MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

CODIGO : PR-VYM-02
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FECHA: JULIO 2015
PAGINA: 1 DE 5

TITULO: PROCEDIMIENTOS DE VENTA INSTITUCIONAL

Objetivo

Definir las actividades, los recursos necesarios y su interaccin para llevar a cabo la
venta a instituciones gubernamentales por medio de licitaciones o libres gestiones.

1. Alcance
El procedimiento de venta a instituciones gubernamentales inicia con la revisin
peridica de las licitaciones que el gobierno coloca en el portal de internet.
El proceso de venta a instituciones gubernamentales finaliza cuando se logran ganar
las licitaciones y son canceladas por la institucin que la solicito.

2. Responsabilidades

Gerente General: Responsable de autorizar este procedimiento

Gerencia Financiera: Responsable de dar el apoyo en la parte de documentacin
financiera a presentar, como fianzas, garantas, solvencias o cualquier
documentacin que se solicite en la licitacin en que se participa.
Crditos y Cobros: Responsable de velar por la documentacin para el tramite y
cobro de los quedan que se generan de la licitacin.
Gerencia de Logstica: Responsable de velar por la entrega completa segn las
fechas que se estipulan en la licitacin.
Vendedor Institucional: Responsable del buen uso de los materiales y el
cumplimiento de las instrucciones especificadas en el procedimiento para realizar
una venta a instituciones o dependencias gubernamentales, exceptuando
alcaldas.
Departamento de Control de Calidad: Responsable de velar por la ptima
calidad de los productos que se entregan al momento de hacen una entrega.

3. Referencias

El presente documento se deriva de la seccin 7.7.4 proceso de mercadeo del

manual de calidad de Industrias Facela S.A de C.V.
El presente documento est relacionado con la clusula 7.2.1 de la norma ISO
9000:2008.

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4. Definiciones
COMPRASAL: Sistema Electrnico de Compras Pblicas de El Salvador, cuya finalidad
es automatizar las operaciones de los procesos de adquisiciones y contrataciones de
obras, bienes o servicios, que la Administracin pblica realice.
DR-CAFTA: Tratado de Libre Comercio suscrito entre Estados Unidos, Centroamrica y
Repblica Dominicana, en sus siglas en Ingles.
GOES: Gobierno de El Salvador
LACAP: Ley de Adquisiciones y Contrataciones Institucional
GACI: Gerencia de Adquisiciones y Contrataciones Institucional
UACI: Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional
OACI: Oficina de Adquisiciones y Contrataciones Institucional
UNAC: Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica
(Ministerio de Hacienda)
CEO: Comisin de Evaluacin de Oferta, el grupo de personas que han sido nombradas
por medio acuerdo para realizar la evaluacin de las ofertas y recomendar la adjudicacin
o no de la LicitacinCEAN: Comisin Especial de Alto Nivel
Conjunto de personas integrado de conformidad a la ley que luego de la revisin de
determinado proceso de adquisicin o contratacin promovida por la interposicin de
recurso de revisin, recomienda al titular de una Institucin sobre la Legalidad u
oportunidad, mrito o conveniencia del acto impugnado por tal recurso.
ACLARACION: Respuesta por escrito ante consultas realizadas por las personas
naturales o jurdicas que estn participando en la licitacin, respecto a algn punto en
particular del documento.
ADENDA: Modificacin, adicin, enmienda o ampliacin a las Bases de Licitacin, emitida
por la Institucin , para mejorar el documento de licitacin, y que forma parte de ste, ante
dudas manifestadas por las personas naturales o jurdicas que estn participando en la
licitacin; as como para que la Institucin pueda ampliar, adicionar, enmendar o modificar

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cualquier parte de dicho documento. Las adendas sern notificadas a todos los licitantes
en forma escrita.
CONTRATO: Es el instrumento o convenio escrito, suscrito entre Contratista y la
Institucin gubernamental, mediante el cual el primero de estos se obliga a ejecutar los
servicios especificados y la segunda se compromete a pagar por ello al contratista el
monto contratado, de acuerdo a las condiciones de pago establecidas en el mismo
instrumento.
ORDEN DE INICIO: Documento emitido por la Institucin, entregado al contratista por
medio del cual se le esta ordenando efectuar la entrega de los bienes contratados
ORDEN DE COMPRA: Es el instrumento o convenio escrito, suscrito entre Contratista y
la Institucin gubernamental, mediante el cual el primero de estos se obliga a ejecutar los
servicios especificados y la segunda se compromete a pagar por ello al contratista el
monto contratado, de acuerdo a las condiciones de pago establecidas en el mismo
instrumento. este documento solo se emite por la modalidad de Libre Gestin.
LICITACION: Es una modalidad de compra del Gobierno que excede el lmite de $ , en el
cual las empresas nos pronunciamos y manifestamos nuestro inters, procediendo a dar
lugar a un Acto de recepcin y Apertura de Ofertas pblicamente, en el cual se levanta un
Acta de lo sucedido en dicho Acto.
5. Desarrollo

Venta Institucional

Vendedor Institucional

El vendedor revisa que haya convocatorias bajo las 3 modalidades de

compra :
1) Licitaciones
2) Contrataciones Directas
3) Libre Gestin
En el sitio www.comprasal.gob.sv, Sistema electrnico de compras
pblicas de El Salvador. y/ revisar en los peridicos de mayor
circulacin.

Vendedor Institucional

Cuando haya oportunidad. El vendedor registra a Industrias Facela, S.

A. de C.V.en Comprasal e imprime hoja de registro, para si proceder a
descargar bases de licitacin.

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Si la convocatoria es solicitada por una Municipalidad, la forma de

pago ser estricto contado, bajo la condicin que envie el pago
electrnico o cheque por anticipado, para efectos de programar
entrega.
El Vendedor crea un expediente, colocando las bases en folder y
proceder a leer y completar los datos importantes, segn Anexo 1.
Vendedor
Al mismo tiempo que se cree expediente, baja las bases y crear una
Institucional / Gerencia carpeta digital.
Institucional
Ya impresas las bases y en su folder Gerente de Ventas, Gerencia
General evala participacin de la misma.
Si la convocatoria es libre gestin se elaborar cotizacin, la cual debe
ser revisada y autorizada por Gerencia Institucional, para
posteriormente enviarla via electrnica y/o entregar en fsico.
Asistente de Ventas

Ya autorizada la participacin

6.4 El vendedor presenta los documentos que sean solicitados, en

Vendedor
original y copia, segn sea el nmero de sobres que se indiquen en las
Institucional / Gerencia bases.
Financiera
El vendedor visita la institucin el da, la hora y el lugar sealado para
la apertura de ofertas junto con las dems empresas participantes.
Vendedor
Institucional / Gerencia
Mercadeo / Gerencia
de Logstica

6.5 Si en la licitacin solicitan muestras de los productos, se hace una

requisicin de las misma al departamento de Bodega que sean
proporcionadas, as se presentan segn la programacin del
comprador

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Vendedor Institucional

6.6 El vendedor revisa que el proceso de evaluacin de oferta sean en

aproximadamente 60 das. Periodo en el cual el comprador revisa la
documentacin presentada, as como la oferta econmica y tcnica del
producto.
En este periodo de tiempo el comprador puede solicitar informacin o
documentacin complementaria que necesite de la oferta presentada.

Vendedor
6.7 El vendedor recibe una notificacin de la adjudicacin con el
Institucional / Gerencia detalle de los tems que se adjudican a la empresa, se presentan las
de ventas
cartas de aceptacin y nuevamente las solvencias que estn vigentes
para esperar la convocatoria para firmar el contrato.
Vendedor
6.8 El Vendedor y Gerencia General asiste a la firma del contrato en
Institucional / Gerencia representacin del apoderado o representante legal,
General
Posteriormente se queda a la espera de que se notifique que est
legalizado el contrato.
Vendedor
6.9 El vendedor y Gerencia Financiera, despus de legalizado el
Institucional / Gerencia contrato, presentan una garanta de fiel cumplimiento por el porcentaje
Financiera
que es indicado por el comprador.
Esta deber presentarse dentro de los primeros 5 a 10 das hbiles
despus de legalizado el contrato.
Vendedor
6.10 El vendedor y despacho coordinan que las entregas sean
Institucional / Control
hechas segn lo solicitado en el contrato.
de Calidad / Despacho
En algunos casos puede ser una entrega total, aunque en el mayora
de los casos las entregas se hacen de forma parcial, la cual depender
de la necesidad que tenga el comprador o segn la calendarizacin
que este establecida en el contrato.
Cuando se hace entrega del pedido el comprado hace un acta de
entrega la cual puede ser entregada en el momento o tramitarlo
posteriormente con las facturas selladas de recibido. Despus de tener
las actas de entrega se tramita el quedan para el pago de las facturas.

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Los cobros son realizados por el vendedor o el cobrador de crditos y

cobro
Vendedor
Institucional /
despacho

6.11.1 El vendedor al recibir la notificacin de entrega de un contrato

por parte del comprado, coordina con despacho el trasporte para hacer
efectiva la entrega. Las rdenes de entrega son custodiadas por el jefe
de despacho para as asegurarse que todo sea entregado como lo
pide el comprador.
6.11.2 El vendedor junto con despacho coordina el da, el lugar y la
hora en que ser recibido el producto, teniendo en cuenta los das
hbiles de los que no se pueden pasar la entrega para evitar una
multa.
6.11.3 El vendedor el da de la entrega se coordina con despacho de
que las facturas o copias de estas deban ser firmados y sellados, para
as poder tramitar el acta de entrega en el momento posterior a la
entrega.
6.11.4 el vendedor, valida que el acta sea entregada despus de
haber terminado el despacho, de no ser as, debe comenzar el trmite
de entrega de actas, y estar pendiente de que sea firmada cuando el
comprador indique que esta lista, este proceso recibe el apoyo de
seguimiento de Crditos y Cobros.
6.11.5 El vendedor despus de tramitar y retirar las actas en el
almacn, o bodegas del comprador, se presentan con el acta y las
facturas en las oficinas de tesorera del comprador para tramitar el
quedan de las facturas. Si el quedan es retirado se entregara en
crditos y cobros
6.11.5.1 Hay algunos casos en que el quedan no es tramitado en el
momento, pues hay que entregar toda la documentacin para que sea
revisada por el comprador y posteriormente avisa que el quedan est
listo para ser retirado, para estos casos crditos y cobros entregara
una copia controlada para que sea firmada y sellada de recibida para
que quede como evidencia que se entreg la documentacin original y
as evitar una posible prdida de documentos originales, esta copia la
debe entregar el vendedor para que sea guardada hasta el momento
que el quedan sea entregado por el comprador.

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6.11.6 El vendedor y crditos y cobros, deben estar pendiente de las

fechas y das hbiles que tiene el comprador para realizar los trmites
correspondientes.
Crditos y Cobros

6.12 Crditos y cobros lleva un control de los quedan entregados, pues

tendr en cuenta que los quedan en su mayora de veces son a 60
das a partir de la fecha de entrega y es cuando se comenzara a darle
seguimiento al pago de dicho quedan.

Vendedor
institucional / Crditos
y Cobros

6.13 El vendedor y crditos y cobros son notificados del pago del

quedan y comienzan la gestin de hacer efectivo el cobro. Si no
hubiera notificacin por parte del comprador, Creditos y cobros se
comunica para darle el seguimiento adecuado al pago del quedan
6.13.1 Despus de hacer efectivo el cobro del quedan se procesa la
liquidacin de la factura correspondiente.
6.13.2 Posterior a la cancelacin del quedan Gerencia Financiera se
encargara de manejar la reversin de las fianzas presentadas en dicha
licitacin

FIN DEL PROCESO

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