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LA ORGANIZACIN

ADMINISTRATIVO

COMO

FASE

DEL

PROCESO

La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo. A


travs de ella el sistema establece la divisin del trabajo y la
estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y
herramientas, se establecen los niveles de autoridad y
responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las
dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol
(1972), define la organizacin diciendo que consiste en dotar al
organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a
travs de operaciones tpicas a saber, las funciones tcnicas,
financieras,
contables,
comerciales,
de
seguridad
y
administrativa. Melinkoff (1987), con relacin al ttulo del escrito
la define como el proceso administrativo a travs del cual se crea
la estructura orgnica de la institucin, se determinan los niveles
de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones,
los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos
trazados previamente en el proceso de planificacin u elaboracin
del nivel corporativo estratgico( misin, visin, objetivos
corporativos, metas y mecanismos de medida u actuacin).
Las herramientas o instrumentos metodolgicos de la
organizacin.
Los principales instrumentos metodolgicos de la organizacin
son los organigramas y manuales.
Los organigramas: un organigrama es la representacin grfica
que muestra cmo estn relacionadas las diferentes unidades de
la estructura interna de una institucin o empresa. Est
permite conocer la ubicacin que se da de los distintos
departamentos, secciones, oficinas, etc., que conforman la
institucin. El organigrama describe gratificante la divisin del
trabajo que se establecer y la relacin que se dar entre las
distintas reas de actividades, a travs, de lneas que representan
los canales de supervisin coordinacin o y comunicacin que
existir en la institucin.
Ventajas de los organigramas:
1.
Muestran la posicin de cada departamento en
estructura interna de la organizacin.
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la

2.
Sealan la interrelacin o enlace que debe existir entre
cada departamento y seccin de la organizacin.
3.
Facilitan los procedimientos con los que trabaja la
organizacin, direccin y control.
4.
Dejan claramente definidas las lneas de mando y de
responsabilidad de la organizacin.
5.
Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que
se establecen las coordinaciones dentro de la organizacin.
Clasificacin de los organigramas:
De acuerno a su disposicin geomtrica, los organigramas se
adaptan al tipo de sistema organizativo que intentan representar
entre los cuales tenemos:
1.
organigramas verticales de tipo clsico.
2.
Organigramas horizontales de izquierda a derecha.
3.
Organigrama mixto.
4.
Organigramas circulares o con cntricos.
5.
Organigramas escalares.
Los manuales administrativos.
El manual administrativo es un documento que incluye en forma
sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros
de la organizacin y la forma en que las mismas deben ser
realizadas. El propsito fundamental de los manuales es el de
sistematizar las funciones y operaciones que realiza la
organizacin, as como instruir al personal sobre los objetivos,
polticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros
aspectos de la institucin.
Importancia y necesidad de los manuales administrativos.
La importancia del manual administrativo reside en el
hecho de suministrar informacin para la accin al servir de gua
para la ejecucin del trabajo. A su vez el manual tiene la
relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisin y el mejor
desempeo de los ejecutivos.
Clasificacin de los manuales administrativos.
Los manuales administrativos se suelen clasificar
categoras:

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en

tres

1)
Manuales de organizacin.
2)
Manuales de polticas.
3)
Manuales de sistemas y procedimientos.
Manuales de organizacin: es un instrumento que contiene
detalles de la empresa u organizacin tales como:
1)
Nivel estratgico corporativo de la empresa (misin,
visin, objetivos corporativos).
2)
La estructura de la organizacin y la base sobre la cual se
dise esa estructura.
3)
Las relaciones entre la funcin de lnea y la de asesora.
4)
Los deberes y responsabilidades especficas del nivel
operativo.
Manuales de polticas: incluye en forma escrita las polticas de la
empresa, que son la gua bsica para la accin; as mismo
prescriben los limites generales dentro de los cuales deben
realizar se las a actividades. Una correcta formulacin de las
polticas en un manual, permitir:
1)
Agilizar el proceso decisorio.
2)
Establecer lneas o guas al personal directivo para que
pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivos de la
institucin.
3)
Facilitar la des-centralizacin.
4)
Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Manual de sistemas y procedimientos: es llamado, tambin
manual de operacin; es un manual de trmites y mtodos de
trabajo. Es quizs el manual ms comn en las organizaciones. A
travs de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de
la empresa institucin. El manual de procedimientos incluye la
descripcin de normas, la descripcin de procedimientos, los
flujos gramas de los procesos, los formularios de registro y sus
respectivos instructivos.
Los manuales de sistemas y
procedimientos, ofrecen una serie de ventajas ente ellas
tenemos:
1)
Constituyen una til fuente de informacin, sobre las
prcticas generales de la organizacin para que la informacin
sea til se requiere que la informacin se comunique a travs de
la lnea de mando de la organizacin.
2)
Constituyen una gua indispensable para el trabajo a
ejecutar.

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3)
Constituyen una herramienta til para el adiestramiento
de nuevos empleados y tambin para todos aquellos funcionarios
que perteneciendo a la organizacin son ascendidos de categora.
4)
Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades.
5)
Permiten la revisin constante y el mejoramiento de las
polticas, procesos y procedimientos, de la institucin, en la
medida en que se los consulte con la debida frecuencia.
Ayudan a producir un mejoramiento sostenido de las operaciones,
normas y procedimientos.
6)
Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de
rutina, ya que la respuesta rpida a las mismas, se obtienen a
travs de la lectura del manual.
7)
Constituyen un freno a la improvisacin, en sus distintas
manifestaciones.
8)
Permiten generar un legado histrico de la evolucin
administrativa de la empresa.
9)
Constituyen un elemento importante para la revisin y
evaluacin objetiva de las prcticas institucionales.
Estructura de los manuales
Los manuales ofrecen una serie de ventajas, a condicin de que
efectivamente se basen en una estructura lgica, de lo contrario
pierden el sentido de su objetivo, que es el de ayudar a la
gerencia en el cometido de su gestin.
Recomendaciones al momento de emplear los manuales.

1.
Desde el momento en que se inicie el proceso de
implementacin del manual, se inicia el control de su aplicacin.
Esta tarea que debe estar a cargo de la unidad responsable de la

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sistematizacin administrativa, la que mantendr un registro


estadstico de consultas, entrevistas y encuestas.
2.
A los fines de mantener vigente el manual y evitar su
abandono por obsolescencia, se deber llevar a cabo un plan
estricto de seguimiento.
3.
se deben establecer programas regulares de auditoria
para determinar si las prcticas actuales coinciden con los
procedimientos escritos.
EL PROCESO DE LA ORGANIZACIN.
El proceso de organizar busca establecer la estructura
orgnica ms eficiente y eficaz, utilizando los principios
cientficos de la administracin. Una buena organizacin debe
satisfacer, adems, la necesidad objetiva de que cada trabajador
conozca y realice su funcin dentro del organismo con el mnimo
de esfuerzo, el menor costo y el mximo rendimiento. En ese
sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:
1.
Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias
para alcanzar los objetivos principales de la organizacin.
2.
Preparar el organigrama funcional de la organizacin que
muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la
institucin.
3.
Definir las funciones con sus correspondientes deberes en
trminos de la descripcin de las diferentes clases de cargos que
existirn dentro de la organizacin.
4.
Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
5.
Preparar el manual de la organizacin y el manual
descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y
actividades a realizar por las personas que los ocupen.

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