Reflexin inicia acuerdo 060 de 2001

De acuerdo al video visto del acuerdo 060, es muy importante seguir el

proceso cuando se realiza la recepcin de correspondencia se debe tener en
cuenta una planilla para la recepcin de la documentacin tener un
consecutivo para la hora de buscar la informacin sea ms fcil hallarla y de
esta manera llevar un proceso eficiente y de calidad.
Actividad de contextualizacin.
Es muy importante clasificar la documentacin ya sean:
correspondencia, documentos contables, publicaciones y
comunicaciones institucionales
Es importante mantener las copias de la documentacin.
El manejo de la radicacin es muy importante dentro del manejo de
la correspondencia.
Es importante garantizar que la documentacin al destinatario.
Es importante seguir el manual de correspondencia.
3.
Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar de
trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.
Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el
material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que
seleccion, los siguientes aspectos:
Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin
de un documento?
R. Escog una empresa que compra y vende vehculos usados para realizar
este ejercicio. La empresa maneja el siguiente proceso en el uso de
documentacin:

Cuando una orden llega primero se realiza la recepcin revisando los

datos ms importantes como fecha, numero de documento, anexos y
tambin las copias.
Una vez se realiz la revisin se procede a la recepcin del
documento a travs de un formato de recepcin donde se registran
los datos ms relevantes como la fecha de recepcin, tipo de
documento, nombre y firma de la persona que entrega el documento.
Luego se entrega la orden de recibido a la persona que entrego el
documento.
Luego la persona encargada de la recepcin de la documentacin que
en este caso es la asistente procede a guardar la documentacin y
anexos si fuera el caso en una carpeta, dicha carpeta est organizada
por nombre alfabtico de la empresa.

Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.

R. La comunicacin dentro de la empresa se genera de forma interna y
externa. Interna cuando se realiza comunicaciones en general o tambin

individuales hacia los empleados, esta comunicacin se realiza mediante el uso

de correo electrnico, el cual tiene la respectiva numeracin y radicacin.
La comunicacin externa se realiza mediante l envi de documentos y
correspondencia. Parte de la comunicacin externa tambin se la realiza
mediante correo electrnico.
Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa
determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?
R. la comunicacin interna se realiza mediante correo electrnico y para que
esta comunicacin sea efectiva se utiliza una carpeta de Outlook donde se
maneja toda la informacin relacionada de manera muy clasificada, es decir,
est clasificada por el tipo de comunicacin como: informacin al personal,
memorndums, comunicacin individual por empleado.
Una vez que se tiene la informacin se procede a mandarla al destinatario que
va con copia al gerente general de la empresa y se activa la opcin de correo
ledo para verificar que la comunicacin haya sido recibida en tiempo y al
destinatario correcto.
Mapa conceptual

Tipos de
comunicacion
dentro de la
organizacion

comunicacion
interna

envio de
correo
electronico

confirmacion
de recibido por
parte del
destinatario

comunicacion
externa

revision de
orden

recepcion de
la orden

radicacion de
la orden

almacenamien
to de ordenes