Anda di halaman 1dari 13

Accounting Information Systems

For Final Exam of 5th Semester 2013


Business Cycle:
1. Revenue Cycle
2. Expenditure Cycle
3. Production Cycle
4. Human Resource Cycle
5. General Ledger System Cycle
I.

Revenue Cycle
Dibagi menjadi: pesanan penjualan, pengiriman, penagihan, penerimaan/pengumpulan kas
a. Entri Pesanan Penjualan (Sales Order)

Menerima pesanan konsumen (take order)


Penerimaan pesanan bisa dilakukan lewat: via storage, surat, telepon, web, atau salesperson.
Purchase Order adalah dokumen yang diberikan oleh konsumen kepada perusahaan untuk melakukan pesanan. Isi
dari PO (purchase order) tersebut adalah:
Item number (kode barang/jenis)
Kuantitas barang
Harga
Salesperson yang terkait (untuk memberikan kompensasi bonus penjualan kepada salesperson terkait)
PO tersebut bisa dikirim melalui websites, OCR (perubahan data terprint menjadi elektronik atau maya), dan juga
menu telepon.
Dalam hal menerima data, IT harus mengusahakan semuanya efisien dan efektif. Sehingga, disarankan untuk secara
online dan langsung ke bagian gudang untuk dipilih (picking) dan dikirim.
Atau, bisa menggunakan EDI (Electronic Data Interchange) untuk menghubungkan perusahaan secara langsung
kepada pelanggan untuk menerima pesanan atau mengatur persediaan pelanggan.

Setelah diterima, perlu mengadakan edit checks yaitu:


Validity checks; dilakukan untuk meyakinkan bahwa data-data yang diterima tersebut valid
Completeness test; memastikan bahwa semua data yang dibutuhkan telah diterima sepenuhnya
Reasonable tests; membandingkan dengan pesanan sebelumnya untuk memastikan pesanan tersebut logis.
Credit sales approval:
Mengecek dan persetujuan kredit konsumen (credit approval)
Dua tipe persetujuan kredit konsumen:
o Otoraisasi umum (general authorization); untuk pelanggan yang sudah ada yang masih dibawah batas
kredit dan tidak memiliki masalah dengan saldo.
o Otorisasi khusus (specific authorization); untuk pelanggan yang baru, memiliki masalah saldo, dan juga
melakukan order yang melampaui batas kredit.
Dalam hal ini, IT dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari pengecekan kredit yaitu dengan system
pengecekan otomatis. Atau email langsung ke manajer kredit.
Mengecek ketersediaan inventori (check inv. Availabiliaty)
Dalam pengecekan persediaan, harus dipastikan persediaan tersebut dibagi menjadi tiga jenis:
1) Persediaan yang ada (on hand)
2) Persediaan yang telah di pesan (booked)
3) Persediaan yang sedang di pesan (on order)
Jika persediaan tersebut cukup untuk memenuhi pesanan, maka:
1) Melengkapi SO (sales order)
2) Meng-update persediaan inventori
3) Memberikan SO ke bagian shipping, billing, dan juga inventory.
4) Mengirim pengakuan.
Jika barang habis maka berikan back order ke bagian produksi (untuk perusahaan manufaktur) atau ke bagian
pengeluaran (untuk perusahaan retail)
Merespon permintaan konsumen
b. Entri Pengiriman (Shipping)
Pengambilan dan pengepakan pesanan

Memproses picking ticket atau tiket pengambilan barang yang dikirim kebagian gudang. Kemudian setelah
mendapat picking ticket, bagian gudang akan memberikan barang yang akan dikirim ke bagian pengiriman.
Karena terdapat perpindahan internal, IT mengusulkan untuk melengkapi seluruh inventory dengan: barcode;
kemudian dikirim kebagian pengiriman dengan conveyor (cari di google); kemudian juga dilengkapi dengan RFID
atau chip untuk mendeteksi kecurangan atau kehilangan.
Pengiriman pesanan
Dalam pengiriman pesanan, bagian pengiriman akan menerima copy of PO, picking ticket dan menghitung secara
fisik. Yang semuanya akan dicatat secara online (SO number, Items, and Quantities). Dan akan dilakukan:
1) Mengupdate kuantitas on hand
2) Packing slip (memuat informasi kuantitas dan item)
3) Bill of lading (resi pengiriman); memuat sumber, carrier, tujuan, dan pembayar.
Dua metode pengiriman:
1) In house (memiliki bagian pengiriman sendiri)
2) Outsource (memiliki kerja sama dengan perusahaan jasa pengiriman)
c. Entri Penagihan (Billing)
Dalam entri ini, ada dua hal yang dilakukan yaitu:
Penagihan konsumen
Penagihan harus dilakukan secara akurat. Ada dua jenis system penagihan yang biasa dilakukan:
1) Postbilling: tagihan disiapkan setelah konfirmasi bahwa barang sudah dikirimkan
2) Prebilling: tagihan disiapkan saat pesanan disetujui

Pemeliharaan rekening (a/r) konsumen


Dalam memelihara rekeninig konsumen, dilakukan update persediaan, piutang dan buku besar.
Ada dua metode pemeliharaan piutang:
Open invoice
Tagihan dalam bentuk spesifik. Kapan penjualan dan item apa yang dibeli saat itu, beserta jumlah
hutangnya.
Balance forward
Tagihan dalam bentuk umum, yaitu saldo hutang pelanggan pada bulan tersebut.

Hal yang perlu diperhatikan dalam siklus ini:


1) Pencurian kas
2) Bagian piutang tidak boleh memiliki akses secara fisik kepada kas dan cek
3) Bagian piutang harus secara jeli mengidentifikasi sumber dari berbagai kiriman uang dan tagihan yang harus
di kredit.

PENGENDALIAN
1)
2)
3)
4)
5)

Transaksi diotorisasi dengan benar


Transaksi yang dicatat benar
Valid, transaksi yang diotorisasi dicatat.
Transaksi dicatat dengan akurat
Asset (kas, inventori, data) diamankan dari kehilangan atau pencurian.

ANCAMAN >< Pengendalian


1. Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat
Pemeriksaan kelengkapan data pelanggan, pencarian otomatis data referensi seperti alamat.
2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk.
Menetapkan batas kredit utk setiap pelanggan, persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit,
memelihara catatan yang akurat atas saldo piutang pelanggan
3. Kebasahan Pesanan.
Ttd di atas dokumen kertas; ttd digital dan sertifikat digital untuk e-business
4. Habisnya persediaan , biaya penggudangan, dan pengurangan harga.
Sistem pengendalian persediaan, dan perhitungan fisik persediaan secara periodik
5. Kesalahan pengiriman: Barang dagangan salah, Jumlah yang salah, Alamat yang salah.
Membandingkan data pengiriman dan pesanan penjualan; pemindai kode garis
Pengendalian aplikasi entri data
6. Pencurian persediaan
Persediaan disimpan di tempat yang aman dengan pembatasan akses secara fisik; semua transfer
internal didokumentasikan; perhitungan fisik persediaan secara periodik dan rekonsiliasi perhitungan
dengan jumlah yang dicatat
7. Kegagalan untuk menagih pelanggan

Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan; pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen
pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan dengan pesanan
penjualan.
8. Kesalahan dalam penagihan
Mencocokan jumlah yang tercantum di slip pengepakan dengan jumlah di pesanan penjualan
9. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha
Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan
10.Pencurian Kas
Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan
penyimpanan semua penerimaan;
Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan
penerimaan kas
11.Kehilangan data
Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)
12.Kinerja yang buruk
Persiapan dari tinjauan laporan kinerja.
LATIHAN
Prosedur pengendalian apakah yang akan memberi perlindungan atas ancaman berikut ini?
Pencurian barang oleh para pekerja bagian pengiriman, yang menyatakan bahwa kekurangan
persediaan mencerminkan kesalahan dalam catatan persediaan.
Menghapus piutang seorang pelanggan sebagai tidak tertagih untuk menutupi pencurian berikutnya.
Pencurian dana oleh kasir, yang menguangkan beberapa cek dan tidak mencatat penerimaannya.
Melakukan penjualan secara kredit ke pelanggan yang telah terlambat melakukan pembayaran selama
4 bulan atas rekeningnya.
Memasukkan data jumlah penjualan ke rekening pelanggan yang salah karena nomor rekening
pelanggan diketik salah ke dalam system.

II.

Expenditure Cycle
Dibagi menjadi: memesan barang, perlengkapan dan layanan; menerima dan menyimpan barang,
perlengkapan, dan layanan; membayar barang, perlengkapan, dan layanan.
a. Pemesanan
Mengidentifikasikan apa, kuantitasnya, dan kapan pemesanan dilakukan
System pengendalian persediaan:
EOQ (economic order Quantity; meminimalisasikan biaya pengiriman dan pemeliharaan inventori
MRP (Materials Requirements Planning; menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan
penjualan
JIT (Just in Time); menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan
Dalam pemesanan barang, terdapat dokumen untuk melakukan permintaan pembelian kepada siklus ini dari
beberapa pihak. Permintaan Pembelian (purchase requisition) memuat informasi:
Siapa pemesan?
Kemana harus dikirim?
Kapan dibutuhkan?
Nomor barang, deskripsi, kuantitas, harga
Supplier yang disarankan
Nomor departemen

Setelah menerima purchase requisition, bagian ini memproses purchase order yang nantinya akan dikirimkan ke
supplier yang bersangkutan
IT dalam membantu proses pemesanan guna mengefisienkan dan mengefektifkan proses pemesanan lewat:
1. Mengunakan EDI untuk mengirimkan PO
2. Menggunakan VMI (vendor-managed system); inventory control dan pembelian diatur oleh vendor
b. Penerimaan dan Penyimpanan
Bagian penerimaan menerima barang
Bagian penyimpanan menyimpan barang

Laporan penerimaan: dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus
pengeluaran; laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai setiap kiriman, termasuk tanggal
penerimaan, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Tiga Pengecualian:
Menerima jumlah barang yang berbeda dengan jumlah yang dipesan.
Menerima barang rusak
Menerima barang dengan kualitas rendah yang gagal melewati inspeksi.

c. Pembayaran
Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar.
Terdapat dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor:
Sistem tanpa voucher: setiap faktur penjualan yang disetujui dimasukkan ke dalam catatan terpisah pemasok di file
utang usaha dan kemudian disimpan dalam file faktur belum dibayar.
Sistem voucher: dalam sistem ini, sebuah dokumen yang disebut voucher pengeluaran juga dipersiapkan. Tiga
kelebihan: (1) voucher ini mengurangi jumlah cek yang harus ditulis, (2) terdapat nomor tercetak untuk
mempermudah penelusuran semua utang, (3) dapat memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur penjualan
dari waktu pembayaran faktur.
Memperbaiki proses utang usaha
Mencocokkan faktur dari vendor dengan pesanan pembelian serta laporan penerimaan barang.
Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
Dilakukan oleh kasir (fungsi pengeluaran kas)

Ancaman
1. Mencegah kehabisan dan/
atau kelebihan persediaan
2. Meminta barang yang tidak
dibutuhkan
3. Membeli dengan harga yang
dinaikkan
4. Membeli barang berkualitas
rendah
5. Membeli dari pemasok yang
tidak diotorisasi
6. Komisi (kickback)

7. Menerima barang yang tidak


dipesan
8. Membuat kesalahan dalam
penghitungan
9. Mencuri persediaan

16.Kehilangan data
17.Kinerja yang kurang baik

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan


Sistem pengendalian persediaan; catatan persediaan
perpetual; barcode; perhitungan persediaan secara
periodik.
Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan
permintaan pembelian.
Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang
disetujui; persetujuan pesanan; pengendalian anggaran.
Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan
pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran
pembelian dan biaya kualitas.
Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama
pemasok.
Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk
mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok;
audit vendor.
Memerintahkan bagian penerimaan hanya menerima kiriman
yang terdapat dalam salinan pesanan pembelian.
Gunakan teknologi kode garis; meminta petugas bagian
penerimaan untuk mencatat jumlah yang diterima dan
menandatangani laporan penerimaan barang tersebut;
insentif untuk perhitungan yang akurat.
Pengendalian akses fisik ke persediaan; semua transfer
persediaan di dalam perusahaan didokumentasikan;
perhitungan fisik persediaan secara periodik
Buat cadangan atau rencana pemulihan dari bencana;
pengendalian akses fisik dan logis
Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan
kinerja yang memadai.

10.Gagal menangkap kesalahan


dalam faktur dari vendor.
11.Membayar barang yang tidak
diterima

12.Gagal mendapatkan diskon


pembelian yang tersedia

13.Membayar faktur yang sama


dua kali

14. Kesalahan mencatat dan


memasukkan data dalam
utang usaha

Faktur harus diverifikasi, jumlah yang tertulis di dalamnya


dibandingkan dengan pesanan penjualan dan laporan
penerimaan; Menggunakan ERS (Evaluated Receipt
Settlement)
Membandingkan jumlah yang ditunjukkan dalam faktur
dari vendor dengan jumlah yang dimasukkan petugas
pengendalian persediaan, yang menerima transfer
barang tersebut dari bagian penerimaan.
Menggunakan ERS
Pengendalian anggaran
Faktur penjualan yang telah disetujui harus di-file
berdasarkan tanggal jatuh temponya.
Anggaran Arus Kas
Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundel
voucher asli atau hanya salinan asli faktur yang
dibayar; ketika cek untuk pembayaran ditandatangani,
maka faktur dan bundel voucher harus ditandai telah
dibayar; gunakan ERS; kendalikan ke akses file utama
pemasok.
Membandingkan perbedaan saldo rekening pemasok
sebelum dan setelah pemrosesan cek dengan jumlah
total faktur yang diproses.
Merenkonsiliasi total saldo semua pemasok dan jumlah
akun pengendali hutang usaha dalam buku besar.

15. Menyalahgunakan kas, cek,


atau EFT

III.

Batasi akses ke cek kosong dan mesin penandatangan


cek, cek diberi nomor urut.
Pemisahan fungsi.
Batasi akses ke daftar pemasok yang disetujui.
Kasir harus mengirimkan cek-cek yang telah
ditandatangani, bukan mengembalikannya ke bagian
utang usaha.
Orang yang tidak terlibat dalam pemrosesan baik
penagihan maupun pengeluaran kas harus
merekonsiliasi semua rekening bank.
Alat perlindungan cek, termasuk dengan cara positive
pay.
Peninjauan ulang untuk transaksi EFT.

Human Resource Cycle

Tugas-tugas dari MSDM:


a.
b.
c.
d.
e.
f.

Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru


Melatih
Memberikan tugas pekerjaan
Memberikan kompensasi (penggajian)
Mengevaluasi kinerja
Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat
Aktifitas Siklus Penggajian:

1. Perbarui file induk penggajian


Memperbarui file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian, seperti:
Mempekerjakan orang baru
Pemberhentian

Perubahan tingkat gaji


2.
Perbarui tarif dan potongan
Perubahan tarif dan potongan terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam
tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
3.
Validasi data waktu dan kehadiran
Informasi mengenai waktu dan kehadiran pegawai datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status
pembayaran pegawai.
Pegawai yg dibayar per jam kartu waktu
Pegawai yg mendapatkan gaji tetap diawasi para supervisor secara informal
Pegawai yg dibayar berdasarkan komisi murni atau gaji ditambah komisi pencatatan jumlah penjualan
atau kinerja operasionalnya.
4.
Siapkan penggajian
File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.
File yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk menghitung gaji kotor, potongan penggajian (potongan
untuk PPh dan potongan sukarela), dan gaji bersih.
Daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.
5.
Keluarkan dana penggajian
Daftar penggajian dikirim ke bagian utang untuk ditinjau dan disetujui.
Voucher pengeluaran dibuat untuk mensahkan transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan ke
rekening bank penggajian perusahaan.
Voucher pengeluaran dan daftar penggajian dikirim ke kasir.
Daftar penggajian dikembalikan ke bagian penggajian, sementara voucher pengeluaran dikirim ke staf
administrasi bagian akuntansi.
6.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang dibayar oleh perusahaan
Rencana kompensasi fleksibel memungkinkan setiap pegawai menerima jaminan minimum asuransi untuk
pengobatan dan kontribusi pensiun, kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu
libur ekstra dan asuransi kesehatan tambahan.
7.
Pengeluaran dana PPh dan potongan lain
Membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
Ancaman

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

1. Mempekerjakan pegawai yang tidak


berkualifikasi atau berkelakuan buruk
2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan
3. Perubahan file induk penggajian tanpa
otorisasi.
4. Data waktu yang tidak akurat
5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat
6. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan

7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa


otorisasi

Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk


verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi, dan
riwayat hidup.
Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk
mempekerjakan; pelatihan perkembangan terkini
dalam hal hukum ketenagakerjaan
Pemisahan tugas: data SDM vs penggajian dan
distribusi cek gaji; pengendalian akses; tinjauan
atas semua perubahan.
Otomatisasi pengumpulan data; berbagai
pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu
dengan data waktu kerja
Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya;
rekening kliring penggajian; tinjauan peraturan IRS.
Setoran langsung; distribusi cek gaji dilakukan oleh
seseorang yang independen dari proses penggajian;
penyelidikan cek gaji yang tidak diklaim; akses
terbatas ke cek gaji kosong; pemberian nomor
tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik
untuk semua cek gaji; penggunaan rekening giro
terpisah untuk penggajian, yang dipelihara sebagai
dana tetap.

8. Kinerja yang kurang baik


Prosedur pembuatan cadangan; rencana pemulihan
dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis;
enkripsi data
Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik
kinerja yang tepat

Undergraduate Student
Islamic Accounting Department
University College of Islamic Economics TAZKIA
+6281513181513