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Gerencia de Proyectos

Profesor Jos Valdez

Semana 9
Gestin de las adquisiciones del Proyecto
Gestin de los interesados del Proyecto

12.2 Realizar las Adquisiciones

El proceso de
Solicitar respuestas a los vendedores
Seleccionar a un proveedor
Otorgar un contrato
El equipo recibe las propuestas u ofertas y aplica los criterios de seleccin para
escoger a uno o ms proveedores calificados
Para procesos importantes: Lista Corta (Short List), para una posterior evaluacin
ms detallada.

Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez

12.2 Realizar las Adquisiciones


Documentos del
Proyecto

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Activos para los procesos de la


organizacin

Empresa/
Organizacin

Actualizaciones a los
documentos del proyecto
Actualizaciones al Plan
para la Direccin
del proyecto

12.1
Planificar las
Adquisiciones
Plan para la Gestin de las Adquisiciones
Criterios de seleccin de proveedores

Acuerdos de
Colaboracin

Decisiones fabricar o comprar


Documentos de las Adquisiciones
Enunciado del Trabajo de las
Adquisiciones

Propuesta del Proveedor

Proveedores

Proveedores Seleccionados

12.2
Realizar las
Adquisiciones

Documentos del
Proyecto

Documentos del
Proyecto

4.1
Desarrollar el Acta
De Constitucin del
Proyecto

Calendarios de Recursos
Solicitudes de cambio

Acuerdos Contractuales

12.3
Controlar las
Adquisiciones

4.2
Desarrollar el Plan
Para la Direccin
Del Proyecto
6.4
Estimar los recursos
De las actividades
6.5
Estimar las
Duraciones de las
actividades
6.6
Desarrollar el
Cronograma
7.3
Determinar el
Presupuesto
9.3
Desarrollar al
Equipo del
Proyecto
4.5
Realizar control
Integrado de los
Cambios

12.2 Realizar las Adquisiciones

.1 Entradas
.1 Plan para la Gesti de las Adquisiciones
Describe como se gestionar el proceso de adquisicin desde el
desarrollo de la documentacin de la adquisicin hasta el cierre.
.2 Documentos de la Adquisicin (ver 12.1.3.3)
.3 Criterios de Seleccin de Proveedores (ver 12.1.3.4)
.4 Propuestas de los Proveedores

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12.2 Realizar las Adquisiciones


.1 Entradas
.5 Documentos del Proyecto
Registro de los riesgos
Acuerdos contractuales relacionados a los riesgos
6. Decisiones Fabricar o comprar (ver 12.1.3.3)
Capacidad Principal (Core) de la Organizacin
Valor entregada por los provedores, mostrando que cumplen con la
necesidad
Riesgos asociados con la decisin
Capacidad de la empresa ejecutora, con respecto a la comunidad de
proveedores

12.2 Realizar las Adquisiciones


.1 Entradas
.7 Enunciado del Trabajo del Proyecto
Especificaciones
Cantidad deseada
Niveles de calidad
Datos del desempeo
Perodo de desempeo
Ubicacin del trabajo
Otros requerimientos
.8 Activos para los Procesos de la Organizacin
Lista de proveedores previamente pre-calificados
Informacin sobre experiencia pasada con los proveedores (buena y mala)

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12.2 Realizar las Adquisiciones


.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Conferencias con Postores
Asegurar entendimiento comn requerimientos tcnicos y
contractuales.
Evitar tratamiento preferencial
Respuestas a preguntas pueden incluirse en los documentos de
adquisiciones como enmiendas.
.2 Tcnicas de Evaluacin de Propuestas
Para propuestas complejas
Definicin de proceso formal de acuerdo a las polticas
Comit evaluador realiza seleccin, la que aprueba la direccin

12.2 Realizar las Adquisiciones


.2 Herramientas y Tcnicas
.3 Estimados Independientes
Propia o externa
Para comparar las propuestas
Diferencias pueden ser indicio de:
Deficiente Enunciado del trabajo (ambiguo)
Mala interpretacin
No se respondi integralmente
.4 Juicio de expertos
Equipo multidisciplinario (contratos, legal, finanzas, contabilidad,
ingeniera, ventas, fabricacin)

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12.2 Realizar las Adquisiciones

.2 Herramientas y Tcnicas
.5 Publicidad
Ampliar lista de proveedores
Sector gobierno lo exige

.6 Tcnicas Analticas
Desempeo pasado, informacin de las propuestas, etc.

12.2 Realizar las Adquisiciones


.2 Herramientas y Tcnicas
.7 Negociacin de Adquisiciones
Para aclarar la estructura, requisitos, etc.
Establecer un acuerdo antes de firmar contrato
Temas:
Responsabilidad, autoridad de efectuar cambios, trminos
aplicables, legislacin aplicable, enfoques tcnicos y de direccin
comercial, derechos de propiedad exclusiva, financiamiento del
contrato, cronograma general, soluciones tcnicas, pagos, precio.
En contratos complejos el gerente del proyecto puede que no sea el
negociador principal.

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12.2 Realizar las Adquisiciones


.3 Salidas
.1 Proveedores Seleccionados
Proveedores en un rango de precios competitivos
Han negociado un contrato preliminar que se convertir en contrato real
luego de la adjudicacin
.2 Adjudicacin de contrato de Adquisicin
Puede ser simple o complejo
Es un acuerdo legal, vinculante entre las partes.

Ver Siguiente slide.

12.2 Realizar las Adquisiciones

Elementos de un contrato
Enunciado del trabajo o
entregables,
Lnea de base del cronograma,
Informes de desempeo,
Perodo de ejecucin,
Roles y responsabilidades,
Lugar de desempeo del proveedor,
Precios,
Condiciones de pago,
Lugar de entrega,
Criterios de inspeccin y
aceptacin,
Garantas

Soporte del producto


Lmites de responsabilidad
Honorarios y retenciones
Sanciones
Incentivos
Seguro y fianza de ejecucin
Aprobacin de subcontratistas
subordinados
Tratamiento de solicitudes de
cambio
Mecanismos para terminacin del
contrato
Alternativas de resolucin de
controversias

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12.2 Realizar las Adquisiciones


.3 Salidas
.3 Calendarios de Recursos
Se documentan la cantidad de recursos contratados
Fechas en las que recursos puede estar activo o inactivo
.4 Solicitudes de cambio
.5 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Lnea de base del costo, alcance, o cronograma
Plan de gestin de las adquisiciones

.6 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

12.3 Controlar las adquisiciones


Proceso que consiste en:
Gestionar las relaciones de adquisiciones
Supervisar el desempeo del contrato
Efectuar cambios y correcciones segn sea necesario.
Tanto el comprador como el proveedor administran el contrato con finalidades
similares.
Garantiza que
El desempeo del proveedor satisfaga los requerimientos de la adquisicin
El comprador acte de conformidad con los trminos del contrato
Equipo debe estar atento a implicancias legales

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12.3 Controlar las adquisiciones


Puede ser una funcin administrativa
Integracin con los procesos de gestin de proyectos:
Dirigir y gestionar el Trabajo del Proyecto (4.3)
Autorizar el trabajo del proveedor en un momento oportuno
Controlar la Calidad (8.3)
Inspeccionar y verificar la conformidad del producto del proveedor
Realizar el control integrado de cambios (4.5)
Asegurar que los cambios sean aprobados
Que las personas estn informadas de los cambios
Controlar los riesgos (11.6)
Para asegurar que se mitigan los riesgos

12.3 Controlar las adquisiciones

Gestin financiera. Monitoreo de los pagos al proveedor.


Pagos efectuados vs. trabajo realizado.

Revisin y documentacin del desempeo del proveedor.


Para medir competencia del proveedor

Los contratos pueden modificarse por mutuo acuerdo

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12.3 Controlar las Adquisiciones


Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
4.2
Desarrollar el Plan
De Gestin del
Proyecto
4.3
Dirigir y Gestionar
el Trabajo del
Proyecto

4.5
Realizar el control
Integrado de los
Cambios
4.4
Monitorear y
Controlar el Trabajo
Del Proyecto

Actualizaciones al
Plan para la Direccin del
Proyecto

Plan de gestin de las


Adquisiciones

12.1
Planificar la Gestin
De las
Adquisiciones

Documentos del
Proyecto

Documentos de las
Adquisiciones
Actualizaciones a los
Documentos
del Proyecto

12.2
Realizar las
Adquisiciones

Informacin sobre el
desempeo del trabajo

Contrato
Solicitudes de cambio
aprobadas

12.3
Controlar
Las
Adquisiciones

Solicitudes de cambio

Reportes de
Desempeo del
Trabajo

Informacin sobre el
Desempeo del Trabajo

4.5
Realizar el control
Integrado de los
Cambios

Actualizaciones a los
Activos para los procesos de la
Organizacin

Empresa/
Organizacin

12.3 Controlar las adquisiciones


.1 Entradas
.1 Plan para la Direccin del Proyecto
Plan de Gestin de las adquisiciones forma parte.
.2 Documentos de Adquisicin
Registros completos de respaldo para administrar los procesos de
adquisicin
Adjudicacin del contrato
Enunciado del trabajo
.3 Acuerdos Contractuales
.4 Solicitudes de cambio aprobadas
Modificaciones a los trminos del contrato
Enunciado del trabajo
Precios y descripcin de productos, servicios o resultados
Todos los cambios se documentan formalmente por escrito y se aprueban
antes de implementarse.

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12.3 Controlar las adquisiciones


.1 Entradas
.4 Reportes de Desempeo del Trabajo
Documentacin tcnica elaborada por el proveedor, sobre los
entregables, suministrada de conformidad con los trminos del contrato
Informes de desempeo del Trabajo (del proveedor), mostrando que se
ha realizado y que falta completarse.
.6 Datos sobre el desempeo del trabajo ( ver 4.3.3.2)
Grado de conformidad con las normas de calidad
Costos incurridos o comprometidos
Facturas del proveedor pagadas

12.3 Controlar las adquisiciones


.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Sistema de Control de Cambios del Contrato
Proceso por la cual se puede modificar la adquisicin
Incluye:
Formularios
Sistemas de rastreo
Procedimientos de resolucin de disputas
Niveles de aprobacin necesarios para autorizar los cambios.
Est integrado al sistema de control integrado de cambios
.2 Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones
Se cumpli con Alcance, y calidad, dentro del costo y plazo?
Puede incluir revisin de documentacin elaborada por el proveedor
Objetivo:
Identificar xitos o fracasos en cuanto al desempeo
Avance con respecto al enunciado del trabajo
Identificar la capacidad (o incapacidad) demostrada por el proveedor para
realizar el trabajo.

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Gerencia de Proyectos
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12.3 Controlar las adquisiciones

.2 Herramientas y Tcnicas
.3 Inspecciones y Auditoras
Para verificar la conformidad de los procesos o entregables del proveedor
Se especifican en el contrato, y pueden incluir personal de adquisiciones del
comprador.
.4 Reportes de Desempeo
Proporcionan a la Gerencia la efectividad del proveedor
.5 Sistemas de Pago
Cuentas por pagar, previa autorizacin de persona autorizada.
Todos los pagos se realizan de acuerdo al contrato.

12.3 Controlar las adquisiciones


.2 Herramientas y Tcnicas
.6 Administracin de Reclamos
Cambios Impugnados y cambios potencialmente constructivos:
No se lleg a un acuerdo por compensacin por el cambio
O incluso sobre si ha existido un cambio
Tambin se denominan reclamos (claims), conflictos o apelaciones
Se documentan, procesan, supervisan y gestionan, de acuerdo al contrato.
De preferencia se deben resolver mediante la negociacin
.7 Sistema de Gestin de Registros
Compuesto por:
Procesos, funciones de control, y herramientas de automatizacin que
se consolidan y combinan en un todo.
Contiene:
Registro recuperable de los documentos contractuales y de la
correspondencia

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12.3 Controlar las adquisiciones

.3 Salidas
.1 Informacin sobre el Desempeo del Trabajo
Para identificar Problemas existentes o potenciales
Permite realizar proyecciones, gestion de riesgo y toma de decieiones
Incluye:
Cuplimiento de los contratos (contract compliance)
.3 Solicitudes de cambio
Se deben procesar a travs de Control Integrado de cambios
Los cambios no resueltos pueden incluir directivas provistas por el comprador
o acciones tomadas por el vendedor que la otra parte considera como cambio
constructivo al contrato.
Se deben documentar en la correspondencia del proyecto

12.3 Controlar las adquisiciones


.3 Salidas
.3 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Plan de Gestin de las Adquisiciones
Lnea de base del cronograma
Linea base de costos
.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto
Contratos, cronogramas, cambios sugeridos a los contratos.
Documentacin tcnica de los proveedores
.5 Actualizaciones a los activos para los procesos de la organizacin
Correspondencia
Cronogramas y solicitudes de pago
Documentacin sobre el desempeo del proveedor

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12.4 Cerrar las Adquisiciones

Se realiza para cada Adquisicin

Apoya al proceso Cerrar el Proyecto o Fase, ya que involucra la verificacin que


todos el trabajo y entregables han sido aceptables.

Tambin involucra actividades administrativas, tal como actualizar los registros


para reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin para uso futuro.

Puede haber una terminacin temprana del contrato, los procedimientos a seguir
estn definidos en el contrato.

12.4 Cerrar las Adquisiciones


Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
12.1
Planificar la
Gestin de las
Adquisiciones

Documentacin de
las Adquisiciones
4.2
Desarrollar el Plan
De Gestin del
Proyecto

12.4
Cerrar las
Adquisiciones
Actualizaciones a los
Activos para los procesos
de la
Organizacin

Plan de gestin de
las
Adquisiciones

Adquisiciones
Cerradas

Empresa/
Organizacin

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12.4 Cerrar las Adquisiciones


.1 Entradas
.1 Plan para la Direccin del Proyecto (ver 4.2.3.1)
.2 Documentacin del Las Adquisiciones
Se debe
Recolectar,
Indexar
Archivar
Contiene:
Desempeo sobre cronograma, alcance, costo y calidad
Documentacin contractual
Registro de pagos
Resultados de las inspecciones
Se usa para preparar las lecciones aprendidas y evaluar a postores para
futuros contratos.

12.4 Cerrar las Adquisiciones


.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Auditoras de adquisicin
Es una revisin planificada y estructurada de los procesos de
adquisiciones desde Planificar las Adquisiciones y Compras (Seccin 12.1)
hasta Administracin del Contrato (Seccin 12.5).
El objetivo es identificar xitos y fracasos para mejorar la gestin ya sea en
el proyecto actual o en proyectos futuros.
.2 Acuerdos Negociados
Si no se llega a un acuerdo:
Mediacin
Arbitraje
.3 Sistema de Gestin de Registros
Descrito en la Seccin 12.3.2.7

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12.4 Cerrar las Adquisiciones


.3 Salidas
.1 Adquisiciones completados (closed procurements)
El comprador, generalmente a travs del administrador de contratos,
provee al vendedor una nota escrita formal, indicando que el contrato se
ha terminado.
Los requerimientos para dicha nota se especifican en el contrato.
.2 Activos de los procesos de la Organizacin (Actualizaciones)
Archivo de las adquisiciones
Documentacin contractual completa, indexada, incluyendo el
contrato cerrado. Se incluye con los archivos finales del proyecto
Aceptacin de los entregables
El comprador, usualmente a travs del administrador del contrato,
provee al vendedor nota escrita indicando que los entregables se han
aceptado o rechazado.
Documentacin de Lecciones Aprendidas
Se desarrolla el anlisis de las lecciones aprendidas y
recomendaciones para mejoras de procesos para la planificacin de
compras y adquisiciones futuras.

Captulo 13. Gestin de los


Interesados del Proyecto

13.1 Identificar a los Interesados


13.2 Planificar la Gestin de los Interesados
13.3 Gestionar el Involucramiento de los Interesados

Gua para el PMBOK, Quinta


Edicin - Captulo 13

13.4 Controlar el Involucramiento de los Interesados

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Gerencia de Proyectos
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13. Gestin de los Interesados del Proyecto

Incluye los procesos requeridos para


Identificar a la gente, grupos, u organizaciones que podran impactar o ser
impactadas por el proyecto,
Analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto y
Desarrollar estrategias de gestin adecuadas para involucrar de una manera
efectiva a los interesados en las decisiones y ejecucin del proyecto.

13. Gestin de los Interesados del Proyecto


13.1 Identificar a los Interesados
.1 Entradas
.1 Acta de Constitucin
.2 Documentos de las Adquisiciones
.3 Factores del Entorno de la empresa
.4 Activos de los procesos de la
Organizacin
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Anlisis de los Interesados
.2 Juicio Experto
.3 Reuniones
.3 Salidas
.1 Registro de los Interesados

13.2 Planificar Gestin de los


Interesados
.1 Entradas
.1 Plan para la Direccin del Proyecto
.2 Registro de los interesados
.3 Factores del Entorno de la empresa
.4 Activos de los procesos de la
Organizacin
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Juicio Experto
.2 Reuniones
.3 Tcnicas Analticas
.3 Salidas
.1 Plan para la Gestin de los
Interesados
.2 Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto

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Gerencia de Proyectos
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13. Gestin de los Interesados del Proyecto


13.3 Gestionar el Involucramiento de
los Interesados

13.4 Controlar el Involucramiento


de los Interesados

.1 Entradas
.1 Plan para la Gestin de los
Interesados
.2 Plan para la Gestin de las
Comunicaciones
.3 Registro de Cambios
.5 Activos para los Procesos de la
Organizacin
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Mtodos de comunicacin
.2 Habilidades Interpersonales
.3 Habilidades en Gestin
.3 Salidas
.1 Registro de Incidentes
.2 Solicitudes de Cambio
.3 Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
.4 Actualizaciones a los Documentos
Del Proyecto
.5 Actualizaciones a los Activos para
los procesos de la Organizacin

.1 Entradas
.1 Plan para la Direccin del Proyecto
.2 Registro de Incidentes
.3 Datos del Desempeo del Trabajo
.4 Documentos del Proyecto
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Sistemas de Informacin
.2 Juicio Experto
.3 Reuniones
.3 Salidas
.1 Informacin sobre el Desempeo del
Trabajo
.2 Solicitudes de Cambio
.3 Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
.4 Actualizaciones a los documentos
Del Proyecto
.5 Actualizacones a los Activos para
los Procesos de la Organizacin

13. Gestin de los Interesados del Proyecto

Los procesos de Gestin de las Comunicaciones incluyen a los siguientes:


13.1 Identificar a los Interesados (Stakeholders)
Proceso de identificar a la gente organizaciones afectados por el
proyecto, y documentar informacin relevante.
13.2 Planificar la Gestin de los Interesados
Desarrollar estrategias para involucrar a los interesados (engage)
13.3 Gestionar el Involucramiento de los Interesados
Comunicarse y trabajar con los interesados para cumplir con sus
expectativas/y necesidades, y tratar los incidentes; fomentar
involucramiento de los interesados a lo largo del proyecto
13.4 Controlar el Involucramiento de los interesados
Monitorear las relaciones con los interesados y ajustar las estrategias

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Gerencia de Proyectos
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13.1 Identificar a los Interesados

Proceso de identificar a la gente y


organizaciones impactadas por el proyecto y
documentar sus intereses, nivel de
involucramiento e impacto en el xito del
proyecto
Identificar a los interesados en fases
tempranas del proyecto
Pueden haber muchos interesados, ..
PRIORIZAR

13.1 Identificar a los Interesados


Gestin de las Comunicaciones del Proyecto
4.1
Desarrollar el
Acta de Constitucin

Acta de Constitucin

Documentos de Adquisiciones

12.1
Planificar la
Gestin de las
Adquisiciones

Activos de los procesos de la


Organizacin.
Factores del Entorno de la
Organizacin

Empresa/
Organizacin

13.1
Identificar a los
Interesados

Registro de los
Interesados

5.1
Recolectar los
Requerimientos
8.1
Planificar la
Gestin de la
Calidad
10.1
Planificar la
Gestin de las
Comunicaciones

13.2
Planificar la Gestin
De los Interesados

11.1
Planificar la Gestin
De los Riesgos
11.2
Identificar los
Riesgos
11.2
Planificar la
Gestin de las
Adquisiciones

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Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez

13.1 Identificar a los Interesados


.1 Entradas
.1 Acta de Constitucin
Provee informacin sobre los afectados (internos y externos) tales como
promotor, cliente, miembros del equipo, departamentos que participan
en el proyecto
.2 Documentos de las Adquisiciones
Si el proyecto es el resultado de actividad de procura, las partes del contrato
son interesados clave.
.3 Factores del Entorno de la empresa
Cultura de la organizacin, estndares de industria o gobierno.
.4 Activos de los procesos de la
Organizacin
Formatos para Registro de Interesados
Lecciones aprendidas de proyectos anteriores
Registros de Interesados de proyectos pasados

13.1 Identificar a los Interesados

.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Anlisis de los Interesados
PASOS
1. Identificar a TODOS los interesados del proyecto y recolectar
informacin relevante como: roles, inters, conocimiento, expectativas,
nivel de influencia
2. Analizar Impacto potencial que cada interesado podra generar,
clasificarlos para definir estrategias de enfoque
3. Analizar como los interesados podran reaccionar o responder, para
planificar como influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar
impactos negativos potenciales

19

Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez

13.1 Identificar a los Interesados

Estudiar cmo reaccionarn


los principales interesados,
para planificar como influir
en ellos y ganar su apoyo al
Proyecto.

Rol

Inters

Mantener
Satisfecho

Gestionar
de
Cerca

Monitorear
(Esfuerzo
mnimo)

Mantener
Informado

Poder

Conocimiento

Expectativa
s

Poder

Nivel de
Influencia

Urgencia

Inters

Identificar el Impacto que


Cada interesado Puede
generar y Priorizar a los
interesados

Stakeholder

Impacto

Identificar a
todos los interesados
potenciales

Influcencia

.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Anlisis de los Interesados

Influencia

Poder

13.1 Identificar a los Interesados


.2 Herramientas y Tcnicas
.2 Juicio Experto
Alta Gerencia
Otras unidades de la organizacin
Interesados Clave identificados
Gerentes de proyectos que han trabajado en proyectos similares
Expertos en la materia
Grupos de la Industria, consultores
Asociaciones tcnicas y profesionales
.3 Reuniones
Las opiniones de expertos se pueden obtener en reuniones uno-a-uno, o en
formato de panel (focus group, encuestas, etc.)

20

Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez

13.1 Identificar a los Interesados

.3 Salidas
.1 Registro de los interesados
Informacin de Identificacin.
Nombre, cargo en la organizacin, ubicacin, rol en el proyecto,
informacin de contacto
Informacin de la entrevista:
Principales requerimientos, principales expectativas, influencia
potencial en el proyecto, fase del ciclo de vida del proyecto en la que
tendrn mayor inters.
Clasificacin de los interesados:
Interno-Externo, Apoya-Neutral- Opone Resistencia.

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Desarrollar estrategias adecuadas para involucrar efectivamente a los interesados,


basndose en sus
Necesidades
Intereses
Impacto potencial en el xito del proyecto

21

Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto


Documentos
Del Proyecto

10.1
Identificar a los
Interesados

Empresa/
Organizacin

Registro de los Interesados Actualizaciones a los


Documentos del Proyecto

Activos de los procesos de la


Organizacin.
Factores del Entorno de la
Organizacin

4.2
Desarrollar el Plan
Para la Direccin
Del Proyecto

13.2
Planificar la Gestin
De los
Interesados
Plan para la Gestin
de los Interesados

Plan para la Direccin del


Proyecto

5.2
Recolectar los
Requerimientos

13.3
Gestionar el
Involucramiento de
Los Interesados

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados


.1 Entradas

.1 Plan para la Direccin del Proyecto


Ciclo de vida seleccionado
Descripcin del trabajo a ejecutarse
Descripcin de necesidades, relaciones de reporte de RRHH
Necesidades de Comunicacin de los interesados
.2 Registro de los Interesados (Sec. 10.1.3.1)
.3 Factores del Entorno de la Organizacin.

Cultura, estructura

22

Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados


.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Juicio Experto
Gerencia Senior, Miembros del Equipo, Interesados Clave
Directores de proyectos de proyectos similares
Expertos
.2 Reuniones
.3 Tcnicas Analticas

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados


Interesado

No Conciente Resiste

Interesado 1

Interesado 2
Interesado 3

Neutral

Apoya

Lidera

D
A

D
AD

A = Situacin Actual
D = Situacin Deseada

23

Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados


.Salidas
.1 Plan para la Gestin de los Interesados
Niveles actuales y deseados de involucramiento de los interesados
Alcance e impacto de los cambios en los interesados
Interrelaciones y posibles traslapes de los interesados
Requerimientos de comunicacin con los interesados
Informacin a ser distribuda (idioma, formato, contenido, nivel de
detalle), razn
Frecuencia de distribucin de la informacin
Mtodo para actualizar el plan para la Gestin de los Interesados

13.3 Gestionar el involucramiento de los


Interesados
Comunicarse y trabajar con los interesados para cumplir con sus necesidades y
expectativas
Resolver los incidentes que ocurran
Fomentar un involucramiento adecuado
Mediante:
Involucrando a los interesados para confirmar su apoyo y participacin en el
xito del proyecto
Gestionar las expectativas, negociar, comunicarse
Tratar las posibles preocupaciones que no sen resuelto
Resolver los incidentes que puedan producirse

24

Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez

13.3 Gestionar el involucramiento de los


Interesados
Documentos
Del Proyecto
4.5
Realizar el Control
Integrado de los
Cambios

10.1
Planificar la Gestin
De las
Comunicaciones

Empresa/
Organizacin

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto


Registro de los
Cambios

Plan para la Gestin


de las Comunicaciones

Activos de los procesos de


la Organizacin

ACTUALIZACIONES a los Activos de


los procesos de la Organizacin

ACTUALIZACIONES de los
Documentos del Proyecto

13.2
Planificar la Gestin
De los
Interesados
Plan para la
Gestin de los
Interesados

13.3
Gestionar el
Involucramiento
de los
Interesados

Actualizaciones al
Plan para la
Direccin
del proyecto

4.2
Desarrollar el Plan
Para la Direccin del
Proyecto
4.5
Realizar el Control
Integrado de los
Cambios

Solicitudes de Cambios
Registro de los Incidentes

13.4
Controlar el
Involucramiento de
Los Interesados

9.4
Gestionar al Equipo
Del Proyecto

10.3
Controlar las
Comunicaciones

13.3 Gestionar el involucramiento de los


Interesados
.1 Entradas
.1 Plan para la gestin de los interesados
Provee gua de cmo los distintos interesados se pueden involucrar de
la mejor manera en el proyecto
Se usa para determinar el nivel de interaccin con los disitntos
interesados
.2 Plan para la Gestin de las Comunicaciones
Requerimientos de comunicciones
Informacion a ser comunicada y la razn
Persona que recibir la informacin
Proceso de escalamiento

25

Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez

13.3 Gestionar el involucramiento de los


Interesados
.1 Entradas
.3 Registro de Cambios
Los cambios y su impacto en los plazos, costos, y riesgos deben
comunicarse a los interesados adecuados.
.4 Activos para los Procesos de la Organizacin
Requerimientos de comunicacin de la organizacin
Procedimientos para la gestin de los incidentes
Procedimientos para la gestin de los cambios
Informacin histrica de proyectos anteriores

13.3 Gestionar el involucramiento de los


Interesados
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Mtodos de Comunicacin
Se debe usar el mtodo de comunicacin identificado para cada
interesado en el plan de gestin de las comunicaciones.
.2 Habilidades Interpersonales
Generar confianza
Resolver conflictos
Escuchar de manera activa
Sobreponerse a la resistencia (normal) al cambio
(Ver apndice G)

26

Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez

13.3 Gestionar el involucramiento de los


Interesados
.2 Herramientas y Tcnicas
.3 Habilidades relacionadas con la Gestin
Facilitar el concenso hacia los objetivos del proyecto
Influir en la gente para que apoye el proyecto
Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto
Modificar el comportamiento de la organizacin para aceptar los
resultados del proyecto

13.3 Gestionar el involucramiento de los


Interesados
.3 Salidas
.1 Registro de Incidentes
.2 Solicitudes de cambio
.3 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
.5 Actualizaciones a los Activos para los procesos de la Organizacin
Notificaciones a los interesados
Reportes del proyecto
Presentaciones del proyecto
Registros del proyecto
Feedback de los interesados
Lecciones aprendidas

27

Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez

13.4 Cotrolar el involucramiento de los


Interesados
Monitorear las relaciones con los interesados para ajustar las estrategias y planes

Entrevista a Ing. Carlos Zoeger - Construccin


de la Nueva Sede Institucional del Banco de la
Nacin

13.4 Controlar el involucramiento de los


Interesados
Gestin de las Comunicaciones del Proyecto
4.2
Desarrollar el Plan
Para la Direccin
Del Proyecto
Plan para la Direccin del
Proyecto

4.3
Dirigir y Gestionar
El Trabajo del
Proyecto

Documentos
Del Proyecto

13.3
Gestionar el
Involucramiento
De los Interesados

Actualizaciones a
los Activos para
los procesos de la
Organizacin

Registro de
Incidentes

4.4
Monitorear y
Controlar el Trabajo
Del Proyecto

Datos de Desempeo
Del Trabajo

Documentos del
Proyecto

13.4
Controlar el
Involucramiento
de los
Interesados

Informacin sobre el
Desempeo del Trabajo

Solicitudes de Cambios
ACTUALIZACIONES a los Documentos
del Proyecto

Empresa/
Organizacin

4.5
Realizar el
Control Integrado
De los Cambios

28

Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez

13.4 Controlar el involucramiento de los


Interesados
.1 Entradas
.1 Plan para la Direccin del Proyecto
.2 Registro de los Incidentes
.3 Datos sobre el desempeo del trabajo
Reporte de % de avance, medidas de desempeo tcnico
.4 Documentos del Proyecto
Cronograma, Registro de Interesados, Registro de Incidentes, Registro de
los Cambios

13.4 Controlar el involucramiento de los


Interesados
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Sistemas de Informacin Gerencial
Consolidando Reportes
.2 Juicio Experto
.3 Reuniones
.3 Salidas
.1 Informacin sobre el Desempeo del Trabajo
.2 Solicitudes de Cambio
.3 Actualizaciones al Plan
.4 Actulizaciones a los Documentos del Proyecto

29

Gerencia de Proyectos
Profesor Jos Valdez

13.4 Controlar el involucramiento de los


Interesados
.3 Salidas
.5 Actualizaciones a los Activos para los Procesos de la Organizacin
Notificaciones a los Interesados
Reportes del proyecto
Presentaciones de Proyectos
Registros del Proyecto
Feedback de los Interesados

Documentacin de Lecciones aprendidas

30