PERENCANAAN

Oleh:
Nama

: Ida Ayu Made Chandra Dewi

Nim

: 1306305047

No. Absen

: 10

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Udayana
2013/2014

Pokok Pembahasan
1.
2.
3.
4.
5.

Tipe-Tipe Perencanaan dan Rencana

Manfaat Perencanaan
Kriteria Penilaian Efektivitas Rencana
Hambatan-Hambatan Perencanaan Efektif
Peralatan dan Teknik Perencanaan

1. Tipe Tipe Perencanaan Dan Rencana

Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda.
Cara pengklasifikasian perencanaan akan menentukan isi rencana dan bagaimana
perencanaan itu dilakukan yang disebabkan karena adanya beberapa alasan.
a. Perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi (maksud), di mana pendekatan
perencanaan yang digunakan berbeda pula.
b. Dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda
untuk waktu-waktu yang berbeda.
c. Manajer-manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.

Ada paling sedikit lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana, yaitu sebagai berikut :
1. Bidang Fungsional, mencakup rencana produksi, pemasaran,keuangan dan
personalia. Setiap faktor memerlukan tipe perencanaan yang berbeda.
2. Tingkatan Organisasional, termasuk keseluruhan organisasi atau satu-satunya
kerja organisasi. Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan
yang berbeda pula.
3. Karakteristik-Karakteristik

(sifat)

rencana,

meliputi

faktor-faktor

kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasian, biaya, rasionalitas, kualitatif

dan kuantitatif.
4. Waktu, menyangkut rencana jangka pendek,menengah dan jangka panjang.
Semakin lama rentang waktu antara prediksi dan kejadian nyata, kemungkinan
terjadinya kesalahan semakin besar.
5. Unsur-Unsur
Rencana,

dalam

wujud

anggaran,

program,prosedur,kebijaksanaan, dan sebagainya. Perencanaan meliputi berbagai

tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih
tinggi.
Dalam suatu organisasi rencana diperinci melalui tingkatan-tingkatan yang
membentuk hirarki dan paralel dengan struktur organisasi. Pada setiap tingkatan, rencana
mempunyai dua fungsi, yaitu menyediakan peralatan untuk pencapaian serangkaian
sasaran dari rencana tingkatan di atasnya, dan sebaliknya menunjukan sasaran yang harus
dipenuhi rencana tingkatan di bawahnya.

Ada dua tipe utama rencana, yaitu :

a) Rencana-Rencana

Strategik,

yang

dirancang

memenuhi

tujuan-tujuan

organisasi yang lebih luas - mengimplementasikan misi yang memberikan alasan

khas keberadaan organisasi.
Strategi adalah peranan aktif, sadar, dan rasional yang dimainkan oleh manajer
untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi dalam pelasanaan misi. Strategi
memberikan pengrahan terpadu bagi organisasi dan berbagai tujuan organisasi, dan
memberikan pedoman pemanfaatan sumber daya-sumber daya organisasi yang
digunakan untuk mencapai tujuan.

b) Rencana-Rencana Operasional, menguraikan lebih terperinci bagaimana

rencana-rencan strategik dapat dicapai.
Terdapat dua tipe rencana-rencana operasional:
1. Rencana Sekali Pakai adalah serangkaian

kegiatan

terperinci

yang

kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang.

Sebagai contoh, perencanaan perusahaan untuk membangun gedung baru karena
adanya perluasan usaha akan memerlukan rencanan sekali pakai khusus bagi
proyek tersebut.
2. Rencana Tetap merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penangan
situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang. Wujud umum
rencana tetap adalah kebijakan, prosedur, dan aturan.
a. Kebijaksanaan adalah pedoman umum pembuatan keputusan. Kebijaksanaan
merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang dapat dibuat dan
menutup yang tidak dapat dibuat. Kebijaksanaan biasanya ditetapkan secara
formal oleh para manajer puncak organisasi. Kebijaksanaan juga dapat
muncul secara informal, dan pada tingkat bawah suatu organisasi, berasal
dari serangkaian keputusan konsisten pada berbagai subjek yang dibuat
melebihi seperiode waktu.
b. Prosedur standar. Kebijaksanaan dilakukan dengan pedoman-pedoman yang
lebih terperinci yang disebut dengan prosedur standar. Suatu prosedur
memberikan

sejumlah

instruksi

yang

terperinci

untuk

pelaksanaan

serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur.

c. Aturan adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu harus
atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Aturan digunakan untuk
mengimplementasikan rencana-rencana lain dan biasanya merupakan
kebijaksanaan yang diikuti dalam setiap kejadiaan. Dalam pelaksanaan suatu
aturan,

para

anggota

oaganisasi

tidak

mempunyai

pilihan

selain

mematuhinya.
2. Manfaat Perencanaan
Perencanaan mempunyai banyak manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan,
b. Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama,

c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.

Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,

Pemilihan berbagai alternatif terbaik,
Standar pelaksanaan dan pengawasan,
Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan,
Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi,
Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait,
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami,
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan
Menghemat waktu, usaha dan dana.

3. Kriteria Penelitian Efektifitas Rencana

Beberapa kriteria dapat digunakan untuk meniliai efektifitas perencanaan, yaitu
mencakup :
1. Kegunaan. Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang
lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana.
2. Ketepatan dan obyektifitas. Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui
apakah jelas, ringkas, nyata dan akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan manajemen
lainnya hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat.
3. Ruang lingkup. Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan
(comprenhensiveness), kepaduan (unity) dan konsistensi.
4. Efektivitas biaya. Efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah menyangkut
waktu, usaha dan aliran emosional.
5. Akuntabilitas. Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan yaitu tanggung jawab atas
pelaksanaan perencanaan dan tanggung jawab atas implementasi rencana. Suatu
rencana harus mencakup keduanya.
6. Ketepatan waktu. Para perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berbagai
perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat atau
sesuai untuk berbagai perbedaan waktu.
4. Hambatan hambatan Perencanaan Efektif
Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif:
a. Penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan
pembuatan rencana untuk mencapainya.
Hambatan pembuatan rencana efektif. Karena penetapan tujuan merupakan
langkah esensi pertama dalam perencanaan, para manajer yang tidak dapat
menetapkan tujuan yang cukup berarti akan tidak mampu membuat rencana-rencana
efektif. Ada sejumlah alasan mengapa banyak manajer ragu-ragu atau gagal

menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok/satuan

kerja mereka, yaitu:
1. Kurang pengetahuan tentang organisasi. Para manajer tidak dapat
menetapkan tujuan-tujuan yang berarti bagi satuan-satuan kerja mereka tanpa
mempunyai pengetahuan tentang pekerjaan satuan kerja dan organisasi secara
keseluruhan.
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan. Para manajer sering kurang
memahami lingkungan eksternal organisasi, seperti pesaing, penyedia, lembagalembaga pemerintah, langganan dan sebagainya, sehingga menjadi bingung
tentang arah yang diambil dan enggan menetapkan tujuan yang pasti.
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif. Rencana-rencana
dibuat tidak hanya didasarkan pengalaman masa lalu tetapi juga peramalan
kondisi-kondisi di masa yang akan dating.
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang.
5. Biaya. Perencanaan memerlukan banyak biaya penggunaan sumber-sumber daya
keuangan, phisik dan manusia.
6. Takut gagal. Para manajer sering memandang kegagalan sebagai ancaman
terhadap keamanan jabatannya, penghargaan dan respek orang lain terhadapnya.
Hal ini membuat manajer enggan mengambil risiko dan menetapkan tujuan
tertentu.
7. Kurang percaya diri. Bila manajer kurang percaya diri mereka akan ragu-ragu
menetapkan tujuan yang menantang. Manajer harus merasa bahwa mereka dan
kelompok kerjanya atau organisasi mempunyai kemampuan untuk mencapai
tujuan-tujuan tersebut.
8. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif. Para manajer
sering sulit untuk menerima kenyataan bahwa mereka tidak dapat mencapai
semua hal yang penting baginya. Sebagai hasilnya, mereka mungkin menjadi
enggan untuk membuat perusahaan terikat pada satu tujuan karena terlalu
menyakitkan untuk menyingkirkan berbagai alternatif lainnya.
b. Keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan
dan rencana-rencana karena perubahan-perubahan yang ditimbulkannya.
Penolakan terhadap perubahan. Hambatan-hambatan yang telah dibahas di atas
meliputi keterbatasan-keterbatasan dalam diri para perencana. Penolakan terhadap
perubahan, di lain pihak, terjadi di antara para anggota organisasi, baik para manajer

maupun karyawan operasional yang harus melaksanakan kegiatan-kegiatan yang

telah direncanakan.

5. Peralatan dan Teknik Perencanaan

Teknik Perencanaan, meliputi :
a. Pengamatan Lingkungan, yaitu pengamatan sejumlah informasi untuk memprediksi
b.

munculnya kecenderungan dan membuat rencana.

Peramalan, yaitu memprediksi hasil berdasarkan informasi yang diperoleh dari

c.

pengamatan yang kemudian digunakan untuk menyusun scenario.

Patok Daya, yaitu pencarian praktek-praktek terbaik diantara pesaing atau bukan pesaing
yang mengarah pada kinerja mereka yang superior.
Alat-Alat Perencanaan, meliputi :
a. Penjadwalan, yaitu suatu daftar dari kegiatan-kegiatan yang diperlukan, urutan
penyesuaian, siapa yang mengerjakan kegiatan-kegiatan tersebut, dan waktu yang
diperlukan untuk menyesuaikannya.
b. Analisis Jaringan PERT(diagram alur yang menghubungkan urutan aktifitas
proyek, biaya, dan waktu pelaksanaan), yaitu suatu teknik untuk menjadwalkan
proyek rumit yang terdiri dari banyaknya kegiatan, beberapa diantaranya saling
bergantung.
c. Analisis Titik Impas, yaitu suatu teknik untuk mengidentifikasikan titik dimana
penerimaan total hanya mencakupi untuk menutup biaya total.
d. Linier Programming, yaitu suatu teknik matematika yang dapat menyelesaikan
masalah alokasi sumber daya.
e. Simulasi, yaitu suatu model dari fenomena nyata dunia yang menyandang satu atau

lebih variabel yang dapat dimanipulasi untuk menilai dampaknya.