin que mide el desempeo reciente dentro de la
organizacin.
Compara el desempeo actual con desempeos estndares preestablecidos.
De esta comparacin, se determina si la organizacin debera modificarse
para cumplir con los estndares preestablecidos.
En la literatura antigua sobre administracin, el trmino motivacin se
utilizaba ms para referirse a las funciones de la administracin orientadas
hacia las personas. El trmino influencia se usa en este texto porque es ms
amplio y permite mayor flexibilidad cuando se refiere a temas relacionados
con personas. Ms adelante, la motivacin se discute como una parte
importante de la influencia.

El control es un proceso de seguimiento. Los gerentes continuamente recogen


informacin, hacen comparaciones y tratan de buscar nuevas maneras de
mejorar la produccin a travs de cambios organizacionales.

Fuente: http://www.educacionparapoder.com.ar/images/controlgestion.jpg

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EL PRESUPUESTO COMO TCNICA DE CONTROL:

La empresa privada utiliza ventajosamente


el presupuesto para controlar sus gastos;
aprovechando sus posibilidades y ventajas,
dado

que

el

presupuesto

es

una

herramienta de caracteres precisos que nos


dar facilidad para el ordenamiento en toda
empresa.
Fuente: http://2.bp.blogspot.com/presupuesto.jpg

Un presupuesto gubernamental difiere de un presupuesto de la empresa


privada porque los gobiernos primero estiman sus gastos y luego enfrentan la
forma de financiarlos; en cambio las empresas privadas primero estiman sus
ingresos por efecto de sus ventas para despus predeterminar su aplicacin.

El presupuesto privado se puede conceptualizar como el conjunto de


estimaciones coordinadas que hace posible prever las condiciones de
operacin y los resultados de cierto perodo de tiempo.

A travs del presupuesto se logra lo siguiente:


1. Obliga a una adecuada y funcional organizacin de la empresa.
2. Exige una coordinacin de todos y cada uno de los departamentos
haciendo que operen como un conjunto unificado hacia un objetivo
comn.
3. Es base para un control, se utiliza para comparar los resultados obtenidos
por las estimaciones planeadas.
4. Permite el anlisis de las diferencias.
5. Facilita la adopcin de decisiones y polticas a seguir.

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