Arquivologia

Conceitos Fundamentais
Arquivologia
Disciplina que estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao,
preservao e utilizao dos arquivos. Tambm chamada arquivstica
A competncia legalmente atribuda a uma instituio quanto entrada, custdia, propriedade, transferncia,
e ao recolhimento de documentos conhecida como jurisdio arquivstica.
Para diferenciarmos o arquivo da biblioteca, inicialmente temos que saber que a forma/funo pela qual o documento
que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro.
Arquivologia ps-custodial
Arquivologia ps-custodial a denominao para a corrente de pensamento que busca uma renovao no modo de s
fazer para a Arquivstica do sculo XXI.
Surgida no Canad, mais especificamente na cidade de Quebec, teve na professora Gagnon-Arguin a instigadora do d
da evoluo da Arquivstica em tal cidade. A proposta da Arquivstica ps-custodial a transformao da Arquivstica
disciplina da Cincia da Informao.
Foge do pensamento arquivstico custodial que trata o documento como um bem cujo valor se limita a servir unicament
ou histria; ou, tragicamente, que o tratamento arquivstico se justifica somente pela necessidade de liberao de esp
nas dependncias das instituies.
No sentido contrrio, a Arquivstica ps-custodial sugere a anlise e o estudo dos arquivos, e tambm a substituio
objeto da Arquivstica (o documento) pela informao arquivstica."
Finalidades
Preservao;
Acesso informao de seus documentos que servem Administrao e Histria;
Base terica e prtica para que se compreenda o processo evolutivo da humanidade;
Funes e atividades dos rgos produtores, seja pessoa fsica, jurdica, pblica ou privada.
Portanto, arquivos organizados, e NUNCA fragmentados.
a razo de sua origem e de seu emprego, e NO o suporte sobre o qual est constitudo, que vai determinar sua c
de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentao ou de museu.
MUSEUM:(FINALIDADE CULTURAL) Instituies de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e
disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.
BIBLIOTECA: o conhecimento genrico e produzido por terceiros. Corresponde ao conjunto de material, em sua ma
impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta com objetivos culturais. O documento de bibliotec
ensina. (FINALIDADE CULTURAL)
- Orgo colecionador;
- Documentos conservados para fins culturais; (COLEO - escolha artificial)
- Objetivo = instruir, educar
- Processamento tcnico = tombamento, classificao e catalogao
- Pblico = Pesquisador, estudante e cidado comum
ARQUIVOS: O CONJUNTO DE DOCUMENTOS ACUMULADOS AO LONGO DAS ATIVIDADES, VISANDO A UTILID

PODERO OFERECER NO FUTURO.(FINALIDADE FUNCIONAL)
- Orgo receptor;
- Documentos produzidos e conservados com fins funcionais (NO COLEO - decorrentes das atividades adminis
longo do tempo)
- Objetivo = provar, testemunhar (probatrio), informar (informativo).
- Processamento tcnico = registro, arranjo (arranjo no pr-estabelecido, depender das instituies produtoras) e
- Pblico = administradores e pesquisadores
Os CENTROS de DOCUMENTAO, por sua vez, no que se refere origem, produo e aos fins do material que
armazenam (ou referenciam) representam um somatrio das instituies anteriormente indicadas.
Os documentos dos CENTROS de DOCUMENTAO (considerado em sua definio estrita, como entidade que ren
de uma especialidade bem determinada, qualquer tipo de documento) so em geral reprodues (em microforma ou n
referncias virtuais, que originariamente poderiam ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu.
Informao no orgnica: informao produzida fora do mbito da organizao. A informao no orgnica existe mu
nos setores de trabalho, mas tambm esto em bibliotecas, centros de documentao, entre outros, sob a forma de pu
(livros, revistas, jornais), de bancos de dados, de dossis temticos, etc.
Ex: Biblioteca visto que os dados ali, no foram produzidos pelos que ali trabalham.
Informao orgnica: a acumulao das informaes orgnicas arquivsticas d origem aos arquivos da organizao.
denominao so agrupados todos os documentos, seja qual for o seu suporte, produzidos e recebidos pela organiza
exerccio das suas funes.
Ex: relatrios, projetos de pesquisa, atas, contratos, convnios, correspondncias, balanos financeiros, etc. Estes doc
podem ser encontrados, total ou parcialmente, em todos os setores de trabalho.
Conceito de Arquivo
De acordo com a lei 8.159/91 no artigo stimo e pargrafo primeiro, a definio de arquivo pblico a seguinte:
" Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por
pblicos de mbito federal, estadual, do DF e municipal, em decorrncia de suas funes administrativas, legilativas e
" So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por ent
privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades."
Conceito de Sistema de Arquivo
Sistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou priva
independentemente da posio. que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado
articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns
Exemplo: Sistema de Arquivos da Unicamp
Conceito de Documento
a unidade constituda pela INFORMAO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (material, base), produz
decorrncia do cumprimento de uma ATIVIDADE.
O documento pode ser Simples (ofcio, relatrio, ficha de atendimento) ou Composto (Processo)
Nveis de Informao contidos em um Arquivo
"Eles [os arquivos] tm, conseqentemente, uma estrutura, uma articulao e uma natural relao entre suas partes, a
essenciais para sua significao. A qualidade de um arquivo s sobrevive em sua totalidade se sua forma e relaes or
forem mantidas." Jenkinson,H. apud Laroche ( 1971,p.8)
Ficam claros, desta forma, os dois nveis de informao contidos em um arquivo: a INFORMAO contida no docum
arquivo, isoladamente, e aquela contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, r
sobre a instituio ou sobre a pessoa que o criou.
Princpios Arquivsticos
Os princpios arquivsticos constituem o marco principal da diferena entre a arquivstica e as outras cincias docume
(Biblioteconomia). So eles:
Princpio da Provenincia OU do Respeito ao Fundo de Arquivo:

Princpio BSICO da Arquivologia segundo o qual os arquivos gerados por uma instituio ou pessoa no devem ser
MISTURADOS aos de outros geradores. Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este p
arquivos devem ser organizados em obedincia competncia e s atividades da instituio ou pessoa legitimament
responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos. Arquivos originrios de uma instituio ou de uma
devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclad
outros de origem distinta.
O Princpio do Respeito aos Fundos no era uma novidade absoluta no sculo XIX, mas foi nas instrues do Mini
Interior francs que tal princpio se concretizou de maneira explcita.
Conceito de Fundo de Arquivo

o conjunto de documentos de toda natureza (administrativa, jurdica, informacional, probratria, serial, contnua, cum
, que quaisquer corpos administrativos, pessoas fsicas ou jurdicas tenham reunido, automtica e organicamente, em r
suas funes ou atividades. Um fundo nada mais do que o conjunto de documentos de uma mesma provenincia (
O fundo ABERTO se podem ser acrescentados novos documentos em funo do fato de a entidade produtora
em atividade; e, FECHADO se NO recebe acrscimos de documentos, em funo de a entidade produtora no se
mais em atividade.
Quando o arquivo de uma entidade passa a conviver com o de outras, nas instituies de guarda permanente de docu
recebe o nome de Fundo.
Obs.: O fundo FECHADO pode, em algumas hipteses, receber documentos aps a extino da pessoa jurdica ou o
falecimento da pessoa fsica.
A formulao do Princpio da Provenincia no resultado de um nico momento, nem sucede em um nico lugar
d principalmente pelo fato de vrios autores darem um duplo valor ao Princpio da Provenincia e, consequenteme
duplo contedo:
O primeiro (princpio de Respeito aos Fundos de Arquivos): estabelece que os arquivos ou fundos de arquivo de um
procedncia no devem jamais se MESCLAR com os de procedncia diferente. Ou seja, consiste em manter os doc
(de qualquer natureza) agrupados, sem MISTURAR com os outros documentos procedentes de uma administrao, de
estabelecimento ou de uma pessoa natural ou moral determinadas.
O segundo (princpio de Respeito OU Manuteno Ordem Original): estabelece que os documentos dentro de c
arquivo ou fundo de arquivo devem manter a classificao e a ordem que a prpria instituio os deu em sua ori
, devem refletir a organizao interna de cada Instituio. Isso equivale dizer que a documentao que produz cada
diferentes unidades administrativas deve permanecer separada.
Princpio da Organicidade:
As relaes administrativas orgnicas se refletem nos CONJUNTOS documentais. A organicidade a qualidade seg
qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaes
externas. Os documentos apresentam uma significao orgnica entre si. So desprovidos de autonomia e retiram s
autenticidade do interrelacionamento entre os itens documentais.
Princpio da Unicidade:
No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do
em que foram produzidos. Os documentos existem em exemplar NICO ou em LIMITADO nmero de cpias. Mesm
rplica, os documentos cumprem funes diversas, em locais diferentes, conservando seu carter nico, em funo d
de produo.
Princpio da Indivisibilidade OU Integridade:

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adi
Princpio da Cumulatividade OU Naturalidade OU Serialidade:
O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica. a sedimentao da produo documental ao longo do
Princpio da Territorialidade:
E
que os arquivos devem ser conservados em servios de arquivos do territrio no qual foram produzidos, excetuados
documentos elaborados pelas representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares.
Princpio da Confiabilidade OU Exigncia: Para garantir a confiabilidade, o programa de gesto arquivstica dos rg
entidades deve assegurar que os documentos arquivsticos sejam produzidos no momento em que ocorre a ao, ou
imediatamente aps, por pessoas diretamente envolvidas na conduo das atividades e devidamente autorizadas; e co
de completeza requerido tanto pelo prprio rgo ou entidade como pelo sistema jurdico.
Princpio da Reversibilidade: Princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos p
REVERTIDO, se necessrio.
Caractersticas dos Registros Documentais Arquivsticos
Autenticidade est ligada ao processo de criao, manuteno e custdia; os documentos so produto de rotinas pr
que visam ao cumprimento de determinada funo. So autnticos, quando criados e conservados de acordo com proc
regulares que podem ser comprovados, a partir das rotinas estabelecidas.
Na Arquivologia, autenticidade a credibilidade de um documento enquanto documento, isto , a qualidade de um do

ser o que diz ser e que est livre de adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo. E autenticao a declarao de
autenticidade de um documento, num determinado momento, por uma pessoa fsica ou jurdica investida de autoridade
tal declarao (servidor pblico, notrio, autoridade certificadora). Ela tem a forma de uma declarao que se insere no
documento para atestar que ele autntico.
Entende-se por autenticidade a certeza absoluta de que um objeto (em anlise) provm das fontes anunciadas e que
alvo de mutaes ao longo de um processo.
Qualidade de um documento quando preenche as formalidades necessrias para que se reconhea sua proveninci
INDEPENDENTE da veracidade do respectivo contedo. A autenticidade se sobrepe ao contedo informativo dos
documentos de arquivo.
Imparcialidade os documentos fornecem provas originais porque constituem uma parte real do corpus dos fatos, do
trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e aes que manifestam e para cuja realizao contribuem. Tais docume
tambm ameaam revelar fatos e atos que poderiam afetar interesses de alguns que no gostariam que esses fossem
Naturalidade (cumulatividade / serialidade) os registros arquivsticos so coletados artificialmente, mas acumulado

naturalmente nas administraes, em funo de seus objetivos prticos. Eles se acumulam de maneira contnua e prog
Interrelacionamento os documentos estabelecem relaes no decorrer do andamento das transaes para as quais
criados. Esto ligados por um elo que criado no momento em que so produzidos ou recebidos.
Unicidade cada registro documental assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence.
Ciclo dos Arquivos (Idade dos Arquivos)

Quanto ao ciclo dos arquivos, estes apresentam trs estgios de evoluo-a chamada teoria das trs idades.
O primeiro estgio, conhecido como arquivo corrente (ou de 1 idade ou de Gesto ou Ativo) so constitudos de
documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os produzir
dependncias prximas de fcil acesso. Nessa fase o arquivo submetido a tabela de temporalidade, que determina
prazos de vigncia. A permanncia dos documentos nesse estgio de 5-10 anos.
O segundo estgio, conhecido como arquivo intermedirio (ou de 2 idade ou Limbo ou Purgatrio ou Semi-Ativ
constitudos de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e o
produziram podem ainda solicit-los para tratar de assuntos idnticos ou retornar um problema novamente focalizado.
permanncia dos documentos nesses arquivos transitria, por isso so chamados tambm de "limbo" ou "purgatrio"
nessa fase o arquivo submetido a tabela de temporalidade, que determinam seus prazos de vigncia. A permann
arquivo de aproximadamente 20 anos.
Tabela de Temporalidade - Instrumento de Destinao e Controle

o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos docume
fases corrente e intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao f
(eliminao ou transferncia (somente corrente) ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Tempor
ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso
Anlise de Documentos e ser aprovada por autoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio.
Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma v
concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comiss
criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo para as fases corren
intermediria, bem como a DESTINAO final (eliminao ou transferncia (corrente) ou recolhimento para guarda p
e tambm critrios para a MIGRAO do suporte. Portanto, NO h prazo de guarda padro nem mximo para os
documentos nas fases corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabeleci
Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela.
O terceiro estgio, conhecido como arquivo permanente (ou de 3 idade ou Histrico ou Inativo) so constitudos
documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservam em razo do seu valor histrico
documental (probatrio e informativo) e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os
propriamente ditos.
Para cada um desses estgios uma maneira diferente de tratar e conservar os documentos.
O Plano de Destinao o conjunto de instrumentos (Destinao) que permite que, em decorrncia da avaliao,
encaminhe os documentos guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou reproduo.
O mais importante desses instrumentos a Tabela de Temporalidade que apresenta a identificao dos documentos
prazos de guarda e a sua destinao para eliminao ou guarda permanente.
Instrumentos de Controle / Destinao: Tm por finalidade auxiliar no processo de organizao e manuteno de um

So de acesso restrito, destinados basicamente ao corpo tcnico do arquivo e NO aos consulentes.
Ex: Plano de Classificao, Tabela de Temporalidade, Tabela de Equivalncia, Guia de Transferncia; Ata ou Term
Eliminao; Lista de Eliminao; Lista de Recolhimento, Ata ou Termo de Recolhimento, Mapa Topogrfico.
Plano de Classificao (Instrumento de Controle): um esquema de distribuio de documentos em CLASSES, de

com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio
anlise do arquivo por ela produzido. Quanto mais hierarquizado for o universo das funes e atividades de um organis
se recomenda como ferramenta de tratamento tcnico dos seus documentos.
Lista de Eliminao (Instrumento de Destinao): a relao especfica de documentos que sero eliminados de
de tem de ser aprovada pela autoridade competente.
Tabela de Equivalncia (Instrumento de Controle): Instrumento que estabelece uma correspondncia entre notae
diferentes.
Ata de Descarte ou Termo de Eliminao (Instrumento de Destinao): Instrumento que contm a relao dos docu
que sero eliminados, o perodo e o setor a que se referem as informaes e a assinatura do responsvel da organiza
pela aprovao do descarte.
Composio da COMISSO PERMANENTE de AVALIAO
Arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos.

Servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem destinados, com o profundo con
das atividades desempenhadas.
Historiador ligado rea de pesquisa de que se trata o acervo;
Profissional da rea jurdica, responsvel pela avaliao do valor legal dos documentos.
Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto de avaliao (economistas, socilogo, en
mdico e outros.).
Centralizao e Descentralizao dos Arquivos Correntes

A descentralizao se aplica APENAS fase corrente dos arquivos.
Em suas fases, intermediria e permanente, os arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depsitos
documentos fisicamente separados.
Centralizao por sistema centralizado entende-se no apenas a reunio de documentao em um nico local, co
tambm todas as atividades de CONTROLE recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de do
de uso corrente em um nico rgo de estrutura organizacional.
Descentralizao recomenda-se prudncia ao aplicar esse sistema. Se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a
descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores.
O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas de a
de uma instituio.
A opo pela centralizao ou descentralizao no deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fund
em rigorosos critrios tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituio qual o arquivo ir servir, suas ativida
tipos e volume de documentos, a localizao fsica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recurso
humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definio da melhor poltica a
adotada.
A centralizao no aconselhvel em um instituio de mbito nacional, complexa e fisicamente grande, pois,

suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, estaro localizadas fis
distantes umas das outras, e, portanto, necessitaro de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com efici
seus programas de trabalho.
J, a utilizao de um arquivo centralizado em uma pequena organizao traria todos os benefcios inerentes a um
deste tipo.
Classificao dos Arquivos
Classificao: seqncia de operaes que visam distribuir os documentos, em observncia s diversas estruturas, fu
atividades e/ou tipos documentais de um organismo; atribuio de grau de sigilo a determinado documento (graus de s
secreto, secreto, confidencial e reservado). O objetivo da classificao dar visibilidade s funes e s atividades
instituio, deixando claras as ligaes entre os documentos.
Arranjo: operao que se resume na ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes, obedece
critrios que respeitem o carter orgnico dos conjuntos. Termo utilizado nos Arquivos Permanentes. Vale destacar
caso de documentao de carter permanente, as classes ganham nomes especficos: GRUPOS, SUBGRUPOS e S
Quanto aos Valores (Arquivos)
Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, q
existir, se apresentar em uma das seguintes formas: administrativo OU histrico.
a) primrio: refere-se ao uso administrativo para o rgo, razo primeira da criao do documento, o que pressupe o
estabelecimento de prazo de guarda ou reteno anteriores eliminao ou ao recolhimento para guarda permanente.
Relaciona-se, portanto, ao perodo de utilidade do documento para cumprimento dos fins administrativos legais ou fisca
CORRENTES e INTERMEDIRIOS
Valor administrativo (Primrio OU Funcional): O valor administrativo, tambm chamado de primrio, refere-se ao va
documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento
com um objetivo administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua criao. um valor temp
seja, todo documento, em determinado momento de sua existncia, perder seu valor administrativo, quando at
as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituio. Este valor tambm chamado, p
autores, de valor funcional, em virtude de suas caractersticas.
atribudo ao documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua
para fins administrativos, legais, fiscais etc.
Ex: o caso dos arquivos correntes e intermedirios.
b) secundrio: (PERMANENTES) refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais foram criados, pod
Valor histrico (Secundrio): O valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se possibilidade de uso do
documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerad
pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor administrativ
no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perd
atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo
sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado, em uma instituio que aplique a Teoria
Idades, nas fases correntes ou intermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, d
no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o
histrico definitivo, podemos concluir que o documento histrico, tambm chamado de documento permanente ou do
de 3a idade, jamais ser eliminado ou destrudo.
Ex: o caso dos arquivos permanentes.
a) probatrios, quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio; Tais documentos preservam
memria da empresa, evidenciando como ela funcionou ao longo do tempo.
b) informativo, quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estud
pesquisa. E servindo de fonte para consultas e pesquisas histricas.
Utilizados em arquivos permanentes:
a) recolhimento -> entrada de documentos no arquivo permanente
b) quadro de arranjo -> esquema de organizao do arquivo permanente
c) relao de recolhimento -> listagem do acervo
d) srie -> subdiviso do 'quadro de arranjo' (sequncia de documentos afins - GRUPOS, SUBGRUPOS e SRIES)
Quanto a Natureza da Entidade Produtora (Arquivos)

De acordo com nossa legislao, o arquivo quanto sua natureza pode ser de dois tipos: pblico e privado.
O art. 7 define o que arquivo pblico: Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebid
exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decor
suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
" So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por ent
privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades."
O art. 11 trata do arquivo privado, dispondo: Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzid
recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades, isto , pessoais ou institucionais (eclesi
corporativos, empresariais etc)..
Quanto Finalidade do Acervo (Arquivos)
funcional aqueles que servem administrao (1 e 2 idades). Ex.: arquivo administrativo, documentos consultad
alguma freqncia;
cultural aqueles que servem histria e cultura (3 idade). Ex.: arquivo histrico, documentos como fonte de pes
Quanto Atuao OU Extenso OU Abrangncia (Arquivos)
setorial so arquivos originados em um setor determinado da instituio. Ex.: arquivo do departamento de pessoal
financeiro, do setor de recursos humanos, etc.; (1 IDADE)
geral ou centrais arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. So os que se destinam a re
documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, p
atividades de arquivo corrente. Ex.: arquivo geral de uma instituio. Obs.: havendo centralizao, NO existiro arq
setoriais. ((2 IDADE) e (3 IDADE))
Quanto aos seus Mantenedores (Arquivos)

a) Pblicos - federal, estadual e municipal;
b) Institucionais - Instituies educacionais, Igrejas, Corporaes no lucrativas, sociedades e associaes;
c) Comerciais - Firmas, Corporaes lucrativas e companhias;
d) Famlias ou pessoais.
Quanto Natureza (Assuntos) de seus Documentos (Arquivos)
a) Arquivo Especial - detm sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentos resultantes da experincia hu
algum campo especfico do conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos, CDs, recortes de jornais,
CD-ROM, entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frgeis, deve-se ter maior cuidado com a co
e preservao, no somente no aspecto de armazenagem, mas tambm em seu registro, acondicionamento e controle
b) Arquivo Especializado - detm sob sua custdia documentos resultantes da experincia humana num campo es
independente da forma fsica que seus documentos apresentem.
Quanto ao Acesso
a) Franqueado: Franqueado ao pblico, utilizando algumas formalidades de consulta.
b) Restrito: Arquivos que preservam a segurana nacional, Arquivos Militares.
c) Confidencial: Que podem ser consultados por pessoas credenciadas.
Classificao dos Documentos de Arquivos

A classificao dos documentos compreende o suporte, formato, gnero, espcie, tipo, forma e natureza.
SUPORTE - Material sobre o qual as informaes so registradas MATERIAIS SOBRE OS QUAIS FORAM REGIST
Ex: Papel, Livro, Revista, Acetato, Fotografia, Jornal, Mdia Magntica, Fita k7, Fta de Video, Disquete, CD, DVD, HD,
Fotogrfico, Filme de Nitrato, Fita Magntica.
FORMATO - Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado MODO
FOI CONFECCIONADO.
Ex: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz, cdice, dispositivo, ficha, fita perfurada, folha, microficha, planta, rolo, t
filme, tira de microfilme, ultra-ficha.
GNERO - Configurao que assume o documento de acordo com o sistema de SIGNOS utilizado na comunicao
contedo, o aspecto de sua representao no diferentes suportes. a linguagem usada, a forma como a informao e
registrada no documento. CONFIGURAO QUE ASSUME
Ex: Escritos, Textuais, Manuscritos, Datilografados, Impressos, Audivisuais, Iconogrficos, Informtico, Cartogrfico, M
Sonoros, Documentao Audiovisual, Documentao Fonogrfica, Documentao Iconogrfica, Documentao Textua
a) escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados, digitados ou impressos;
b) cartogrficos: documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnica

engenharia. Exemplos: mapas, plantas e perfis;
c) iconogrficos: documentos em suporte sinttico, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas (parad
Exemplos: fotografias, desenhos, gravuras, dispositivos, documentos imagticos;
d) filmogrficos: documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagens (tapes), conjugados ou n

sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Exemplos: filmes e fitas audiomagntic
e) sonoros: documentos com dimenses e rotaes variveis contendo registros fonogrficos. Exemplos: discos e fitas
audiomagnticas;
f) microgrficos: documentos em suporte flmico, resultante da microreproduo de imagem, mediante utilizao de t

especficas. Exemplos: rolos, microfichas, jaqueta, carto-janela;
g) informticos: documentos produzidos e tratados ou armazenados em computador. Exemplos: disquete, disco rgido
(winchester, HD), disco ptico.
Os arquivos filmogrficos e sonoros so considerados audiovisuais. Em verdade, existe o gnero audiovisual e os s

filmogrfico e sonoro.
ESPCIE - Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nel
os documentos podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as espcies documentais so definid
em razo da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto forma de registro de fatos. a linguagem formal com
apresenta o documento. A configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das info
nele contidas COMO SE APRESENTA.
Ex: Ata, Aviso, Edital, Lei, Ofcio, Portaria, Regimento, Boletim, Certido, Declarao, Relatrio, etc
atos normativos: so as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplos : medida provisria, d
estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdo, despac
decisrio;
atos enunciativos: so os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Exemplos :
relatrio, voto, despacho interlocutrio;
atos de assentamento: so os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncia
Exemplos : apostila, ata, termo, auto de infrao;
atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises etc. Exemplos : traslado, certido, atestado,
autntica ou idntica;
atos de ajuste: so representados por acordos em que a administrao pblica (federal, estadual, do Distrito Federal o
municipal) parte. Exemplos : tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste etc);
atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplos : aviso, ofcio, ca
memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.
TIPO - Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou VARIA DE ACOR
ATIVIDADE QUE O GEROU.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vid
Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial, Certido de Nascimento, Cert
Casamento, Declarao de Imposto de Renda, Boletim de Ocorrncia;
Tipos dos Documentos (Instrumento)
Eliminao OU Expurgo:
Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor permanente. Tambm chamada expurgo d
documentos.
Indexao:
Processo pelo qual documentos ou informaes so representados por termos, palavras-chave ou descritores, prop
recuperao da informao.
Repertrio:
Instrumento de pesquisa no qual so descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fun
colees, selecionados segundo critrios previamente definidos.
Catlogo:
Instrumento de pesquisa que descreve exaustivamente ou parcialmente um fundo ou uma de suas subdivises e t
unidade a pea documental, respeitada ou no a ordem de classificao.
Guia: (Mais Genrico)

Instrumento de pesquisa que oferece informaes gerais sobre fundos e colees existentes em um ou mais arquiv
Instrumento de pesquisa de arquivo permanente. Contm dados gerais acerca do arquivo em si, descrevendo por
fundos existentes, alm de indicar a outras ferramentas existentes.
Inventrio:
Instrumento de pesquisa que descreve, sumria ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo o
dele, cuja apresentao obedece a uma ordenao lgica que poder refletir ou no a disposio fsica dos documento
Instrumento de pesquisa de arquivo permanente. Oferecem um quadro sobre alguns fundos, descrevendo as ativida
seus titulares, as sries integrantes...
Catlogo:
Instrumento de pesquisa que descreve exaustivamente ou parcialmente um fundo ou uma de suas subdivises e t
unidade a pea documental, respeitada ou no a ordem de classificao. Criado segundo um criterio temtico, cron
onomstico ou geografico, descreve unilateralmente os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma resu
analitica.
ndice: (Mais especfico)

Instrumento de pesquisa Relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em docum
em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referncias para sua localizao. Instrumento de pesquisa de arq
permanente.
Dossi:
Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui um
de arquivamento.
Conjunto de documentos referentes a um processo, uma empresa, pessoa etc.
P.ext. Arquivo ou pasta que contm esses documentos.
Processo:
Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, que constitui uma u
arquivamento.
FORMA - Estgio de preparao e de transmisso de documentos ESTGIO, PREPARAO e TRANSMIO de
DOCUMENTOS.
Ex: Original, Cpia, Rascunho.
NATUREZA do ASSUNTO - Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos e par
A classificao de Ostensivo OU Ordinrio dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a instituio, po
de domnio pblico, sem qualquer restries ao acesso.
Consideram-se Sigilosos os documentos que, pela natureza de seu contedo, devam ser de conhecimento restrito e
requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao.
De acordo com a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que pode circular, so quatro os graus de sigilo:
a) Ultra-Secreto de excepcional segurana, cujo teor s deve ser de conhecimento de agentes pblicos ligados ao s
e manuseio. So documentos referentes soberania e integridade territorial nacional, Planos, projetos de guerra ou cie
negociao para aliana poltica ou militar, cuja divulgao coloca em risco a segurana da sociedade e do Estado.
Classificao: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio Federais.
Prazo de permanncia: 30 anos
Ex.: planos militares, frmula da Coca-cola.
b) Secreto s pessoas ligadas ao estudo ou manuseio podem ter conhecimento.

Classificao: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio Federal, Governadores e Ministros de Estado ou
por quem haja recebido delegao.
Prazo de permanncia: 20 anos
Ex.: documentos que registram a vida particular do funcionrio.
c) Confidencial no requerem alto grau de segurana, mas seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser p
um indivduo ou entidade.
Classificao: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio Federais, Governadores e Ministros de Estado, t
dos rgos da Administrao Pblica Federal, do DF, dos Estados e Municpios ou, ainda, por quem haja recebido dele
para esse fim.
Prazo
permanncia: 10 anos.
Ex.: exames finais, correspondncia entre autoridades cujo assunto envolva interesses financeiros e polticos.
d) Reservado o contedo no deve ser tornado pblico. So aqueles cuja divulgao, quando ainda em trmite, com
as operaes ou objetivos neles previstos.
Classificao: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio Federais, Governos dos Estados e Municpios, A
Pblicos formalmente encarregados da execuo de projetos, planos e programas ou, ainda, por que haja recebido de
para esse fim.
Prazo de permanncia: 5 anos.
Ordenao dos Documentos

CLASSE
ARRANJO
Em arquivologia entende-se por ARRANJO a Ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries dentro
e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries.
As atividades desenvolvidas no ARRANJO so de 2 tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na anlis
documentos quanto a sua forma (original, cpia ou rascunho), origem funcional e contedo. As atividades fsicas se
colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc.
Tipos dos Comunicao

Correspondncia
toda forma de comunicao ESCRITA, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que
processa entre rgos e servidores de uma instituio.
Tipos de Correspondncia
Quanto ao DESTINO e PROCEDNCIA pode-se classificar a correspondncia em EXTERNA e INTERNA. INTERNA

correspondncia trocada entre os rgos de uma MESMA instituio. So os memorandos, despachos, circulares. C
sensu, EXTERNA aquela trocada entre rgos de instituies DIVERSAS ou entre rgos de uma entidade e pess
fsicas, como ofcios, telegramas e cartas.
A correspondncia pode ainda ser OFICIAL e PARTICULAR. Ser OFICIAL a que cuidar de assuntos de servio ou d
interesse especfico das atividades de uma instituio. Ser PARTICULAR se de interesse pessoal de servidores
empregados de uma instituio.
Memorando
O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo (INTERNA), qu

estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao
eminentemente (INTERNA).
Expedio
A EXPEDIO a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se DISTRIBUIO qua
INTERNA, e EXPEDIO quando direcionada a outra instituio.
EXERCCIOS 176
Julgue os itens subsequentes, relativos a conceitos de arquivologia.

I Arquivo o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta
Definio de BIBLIOTECA Arquivos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de
atividades, por rgos pblicos ou privados em decorrncia de suas funes;
II Os documentos de arquivo existem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero de cpias. Nas fa
Produo, gesto documental, deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles n
essenciais, diminuindo o volume a se manuseado; os documentos de arquivo so produzidos em um nico exe
em um limitado nmero de cpias. Princpio da Unicidade
III Os documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos. Quanto a
os documentos so classificados quanto a forma que a informao foi registrada
(textuais,iconogrfico,fotografias,audiovisuais,informtico,cartgrafos...);
IV A significao do acervo documental arquivstico independe da relao que os documentos estabelecem entre si. De
com o princpio da unicidade apesar da forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam s
carter nico em funo do contexto em que foram produzidos.
V O mtodo de classificao dos arquivos exige conhecimento a respeito da relao entre as unidades, a organizao
funcionamento dos rgos.
Esto certos apenas os itens
a) I e II.
b) I e III.
c) II e IV.
d) III e V.
e) IV e V.
Julgue os itens a seguir, relativos s caractersticas que distinguem os arquivos.

I O arquivo criado e recebido por um rgo, empresa ou instituio exclusivamente no desenvolvimento de suas ativid
sendo colecionado por motivos culturais. Existem arquivos que so colecionados por motivos culturais, so os ca
Museus.
II Os documentos de arquivo so provas de transaes realizadas nas organizaes.
III Um documento de arquivo, mesmo destacado do todo ao qual pertence, tem o mesmo significado do conjunto no qu
inserido. Um documento sozinho no tem valor algum se retirado do todo ao qual pertence.
IV Em relao natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquiv
especializado.
V Quanto abrangncia da atuao, os arquivos so classificados em correntes e intermedirios. Os arquivos so
classificados em Setorial e (Geral ou Central).
A quantidade de itens certos igual a
a) 1.
b) 2.
c) 3.
d) 4.
e) 5.
Voc sabia que os arquivos tambm tm ciclo de vida? verdade, e este contado a partir da produo do documento
encerramento do ato, da ao ou do fato que motivou a sua produo e a sua frequncia de uso. Na arquivologia, diz-s
essa fase tem relao com a vigncia do documento (a razo de ser do documento). Depois de destitudo dessa vignc
documento pode ser guardado em funo da importncia das informaes nele contidas, para a histria da administra
mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado. Lembre-se: importante saber esses conceitos, p
mtodos de organizao em cada fase do ciclo podero sofrer algumas alteraes, devido frequncia de uso e mesm
do usurio.
Neire do Rossio Martins. Manual tcnico de organizao de arquivos correntes e intermedirios. Campinas: UNICAMP,
16-7 (com adaptaes).
Considerando o texto acima, julgue os itens a seguir.
Documento toda informao registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesqu
comprova fatos, fenmenos e pensamentos da humanidade nas diferentes pocas e nos diversos lugares.
Certo
Errado
Podemos entender como documento o objeto que transpe uma informao. Um docum
formado necessariamente por dois objetos: o suporte (papel, CD, fita, microfilme) mais o contedo ou informa
registrado.
Documento = suporte + informao
(CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009) - As caractersticas que distinguem os arquivos das b
incluem: o fato de a exclusividade de criao e recepo ser atribuda a um rgo, uma empresa ou uma instituio; a
organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o carter probatrio dos document
transaes realizadas pelo rgo, pela empresa ou pela instituio responsvel por eles.
Certo
Errado
O enunciado elenca trs caractersticas que diferenciam o arquivo da biblioteca:
1) o fato de a exclusividade de criao e recepo ser atribuda a um rgo, uma empresa ou uma instituio; 2
organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, 3) o carter probatrio dos
documentos nas transaes realizadas pelo rgo, pela empresa ou pela instituio responsvel por eles.

O documento o suporte da informao, e a informao a ideia ou mensagem contida em um documento.
Certo
Errado
Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de consulta, estu
e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada po
lugar. INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento
SUPORTE: Meio no qual a informao est registrada
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material

Pode-se denominar arquivo tambm a instituio ou o servio que tem a custdia de documentos, com a finalidade de
processamento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao dos arquivos.
Certo
Errado
A palavra arquivo tem mltiplos sentidos (polissemia) e preciso tomar cuidado quando a
trs um conceito de Arquivo, pois ele pode representar, no mnimo, quatro idias (sentidos) diferentes.
De qualquer forma, a questo est corrreta, pois tambm se pode entender por Arquivo a instituio que tem a
dos documentos.
No que concerne s tcnicas de arquivo e controle de documentos, julgue os itens subsequentes.

O processo de um pronturio mdico exemplo de documento composto.
Certo
Errado
Documento composto (DC) Unidade arquivstica constituda por um conjunto de docum
simples que corresponde a um mesmo procedimento, trmite ou processamento administrativo ou judicial.
Segundo Ana Maria Camargo, os documentos de arquivo so impermeveis e imunes a seu eventual uso interpr
Qualquer que seja o teor das informaes neles contidas ? exploradas de inmeras maneiras, com diversos prop
diferentes perspectivas tericas pelos pesquisadores ?, o valor probatrio dos documentos de arquivo continua a recair
exclusividade, sobre as aes de que se originaram.
Nessa ptica,
a) a autenticidade se sobrepe ao contedo informativo dos documentos de arquivo.
b) o arquivo nada mais que o corpus documental construdo para validar hipteses.
c) o arquivo um sistema que regula todas as formaes discursivas.
d) o arquivo um ambiente em que nada neutro, imparcial ou objetivo.
e) o sentido que os historiadores lhes atribuem passa a fazer parte dos documentos de arquivo.
Uma das caractersticas prprias do arquivo a de refletir a estrutura, as funes e as atividades da entidade que o acum
conhecida como
a) integridade.
b) representatividade.
c) organicidade.
Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os docu
arquivo possuem uma caracterstica chamada Organicidade, que significa que o mesmo foi criado em funo
atividade realizada pela instituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela org
d) transparncia.
e) provenincia.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblic
sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo pblico.
Certo
Errado
O arquivo acumulado pela administrao indireta, incluindo empresas estatais, considera
arquivo pblico, logo a questo est correta.
Nos inventrios, a unidade mnima de referncia, em termos descritivos,

a) o assunto.
b) a estante.
c) a caixa-arquivo.
d) o fundo.
e) a srie. Inventrio exclusivo de arquivo permanente o qual ordenado por Arranjo e possui as seguintes d
Grupo, subgrupo e srie.
Acerca de arquivologia, julgue os itens a seguir.
Os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princpios aplicados na organizao das bibliot
principalmente no que se refere aos mtodos de classificao.
Certo
Errado
ARQUIVO: Acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por
instituio ou pessoas, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando
utilidade que podero oferecer no futuro.
-BIBLIOTECA: Conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa
consulta.
O estgio de evoluo dos arquivos conhecido como princpio de respeito aos fundos, que o principal fundamento d
arquivologia.
Certo
Errado
Princpio bsico da arquivologia criado pelo historiador francs Natalis de Wailly, segun
o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado ao de outras entidad
produtoras. O princpio de respeito aos fundos ou princpio da provenincia um dos pilares da Arquivologia,
determina que os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo devem ser mantidos reu
Nada a ver com o estgio de evoluo dos arquivos.
Os arquivos acumulados por determinada instituio devem manter, a todo custo, sua individualidade, sem que seus do
sejam misturados aos de origem diversa. Tal recomendao conhecida, no mbito da Arquivologia, como princpio da
a) ordem original.
b) destinao.
c) temporalidade.
d) territorialidade.
e) provenincia.
Princpio segundo o qual os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa dev
manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa Da surgiu o princpio da proveninc
qual os documentos so agrupados pelas suas origens
Acerca do arquivo, julgue os itens a seguir.
O conjunto documental produzido e(ou) recebido pelo MTE em decorrncia de suas funes administrativas consider
arquivo pblico, diferentemente dos conjuntos documentais produzidos e recebidos por instituies de carter pblico
entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos, que so considerados arquivos privados.
Certo
Errado
Art. 7. Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos n
exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal e
decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
Ento, os conjuntos documentais produzidos e recebidos por instituies de carter pblico so considerados
pblicos e no privados como afirma a questo.
A base terica das intervenes arquivsticas, que garante a constituio e a plena existncia da unidade fundamental
Arquivstica a(o):
a) organicidade.
b) autenticidade.
c) princpio da pertinncia.
d) princpio da provenincia.
Princpio da Provenincia fixa a identidade do documento, relativamente a seu pr
Por este princpio, os arquivos devem ser organizados em obedincia competncia e s atividades da institui
pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos. Arquivos originrio
instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico de p
no devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
e) naturalidade.
A determinao segundo a qual os arquivos originrios de uma instituio devem manter sua individualidade, sem mist
de origem diversa, conhecida como princpio
a) do respeito ordem original.
b) da classificao.
c) da destinao.
d) do isolamento.
e) da provenincia.
princpio segundo o qual os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa
manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa .
A respeito da prtica arquivstica em esfera pblica no Brasil, assinale a opo correta.

a) A legislao brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais ofic
produzidos e recebidos por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas fun
administrativas, legislativas e judicirias, ou por instituies de carter pblico, ou ainda por entidades privadas, encarr
gesto de servios pblicos.
b) Chama-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas realizados na fase corrente e n
intermediria e que abrangem produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos, estabelecendo su
destinao, isto , determinando a eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Fases da gesto de docum
*Produo *Utilizao *Destinao.
c) O cidado brasileiro tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas a seus direitos e deveres,
exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judicirio. Outras informa
originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurana do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da ho
imagem de outras pessoas. De interesse COLETIVO OU GERAL
d) A gesto da informao o conjunto de procedimentos automatizados por meio dos quais feita a indexao e o
armazenamento dos documentos eletrnicos, obedecendo a princpios especficos, uma vez que tais documentos no
regidos pela legislao arquivstica.
correto afirmar que o princpio terico-metodolgico fundamental da teoria arquivstica o(a)

a) respeito pertinncia territorial.
b) gesto de documentos.
c) arranjo estrutural funcional.
d) respeito provenincia.
A destinao dos documentos indicada

a) pelo plano de classificao.
b) pelos instrumentos de pesquisa.
c) pela tabela de temporalidade.
*Tabela de temporalidade - Instrumento de destinao.
*Plano de Classificao - Instrumento de Controle/Gesto.
d) pela tipologia documental.
Assinale a opo que apresenta corretamente a definio de documento de arquivo.

a) Toda informao gerada por atividades de rgos pblicos, fixada em suportes e reunida intencionalmente por carac
culturais comuns.
b) Qualquer documento considerado autntico e preservado em velino por causa dos fatos sociais ou histricos registra
seu contedo.
c) Qualquer documento produzido ou recebido por pessoa fsica ou jurdica, acumulado naturalmente ao longo das ativ
preservado como prova de tais atividades. Segundo a norma tcnica que define os termos a serem utilizados no a
documento arquivstico aquele que, produzido ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerc
suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao.
d) A informao textual gerada oficialmente no decurso de ao administrativa ou judicial de rgo pblico, fixada ou n
suporte.
Devem receber tratamento global que resulte no aumento das possibilidades do uso da informao registrada para tom
decises.
O enunciado se refere a
a) documentos.
Os documentos devem receber tratamento global que resulte no aumento das possibilidade
da informao registrada para tomada de decises nos arquivos correntes e nas suas extenses, os intermedi
b) ementas.
c) arquivos.
d) normas.
e) planos.
A qualidade pela qual os documentos de arquivo evidenciam fatos e permitem reconstituir a estrutura e o funcionam
instituio responsvel por sua acumulao conhecida como
a) valor probatrio.
VALOR PROBATRIO
Valor que possuem os documentos que envolvam direitos, prova ou testemunho, tanto de pessoas fsicas ou ju
quanto da coletividade.
b) prescrio.
c) jurisprudncia.
d) princpio da provenincia.
e) vigncia.
Edital, edital de abertura de inscries, rascunho, microficha e fita magntica constituem, respectivamente, exemplos
a) srie, subsrie, tcnica de registro, suporte e formato.
b) espcie, tipo, forma, formato e suporte. Edital espcie, ou seja a linguagem formal do documento.
Se de "Abertura de inscries", siginifica que um tipo especfico de Edital. Rascunho a forma do documen
Microficha o formato, e o disco magntico se refere ao suporte.
c) fundo, grupo, dossi, formato e unidade de arquivamento.
d) grupo, subgrupo, seo, gnero e tcnica de registro.
e) gnero, classe, suporte, forma e unidade de acondicionamento.
Um conjunto de diversos documentos referentes a um mesmo assunto chama-se

a) expurgo.
b) indexao.
c) inventrio.
d) dossi.
e) guia.
A colocao correta das pastas e guias nas gavetas do arquivo, onde cada documento deve ocupar um nico e exclus
chamada de
a) arranjo.
Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam organizao dos documentos de um
coleo, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Guia - arquivo permanente
b) notao.
c) etiquetas.
d) projees.
e) classificados.
Julgue os itens abaixo, relativos a documentos pblicos.

I So considerados documentos pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de cart
e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. Lei 8.159 Art. 7
II A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autoriz
instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Lei 8.159 Art. 9
III A gesto e o recolhimento dos documentos pblicos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio federal de
responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos. Lei 8.159 Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio
gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de
funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso ao
documentos sob sua guarda.
Assinale a opo correta.
a) Nenhum item est certo.
b) Apenas os itens I e II esto certos.
c) Apenas os itens I e III esto certos.
d) Todos os itens esto certos.
possvel estabelecer uma srie de diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenas, assinale a opo
a) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos
b) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais.
c) Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particula
das atividades geradoras.
d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um nico exemplar ou e
nmero de cpias.
Os suportes dos documentos de arquivo incluem

a) papel, papel fotogrfico, pelcula videogrfica.
b) plantas, mapas, fotografias.
Formato
c) mdia eletrnica, pelcula filmogrfica, iconogrfico. Gnero
d) negativo fotogrfico, diapositivo, audiovisual.
Gnero
Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens subseqentes.
De acordo com a teoria arquivstica, os documentos arquivados na fase corrente possuem valor primrio e secundri
Certo
Errado
Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencente
gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro.
Certo
Errado
De acordo com a teoria arquivstica, os atos de correspondncia, como os ofcios, as cartas e os memorandos, devem
arquivados obedecendo classificao de "Recebidos", para os documentos encaminhados instituio, e "Expedidos
aqueles produzidos pela instituio.
Certo
Errado
A questo est errada porque as CORRESPONDNCIAS no se classificam em Expedidas
Recebidas, mas sim em EXTERNAS e INTERNAS! Simplesmente por isso!
No que se refere ao arquivamento de documentos, indicado que a instituio adote um mtodo de arquivamento nic
Certo
Errado
O mtodo de arquivamento deve ser escolhido de acordo com a natureza do documento e
estrutura da instituio.
A informao constitui uma mercadoria to vital para a empresa como os recursos humanos, materiais ou financeiros, s
quais ela no conseguiria viver. Como qualquer outro recurso, a informao deve ser gerida eficazmente, o que necess
corolrio, de um reconhecimento oficial da empresa. Para desempenharem as suas respectivas funes, todos os mem
organismo tm necessidade de informao que pode ser orgnica, isto , elaborada, enviada ou recebida no mbito da
misso, ou no orgnica, isto , produzida fora do mbito desta.
A gesto da informao a principal finalidade de um sistema de arquivos, assim indicada na lei que dispe sobre a po
nacional de arquivos pblicos, na qual definida como a administrao do uso e circulao de informaes orgnicas e
orgnicas, alm de seu tratamento tcnico arquivstico.
Certo
Errado
Lei 8.159 art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e opera
tecnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria
a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Nas localidades onde o Banco Central do Brasil possui representao regional, um cidado comum pode enviar carta c
reclamao, elogio ou sugesto, e ela ser encaminhada Ouvidoria do Banco. Se a Ouvidoria receber cartas do Rio G
Sul, como, por exemplo, de (1) Santa Maria; (2) Caxias do Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gramado e (5) Porto Alegre, de
a ordenao dessas cartas. Se for utilizado o mtodo geogrfico de arquivamento, na modalidade estado, cidade e
correspondente, a ordenao ser a seguinte:
a) 1,2,4,3,5
b) 2,4,3,5,1
c) 4,3,2,5,1
d) 5,2,4,3,1
e) 5,4,3,2,1
O Banco Central do Brasil, assim como muitos rgos pblicos, constitui comisses permanentes de avaliao de docu
visando a determinar os prazos de reteno de documentos e a destinao aps esse prazo. Elabora-se, portanto, a ta
temporalidade, que vai estabelecer critrios para a migrao do suporte e a destinao final. A destinao final, elemen
importante da tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, que so:
a) arquivo corrente ou arquivo intermedirio.
b) digitalizao ou microfilmagem.
c) conservao ou restaurao.
d) eliminao ou recolhimento.
e) proteo ou sigilo.
Um profissional do Banco Central do Brasil o responsvel por analisar os documentos que o banco recebe, dando o
encaminhamento devido s reas. Esse profissional recebe os seguintes documentos:
I envelope com peridicos mensais da classe dos bancrios para distribuio aos funcionrios; Correspondncia Pa
II envelope endereado ao Departamento Financeiro do Banco; Correspondncia Oficial
III envelope para um funcionrio do Banco, com informao pessoal; Correspondncia Particular
IV envelope destinado Ouvidoria. Correspondncia Oficial
Que documentos sero abertos, registrados e distribudos?
a) III e IV.
b) II e IV.
c) II e III.
d) I e IV.
e) I e II.
Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens subsequentes.
O arquivo de um rgo o conjunto de documentos recebidos ou expedidos por esse rgo no exerccio de suas ativi
Esse conjunto de documentos pode ser formado por qualquer espcie documental.
Certo
Errado
Conceito de Arquivo: a acumulao ordenada de documentos, em sua maioria textual, c
uma instituio ou pessoa, no cursos de suas atividades, e preservados para a consecuo de seus objetivos,
utilidade que podero ter no futuro. Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de docu
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrn
exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou
natureza dos documentos.
Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens subsequentes.
Um documento arquivstico confivel quando ele mantm relaes com os demais documentos do rgo que reflete
funes e atividades.
Certo
Errado
Descreveu-se o principio da organicidade, no a confiabilidade de um documento. Um do
arquivstico confivel aquele que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade est rel
ao momento em que o documento produzido e veracidade do seu contedo. Para tanto, h que ser dotado d
completeza e ter seus procedimentos de produo bem controlados. Dificilmente, pode-se assegurar a veracid
contedo de um documento; ela inferida da completeza e dos procedimentos de produo.
A lista sistemtica, pormenorizada, dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta e
determinada ordem para indicar sua localizao no texto, denomina-se
a) ndice.
Relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos o
instrumentos de pesquisa, acompanhados das referncias para sua localizao.
b) tabela de equivalncia. Instrumento que estabelece uma correspondncia entre notaes diferentes.
c) repertrio.
Instrumento de pesquisa no qual so descritos pormenorizadamente documentos,
pertencentes a um ou mais fundos e/ou colees, selecionados segundo critrios previamente definidos.
d) catlogo.
Instrumento de pesquisa organizado segundo critrios temticos, cronolgicos, onom
ou toponmicos, reunindo a descrio individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de fo
sumria ou analtica.
e) inventrio.
Instrumento de pesquisa que descreve, sumria ou analiticamente, as unidades de
arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentao poder refletir ou no a disposio fsica dos docu
O instrumento de destinao que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos corren
intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, denomina-se
a) tabela mnemnica.
b) lista de eliminao.
c) tabela de eliminao.
d) termo de encerramento.
e) tabela de temporalidade.
Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina
condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos.
Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais se os analisarmos em relao a do
aspectos: a. a prova que contm da organizao e funcionamento do rgo governamental que os produziu, e b. a info
que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies etc., com que o rgo governamental haja tratado
(SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Funda
Vargas, 1973. p. 153)
O primeiro aspecto de que trata o clssico autor norte-americano diz respeito a uma importante qualidade dos docume
arquivo, que a
a) informalidade.
b) probabilidade.
c) autenticidade.
d) duplicidade.
e) veracidade.
A srie pode ser definida como

a) conjunto de documentos reunidos em torno de um evento.
b) configurao formal assumida pelos documentos de acordo com seu suporte.
c) seqncia de unidades de um mesmo tipo documental.
Srie a subdiviso do quadro de arranjo, que corres
uma sequncia de documentos relativos mesma funo, atividade, tipo documental ou assunto.
d) processo acumulado no decurso de uma ao administrativa ou judiciria.
e) contexto (estrutural ou funcional) em que se produzem os documentos.
Com relao a conceitos fundamentais de arquivologia e tendo como referncia a legislao arquivstica brasileira vige
os itens a seguir.
De acordo com a aplicao dos critrios elaborados por Michel Duchein e considerando as vinculaes existentes entre
e o Ministrio dos Transportes, o acervo documental que estiver presente na ANTAQ deve ser considerado um subfund
vinculado ao fundo do referido ministrio.
Certo
Errado
PRINCPIO DA PROVININCIA ----------------- "OS IGUAIS E UNIDOS VENCERO...
De acordo com a legislao em vigor, os arquivos permanentes acumulados por agncias reguladoras, como a ANTAQ
ser mantidos em suas dependncias, desde que garantido o acesso e a preservao.
Certo
Errado
ARQUIVOS PERMANENTES SO DE SEGUNDA GERAAO......ISTO .. " SO ESPIRITO
ESPIRITO ESTO NO CU... LONGE DA CASA SUA CASA ORIGINAL"
De acordo com os fundamentos da arquivologia, correto que o arquivo corrente que existir na ANTAQ seja formado p
conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agncia para apoio s atividades cotidianas.
Certo
Errado
Arquivos corrente, primeira idade, ativo ou de movimentao so aqueles constituidos
documentos em curso ou consultados frequentemente conservados em dependncias prximas de fcil acess
DE PROVA
CORRENTE ............... CORRE FAZ MULECAGEM
INTERMEDIARIA........... FICA PARADO ESPERANDO QUE FAZER
PERMANENTE............ O SENHOR DOC. " DOCUMENTO VOV
De acordo com a legislao vigente, o formato da numerao dos processos abertos na ANTAQ deve seguir o modelo
em outros rgos pblicos da administrao pblica federal, que normatizado pelo Ministrio do Planejamento, Oram
Gesto.
Certo
Errado
PORTARIA N 2 Art 3 Para a utilizao da sistemtica de numerao nica de processo
rgos integrantes do SISG devero obedecer as faixas numricas de codificao de unidades protocolizadora
relacionadas abaixo:
O plano de destinao instrumento de avaliao aplicado em massas documentais acumuladas de fundos abertos,
ser o caso de documentos das agncias reguladoras, como a ANTAQ.
Certo
Errado
o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrncia da avaliao, se encam
documentos guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou reproduo.
O mais importante desses instrumentos a Tabela de Temporalidade que apresenta a identificao dos docum
seus prazos de guarda e a sua destinao para eliminao ou guarda permanente.
Julgue os itens seguintes, relativos a conceitos fundamentais de arquivologia.
Os arquivos de uma instituio so formados a partir da informao registrada orgnica, interna ou externa, dessa insti
Certo
Errado
DICA DE PROVA........(PENSE NO CORPO HUMANO) orgnica VEM DE ORGO.... QU
PARTE DE UM CORPO (E O CORPO TEM AOES INTERNAS E EXTERNAS)
A informao no orgnica existe exclusivamente nos setores de trabalho e sob a forma de publicaes, de bancos de
de dossis temticos.
Certo
Errado
Informao no orgnica: informao produzida fora do mbito da organizao. A inform
orgnica existe muitas vezes nos setores de trabalho, mas tambm esto em bibliotecas, centros de document
entre outros, sob a forma de publicaes (livros, revistas, jornais), de bancos de dados, de dossis temticos,
possvel distinguir dois nveis dos postulados fundamentais do princpio da provenincia: um primeiro nvel, que cons
no se misturar a documentao de diferentes fundos, e um segundo nvel, que se baseia em no se misturar a docum
das diferentes unidades que compem o fundo, mantendo sua estrutura orgnica original.
Certo
Errado
provenincia " IGUAIS E UNIDOS VENCEREMOS"
DENTRO OU FORA NO IMPORTA .

A imparcialidade, como uma das caractersticas dos registros documentais, caracteriza-se pelo fato de os documentos
no serem coletados artificialmente, mas resultarem do curso dos atos e das aes de uma administrao.
Certo
Errado
Naturalidade: diz respeito a como os documentos se acumulam nas administraes em f
seus objetivos eles no so coletados artificialmente como os objetos de um museu, mas naturalmente.
A capacidade que os documentos de arquivo tm de registrar e preservar as aes e os atos dos seus criadores prov
importante relao entre os documentos e a atividade da qual eles resultam.
Certo
Errado
Os documentos so os instrumentos e subprodutos e as provas fundamentais para conc
inferncias sobre aquelas atividades. E a capacidade que eles tm de registrar e preservar as aes e os atos d
criadores dada pela relao visceral que existe entre os documentos e a atividade da qual eles resultam.
Entre os aspectos diferenciadores de um documento de arquivo, incluem-se a heterogeneidade de seu contedo e a

multiplicidade da informao, aspectos derivados no da proximidade com a gnese do documento, mas de sua prpri
Certo
Errado
(CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - O carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquiv
Certo
Errado
A organicidade uma das caractersticas bsicas dos arquivos, ou seja, um arquivo fo
por documentos que possuem um valor de conjunto, o documento separado significa menos que no conjunto,
eventualmente, pode perder por completo o significado.
O documento tomado individualmente no testemunho completo dos atos e das aes que o geraram, visto que na
que ele estabelece com outros documentos e com a atividade da qual resulta que lhe so atribudos significado e capa
comprobatria, caracterstica conhecida como inter-relacionamento.
Certo
Errado
O desenvolvimento do conceito de arquivo, que tributrio do princpio de respeito aos fundos, tem caracterstica marc
resulta do acmulo de conhecimentos produzidos a partir de um clima epistemolgico prprio da poca em que alguns
foram sendo agregados.
Certo
Errado

Documentos de direo, documentos normativos, documentos constitutivos e documentos contbeis e financeiros so
documentais reconhecidos pela literatura arquivstica.
Certo
Errado
outros.
Gneros so ex: documentos textuais, documentos iconograficos, documentos audiovis
O fundo fechado no pode, em nenhuma hiptese, receber documentos aps a extino da pessoa jurdica ou o falec
pessoa fsica.
Certo
Errado
O princpio da territorialidade considerado pelos arquivistas canadenses um segundo nvel de aplicao do princpio
provenincia.
Certo
Errado
O princpio considerado pelos arquivistas como um segundo nvel do princpio da proven
princpio da manuteno da ordem original, que define que a ordem original ser aquela em que os documento
mesmo produtor esto agrupados conforme o fluxo das aes que os produziram ou receberam.
Em arquivos de qualquer fase importante reconhecer que documentos diplomticos so os de natureza estritamente
que refletem, na forma escrita, as relaes sociais, legais, polticas e administrativas entre Estado e cidados. So, por
quase totalidade dos documentos de arquivo. Nesse caminho, fcil entender que o objeto da diplomtica a configur
interna dos documentos, o estudo jurdico das partes e dos seus caracteres, visando a aquilatar elementos importantes
documento, que so:
a) estilo e narrativa.
b) texto e sentido.
c) legibilidade e exiguidade.
d) probabilidade e legitimidade.
e) fidedignidade e autencidade.
A Diplomtia uma cincia q auxilia a Arquivologia, e portanto, o estudo
documentos quanto sua autenticidade e fidedignidade, conforme o livro de Renato Valetini..
Um arquivista deve conhecer alguns tipos de escrita, pois pode utilizar esse conhecimento para identificar a poca em
documento foi escrito. o caso da Carta de Pero Vaz de Caminha, que foi escrita com letra carolngia. Esta escrita car
pelo traado rpido, pela tendncia unio das letras, traos com hastes cadas para a esquerda e por traos longos e
envolvendo a letra. Esta a apresentao inequvoca da letra gtica
a) clssica.
b) encadeada.
c) processual.
d) cortes.
e) humanstica.
Atualmente possvel observar, em alguns arquivos, elementos representativos de pocas como brases e emblemas
famlias. Qual a disciplina que estuda brases e emblemas?
a) Sigilografia
b) Numismtica
c) Genealogia
d) Historiografia
e) Herldica
Assinale a opo correta a respeito de arquivo.

a) Os documentos de arquivo so produzidos e recebidos com finalidades histricas, culturais e cientficas.
b) De acordo com o conceito de arquivo, uma coleo de manuscritos histricos colecionados por uma pessoa fsica n
considerada arquivo. Forma de acumulao de docs em Arquivo Orgnica, j em uma biblioteca em forma de
Por isso, uma COLEO de manuscritos histricos no um arquivo. No se considera arquivo uma coleo d
manuscritos histricos, reunidos por uma pessoa."
c) O sentido ou significado do acervo documental no depende da relao que os documentos tm entre si.
d) Os documentos so produzidos em exemplares mltiplos e inexiste uma significao orgnica entre esses docum
e) O julgamento acerca da preservao dos documentos tem carter revogvel, envolvendo questes de convenincia
Para compreender o contexto de produo dos documentos de arquivo, preciso conhecer as funes e atividades
desenvolvidas pelo organismo que os acumulou. No caso das instituies pblicas, as fontes privilegiadas para tal conh
so
a) as memrias dos titulares.
b) os atos normativos (legislao). Neste caso, das instituies pblicas, as FONTES privilegiadas para tal conhe
so: os atos normativos (legislao). Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao do
arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Co
Federal e nesta lei.
c) as notcias publicadas em jornais e revistas.
d) os currculos dos dirigentes.
e) os registros notariais.
Quando se examinam hoje as funes do profissional que atua junto aos arquivos, percebe-se que ficaram bastante am
abrangendo at mesmo as chamadas tarefas pr-arquivsticas, isto , aquelas que antecedem o incio do ciclo vital d
documentos.
Tal alargamento pode ser atribudo
a) a imposies da legislao emanada do Conselho Internacional de Arquivos e das entidades que o representam nos
pases.
b) ao fenmeno da globalizao, que exige padres administrativos comuns s diferentes naes.
c) ao modelo de governana corporativa adotado pelas instituies pblicas e privadas.
d) opacidade do Estado e ao mau uso das informaes governamentais.
e) necessidade de estabelecer metadados para os documentos criados em meio eletrnico. O ato de estabelecer
"metadados" o de criar modelos de bancos de dados para receber posteriormente os dados dos documentos
forma, os programadores precisam conhecer os conceitos de arquivologia, ou contar com a consultoria de que
entende, para que o modelo de banco de dados digital funcione de forma efetiva e eficiente e em acordo com a
legislao. Assim, o trabalho do arquivista abrange os tarefas pr-arquivisticas.
documentos.
As tarefas mencionadas eram tradicionalmente executadas pelos profissionais de
a) Organizao & Mtodos. At os dias atuais muitos profissionais da biblioteconomia, ocupam o espao do arq
nas instituies.
b) Informtica.
c) Gesto do Conhecimento.
d) Cincia da Informao.
e) Biblioteconomia.
O resumo que antecede ou sucede um ato normativo denominado

a) abstract.
b) sumrio.
c) ndice.
d) smula.
e) ementa. Ementa - 1) Smula de uma deciso, de um acrdo. 2) Rubrica. Enunciado breve que encima um di
legal, indicando o que nele se contm.
Quanto mais hierarquizado for o universo das funes e atividades de um organismo, mais se recomenda, como ferram
tratamento tcnico dos seus documentos, a adoo
a) do tesauro. NaTerminologia Arquivstica um dicionrio.
b) do plano de classificao. um esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos
arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlis
arquivo por ela produzido. Quanto mais hierarquizado for o universo das funes e atividades de um organism
recomenda como ferramenta de tratamento tcnico dos seus documentos.
c) do inventrio topogrfico. um instrumento de controle ou gesto de depsito destinado a indicar a localiza
dasunidades de arquivamento nos depsitos.
d) da amostragem.
a tcnica de seleo em que, de um dado conjunto de documentos, elege-se um sub
representativo do todo.
e) da tabela de temporalidade. o instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determ
prazos econdies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de docume
A divulgao das atividades e do acervo de um arquivo junto comunidade, por meio de publicaes, exposies, curs
conferncias e outras iniciativas, faz parte do chamado servio de
a) referncia.
b) apoio cultural.
c) consulta.
d) processamento tcnico.
e) reprografia.
Um documento autntico quando preenche os requisitos necessrios para que se reconhea

a) seu valor histrico.
b) sua provenincia. O princpio de respeito ao fundo ou princpio da provenincia aquele segundo o qual os a
originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos
origem diversa "
c) a inteno de seu signatrio.
d) seu teor informativo.
e) a identidade de seu destinatrio.
Para que sejam considerados de arquivo, de acordo com Schellenberg, os documentos devem obedecer a uma dupla c
terem sido produzidos ou acumulados na consecuo de um determinado objetivo e
a) manterem o arranjo que lhes foi dado pelo rgo que os produziu ou acumulou.
b) serem preservados na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio das partes que os integram.
c) seguirem uma linha imaculada de custdia ininterrupta e responsvel.
d) apresentarem regularidade e uniformidade de espcies, tipos, formatos e suportes.
e) possurem valor para fins outros que no aqueles para os quais foram produzidos ou acumulados. Para Schellenbe
termo arquivo definido como documentos de qualquer instituio pblica ou privada que so considerados d
merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que tenham sido depositados ou
selecionados para depsito, num arquivo de custdia permanente.
Para serem arquivos, os documentos devem ter sido produzidos ou acumulados na consecuo de um determ
objetivo e possuir valor para fins outros que no aqueles para os quais foram produzidos ou acumulados.
Uma das caractersticas dos documentos de arquivo a naturalidade com que so reunidos, ao contrrio do que ocorre
documentos de museu. Segundo Luciana Duranti, o atributo se deve ao fato de
a) no existir, no mbito da administrao (pblica ou privada), nenhuma obrigatoriedade quanto acumulao de doc
cabendo aos servidores ou agentes criar suas prprias normas arquivsticas.
b) haver a pretenso de simular o carter necessariamente subjetivo dos documentos, conferindo-lhes aparente natura
objetividade.
c) os profissionais da rea adotarem o princpio do respeito ordem original, segundo o qual o sistema de ordenao e
no organismo produtor mais natural.
d) grande parte dos documentos constiturem ameaa aos interesses do rgo produtor, razo pela qual se revestem d
natural e inofensivo.
e) os documentos no serem concebidos fora dos requisitos da atividade prtica, que se realiza de forma contnua e pr
dotando as sries de elementos de coeso espontnea e estruturada.
A competncia legalmente atribuda a uma instituio quanto entrada, custdia, propriedade, transferncia, e
e ao recolhimento de documentos conhecida como
a) poltica de arquivos.
b) legislao arquivstica.
c) jurisdio arquivstica. Atribuio legal de uma entidade quanto entrada, custodia, propriedade, transfern
eliminao e recolhimento de arquivo.
d) sucesso arquivstica.
e) patrimnio arquivstico.
Caderno e livro so exemplos de

a) formato. Formato: Aspecto fsico, independente da informao nele registrada. So formatos documentais: a
livro, o caderno, o pergaminho.
b) tipo.
c) espcie.
d) suporte.
e) forma.
A documentao cartogrfica uma modalidade do gnero

a) eletrnico.
b) textual.
c) bibliogrfico.
d) iconogrfico. Segundo o livro "Arquivologia para Concursos" (Renato Valentini - Ed. Elsever - pag. 29): "O g
documentos est ligado maneira de represent-los, de acordo com os seus diversos suportes. So Eles:"
* Textuais;
* CARTOGRFICOS;
* Iconogrficos;
* Filmogrficos;
* Sonoros;
* Microgrficos;
* Informticos.
e) informativo.
Edital, edital de citao, cdice e rascunho so, respectivamente,

a) espcie, tipo, formato e forma. ESPECIE: configurao que assume um documento de acordo com a disposi
natureza das informaes - Ex: boletim, certido , declarao, edital, etc.
TIPO: configurao que assume a espciel do documento, de acordo com a atividade a gerou - Ex: boletin (de
ocorrncia); certido (de casamento); declarao (de bens); edital (de citaes); etc.
FORMATO: configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado - E
caderno, cartaz, cdice, etc.
FORMA: estgio de preparao do documento - Ex: original, cpia, minuta, rascunho, etc.
b) formulrio, espcie, forma e gnero.
c) espcie diplomtica, espcie jurdica, tipo e linguagem.
d) tipo, espcie, srie e suporte.
e) formato, assunto, suporte e tcnica de registro.
O objetivo da classificao
a) identificar as unidades de arquivamento, para permitir sua localizao nos depsitos.
b) facilitar a elaborao de um ndice alfabtico remissivo dos documentos de determinado fundo.
c) ordenar os documentos de uma srie, facilitando sua recuperao.
d) atribuir valores primrios e secundrios aos documentos, de modo a contribuir para o processo de seleo.
e) dar visibilidade s funes e s atividades da instituio, relacionando-as com os documentos do arquivo. O objetiv
classificao dar visibilidade s funes e s atividades da instituio,deixando claras as ligaes entre os
documentos.
As rubricas com que se distinguem os diferentes documentos de uma instituio a partir do contexto imediato do qual s
originaram (atividades, funes, estruturas) resultam do processo de
a) classificao. Entende-se por classificao: o processo pelo qual se torna possvel dispor de uma forma ord
determinado conjunto de elementos, de molde a facilitar a sua posterior identificao, localizao e consulta. P
palavras, um mtodo que permite ordenar os vrios elementos de um conjunto de acordo com as suas semel
diferenas, agrupando o que semelhante e separando o que diferente.
b) avaliao.
c) armazenamento.
d) tombamento.
e) ordenao.
Em seu trabalho Como descrever documentos de arquivo (So Paulo, 2002), Andr Porto Ancona Lopez elabora um qu
contm, na primeira coluna, os diferentes nveis de descrio; na segunda, o objeto sobre o qual recai o processo desc
terceira, o instrumento de pesquisa resultante dessa operao. No quadro abaixo transcrito, foram suprimidas as inform
algumas clulas.
NVEL
BASE
INSTRUMENTO
instituio
acervo
guia
fundo
srie
inventrio
srie
item documental
catlogo
item documental
assunto
ndice
Para que se possa fazer uma leitura horizontal coerente, a partir do cabealho do quadro, o preenchimento adequado d
vazia da
primeira linha
a) repertrio.
b) coleo.
c) guia. Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram
de um arquivos permanente. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a tot
dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a es-trutura, o perod
tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.
d) dossi.
e) inventrio analtico.
segunda linha
a) dossi.
b) fundo. Conjunto de documentos de uma mesma provenincia (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquiv
c) documentao.
d) miscelnea.
e) cdice.
terceira linha
a) guia de fontes.
b) inventrio topogrfico.
c) pronturio.
d) catlogo.
Catlogo: criado segundo um criterio temtico, cronolgico, onomstico ou geografico, descrev
unilateralmente os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma resumida ou analitica.
e) inventrio sumrio.
quarta linha
a) assunto.
b) formato.
c) rgo produtor.
d) frmula.
e) forma.
Hoje, a cincia que tem como objeto os arquivos o resultado de um processo cumulativo de experincias e de estudo
desenvolvimento tem de ser examinado a partir de um caminho no muito longo.
Antonia Heredia Herrera. Archivistica general. In: Teoria y prctica. Sevilla: Diputacin de Sevilla, 1991, p. 41 (trad. com
adaptaes).
Acerca dos conceitos fundamentais da Arquivologia, julgue os itens a seguir.
Os arquivos tm uma estrutura, uma articulao e uma relao artificial entre suas partes.
Certo
Errado
Organicidade segundo Jenkinson Eles os arquivos tm, conseqentemente, uma estrut
articulao e uma natural relao entre suas partes, as quais so essncias para sua significao. A qualidade
arquivo s sobrevive em sua totalidade se sua forma e relaes originais forem mantidas. Princpio da Natura
os arquivos no so colados artificialmente como os objetos de um museu ou mesmo uma biblioteca, mas natu
com o decorrer do exerccio das funes do rgo ou instituio.
O nico nvel de informao encontrado em um arquivo aquele contido, isoladamente, no documento arquivstico.
Certo
Errado
DOIS NVEIS DE INFORMAO CONTIDOS NUM ARQUIVO:
- A informao contida no documento de arquivo isoladamente;
- A contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituio
a pessoa que o criou.
O conceito de informao arquivstica apareceu recentemente na literatura da rea e carece de aprofundamento teric
dilogo mais intenso com outras disciplinas do conhecimento humano.
Certo
Errado
interpretao das informaes registradas depende da relao das mesmas com o contex
produo. entre os arquivistas canadenses que se vem consolidando o conceito de informao arquivstica e
preconiza-se uma maior relao entre a Arquivologia e Cincia da Informao.
Dois pressupostos bsicos determinam o carter probatrio e informativo dos documentos arquivsticos: o testemunho
transaes e o fato de a veracidade desses documentos depender das circunstncias de sua criao e preservao.
Certo
Errado Segundo Duranti (1994, p.51), dois pressupostos bsicos determinam a habilitao probatr
informativa dos documentos arquivsticos:
* Os registros documentais atestam aes e transaes;
* Sua veracidade depende das circunstncias de sua criao e preservao.
Com a adoo do princpio da provenincia, a organizao dos documentos feita a partir das funes do sujeito acum
arquivos foi superada pela organizao temtica.
Certo
Errado
Princpio da Provenincia - Princpio bsico da Arquivologia segundo o qual os arquivos g
por uma instituio ou pessoa no devem ser misturados aos de outros geradores. Arquivos originrios de um
instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico de p
no devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
O carter orgnico dos documentos de arquivo revelado pelas espcies documentais.
Certo
Errado
Em relao ao Princpio da Organicidade:
"As relaes administrativas orgnicas se refletem NOS CONJUNTOS DOCUMENTAIS.
A organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidad
produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas."
PORTANTO, NO SO AS ESPCIES DOCUMENTAIS QUE REVELAM O CARTER ORGNICO.
O princpio da ordem natural subsidirio ou decorrente do princpio da cumulatividade.
Certo
Errado
Quanto ao princpio de manuteno da ordem original , Duranti (1994b) o considera como
princpio de provenincia sob o ponto de vista interno do arquivo (p. 57). A ordem original seria aquela em que
documentos de um mesmo produtor esto agrupados conforme o fluxo das aes que os produziram ou receb
documento a corporificao de aes que ocorrem em um fluxo temporal, a ordem original, ou melhor, a orde
documentos em correspondncia com o fluxo das aes torna-se indispensvel para a compreenso dessas a
conseqentemente, para a compreenso do significado do documento.
A arquivologia ps-custodial tem como caracterstica principal a integrao das trs fases arquivsticas.
Certo
Errado
Arquivologia ps-custodial :
"a denominao para a corrente de pensamento que busca uma renovao no modo de saber e fazer para a Arq
do sculo XXI.
Surgida no Canad, mais especificamente na cidade do Quebec, teve na professora Gagnon-Arguin a instigado
diagnstico da evoluo da Arquivstica em tal cidade. A proposta da Arquivstica ps-custodial a transforma
Arquivstica em uma disciplina da Cincia da Informao.
Foge do pensamento arquivstico custodial que trata o documento como um bem cujo valor se limita a servir u
cultura ou histria; ou, tragicamente, que o tratamento arquivstico se justifica somente pela necessidade d
liberao de espao fsico nas dependncias das instituies.
No sentido contrrio, a Arquivstica ps-custodial sugere a anlise e o estudo dos arquivos, e tambm a substi
atual objeto da Arquivstica (o documento) pela informao arquivstica."
Tradio documental o atributo que se origina do objetivo de cada um dos exemplares dos documentos arquivsticos
cpia e minuta).
Certo
Errado
O original o documento feito por direta vontade dos autores e conservado em matria
genunas sob as quais foi originalmente emitido (PAOLI; REAL DIAZ, 1980). O original conserva todos os carac
externos e internos com os quais foi emitido. Diplomaticamente, considera-se no original: 1. o seu carter de p
de matriz; 2. o seu carter de acabado, perfeito, limpo.
O princpio da territorialidade no plano institucional determina que os arquivos sejam conservados o mais perto possve
da sua criao, e a sua aplicao significa que eles devem ser guardados pela instituio que os criou.
Certo
Errado
A respeito de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir.
A justificativa para organizao de arquivos de rgos pblicos est na ordem direta do interesse de trs tipos de usu
deles fazem uso: o administrador, o cidado e o pesquisador.
Certo
Errado
Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos:
a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental;
b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de cultura, ao la
livros, manuscritos e peas de museus;
c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniquilao de uma sociedade anti
acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram um
especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade principal era separar, para eliminao, todos os docum
alusivos a tais direitos e privilgios.
Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Qua
atendiam mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo
administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrochar um crescente interesse pe
histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da histria.

O documento de arquivo um tipo de material que tem como objetivo principal informar para instruir ou ensinar
Certo
Errado
O documento de uma Biblioteca um tipo de material que tem como um dos objetivos informar para instruir ou
O documento de um arquivo o registro de uma informao em um suporte que tem como objetivo principal co
elementos de prova ou de informao. Objetivo permitir o acesso.
Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, no se trabalha com documentos mltiplos nem co
tipologias uniformes, passveis de se submeterem a uma estrita normalizao de processamento tcnico.
Certo
Errado
Destaca-se, principalmente, que os documentos dos arquivos so produzidos EM N
OU EM LIMITADO NMERO DE CPIAS, enquanto que os documentos das bibliotecas (livros) SO PRODUZIDO
NUMEROSOS EXEMPLARES, distribudos pelas inmeras bibliotecas existentes.
O formato dado a um documento de arquivo o fator que determina o uso e o destino de armazenamento futuro desse
documento.
Certo
Errado
O que determina o destino de armazenamento futuro de um documento a atividade de a
"O processo de avaliao dos documentos do arquivo tem por objectivo a determinao do seu valor arquivsti
vista fixao do seu destino final: conservao permanente ou eliminao."
A informao governamental um dos principais componentes dos dispositivos de mediao no jogo democrtico que
Estado e sociedade civil. Isso pressupe, no mnimo, que o Estado reconhea a informao como recurso gerencial int
todas as suas aes e objeto de polticas pblicas especficas.
Jos Maria Jardim. Polticas de informao governamental: a construo de governo eletrnico na administrao pblic
do Brasil. DataGramaZero, v. 4, n.o 2, abr./2003 (com adaptaes).
Os estudos acerca da informao arquivstica na administrao pblica brasileira e de seus usurios esto muito av
Por meio deles, sabe-se quem a produz, por que razo e em que condies essa produo feita, e como e quando s
dessa informao ao longo do processo decisrio.
Certo
Errado
Informao arquivstica faz parte do novo conceito de Arquitivsitca pos-custodial no es
avanada no Brasil.
Acerca do programa descritivo, julgue os itens a seguir.

Entre as caractersticas da classificao, inclui-se a capacidade descritiva.
Certo
Errado
Classificao - o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos documentos e se
categoria de assunto sob a qual devem ser recuperados.
Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir.
O Registratur, sistema alemo, caracterizado pela manuteno dos processos por negcio ou ato administrativo, sen
um deles formado pelo conjunto dos documentos recebidos e pelas minutas de cartas expedidas por ocasio de um m
negcio.
Certo
Errado
Nos pases de tradio administrativa germnica [...] existem, nos organismos da admini
sees especiais denominadas Registratur (em ingls, Registry) cuja funo registrar e classificar todos os
documentos recebidos ou produzidos por esse organismo, ou seja, prov-los de meios de referncia (letras, n
etc.) que correspondam a um quadro preestabelecido.[...] torna-se admissvel, nessas condies, que os arquiv
pases de tradio germnica tendam a insistir no respeito classificao dada pelo Registratur [...] Infelizmen
pases de tradio latina (espanhola, francesa, italiana) no h, de modo geral, nada semelhante ao Registratur
isso muitas teorias sobre o princpio [...] so inaplicveis aos arquivos dos pases de tradio latina por no
corresponderem sua realidade. (DUCHEIN, 1983, p.27-28)
Registratur - sistema que permite controlar a produo e a manuteno de documentos nas fases corrente e
intermediria por meio de registros, listagens ou repertrios, ndices e planos de arquivamento, em uso nos pa
tradio germnica e certos pases anglo-saxes e eslavos. (DTA)
O conhecimento arquivstico tributrio da expanso das empresas privadas com suas complexas necessidades
informacionais e tambm vinculado a essa mesma expanso.
Certo
Errado
A procura pelos arquivos intensificou-se, nos sculos XVII e XVIII, em funo do chamado valor primrio dos document
Certo
Errado
A etapa em que os arquivos podem ser consultados no quando eles possuem valo
mas sim quanto tm valor secundrio (valor histrico), e isso s se d na fase permanente ou de terceira idade
A legislao arquivstica produzida pela Revoluo Francesa teve dois aspectos importantes: a criao de um rgo na
independente para administrar os arquivos e a inteno de liberar o acesso aos documentos.
Certo
Errado
O Arquivo Nacional criou o SIGA (Sistema de Gesto de Arquivos) para garantir o aces
interessados aos documentos.
As classificaes adotadas na organizao dos arquivos, como resultado das concentraes em massa dos arquivos e
concepes tericas racionalistas dos sculos XVIII e XIX, na prtica, no contriburam para qualquer aperfeioamen
arquivstico.
Certo
Errado
O sistema non-registratur, que vigorou na Frana antes do princpio de respeito aos fundos, fundamentava-se na orga
dos documentos desde a sua origem, sendo estes registrados com base em uma tabela metdica.
Certo
Errado

O princpio de respeito aos fundos no era uma novidade absoluta no sculo XIX, mas foi nas instrues do Ministrio
francs que tal princpio se concretizou de maneira explcita.
Certo
Errado

O principal resultado da aplicao do princpio de respeito aos fundos a ordenao dos documentos por assuntos.
Certo
Errado
O principal resultado da aplicao do princpio de respeito aos fundos ou provenincia
arquivo produzido por uma entidade no deve ser misturado aos de outras entidades geradoras.
O mtodo histrico uma verso italiana aperfeioada do princpio de respeito aos fundos, que inclui o princpio da ord
original.
Certo
Errado
Com relao ao diagnstico da situao arquivstica, julgue os itens subsequentes.
Para se fazer o diagnstico da situao arquivstica, preciso coletar dados quantitativos e qualitativos, principalmente
das informaes no orgnicas.
Certo
Errado
Informaes no orgnicas so aquelas que so mantidas no setor para dar apoio as a
Dicionrio, CLT, Lista Telefnica e etc.
Informaes orgnicas so as que so produzidas no setor. Ex. relatrios, ofcios, memorandos, registro de fun
e etc.
Acerca de arquivamento e procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.
Os documentos de arquivo no so objeto de coleo, mas produtos e subprodutos das funes e das atividades de um
organizao pblica ou privada e das atividades de uma pessoa fsica.
Certo
Errado
Os objetos de coleo por pessoas particulares no so, considerados arquivos. De ac
lei 8.159, art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e rece
rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividade
especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos docum
Acerca das teorias e dos princpios arquivsticos, julgue os itens a seguir.
A instituio de interesse pblico com objetivo de conservar, estudar e colocar disposio do pblico colees de pe
objetos de valor cultural considerada um arquivo.
Certo
Errado
Essa a definio de MUSEU. Veja abaixo: Museus: instituies de interesse pblico,
com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valo
Acerca das teorias e dos princpios arquivsticos, julgue os itens a seguir.
A funo primria do arquivo funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em um segundo momento, consider
valor para a histria e a cultura de uma sociedade.
Certo
Errado
ARQUIVOS: tm como valor principal o valor funcional.
MUSEUS E BIBLIOTECAS: (essas sim) tm como valor principal o valor histrico e cultural.
O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retr
estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento.
Certo
Errado
O documento de arquivo s tem sentido se relacionado ao meio que o produziu, pois e
atestam e comprovam as atividades do rgo ou instituio que os produziu ou que os recebeu no decorrer da
realizao de suas atividades. Portanto, seu conjunto deve retratar a estrutura e as funes do rgo gerador o
acumulador.
(Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o
arquivo de uma instituio pblica ou privada um fundo fechado ou aberto.
Certo
Errado
O fundo aberto se podem ser acrescentados novos documentos em funo do fato
entidade produtora continuar em atividade; e, fechado se no recebe acrscimos de documentos, em funo d
entidade produtora no se encontrar mais em atividade. Portanto, o item est errado.
O princpio de respeito aos fundos fundamental para a ordenao dos acervos arquivsticos de terceira idade, o que t
evidente que a estrutura e o funcionamento da administrao so os elementos que guiam o arranjo dos documentos.
Certo
Errado
Ao se tratar de arquivo permanente (=terceira idade), deve-se sempre levar em conside
princpio da provenincia, ou seja, o respeito aos fundos. O arranjo, por sua vez, consiste na reunio e ordena
adequada dos documentos no arquivo permanente. Desta forma, respeitando-se o princpio da provenincia, o
feito dever espelhar a estrutura e a administrao do rgo que os produziu. Portanto, o item est certo.
O desentranhamento a
a) juntada definitiva de um processo a outro.
b) juntada provisria de um processo a outro.
c) separao de processos aps a juntada provisria.
d) retirada de folhas do processo.
A retirada de um determinado documento ou qualquer folha juntada a um p
ou protocolado CONSTITUI ato de DESENTRANHAMENTO. Retirada de documentos de um processo ou protoco
e) abertura de um novo volume do mesmo processo.
Para produzir um fundo de arquivo, uma organizao, entidade, seja ela pblica ou privada, deve possuir os seguintes
exceto:
a) atribuies precisas e estveis.
b) posio no seio da hierarquia administrativa definida com exatido.
c) poltica arquivstica institucional independente e autnoma.
d) chefia responsvel, gozando de poder de deciso.
e) organizao interna conhecida e fixada em um organograma.
A noo do conjunto de peas que compem uma estrutura arquivstica muito importante em qualquer instituio, sej
ou privada. Dessa forma, os arquivos federais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, os arquivos estaduais do
Executivo, Legislativo e Judicirio e os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo, quando organizados
sistematicamente passam a integrar o
a) CONAR
b) SIDOR
c) SIARQ
d) ENARA
e) SINAR
LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que defini
poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
Inspirados no clssico autor Schellenberg, os manuais de Arquivologia costumam definir os procedimentos da rea com
os aos praticados pelas demais instituies de custdia de documentos. Nessa linha de abordagem, possvel afirmar
arquivos,
a) ao contrrio das bibliotecas, renem documentos desprovidos de autonomia. Dizer que no h autonomia no sig
necessariamente, dizer que o contedo do arquivo no tenha autoria, mas sim que, no caso de arquivos, a clas
e ordenao deste segue um outro esquema: o de assunto. Realmente os documentos dos arquivos so despr
autonomia, uma vez que a organicidade uma de suas caractersticas. Isso significa que os documentos do ar
esto relacionados entre si, como, por exemplo, uma duplicata, que um ttulo de credito, est ligada a uma fa
documeto que informa o nmero de prestaes, e consequentemente o nmero de duplicatas, ou seja h uma
um elo lgico que leva a comprovao de um fato, no caso uma dvida!
b) ao contrrio dos museus, no dispem de documentos iconogrficos.
c) ao contrrio das bibliotecas, s comportam documentos manuscritos e dactiloscritos.
d) semelhana dos museus, tm uma funo social de lazer e entretenimento.
e) semelhana dos centros de documentao, organizam seu universo documental a partir de descritores e palavras-
A respeito de arquivologia, julgue os itens seguintes.

Legado o elemento de identificao das unidades de arquivamento, constitudo de nmeros, geralmente utilizado na
administrao pblica para designar um conjunto de documentos.
Certo
Errado
Legado- aquilo que se deixa por testamento a quem no herdeiro foroso ou principal.
deixar; deixar por herana; transmitir.
Entre os itens abaixo, no funo do arquivo:

a) preservar os documentos.
b) organizar os documentos.
c) classificar os documentos.
d) proporcionar consulta.
e) doar os documentos.
O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram-se arquivos,
fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carte
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualqu
seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Quando o arquivo de uma entidade passa a conviver com o de outras, nas instituies de guarda permanente de docum
recebe o nome de
a) srie.
b) setor.
c) grupo.
d) seo.
e) fundo.
Dica: Fundo sempre se refere a arquivos permanentes!!!
Alm da fase intermediria, em que no so muito consultados, os documentos de arquivo passam pela fase:
a) de organizao, em que so arrumados.
b) de seleo, em que so descartados.
c) corrente, em que no podem ser eliminados.
d) temporria, em que no podem ser consultados.
e) permanente, em que so abertos consulta pblica.
Um grupo de pesquisadores, auxiliados por um Tcnico de Arquivo do Banco Nacional Social, trabalha na anlise do a
histrico. O coordenador do grupo explica que, conforme orientao do arquivista, importante destacar, nesta emprei
valor secundrio dos documentos, que devem evidenciar caractersticas de documentos
a) eventuais e sigilosos.
b) classificatrios e informacionais.
c) circunstanciais e custodiais.
d) probatrios e informativos.
e) correntes e intermedirios.
Acerca do princpio da territorialidade, assinale a assertiva correta.

a) No aplicvel no plano institucional.
b) Tem o mesmo sentido do princpio da pertinncia territorial.
c) Surgiu da necessidade de superar a organizao temtica dos documentos.
d) Os arquivos deveriam ser entregues ao servio de arquivo com jurisdio arquivstica sobre o territrio ao qual o con
refere.
e) Os arquivos deveriam ser conservados nos servios de arquivo do local em que foram produzidos.
O princpio da ordem primitiva pode ser definido como o princpio segundo o qual
a) todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido.
b) o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu.
c) os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original.
d) o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades p
e) o arquivo protege os indivduos da divulgao no autorizada de informaes de carter pessoal.
A aplicao dos princpios de identificao do fundo de arquivo tem como consequncia

a) que a diviso ou seo interna de um organismo corresponde s condies requeridas para se produzir um fundo de
b) que qualquer organismo detentor de uma existncia jurdica e um nvel de competncia prpria produz um fundo de
c) que os rgos dependentes de um organismo central no produzem fundos de arquivo que lhes so prprios.
d) que um mesmo organismo pode formar, dependendo de sua complexidade, mais de um fundo de arquivo.
e) que um fundo pode ser identificado em uma diviso ou seo interna de um organismo, mesmo dividindo competnc
outras divises ou sees internas.
O conceito de arquivo, apesar das transformaes ocorridas aps a segunda metade do sculo XX, mantm inalterada
caracterstica bsica, que a(o)
a) limitao dos suportes.
b) restrio do sujeito acumulador pessoa jurdica.
c) data de produo dos documentos.
d) formao por documentos considerados de valor permanente.
e) conjunto orgnico produzido por uma atividade jurdico-administrativa.
No mbito da cadeia informacional arquivstica referente s trs idades (corrente, intermediria e permanente) dos arqu
ciclo da informao arquivstica envolve, por princpio, na etapa do contexto organizacional de produo,
I. criao ou produo.
II. uso pelo cidado, pelo pesquisador cientfico e, eventualmente, pelo administrador pblico.
III. uso privilegiado pelo administrador e, excepcionalmente, pelo cidado.
IV. eliminao e transferncia dos documentos e informaes.
V. estocagem das informaes consideradas de valor permanente.
Esto certos os itens
a) I e II
b) I e V
c) II e III
d) III e IV
e) III e V
Os arquivos correntes tm as seguintes caractersticas:

I. documentos com pequena possibilidade de uso.
II. documentos com valor primrio elevado.
III. documentos que ficam prximos aos usurios diretos.
IV. documentos com valor informativo. Permanentes: probatrio e informativo
Os itens corretos so
a) I e II
b) I e III
c) I e IV
d) II e III
e) II e IV
As quatro idades propostas pelo italiano Elio Lodolini correspondem

a) diviso da fase corrente em pr-arquivstica e arquivo ativo.
b) criao de uma fase de armazenamento dos documentos sigilosos.
c) diviso do arquivo intermedirio em duas fases.
d) diviso do arquivo permanente em duas fases: uma com restrio de acesso e, outra, com acesso pblico.
e) criao de uma fase de armazenamento dos documentos reformatados (microfilmados ou digitalizados).
O fundamento da avaliao de documentos de arquivo dado pela (pelo)

a) teoria das trs idades.
b) princpio da provenincia.
d) aplicao do conceito de fundo de arquivo.
e) princpio da naturalidade.
A avaliao de documentos arquivsticos no Brasil feita a partir da aplicao da (do)

a) avaliao funcional.
b) valor dos documentos de arquivo.
c) arquivstica integrada.
d) macroavaliao.
e) arquivologia ps-custodial.
So exemplos de tipologias documentais:

a) documentos fotogrficos, memorandos, planos de aula.
b) cartazes, mapas, plantas.
c) ampliaes, memrias de clculos, ofcios expedidos.
d) relatrios de atividades, planos de ao, atas de reunio.
e) fitas de vdeo, cheques, memria de reunio.
O emprego da tipologia documental no que-fazer arquivstico recente, mas tem mostrado vantagens nos seguintes se
do processamento documental, exceto na (no)
a) avaliao.
b) transferncia/recolhimento.
c) classificao.
d) servio aos usurios.
e) descrio.
Na Arquivstica, a anlise tipolgica parte do princpio da provenincia e verifica se

a) a expresso diplomtica corresponde realmente ao ato jurdico-administrativo para o qual ela est servindo de meio.
b) a tramitao corresponde ou correspondeu expresso diplomtica.
c) o ato implcito na espcie teve os trmites obrigatrios.
d) o levantamento das relaes internas do conjunto documental ao qual a unidade estudada no deve ser feito.
e) o conjunto homogneo de atos est expresso em um conjunto homogneo de documentos.
A contradio existente na organizao dos arquivos permanentes que o arranjo :

a) uma operao intelectual e material.
b) baseado na forma administrativa, mas atende ao pesquisador.
c) definido pelo princpio da provenincia e internamente pelos assuntos dos documentos.
d) temtico e a descrio orgnica.
e) estrutural e a classificao funcional.
Quanto ao conceito de arranjo, assinale a assertiva correta.

a) usado para designar a organizao dos documentos nos arquivos de terceira idade.
b) uma operao diferente da classificao.
c) a operao que se resume ordenao dos conjuntos documentais ainda no atingidos pela aplicao da tabela d
temporalidade.
d) A teoria das trs idades o seu embasamento metodolgico.
e) Tem como sinnimo arquivamento.
O catlogo o instrumento de pesquisa

a) que toma por unidade documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou
arquivos.
b) autnomo ou complementar produzido pela indexao.
c) que fornece informaes bsicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos.
d) que descreve parcialmente todas as sries de um fundo, respeitada ou no a ordem de classificao.
e) que descreve exaustivamente ou parcialmente um fundo ou uma de suas subdivises e toma por unidade a pea do
respeitada ou no a ordem de classificao.
Quando necessrio elaborar um instrumento de pesquisa para permitir uma viso do conjunto dos servios de arq
modo a possibilitar ao pesquisador saber quais so seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga,
falando do
a) inventrio sumrio.
b) inventrio preliminar.
c) anurio.
d) guia.
e) ndice seletivo.
O elemento de identificao do local de produo de um documento, definido pela Norma Brasileira de Descrio Arqu
(NOBRADE), a
a) data tpica.
b) data crnica.
c) data-limite.
d) data-assunto.
e) data de produo.
O elemento de descrio da Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE) que tem como objetivo oferecer in
referenciais sobre a produo e acumulao da unidade de descrio, bem como sobre a sua custdia :
a) rea de contextualizao.
b) histria administrativa/biografia.
c) histria arquivstica.
d) procedncia.
e) mbito e contedo.
O mtodo pedaggico adequado para mediar a relao entre os estudantes e o documento de arquivo
a) dedutivo.
b) induo.
c) didtico.
d) mtodo-ao.
e) exposio.
Por seus mantenedores, o arquivo pode ser classificado de 4 maneiras. Assinale aquela que no uma classificao d
a) Pblicos.
b) Institucionais.
c) Comerciais.
d) Familiares ou pessoais.
e) Gerais ou centrais. Quanto a abrangncia
Assinale a alternativa correta que apresenta, de acordo com a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a definio de ar
a) qualquer obra manuscrita ou impressa, que facilita o acesso s informaes e aos Conhecimentos especializados
b) So conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidade
em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da inf
ou a natureza dos documentos.
c) o documento em que se reproduzem e anotam compromissos, despesas, atividades, datas e horrios.
d) So conjuntos de documentos reproduzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter no-pblico e e
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o sup
informao ou a natureza dos documentos.
e) So conjuntos de documentos reproduzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entida
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o sup
informao ou a natureza dos documentos.
Ainda de acordo com Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, correto afirmar que so tipos de arquivos:
a) correntes, intermedirios e permanentes.
b) correntes, temporrios e permanentes.
c) privados, intermedirios e permanentes.
d) correntes, intermedirios e provisrios.
e) correntes, temporrios e provisrios
Qual a nica desvantagem, para o Assistente Administrativo, de um arquivo eletrnico no seu setor da instituio?
a) Reduo de tempo no acesso a documentos, reduo de rea fsica e moveis para arquivamento.
b) Economia com a reduo de tempo de resposta para auditorias e pesquisas.
c) Reduo de custos provenientes da duplicidade, reprografia e extravio de documentos.
d) Dependncia da regularidade de fornecimento de energia eltrica.
e) Interao com outros sistemas como correio eletrnico, sistemas de gesto e manuteno.
(CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009) - O cidado brasileiro tem o direito de receber dos
pblicos informaes relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arq
quando autorizado pelo judicirio. Outras informaes so originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a s
do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas.
Certo
Errado
Em primeiro lugar, ao afirmar que o cidado brasileiro somente tem o direito de receber dos
pblicos informaes relativas a seus direitos e deveres exclusivamente particulares.
(Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses vari
representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia.
Certo
Errado
Documentos iconogrficos: suporte sinttico, em papel emulsionado, como fotografias,
diapositivos, desenhos etc.; documentos cartogrficos: representaes geogrficas, arquitetnicas ou de enge
(mapas, plantas, perfis etc.). Portanto, item errado.
(CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009) - correto afirmar que o princpio terico-metodolg
fundamental da teoria arquivstica o respeito provenincia.
Certo
Errado
Perfeito, como vimos, a provenincia o princpio fundamental da arquivstica,
considerada como a base terico-metodolgica do fazer arquivstico.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010) O princpio de respeito ordem original
a) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido.
b) refere-se ordem fsica que os documentos tinham no arquivo corrente.
c) relaciona-se separao de um fundo de arquivo de outros fundos.
d) determina que os documentos devem ser classificados por assunto.
e) refere-se ao respeito organicidade e ao fluxo natural e orgnico com que os documentos foram produzidos.
(CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - O princpio da naturalidade dos arquivos a lei que rege as inte
arquivsticas.
Certo
Errado
Princpio da Provenincia a lei que rege todas as intervenes arquivsticas, pois, ao se
este princpio, o arquivista garante a integridade do fundo de arquivo. O princpio da naturalidade diz que os do
de arquivo tm sua origem na atividade natural da organizao a que pertencem.
(CESPE ME - Arquivista 2008) - O princpio da reversibilidade, que o segundo nvel de aplicao do princpio
provenincia, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela fam
produziu.
Certo
Errado
original.
O enunciado misturou os princpios da reversibilidade com o Princpio de manuteno da
(CESPE ME - Arquivista 2008) - O contexto arquivstico formado por todos os fatores ambientais que determinam
documentos so gerados, estruturados, administrados e interpretados.
Certo
Errado
Estes fatores so, cada um ao seu tempo, determinados pelo contexto sciopoltico, cultu
econmico. Ou seja, a situao da sociedade no tempo e que os documentos foram gerados.
(CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos d
permanente ou considerados como de interesse pblico e social ficar sujeita responsabilidade penal, civil e adminis
forma da legislao em vigor.
Certo
Errado
O art. 25: Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legis
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse p
social.
(CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) A adoo do sistema descentralizado de arquivos c

mais adequada para pequenas organizaes, ao passo que o sistema centralizado compatvel com as organizaes
complexas e fisicamente grandes.
Certo
Errado
O INVERSO. Normalmente, organizao pequena = arquivo centralizado, organizao comp
grande = arquivo descentralizado.
(CESPE ME - Arquivista 2008) Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados
ativamente por seus criadores, depois devem ser armazenados por um perodo adicional de uso no-freqente e, finalm
quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor ou destrudos c
documentos sem valor.
Certo
Errado
O enunciado espelha exatamente o ciclo de vida dos documentos de arquivo.
(Cespe Policia Federal Escrivo 2009) Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituio pb
privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermedirio dessa instituio, s
considerados de valor secundrio.
Certo
Errado
O arquivo intermedirio constitudo de documentos que ainda conservam seu valor prim
deixaram de ser consultados frequentemente, e aguardam sua destinao final.
(CESPE ME - Arquivista 2008) A funo secundria dos arquivos inerente aos prprios documentos. a conseq
ao deliberada de pessoas, famlias, comunidades, governos e naes em acrescentar os arquivos sua memria co
Certo
Errado
O documento no criado deliberadamente para, no futuro, ter um valor histrico ou cultu
valor adquirido no decorrente da finalidade para a qual o documento foi criado.
(CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009) As caractersticas que distinguem os arquivos das bib
no incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um rgo, uma empresa ou
instituio.
Certo
Errado
De acordo com o princpio da ordem original, todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser rev
sua forma original.
Certo
Errado
Princpio da Reverso - todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos po
revertido a sua forma original
O arquivo uma instituio de interesse pblico criada com o objetivo de conservar, estudar e colocar disposio do
conjuntos de peas e objetos de valor cultural.
Certo
Errado
Conceito de Museum
Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, so produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento das atividad
pessoa fsica ou jurdica.
Certo
Errado
De acordo com o princpio da provenincia, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pess
jurdicas devem ser mantidos separados, pois no podem ser misturados.
Certo
Errado
desnecessrio que os documentos de arquivo sirvam de prova das transaes realizadas, embora devam ser aut
que se refere s informaes que veiculam.
Certo
Errado
Valor probatrio
Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu sign
Certo
Errado
A primeira finalidade do arquivo servir s atividades administrativas, tomada de deciso e garantia de direitos e de
Certo
Errado
Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuio por toda a organizao, a restrio de acesso e a existncia de docu
com valor primrio e de uso frequente.
Certo
Errado
Com referncia s tipologias documentais e suportes fsicos, julgue os itens seguintes.

Documentos com dimenses e rotaes variveis caracterizam o gnero documental iconogrfico.
Certo
Errado
Documentos com dimenses e rotaes variveis caracterizam o formato do documento
Carta, ofcio, memorando, aviso, circular e relatrio so exemplos de formatos documentais existentes em rgos pbli
Certo
Errado
So exemplos de Espcies documentais existentes em rgos pblicos
Mapas e plantas fazem parte do gnero documental conhecido como cartogrfico.

Certo
Errado
na produo, organizao, guarda,
iedade, transferncia, eliminao
o pela qual o documento criado
renovao no modo de saber e
-Arguin a instigadora do diagnstico

formao da Arquivstica em uma
e limita a servir unicamente cultura

sidade de liberao de espao fsico
tambm a substituio do atual
, que vai determinar sua condio
de de conservar, estudar e colocar a
to de material, em sua maioria

O documento de biblioteca instrui e
ADES, VISANDO A UTILIDADE QUE
s das atividades administrativas ao
nstituies produtoras) e descrio
e aos fins do material que

cadas.
, como entidade que rene em torno

es (em microforma ou no) ou
eca, arquivo ou museu.
o no orgnica existe muitas vezes

outros, sob a forma de publicaes
arquivos da organizao. Sob essa

recebidos pela organizao no
inanceiros, etc. Estes documentos
blico a seguinte:
io de suas atividades, por orgos
ministrativas, legilativas e judicirias."
de carter pblico, por entidades
vo
entidade, pblica ou privada, que

ionam de modo integrado e
TE (material, base), produzida em
esso)
Arquivo
ao entre suas partes, as quais so

se sua forma e relaes originais
MAO contida no documento de

forma, em sua estrutura, revela
outras cincias documentrias
u pessoa no devem ser

a seu produtor. Por este princpio, os
o ou pessoa legitimamente
uma instituio ou de uma pessoa
no devendo ser mesclados a
oi nas instrues do Ministrio do
ria, serial, contnua, cumulativa, etc)

ica e organicamente, em razo de
a mesma provenincia (=origem).
de a entidade produtora continuar
entidade produtora no se encontrar
arda permanente de documentos
o da pessoa jurdica ou o
ucede em um nico lugar. Isso se

incia e, consequentemente, um
ou fundos de arquivo de uma mesma

consiste em manter os documentos
de uma administrao, de um
documentos dentro de cada

uio os deu em sua origem, isto
mentao que produz cada uma das
cidade a qualidade segundo a

muladora em suas relaes internas e
de autonomia e retiram sua
ter nico, em funo do contexto

nmero de cpias. Mesmo em
arter nico, em funo do contexto
o no autorizada ou adio indevida.
documental ao longo do tempo.
Especifica
produzidos, excetuados os
ilitares.
esto arquivstica dos rgos e

m que ocorre a ao, ou
damente autorizadas; e com o grau
mpreendido em arquivos pode ser
s Arquivsticos
so produto de rotinas processuais

vados de acordo com procedimentos
o , a qualidade de um documento
ticao a declarao de
ca investida de autoridade para fazer
clarao que se insere no
fontes anunciadas e que no foi
econhea sua provenincia,

contedo informativo dos
al do corpus dos fatos, do caso, pois

o contribuem. Tais documentos
stariam que esses fossem revelados.
cialmente, mas acumulados

e maneira contnua e progressiva.
transaes para as quais foram

dos.
upo ao qual pertence.
uivos)
ria das trs idades.
tivo) so constitudos de
eparties que os produziram ou em
oralidade, que determinam seus
Purgatrio ou Semi-Ativo) so
gos que os receberam e os
ma novamente focalizado. A
de "limbo" ou "purgatrio". Tambm
s de vigncia. A permanncia nesse
o de guarda dos documentos nas

m como sua destinao final
nte). A Tabela de Temporalidade
ocumentos ou Comisso de
cada na instituio.
stentes na mesma. Uma vez

o ser submetidas Comisso que a
razo para as fases correntes e
colhimento para guarda permanente)
dro nem mximo para os
e acordo com o estabelecido pela
Inativo) so constitudos de
zo do seu valor histrico ou
ua evoluo. Estes so os arquivos
decorrncia da avaliao, se
o.
ntificao dos documentos, os seus
zao e manuteno de um acervo.

onsulentes.
Transferncia; Ata ou Termo de
Mapa Topogrfico.
mentos em CLASSES, de acordo

nes de uma instituio e da
e atividades de um organismo, mais
ue sero eliminados de uma vez e
spondncia entre notaes
contm a relao dos documentos

responsvel da organizao/setor
LIAO
ados, com o profundo conhecimento
conomistas, socilogo, engenheiro,
Correntes
a possam existir depsitos de
o em um nico local, como

ao e expedio de documentos
ida pode ser desastrosa, a
o as grandes reas de atividades
chos individuais, mas fundamentada

uivo ir servir, suas atividades, seus
sponibilidades em recursos
nio da melhor poltica a ser
isicamente grande, pois, alm de

as, estaro localizadas fisicamente
se desincumbir, com eficincia, de
enefcios inerentes a um arquivo
s diversas estruturas, funes,

do documento (graus de sigilo: ultras funes e s atividades da
das eliminaes, obedecendo a

rmanentes. Vale destacar que, no
UPOS, SUBGRUPOS e SRIES.
a mesma, e esse valor, quando
mento, o que pressupe o

para guarda permanente.
ministrativos legais ou fiscais;
primrio, refere-se ao valor que o

oi criado (todo documento nasce
criao. um valor temporrio, ou
dministrativo, quando atingir todas
alor tambm chamado, por alguns
evando-se em conta a sua utilidade
quais foram criados, podendo ser
possibilidade de uso dos

do passa a ser considerado fonte de
der seu valor administrativo, pode ou
documento jamais o perder.
e outros usurios, tendo em vista a
uio que aplique a Teoria das 3

nto pode ser eliminado, desde que
este valor. Uma vez que o valor
umento permanente ou documento
ais documentos preservam a
o lida, para fins de estudo ou
UBGRUPOS e SRIES)
rquivos)
blico e privado.
ntos produzidos e recebidos, no

eral e municipal em decorrncia de
de carter pblico, por entidades
s de documentos produzidos ou
is ou institucionais (eclesisticos,
os)
vo, documentos consultados com
mentos como fonte de pesquisa.
(Arquivos)
departamento de pessoal, do setor
o os que se destinam a receber os

tituio, centralizando, portanto, as
zao, NO existiro arquivos
os)
des e associaes;
os (Arquivos)
ultantes da experincia humana em

CDs, recortes de jornais, disquetes,
er maior cuidado com a conservao
ondicionamento e controle.
humana num campo especfico,
rquivos
forma e natureza.
QUAIS FORAM REGISTRADOS
Disquete, CD, DVD, HD, Filme
oi confeccionado MODO COMO
, microficha, planta, rolo, tira de
utilizado na comunicao de seu

orma como a informao est
ormtico, Cartogrfico, Multimdia,

ca, Documentao Textual
geogrficas, arquitetnicas ou de
o imagens estticas (paradas).
(tapes), conjugados ou no a trilhas

mes e fitas audiomagnticas;
s. Exemplos: discos e fitas
, mediante utilizao de tcnicas
plos: disquete, disco rgido
gnero audiovisual e os subtipos
eza das informaes nele contidas,

s documentais so definidas tanto
a linguagem formal como se
o e a natureza das informaes
io, etc
plos : medida provisria, decreto,

deciso, acrdo, despacho
uma soluo. Exemplos : parecer,
sobre fatos ou ocorrncias.
slado, certido, atestado, cpia
adual, do Distrito Federal ou
xemplos : aviso, ofcio, carta,

x, telefax, alvar, circular.
a gerou VARIA DE ACORDO COM
tamento, Processo de Vida

do de Nascimento, Certido de
nto)
mbm chamada expurgo de
ave ou descritores, propiciando a
ncentes a um ou mais fundos e/ou
ma de suas subdivises e toma por
tes em um ou mais arquivos.

em si, descrevendo por alto os
uivamento de um fundo ou parte

io fsica dos documentos.
os, descrevendo as atividades de
ma de suas subdivises e toma por

um criterio temtico, cronolgico,
ais fundos, de forma resumida ou
datas contidos em documentos ou

ento de pesquisa de arquivo
projeto), que constitui uma unidade
dicial, que constitui uma unidade de
O e TRANSMIO de
sivos ou sigilosos e particular.
rejudica a instituio, podendo ser
conhecimento restrito e, portanto,
s graus de sigilo:
ntes pblicos ligados ao seu estudo

, projetos de guerra ou cientficos,
ociedade e do Estado.
s e Ministros de Estado ou, ainda,
no autorizada pode ser prejudicial a
es e Ministros de Estado, titulares

r quem haja recebido delegao
Prazo de
ceiros e polticos.
ndo ainda em trmite, comprometa
s Estados e Municpios, Agentes

por que haja recebido delegao
enao das sries dentro dos fundos
tuais consistem na anlise dos

o. As atividades fsicas se referem
etiquetas etc.
cas, bem como aquela que se
A e INTERNA. INTERNA a
, despachos, circulares. Contrrio
os de uma entidade e pessoas
e assuntos de servio ou de
e pessoal de servidores ou
mo rgo (INTERNA), que podem

orma de comunicao
a-se DISTRIBUIO quando
studo, pesquisa e consulta.

ecebidos, no exerccio de suas
mero de cpias. Nas fase de

a produo daqueles no
duzidos em um nico exemplar ou
os nos arquivos. Quanto ao gnero,
s estabelecem entre si. De acordo

de arquivo conservam seu
unidades, a organizao e o
nvolvimento de suas atividades, no

ivos culturais, so os casos dos
nificado do conjunto no qual est

nce.
arquivo especial e arquivo
rios. Os arquivos so
a produo do documento e do
uso. Na arquivologia, diz-se que
de destitudo dessa vigncia, o
a a histria da administrao ou
saber esses conceitos, porque os
frequncia de uso e mesmo ao perfil
os. Campinas: UNICAMP, 2005, p.
ara fins de estudo e pesquisa, pois

ersos lugares.
a informao. Um documento
o contedo ou informao nele
inguem os arquivos das bibliotecas

esa ou uma instituio; a
probatrio dos documentos nas
da biblioteca:
esa ou uma instituio; 2) a
o carter probatrio dos
sponsvel por eles.
um documento.
scetvel de consulta, estudo, prova

m numa determinada poca ou
ntos, com a finalidade de fazer o
omar cuidado quando a questo

dos) diferentes.
a instituio que tem a custdia
ntes.
r um conjunto de documentos
nistrativo ou judicial.
seu eventual uso interpretativo.

eiras, com diversos propsitos e sob
e arquivo continua a recair, com
vo.
es da entidade que o acumulou
os destacar que os documentos de

mo foi criado em funo de uma
es realizadas pela organizao.
do pelas empresas pblicas e pelas
sas estatais, considerado
e possui as seguintes divises:
na organizao das bibliotecas,
ria textuais, criados por uma

e seus objetivos, visando
e para estudo, pesquisa e
o principal fundamento da
Natalis de Wailly, segundo o qual

do ao de outras entidades
pilares da Arquivologia, o qual
devem ser mantidos reunidos.
ualidade, sem que seus documentos

vologia, como princpio da
o ou de uma pessoa devem

princpio da provenincia, pelo
administrativas considerado
tuies de carter pblico ou por
uivos privados.
roduzidos e recebidos no
to Federal e municipal em
blico so considerados arquivos
da unidade fundamental em
o, relativamente a seu produtor.

s atividades da instituio ou
ntos. Arquivos originrios de uma
u contexto orgnico de produo,
individualidade, sem misturar-se aos
uio ou de uma pessoa devem
documentos textuais oficiais,

municipal, em suas funes
ntidades privadas, encarregadas da
zados na fase corrente e na

mentos, estabelecendo sua
ses da gesto de documento:
eus direitos e deveres,

judicirio. Outras informaes so
idade da intimidade, da honra e da
feita a indexao e o
que tais documentos no so
o(a)
o.
esto.
ntencionalmente por caractersticas
ociais ou histricos registrados por
almente ao longo das atividades e

s a serem utilizados no arquivo, o
ica ou privada, no exerccio de
rgo pblico, fixada ou no em
mao registrada para tomada de
umento das possibilidades do uso

extenses, os intermedirios.
estrutura e o funcionamento da
de pessoas fsicas ou jurdicas
espectivamente, exemplos de
o documento.
ho a forma do documento.
ocupar um nico e exclusivo lugar,
dos documentos de um arquivo ou

permanente
s por instituies de carter pblico

atividades. Lei 8.159 Art. 7
realizada mediante autorizao da
udicirio federal de
ivos do Poder Judicirio Federal a
o Federal no exerccio de suas
ar e facultar o acesso aos
renas, assinale a opo correta.

e biblioteca, com objetivos culturais.
idades organizacionais.
biblioteca, pelas particularidades
m um nico exemplar ou em limitado
alor primrio e secundrio.
documentos pertencentes ao
e os memorandos, devem ser

instituio, e "Expedidos", para
assificam em Expedidas e
odo de arquivamento nico.
natureza do documento e a
materiais ou financeiros, sem os

eficazmente, o que necessita, como
as funes, todos os membros do
ou recebida no mbito da sua
a lei que dispe sobre a poltica

e informaes orgnicas e no
e procedimentos e operaes
corrente e intermediria, visando
omum pode enviar carta com

ria receber cartas do Rio Grande do
ado e (5) Porto Alegre, dever fazer
dade estado, cidade e
ntes de avaliao de documentos,

Elabora-se, portanto, a tabela de
A destinao final, elemento
o banco recebe, dando o
ios; Correspondncia Particular
rticular
no exerccio de suas atividades.
em sua maioria textual, criados por

uo de seus objetivos, visando
lei, os conjuntos de documentos
s privadas, em decorrncia do
uporte da informao ou a
entos do rgo que refletem suas
e um documento. Um documento
A confiabilidade est relacionada
nto, h que ser dotado de
e-se assegurar a veracidade do
duo.
e documentos, disposta em
ntidos em documentos ou em
aes diferentes.
amente documentos,
iamente definidos.
cos, cronolgicos, onomsticos
m ou mais fundos, de forma
ente, as unidades de
sposio fsica dos documentos.
ntidos nos arquivos correntes e/ou
mpetente, que determina prazos e

o de documentos.
alisarmos em relao a dois

ue os produziu, e b. a informao
overnamental haja tratado.
s. Rio de Janeiro: Fundao Getulio
te qualidade dos documentos de
ro de arranjo, que corresponde a

u assunto.
arquivstica brasileira vigente, julgue
nculaes existentes entre a ANTAQ

r considerado um subfundo
S VENCERO...
guladoras, como a ANTAQ, devem
STO .. " SO ESPIRITOS.... E
na ANTAQ seja formado pelo

cotidianas.
o aqueles constituidos de
prximas de fcil acesso. DICA
AQ deve seguir o modelo adotado

o do Planejamento, Oramento e
rao nica de processo, os

nidades protocolizadoras
uladas de fundos abertos, como deve
a da avaliao, se encaminhe os
dentificao dos documentos, os
na ou externa, dessa instituio.
a VEM DE ORGO.... QUE FAZ
ublicaes, de bancos de dados ou
da organizao. A informao no
as, centros de documentao,
, de dossis temticos, etc.
m primeiro nvel, que consiste em

m no se misturar a documentao
U FORA NO IMPORTA ......
lo fato de os documentos de arquivo

administrao.
nas administraes em funo de

mas naturalmente.
dos seus criadores provm da
fundamentais para concluses e

rvar as aes e os atos dos seus
qual eles resultam.
de de seu contedo e a
mento, mas de sua prpria gnese.
rsticas bsicas dos arquivos.
ou seja, um arquivo formado

menos que no conjunto,
o geraram, visto que na relao

budos significado e capacidade
s, tem caracterstica marcante: ele

da poca em que alguns elementos
ntbeis e financeiros so gneros
s, documentos audiovisuais entre
pessoa jurdica ou o falecimento da
de aplicao do princpio da
l do princpio da provenincia o
a em que os documentos de um
eceberam.
de natureza estritamente jurdica

tado e cidados. So, portanto, a
a diplomtica a configurao
tar elementos importantes do
, e portanto, o estudo de
aletini..
ra identificar a poca em que um

arolngia. Esta escrita caracteriza-se
erda e por traos longos e finos
omo brases e emblemas de
s e cientficas.
s por uma pessoa fsica no
biblioteca em forma de coleo.
a arquivo uma coleo de
os tm entre si.
gnica entre esses documentos.
questes de convenincia.
s funes e atividades
privilegiadas para tal conhecimento
vilegiadas para tal conhecimento
anizao e vinculao dos

ervado o disposto na Constituio
e que ficaram bastante ampliadas,

em o incio do ciclo vital dos
es que o representam nos diversos
es.
. O ato de estabelecer
dados dos documentos. Dessa
om a consultoria de quem
ente e em acordo com a

ocupam o espao do arquivista
breve que encima um diploma
e recomenda, como ferramenta de
de acordo com mtodos de

ma instituio e da anlise do
vidades de um organismo, mais se
do a indicar a localizao fsica
mentos, elege-se um subconjunto
competente, que determina

u eliminao de documentos.
icaes, exposies, cursos,
uele segundo o qual os arquivos

o sendo misturados aos de
m obedecer a uma dupla condio:
s que os integram.
mulados. Para Schellenberg, o

que so considerados de valor,
m sido depositados ou
nsecuo de um determinado
os ou acumulados.
ao contrrio do que ocorre com os
nto acumulao de documentos,
indo-lhes aparente naturalidade e
o sistema de ordenao empregado
o pela qual se revestem de aspecto
za de forma contnua e progressiva,
edade, transferncia, eliminao
propriedade, transferncia,
formatos documentais: a ficha, o
Elsever - pag. 29): "O gnero dos

suportes. So Eles:"
e acordo com a disposio e a

gerou - Ex: boletin (de
mo foi confeccionado - Ex: livro,
etc.
undo.
esso de seleo.
ntos do arquivo. O objetivo da
s as ligaes entre os
ontexto imediato do qual se
dispor de uma forma ordenada, um

ocalizao e consulta. Por outras
ordo com as suas semelhanas e
cona Lopez elabora um quadro que

qual recai o processo descritivo; e, na
oram suprimidas as informaes de
reenchimento adequado da clula
os fundos que integram o acervo

e a informar sobre a totalidade
za, a es-trutura, o perodo de
o de Terminologia Arquivstica)
o ou geografico, descreve
ou analitica.
experincias e de estudos cujo
illa, 1991, p. 41 (trad. com
entemente, uma estrutura, uma

ignificao. A qualidade de um
as. Princpio da Naturalidade
uma biblioteca, mas naturalmente,
documento arquivstico.
evela sobre a instituio ou sobre
de aprofundamento terico e de um
as mesmas com o contexto de sua

nformao arquivstica e
quivsticos: o testemunho de aes e

criao e preservao.
m a habilitao probatria e
funes do sujeito acumulador de
do o qual os arquivos gerados

uivos originrios de uma
u contexto orgnico de produo,
s e atividades da entidade
NICO.
1994b) o considera como um

nal seria aquela em que os
os produziram ou receberam. Se o
iginal, ou melhor, a ordem dos
compreenso dessas aes e,
uivsticas.
e saber e fazer para a Arquivstica
gnon-Arguin a instigadora do
custodial a transformao da
valor se limita a servir unicamente

ente pela necessidade de
ivos, e tambm a substituio do
documentos arquivsticos (original,
e conservado em matria e formas

conserva todos os caracteres
nal: 1. o seu carter de primeiro,
ados o mais perto possvel do lugar

e os criou.
sse de trs tipos de usurios que
de fonte de cultura, ao lado de
o de uma sociedade antiga e

e privilgios, criaram um rgo
minao, todos os documentos
reivindicar direitos. Quando no

o da a idia de arquivo
m crescente interesse pelo valor
instruir ou ensinar
informar para instruir ou ensinar.

omo objetivo principal constituir
umentos mltiplos nem com

ento tcnico.
s so produzidos EM NICA VIA

(livros) SO PRODUZIDOS EM
mazenamento futuro desse
umento a atividade de avaliao:

o do seu valor arquivstico, com
no jogo democrtico que envolve

como recurso gerencial intrnseco a
co na administrao pblica federal
s usurios esto muito avanados.

feita, e como e quando se necessita
ca pos-custodial no est
do dos documentos e selecionar a
ou ato administrativo, sendo cada

das por ocasio de um mesmo
s organismos da administrao,
r e classificar todos os
de referncia (letras, nmeros
condies, que os arquivistas dos
egistratur [...] Infelizmente, nos
melhante ao Registratur.[...] Por
adio latina por no
s nas fases corrente e

vamento, em uso nos pases de
mplexas necessidades
lor primrio dos documentos.
ando eles possuem valor primrio,

ente ou de terceira idade...
a criao de um rgo nacional e
vos) para garantir o acesso dos
em massa dos arquivos e das

a qualquer aperfeioamento
fundamentava-se na organizao
dica.
s instrues do Ministrio do Interior
umentos por assuntos.
fundos ou provenincia que o

eradoras.
ue inclui o princpio da ordem
ualitativos, principalmente acerca
tor para dar apoio as aes. Ex.
morandos, registro de funcionrios
es e das atividades de uma
derados arquivos. De acordo com

entos produzidos e recebidos por
do exerccio de atividades
u a natureza dos documentos.
o pblico colees de peas e
es de interesse pblico, criada

peas e objetos de valor cultural.
gundo momento, considera-se o
ural.
o seu conjunto tem de retratar a
o que o produziu, pois eles

recebeu no decorrer da
es do rgo gerador ou
mplexidade definem se o fundo de
mentos em funo do fato de a

cumentos, em funo de a
de terceira idade, o que torna

arranjo dos documentos.
sempre levar em considerao o

ste na reunio e ordenao
cpio da provenincia, o arranjo
, o item est certo.
uer folha juntada a um processo

um processo ou protocolado.
deve possuir os seguintes elementos,
m qualquer instituio, seja pblica

, os arquivos estaduais dos Poderes
vo, quando organizados
uivo Nacional, que definir a

(Sinar).
rocedimentos da rea comparandodagem, possvel afirmar que os
o h autonomia no significa,
caso de arquivos, a classificao
dos arquivos so desprovidos de
ue os documentos do arquivo
ito, est ligada a uma fatura,
licatas, ou seja h uma ligao,
de descritores e palavras-chave.
s, geralmente utilizado na
ro foroso ou principal. Legar-
onsideram-se arquivos, para os

s, instituies de carter pblico e
por pessoa fsica, qualquer que
arda permanente de documentos,
assam pela fase:
, trabalha na anlise do acervo

te destacar, nesta empreitada, o
e o territrio ao qual o contedo se
duzidos.
produziu.
e a classificao original.
aos de outras entidades produtoras.
essoal.
a se produzir um fundo de arquivo.

pria produz um fundo de arquivo.
e lhes so prprios.
ndo de arquivo.
esmo dividindo competncias com
ulo XX, mantm inalterada a sua
ia e permanente) dos arquivos, o

e produo,
acesso pblico.
digitalizados).
antagens nos seguintes segmentos
ela est servindo de meio.
no deve ser feito.

s.
pela aplicao da tabela de
fundos ou
assificao.
ma por unidade a pea documental,
njunto dos servios de arquivo, de

os fundos que ele abriga, estamos
asileira de Descrio Arquivstica
como objetivo oferecer informaes

a custdia :
e arquivo
no uma classificao de arquivo.
de 1991, a definio de arquivo.

ecimentos especializados.
carter pblico e entidades privadas,
r que seja o suporte da informao
tas e horrios.
de carter no-pblico e entidades
, qualquer que seja o suporte da
e carter pblico e entidades

, qualquer que seja o suporte da
de arquivos:
u setor da instituio?
amento.
o direito de receber dos rgos

as em documentos de arquivo,
osas, a fim de garantir a segurana
m o direito de receber dos rgos
ormatos e dimenses variveis, com
ado, como fotografias,

rquitetnicas ou de engenharia
rincpio terico-metodolgico
a arquivstica,
m original
rtido.
foram produzidos.
vos a lei que rege as intervenes
arquivsticas, pois, ao se respeitar

aturalidade diz que os documentos
e aplicao do princpio da
, pela pessoa ou pela famlia que o
cpio de manuteno da ordem
mbientais que determinam como os
exto sciopoltico, cultural e

rados.
ou destruir documentos de valor

ade penal, civil e administrativa, na
rativa, na forma da legislao em

ado como de interesse pblico e
scentralizado de arquivos correntes

vel com as organizaes mais
zado, organizao complexa e
zados, mantidos e usados

uso no-freqente e, finalmente,
s de valor ou destrudos como
de arquivo.
os por uma instituio pblica ou

edirio dessa instituio, so tambm
onservam seu valor primrio, mas
documentos. a conseqncia da
rquivos sua memria coletiva.
m valor histrico ou cultural. Esse
nguem os arquivos das bibliotecas

m rgo, uma empresa ou uma
em arquivos pode ser revertido a
eendido em arquivos pode ser
e colocar disposio do pblico
envolvimento das atividades de
ulados por diferentes pessoas
as, embora devam ser autnticos no
vo perde muito do seu significado.
garantia de direitos e deveres.
sso e a existncia de documentos
fico.
formato do documento
xistentes em rgos pblicos.
blicos
O gerenciamento da informao e a gesto de documentos: diagnsticos; arq

correntes e intermedirio; protocolos; avaliao de documentos; arquivo
permanentes.
Gesto de Documentos
Conceito
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de pr

tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao
recolhimento para guarda permanente. A gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da organ
controle, da coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar
simplificar o ciclo documental.
Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio
de arquivos
Objetivos
A gesto de documentos tem os seguintes objetivos :
agilizar o acesso aos arquivos e s informaes;
assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos;
garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados
assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa cientfic
assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de g
informao;
contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico
cientfico.
Fases
As trs fases bsicas da gesto de documentos so: Produo, Utilizao e Destinao (PUD).
1 Fase - Produo de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas
rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenci
diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos re
reprografia e de automao.
Esta fase composta pelos seguintes elementos :
elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncia;
controle da produo e da difuso de documentos de carter normativo;
utilizao de processadores de palavras e textos.
2 Fase - Utilizao de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de
administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite.
Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de PROTOCOLO e s tcnicas especficas para
classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. Desenvolve-se, tambm
de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao
3 Fase - Destinao de documentos: envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentem
Nveis de Aplicao
Segundo a UNESCO, a aplicao de um programa de gesto de documentos pblicos pode ser desenvolvida em q
nveis:
nvel mnimo: estabelece que os rgos devem contar, ao menos, com programa de reteno (recolhimento) e eli
de documentos e estabelecer procedimentos para recolher instituio arquivstica pblica aqueles de valor permane
nvel mnimo ampliado: complementa o primeiro, com a existncia de um ou mais centros de arquivamento inter
nvel intermedirio: compreende os dois primeiros, bem como a adoo de programas bsicos de elaborao e ge
formulrios e correspondncia e a implantao de sistemas de arquivos;
nvel mximo: inclui todas as atividades j descritas, complementadas por gesto de diretrizes administrativas, de
telecomunicaes e o uso de recursos da automao.
ATIVIDADE-MEIO: conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho d
funes especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio.
ATIVIDADE-FIM: conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies es
e que resulta na cumulao de documentos de carter substantivo para seu funcionamento.
Gesto de Documentos Correntes (1 IDADE)
O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e, por cons
os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio e arquiva
por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os s
gesto de documentos correntes. Nas administraes pblica e privada, as unidades responsveis por tais servi
intituladas PROTOCOLO e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc.
1 Atividades de Protocolo
Conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a im
localizao e recuperao dos mesmo, garantindo, assim o acesso informao.
Recebimento e Classificao: efetuar a separao dos documentos recebidos em ostensivo ou sigiloso e particu
Os documentos de natureza sigilosa e particular devero ser encaminhados aos respectivos destinatrios.
Os documentos de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados, verificando-se a existncia ou no de

antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso negativo, classific-lo de acordo com o assunto
A classificao uma operao intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento. De
o assunto, deve-se escolher, conforme o cdigo de classificao de documentos de arquivo adotado, a categoria na
documento ser classificado, atribuindo-lhe o respectivo cdigo numrico de referncia, que permitir recuper-lo
posteriormente.
Registro, Autuao e Controle da Tramitao (Movimentao): colocar na capa do processo a etiqueta ou carimbo
protocolo (nmero e data de entrada), anotar o cdigo de classificao, o resumo do assunto e proceder a distri
unidades a administrativas destinatrias.
A ficha de protocolo, manual ou informatizada, dever conter basicamente os seguintes dados: nmero de protoc
da entrada, origem, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto e data da primeira dist
Os procedimentos a serem adotados quando da utilizao da ficha de protocolo manual so:
A 1 via ser arquivada em ordem numrica-cronolgica (nmero de processo e ano de autuao), a 2 via em orde
alfabtica (pessoa fsica ou jurdica) e a 3 via por cdigo.
Recomenda-se que os documentos devero ser distribudos s unidades administrativas destinatrias acompanhados
guia de encaminhamento, elaborada em 2 vias.
Para que o servio responsvel pelas atividades de protocolo proceda a atualizao dos dados, tenha controle da mov
dos documentos e possa prestar informaes sobre a localizao dos mesmos, faz-se necessrio que as unidades
administrativas do rgo enviem, diariamente, a este servio, as 1 vias das guias de encaminhamento ou se for o caso
a informao no sistema.
Expedio: ao receber a correspondncia para a expedio, recomenda-se verificar se no faltam folhas ou anex
numerar e datar a correspondncia no original e nas cpias, preparar os envelopes, expedir o original e encaminhar
ao setor de arquivamento.
2 Atividades de Arquivamento de Documentos Correntes
So vrias as rotinas que envolvem o arquivamento de um documento na fase corrente e, do cuidado dispensado a c
delas, depende o bom atendimento ao usurio:
inspeo: proceder leitura do ltimo despacho verificando se, de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou
obedecer a uma rotina de trmite pr-estabelecida. Nem sempre os documentos so encaminhados ao arquivo com a
de serem arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informao;
anlise ou estudo: determinar sob que codificao dever ser arquivado o documento e que referncias cruzadas se
necessrias. Caso no se trate de um documento j classificado pelo servio de protocolo, a classificao ocorrer nes
ordenao: dispor os documentos de acordo com a codificao, separando-os por guias de ordenao (fichas), em e
ou classificadores;
arquivamento ou guarda dos documentos: inserir o documento na unidade de arquivamento pr-estabelecida. Rec
se muito cuidado, nesta etapa, pois o arquivamento inadequado de um documento impossibilitar a sua localizao.
emprstimo ou consulta: retirada do documento do arquivo para emprstimo, fornecimento de informaes ou para
de um juntada, aconselha-se a utilizao de guia-fora em substituio do documento, indicando para quem foi empres
e setor ou a que outro processo foi juntado.
Quando um documento retirado do arquivo para emprstimo, consulta, fornecimento de informao ou juntada, usa-s
fora em substituio ao documento retirado. Este guia-fora deve indicar quem retirou, data, setor ou, no caso de junta
processo da juntada.
Mtodos de Arquivamento
A escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as caractersticas dos documentos a serem classificados, ident
aspecto pelo qual o documento mais freqentemente consultado. Os mtodos bsicos de arquivamento mais comum
utilizados so os seguintes:
alfabtico : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nome;
geogrfico : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o local (cidade, estado e pas);
numrico simples : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nmero do documento;
numrico-cronolgico : quando ao nmero do documento vier associado a data;
ideogrfico : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o assunto. A ordenao dos assunt
seguir a modalidade alfabtica (dicionria ou enciclopdica) ou numrica (decimal ou duplex).
3 Atividades de Avaliao e Seleo de Documentos

Processo de anlise e seleo de documentos que visa estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e
intermediria e sua destinao final, ou seja, eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Objetivos
Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessrio para o cumprimento das atividades
geraram, assim a racionalizao do ciclo documental ser alcanada com o seguintes objetivos :
reduzir, ao essencial, da massa documental dos arquivos;
aumentar o ndice de recuperao da informao; (facilitar o acesso a informao - RAPIDEZ)
garantir condies de conservao dos documentos de valor permanente;
controlar o processo de produo documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informa
ampliar o espao fsico para arquivamento;
aproveitar recursos humanos e materiais;
garantir a constituio do patrimnio arquivstico governamental.
Efetivao da Avaliao
Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-se na fase corrente, a fim de se di
os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar
transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o
desenvolvimento do processo de avaliao e seleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto d
tcnico e gerencial.
Tabela de Temporalidade - Instrumento de Destinao e Controle

o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos docume
fases corrente e intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao f
(eliminao ou transferncia (somente corrente) ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Tempor
ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso
Anlise de Documentos e ser aprovada por autoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio.
Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma v
concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comiss
criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo para as fases corren
intermediria, bem como a DESTINAO final (eliminao ou transferncia (corrente) ou recolhimento para guarda p
e tambm critrios para a MIGRAO do suporte. Portanto, no h prazo de guarda padro nem mximo para os
documentos nas fases corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabeleci
Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela.
Composio da Equipe Tcnica (Comisso Permanente de Avaliao de Docum
A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de Avaliao de documentos de arquivo r

para o estabelecimento de critrios de valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais.
Como justificativa para esta exigncia, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informaes contidas
documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por:
arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos;
profissionais das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem avaliados, com profundo con
das atividades desempenhadas;
profissional ligado rea de pesquisa de que trata o acervo;
profissional da rea financeira;
profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliao (historiador, econ
engenheiro, socilogo, mdico, estatstico etc.).
Pr-requisitos para realizar a Avaliao

apoio da administrao superior a que esteja subordinado o arquivo;
conhecimento da estrutura e do funcionamento do rgo, considerando, inclusive, sua evoluo histrica;
levantamento da bibliografia necessria;
conhecimento das atividades tpicas de gesto de documentos e arquivos permanentes;
reunio de informaes sobre o sistema de classificao adotado, os tipos de documentos e assuntos neles contidos
reunio de dados relativos quantificao, freqncia de uso e taxa de crescimento dos documentos;
anlise das condies de armazenamento, estado de conservao e custo de manuteno dos depsitos de arquivo;
levantamento dos atos referentes a processos de eliminao efetuados anteriormente;
anlise do perfil dos usurios do arquivo.
Prazo de Guarda dos Documentos

Perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se
determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:
freqncia de uso das informaes contidas nos documentos;
existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais);
existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos);
necessidade de guarda dos documentos em virtude das prticas administrativas.
Quanto aos Valores dos Documentos
a) primrio: refere-se ao uso administrativo para o rgo, razo primeira da criao do documento, o que pressupe o
estabelecimento de prazo de guarda ou reteno anteriores eliminao ou ao recolhimento para guarda permanente.
Relaciona-se, portanto, ao perodo de utilidade do documento para cumprimento dos fins administrativos legais ou fisca
CORRENTES e INTERMEDIRIOS
Valor administrativo: valor que possuem os documentos que testemunham a poltica e os procedimentos adotados
organismo, no desempenho de suas funes.
Valor legal ou jurdico : valor que possuem os documentos que envolvem direitos a curto ou longo prazos tanto do G
quanto de terceiros e que possuem carter probatrio.
Valor fiscal : valor que possuem os documentos relativos a operaes financeiras e a comprovao de despesas e r
b) secundrio: (PERMANENTES) refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais foram criados, o do
passa a ser fonte de pesquisa e informao para o prprio servio e para terceiros, podendo ser
Probatrios, quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio; Tais documentos prese
memria da empresa, evidenciando como ela funcionou ao longo do tempo.
Informativo, quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estud
pesquisa. E servindo de fonte para consultas e pesquisas histricas
Caractersticas dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda
Guarda eventual: so os documentos de interesse passageiro que no possuem valor administrativo e jurdico par
Exemplo : material de divulgao de terceiros, convites e correspondncia recebida que no se relacionam com o dese
de nenhuma atividade do rgo.
Guarda temporria: so aqueles em que prevalece o interesse administrativo como determinante do seu valor e,
conseqentemente, do seu prazo de reteno. Neste grupo esto includos, por exemplo, os documentos:
cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e as informaes essenciais acham-se reca
em outros;
que apresentem repetio da informao e qualidade tcnica inferior;
que sejam cpias e duplicatas de originais destinados guarda permanente;
que, mesmo originais, detm interesse administrativo apenas por determinado perodo.
Guarda permanente: so documentos de valor probatrio, isto , relativos a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jur
quanto da coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenmenos, considerados cientificamente re
Quanto aos rgos pblicos a guarda permanente deve abranger:
documentos relativos origem, aos direitos e aos objetivos da instituio. Ex: atos de criao (leis, decretos, portarias
resolues); atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvars); documentos relativos a direitos patrimoniais;
documentos que reflitam a organizao e o desenvolvimento da instituio. Ex: todos os atos que digam respeito su
organizao e funcionamento (regulamentos, regimentos); planos, projetos e programas que tratem das suas atividade
grficos (organogramas, fluxogramas); acordos, convnios, ajustes; atas e relatrios da direo; correspondncia que t
suas atividades-fim;
documentos visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituio. Ex: programas audiovisuais, ampliaes fo
filmes e fitas magnticas sobre comemoraes, solenidades e obras;
documentos que firmam jurisprudncia. Ex: pareceres normativos apreciados judicial ou administrativamente e que po
caractersticas inovadoras no encontradas nos textos legais;
documentos relativos administrao de pessoal. Ex: acordos e reajustes salariais, planos de remunerao e classifi
cargos, pastas de assentamentos funcionais, processos de aposentadoria;
documentos que respondem a questes tcnico-cientficas relacionadas s atividades especficas da instituio. Ex: p
pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e relatrios tcnicos;
documentos de divulgao ou de promoo da instituio, dos quais deve ser guardado pelo menos um exemplar com
amostra. Ex: folhetos, boletins, formulrios, cartazes, convites e postais;
documentos cujas caractersticas extrnsecas sejam de valor artstico e cultural. Ex: documentos que contm vinhetas
iluminuras, caligrafias especiais e ortografias obsoletas.
Avaliao em Acervos Acumulados
O processo de Avaliao em acervos acumulados possui caractersticas especficas, dependendo das condies em
encontram, pois trata-se de arquivos cuja organizao no se deu em funo de um programa de gesto de document
propiciasse um sistema de classificao por assuntos, possibilitando a elaborao de instrumentos adequados para a
recuperao de informaes e a avaliao.
Os procedimentos a serem adotados variam em funo da situao do acervo, bem como das formas pelas quais este
relaciona com os demais conjuntos documentais da instituio. De maneira geral, os procedimentos a serem adotados
seguintes :
diagnstico da situao do acervo : elaborado com a finalidade de obter dados quanto ao estado de conservao d
documentos, s formas de classificao e arquivamento adotadas originalmente e aos instrumentos de recuperao da
informao, incluindo-se as listagens de recolhimento, quando houver. A partir desse diagnstico ser possvel definir a
metodologias a serem utilizadas na avaliao;
elaborao de um quadro de assuntos : esta etapa realizada a partir dos instrumentos de recuperao da informa
existentes, da identificao dos documentos ou mediante pesquisa e levantamento da legislao do rgo produtor, pa
conhecimento de suas funes e atividades. Esses estudos nortearo a definio dos descritores do quadro de classifi
assunto, assim como o das sries e subsries deste fundo documental;
pesquisa dos prazos de guarda : a partir do quadro de assunto, com base na legislao e em entrevistas realizadas
unidades administrativas da instituio, chega-se ao estabelecimento de prazos de guarda em virtude do uso que se fa
documentos e das determinaes legais.
relatrio de avaliao : instrumento contendo a descrio sumria da metodologia adotada na avaliao, o quadro d
assuntos, os prazos de guarda estabelecidos, as propostas de destinao e as respectivas justificativas.
Os resultados da avaliao de documentos devero ser divulgados e, no caso de rgos pblicos, publicados no Dirio
para que, no prazo de 30 a 45 dias, os usurios possam se pronunciar a respeito. Tais resultados tero que ser aprova
respectiva instituio arquivstica pblica, antes da eliminao dos documentos, de acordo com o artigo 9 da lei n 8.1
janeiro de 1991.
Avaliao como parte de um Programa de Gesto de Documentos
Avaliao constitui o elemento vital de um programa de gesto de documentos ao permitir racionalizar o fluxo do
nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio de arquivos permanentes e a implementao de um pro
gesto de documentos, viabilizando o acesso informao.
O processo de avaliao segue procedimentos que visam a alcanar resultados mais amplos como a elaborao de um
de Temporalidade de Documentos.
Para a elaborao dessa Tabela h que se desenvolver as seguintes atividades :
diagnstico da situao dos arquivos e levantamento da produo documental : realizado mediante pesquisas j
unidades administrativas produtoras e acumuladoras de documentos. Tem por finalidade obter dados sobre as condi
arquivos no que diz respeito produo, tramitao e arquivamento dos documentos;
cdigo de classificao de documentos de arquivo : elaborado a partir do estudo de toda a legislao referente
do levantamento da produo documental e de entrevistas junto s unidades administrativas. Tem por objetivo garantir
uniformidade de tratamento dos documentos e a rpida recuperao das informaes.
levantamento dos prazos de guarda : feito com base no levantamento da produo documental, no cdigo de class
documentos de arquivo, nas entrevistas junto s unidades administrativas da instituio, responsveis pela produo e
acumulao dos documentos e na pesquisa da legislao em vigor.
proposta de destinao : elaborada a partir do levantamento dos prazos de guarda, estabelece a preservao e/ou
eliminao dos documentos.
Concludas estas atividades, os dados referentes aos assuntos e seus respectivos prazos de guarda e destinao deve
esquematizados em uma Tabela de Temporalidade, de forma a orientar o trabalho dos tcnicos na prtica da avaliao
documentos.
Tabela de Temporalidade
o registro esquemtico do ciclo de vida documental do rgo, sendo elaborada aps a anlise da documentao e ap
pela autoridade competente. A Tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transfer
arquivo intermedirio, os critrios para a MICROFILMAGEM, a eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente.
dados bsicos a serem includos na Tabela de Temporalidade
resultados da aplicao da Tabela de Temporalidade
recomendaes quanto ao uso da Tabela de Temporalidade
Microfilmagem
a tcnica desenvolvida para minimizar qualquer tipo de arquivo e dinamizar o processo de recuperao da infor
visando localizao imediata do documento necessrio.
A microfilmagem visa a:
o aperfeioamento de administrao;
a segurana da guarda de informao;
a reduo de espao;
o ordenamento dos arquivos;
o baixo custo de manuteno.
As microfilmagens possuem validade legal desde que sejam autenticadas em cartrio e vista do documento orig
A microfilmagem exige certos cuidados, como a verificao da relao custo-benefcio ao optar entre adquirir o equipa
necessrio ou contratar o servio de um bureau especializado, a autenticao do microfilme no cartrio quando se trata
documentao de Recursos Humanos, amparada pela Lei n 5433/68 (alterada pelo Decreto 1799, de 30/01/96).
Conservao e Preservao do Microfilmagem

Acondicion-lo em locais que tenham ar-condicionado e temperatura de 19 C a 22 C e 40% a 50% de umidade.
Baixa umidade torna a pelcula do microfilme quebradia.
Alta umidade cria mofo e manchas microscpicas.
Revisar periodicamente o aparelho de leitura e mant-los limpos para no danificarem o microfilme.
Evitar a incidncia prolongada de luz sobre as pelculas.
Digitalizao
O termo digitalizar originou-se do vocbulo ingls digitize e designa o processo de representar imagens como uma ma
cdigos binrios, na qual o zero indica o espao em branco e o um representa os pontos cheios. Em outras palavra
digitalizao tambm pode ser definida como sendo a converso de informaes armazenadas em meio fsico para um
legvel por computadores.
A pura e simples converso de um documento, contudo, no tem muito sentido se no for acompanhada de todas as
potencialidades que os sistemas automatizados permitem, ou seja, deve estar associado ao processo de digitalizao
processamento tcnico adequado, capaz de gerir o fluxo da imagem do documento dentro de um Sistema de Gerencia
Eletrnico de Documentos (GED).
4 Atividade de Seleo de Documentos
A seleo de documentos realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos previamente orie
seguindo o estabelecimento na Tabela de Temporalidade ou nos relatrios de avaliao. A seleo a separao
documentos de acordo com a sua destinao:
Eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao depender de seu volume, podendo ser
efeito manualmente ou atravs de trituradoras;
Transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados de listagem, onde aguardaro
cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final;
Recolhimento: envio dos documentos para a instituio arquivstica pblica, acompanhados dos instrumentos de
recuperao da informao com vistas sua guarda permanente e seu acesso pblico.
Gesto de Documentos Intermedirios (2 IDADE)
Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, mas
relativamente importante destes, eventualmente, deve ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes
administrativas. Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimiz
pblico da guarda de documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e a recuperao da infor
transferncia destes documentos para um depsito de arquivamento intermedirio reduz metade os custos de sua co
torna disponveis espaos dispendiosos reutilizveis para outros fins, bem como equipamentos que podem ser destinad
gesto de documentos correntes. Alm disso, favorece as condies de utilizao de tais documentos pela administra
Atividades Desenvolvidas
Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco freqente, os arquivos intermedirios:
atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes;

coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos;
procedem aplicao de tabelas de temporalidade selecionando documentos para eliminao ou recolhimento;
coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade.
Procedimentos Administrativos
Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando for conhecido o seu contedo, o prazo d
e a data de eliminao ou recolhimento.
A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirio conserva seus direitos sobre os
podendo consult-los ou tom-los por emprstimo. O atendimento s consultas e emprstimos deve ser rpido e precis
consulta por parte de terceiros s permitida com a autorizao da unidade administrativa que transferiu os documento
Deve-se conservar a organizao interna dos documentos, atribuda no arquivo corrente, dotando a unidade de arquiva
smbolos e notaes que facilitem a sua localizao no ato da consulta.
A eliminao s efetuada com a prvia autorizao da unidade administrativa que produziu e transferiu os documento
depsito de arquivamento intermedirio.
Localizao, Construo e Equipamentos

Geralmente, os depsitos de arquivamento intermedirio esto localizados fora dos centros urbanos (terrenos mais
mas em locais de acesso fcil e rpido.
A construo e os equipamentos so simples mas devem permitir a conservao adequada do acervo documenta
recomenda-se a proteo contra incndios (instalaes de portas contra-fogo), inundaes, poluio atmosfrica,
de umidade e de luz solar.
Vantagens
Os depsitos de arquivamento intermedirio devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes
documentos, proporcionando :
economia de espao, pessoal, equipamento e tempo;
maior e melhor colaborao entre arquivstas e administradores;
racionalizao da guarda e preservao dos acervos documentais;
resposta imediata e precisa s questes impostas pela administrao;
a garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem ser conservados definitivamente.
Gesto de Documentos Permanentes (3 IDADE)

o recolhimento, anlise, avaliao, seleo e eliminao de documentos.
a) Recolhimento: o deslocamento de um documento do Arquivo Intermedirio para o Arquivo Permanente. Quando o

descolamento feito do arquivo corrente para o intermedirio, chamado de transferncia, que pode ser permanente (
irregulares) ou peridica (intervalos determinados);
b) Anlise: estudos dos documentos recebidos;

c) Seleo: triagem dos documentos que devem permanecer no arquivo;
d) Avaliao: Verificao do valor probatrio (de prova) ou informativo, de pesquisa dos documentos e estabelecim
prazos de vida dos documentos;
e) Eliminao: destruio, doao ou venda de documentos julgados destitudos do valor permanente, feito por uma C
Permanente de Avaliao.
EXERCCIOS
30
Um Assistente Administrativo tem por obrigao conhecer os procedimentos para a elaborao de um arquivo. Assinale
que melhor define o processo de identificao de documentos.
a) Processo pelo qual se relacionam de forma sistemtica descritores ou palavras-chave que permitem a recuperao
do contedo de documentos e informaes.
b) Enumerao de documentos com dados identificadores, para fins de controle ou informao.
c) Disposio dos documentos de uma srie, a partir do elemento convencionado para sua recuperao.
d) Operao compulsria de passagem de um conjunto de documentos do depsito de arquivamento intermedirio, vis
concentrao no arquivo permanente, que ser acompanhada de termo de recolhimento.
e) Processo de conhecimento, sistematizao e registro das informaes contidas nos documentos, visando ao acesso
avaliao dos mesmos.
O controle sobre a produo documental e a racionalizao de seu fluxo, por meio da aplicao de modernas tcnicas
tecnolgicos, so objetivos de um programa de gesto de documentos, que levar melhoria dos servios arquivstico
resgatando, com isso, a funo social que os arquivos devem ter, aumentando-lhes a eficcia, garantindo o cumprimen
direitos de cidadania e sendo, para a Administrao pblica, suporte para as decises polticoadministrativas. Com isso
Assistente Administrativo precisa saber basicamente o processo de arquivamento, assinale a alternativa que no repre
conceito usado em processos de arquivamento de documentos.
a) Acervo.
b) Dossi.
c) Organograma.
d) Inventrio.
e) Notao.
Protocolo a denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movim
dos documentos em curso; denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento; Livro de registro
documentos recebidos e/ou expedidos.
Assinale importncia do processo protocolar de uma instituio.
a) Estabelecer uma organizao para pesquisas posteriores sobre um ou mais documentos.
b) Estabelecer quotas de entrada dirias em uma instituio.
c) Obter informaes nos documentos de entrada e sada.
d) Estabelecer rastreamento das correspondncias.
e) Esclarecer recebimento de mercadorias.
No que concerne s tcnicas de arquivo e controle de documentos, julgue os itens subsequentes.
Em uma rotina de arquivamento, a primeira etapa a ser desenvolvida a inspeo, a qual consiste na verificao da de
de cada documento.
Certo
Errado
ROTINAS DE ARQUIVAMENTO:
Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis
correspondentes, os funcionrios de arquivo devero obedecer a uma sequncia
de etapas:
1. Inspeo: consiste na verificao de cada documento quanto ao seu
destino, pois este pode chegar ao Arquivo por diversos motivos:
a) para arquivamento
b) para solicitar informao
c) para verificar a existncia de ARQUIVAMENTO (Na fase corrente corresponde):
1- INSPEO 2 - ESTUDO 3 - CLASSIFICAO 4 - CODIFICAO 5 - ORDENAO 6 - GUARDA DOS DOCUMEN
(arquivamento)
Utilizado na literatura sobre documentos digitais, o termo captura equivale, na terminologia arquivstica clssica, a A C
Documental o processo que permite transformar documentos fsicos em documentos digitais, sendo, em mu
organizaes, um das primeiras fases do ciclo de gesto da documentao. Este processo, pode assumir uma
importncia em organizaes que tenham necessidade de processar muitos documentos, como facturas de
fornecedores, correspondncia, documentao comercial, etc.
a) anexao.
b) arquivamento.
c) aditamento.
d) recolhimento.
e) apensao.
No processo de avaliao, importante considerar a qualidade pela qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e
disposies contidos nos documentos, isto , sua
a) idoneidade.
b) transparncia.
c) vigncia. Tempo na qual os documentos possuem validade, obedecendo a um ciclo de vida e uma tabela de
temporalidade.
d) tipologia.
e) substncia.
Julgue os itens seguintes, quanto teoria e prtica de arranjo em arquivos permanentes.
O fato de o subgrupo de um quadro de arranjo ser estabelecido em relao s funes de um rgo pode ser justificad
instabilidade institucional, causa de muitas reorganizaes estruturais.
Certo
Errado
O Banco Central do Brasil produz e acumula uma variedade muito grande de documentos que vai exigir a utilizao de
de arquivamentos diferenciados. Nesse sentido, os documentos referentes vinculao e desvinculao de ttulos, b
custdia, compra e venda de ttulos, transferncia de custdia sem movimentao financeira devem ser organizado
utilizando-se o mtodo de arquivamento
a) Variadex.
b) Sondex.
c) Ideogrfico.
d) Numrico.
e) Automtico.
Acerca do programa descritivo, julgue os itens a seguir.
Considerando-se que, na elaborao de instrumentos de pesquisa, deve-se partir do geral para o particular, o inventri
o primeiro instrumento a ser elaborado, visto que ele fornece uma viso plena dos fundos e de todos os conjuntos docu
que fazem parte do arquivo.
Certo
Errado
Se fosse do particular para o geral seria o invetrio. Porque seno como vai ter uma g
ainda no se fez o inventrio.
Quanto a arquivologia, julgue os itens subseqentes.
Datas-limites corresponde ao elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que so ind
datas de incio e trmino do perodo abrangido.
Certo
Errado
Data-limite: identificao cronolgica em que so mencionados os anos de incio e trmin
doperodo abrangido pelos documentos de um processo, dossi, srie, fundo ou coleo.
Por exemplo, a data de incio e fim de um processo.
Mtodos para identificao de documentos:
a)mtodo alfabtico simples (organiza a partir de nomes);
b)mtodo numrico, que se divide em: numrico simples (organiza por um nmero relativo ao documento), cro
(organiza por data) ou dgito-termimal ;
c)mtodo geogrfico (pelo local de produo);
d)ordem ideogrfica (pelo assunto do documento).
I. criao ou produo.
a) I e II
b) I e V
c) II e III
d) III e IV
e) III e V
atividade do arquivo intermedirio:

a) protocolo.
b) expedio de documentos.
c) gesto das correspondncias.
d) gesto de informes.
e) armazenamento de baixo custo.
Os nveis de descrio apresentados como modelo pela Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE), so o
seguintes:
I. Fundo.
II. Classe.
III. Subclasse.
IV. Subsrie.
a) I e III
b) I e II
c) II e III
d) I e IV
e) III e IV
O elemento de identificao do local de produo de um documento, definido pela Norma Brasileira de Descrio Arqu
(NOBRADE), a
a) data tpica.
b) data crnica.
c) data-limite.
d) data-assunto.
e) data de produo.

d) macroavaliao.
Quanto ao microfilme, assinale a assertiva correta.
a) Tem excelente acesso, distribuio e transmisso dos registros.
b) Permite um acesso mltiplo simultneo.
c) Cpias sucessivas no provocam degradao do suporte.
d) No permite a cpia em papel de suas imagens.
e) Tem normas para criao, processamento, duplicao, armazenamento e leitura.
documentos.
Tal alargamento pode ser atribudo
a) a imposies da legislao emanada do Conselho Internacional de Arquivos e das entidades que o representam nos
pases.
b) ao fenmeno da globalizao, que exige padres administrativos comuns s diferentes naes.
c) ao modelo de governana corporativa adotado pelas instituies pblicas e privadas.
d) opacidade do Estado e ao mau uso das informaes governamentais.
e) necessidade de estabelecer metadados para os documentos criados em meio eletrnico. O ato de estabelecer
"metadados" o de criar modelos de bancos de dados para receber posteriormente os dados dos documentos
forma, os programadores precisam conhecer os conceitos de arquivologia, ou contar com a consultoria de que
entende, para que o modelo de banco de dados digital funcione de forma efetiva e eficiente e em acordo com a
legislao. Assim, o trabalho do arquivista abrange os tarefas prarquivisticas.
No processo de avaliao, importante considerar a qualidade pela qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e
disposies contidos nos documentos, isto , sua
a) idoneidade.
b) transparncia.
c) vigncia. Tempo na qual os documentos possuem validade, obedecendo a um ciclo de vida e uma tabela de
temporalidade.
d) tipologia.
e) substncia.
O formato dado a um documento de arquivo o fator que determina o uso e o destino de armazenamento futuro desse
documento.
Certo
Errado
O que determina o destino de armazenamento futuro de um documento a atividade de a
"O processo de avaliao dos documentos do arquivo tem por objectivo a determinao do seu valor arquivsti
vista fixao do seu destino final: conservao permanente ou eliminao."
I. criao ou produo.
a) I e II
b) I e V
c) II e III
d) III e IV
e) III e V


d) macroavaliao.
julgue os itens a seguir, relativos gesto de documentos.
So atividades caractersticas do arquivo permanente: arranjo, descrio, publicao, conservao e referncia.
Certo
Errado
Embora pertenam a um mesmo fundo, os documentos produzidos em vrios suportes devem ser armazenados em lo
diferentes, conforme suas caractersticas fsicas.
Certo
Errado
A gesto de documentos aplicada no momento em que os documentos alcanam o valor secundrio e passam a
importantes fontes para a pesquisa histrica.
Certo
Errado
Desde seu recebimento
A fase de avaliao e destinao de documentos constitui parte do programa de gesto documental e composta pe
atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do acesso docume
Certo
Errado
Processo de anlise e seleo de documentos que visa estabelecer prazos para sua gua
fases corrente e intermediria e sua destinao final, ou seja, eliminao ou recolhimento para guarda permane
Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuio por toda a organizao, a restrio de acesso e a existncia de docu
com valor primrio e de uso frequente.
Certo
Errado
Os documentos com valor histrico devem ser recolhidos aos arquivos intermedirios, onde devem permanecer at a s
eliminao.
Certo
Errado
Os documentos com valor histrico fazem parte do arquivo permanente
O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinao final dos documentos, resultado direto do processo de av
denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da atividade-meio.
Certo
Errado
diagnsticos; arquivos
umentos; arquivos
rentes s atividades de produo,

visando a sua eliminao ou
do planejamento, da organizao, do
o objetivo de aperfeioar e
assificao, uso primrio e avaliao
umentos;
ao governo e aos cidados;
u para a pesquisa cientfica;
s tcnicas avanadas de gesto da
por seus valores histrico e
PUD).
s atividades especficas de um
o daqueles no essenciais,
m o uso adequado dos recursos de
srio ao cumprimento de sua funo
cnicas especficas para

o. Desenvolve-se, tambm, a gesto
uperao da informao.
de prazos de guarda dos

preservados permanentemente.
de ser desenvolvida em quatro
no (recolhimento) e eliminao
aqueles de valor permanente;
os de arquivamento intermedirio;
sicos de elaborao e gesto de
rizes administrativas, de
abilizar o desempenho de suas

e acessrio.
ho de suas atribuies especficas

.
IDADE)
ma instituio e, por conseqncia,

ao, expedio e arquivamento tem
tcnicas caracteriza os servios de
ponsveis por tais servios so
e comunicaes etc.
de modo a assegurar a imediata
ivo ou sigiloso e particular.
os destinatrios.
existncia ou no de
de acordo com o assunto tratado.
nto de um documento. Determinado

o adotado, a categoria na qual o
permitir recuper-lo
esso a etiqueta ou carimbo de

sunto e proceder a distribuio s
dados: nmero de protocolo, data

o e data da primeira distribuio.
o:
tuao), a 2 via em ordem
tinatrias acompanhados de uma
os, tenha controle da movimentao

srio que as unidades
nhamento ou se for o caso, registrem
o faltam folhas ou anexos,

o original e encaminhar as cpias
Correntes
o cuidado dispensado a cada uma
na-se ao arquivamento ou se dever

nhados ao arquivo com a finalidade
ecida uma informao;
e referncias cruzadas sero

classificao ocorrer nesta etapa.
e ordenao (fichas), em escaninhos
nto pr-estabelecida. Recomendaitar a sua localizao.
o de informaes ou para realizao

ndo para quem foi emprestado, data
ormao ou juntada, usa-se o guiasetor ou, no caso de juntada, n do
serem classificados, identificando o

rquivamento mais comumente
ade, estado e pas);
mero do documento;
. A ordenao dos assuntos dever

.
umentos
da nas fases corrente e

ermanente.
umprimento das atividades que o

ivos :
DEZ)
os ao registro da informao;
se corrente, a fim de se distinguirem

robatrio. Deve-se evitar a
ente avaliados, pois o
mente oneroso do ponto de vista
o de guarda dos documentos nas

m como sua destinao final
nte). A Tabela de Temporalidade
ocumentos ou Comisso de
da na instituio.
stentes na mesma. Uma vez

o ser submetidas Comisso que a
razo para as fases correntes e
colhimento para guarda permanente)
ro nem mximo para os
e acordo com o estabelecido pela
aliao de Documentos)
documentos de arquivo requerem,

reas profissionais.
das informaes contidas nos
aliados, com profundo conhecimento
valiao (historiador, economista,
evoluo histrica;
es;
e assuntos neles contidos;
ocumentos;
dos depsitos de arquivo;
o de guarda vincula-se
escricionais);
mento, o que pressupe o

para guarda permanente.
ministrativos legais ou fiscais;
procedimentos adotados pelo
ou longo prazos tanto do Governo
provao de despesas e receita.

quais foram criados, o documento
ser
o; Tais documentos preservam a
o lida, para fins de estudo ou
razo de Guarda
ministrativo e jurdico para o rgo.

se relacionam com o desempenho
minante do seu valor e,

documentos:
essenciais acham-se recapituladas
de pessoas fsicas ou jurdicas

derados cientificamente relevantes.
o (leis, decretos, portarias,

direitos patrimoniais;
os que digam respeito sua

tratem das suas atividades-fim;
o; correspondncia que trate de
udiovisuais, ampliaes fotogrficas,
ministrativamente e que possuam
de remunerao e classificao de
cficas da instituio. Ex: projetos,
o menos um exemplar como
entos que contm vinhetas,
dendo das condies em que se

a de gesto de documentos que
entos adequados para a
s formas pelas quais este se intermentos a serem adotados so os
o estado de conservao dos

mentos de recuperao da
tico ser possvel definir as
de recuperao da informao
o do rgo produtor, para
ores do quadro de classificao por
em entrevistas realizadas nas

m virtude do uso que se faz dos
a na avaliao, o quadro de
stificativas.
licos, publicados no Dirio Oficial

ados tero que ser aprovados pela
m o artigo 9 da lei n 8.159, de 8 de
e Documentos
ir racionalizar o fluxo documental

mplementao de um programa de
como a elaborao de uma Tabela
ado mediante pesquisas junto s

er dados sobre as condies dos
a a legislao referente instituio,

Tem por objetivo garantir a
mental, no cdigo de classificao de

onsveis pela produo e/ou
elece a preservao e/ou a
guarda e destinao devero ser

os na prtica da avaliao de
ise da documentao e aprovada

uivo corrente, sua transferncia ao
o ao arquivo permanente.
de recuperao da informao,
vista do documento original.
ptar entre adquirir o equipamento

no cartrio quando se tratar de
1799, de 30/01/96).
agem
0% a 50% de umidade.
icrofilme.
ar imagens como uma matriz de

heios. Em outras palavras,
as em meio fsico para um formato
ompanhada de todas as
processo de digitalizao um
um Sistema de Gerenciamento
tcnicos previamente orientados,

A seleo a separao fsica dos
seu volume, podendo ser levada a
stagem, onde aguardaro o
ados dos instrumentos de
(2 IDADE)
ados imediatamente, mas uma parte

ongo em funo de razes legais ou
bjetivo principal minimizar o custo
s e a recuperao da informao. A
etade os custos de sua conservao,
os que podem ser destinados
umentos pela administrao pblica.
termedirios:
o ou recolhimento;
o seu contedo, o prazo de guarda
a seus direitos sobre os mesmos,

os deve ser rpido e preciso. A
ue transferiu os documentos.
ando a unidade de arquivamento de
e transferiu os documentos ao
os
s urbanos (terrenos mais baratos),
uada do acervo documental. Para tal,

s, poluio atmosfrica, excesso
arda de grandes volumes de
ervados definitivamente.
3 IDADE)
vo Permanente. Quando o
ue pode ser permanente (intervalos
documentos e estabelecimentos de
rmanente, feito por uma Comisso
o de um arquivo. Assinale o item

permitem a recuperao posterior
o.
ecuperao.
vamento intermedirio, visando a sua
mentos, visando ao acesso e
o de modernas tcnicas e recursos

a dos servios arquivsticos,
a, garantindo o cumprimento dos
oadministrativas. Com isso, o
alternativa que no representa
gistro, distribuio e movimentao

cumento; Livro de registro de
ntes.
nsiste na verificao da destinao
UARDA DOS DOCUMENTOS
quivstica clssica, a A Captura

s digitais, sendo, em muitas
sso, pode assumir uma grande
os, como facturas de
os e vlidos os encargos e as
de vida e uma tabela de
m rgo pode ser justificado pela
e vai exigir a utilizao de mtodos

svinculao de ttulos, baixa de
eira devem ser organizados
ra o particular, o inventrio deve ser

e todos os conjuntos documentais
eno como vai ter uma guia se
vamento, em que so indicadas as
s anos de incio e trmino

o.
documentos:
tivo ao documento), cronolgico

e produo,
vstica (NOBRADE), so os
asileira de Descrio Arquivstica

es que o representam nos diversos
es.
. O ato de estabelecer
dados dos documentos. Dessa
om a consultoria de quem
ente e em acordo com a
os e vlidos os encargos e as
de vida e uma tabela de
mazenamento futuro desse
umento a atividade de avaliao:

o do seu valor arquivstico, com

e produo,
vao e referncia.
m ser armazenados em locais
or secundrio e passam a constituir
umental e composta pelas

o do acesso documentao.
cer prazos para sua guarda nas

nto para guarda permanente.
sso e a existncia de documentos
evem permanecer at a sua
anente
o direto do processo de avaliao,
Conservao, Preservao e Restaurao de Documentos

o registro esquemtico do ciclo de vida documental do rgo, sendo elaborada aps a anlise da documentao e ap
pela autoridade competente. A Tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transfer
arquivo intermedirio, os critrios para a MICROFILMAGEM, a eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente.
dados bsicos a serem includos na Tabela de Temporalidade
resultados da aplicao da Tabela de Temporalidade
recomendaes quanto ao uso da Tabela de Temporalidade
Microfilmagem
a tcnica desenvolvida para minimizar qualquer tipo de arquivo e dinamizar o processo de recuperao da infor
visando localizao imediata do documento necessrio.
Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de docum
dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. (Decreto N 1.799 de 30/01/1
A microfilmagem visa a:
o aperfeioamento de administrao;
a segurana da guarda de informao; Segurana contra fraudes e arquivamento incorreto
Duas vias de microfilme, original e cpia, proporcionando Microfilmagem total segurana.
a reduo de espao;
Em at 98% de reduo de espao fsico dos arquivos.
o ordenamento dos arquivos;
o baixo custo de manuteno.
a facilidade de pesquisas atravs de Leitores de Microfilme.
Fcil pesquisa, com auxlio de ndices em banco de dados, busca das informaes em poucos minutos e cpias em pa
necessrio.
Confiabilidade
Atravs do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo.
Compatibilidade: A Microfilmagem compatvel com as mdias magnticas e pticas.
As microfilmagens possuem validade legal desde que sejam autenticadas em cartrio e vista do documento ori
Microfilmagem possui uma legislao prpria, Lei N 5433 de 08/05/1968.
A microfilmagem exige certos cuidados, como a verificao da relao custo-benefcio ao optar entre adquirir o equipa
necessrio ou contratar o servio de um bureau especializado, a autenticao do microfilme no cartrio quando se trata
documentao de Recursos Humanos, amparada pela Lei n 5433/68 (alterada pelo Decreto 1799, de 30/01/96).
Conservao e Preservao da Microfilmagem

Acondicion-lo em locais que tenham ar-condicionado e temperatura de 19 C a 22 C e 40% a 50% de umidade.
Baixa umidade torna a pelcula do microfilme quebradia.
Alta umidade cria mofo e manchas microscpicas.
Revisar periodicamente o aparelho de leitura e mant-los limpos para no danificarem o microfilme.
Evitar a incidncia prolongada de luz sobre as pelculas.
Digitalizao
O termo digitalizar originou-se do vocbulo ingls digitize e designa o processo de representar imagens como uma m
cdigos binrios, na qual o zero indica o espao em branco e o um representa os pontos cheios. Em outras pa
digitalizao tambm pode ser definida como sendo a converso de informaes armazenadas em meio fsico par
formato legvel por computadores.
A pura e simples converso de um documento, contudo, no tem muito sentido se no for acompanhada de todas as
potencialidades que os sistemas automatizados permitem, ou seja, deve estar associado ao processo de digitalizao
processamento tcnico adequado, capaz de gerir o fluxo da imagem do documento dentro de um Sistema de Gerencia
Eletrnico de Documentos (GED).
Conservao, Preservao e Restaurao de Documentos

Preservao
Consiste em adotar medidas e procedimentos para garantir a integridade dos documentos, no permitindo que estes ve
se deteriorar.
Conservao
Consiste em adotar medidas e procedimentos com a finalidade de parar um processo de deteriorao j iniciado.
Restaurao
Consiste em medidas e procedimentos adotados com a finalidade de recuperar documentos que j sofreram um proce
deteriorao e perderam informaes de forma parcial ou total.
A Conservao inclui a parte material do arranjo, o acondicionamento e a guarda dos documentos e ainda a Res
e Reproduo para fins de Preservao.
A Conservao deve ser medida PREVENTIVA, consistindo sobretudo na higienizao ambiental. Umidade e falta
arejamento so fatores prejudiciais, bem como a acidez atmosfrica, elevao e queda da temperatura. Condi
ambientais desfavorveis produzem modificaes na textura e fibras dos papis, que mancham, descolorem, col
aderem ou se desintegram; tornam quebradios os documentos e favorecem o desenvolvimento neles de espc
entomolgicas.
Caractersticas do Papel
O papel um suporte HIGROSCPICO, isto , tem a capacidade de absorver e expelir umidade de acordo com o m
que esteja, com esta troca de umidade com o meio ele sofre dilatao e contrao das fibras, por isso, o controle do co
elementos ambientais fundamental para a preservao dos acervos.
Uma vez envelhecidos os papis, o tratamento adequado a Restaurao ARTESANAL ou a Laminao ou Plas
pelo emprego de elementos IDNTICOS composio do papel, de celulose e outros. Pelo mtodo de Lamina
documentos a serem restaurados, depois de neutralizados e limpos, so colocados entre duas folhas (2) de celul
levados mquina, onde, sob a ao de calor e presso, a celulose adere ao documento, dando-lhe corpo.
A Conservao e Preservao visam a conservar e a preservar as informaes do acervo, especialmente a memr

organizao.
Deve-se observar procedimentos elementares que RETARDAM o processo de deteriorao, por meio do controle
materiais utilizados e do meio ambiente, e a valorizao do patrimnio documental, escrito ou gravado em qual
suporte.
Os cuidados citados a seguir podem melhorar a preservao/conservao dos documentos e devem ser observad
no colocar clipes como marcador de pginas porque o metal oxida, manchando o papel;
quando ocorrer transferncia ou recolhimento, retirar dos documentos qualquer tipo de clipe, grampos e ferragen
no fazer refeies junto aos documentos nem armazenar alimentos nos mesmos ambientes, pois resqucios alime
podem atrair insetos;
no debruar-se sobre os documentos;
no usar fita adesiva/durex para consertar pginas RASGADAS, pois deixa mancha e contribui para a acidificao
no folhear os documentos com mos sujas;
evitar o uso de SALIVA para folhear os documentos;
evitar o uso de pastas classificadoras AZ, pois deformam o documento e so difceis de manusear; o ideal o uso
suspensas;
evitar o acmulo de poeira nos ambientes onde h documentos;
as fotografias, negativos, adesivos, jornais, revistas e similares no devero ser colados diretamente nas pginas do
e sim acondicionados em envelopes que podero ser colados.
dobrar os documentos adequadamente, se excederem os tamanhos padronizados, e desdobrar caso seja necess
arquivar recortes em pastas, por assunto, aps serem colocados em folhas soltas de papel tamanho ofcio. Se for um a
tenha continuao no verso, guardar em envelope que tambm ser colocado em folha de papel. No alto e direita do
anotar a data e a fonte de onde ele foi extrado, como tambm o assunto da pasta onde ele ser arquivado.
Operaes Essenciais para Guarda e Conservao dos Documentos

Fazer o arquivamento dirio de pastas e papis.
No momento de arquivar um documento, confrontar o contedo e o nmero da pasta para evitar enganos.
No sobrecarregar as caixas de arquivos ou pastas.
Manter uma seqncia estritamente cronolgica no grampear e no arquivar junto as correspondncias rece
expedidas.
No deixar assuntos indefinidos, classific-los quando no houver definio clara ou no existirem assuntos asseme
em: assuntos administrativos diversos, assuntos de pessoal diversos e assuntos financeiros diversos. Definindo-os em
que tenha pertinncia.
As estantes e os arquivos devem ser de ao, pois so mais leves, no entram em combusto e, principalmente, dific
proliferao de insetos.
LEMBRE-SE: DOCUMENTO SEM DATA E SEM ASSINATURA NO TEM VALIDADE.
Os principais agentes agressores do papel podem ser classificados em fsicos, ambientais, biolgicos e human
Agentes Fsicos
Correspondem a causas fsicas: cortes, folhas coladas, etc. Muito importante a reviso dos Arquivos, retirando-s
material danificado.
Os materiais utilizados para a guarda dos documentos contribuem para o seu desgaste, devendo-se evitar o uso
plsticos para acondicionar documentos de guarda permanente, pois dificultam a oxigenao do papel. Os gram
e fixadores de metal, e outros materiais que podem enferrujar e manchar o papel devem ser evitados para no acel
processo da oxidao.
Fitas colantes deixam marcas impossveis de remover devendo ser evitada o ideal o uso de cola branca, recome
cola de celulose Metylan.
Agentes Ambientais
Temperatura e Umidade
A temperatura e a umidade so agravantes para a deteriorao e enfraquecimento do papel e o aparecimento do mofo

sem mantida uma temperatura entre 15 a 20C, e umidade de 40 a 60%, evitando oscilaes para no acelerar a fr
do papel.
Quanto mais baixa a temperatura na qual ele for conservado, maior ser a vida do papel. Como temperaturas muito ba
tornam-se desagradveis para funcionrios e usurios, a temperatura em torno de 22C est dentro do limite recomend
O arquivo NO deve estar localizado em reas como poro e sto, NO deve tambm ser mantido prximo a dep
gua (a fim de se evitar a umidade), mas SIM em prateleiras e arquivos que NO estejam apoiados em paredes int
Em regies midas, deve-se evitar objetos molhados e plantas aquticas no acervo, controlar infiltraes e goteiras, ar
ambiente com o auxlio de ventiladores. Em regies secas, utilizar umidificadores de ar.
Iluminao
Os raios ultravioletas emitidos pelo sol e pelas lmpadas fluorescentes provocam a OXIDAO do papel, isto , o
branco adquire manchas amareladas e o papel colorido torna-se esbranquiado.
Deve-se evitar iluminao natural, isolando vidraas atravs da utilizao de verniz filtrante, papel opaco ou cortin
escuras para bloquear a radiao ultravioleta e manter a luz apagada sempre que possvel.
Poeira e Gases
Os agentes poluidores atmosfricos como a poeira e gases devem ser evitados, mantendo portas e janelas fechadas
das aberturas externas e limpeza peridicas do acervo com a utilizao de aspirador de p.
Falta de ventilao.
Acidentes (gua, incndios, guerras, terremotos, etc.).
Agentes Biolgicos
Correspondem aos fungos, insetos (baratas, traas, cupins, etc.) e microorganismos que causam damos ao papel. O
preventivo como desinsetizao deve ser feita periodicamente. Os fungos e insetos se localizam em determinadas
arquivo em que encontram condies ambientais favorveis, como alto grau de umidade, alta temperatura e pouca ou
ventilao.
Agentes Humanos
Os hbitos humanos como alimentao e manuseio dos documentos podem afetar e agredir o papel, devendo ser
amplamente difundido os cuidados quanto limpeza do local.
Os responsveis devem ser esclarecidos sobre os cuidados com os elementos orgnicos que fazem parte do documen
como colas, papeis, papeles, que devem ser de primeira qualidade.
Suportes Especiais
No empilhar livros abertos ou colocar peso extra sobre eles, pois deforma a lombada e pode soltar as folhas.
Evitar escrever no verso da foto e quando o fizer utilizar lpis macio e no pressionar, para evitar marcar a foto; manus
fotos com cuidado, evitando o contato direto com a gelatina, que poder ficar manchada e gordurosa.
CDs e fitas devem ser acondicionados em embalagens prprias e manuseados com cuidado, segurando-os sempre pe
devido sensibilidade deste material. As fitas devem ser guardadas na posio vertical, para evitar a deformao do ro
CDs devem ser arquivados em ambiente fechado, desumidificado e climatizado, no devem ser expostos diretamente
sol, umidade e poeira. Deve-se afast-los de qualquer campo eletromagntico.
Emulao: Preservao dos dados em seu formato original
uma estratgia utilizada para se preservar informaes de documentos digitais em seu formato original, por meio de
emuladores considerado o melhor mtodo na busca por uma soluo ideal para preservar um documento digital no
imitam o comportamento de uma plataforma de hardware obsoleta e emular o sistema operacional relevante.
O processo de emulao consiste em um encapsulamento de dados junto com a aplicao de software utilizada na sua
assim como uma descrio do ambiente de software e hardware requerido para o seu funcionamento.
A emulao consiste na preservao de dados em seu formato original e sua implementao envolve o desenvolvimen
tcnicas para especificao de emuladores para rodar em mquinas (computadores) do futuro, recriando o comportam
documentos digitais, desenvolvimento de tcnicas para guarda de metadados, tcnicas de encapsulamento de docume
metadados, software e especificaes do emulador.
Encapsulao
Tcnica moderna empregada para dar suporte e proteo aos documentos de papel, tecido e fotografias frgeis
submetidos a uso intensivo.
A prtica do "encapsulamento" de documentos muitas vezes ultrapassa seus limites e faz com que arquivistas no s t
proteger seus acervos do p, umidade, raios solares, insetos, mas tambm estendam esta prtica aos usurios, adotan
medidas restritivas, que dificultam o acesso s informaes. exatamente neste momento de mudana que cabe ao a
passagem , a transformao de papis velhos em informaes teis e necessrias, no medindo esforos para a atual
informao, seja qual for o seu suporte.
EXERCCIOS
13
Uma empresa pblica contratou um arquivista para ocupar-se de sua gesto documental. Esse profissional encontrou o
em uma sala, com documentos em caixas ou amontoados, alm de muitos CD, disquetes, lbuns de fotografias e fitas
ento, separou dos demais os documentos arquivsticos digitais, tendo em vista as suas caractersticas de
a) fragilidade intrnseca e rpida obsolescncia. Os documentos eletrnicos tem algumas desvangens, dentre ela
1. Baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando necessria a transferncia peridica para outros sup
("fragilidade intrnseca");
2. Obsolescncia dos equipamentos necessrios leitura das informaes armazenadas ("rpida obsolescnc
b) fcil conservao e acesso ilimitado.
c) garantia de duplicao e disseminao controlada.
d) preservao simples e reproduo confivel.
e) estabilidade de suporte e proteo de intemprie.
Uma empresa necessita organizar os seus documentos e, aps a organizao, pretende utilizar uma tecnologia nova p
preservao e acesso aos documentos, visando otimizao da recuperao da informao. Assim, busca na rea arq
uma orientao para a melhor tecnologia a usar. Esta orientao direciona para o uso de escaner, visando a converter
documentos convencionais (papel) em imagens eletrnicas, codificadas, e que so apropriadas para armazenamento m
ou tico, o que compe a tcnica de
a) desmodulao.
b) descompactao.
c) digitalizao.
d) integralizao.
e) masterizao.
Quanto ao microfilme, assinale a assertiva correta.

a) Tem excelente acesso, distribuio e transmisso dos registros.
b) Permite um acesso mltiplo simultneo.
c) Cpias sucessivas no provocam degradao do suporte.
d) No permite a cpia em papel de suas imagens.
e) Tem normas para criao, processamento, duplicao, armazenamento e leitura.
A obsolescncia de hardware e software resolvida com

a) migrao.
b) reformatao.
c) dublin core.
d) EAD.
e) MARC.
So caractersticas do documento eletrnico:

I. produzido sobre um suporte com o auxlio de smbolos que devem ser decodificados para que o ser humano possa le
II. contedo inseparvel do suporte no qual foi registrado.
III. alto grau de integridade do contedo.
IV. os metadados apiam-se em um contexto administrativo, mas precisam tambm de metadados que descrevem a fu
informao registrada.
V. uma entidade material.
a) I e II
b) I e III
c) I e IV
d) II e III
e) II e V
Sobre a preservao dos documentos de arquivo, correto afirmar, exceto:

a) o ar seco um fator de enfraquecimento do papel.
b) a umidade favorece o aparecimento de determinados insetos, que se alimentam da celulose do papel.
c) a luz solar ou a artificial no causa grandes danos aos documentos.
d) o material a ser empregado nos depsitos de documentos de arquivo no deve ser inflamvel.
e) o calor constante destri as fibras do papel, sendo ideal uma temperatura entre 20 e 22 graus.
A tcnica moderna empregada para dar suporte e proteo aos documentos de papel, tecido e fotografias frgeis ou su
a uso intensivo
a) encapsulao.
b) liofilizao.
c) mylar.
d) silking.
e) palimpsesto.
Com relao alterao do suporte da informao em arquivos, assinale a opo correta.

a) A atual legislao somente autoriza a eliminao de documentos permanentes aps sua reproduo por meio dos pr
de microfilmagem ou digitalizao, desde que garantida a autenticidade da cpia. O art. 36 do Dec. n 4.533/2002 ved
desfigurao ou destruio de documentos permanentes de valor histrico, probatrio e informativo, sob pena
responsabilidade penal, civil e administrativa.
b) Qualquer proposta de alterao de suporte das informaes arquivsticas deve levar em considerao as questes l
garantias jurdicas, normalizao de procedimentos, padres de qualidade estabelecidos pela legislao brasileira. n
considerar, ainda, as peculiaridades de cada rgo, alm de realizar estudos de viabilidade econmica.
c) As vantagens da alterao do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das informaes
desnecessria a organizao dos documentos; facilitar o intercmbio com outras entidades; proporcionar acesso s
informaes em redes; reduzir a ocupao e melhorar o aproveitamento do espao; reduzir custos de manuteno.
d) Apesar de ser um processo de reproduo de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem no de
realizada quando houver inteno de eliminar os originais, pois tal processo no pode, em circunstncia alguma, ter va
juzo. As microfilmagens possuem validade legal desde que sejam autenticadas em cartrio e vista do docum
original.
Acerca da poltica, do planejamento e das tcnicas de preservao, conservao e restaurao de documentos arquiv
julgue os itens que se seguem.
O papel moderno tem uma forte tendncia a se tornar cido, devido lignina presente na madeira, cola de alume e
utilizadas na impresso.
Certo
Errado
As clulas da madeira so unidas por uma substncia chamada lignina, que funciona com
cimento, dando-lhe rigidez resistncia.
Vrios aditivos, como colas, cargas minerais, controladores de pH e corantes, podem ser acrescentados duran
processo de fabricao do papel. Esses procedimentos acarretam a acidez, e dessa forma o deixando mais sus
degradao.
Para melhor conservao dos documentos de arquivo, devemos:

a) lavar as mos antes de toc-los.
b) amarrar os documentos com barbante, antes de colocar nas caixas.
c) grampear os documentos, para evitar perda.
d) jogar fora os documentos rasgados.
e) limp-los com pano mido.
Em relao microfilmagem, automao, preservao e conservao de documentos, julgue os itens subsequentes. O

de documentos pblicos permanentes, uma vez digitalizados ou microfilmados, podero ser eliminados, mediante au
da direo do rgo.
Certo
Errado
Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a reduo das massas documentais acumuladas nos arq
cpia microfilmada de um documento oficial no reconhecida legalmente.
Certo
Errado
As microfilmagens possuem validade legal desde que sejam autenticadas em cartrio e
documento original.
Devido aplicao de modernas tcnicas de preservao documental, a temperatura no considerada um agente

deteriorao de documentos de arquivo.
Certo
Errado
Conservao e preservao da Microfilmagem requer acondicion-lo em locais que tenham
condicionado e temperatura de 19 C a 22 C e 40% a 50% de umidade.
ocumentos
ise da documentao e aprovada

uivo corrente, sua transferncia ao
o ao arquivo permanente.
de recuperao da informao,
oduo em filme, de documentos,

ecreto N 1.799 de 30/01/1996).
a.
s minutos e cpias em papel se
vista do documento original. A
ptar entre adquirir o equipamento

no cartrio quando se tratar de
1799, de 30/01/96).
agem
0% a 50% de umidade.
icrofilme.
tar imagens como uma matriz de

os cheios. Em outras palavras,
nadas em meio fsico para um
ompanhada de todas as
processo de digitalizao um
um Sistema de Gerenciamento
ocumentos
o permitindo que estes venham a
eriorao j iniciado.
que j sofreram um processo de
ocumentos e ainda a Restaurao
biental. Umidade e falta de

da temperatura. Condies
ncham, descolorem, colam,
lvimento neles de espcies
midade de acordo com o meio em

, por isso, o controle do conjunto de
ou a Laminao ou Plastificao
elo mtodo de Laminao, os
duas folhas (2) de celulose e
, dando-lhe corpo.
especialmente a memria da
o, por meio do controle dos

crito ou gravado em qualquer
os e devem ser observados:
ipe, grampos e ferragens;
es, pois resqucios alimentares
ntribui para a acidificao do papel.
manusear; o ideal o uso de pastas
etamente nas pginas do processo,
dobrar caso seja necessrio,
manho ofcio. Se for um artigo que

apel. No alto e direita do recorte,
er arquivado.
os Documentos
a evitar enganos.
correspondncias recebidas e as
existirem assuntos assemelhados

diversos. Definindo-os em uma rea
o e, principalmente, dificultam a
ais, biolgicos e humanos.
dos Arquivos, retirando-se o
devendo-se evitar o uso de sacos

ao do papel. Os grampos, clipes
er evitados para no acelerar o
o de cola branca, recomenda-se
e o aparecimento do mofo, devendo

es para no acelerar a fragilizao
mo temperaturas muito baixas

dentro do limite recomendado.
er mantido prximo a depsitos de

apoiados em paredes internas.
r infiltraes e goteiras, arejar o
DAO do papel, isto , o papel
e, papel opaco ou cortinas

l.
portas e janelas fechadas, vedao
causam damos ao papel. O sistema

calizam em determinadas reas do
temperatura e pouca ou nula
dir o papel, devendo ser
e fazem parte do documento, assim
e soltar as folhas.
vitar marcar a foto; manusear as

rdurosa.
segurando-os sempre pelas bordas,

evitar a deformao do rolo. Fitas e
ser expostos diretamente luz do
ato original
mato original, por meio de programas

um documento digital no qual
cional relevante.
e software utilizada na sua criao,

namento.
envolve o desenvolvimento de
o, recriando o comportamento de
ncapsulamento de documentos,
ido e fotografias frgeis ou
m que arquivistas no s tentem

tica aos usurios, adotando
e mudana que cabe ao arquivista a
ndo esforos para a atualizao da
se profissional encontrou o acervo

buns de fotografias e fitas VHS. Ele,
ctersticas de
desvangens, dentre elas:
peridica para outros suportes
as ("rpida obsolescncia")
zar uma tecnologia nova para

Assim, busca na rea arquivstica
aner, visando a converter
as para armazenamento magntico
que o ser humano possa ler.
dados que descrevem a funo da
se do papel.
vel.
aus.
e fotografias frgeis ou submetidos
produo por meio dos processos

o Dec. n 4.533/2002 veda a
e informativo, sob pena de
onsiderao as questes legais,

a legislao brasileira. necessrio
conmica.
vamento das informaes por tornar
es; proporcionar acesso s
ustos de manuteno.
o, a microfilmagem no deve ser
cunstncia alguma, ter validade em
rtrio e vista do documento
o de documentos arquivsticos,
adeira, cola de alume e s resinas
gnina, que funciona como um
ser acrescentados durante o

rma o deixando mais suscetvel a
os itens subsequentes. Os originais

eliminados, mediante autorizao
entais acumuladas nos arquivos, a
nticadas em cartrio e vista do
considerada um agente de
lo em locais que tenham ar-

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Quanto a Natureza da Entidade Produtora (Arquivos)

Quanto Finalidade do Acervo (Arquivos)

Quanto Atuao OU Extenso OU Abrangncia (Arquivos)

Quanto aos seus Mantenedores (Arquivos)

Quanto Natureza (Assuntos) de seus Documentos (Arquivos)

Classificao dos Documentos de Arquivos

a) escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados, digitados ou impressos;

b) cartogrficos: documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnica

d) filmogrficos: documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagens (tapes), conjugados ou n

f) microgrficos: documentos em suporte flmico, resultante da microreproduo de imagem, mediante utilizao de t

Os arquivos filmogrficos e sonoros so considerados audiovisuais. Em verdade, existe o gnero audiovisual e os s

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Quanto ao DESTINO e PROCEDNCIA pode-se classificar a correspondncia em EXTERNA e INTERNA. INTERNA

O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo (INTERNA), qu

Julgue os itens subsequentes, relativos a conceitos de arquivologia.

Julgue os itens a seguir, relativos s caractersticas que distinguem os arquivos.

Considerando o texto acima, julgue os itens a seguir.

Considerando o texto acima, julgue os itens a seguir.

Considerando o texto acima, julgue os itens a seguir.

No que concerne s tcnicas de arquivo e controle de documentos, julgue os itens subsequentes.

Nos inventrios, a unidade mnima de referncia, em termos descritivos,

Acerca de arquivologia, julgue os itens a seguir.

Acerca de arquivologia, julgue os itens a seguir.

Acerca do arquivo, julgue os itens a seguir.

A respeito da prtica arquivstica em esfera pblica no Brasil, assinale a opo correta.

correto afirmar que o princpio terico-metodolgico fundamental da teoria arquivstica o(a)

A destinao dos documentos indicada

Assinale a opo que apresenta corretamente a definio de documento de arquivo.

Um conjunto de diversos documentos referentes a um mesmo assunto chama-se

Julgue os itens abaixo, relativos a documentos pblicos.

Os suportes dos documentos de arquivo incluem

Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens subseqentes.

Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens subseqentes.

Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens subseqentes.

Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens subsequentes.

Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens subsequentes.

A srie pode ser definida como