Anda di halaman 1dari 8

PEKERJAAN KANTOR

Pengertian Pekerjaan Kantor


Pekerjaan kantor (office work) dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work
(pekerjaan administratif).
Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang
dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan
tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan.
Melakukan bidang pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau
metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang pegawai kantor, arti bekerja
adalah suatu kegiatan/tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses
kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.
Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi
pemerintah, swasta, maupun badan sosial, harus didukung oleh pelayanan kantor (office Service).
Menurut The Liang Gie, pekerjaan kantor merupakan bagian dari pelayanan kantor.

G.R. Terry merumuskan pengertian pekerjaan kantor sebagai berikut:


Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan
pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta
bagi tindakan control dari pimpinan.

William Leffingwell dan Edwin Robinson merumuskan pekerjaan kantor sebagai berikut :
Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan
warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari
keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah daripada
pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar
perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan dan oleh
segala macam nota yang tertulis dan tercetak.
Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu
menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain

menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta


kekayaan.
Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor mempunyai beberapa ciri, diantaranya adalah :
a.

Bersifat pelayanan
Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugastugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.
G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service
work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu
pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai
suatu organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian
dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung
mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya
bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan
menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani kebutuhan produksi atas penjualan
tersebut.

b.

Merembes segenap bagian organisasi


Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif.

c.

Dilakukan semua pihak


Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka
pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun
pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan
tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan
dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai
pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data
atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang
mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa
mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas
membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku
ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang
telah diuraikan diatas, memperlihatkan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu
fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap
organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulia dari
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas
operatif seharihari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
2.3

Macam-macam Pekerjaan Kantor


Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan
berikut :

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)

Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.


Membuat rekening.
Surat-menyurat, mendikte, mengetik.
Menyimpan warkat.
Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum diselesaikan.
Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.
Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.
Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan

j)

yang tidak perlu.


Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.
G.R Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat
untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan masingmasing kegiatan. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu kerja itu dipergunakan untuk
7 macam kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai berikut :

Typing (mengetik) = 24,6%

Calculating (menghitung) = 19,5%

Checking (memeriksa) = 12,3%

Filling (menyimpan warkat) = 10,2%

Telephoning (menelepon) = 8,8%

Duplicating (menggandakan) = 6,4%

Mailing (mengirim surat) = 5,5%

Other (lain-lain) = 12.5%


Sheddy N. Tjandra (Kesekretarisan Jilid I, 2008) menambahkan pekerjaan kantor
senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh, sebagai berikut :

1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :


Mengetik Menyalin
Menghitung Memilah-milah ( sortir )
Memeriksa Melekatkan
Menstensil Menandai
Membubuhkan cap/stempel Menyampul
Menelepon Membagi-bagi
2. Bahan baku
Abjad/huruf Tanda baca
Angka Tanda hitung
Garis Tulisan
Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan
kantor dapat juga dibagi dalam kelompok sebagai berikut:
a. Mengumpulkan/meghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan
bila mana diperlukan.
b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan
perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya
langsung siap pakai.
c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan
dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah
yang diperlukan.
e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat
tertentu sehingga sistematis dan aman.
Pengelompokan pekerjaan kantor

di

atas,

merupakan

tugas-tugas

rutin

dan

bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain
berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.
Fungsi dan Peranan Pekerjaan Kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan mempunyai kata
dasar peran artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan
kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.
Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan
pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian
diatas, peranan pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:
1) Bantuan bagi pimpinan (staff function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan
dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat
pada sasaran.
2) Pelayanan bagi masyarakat (public service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan
dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap
kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern
(pelayanan publik).
Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang
disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila data dan
keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau keliru. Peranan pekerjaan
terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan
keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah :
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk
untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Identifikasi Pekerjaan kantor

Identifikasi pekerjaan kantor adalah penelaahan suatu jenis pekerjaan yang meliputi
beban kerja, sistem, prosedur, metode, alur, tata kerja, pola, jam kerja dan syarat
pekerja.
Rumusan identifikasi pekerjaan dapat melalui beberapa aspek, yaitu sebagai
berikut:
1.
2.
3.
4.
5.

Nama dan pekerjaan.


Metode, perlengkapan dan ukuran baku pekerjaan tersebut.
Persyaratan fisik dari pekerjaantersebut.
Persyaratan kerja.
Hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lainnya.

Untuk memahami pengidentifikasian pekerjaan kantor, anda perlu memahami


terlebih dahulu mengenai prosedur, tata kerja dan system tata kerja.
- Prosedur keja
Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan
baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut
harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut
dapat diselesaikan.
- Tata kerja
Tata kerja merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bias
mencapai tingkat efisien yang maksimal.
- Sistem kerja
Sistem merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi
satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan.
Karakteristik system:
a. Fleksibilitas
System harus disesuaikan atau diubah, ditambah ataupun dikurangi, baik
dalam bentuk, formasi, susunan, kualitas, kuantitas dan lainnya. Iniinya
system yang baik tidak bersifat baku. Perubahan ini harus disesuaikan
dengan tingkat kebutuhan si pemakai.
b. Mudah diadaptasikan
Sistem yang baik adalah sitem yang mudah diadaptasikan oleh siapapun,
dalam kondisi apapun, dimanapun dan bagaimanaoun caranya.
c. Sistematis
System dibuat berdasarkan susunan yang sistematis mulai dari yang kecil
kepada yang besar, mulai dari bawah hingga ke atas, mulai dari urutan yang
mudah kepada yang sulit dan mulai dari yang sederhana hingga kepada yang
kompleks.
d. Fungsional

Dalam isitem, tentu saja segenap fungsi pekerjaan akan turut dilekatkan
sebagai dasar pendeskripsian rangkaian hubungan satu dengan yang lainnya
sebagai sebuah tatanan yang saling berkolerasi.
e. Sederhana
Kesederhanaan sebuah konsep tatanan kerja yang saling berkolerasi dan
berinteraksi merupaka kunci sukses bagi penciptaan sebuah system yang
efektif. Karena hanya dengan bentuk kjesederhanaan konsep jalinan
hubungan, maka diharapkan akan lahir sebuah visi dan misi yang jelas
sasaran, sehingga mempermudah pula bagi pembentukan system guna
mencapai tujuan organisasi.
PRINSIP-PRINSIP TATA KERJA, PROSSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA
Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan
sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut :
1. Tata kerja, prosedur kerja dan proseddur kerja harus disususn dengan
memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan
waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas pekerjaan.
2. untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah
terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok
organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan
organisasi dan semacamnya.
3. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
4. Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail
pekerjaan yang harus dilakukan untuk melaksanakan bidang tugas yang
dimaksud.
5. Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan maka
antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat
saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu
tujuan.
6. Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang
nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau
pekerjaan ya ng dimaksud.
7. Disamping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampilan
tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang proseddur kerja, dengan
kata lain prosedur kerja disusun bukan berdasarkan jumlah (quantity) tenaga
kerja yang ada, melainkan berdasarkan skill (quality) tenaga kerja yang
dibubtuhkan untuk dapat menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu.
8. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja itu harus disusun seddemikian
rupasehingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas. Stabilitas maksudnya
bahwa sistem, tata kerja dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur
tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Adapun
fleksibelitas artinya bahwa dalam pelaksnaannya tidak kaku tetapi harus

luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas,


sehingga misalnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu
mesin macet, maka pekerjaan harus tetpa terlaksana dan diseelesaikan
9. Perlu diperhatikan bahwa penyusunan sistem prosedur dan tata kerja
harus selalu disesuaikan dengan kemajuan zaman dan teknologi, jadi harus
selalu dijaga updatednessnya.
10. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu
sebaiknya dipergunakan tanda-tanda atau simbol dan skema atau bagan
prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut
sebagai skema arus kerja (Work Flow Chart)
11. Dan akhirnya untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja, dan
system kerja yang
setepat tepatnya, maka adanya buku buku pedoman ( manuals )
tentang hal hal itu mutlak perlu dipersiapkan