GUIA DE AUDITORIA INTERNA No.

6
VENTAS Y OTROS INGRESOS
INDICE

INTRODUCCION
PROPOSITOS DE LA GUIA
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LAS VENTAS Y OTROS INGRESOS
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA
PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL DE LAS VENTAS Y OTROS INGRESOS
EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE LAS VENTAS Y OTROS INGRESOS
LAS VENTAS Y OTROS INGRESOS Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO
ELECTRONICO DE DATOS
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA, APLICABLES A LAS VENTAS
Y OTROS INGRESOS
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME
INFORME
GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 6
VENTAS Y OTROS INGRESOS
INTRODUCCION
La presente gua de auditora interna de ventas y otros ingresos emitida por la comisin de
auditora interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, tiene como
propsito presentar los lineamientos bsicos para evaluar las operaciones relacionadas con los
ingresos por ventas y otros ingresos en entidades comerciales, industriales y de servicios.
Los ingresos por ventas constituyen un rubro de vital importancia en las entidades, por lo
tanto, el auditor interno debe conocer las polticas y procedimientos aplicables para realizar su
evaluacin.
Se incluye los propsitos de la gua, concepto, naturaleza y registro de las ventas y otros
ingresos, los objetivos de la auditora interna, los procedimientos bsicos de control, la
evaluacin de la administracin de las ventas y otros ingresos, la importancia de los sistemas
de procesamiento electrnico de datos, las tcnicas y procedimientos de auditora interna
aplicables a las ventas y otros ingresos y lo relacionado al informe.

PROPOSITOS DE LA GUIA
Los propsitos de esta gua son los siguientes:
a. Identificar el concepto y naturaleza de las ventas y otros ingresos.
b. Definir los objetivos de la auditora interna
c. Determinar la metodologa recomendable en la ejecucin de la auditora interna de las
ventas y otros ingresos.
d. Establecer la comunicacin de los resultados de auditora.

CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LAS VENTAS Y OTROS INGRESOS

Ventas son todos los ingresos de efectivo y/o derechos, que representan un incremento en
activos que puede derivarse de venta de productos prestacin de servicios. En forma general
se puede decir que el ingreso es el incremento bruto en activos o la reduccin bruta en pasivos,
que resulte de cualquier transaccin directamente relacionada con una actividad rentable de
una entidad, que pueda cambiar la ecuacin patrimonial.
Otros ingresos, se refiere a la recepcin de efectivo y/o derechos derivados de la venta de
recursos distintos a las operaciones del giro normal de la entidad (activos fijos, inversiones,
etc.) y cualquier rendimiento obtenido de una inversin que aumenta su patrimonio.
Las ventas y otros ingresos pueden ser al contado y al crdito.
Venta de bienes y servicios
Venta de bienes
En una transaccin que involucra la venta de bienes, la realizacin debe ser considerada en los
casos en que el vendedor de los bienes h transferido al comprador, los riesgos y beneficios
identificados con la propiedad vendida y el vendedor no retiene facultades de administracin o
de control sobre los bienes transferidos.
Presentacin de servicios
La prestacin de servicios debe reconocerse desde el momento en que se realizan y son
facturados.
Devoluciones y descuentos sobre ventas
Es el reconocimiento de una reduccin en los ingresos generado por devoluciones de
mercaderas por los clientes y en otras ocasiones por el otorgamiento de descuentos en los
precios de venta.
OBJETIVOS DE AUDITORIA INTERNA DE VENTAS Y OTROS INGRESOS
Los objetivos bsicos que persigue la auditora interna en el rea de ventas y otros ingresos
son:
Garantizar informacin financiera confiable y oportuna relacionada al rubro de ventas
y otros ingresos.
Establecer la validez de las ventas y otros ingresos.
Promover la eficiencia operativa, evaluando que las polticas y procedimientos aplicados
permitan alcanzar la mayor eficiencia.
Cumplimiento de objetivos, planes, polticas, procedimientos, leyes y reglamentos
aplicables a las ventas y otros ingresos.
PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL DE LAS VENTAS Y OTROS INGRESOS
El examen normal de las transacciones de ventas, prestacin de servicios y otros ingresos de
una entidad, debe proporcionar una seguridad razonable de que stas se registraron

apropiadamente en los estados financieros, por lo tanto, el auditor interno debe verificar que
como mnimo existan los siguientes procedimientos de control interno:
VENTA DE BIENES Y SERVICIOS
Que existan facturas preimpresas y prenumeradas para documentar una venta o ingreso,
llevando un control de la utilizacin de las mismas. En caso se utilicen otros documentos, llevar
control de los mismos.
Que todos los documentos emitidos en un perodo contable, queden registrados dentro del
mismo.
Toda recepcin de efectivo o derechos obtenidos por venta de bienes y prestacin de
servicios, deben documentarse y registrarse adecuadamente.
Que exista una lista autorizada de precios.
Para las devoluciones y descuentos sobre ventas deben emitirse en los formularios
correspondientes y que sean autorizados por funcionamiento responsable.
OTROS INGRESOS
Todos los ingresos de efectivo y derechos de la entidad relacionadas con intereses deben
documentarse y registrarse adecuadamente.
Las notas de dbito y crdito deben ser autorizadas por funcionario responsable.
Las ventas de activos fijos y otros deben ser previamente autorizadas.
Debe realizarse un avalo para determinar el valor razonable de los activos previo a la
autorizacin de venta.
Los resultados de la venta de activos deben documentarse y registrarse adecuadamente.
Al realizar una venta de activos fijos se debe establecer, que no afecte el giro normal de
operaciones.
Deben existir polticas para el aprovechamiento de descuentos por pronto pago, sin descuidar
el control sobre mximos y mnimos en los inventarios.
EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE LAS VENTAS Y OTROS INGRESOS
El auditor interno debe realizar peridicamente pruebas a efecto de verificar que las polticas
y procedimientos establecidos en la entidad, permitan alcanzar la mayor eficiencia y
efectividad en las operaciones o funciones relacionadas con la administracin de las ventas y
otros ingresos.
Las polticas y procedimientos establecidos en una entidad deben permitir que como se cuente
con lo siguiente:
Que exista una estructura organizativa que cuente con puestos y personal capacitado
para administrar las ventas; as como los recursos necesarios y por consiguiente que
exista una adecuada segregacin de funciones.
Procedimientos apropiados que permitan aprobar las ventas y otros ingresos, as como
las devoluciones y descuentos sobre las mismas.
Que exista adecuada segregacin de funciones en la autorizacin de los precios y las
ventas.

 Que existan procedimientos presupuestarios, para detectar variaciones y desviaciones

de ventas, en relacin al presupuesto o a perodos anteriores y la forma de corregirlos.
Definir los procedimientos de evaluacin de los informes relacionados con las ventas y
otros ingresos y los ejecutivos en el anlisis y la toma de decisiones.

LAS VENTAS Y OTROS

ELECTRONICO DE DATOS

INGRESOS

LOS

SISTEMAS

DE

PROCESAMIENTO

Es responsabilidad del auditor interno, establecer y determinar si los sistemas de

procesamiento electrnico de datos, especficamente del registro de ventas y otros ingresos
son adecuados y confiables para efectos del control interno. Adicionalmente, debe conocer y
evaluar los siguientes aspectos del funcionamiento de los sistemas de procesamiento
electrnico de datos: el organigrama del departamento de ventas, definicin de los puestos,
equipo utilizado, lenguaje de los programas reportes, flujogramas de los procesos, limitaciones
en el acceso al equipo para consulta, operacin y correccin, manuales de procedimientos del
sistema del manejo de las ventas, segregacin de funciones, autorizacin de cambios a
programas, procedimientos de verificacin del registro de las transacciones, mtodos de
deteccin de errores o mal funcionamiento del equipo, archivos, llaves de seguridad y otros.
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA, APLICABLES A LAS
VENTAS Y OTROS INGRESOS
A continuacin, se describen algunas tcnicas y procedimientos de que dispone el auditor para
aplicarlas al rubro de ventas y otros ingresos.
FAMILIARIZACION
El auditor interno debe familiarizarse con las operaciones o funciones relacionadas con los
ingresos por venta de bienes y servicios y otros ingresos relacionados, considerando los
siguientes aspectos:
Polticas, manuales de procedimientos o instructivos especficos en las ventas al
contado y al crdito, as como relacionadas con el cobro de dichas ventas.
Conocer la estructura organizativa de las reas o departamentos relacionadas con las
ventas y cobros.
Caractersticas de las ventas, mercado en que opera, revisin de los mrgenes de
utilidad, naturaleza de las mismas, integracin y sistemas auxiliares existentes para su
control y administracin.
ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS
Mediante las entrevistas y/o flujogramas de las funciones relacionadas con las ventas y otros
ingresos, el auditor interno puede:
Conocer como se llevan a cabo las diferentes actividades relacionadas con las ventas y
otros ingresos.
Estudiar y evaluar las polticas y procedimientos indicados en los manuales respectivos.

ANALISIS DE LA INFORMACION FINANCIERA

El auditor interno debe obtener la informacin financiera necesaria para formarse un juicio de
las ventas, como estadsticas, composicin, tendencias y otras razones financieras.
Realizar revisiones analticas que incluyan las comparaciones con perodos anteriores y de ser
posible con las entidades que desarrollen la misma actividad.
EXAMENES DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA
Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el anlisis de informacin, as como en las
entrevistas o flujogramas del procedimiento de las ventas, el auditor interno debe examinar la
documentacin selectivamente y realizar investigaciones especficas que considere necesarias.
A continuacin, se mencionan algunas de ellas:
Analizar los manuales de polticas y procedimientos, verificando su actualizacin y
cumplimiento.
Estudiar los registros contables, tanto principales como auxiliares y las formas
existentes, para comprobar su funcionalidad.
Evaluar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de los informes
relativos a la actividad de las ventas.
Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren el recorrido que siguen los
procesos en sus diferentes fases.
Investigar las cuentas que han tenido cambios significativos, que se reflejan en el
anlisis comparativo de ventas por lnea de producto, divisin, etc., as como de las
otras cuentas de ingresos.
Examinar las ventas selectivamente, considerando los precios facturados y descuentos
concedidos, contra las listas de precios autorizadas, envo de mercaderas, secuencia
numrica de las facturas y probando la exactitud matemtica.
Revisar las notas de crdito, principalmente las emitidas posteriormente al cierre de
cada ejercicio contable.
Investigar los procedimientos presupuestarios existentes, para compararlos con los
resultados reales y establecer la justificacin de las variaciones.
Determinar si hay problemas de reclamo de entrega de productos o servicios con
respecto a calidad o falta de puntualidad, que originen devoluciones y que puedan
afecta la cobrabilidad de las cuentas por cobrar.
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME
El auditor interno debe presentar las deficiencias encontradas, con una cuantificacin del
costo de las mismas y presentar sus recomendaciones en borrador y discutirlo con los
funcionarios responsables, a fin de obtener sus puntos de vista, aprovechando su experiencia.
La discusin permitir:
Asegurarse que se trate de problemas cuya solucin sea factible, en las circunstancias
actuales o en un futuro inmediato.
Cuantificar o estimar el impacto que tienen estos problemas en la operacin y
resultados de la empresa.

 Relacionar los problemas identificados con los establecidos en otras reas.

Establecer el costo-beneficio de las recomendaciones sugeridas.
Presentar las deficiencias y sus recomendaciones de acuerdo a su prioridad.

INFORME
El objetivo del informe es presentar por escrito el resultado final de toda evaluacin, como
evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaracin sencilla y clara.
El informe contendr una breve explicacin del trabajo desarrollado, la identificacin y
cuantificacin de las debilidades encontradas, as como las deficiencias en los procedimientos
de control, las justificaciones o comentarios del personal involucrado y finalizando con las
recomendaciones.
El informe debe enviarse al rgano que reporta, el cual debe considerar la adopcin de las
medias correctivas, siendo importante que las decisiones tomadas, tengan seguimiento por
parte de auditora interna.