GESTION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD NUMERO 2
KENIA VELASQUEZ MONTALVO
30/09/16

Cules podran ser las posibles fallas que existen

en el proceso general del documento archivstico?
3.1 Actividad de Reflexin inicial
SOLUCION
EL DATO, LA INFORMACIN Y EL DOCUMENTO.
DATO: este es muy importante debido a que si hay ausencia de este, la
informacin no sera clara, veraz, carecera de solidez y precisin.
INFORMACION: este es muy importante debido a que este apoya el objetivo
de la comunicacin en una actividad.
DOCUMENTO: este es importante debido a que contiene informacin
necesaria para transmitir al conocimiento humano y que adems da
precisin al testimonio.
Fallas:
-Documentos Incompletos
-Desorganizacin
-Perdida de datos
-Suciedad en los documentos
-Desintegracin del archivo
-Posibles problemas de Soporte
-Demoras en la Bsqueda de Archivos
-Sobrecostos en el mantenimiento del archivo

3.2 Actividad de contextualizacin e identificacin de conocimientos

necesarios para el aprendizaje

SOLUCION
Lo primero que hay que hacer es ordenar y saber dnde va cada documento
y de qu forma se van a organizar.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

NOTAS, APUNTES
RAPIDOS Y
BORRADORES

TEXTUALES

MAPAS, DIBUJOS Y
PLANOS

GRAFICOS

CUADROS Y
FOTOGRAFIAS

IMAGEN

VIDEOS, Y CINTAS
MAGNETICAS

CINTA

DISCOS DUROS

OTROS
APORTES

SOPORTE TECNICO

En todo mbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando

distintos Datos, que mediante un debido proceso y metodologa permiten
alcanzar la generacin de una Informacin til, que forma parte de lo que es
posteriormente conocido como archivo de Datos, siendo un objeto de
consulta en todo mbito socioeconmico. Esta informacin es guardada en
conjunto con el emplazamiento de un Archivo, consistiendo bsicamente en
habitaciones o inclusive edificios enteros que se encargan de almacenar una
gran cantidad de datos que fueron debidamente Clasificados y Ordenados,
encontrndose su aplicacin. Para poder ordenar un archivo se debe
recolectar la informacin que sirve para la empresa para as darles una vida
til y de esta manera se ir formado el archivo donde se guarda informacin
adecuada y en orden dependiendo que tipo de documentos y de qu
manera se encuentren distribuidos cada informacin debe ir con su nombre,
fecha y a qu rea corresponde si se trata de un archivo donde se recopila
informacin de toda una empresa.

3.3 EJERCICIO INTERACTIVO

SOLUCION.

PROCEDIMIENTO DE LOS DATOS

Es la recoleccin de los datos primarios de entrada, que son evaluados y
ordenados, para obtener informacin til, que luego sern analizados por el
usuario final, para que pueda tomar las decisiones o realizar las acciones
que estime conveniente Recoleccin: Los datos deben ser obtenidos y
llevados a un bloque central para ser procesados, los datos en este caso,
denominados de entrada, son clasificados para hacer que el proceso sea
fcil y rpido. Procesamiento: En esta etapa se ejecutarn las operaciones
necesarias para convertir los datos en informacin significativa que sea
prctica y utilizable 3.3. Actividades de transferencia del conocimiento
Descripcin: En el foro temtico correspondiente al tercer contenido de
estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

Observe la imagen que se presenta a continuacin y explique con sus

palabras cul es el procedimiento que se evidencia en la misma.

A. Transformacin: Etapa donde la informacin est completa, lista para

ser ejecutada y til a la toma de decisiones de quien la consulta b.
Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el
contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso
de la Administracin Documental.

TIPOLOGA DOCUMENTAL

Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos

producto de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas
comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares.
Importancia: Estos son de vital importancia para mantener un apropiado
control de todas las acciones que se realizan en una empresa, ya que en
ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en
una determinada operacin, tambin ayudan a demostrar la realizacin de
algunas accin comercial y por lo tanto son el elemento fundamental en la
contabilizacin de tales acciones
Documentos contables: Son aquellos registros que sirven como soporte
para el registro de las operaciones comerciales que se producen en la
empresa, por ejemplo las facturas, los recibos de caja, los comprobantes,
entre otros.
Importancia: Su importancia es alta ya que la contabilidad es la columna
vertebral de una empresa en ella se reflejan los movimientos financieros y
permite controlar las operaciones practicadas por la empresa, es
importantes mantener actualizada esta informacin de lo contrario se
vuelve obsoleta, por tal motivo se convierte en un documento muy valioso,
del cual debemos velar por su correcto almacenamiento y preservacin.
Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos o
condiciones fsicas o qumicas cobran caracteres diferentes en forma y
expresin, por ejemplo la sujecin a ciertos formatos especficos como las
actas, las certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivstica acepta
catalogar los documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas
expresiones como los soportes electrnicos, las imgenes o audiovisuales.
Importancia: Son la memoria del acontecer humano, justo a partir de
estos documentos es que se hace la historia, mientras ms transparencia y
claridad tengamos de los acontecimientos mejor los podrn entender los
futuros estudiosos de los desarrollos humanos, ms podrn aprender de
nuestro tiempo.
Si un documento en papel ya es invaluable, una imagen expresa detalles
que son muy difciles de expresar con palabras. Documentos legales: Son

aquellos que por su misma naturaleza y contenidos pueden llegar a tener un

valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o hecho, por
ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida, e incluso registros de
pagos y cobros.
Importancia: Es de tener en cuenta que estos documentos son los que te
acreditan y tienen y tienen validez porque son emitido por una institucin
gubernamental o institucin legal por ejemplo
La Cedula de Ciudadana
La Licencia conduccin
La Tarjeta profesional Informes de acontecimientos levantados por
entidades o autoridades competentes (Aseguradoras, Instituciones
del Estado). Etc.