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Este documento describe las relaciones entre el departamento de compras y otros departamentos como producción, oficina técnica, ventas, finanzas y calidad. Explica que la comunicación y colaboración entre estos departamentos es crucial para que la empresa funcione de manera eficiente y competitiva. También brinda una clasificación básica de los tipos de compras (bienes y servicios) y la importancia de tener un manual de compras que guíe las operaciones de este departamento clave.
Este documento describe las relaciones entre el departamento de compras y otros departamentos como producción, oficina técnica, ventas, finanzas y calidad. Explica que la comunicación y colaboración entre estos departamentos es crucial para que la empresa funcione de manera eficiente y competitiva. También brinda una clasificación básica de los tipos de compras (bienes y servicios) y la importancia de tener un manual de compras que guíe las operaciones de este departamento clave.
Este documento describe las relaciones entre el departamento de compras y otros departamentos como producción, oficina técnica, ventas, finanzas y calidad. Explica que la comunicación y colaboración entre estos departamentos es crucial para que la empresa funcione de manera eficiente y competitiva. También brinda una clasificación básica de los tipos de compras (bienes y servicios) y la importancia de tener un manual de compras que guíe las operaciones de este departamento clave.
Instituto Universitario De Tecnologa Readic UNIR Cabimas -Edo Zulia
Integrantes: Yanitza Gonzlez. C.I: 16170488
Cabimas, Septiembre de 2016
Actividad 2. Informe sobre vinculacin de las compras con otros departamentos.
Cabimas, Septiembre de 2016
Informe
El departamento de compras en las empresas juega un papel muy importante
en el proceso de creacin de valor. La interaccin de las compras con el resto de departamentos es vital para que la empresa pueda ser competitiva. Expondremos brevemente cmo tiene que ser la relacin de compras con el resto de reas dentro de la empresa en cada uno de los procesos clave. Relaciones entre compras y produccin
El objetivo primordial de compras es servir el programa de fabricacin y
asegurar que los componentes y materias primas no faltarn ni en cantidad ni en calidad. Sin embargo, los dos servicios suelen actuar con distinta mentalidad:
El proceso productivo o de elaboracin tiende a obtener para sus necesidades
los mejores materiales y en cantidad sobrada. Esto puede llevar a la creacin de fuertes stocks de material incluso cuando no son necesarios. Compras se sita en la posicin contraria que tiende a obtener los materiales dentro de lmites razonables de calidad y cantidad.
Las relaciones entre los dos servicios se pueden armonizar notablemente si
existe un intercambio de informacin y opinin entre las dos actividades. Produccin debe tener informado constantemente y en el tiempo ms breve posible a compras de los planes y programas productivos. Disponiendo de tal informacin, compras tiene la posibilidad de prever a su vez con suficiente antelacin y precisin los aprovisionamientos. Cuando se prevn cambios en los programas de produccin, compras debe estar oportunamente informado de ello para que se pueda disponer de tiempo para la gestin con los proveedores. Produccin debe aceptar que transcurre cierto tiempo entre el pedido de un material y su llegada. Un excesivo nmero de urgencias slo aumenta los costes de aprovisionamiento, disminuye la calidad de los productos y empeora los resultados de la empresa. Por su parte, compras ha de tener a produccin continuamente informado sobre la llegada de materiales y comunicar oportunamente cualquier retraso para que se pueda programar de nuevo la produccin evitando interrupciones. Relaciones entre compras y oficina tcnica La oficina tcnica es normalmente responsable del diseo, proyecto y de sus caractersticas tcnicas as como de los procesos productivos correspondientes. Las Cabimas, Septiembre de 2016
relaciones entre compras y oficina tcnica se deben al diseo y especificacin del
producto. Las mayores divergencias aparecen cuando la oficina tcnica tiene una gran tendencia a especificar productos con amplios mrgenes de calidad, seguridad y funcionamiento, como es el caso de la industria qumica, mientras que compras debe disminuir estos mrgenes y trabajar con los mnimos necesarios con el fin de reducir costes. La oficina tcnica no debe tener pretensiones excesivas que ignoren las consideraciones de costes, compras no debe insistir en el coste hasta el punto de ignorar las exigencias tcnicas fundamentales. Una colaboracin autntica de ambos departamentos dar como resultado llegar a soluciones mejores y ms prcticas, que permitan realizar econmicas sustanciales sin disminuir la calidad o utilidad del producto final. Un programa de estandarizacin de materiales que incorporan los productos de la empresa es un camino de colaboracin entre ambos servicios en dnde se pueden obtener resultados muy beneficiosos. Relaciones entre compras y ventas-planificacin Ninguna empresa puede sobrevivir a largo plazo si sus productos no se venden con el beneficio adecuado. Compras debe colaborar con ventas estudiando los precios y la planificacin de las entregas para que la empresa se mantenga dentro de los lmites de unos costos establecidos y un adecuado servicio al cliente. Ventas debe colaborar con compras ofrecindole datos sobre las ventas en curso y sobre las previsiones del futuro para que se puedan establecer programas de previsin de las compras. Relaciones entre compras y el departamento financiero Cada compra da lugar a una cadena de operaciones contables que van desde el cargo de la compra en el concepto de gasto correspondiente hasta la liquidacin de la factura con la correspondiente repercusin en la tesorera de la empresa. Es necesario que exista una estrecha colaboracin entre ambos departamentos ya que se trata de administrar los fondos de la empresa y no de renunciar a la posibilidad de apreciables mejoras en los procesos financieros y condiciones de pago a los proveedores. Por otra parte el departamento financiero le es imprescindible conocer la programacin de compras para efectuar una previsin de tesorera en forma correcta. Relaciones entre compras y calidad Compras es responsable de que los materiales, componentes y productos concuerden con las especificaciones previstas y la calidad deseada. En el proceso Cabimas, Septiembre de 2016
de elaboracin de la industria qumica la calidad de los productos utilizados marcar
la calidad de nuestros productos. Compras debe informar a los proveedores de cules sern los criterios de aceptabilidad y que pruebas y ensayos deben pasar sus productos. Esta informacin se efectuar a priori reduciendo as al mnimo las posibilidades de malas interpretaciones y controversias. Compras debe conocer la calidad de sus proveedores mediante las oportunas encuestas y visitas y a travs de los sistemas de evaluacin que se hayan establecido. Por su parte calidad canalizar cualquier reclamacin debido a una calidad defectuosa de los materiales recibidos a travs de compras, quin es responsable directo de la calidad con la que los proveedores suministran, de tal forma que ambos ofrezcan una imagen coherente y una gestin eficaz hacia los proveedores. Clasificacin De Las Compras Normalmente se acostumbra clasificar en dos grandes grupos: I. BIENES a) Materias primas o materiales. Son aquellos de procedencia agrcola, minera, o de otras industrias, por medio de las cuales tendrn su primer grado de transformacin. b) Mercancas. Son aquellos productos terminados, que se destinan a la venta de quienes los necesitan. c) Suministros. Son los artculos de oficina que utiliza una empresa para realizar adecuadamente sus labores (papelera, tinta, jabn, etc. Cabe mencionar, que los suministros en el sentido estricto, tambin son materias primas o materiales que sirve para abastecer al departamento de produccin de una empresa. II. SERVICIOS a) Personales o profesionales b) Financieros (Bancos, Seguros) c) Transportes (Terrestres, areos y martimos
Cabimas, Septiembre de 2016
Actualmente las empresas buscan mantener sus bienes o servicios de manera
eficiente es decir con la mejor calidad y precio en tiempo (ABASTECIMIENTO), a travs de diferentes metodologas, PROCESO DE COMPRA. Manual de compras. Es uno de los manuales ms importantes dentro de la organizacin de una empresa, ya que su falta, repercute en otros departamentos inmediatamente, siendo uno de los elementos de la estructura orgnica de la misma. Se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin y funcionamiento del rea de Compras, definiendo las operaciones de la misma El Manual de Compras se somete a las disposiciones generales de la empresa, pero contiene elementos que influyen directamente en las Compras:
Respuesta a un Estmulo o Razn de Compra
Elemento Econmico o costo Aprobacin Social y la conveniencia de compra Requisicin de almacn de la empresa.
Para ello en trminos generales deben existir como mnimo tres cotizaciones de proveedores diferentes.