Anda di halaman 1dari 22

DEFINISI ORGANISASI

Setiap organisasi, secara amnya, merupakan himpunan individu ( dua atau lebih ) yang menjalankan tugas tersendiri mengikut unit kerja,yang kemudiannya diselaraskan bagi mencapai sesuatu matlamat yang telah ditetapkan.

Kenyataan diatas menunjukkan bahawa organisasi merupakan satu sistem sosial yang merangkumi semua bentuk kumpulan, termasuk syarikat perniagaan, badan kerajaan dan separruh kerajaan, kumpulan sukarela, badan kebajikan, agama dan sebagainya.

DEFINISI PENGURUSAN

Pengurusan, pada amnya dapat didefinisikan seperti berikut:

  • 1. Pengurusan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. Pengurusan sebagai proses pengarahan, penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasi organisasi untuk mencapai matlamat yang dikehendaki dan prestasi sepenuhnya. Definisi

2.

di atas, walaupun mempunyai sedikit perbezaan dari segi bilangan dan jenis fungsi pengurusan, tetapi kedua-dua definisi itu mengandungi perkataan "proses" dan"matlamat". Ini bermakna, dua aspek penting di dalampengurusan ialah:

  • 1. Pengurusan sebagai proses: Menjalankan kerja secara sistematik serta memerlukan hubungan tertentu antara satu aktiviti dengan satu aktiviti yang lain.

  • 2. Mencapai matlamat organisasi: Apabila aktiviti organisasiitu berjalan dengan teratur dan berhubung atau membantuantara satu dengan lain, maka matlamat organisasi itu dapatdicapai. Matlamat organisasi dapat berbentuk kualitatif (subjektif) atau kuantitatif (objektif).

1 | P a g e

CABARAN KEPADA PENGURUSAN ORGANISASI

Pengurus-pengurus sumber manusia harus menjadikan diri mereka sebagai penyumbang strategik kepada organisasi.Jika anda berkedudukan yang sama, pengetahuan tentang implikasi isu-isu tenaga pekerja harus diperolehi.

Peningkatan keuntungan perlu dicapai melalui peningkatan produktiviti pekerja. Tugas- tugas pekerja perlu diurus secara strategik agar ia dapat menyumbangkan kepada kejayaan organisasi.Tenaga pekerja dapat meningkatkan daya saing organisasi anda jika pengurusan strategik digunakan.

Penyumbangan anda kepada kejayaan organisasi disekat sekiranya pengurusan kanan tidak bersedia untuk menerima pengurusan sumber manusia sebagai salah satu penyumbang utama kepada sukses dan keuntungan organisasi.

2 | P a g e

CIRI-CIRI ORGANISASI

  • 1. Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang tersendiri. Misalnya,sebuah universiti seharusnya melambangkan tempat untukmenimba ilmu, sebagai sebuah pusat penyelidikan, dan jugasebagai sebuah institusi yang memberi perkhidmatan da nsumbangan kepada masyarakat sama ada dalam bentuk bimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran danpembelajaran lain. Untuk mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah menara gading, university hendaklah memainkan peranan yang diharapkan olehmasyarakat kampus khususnya dan masyarakat awamamnya. Dengan demikian fungsi sesebuah universiti itudidapati berbeza dengan organisasi-organisasi lain yang mempunyai objektif tertentu.

  • 2. Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasi kecil atau besar, ia mempunyai hierarki atau tingkat autoriti. Jika dibandingkan antara kedua-dua organisasi kecil dan besar, sudah tentu ia berbeza dari segi bilangan hierarki (tingkat) aktiviti dan bilangan kakitangan pengurusan pada setiap tingkat. Misalnya, organisasi besar mungkin mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dan setiap tingkat autoriti itu akan mempunyai lebih daripadatiga atau empat pegawai yang bertanggung-jawab kepada ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi lagi.

  • 3. Di dalam sesebuah organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan atau bahagian yang diwujudkan. Pada umumnya, organisasi pembuatan mewujudkan bahagian-bahagian seperti bahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di bahagianpentadbiran, terdapat beberapa unit lain seperti personel,pemasaran, dan kewangan. Organisasi yang mempunyai tigabahagian itu beroperasi secara pembahagian kerja mengikut tanggungjawab yang tertentu.

  • 4. Bagi menentukan aktiviti organisasi supaya berjalan dengan lebih teratur seperti yang dirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan,penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalananaktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah organisasi, peraturan, dasar, prosedur, dan sistem hubungan hendaklah dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.

3 | P a g e

PROSES/ FUNGSI PENGURUSAN

Proses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepada beberapa fungsi bergantung kepada cara kita mengelaskan fungsi-fungsi perancangan, penyusunan, penyelarasan, penstafan, dan pengawalan. Pada amnya, fungsi pengurusan dibahagikan kepada empat sahaja, iaitu perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan. Fungsi tersebut adalah berkait rapat antara satu dengan yang lain bagi mewujudkan satu proses pengurusan yang berterusan.( lihat rajah 1 )

perancangan pengorganisasian pengawalan pengarahan
perancangan
pengorganisasian
pengawalan
pengarahan

Rajah 1: Proses pengurusan

4 | P a g e

Perancangan

Melibatkan perletakan matlamat, menerangkan strategi-strategi dan membangunkan pelan pelan untuk menyelaraskan aktiviti kerja. Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi, perancangan hendaklah dibuat terlebih dahulu. Padaperingkat perancangan, perkara yang perlu dipersoalkan adalah seperti berikut:

  • 1. Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkarayang ingin dicapai oleh sesebuah organisasi berdasarkanmatlamat penubuhan organisasi tersebut dan prestasi yangdiinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atauperatusan keuntungan dan lain- lain.

  • 2. Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telahditakrifkan dengan jelas, organisasi perlu mencari jalan (strategi) untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti yangdiharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan akan membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang meliputi perletakan harga, perluasan pasaran atauperbezaan barangan agar organisasi itu dapat bersaingdengan pihak luar.

  • 3. Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur program atau projek mengikut strategi yang berasaskan matlamat organisasi.

Penyusunan

Melibatkan usaha menentukan apakah tugas yangpatut dilaksanakan, siapa yang patut laksanakannya, bagaimana ia perlu diperkumpulkan, siapa yang melapor kepada siapa dan di mana keputusan patut dibuat.

Penyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan penstafan (proses pengambilan kakitangan). Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti (pemasaran, kewangan, pemprosesan dan lain-lain), tingkat (hierarki) autoriti, penyelarasan melalui peraturan dan dasar serta prosedur yang dibuat. Penstafan meliputi perancangan sumber manusia, pengambilan dan pemilihan kakitangan, orientasi dan latihan, penilaian prestasi, sistem pampasan (gaji, upah, dan faedah), program peningkatan produktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatan kakitangan, dan program kebajikan dan perkhidmatan kakitangan.

Pengarahan

5 | P a g e

Melibatkan usaha memotivasikan pekerja, mengarah aktiviti-aktiviti, memilih saluran komunikasi yg paling berkesan dan menyelesaikan konflik.

Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur dan sempurna dalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai matlamat inifaktor-faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan.

Pengawalan

Proses memantau prestasi, membandingkan prestasi dgn matlamat dan membetulkan sebarang penyimpangan yg berlaku.

Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukanbahawa prestasi organisasi telah dicapai mengikutperancangan; masalah dalam penyusunan dikenalpasti dan langkah tertentu diambil; faktor-faktor didalam organisasi, keinginan dan sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberiperhatian dan diawasi.

Pengorganisasian

Pengorganisasian merujuk kepada tugas para pengurus membentuk satu struktur oraganisasai yang menjelaskan penyusunan kerja-kerja dan pengagihan kerja-kerja tersebut beserta sumber- sumber yang diperlukan. Untuk merealisasikan perancangan yang telah dibuat. Ringkasnya, pengorganisasian ialah aktiviti-aktiviti pengurusan untuk mengagihkan kerja dan sumber-sumber untuk bekerja bagi mencapi matlamat oraganisasi. Mengoragnisasikan kerja dan sumber yang sesuaikan dengan pekerja adalah penting dan kritikakl kerana ia akan menentukan sama ada pekerja dapat mencapi tahap produktiviti yang maksimum ataupun tidak ia juga memastika setiap sumber itu digunakan secara yang optimum. Pengorganisasian kerja, pekerja dan sumber organissasi perlu dilakukan dengan teliti dan mengambil kira pelbagai aspek agar pengurusan sebuah organisasai dapat berjalan dengna sempurna.

Penstapan

6 | P a g e

Keperluan kepada pekerja yang mencukupi dan terlatih untuk melaksanakan suatu kerja pada masa sekarang dan akan datang adalah fungsi pengurusan yang sama pentingnya dengan fungsi- fungsi yang lain. Proses penstafan bermula dengan menentukan apakah kerja-kerja yang hendak dilakukan didalam organisasai. Jumlah dan jenis kerja mestilah disesuaikan dengan jumlah dan kemahiran pekerja. Ia juga perlu megambil kira sama ada sesuatu kerja itu hendak dilakukan secara individu, ataupun secara berkumpulan. Setiap kaedah bekerja akan menentukan jenis penyeliaan yang sesuai untuk digunapakai dalam pengurusan sember daya manusia. Ringkasnya, penstafan melibatkan beberapa aktiviti pengursan yang penting, seperti analisis kerja, pengukuran kerja, penilaian dan penggredan kerja, pembentukan kerja, rekrutmen dan pemilihan kerja.

Kepimpinan

Kepimpinan melibatkan proses mempengaruhi para pekerja oleh para pegurus, ketua dan penyelia supaya mereka melaksanakan tugas-tugas yang telah dipertanggungjawabkan dengan sebaik yang mungkin. Fungsi kepimpinan dalam pengurusan bayak dikaitkan dengan proses memotivasi para pekerja supya mereka lebih produktif. Oleh itu, antara tingkah laku kepimpinan yang selalu ditonjolkan oleh para pemimpin dalam pengurusan seharian ialah komunikasi yang ekstensif oleh para pengurus dengan para pekerja mereka untuk menyampikan dan memberi inspirasi kepada para pekerja mengenai kepada para pekerja mengenai visi dan misi organisasi, mengetahui dan menyelesaikan maslaah-masalah kerja dari semasa ke semasa serta memberi panduan mengnai cara bekerja dengan lebih efektif.kepmimpinan adalah aktiviti pengurusan yang menumpukan seratus peratus kepada aspek manusia supaya pekerja dapat memberikan komitmen yang tinggi dan kesetiaan yang berkekalan kepada oraganisasi mereka.

Pengawalan

Merujuk kepada penilian yang dibuat terhadap prestasi sebenar organisasi dan unit-unit di dalamnya untuk dibandingkan dengan perancangan dan matlamat organisasi yang telah ditetapkan. Selain untuk melihat tahap produktiviti oraganisasi, pengawalan juga merujuk untuk menilai sama ada keseluruhan komponen dalam oraganisasi sedang bergerak pada landasan yang betul sebagai mana yang telah ditentukan. Aktiviti utama dalam proses pengawalan oraganisasi adalah pengumpulan data-data yang berkaitan dan mencukupi. Data-data ini kemudiannya

7 | P a g e

dianalisis untuk melihat tahap pencapaian sebenar yang seharusnya dicapai oleh semua pihak dalam organisasi. Juga pencapaian semasa bersamaan atau melebihi tahap pencapaian yang telah ditentukan, ia bermakna semua pihak dalam organisasi telah berfungsi dan berperanan dengan berkesan. Sebaliknya, jika pencapian semasa berada di bawah tahap pencapaian yang sepatutnya, maka pungsi pengawalan memasuki proses pembetulan dan pemulihan. Pada peringkat ini, para pengurus akan menilai kembali perancangan yang telah dibuat, kesesuaian dan kemunasabahan matlamat yang hendak dicapai dan prestasi pekerja. Ini bermakna proses pengurusan akan bermula semula mulai fungsi yang pertama hinggalah fungsi yang terakhir sehinggalah apa yang dihajatkan dapat dicapai dengan sempurna.

FUNGSI PENGURUSAN

Pengurusan diperlukan di dalam semua organisasi, tidak kirasama ada organisasi itu kecil atau besar, swasta atau badan kerajaan. Fungsi pengurusan bukan saja merupakan tanggungjawab seorang pengurus besar atau pengarah tetapi juga tanggungjawab penyelia atau ketua bahagian yang berada di dalam organisasi. Dalam konteks pengurusan, pengurus dimaksudkan kepada mereka yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan orang lain pada semua peringkat. Setiap pengurus mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tertentu, antaranya:

  • 1. Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalamorganisasi yang mengawasi aliran kerja sertamenyatupadukan semua unsur organisasi. Mereka mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah orang lain yang berada di bawah tanggungjawabnya.

  • 2. Pengurus bertanggungjawab menggunakan segalasumber dengan efisien untuk mencapai matlamatyang telah ditetapkan.

  • 3. Pengurus juga tidak boleh lari daripada bertanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaan orang di bawah jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itu mencerminkan prestasi pengurus berkenaan.

  • 4. Pengurus mengimbangkan matlamat dan menetapkan prioriti seperti menjalankan kerja yang penting dahulu atau dengan serta-merta.

  • 5. Pengurus mewujudkan matlamat, perancangan,dasar, dan mengimplementasikan strategi.

8 | P a g e

FUNGSI PENGURUSAN MERANCAN G MENG- MENGAWAL P ORGANISA SI MEMIMPIN
FUNGSI PENGURUSAN
MERANCAN
G
MENG-
MENGAWAL
P
ORGANISA
SI
MEMIMPIN

Merancang

Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

Mengorganisasi

Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi.

Memimpin/Mengarah

Proses di mana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka dapat melaksanakan tugas yang diberikan dengan efektif dan efisien untuk mencapai matlamat organisasi.

9 | P a g e

Mengawal

Proses di mana pengurus memantau prestasi semasa dan mengambil tindakan pembaikan untuk memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang dijangkakan.

PENGURUS DI DALAM ORGANISASI

Definisi Pengurus

Seorang

individu

yg

digajikan

bagi

mempengaruhi,

memimpin,

membimbing

membuat

keputusan

dan

menggunakan

sumber

organisasi

untuk

mencapai

objektif

dan

matlamat

organisasi.

Tingkat Pengurusan

Sudah menjadi kebiasaan untuk membezakan kedudukan pengurus mengikut hierarki kuasa atau pangkat di dalamorganisasi.

  • a) Pengurusan atasan

  • b) Pengurusan pertengahan

  • c) Pengurusan lini ( barisan hadapan )

Mengawal Proses di mana pengurus memantau prestasi semasa dan mengambil tindakan pembaikan untuk memastikan hasil akhir

Rajah 2 : Tingkat pengurusan

10 | P a g e

Pengurus Atasan

Pengurus yang menduduki peringkat atasan ini terdiri daripada Ketua Eksekutif, Presiden atau Pengurus Besar yang menetapkan matlamat dan menentukan ia tercapai mengikut tujuan organisasi.

Mereka dilantik oleh ahli lembaga syarikat bagi memantau perjalanan dan prestasi syarikat supaya sentiasa mencapai objektif dan matlamat yang ditetapkan. Pengurus atasan ini jugameneliti perkembangan dan peluang yang berlaku di persekitaran luaran supaya organisasi itu dapat menyesuaikan diri kepada perubahan yang berlaku.

Pengurus Pertengahan

Tugas pengurus pada peringkat ini, termasuklah menyelaras dan menyatu padukan aktiviti bahagian untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak atasan.

Mereka pada peringkat ini terdiri daripada Pengurus Kawasan, Dekan Pusat Pengajian di universiti, Pengurus Personel dan lain-lain. Jika pengurus atasan bertanggungjawab membentuk dasar, tatacara dan strategi isyarikat, maka pengurus pertengahan pula bertanggungjawab melaksanakannya dengan cekap dan berkesan.

Pengurus Lini ( bahagian hadapan )

Penyelia, Fomen, dan Ketua Kumpulan adalah antaramereka yang dimasukkan ke dalam kategori pengurus lini. Tugas mereka mengawasi pekerjaan harian di bahagian operasi seperti bahagian pengeluaran agar pengeluaran itu mengikut perancangan yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan pertengahan dan bawahan.

Walaupun para pengurus lini banyak menghabiskan masa kerja harian mereka memantau para pekerja di bawah jagaan masing- masing, ini tidaklah bermakna tanggungjawab mereka setakat itu sahaja. Misalnya seorang penyelia projek di tapak pembinaan. Beliau bukan sahaja perlu memastikan semua pekerja melaksanakan tugas masing-masing malah dari semasa ke semasa beliau perlu berinteraksi dan berurusan dengan pembekal bahan binaan, pegawai-pegawai kerajaan yang lain, pengurus pertengahan dan kadang kala turut sama membuat laporan tertentu kepada pengurus atasan di ibu pejabat.

11 | P a g e

PERANAN PENGURUSAN

Peranan ialah satu set gelagat yang berkaitan dan bersesuaian dengan jawatan yang disandang. Berdasarkan Henry Mintzbergter dapat 10 peranan pengurus yang boleh dikelaskan kepada3 bahagian:

Penjalin Hubungan Pembuat Pemberi Keputusan maklumat
Penjalin
Hubungan
Pembuat
Pemberi
Keputusan
maklumat

Rajah 3 : 3 bahagian peranan pengurusan

Sejak beberapa dekad kebelakangan ini beberapa sarjana pengkaji pengurusan cuba membincangkan konsep pengurusan daripada bersifat umum kepada aspek yang lebih spesifik, khususnya fokus kepada apa sebenarnya yang sepatutnya dilakukan oleh seorang pengurus pada setiap hari ditempat kerja. Penekanannya lebih kepada persoalan mengenai apa itu pengurus daripada apa itu pengurusan.

Berdasarkan penyelidikan ekstensif yang dibuat terhadap limaorang pengurus sekitar akhir tahun 1990-an, Henry Mitzberg (1973) telah menyenaraikan beberapa peranan penting yang perlu dilaksanakan oleh pengurus yang terlibat dalam aktiviti-aktiviti kepengurusan. Senarai peranan pengurus yang dicadangkan oleh mitzberg bolehlah dianggap sebagai satu huraian kerja seharian seorang pengurus yang agak komprehensif cakupannya. Menurut Mintberg peranan-peranan seorang pengurus adalah sebagai;

12 | P a g e

Boneka

Peranan seorang pengurus sebagai boneka organisasi adalah terlibat dalam aktiviti upacara- upacara simbolik di dalam dan di luar organisasi, seperti dalam majlis pembukaan, perasmian, pelancaran, penganugrahan, meraikan tetamu. Kehadiran dan peranan seorang pengurus dalam majlis-majlis tersebut secara simboliknya adalah sebagai mewakili keseluruhan organisasinya.

Pemimpin

Sebagai pemimpin, seorang pengurus bertanggungjawab untuk mendorong para pekerja mereka supaya sentiasa produktif dan menunjukkan komitmen kerja yang tinggi serta kesetiaan yang tak berbelah bagi kepada organisasi mereka. Usaha ini dilakukan dengan sentiasa mengambil kira keperluan-keperluan utama para pekerja menghargai dan menghormati mereka sebagai seorang manusia serta wujudnya matlamat kerja yang jelas dikalangan mereka.

Penghubung

Sebuah organisasi dalam urusan-urusan sehariannya amat bergantung dan memerlukan berbagai- bagai bentuk kerjasama dengan pelbagai organisasi luar, seperti perjumpaan dalam seminar, persidangan dan mensyurat antara pengurus-pengurus syarikat.

Usahawan

Setiap organisasi secara langsung atau tidak langsung sentiasa terdedah kepada kesan buruk daripada persaingan dengan pesaing-pesaing dalam bidang perniagaan yang sama, sama ada daripada syarikat-syarikat tempatan, mahupun syarikat-syarikat antar bangsa. Sehubungan dengan ini, setiap syarikat antara lainnya perlulah sentiasa kreatif dan inovatif dalam pengeluaran masing-masing supaya mempunyai nilai tambah dalam setiap barangan yang dikelurkan ataupun perkhidmatan yang ditawarkan.

Pengurus merupakan pihak yang berperanan penting sebagai usahawan untuk berani menanggung risiko dengan membuat perubahan-perubahan yang munasabah agar syarikatnya lebih responsif dengan kehendak pengguna dan dengan yang demikian akan lebih kompetitif di pasaran tempatan dan luar negara.

13 | P a g e

Penguntuk Sumber

Sebagai penguntuk sumber, seorang pengurus terlibat dalam aktiviti-aktiviti mengagihkan segala sumber pengeluaran dalam organisasi kepada unit atau jabatan atau kumpulan-kumpulan kerja yang memerlukannya.

Pengagihan ini hendaklah dilakukan secara efektif, efesien, adil dan munasabah supaya dapat mengelakkan daripada berlakunya sebarang konflik yang boleh menjejaskan keharmonian antara unit dan pekerja dalam organisasi tersebut. Pertimbangan pengagihan hendaklah dibuat berdasarkan kepada keutamaan syarikat memandangkan sumber-sumber organisasi adalah terhad.

Pengaman Kekacauan

Konflik adalah fenomena yang biasa berlaku dalam oraganisasi. Proses prubahan organisasi disebabakan tekanan persekitaran boleh menjadi satu punca kepada pelbagai konflik dalaman. Manakala kes-kes seperti kerugian syarikat, kemalangan di tempat kerja juga boleh menimbulkan konflik di kalangan para pekerja.

Apabila berhadapan dengan situasi seperti ini peranan pengurus ialah berusaha sedaya yang mungkin untuk menyelesaikan segala perkara yang berbangkit dikalangan para pekerja mereka dengan langkah-langkah pemulihan melalui kaedah adaptasi, akomodasi, ‘matalamat utama’serta mengubal strategi-strategi penyelesaian secara bersama. Seboleh mungkin, setiap penyelesaian konflik hendaklah tidak merugikan semua pihak yang terlibat.

Perunding

Setiap organisasi akan berhadapan dengan pelbagai tuntutan dan permintaan dari semasa ke semasa. Tuntutan dan permintaan ini mungkin datang dari sebuah organisasi terhadap organisasi luar, seperti contoh; tuntutan pihak pengurus syarikat A dari syarikat pembekal atau pemasarannya dan juga tuntutan yang bersifat dalaman, seperti tuntutan kesatuan sekerja terdahap majikan untuk menaikkan gaji tahunan.

Penyelesaian segala masalah yang timbul adalah melalui perundingan, iaitu para pengurus bertanggung jawab mewakili syarikatnya untuk merunding mengenai sesuatu perkara dengan

14 | P a g e

pihak luar untuk membela organisasinya dan juga berusaha menyelesaikan sebarang pertikaian yang berlaku antar pihak pengurusan dengan pihak pekerja.

Pengawas

Para pengurus adalah sentiasa pihak yang menjadi tumpuan segala maklumat sama ada maklumat yang masuk dari luar organisasi ke dalam organisasinya, ataupun maklumat yang datangnya dari dalam organisasi untuk di hantar ke organisasi luar. Oleh yang demikianl, peranan pengurus dalam konteks ini ialah memastikan maklumat-maklumat diterima dengan baik dan di sampaikan kepada pihak-pihak yang berkenaan dengan sempurna dan secukupnya untuk paedah organisasi.

Disamping itu, para pengurus juga harus bersifat proaktif dengan berusaha mendapatkan maklumat dari luar organisasi melalui konferens, seminar, buku, majalah dan jurnal sebagai input terkini yang boleh membantu meningkatkan daya saing organisasinya.

Penyebar Maklumat

Berdasarkan hirarki dalam sebuah organisasi, para pekerja tidak berhak mendapatkan maklumat yang tertentu, walaupun maklumat tersebut diperlukan untuk urusan pekerjanya.Justru, peranan pengurus ialah menyebarkan segala maklumat yang perlu kepada para pekerja mereka dari semasa ke semasa melalui pelbagai cara, termasuklah dengan mengadakan mesyurat, sesi taklimat, buletin syarikat, dan surat-surat pekeliling.

Jurucakap

Jurucakap berperanan untuk menyampaikan segala maklumat yang perlu diberikan kepada organisasi luar atau masyarakat umum sebagai wakil dari syarikatnya. Maklumat tersebutmungkin mengenai polisi syarikat, projek-projek sosial syarikat, dan perancangan tahunan yang disampaikan melalui siaran akhbar perjumpaan-perjumpaan lembaga pengarah dan seumpamanya.

15 | P a g e

Mintzberg (1973) menjelaskan, terdapat empat peranan spesifik seorang pengurus untuk menjayakan misi sebagai pembuat keputusan yang efektif dan efesien, iaitu;

  • i. Usahawan pengutuk sumber pengaman kekacauan perunding

ii.

iii.

iv.

PENGURUS SEBAGAI PENJALIN HUBUNGAN PERORANGAN

Pemimpin (LEADER) Penghubun Tunggak g (FIGUREHE (LIAISON) D)
Pemimpin
(LEADER)
Penghubun
Tunggak
g
(FIGUREHE
(LIAISON)
D)

Peranan pengurus sebagai tunggak (figurehead)

  • i. Menjalankan beberapa tugas yang berbentuk simbolik atau upacara. Cth: menghadiri majlis, menyampaikan sijil dan anugerah dan menandatangani dokumen

ii.

rasmi.

Peranan pengurus sebagai pemimpin(leader)

  • i. Mengarah, mengkoordinasi dan memotivasikan pekerja melaksanakan kerja. Memastikan kerja-kerja yang dilaksanakan mematuhi apa yang telah dirancang.

ii.

Peranan pengurus sebagai pegawai perhubungan (liaison)

  • i. Mengekalkan hubungan jaringan (networking) sama ada di dalam atau di luar organisasi.

16 | P a g e

ii.

Cth: Pengurus berinteraksi dengan pekerja, pelanggan, pembekal dsb.

PENGURUS SEBAGAI PEMBUAT KEPUTUSAN

Usahawan

Pengagih Sumber

Perunding

Menangani gangguan

Peranan pengurus sebagaiusahawan (entrepreneur)

  • i. Berperanan sebagai pemula (initiator), pereka dan penggalak kepada perubahan dan

ii.

inovasi. Cth, CEO sentiasa memperolehi idea-idea baru dan kreatif untuk mempertingkatkan

prestasi syarikat.

Peranan pengurus sebagai menangani gangguan (disturbancehandler)

  • i. Membuat keputusan atau bertindak serta merta terhadap masalah-masalah supaya persekitaran organisasi yang berkonflik itu kembali kepada kekuatan yang stabil dan harmoni . Cth: Tindakan menyelesaikan masalah-masalah seperti mogok, rungutan pekerja, ketidakpuasan hati dsb.

ii.

Peranan sebagai pengagih sumber (resource allocator)

  • i. Menetapkan bagaimana sumber organisasi yang terhad diagih dan digunakan oleh semua ahli organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. Cth: Pengurus mengagihkan sumber-sumber dana, masa, peralatan dansumber manusia.

ii.

Peranan pengurus sebagai perunding (negotiator)

  • i. Mewakili organisasi dalam perundingan yang melibatkan bidang kuasa. Cth: CEO berunding dengan wakil kesatuan pekerja; Pengurus jualan berunding dengan

ii.

Jabatan Pengeluaran untuk mendapatkan tawaran istimewa bagi pelanggan utamanya.

17 | P a g e

PENGURUS SEBAGAI PEMBERI MAKLUMAT (INFORMATIONALROLE)

Pemantau (monitor)

Penyebar (disseminator)

Jurucakap (spokesperson)

Peranan pengurus sebagai pemantau (monitor)

  • i. Sentiasa memberi perhatian kepadapersekitaran dalaman dan luaran untuk mengetahui

ii.

apa yang sedang berlaku. Cth: Pengurus sentiasa memantau keadaan sekeliling seperti perubahan dasar kerajaan,

peluang pelaburan baru dan masalah isuyang mempengaruhi organisasinya.

Peranan pengurus sebagai penyebar maklumat (disseminator)

  • i. Menyebar maklumat penting yang diperolehi sama ada dari dalam atau luar organisasi kepada ahli organisasi. Cth: Pengurus mendapat tahu tentang pelanggan yang muflis, memaklumkan kepada pengurus jualan menghentikan bekalan.

ii.

Peranan pengurus sebagai jurucakap (spokesperson)

  • i. Mewakili unit/jabatan untuk memberimaklumat yang jelas kepada pihak pengurusan atasan dalam organisasi atau berkomunikasi dengan individu/kesatuan pekerja di luar

ii.

organisasi Cth: Pengurus menyampaikan maklumat kepada ahli organisasi dan orang luar melalui

ucapan, laporan dan memo.

KEMAHIRAN PENGURUS

TEKNIKAL

18 | P a g e

PENGURUS

KEMANUSIAAN

KONSEPTUAL

Kemahiran Konseptual

i.

Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan mengintegrasikan

ii.

hubungan antara bahagian-bahagian dalam organisasi. Melibatkan proses perancangan dan pengurusanstrategik untuk mencapai matlamat

iii.

organisasi. Melibatkan pembuatan keputusan yang kompleks yang melibatkan kesan jangka panjang.

Kemahiran Kemanusiaan

i.

Memimpin, memotivasi, mengurus konflik dan mempengaruhi orang dengan memahami

ii.

perasaan,tingkah laku dan sikap orang lain. Kebolehan berkomunikasi dengan pelbagai golonga nmanusia atau masyarakat seperti

bertemu dengan pelbagai jenis pelanggan, bermesyuarat dengan pegawai atasan,

iii.

berbincang dan berhubung dengan pekerja. Cth: Pengurus sumber manusia perlu berusaha menangani masalah prestasi pekerja,

membekalkan maklumbalas kepada pekerja, memotivasi pekerja dan mengawal aktiviti- aktiviti yang membabitkan pengurusan prestasi pekerja.

Kemahiran Teknikal

i.

Kebolehan untuk mengaplikasikan kaedah, prosedur danteknik dalam bidang tertentu.

ii.

Mempunyai kaitan yang rapat dengan aktiviti harianorganisasi.

iii.

Penguasaan kemahiran teknikal membantu pengurusanatasan untuk merangka polisi,

iv.

dasar dan objektif organisasi. Dapat membantu pengurus peringkat bawahan untukmemberi nasihat, penjelasan dan

tunjuk ajar tentangaspek teknikal secara terperinci kepada pekerja.

19 | P a g e

KEPIMPINAN

Definisi Kepimpinan

Satu proses dua hala antara manusai dimana seseorang itu cuba mempengaruhi yang lain ke arah menacapai sesuatu matlamat/tujuan

Elemen penting dlm kepimpinan

 

i.

Pengikut

ii.

Kuasa

iii.

 

Pengaruh

iv.

persekitaran

Peranan Kepimpinan

 

1.

Menentukan visi

 

i.

Halatuju dalam jangka panjang

ii.

Memberi makna & kesan kepada warga

iii.

Menetepkan strategi

2.

Mewujudkan keperluan yang mendesak

i.

Mengatasi pesaingan/krisis/cabaran & masalah

ii.

Merebut peluang (kelemahan kpd peluang)

3.

Membentuk gabungan mantap

i.

Gembeling tenaga kerja

ii.

Kerja dalam satu pasukan

4.

Komunikasi berkesan

i.

Menyampaikan & berkongsi visi

ii.

Memberi tunjuk ajar & bimbingan

iii.

 

Memberi teladan (walk the talk)

5.

Memberi kuasa pada orang lain (empowerment)

i.

Warga kerja ada autoriti

ii.

Kebebasan membuat perubahan

20 | P a g e

iii.

Peluang mengatasi risiko

iv.

Galak inovasi & kreativiti

  • 6. Mengiktiraf kejayaan

    • i. Memberi ‘reward’ kepada warga berjaya

  • 7. Mengukuhkan penambaikkan

i.

Proaktif & menyokong perubahan

ii.

Pemantauan keadaan yang tidak menentu

iii.

Menghubungkaitkan perubahan persekitaran dengan organisasi

KESIMPULAN

Pengurusan organisasi ini menjelaskan beberapa perkara yang kita perlukan untuk belajar sebelum menjadi seorang pengurus yang berjaya. Kita mungkin boleh menjadi pengurus tanpa mempunyai semua kemahiran ini, tetapi kita akan memerlukan semua daripada mereka untuk menjadi benar-benar berjaya dan untuk mendapatkan pangkat ke tahap yang lebih tinggi dan baik.

Bedasarkan petikan di atas, pelbagai kesimpulan yang dapat dihuraikan. Bagi pengurus yang berkaliber, mereka mesti mempunyai kemahiran pengurusan yang baik. Kemahiran pengurusan dapat memastikan bahawa setiap pengurus berkeupayaan mengarah dan menjaga aktiviti pekerja. Antaranya ialah tentang proses pengurusan yang betul daripada pengurus. Pengurus harus mempunyai ilmu pengetahuan tentang proses pengurusan iaitu perancangan, penganjur, memimpin, dan kawalan.

21 | P a g e

Hal ini amat perlu dititik beratkan supaya pengurusan syarikat menjadi lebih teratur dan mudah dilaksanakan. Dari segi kemahiran konseptual amat penting agar syarikat dapat mencapai matlamat yang membawa prestasi yang gemilang. Kemahiran ini lebih cenderung kepada pengurus atasan. Di samping itu, pengurus yang mempunyai keupayaan dalam kemahiran interpersonal boleh mewujudkan suasana yang gembira di tempat kerja. Apabila semua kakitangan gembira maka segala kerja dapat dilaksanakan dengan sempurna. Ini merupakan peranan penting kepada pengurus pertengahan.

Sehubungan dengan itu, dari segi kemahiran teknikal dapat membentuk sebuah organisasi syarikat yang teguh kerana setiap kakitangan mempunyai ilmu pengetahuan dalam pengkhususan bidang masing-masing. Jika segala pengurusan dijalankan dengan teliti dan kemas, maka segala perancangan dapat diatur dengan kemas. Setiap pengurus harus menanam sikap-sikap yang positif untuk berjaya dalam kerjaya. Kemahiran-kemahiran ini sangat berguna, ia merupakan satu pembentukan jati diri pengurus. Setiap organisasi memerlukan pengurus yang berkemahiran tinggi dalam membentuk struktur organisasi tersebut. Oleh itu, pengurus harus mengikut kriteria prospek kerjaya masa kini yang berkehendak pengurus memiliki kemahiran yang tinggi.

RUJUKAN

22 | P a g e