CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS

El almacn Como parte de la organizacin

Las Normas de manejo de materiales dicen que bolsas, contenedores o

paquetes almacenados en hileras deben ser apilados, bloqueados, entrelazados
y limitados en altura de forma que Sean estables y estn asegurados contra
deslizamientos y cadas.
El responsable Del almacn debe vigilar el aumento y la reduccin en las
ventas de la empresa s como la produccin. Si hay un aumento reciente en la
produccin, en anticipacin o respuesta a un incremento de las ventas, se
presentar un problema de almacenamiento.
Es por esto, que la empresa debe proveer reas de almacn seguras para
prevenir dao o deterioro de los productos que estn pendientes de usarse o
de entregarse. Se deben definir mtodos apropiados para autorizar la recepcin
y la entrega de y hacia esas reas. Para detectar deterioro se deben revisar
peridicamente las condiciones del producto.
Por lo que, la empresa debe definir y documentar sus procedimientos para
asegurar que los productos
almacenados no sufran daos ni deterioros, mediante el estudio de los
siguientes puntos:

1. Acomodo: definir si los productos pueden o no ser estibados y hasta

cuntos; si los productos pueden ser colocados uno junto a otro y
establecer

seguros

si

estos

ruedan,

prevenir

golpes,

prevenir

inclinaciones, etc.
2. Estabilidad: en cuanto a condiciones seguras de trabajo y condiciones
ambientales. Para asegurar la conservacin de las caractersticas de
calidad de los productos deben controlarse hasta donde sea posible y
conveniente, las condiciones de humedad, temperatura, limpieza,
vibracin, etc.

3. definir los medios para la entrada al almacn de los productos

terminados, partes o componentes. Esto puede conseguirse mediante el
llenado y la entrega con el producto de una lista de verificacin que
incluya como puntos principales:
a) Descripcin completa
b) Cantidad, lote
c) Pedido, orden.
d) Cliente.
e) Reporte completo de inspeccin y pruebas.
Estos datos debern estar completos para que puedan entregarse al almacn
dichos productos.

De igual manera, los productos que salen del almacn

debern ser comprobados contra una orden de orden o de entrega, etc. Lo

anterior tiene como objetivo evitar que se entreguen productos equivocados o en
diferente cantidad, etc.
En el estudio y aplicacin de la administracin moderna, el almacn es un
medio para lograr economas potenciales y para aumentar las utilidades de la
empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacn es un mal
necesario cuya funcin principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades.
Ahora se piensa de una manera cientfica al integrar sus funciones a las ventas,
compras, control de inventarios, produccin y distribucin.
Tambin se le da al almacn la altura que debe tener dentro de la organizacin
en la seleccin de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacn o
de control de inventarios, hasta el ltimo puesto de mozo o cargador. Se
estudia cientficamente su localizacin, las medidas adecuadas

de su rea y

la divisin de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo de

productos

y materiales los diseos ms indicados de estantera y, muy

especialmente, los procedimientos y prcticas administrativas que han de

normar su funcionamiento econmico y eficiente. Todo esto debe partir de la
definicin y establecimiento de objetivos y polticas.
Definicin del almacn. El almacn es una unidad de servicio en la estructura
orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien
definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos.

Recursos
En general, para el buen funcionamiento de un almacn se requiere de
recursos

humanos

capacitados

recursos

materiales

adecuados.

Particularmente se puede decir que los recursos necesarios involucran los

siguientes elementos:
a) Espacio suficiente.
b) Personal eficiente.
c) Personal capacitado.
d) Fcil distribucin.
e) Equipos de almacenamiento apropiados y en buen estado para cada tipo
de material.
f)

Colocacin eficiente de la mercanca (materiales o productos)para

facilitar la localizacin rpida y acomodar y surtir de acuerdo con la
demanda.

g) Personal con mente abierta a la innovacin y a los cambios.

Estructura
Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe
tener tres reas en
el almacn: recepcin, almacenamiento y entrega como base de su
planeacin:

1.- Recepcin: El flujo rpido del material que entra, para que est libre de
toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de
recepcin y de su ptima utilizacin. El objetivo que persigue toda empresa es
obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercanca en
el rea de recepcin sea la mnima posible.

El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo

de mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
Una planeacin es correcta cuando los cambios del flujo de los materiales y
productos se han
reducido al mnimo.

El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin lo ms

corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operacin dependen de
la fluidez con que estas se pasan del vehculo del proveedor al almacn. Todo
estancamiento innecesario eleva el costo del producto. Los costos de las
funciones del rea de recepcin pueden ser los siguientes:
a)

El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:
patios de maniobra de los vehculos;
andenes;
zona de maniobras de estiba;
zona de inspeccin;
zona de oficina de control,
y zona de medicin (bscula).

b)

Otros costos incluyen:

el mantenimiento del rea y de su equipo y maquinaria,
los intereses sobre la inversin en el inmueble y en el equipo

c)

Los gastos indirectos de:

personal;
registros,
y proteccin de los materiales.

Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar
las maniobras de descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de
recepcin. Estas maniobras pueden realizarse en un anden elevado a la altura
aproximada de las plataformas de los vehculos o bien al ras del piso del

almacn, en este caso se puede usar una plataforma telescpica para levantar
la mercanca

En cualquiera de estas instalaciones los medios ms usuales son:

El montacargas elctrico (de gasolina o diesel).
La carretilla neumtica.
La carretilla manual.
Las tarimas de madera.
Los contenedores.
Los carros especiales.
Los transportadores de rodillos.
El flujo rpido de los materiales que se reciben requiere de un espacio ptimo,
conocido como zona de inspeccin, el cual se utiliza para la descarga y el
almacenamiento provisional, la revisin y el cotejo con la remisin del
proveedor; en este espacio los materiales deben ser pesados, adems de que
la documentacin de entrada de stos deber ser elaborada.
2.- Almacenamiento: La planeacin del rea de almacenamiento por espacios
destinados a cada grupo de materiales o mercancas con caractersticas
similares requiere un conocimiento pleno del
producto y de las condiciones que exige su resguardo, proteccin y manejo.
Enseguida se dan algunas recomendaciones:
a) Para aminorar el riesgo de incendio:

 Aislar los productos inflamables como cartn, papel, estopa,

trapo, telas, tintas,
tner, pintura, etc.
Prevenir la combustin espontnea de trapo o papel
impregnados de aceite o grasa oxidante. Se requiere un lugar
aparte con recipientes a prueba de fuego, y donde haya una
libre ventilacin.
Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del
almacn.
Revisar peridicamente los extinguidores.
Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores; separar
los materiales de fcil combustin con un espacio mnimo de
45 cm.
b) Para evitar la corrosin y el enmohecimiento:
Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la
tubera de agua y vapor.
Corregir las goteras de techos y tuberas.
Evitar la humedad en piso y paredes.
Alejar los productos y materiales de los recipientes con cidos
que despidan gases corrosivos.
Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o
barniz especial.
Colocar productos qumicos absorbentes de humedad en las
reas de almacenamiento de aceros.
Evitar derrames de agua o lquidos en el piso.
c) Para que no se estropeen:
Evitar que los productos sean golpeados unos con otros,
especialmente cuando se almacenan en grandes tambores o
recipientes, o por los equipos de manejo de materiales.
No permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen
los artculos.
Los materiales de cristal o frgiles deben quedar lejos de
mquinas o trfico
dentro del rea de almacenamiento.

 Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la

entrada y salida de los estantes con alguna tela.
d) Para evitar el deterioro:
Proteger de la luz de las ventanas o guardar en lugares con
poca iluminacin los materiales o productos que se decoloren
con la luz.
Evitar que se ensucien o manchen las mercancas o materiales
al manejarlos o almacenarlos.
Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de
mejoras.
Se debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones para la disposicin del
rea de almacenamiento:
a) Anlisis del artculo:
tamao del artculo: largo, ancho y alto;
peso del artculo;
nmero de unidades que abra que almacenar a un mismo tiempo,
por lote econmico de compra o de produccin;
recipiente o envase que contiene el artculo, si se emplea;
clase de estantera, casilleros o bastidores necesarios;
mtodos de almacenamiento o apilamiento;
mtodos para manipular el material;
riesgos especiales de accidente;
frecuencia con que se pide el artculo,
y sistema empleado para controlar la calidad.
b) Objetivo de la planeacin:

facilidad de localizacin de los materiales almacenados, cuando se

necesiten;
flexibilidad de la disposicin del parea de almacenamiento; es
decir, esta deber estructurarse de manera que puedan

introducirse modificaciones o ampliaciones con una inversin

mnima adicional;
disposicin del rea de almacenamiento de forma que facilite el
control de los materiales, y
el rea ocupada por los pasillos respecto de la totalidad del rea
de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo
como lo permitan las condiciones de operacin.
c) Dimensiones de los espacios de almacenamiento:
afectan la relacin entre el rea de los pasillos y la de
almacenamiento, y
afectan la flexibilidad de la disposicin del almacn.
d) Pasillos
el pasillo principal debe correr a lo largo del rea de
almacenamiento;
los pasillos transversales perpendiculares al principal deben
permitir el fcil acceso a los casilleros, bastidores o pilas
independientes de grandes artculos, y
punto de recepcin en su extremo del pasillo principal y punto de
distribucin en el otro.
Los siguientes factores modifican la disposicin del rea de almacenamiento:

La distancia entre las tres reas del almacn.

La dificultad en el transporte. Los artculos que necesitan aparatos,
mano de obra o
cuidados especiales para su transporte deben moverse lo menos
posible.
La necesidad de emplear aparatos especiales para la entrega. Los
lquidos que hayan de medirse, los artculos que tengan que pesarse,
etc.,

tienen

derecho

preferente

ocupar

los

almacenamiento contiguos a los aparatos de medicin.

espacios

de

 La frecuencia de las solicitudes. Para las partidas que se solicitan

con frecuencia y en cantidades pequeas la distancia desde el rea
de entrega a la estantera en que se almacenan debe ser ms corta
que para los artculos que se retiran menos a menudo o en grandes
cantidades. Este principio es tambin aplicable a la altura a la cual se
almacenan las partidas y a su ubicacin en el almacenamiento sobre
el suelo. El empleado del almacn debe poder obtener con un
mnimo de esfuerzo los artculos que se soliciten con mucha
frecuencia.
Los principios bsicos que se deben seguir en el rea de almacenamiento son:

1)

Primera entrada, primera salida.

2)

Colocar los artculos de mayor demanda ms a la mano-cerca de las

puertas de recepcin- entrega. La Ley de Pareto o regla 80-20 dice que
el 80% de la demanda debe ser satisfecha con el 20% de los artculos.

3)

Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal.

Esta es una formade reducir los costos de la mano de obra.

4)

Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una

mercanca hay una ocasin ms para estropearla.

5)

Prohibir la entrada al rea de almacenamiento a personal extrao a l.

Solamente personal autorizado para inventario u otra razn podra
entrar.

6)

Controlar las salidas de mercanca del rea de almacenamiento a

travs de documentacin autorizada.

7)

Llevar registros de existencia al da.

8)

Eliminar el papeleo superfluo.

9)

Reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera con

divisiones a la medida de lo que se almacena.

10) El rea ocupada por los pasillos respecto de la totalidad del rea de
almacenamiento debe representar un porcentaje tan bajo como lo
permitan las condiciones de operacin.
11) El pasillo principal debe correr a lo largo del almacn. Los transversales
perpendiculares al principal, deben permitir el fcil acceso a los
casilleros, bastidores o pilas independientes de artculos.
12) El punto de recepcin en el extremo del pasillo principal y el punto de
distribucin en el otro.
En el caso de que presente el problema de espacio en las reas de
almacenamiento se sugieren las siguientes acciones:

a)

Una mejor colocacin de los medios de almacenamiento: estantes,

tarimas, etc.

b)

Un nuevo diseo de estantera de tipo flexible que aproveche mejor el

espacio existente.

c)

Una distribucin y colocacin de la mercanca que permita ahorrar

espacio por el sistema
de almacenamiento diversificado.

d)

Un aprovechamiento del espacio cbico con el diseo de entrepisos,

tapancos o estantera de varios niveles sobrepuestos.

e)

Reduccin de pasillos con la utilizacin de sistemas de estantera

compacta, movible o en bloque.

f)

Eliminacin del almacenamiento de cosas obsoletas o extraas al

almacn.

g)

Reduccin de existencias por medio de los sistemas y frmulas dadas

en el estudio de control de inventarios.

h)

Entrega de materiales a produccin en cantidades o lotes mayores de

acuerdo con una buena programacin de la produccin.

i)

Sistemas de distribucin de materiales en espacios vaco o semivacos

de acuerdo con un control sistemtico de entradas y salidas y de
localizacin metdica.

3.- Entrega: La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y

llevada al rea de entrega debe:

a) Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado.

b) Ser acompaada por un documento de salida, una nota de remisin,
una factura o una factura de remisin.
c) Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercanca
con el documento de salida.
d) Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del
almacn de material
auxiliar con suficiente anticipacin y cantidad.
e) Las mesas, la bscula y las herramientas de fleje, de engomado, y tiles
necesarios debern tener un rea ordenada que facilite las maniobras
de manejo de los productos y de empaque.

Relacin con otros departamentos

El almacn es un lugar especialmente estructura y planificado para custodiar,

proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de
ser requeridos para la administracin, la produccin o la venta de artculos o
mercancas.
Todo almacn puede considerarse redituable para un negocio segn el apoyo
que preste a las funciones productoras de utilidades: produccin y ventas.
Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento
rpido de entrada y salida, o sea una rpida rotacin.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el
costo del producto final sin agregarle valor; razn por la cual se debe conservar
el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo
posible de operacin.

En la organizacin ms moderna se ha encontrado la conveniencia de un

control de las existencias de todos los almacenes por una sola persona. A este
jefe se le llama indistintamente: director de materiales, gerente de operacin de
materiales, etc.
En una gran mayora de las empresas industriales, el almacn de productos
terminados se encuentra bajo la direccin del departamento de ventas; los
almacenes de materias primas y materiales indirectos bajo la de produccin y
las refracciones y herramientas bajo la jefatura de mantenimiento.
La administracin moderna ha hecho desaparecer esta divisin por su falta de
integracin en todo el sistema de abastecimiento, produccin y distribucin. Se
puede pensar que un director de ventas y otro de produccin no saben
administrar ni controlar los almacenes, como tampoco tienen el tiempo para
hacerlo si sus actividades especficas estn encaminadas a su especialidad.
El sistema logstico de abastecimiento, almacenamiento, produccin y
distribucin ahora se coloca bajo una sola cabeza que coordina de manera
integral las operaciones productivas de la empresa industrial.
Esta direccin maneja las necesidades del mercado, las capacidades de la
planta, las existencias de cada almacn y los medios de distribucin, y as lleva
un control completo de la inversin de los inventarios, con un mnimo de
riesgos de faltantes.
En la organizacin moderna de las empresas se ha centralizado la
responsabilidad del abastecimiento y de la administracin de todos los
almacenes en una sola persona. Esta se reporta directamente con el director
general, y en la estructura orgnica se encuentra en el mismo nivel que el
director de ventas, el de manufactura, el administrativo y el de finanzas. Bajo
su direccin estn: la oficina de control de los inventarios, el departamento de
compras y todos los almacenes centralizados

y descentralizados de la

compaa. Dependen de este director los encargados o jefes de cada almacn

as como los jefes de las secciones de recepcin, empaque y embarque.
Basta

decir

que

un

control

bien

coordinado

del

abastecimiento,

almacenamiento y distribucin de los materiales y productos es fundamental e

indispensable para integrar los programas de ventas, produccin y entregas.

Funciones del almacn

La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende

de varios factores, tales como el tamao y planes de organizacin de la
compaa, el grado de centralizacin deseado, la variedad de productos
fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y
de la programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un
servicio eficiente, las
Siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
a) Recepcin de materiales en el almacn.
b) Registro de entradas y salidas del almacn.
c) Almacenamiento de materiales.
d) Mantenimiento de materiales y del almacn.
e) Despacho de materiales.
f)

Coordinacin de almacn con los departamentos de control de

inventarios y de contabilidad.

Revisin de documentos referente a entradas y salidas

Entrada al almacn:

En el departamento seccin de recepcin se elabora la documentacin de

entrada a la compaa esta puede ser una:
copia de remisin del proveedor;
copia de la factura/remisin del proveedor;
boleta marcada por la bscula electrnica, o

 boleta o nota de entrada

Formato empleado para dar aviso al departamento de contabilidad

acerca de los materiales o productos entregados al departamento
solicitante.
Este documento debe llegar con las copias del sistema de la compaa, a los
siguientes lugares:
Departamento de compras.
Departamento de contabilidad.
Seccin de pagos.
Encargado de las tarjetas del control de inventarios.
Encargado del procesamiento electrnico de datos.
Cada compaa tiene su propio sistema pero normalmente este documento se
coteja con la orden de compra y con la factura del proveedor.
Salida del almacn

El proceso es el siguiente:
a)

Llega al almacn una copia de un pedido del cliente o una copia de la

factura aprobada por el departamento de crdito.

b)

Se surte la mercanca pedida por el cliente.

c)

Se elabora una salida de almacn (vea figura 2d), con las copias que
requiera el sistema interno de la compaa. Es importante que se anote

el nmero de la factura; en algunas compaas, tambin es necesario el

del pedido del cliente.

Formato empleado por el recepcionista del almacn para dar aviso a los
departamentos de control de materiales y de contabilidad, acerca de
los materiales recibidos.
d)

Cuando se requiere materiales del almacn para uso o consumo

interno, se pueden solicitar con los siguientes documentos:

Copia del programa de produccin, donde se detallan los

materiales y las fechas en que se deben entregar a las secciones
respectivas de manufactura.
Orden de manufactura, en que se han anotado los materiales y la
fecha de su entrega.

Requisicin, comnmente llamada vale

Tarjeta para control de existencias.

El documento debe estar debidamente autorizado, y debe tener original y

suficientes copias para:
Los empleados que surten y despachan.
El encargado de tarjetas o sistemas de control de inventarios.
Contabilidad.
El mismo documento puede servir como requisicin y como autorizacin de
salida si cuenta con las
suficientes copias para:
Los almacenistas surtidores.
El empleado de control de tarjetas, de control de inventarios o
de procesamiento electrnico de datos.
Un sistema puede necesitar una documentacin de salida aparte de la
requisicin. ste es conveniente cuando seala lo que realmente sale del
almacn; pues puede ser que la requisicin o vale no se complete por faltantes
en el almacn.
-Recepcin y rechazo de materiales
-Atencin a Clientes

Clasificacin de almacenes

La clasificacin de los almacenes est en funcin de los materiales que

resguarda, custodia, controla
y abastece. En este sentido los tipos de materiales que se pueden encontrar son:
Materias primas y partes componentes.
Materiales auxiliares.
Productos en proceso.
Productos terminados.
Herramientas.
Refacciones.
Material de desperdicio.

 Materiales obsoletos.
Devoluciones.
El negocio puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, almacenadora
o una tienda de productos de consumo.
Almacn de materias primas. Este almacn tiene como funcin principal el
abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes, a los
departamentos de produccin.
Normalmente requiere tener tres secciones: recepcin,
almacenamiento y entrega. Las reas de recepcin y entrega
pueden estar dentro del almacn o bien fuera de l.
Un almacn central de materias primas puede tener uno o varios subalmacenes
en una planta, segn las necesidades del departamento de produccin, o bien,
localizados en varias plantas de un mismo negocio.
Almacn de materiales auxiliares. Los materiales auxiliares o tambin llamados
indirectos, son todos aquellos que no son componentes de un producto pero
que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo.
Por ejemplo, para la fabricacin de una mercanca se emplea: lubricantes,
grasa, combustible, estopa, etc. Y para envasarlo y empacarlo se necesitan:
etiquetas, frascos, envases de cartn, papel, material de empaque, etc.
Este almacn puede ser una seccin del almacn de materias primas cuando
las necesidades de la organizacin no necesiten una instalacin aparte.
La funcin del almacn de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno e
informacin a:
Los departamentos de produccin.
A la seccin de empaque.
Al departamento administrativo para el control contable y de
abastecimiento.

Almacn de materiales en proceso. Si los materiales en proceso o artculos

semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente
previstos por la programacin, se puede decir que estn en un almacn de
materiales en proceso. Puede haber uno o varios de estos almacenes segn
las necesidades de fabricacin.
Almacn de productos terminados. El almacn de productos terminados
presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las
existencias hasta el momento de despachar los pedidos a los clientes.
Almacn de herramientas y equipos. Un almacn de herramienta y equipo,
bajo la custodia de un encargado especializado, ofrece siempre grandes
ventajas; muy especialmente para el control de esas herramientas y del equipo
y tiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin
o de mantenimiento. Este cuarto de herramientas guarda y controla tambin las
herramientas no durables tales como brocas, machuelos, piezas de esmeril,
etc.
Almacn de refracciones. Cuando el departamento de mantenimiento se
encuentra fuera del rea de manufactura, se ha encontrado conveniente el que
tenga su propio almacn de refacciones y herramientas con un control tan
estricto como el de los dems almacenes.
Almacn de material de desperdicio. Los productos, partes o materiales
rechazados por el departamento de control de calidad y que no tienen
salvamento o reparacin, deben tener un control por separado este queda, por
lo general, bajo el cuidado del departamento de control de calidad. Siendo el
rengln de rechazos y material de desperdicios un elemento que afecta
directamente los costos de fabricacin debe destinrsele un almacn de
control.
Almacn de materiales obsoletos. Los materiales obsoletos son los que han
sido descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas,
por deterioro, por descomposicin o haberse vencido el plazo de caducidad.

La razn en este caso para tener otro almacn separado del de materias
primas es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios
disponibles para lo que s es de consumo actual.
Almacn de devoluciones. Aqu llegan devoluciones de clientes. En l se
separan y clasifican los
productos para reproceso, desperdicio y entrada al almacn.

Equipo de seguridad

De acuerdo con las normas: NOM-006-STPS-2000 Manejo y Almacenamiento

de Materiales- Condiciones y Procedimientos de Seguridad, y la NOM-017STPS-1993 Relativa al

equipo

de proteccin personal para los trabajadores en los centros de trabajo, se

tienen las siguientes consideraciones:
Informar a los trabajadores de los riesgos potenciales a que se enfrentan
por el manejo de materiales. Dicha informacin debe contener como elementos
los factores y condiciones peligrosas del centro de trabajo que puedan afectar
su salud o integridad fsica, y considerar, en la carga manual de materiales, al
menos su peso, forma y dimensiones, y en el manejo con maquinaria, al menos
lo siguiente:
a.

el estado de la materia;

b.

la presentacin de la materia, que puede ser:

1.

a granel;

2.

por pieza suelta;

3.

envasada;

4.

empacada;

5.

en contenedores;

c.

la maquinaria empleada;

d.

el procedimiento de carga;

e.

la estabilidad de los materiales o contenedores;

f.

la altura de la estiba;

g.

el peso, forma y dimensiones de los materiales o contenedores;

h.

los elementos de sujecin de los materiales o contenedores.

Contar con un listado actualizado, de los trabajadores autorizados y

capacitados para la instalacin, operacin y mantenimiento de la maquinaria
utilizada para el manejo de materiales, cuando por

el riesgo que puedan

generar, as se requiera. Lo anterior, de acuerdo a los procedimientos de

seguridad e higiene a que se refiere el Captulo 7.
Contar con los procedimientos de seguridad e higiene, escritos en idioma
espaol, para la instalacin, operacin y mantenimiento de la maquinaria, de
acuerdo a lo establecido en los Captulos 7 y 8. Dichos procedimientos deben
estar disponibles para los trabajadores involucrados.
Contar con un cdigo de seales o sistema de comunicacin y capacitar
en l, a aquellos operadores y a sus ayudantes involucrados en el manejo de
materiales con maquinaria, cuando as se requiera.
Dotar a los trabajadores del equipo de proteccin personal especfico, de
acuerdo al riesgo al que se exponen, y capacitarlos en su uso y mantenimiento.
Lo anterior, de acuerdo a lo establecido en la NOM-017-STPS-1993.
En cada actividad para el correspondiente puesto de trabajo, se debe
determinar la regin anatmica expuesta a cada riesgo tipo. En la Tabla A se
presentan las regiones anatmicas y algunos EPP que pueden servir de gua.
Tabla A
Determinacin del Equipo de Proteccin Personal
Clave y Regin
Anatmica
1) Cabeza

A)

Clave y
casco contraEPP
impacto

B)

casco dielctrico

C)cofia
A)anteojos de proteccin
B)goggles
2) Ojos y cara

C)pantalla
facial
D)careta para

A)tapones
3) Odos

auditivos
B)conchas
acsticas
A)
espirador contra partculas
B) respirador contra gases y

4) Aparato respiratorio

vapores C)respirador
desechable D)respirador
A)
guantes contra sustancias qumicas
autnomo
B) guantes para uso elctrico

5) Extremidades superiores

C)guantes contra altas

temperaturas D)guantes
dielctricos

A) mandil contra altas temperaturas

B) mandil contra sustancias
6) Tronco

qumicas C)overo
D)bata
A) alzado de seguridad
B) calzado contra
impactos C)calzado

7) Extremidades inferiores

dielctrico
D)calzado contra sustancias
qumicas E)polainas
A) arns de seguridad

8) Otros

B) equipo para brigadista contra

incendio C)otros

Sistemas de entradas y salidas

Mtodos para entregar los materiales: sistemas basados en que lo que entra
primero sale primero.- Cuando llega un nuevo lote de materiales es frecuente
apilarlos delante de los ya almacenados, de modo que las nuevas unidades se
consuman primero. Como consecuencia, los paquetes que estn en el fondo de
pila no se remueven a menos que el inventario baje muchsimo, y entonces es
posible que se vea que estn deteriorados o anticuados. Una solucin es sacar
todos los materiales contenidos en el rea de almacenamiento, apilar los
materiales recin llegados en la parte trasera y poner luego los ms antiguos
en la delantera. Este mtodo exige una engorrosa manipulacin adicional y no
contribuye en modo alguno a mejorar el estado del material.
-Registro de entradas y salidas

Propsitos de la tarjeta para control de existencia de materiales:

Poder promediar el consumo mensual para los clculos de mnimo,

punto de reorden y lote econmico de compra.
Tener siempre a la vista la mercanca reservada que debe salir del
almacn para el
departamento de produccin, debido a un programa de produccin o en
espera de completar un requerimiento.
Estar al corriente de lo que est por llegar al almacn, por pedidos en
transito de compras.
Saber en cada instante la existencia fsica en el almacn.
Conocer en cualquier momento la existencia real, o sea la fsica, ms lo
que est por llegar menos lo que est reservado por salir.

Procedimiento para el llenado del formato de registro de entradas y

salidas

Encabezados:

En los espacios en blanco se anota:

Descripcin. El nombre del material conocido por la empresa y el
proveedor.
Nmero. El nmero clave de la empresa.
Unidad. Los metros, kilogramos, litros, etc.
Mximo. La cantidad mxima que ha de comprarse.
Mnimo. La cantidad mnima, que es el punto para reabastecer o colocar un
pedido.
Lote econmico. La cantidad calculada como lote econmico de compra.
Consumo. El registro mensual de consumos de
enero a diciembre. Columnas. En ellas se anota lo
siguiente:
Fecha. Da del movimiento.
Referencia. Algunas de las causas de movimiento como nmero de:
a) orden de fabricacin;
b) requisicin o salida;
c) pedido de compra, o
d) nota de entrada al almacn o de remisin del proveedor.
Reservado. Esta columna tiene tres encabezados:
a)

Aumento. Aqu se anota la cantidad que pide produccin segn su

programa y que est pendiente de entrega.

b)

Disminucin. Se escribe la cantidad de unidades reservadas que se

entregan a produccin.

c)

Acumulado. Se apuntan los saldos cada vez que se aumentan o

disminuyen las cantidades por reservado o disminuido.

En transito de compras. Esta columna consta de tres encabezados:

a) Cantidad. Se anota cada cantidad de pedido hecha al proveedor.
b) Acumulado. Se suman las cantidades pendientes de recibirse.

c) Fecha de entrada. Se anota la fecha en que se espera recibir cada

pedido.
Existencias. Esta columna est dividida en cuatro partes:
a) Entrada. Se registra la cantidad que llega al almacn.
b) Salida. Se anota la cantidad entregada a produccin.
c) Saldo. Se apunta la existencia que resulta de sumarle al saldo fsico la
cantidad que llega al almacn y restarle lo que sale de l.
d) Existencia real. En esta ltima parte queda anotada la cantidad que,
despus de cada movimiento resulta ser el saldo de existencia fsica
ms lo que est en transito de compras y menos lo que est por
entregarse a produccin.

-UEPS ltimos en entrar, primeros en salir

El mtodo UEPS supone que los ltimos materiales recibidos son los primeros
que se utilizan. Por lo tanto, el inventario final refleja los precios de los primeros
materiales recibidos. Con el UEPS, el costo de los materiales usados refleja
exactamente los costos corrientes, la determinacin del ingreso debe ser ms
precisa porque los costos corrientes se enfrentan con el ingreso corriente. En
algunos casos, este mtodo tambin se adhiere al concepto de flujos de
materiales.
El costo de los materiales utilizados se calcula tomando primero la ltima
compra y luego retrocediendo. El inventario final de los materiales se calcula a
partir del inventario inicial de los materiales o de la primera compra y se trabaja
hacia delante.
-PEPS
El mtodo PEPS de costeo de inventario se basa en la premisa de que los
primeros artculos comprados son los que primero se despachan. Mediante
este mtodo, el inventario final estara compuesto de los materiales recibidos al
final, y los precios, por tanto, reflejaran los costos actuales. Para calcular el
costo de los materiales usados, se trabaja a partir del inventario inicial de
materiales o de la primera compra y se avanza en el tiempo. Para calcular el

inventario final de materiales, se trabaja a partir de la compras ms recientes y

se retrocede con el tiempo.
Proteccin de materiales almacenados
Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las
empresas industriales

o comerciales, el almacn acta en las dos etapas del

flujo de materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo una

de las actividades importantes para el funcionamiento de la empresa; sin
embargo, muchas veces fue olvidada por considerrsele como la bodega o
depsito donde se guardaban los materiales que produccin o ventas requera.
Actualmente el almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y
funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
Un parte importante de todo almacn es la proteccin de los materiales
almacenados contra los incendios, la corrosin, y la herrumbre, el deterioro, la
evaporacin, el polvo, el robo, los agentes atmosfricos, el calor, el fro y la
humedad. Cada clase de material exige un cuidado distinto. Los requisitos que
hay que cumplir en cada una de esas situaciones, se exponen a continuacin.
Plagas

Se utilizan diversas tcnicas para controlar plagas e insectos en productos

almacenados, desde exponer al sol u ahumado hasta la irradiacin a gran
escala en almacenes de productos a granel.
Incendio

Deben instalarse aparatos adecuados para combatir los incendios y disponerlos

en forma que sean fcilmente accesibles. El equipo necesario consiste en
tuberas de agua a presin elevadas con mangueras conectadas, un sistema
moderno de rociadores o irrigadores, extintores manuales con productos
qumicos adecuados para

Las clases de materiales almacenados, cubos contra incendios, arena, hachas

y, para el almacenamiento al aire libre, bocas de agua, carretillas con
mangueras y, tal vez escaleras. Al instalar el sistema de rociadores, debe
situarse un nmero suficientes de cabezales irrigadores en los sitios
adecuados, y los artculos almacenados debajo de ellos no deben apilarse
hasta una altura tal que impida que los chorros de agua rieguen directamente
sobre los casilleros o las capas de materiales ms bajas en los cuales suelen
iniciarse los incendios. No deben admitirse en el almacn materiales
inflamables. La gasolina, la plvora, la dinamita y otros materiales semejantes
deben almacenarse en edificios independientes , aislados e incombustibles, o
en almacenes subterrneos. En el almacn debe reinar una limpieza
escrupulosa. Los trapos empapados de grasa u otras substancias que puedan
arder espontneamente deben retirarse inmediatamente.
Herrumbre y corrosin
Las piezas fundidas y forjadas y otros materiales a los que pueden afectar el
herrumbre o la corrosin, tienen que almacenarse en lugares secos y en
algunos casos hay que engrasarlas con aceite denso o recubrirlas con grasa
para impedir que se pongan herrumbrosas.
Deterioro o evaporacin

Los materiales que se deterioran o estropean con el tiempo no deben

almacenarse en cantidades excesivas. Por ejemplo, Los productos de caucho
se resecan, se endurecen, se agrietan y se rompen cuando envejecen o si se
someten al calor o el fro. Deben almacenarse de manera que se utilicen por el
orden en que se reciben, esto es, por el sistema de lo que entra primero sale
primero. En el caso de estos materiales resulta til el sistema de trojes o
depsitos duplicados. Los materiales y los lquidos voltiles deben tenerse en
recipientes hermticamente cerrados para que no se pierdan por evaporacin.
Polvo

Los materiales que se estropean si se ensucian o acumula polvo deben

protegerse ponindolos

en cajas o en armarios cerrados. Son materiales

tpicos de esta clase los tejidos y los artculos par escritorio.

Robo

Para evitar las prdidas debidas a los hurtos, es necesario tener los materiales
en un almacn que est cerrado siempre, almacenar los artculos ms valiosos
en armarios cerrados con llave en incluso en una caja fuerte, e insistir en la
presentacin de una solicitud adecuada para retirar todos los materiales ,
cualquiera que sea el fin al que se destinen.
Agentes atmosfricos

Los materiales que a causa de su volumen o naturaleza tienen que

almacenarse al aire libre pueden protegerse contra los agentes atmosfricos,
construyendo cobertizos que los pongan a cubierto de
la lluvia o los rayo del sol. Por ejemplo tenemos las barras de acero, de madera
y los barriles y tambores de productos qumicos.

Calor y fro

Los lquidos y los materiales cuyas caractersticas resultaran afectadas por las
variaciones de la temperatura tiene que almacenarse en locales provistos de
aire acondicionado; los que se estropean si se congelan, en locales con
calefaccin, y los que se deterioran si se exponen a altas temperaturas
, en locales refrigerados.

Humedad

Los materiales y suministros deben protegerse del agua que puede caer de
tuberas a causa de las fugas de stas o de la humedad condensada sobre
ellas debido a l temperatura del local.
Caducidad

El sistema para proteger a los productos contra la caducidad en un almacn es

el rpido movimiento de los materiales para que no se rezaguen y puedan
distribuirse pronto y as se consuman antes de la fecha de caducidad y no haya
prdidas econmicas en los centros de trabajo.

Inventario de materiales
Los inventarios y su control

El control de inventarios es un aspecto importante de la administracin con

xito. Cuando mantener inventarios implica un alto costo, las compaas no
pueden darse el lujo de tener una cantidad de dinero detenida en existencias
excesivas. Los objetivos de un buen servicio al cliente y de una produccin
eficiente deben ser satisfechos manteniendo los inventarios en un nivel mnimo.
Esto es cierto an cuando la inflacin provoque que se incremente el valor de
los inventarios de productos terminados. Tener existencias en los anaqueles
significa tener dinero ocioso y, para reducir este al mnimo, una compaa debe
hacer que coincidan las oportunidades que ofrecen la demanda y la oferta, de
manera que las existencias permanezcan en los anaqueles justo a tiempo para
cuando las requiera el cliente.
El inventario es el almacn fsico de productos que una empresa mantiene a la
mano para promover el manejo fluido y eficiente de sus operaciones. Se puede
mantener antes del ciclo de produccin, en la forma de inventario de materias
primas; durante una etapa intermedia en el ciclo de produccin, como
inventario en proceso; o al final del ciclo de produccin, como inventario de
productos terminados. Es decir,

Un inventario representa la existencia de

bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa

para

comerciar con

ellos,

comprndolos y vendindolos tal

cual

procesndolos primero antes de venderlos, en un perodo econmico

determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. Los
inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden,
adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados
o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la
prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.
Inventario de Materias Primas:

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero
que todava no han recibido procesamiento.
Inventario de Suministros de Fbrica:
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden
ser cuantificados de
una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin:

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras

o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su
cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de
fabricacin, aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de Productos Terminados:

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o

industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos
elaborados.

Objetivos

A continuacin se describen los tres objetivos fundamentales del inventario:

1.- Dar a conocer a los departamentos de contabilidad y de finazas el valor real

de todas las
existencias.

2.- Facilitar la auditoria externa y fiscal.

3.- Proporcionar a los departamentos de ventas, programacin, produccin y
compras el estado de las existencias.
Tipos de inventarios

Cclico: Los inventarios continuos, llamados tambin cclicos o permanentes,

se efectan a lo largo del ao sobre cantidades pequeas de producto. Este
tipo de inventario permite repartir la carga de trabajo de manera ms uniforme,
no causa tantas interrupciones a las actividades del almacn y permite disponer
de informacin mas precisa sobre las existencias.
- Anual
- Semestral
- Mensual

Control de inventarios

Considerando que la base de toda empresa comercial es la compra y venta de

bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de
la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control
oportuno, as como tambin conocer al final del perodo contable, un estado
confiable de la situacin econmica de la empresa. De manera que el objetivo
del control de inventarios es permitir el manejo contable de la empresa y

mantener el control oportuno, as como tambin conocer al final del periodo

contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.
Para cumplir con este objetivo se plantean los siguientes propsitos:

1.- Planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios.

2.- A travs del control, mantener los niveles ptimos tan cerca como sea
posible de lo planificado. Los niveles de inventario tienen que mantenerse
entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operacin,
riesgos e inversin insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como
resultado la imposibilidad de hacer frente rpidamente a las demandas de
ventas y produccin (Alto costo por falta de existencia).
El control sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas
exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios.
Los elementos de un buen control sobre los inventarios incluyen:
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no
importando cual sistema se utilice.
Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de
embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao
descomposicin.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene
acceso a los registros contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto
costo unitario.
Comprar el inventario en cantidades econmicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de
dficit, lo cual conduce
a prdidas en ventas.

 No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con

eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.
El control debe ser amplio y diversificado en un control contable, control fsico y
del nivel de la inversin en los inventarios, siendo este ltimo el que tendr que
ver con el aspecto financiero de los inventarios que se reflejar en uno de los
conceptos ms importantes que forman parte del capital de trabajo.
Control contable. Hay una diversidad de medios y sistemas del control
contable de inventarios para contar con un inventario perpetuo, que van
desde un simple kardex hasta lo ms sofisticado en sistemas
computarizados, los que incluyen ya inventarios perpetuos de tiendas
departamentales y de autoservicio a travs de lectores pticos, etc., y
que hace algunos aos se vean como un sueo. Puede decirse que
dependiendo del tamao de las empresas y la complejidad de los
inventarios y el proceso productivo, ser el control contable que adopte
la empresa para tener el control deseado. Como condicin propia del
control contable ser que deber satisfacer plenamente las necesidades
de informacin que fije la direccin de la empresa, para la administracin
eficiente de los inventarios.
Control fsico. Debe cumplir con ciertos requisitos de seguridad y
manejo eficiente de los productos. Debe brindar facilidad de localizacin
y almacenamiento apropiado en lugares destinados especialmente para
la guarda y custodia de todos los materiales y artculos que constituyan
parte de los inventarios de la empresa.
Control del nivel de inversin. Este ser el resultado de las diferentes
polticas fijadas por las reas de ventas, produccin y finanzas para la
administracin financiera de los inventarios, y consistirn en la fijacin
de parmetros para su control, los que deben ser
cuidadosamente estudiados pues se reflejarn en dinero invertido en
inventarios, que tendr mucho que ver con la productividad de la
empresa al rotar rpidamente sus inventarios durante el ao. La fijacin
de las polticas del nivel de inventarios son complejas y deben de
satisfacer a las partes involucradas, pues el hecho es que cada individuo

que interviene en la fijacin o determinacin de los parmetros tiene un

punto de vista diferente al de los dems, tomando en cuenta la
operacin de su rea.
Determinacin de los niveles de inventarios

En una compaa que produzca sobre pedidos de sus clientes, o cuando el

producto se fabrique con un programa definido que exija cierta cantidad de
productos acabados en un tiempo dado, el control de la cantidad de los
materiales directos ser matemticamente automtico. Pero cuando se trata de
lo que se podra llamar artculos estandarizados fabricados en cantidades
variables en un tiempo dado, el control no es tan sencillo, aunque los tipos de
materiales estn estandarizados. En cualquier clase de fabricacin, e
independientemente de los tipos de los productos la cantidad de materiales
almacenados debe ser la que permita la mayor cifra de negocios posible con el
menor capital invertido por unidad de producto en un periodo dado.
Es importante fijar cantidades mximas y mnimas como lmites en la produccin
de un bien o servicio
en cualquier tipo de empresa. Considerando que:

Lmite mximo: es el lmite superior de las existencias.

Lmite mnimo: es el lmite inferior de las existencias. En realidad, este
mnimo es la reserva, o margen de seguridad, que solo se usar en
casos de urgencia. Salvo cuando

las necesidades hayan sido

anormales, se procurar que siempre haya por lo menos esta cantidad

en el almacn.
- Mximos y mnimos.

Consiste en establecer niveles mximos y mnimos de inventario y un periodo

fijo de revisin de sus niveles. El inventario se revisa solo en estas ocasiones y
se ordena o se pide la diferencia entre el mximo y la existencia total (cantidad
existente mas cantidad en transito). Solo en casos especiales se realizarn

pedidos fuera de las fechas de revisin cuando por una demanda

anormalmente alta la existencia llegue al punto mnimo antes de la revisin. En
sistemas automatizados estas fechas no se preestablecen, sino que se
calculan los puntos de revisin y el sistema avisa cual es el mejor momento de
efectuar la compra y la cantidad a solicitar.
Formulas
matemticas.
Pp = Punto de
pedido
Tr = Tiempo de reposicin de inventario
(en das) Cp = Consumo promedio
(diario)
CM

Consumo

mximo (diario) Cm =
Consumo
(diario)

mnimo
EM

Existencia mxima
Em = Existencia mnima (o de
seguridad) CP = Cantidad de
pedido
E = Existencia actual
Pp = Cp x Tr + Em ; EM = CM x Tr + Em ; Em
= Cm x Tr CP = EM E
Ejemplo prctico:
Digamos que queremos calcular los niveles ptimos de inventario del refresco
Soda, entonces tenemos que el tiempo de reposicin (Tr), es decir las veces
que viene el camin a nuestra planta es de cada 5 das, y que de acuerdo a
nuestra estadstica de venta anual, el da de mayor consumo fue de 100 cajas;
el de menor consumo fue de 45 cajas y que en promedio la venta diaria fue de
70 cajas, adems en el momento de hacer estas consideraciones la existencia
en nuestro deposito era de 350 cajas, entonces calculamos:
Em = 45 x 5 => Em = 225 cajas
EM = 100 x 5 + 225 => EM = 725 cajas
Pp = 70 x 5 +225 => Pp =
575 cajas CP = 725 350
=> CP = 375 cajas

Registro de entradas y salidas

El control efectivo de las existencias de los materiales es uno de los problemas

capitales de casi todas las empresas manufactureras. A menos que se
establezca un mecanismo para coordinar el abastecimiento de materias primas
con las necesidades del proceso de fabricacin, el presupuesto
de los materiales pierde una buena parte de la eficacia quiere que tenga para
ayudar a disminuir los costos y a cumplir las fechas de entrega. El mtodo
usual para controlar los inventarios es

por medio de un registro adecuado

que muestre los movimientos fsicos de los materiales en sus entradas y

salidas del almacn. Un registro de esta clase debe mostrar en cualquier
instante, para cada materia prima, la existencia disponible, la cantidad recibida
y entregada, la reservada para determinadas rdenes de fabricacin que han
sido ya extendidas, pero para las cuales an no se ha solicitado el material, el
punto de reposicin en que deber hacerse un nuevo pedido, la cantidad sobre
pedido, y la cantidad a pedir. El modelo particular empleado depender de las
condiciones en que se desenvuelva el negocio de que se trate.

Registros de existencias en los sistemas computarizados

Determinacin del valor de los inventarios

Clculos y valor del inventario

Un inventario consiste en las existencias de productos fsicos que se conservan

en un lugar y un momento determinados. Cada artculo distinto del inventario

que se encuentra en algn lugar,

se denomina unidad de almacenamiento

de existencias (SKU, por las siglas en ingls de stock keeping unit), y cada
SKU tiene un nmero de unidades en existencia. Cada lugar es un centro de
almacenamiento.
Distribucin de inventarios por valor: el sistema ABC.

No todos los clientes ni todas las SKU son igual de importantes. Al amigo con el
que el presidente de la compaa juega golf se le debe dar prioridad, al igual
que las SKU estn obligadas a registrar una proporcin exorbitante de
ingresos. El sistema ABC de planeacin de inventarios reconoce que a 20% de
las SKU les corresponde 80% del valor en dinero del inventario. Considere el
caso siguiente que comprende cinco SKU.

S
1
2
3
4
5

Demanda
5,000
1,000
10,000
5,000
1,500

Co
$2
$2
$8
$1
$2

Volumen en
$10,000
$2,000
$80,000
$5,000
$3,000
$100,000

Al clasificarlas por volumen de dinero, se obtiene:

Identifica
cin
A
B
B
C
C

S
K
3
U
1
4
5
2

Volumen en
dinero
$80,000
$10,000
$5,000
$3,000
$2,000

%
SKU
20
s
20
20
20
20

Porcentaje de volumen
total en
80%
10%
5%
3%
2%

Por lo regular, en el sistema ABC se seleccionan entre 15 y 20% de los

artculos, aquellos que representan 80% del valor en dinero, como artculos A.
En este caso, las SKU 3 ser un artculo A. Despus, entre 30 y 40% de los
artculos constituyen la categora B, a la que corresponde 15% del total. En
este caso, las SKU 1 y SKU 4 se convertirn en artculos B. El resto son
artculos C. Este patrn se repite una y otra vez en muchas compaas: A =
20% del valor de SKU/80% del volumen total en dinero, B = 40% del valor de
SKU/15% del volumen total en dinero, y C = 40% del valor de SKU/5% del
volumen total en dinero.

Cuando el fin que se persigue es el pronstico, el control de inventarios y la

programacin, los administradores inteligentes vigilan personalmente los
artculos de la categora A: Ningn sistema automtico de pronsticos o de
control de inventarios ser capaz de manejar estos artculos sin la intervencin
continua de los administradores.
Cuando las compaas manejan cientos de artculos en el sistema de
inventarios, no es necesario dar el mismo grado de atencin a todos ellos. El
anlisis ABC ofrece al adaministrador del sistema de inventarios algunos
parmetros tiles para identificar el tipo de control que requieren estos
artculos, a fin de llevar un control de inventarios eficiente.
Debido a que los artculos comprendidos en la categora A son costosos y
constituyen una proporcin significativa del ingreso anual, es imperativo
establecer una poltica ptima que reduzca al mnimo la inversin en los
artculos que pertenezcan a esta categora. Por ejemplo, a estos artculos hay
que darles seguimiento continuo en tanto se adoptan procedimientos ms
complejos para elaborar pronsticos.
De ser necesarios, debe contarse con excedentes de los artculos de la
categora C, de manera que no sea necesario ejercer mayor control sobre ellos.
Tambin pueden utilizarse grandes lotes para los artculos de la categora C, a
fin de reducir al mnimo la frecuencia con que se hacen los pedidos en tanto se
ejerce un grado mnimo de control.
Al manejar los artculos que pertenecen a la categora B debe aplicarse el
criterio. Por lo general, algunos de estos artculos se tratan como si fueran de
categora A mientras que el resto se manejan como artculos de categora C.
Esto equivale a clasificar todos los artculos en un tipo de sistema
AB en lugar de uno ABC. Los artculos que pertenecen a la categora B pueden
revisarse en forma peridica y pueden pedirse por grupos en vez de hacerlo
individualmente.
Una vez que se conoce los costos de inventario que implica y la percepcin
selectiva que sugiere el sistema ABC, se est en condiciones de estudiar los
sistemas de inventarios diseados para manejar interacciones en los costos.
Para distintas categoras de artculos resultan adecuados diferentes sistemas.

Las decisiones fundamentales concernientes a la administracin de inventarios

son:
1) Cuando hacer los pedidos?
2) Qu cantidad pedir?
Para responder a estas preguntas deben intercambiarse costos; es necesario
tener una idea de

lo que es probable que se venda y conocer la cantidad del

producto disponible en un momento determinado. El pronstico de ventas, los

registros del inventario y las reglas para tomar decisiones referentes al
inventario constituyen la base de casi todos los sistemas de control de
inventario.
Comunicacin de los niveles de inventarios

Cuando se toman artculos para su uso o reabastecimiento, cualquier

transaccin debe identificarse y deben modificarse los registros del sistema con
el propsito de reflejar las cantidades reales de artculos disponibles. Esto es
verdadero tanto en sistemas manuales de administracin de inventarios como
en los computarizados y complejos.
Llevar una cuenta exacta del inventario es til para saber la condicin que
guarda el inventario de cada artculo individual. As, es posible hacer pedidos
por cantidades especficas de artculos cuando sea necesario.
Vas de comunicacin y envo de la informacin

En la administracin de los almacenes, la comunicacin escrita juega un papel

muy importante. As como puede ser excesivo el papeleo, tambin puede faltar
informacin a los departamentos que se relacionan con la administracin de las
existencias.
El diseo de las formas impresas para el control de las existencias queda
solamente ilustrado con algunos modelos tomados de prcticas en un gran
nmero de empresas, como el que se muestra a continuacin:

Cada negocio tiene que disear las suyas de acuerdo con sus polticas,
organizacin y administracin, integradas en un sistema sencillo. Al disear
nuevas formas debe pensarse en simplificar el trabajo y en que fluya
rpidamente la informacin que debe contar nicamente con los datos
necesarios.
Nada de lo que se mejora hoy es definitivo, sino solamente significa un paso
adelante.

Levantamiento fsico de inventarios

El momento ideal para la toma del inventario fsico es aquel en que la

produccin es menor, de manera que la planta pueda cerrarse mientras se
toman los datos y los empleados puedan disfrutar de sus vacaciones anuales
durante ese tiempo. La oportunidad del inventario debe decidirse en
cooperacin con los departamentos de ventas, finanzas y produccin,
considerando, as mismo las condiciones que lo imposibiliten.
Objetivo

Debido a que aun en los mejores sistemas existen discrepancias entre lo que
existe fsicamente y lo que el kardex o el sistema computarizado indica, es
necesario efectuar inventarios fsicos a fin de comparar ambas cantidades.
Estos son de dos tipos: puntuales y permanentes. Los inventarios puntuales,
los ms tradicionales, se efectan generalmente una vez por ao y usualmente
es necesario restringir el movimiento de materiales durante ese proceso. Se

efecta un conteo cosa por cosa y se compara contra lo que indica el kardex.
Las diferencias son cuidadosamente anotadas y sometidas a un anlisis
posterior.
Alcance del inventario fsico:

El inventario fsico perpetuo de los artculos que figuran en el almacn se

realiza por el personal regular del almacn durante los momentos de calma en
sus actividades ordinarias, o bien cuando lo pida, por medio de una solicitud
especial, la seccin de registro de las existencias o cuando el inventario forme
parte de un programa peridico abarcando todo el almacn una vez por lo
menos cada ao y los artculos ms importantes cada semestre, cada trimestre
o cada mes, o a veces ms a menudo en especial en ciertos casos urgentes.
Fases del proceso de levantamiento de
inventarios: Oficina
1.- Seleccin de personal para la toma del inventario. Por la importancia que
tiene la precisin, la veracidad y el tiempo en la toma fsica de los
inventarios, el personal de las oficinas de contabilidad o de otros
departamentos debe ser muy bien seleccionado en cuanto a:
aptitudes, y
tiempo disponible.

2.- Adiestramiento del personal asignado a la toma de los inventarios. Deben

formularse instructivos sobre el plan de trabajo y la manera de administrar la
toma del inventario y, especialmente, sobre el uso y anotaciones en las
tarjetas para inventario usadas en los conteos fsicos.
3.- Preparacin de las tarjetas para inventario en la oficina. Las tarjetas para
el doble conteo pueden conseguirse en las papeleras con diferentes
diseos, o bien pueden mandarse a imprimir de acuerdo con las
necesidades de la empresa. El modelo que aqu se adjunta tiene todos los
datos que son comunes a este sistema de doble conteo. Estas tarjetas
deben estar foliadas y tener divisiones perforadas. En las dos primeras

divisiones, numeradas 1 y 2 se rellenarn en la oficina de contabilidad los

espacios en blanco que indican parte nmero, localizacin y descripcin. Las
anotaciones en la tercera divisin, no numerada sern: cuenta de mayor,
subcuenta, inventario fsico y tarjeta.
4.- Corte y resguardo de parte de las tarjetas, diferenciada con la leyenda
para uso exclusivo de contabilidad. Las tarjetas pueden separarse en tres
partes, y tenindolas ordenadas por nmero de folio se les desprende la
primera (para uso exclusivo de contabilidad). Estos talones deben guardarse
en el mismo orden en espera de recibir y anexar los talones del primero y
segundo conteo que se recibirn del almacn.
5.- Entrega de tarjetas y listas al supervisor, jefes de grupo o parejas
asignadas a la toma del inventario. Una vez formado los grupos por parejas
y definidas las reas del almacn que han de inventariarse, se les entregan
las listas y las tarjetas de acuerdo con la asignacin para la primera ronda o
primer conteo.
Almacn

1.- Numeracin de pasillos y espacios.

2.- Clasificacin y numeracin clave de todos los artculos.
3.- Colocacin de los artculos en espacios asignados y por orden de su
clasificacin de reas y
numeracin.

4.- Preparacin de la lista por colocacin en el almacn. Deber elaborarse por

el jefe del almacn, una lista de los materiales o productos segn el orden de
su colocacin en los almacenes. Esta lista servir de gua para seguir un
orden continuo en la colocacin de tarjetas y en los conteos fsicos (vea
figuras 2f y 2g). Esta lista tiene el propsito de evitar que se pierda tiempo en
encontrar las cosas y de eliminar el riesgo de saltarse materiales o productos
sin inventariarlos.
5.- Entrega de la lista por colocacin a la oficina para la elaboracin de tarjetas.
6.- Recepcin de la lista por colocacin y de las tarjetas para inventario
preparadas por la oficina.

7.- Colocacin de las tarjetas en estantes o espacios destinados a cada

material o producto. El personal que toma los inventarios colocar las
tarjetas en los estantes, espacios, tarimas, tambores, etc., de acuerdo con el
nombre y nmero del artculo y conforme a la lista por colocacin. Deben
asegurarse las tarjetas de manera que no se desprendan y caigan al suelo o
fuera de su lugar.
8.- Cotejo de la lista por colocacin con la colocacin de tarjetas. Debe
verificarse que las tarjetas hayan sido colocadas en el orden de la lista y
frente al artculo precisado en la tarjeta. Esta verificacin la har el jefe de
grupo o el supervisor encargado de la toma del inventario.
9.- Distribucin del trabajo por parejas bajo jefes de grupo. Se distribuye el
trabajo por parejas de un empleado de las oficinas y un empleado del
almacn. A cada pareja se le asigna un rea del almacn para el primer
conteo; terminado ste se vuelve a distribuir el trabajo de manera que sea
una pareja diferente que haga el segundo conteo en cada rea.
10.- Recepcin de la lista por colocacin y entrega a cada pareja, la, o las listas
que les correspondan segn su rea. La oficina de contabilidad entrega, al
supervisor encargado de la toma del inventario, todas las listas por
colocacin. l, a su vez, las reparte a las parejas, segn el rea que les
corresponda y les da instrucciones para que sigan el mismo orden de ellas,
y sealen cuando hagan el conteo.
11.- Primer conteo simultneo por parejas. Un empleado del almacn cuenta,
pesa o mide la mercanca y uno de la oficina, su pareja, hace las
anotaciones; las de cantidad, peso o medida debern hacerse en unidades,
en el espacio cantidad de la parte de la tarjeta denominada primer conteo.
En la lista por colocacin se pone una cruz en el rengln de cada artculo
contado y bajo la columna primer conteo. Son indispensables estas
anotaciones en la lista para verificar que no falte ningn artculo de
inventariarse.
12.- Corte y entrega a la oficina de contabilidad de la parte de la tarjeta llamada
primer conteo. Antes de comenzar el segundo conteo deben haberse
cortado los talones de las tarjetas donde se anotaron las cantidades del
primer conteo. Estos talones son entregados por cada pareja, al supervisor
o directamente a la oficina de contabilidad. En ningn caso se har el

segundo conteo mientras la tarjeta o tarjetas tengan todava la parte

correspondiente al primero.
13.- Cruce de parejas asignadas para segundo conteo. Terminado el primero,
las parejas cambian de rea para el segundo de manera que cada una
pase a un rea distinta a la que inventari la primera vez.
14.- Segundo conteo segn las hojas de reas diferentes, nuevamente
asignadas. Se har de la misma manera que el primero, se anotar la
cantidad en la parte de la tarjeta denominada segundo conteo y se pondr
una cruz en la lista por colocacin, en el rengln correspondiente y bajo la
columna segundo conteo.
15.- Corte y entrega a la oficina de contabilidad de la parte de la tarjeta llamada
segundo conteo. Una vez terminado el segundo conteo el supervisor y los
jefes de grupo arrancan el taln de

la tarjeta que corresponde a ste y

dejan la parte final de la tarjeta en el lugar que ocupa el artculo

inventariado. El hacer esto servir para revisar lo que se ha terminado de
inventariar por primera y segunda vez. No deben quitarse estas partes
finales de esos lugares, hasta no haberse terminado en la oficina, de cotejar
los talones del primero y segundo conteos con la parte para uso exclusivo
de contabilidad.
16.- Rectificacin de discrepancias entre el primero y segundo conteo. Si en la
oficina se encontr alguna diferencia importante entre ellos, los artculos
debern rectificarse nuevamente.
Elaboracin y emisin del instructivo de ejecucin

Nunca se insistir demasiado en la necesidad de preparar debidamente el

inventario fsico. Cuanto mayores sean las existencias, tanto ms importancia
tendr la preparacin. Deben prepararse instrucciones escritas completas con
suficiente anticipacin para que todos el personal se familiarice con el plan.
Estas instrucciones deben abarcar los siguientes puntos:

- Fecha del inventario y duracin.

- El personal que lo har y sus respectivos deberes.

- Procedimiento generales a seguir para hacer el inventario.

- Clases de materiales e instrucciones relativas a cada uno.
- Impresos que debern usarse e instrucciones sobre los mismos.
- Mtodos de evaluacin y tabulacin.
- Confrontacin con los registros de almacn y ajuste o regulacin
de las discrepancias.
Algunas empresas importantes tienen manuales completos para el inventario
con instrucciones explcitas. Esos manuales son convenientes porque los
procedimientos se estandarizan y se aplican un ao tras otro, salvo por las
modificaciones que se introduzcan para adaptarlos a las circunstancias. De
esta manera, el personal encargado de los inventarios adquiere mayor pericia
para llevar a la prctica los procedimientos establecidos.
Acomodo y limpieza

Si solo se hace un inventario material por ao, debe hacerse al final del ao
fiscal o muy cerca de l,
poca que suele coincidir con el punto bajo anual de la fabricacin y de las
existencias.
Las ventajas de un inventario material completo son:
1) Se hace una limpieza en la fbrica.
2) Los trabajos en curso pueden comprobarse con ms exactitud
con las operaciones detenidas.
3) El paro de la fbrica suele permitir hacer las reparaciones y
realizar los trabajos de conservacin que son imposibles o
impracticables de otro modo.
Identificacin de los productos:

El mtodo ms conveniente para el inventario de los materiales es el de la

etiqueta. En el modelo de la etiqueta (figura 2h) se proveen espacios para el

nombre y nmero de la pieza, la descripcin, las operaciones realizadas (si se

trata de un artculo en curso de fabricacin), la unidad, la cantidad, la situacin
de almacn y las iniciales del que hace el recuento. La etiqueta est dividida en
dos secciones por medio de perforaciones. El reverso contiene espacios para
registrar el movimiento de materiales despus de hecho el recuento que, en el
caso de piezas de poco movimiento, es frecuente tenga lugar antes de la fecha
real del inventario. Todas las etiquetas deben entregarse

en un mismo sitio y

se debe llevar un registro exacto de las personas que las reciben, junto con el
sitio abarcado por cada bloque de nmeros, con el fin de facilitar la bsqueda
de cualquier etiqueta perdida a la terminacin del inventario.
Notificacin a las reas involucradas:

Puesto que el inventario fsico es fundamentalmente una comprobacin

financiera, suele ponerse bajo la inspeccin general de un ejecutivo financiero,
de preferencia el contralor. La direccin efectiva general suele confiarse al
director de la fbrica o de la produccin. La inspeccin detallada se confa al
jefe de cada departamento. Deben darse instrucciones al departamento de
compras para que verifique y apruebe todas las facturas relativas a materiales
recibidos hasta la fecha del inventario

y que presente listas de todos los que

estn en transito y de todos los recibidos, pero de los cuales no se tienen las
facturas en la fecha del inventario. Todas las facturas en disputa deben
ajustarse y asentarse.
El departamento de compras debe suministrar tambin una lista de todos los
materiales, modelos, herramientas, etc., en poder de fabricantes extraos y
obtener declaraciones de ellos sobre los mismos. El departamento de
contabilidad debe conciliar con los libros todos los estados de cuenta recibidos
de los proveedores, y ajustar cualquier diferencia que observe. Deben
prepararse listas de todos los materiales facturados antes de la fecha del
inventario y que estn en espera de embarque o expedicin y de todos los
artculos en consignacin.
El departamento debe ver que todas las transacciones de materiales y todas
las distribuciones de mano de obra se registren adecuadamente para que estn
de acuerdo con la fecha del inventario. El departamento de fabricacin debe
hacer un esfuerzo para reducir el inventario de los trabajos en curso lo ms

posible. Es preferible no permitir que la fbrica entregue ni saque ningn

material del almacn, y debe desalentarse el embarque y la transferencia de
materiales o mercancas.
Ajustes

El jefe de almacn enviar un informe sobre el recuento a la seccin de registro

de las existencias, en la que se harn las correcciones necesarias en las hojas
o en la tarjetas de registro, y despus esos informes, anotando las
discrepancias observadas se enviarn al departamento de contabilidad para
que este realice la regulacin peridica de las cuentas de materiales. En una
empresa importante puede seguirse el mismo plan, o bien pueden realizar el
inventario material continuo una o varias personas especialmente asignadas
que dediquen todo su tiempo a esta actividad.
Conteo, verificacin y emisin de resultados
1)

Recepcin de parte de las tarjetas del primero y segundo conteos

que provienen del supervisor o de los jefes de grupo. Lo que se
recibe del almacn debe cotejarse en

la oficina de contabilidad;

hay que juntar los talones y ordenarlos segn el nmero

de folios.

Esta primera verificacin har ver que no falta un solo taln. Se

observan tambin las listas por colocacin para cerciorarse que no
falto el conteo doble en ningn artculo.
2)

Cotejo de los talones del primero y segundo conteo para notificar

discrepancia y pedir una tercera rectificacin al supervisor del
inventario y al jefe del almacn. La oficina de contabilidad debe
juntar los tres talones con un mismo nmero de folio, conforme los
reciba. Deben verificarse las cantidades y si hay alguna discrepancia
entre lo anotado en ellas, tiene que notificarlo al supervisor de la
toma del inventario para que se haga un tercer conteo y se rectifique
la verdadera cantidad con existencia fsica en el almacn.

3)

Ordenamiento de los grupos de talones. Estos se ordenan por

nmero consecutivo del primero al ltimo.

4)

Elaboracin del inventario final. La oficina de contabilidad costear

cada una de las tarjetas y anotar el costo unitario en el espacio

correspondiente. Formular el inventario por orden numrico de

clave o de cuenta, segn sea el sistema de la compaa.
Resumen

Considerando que los almacenes son aquellos lugares donde se guardan los
diferentes tipos de mercanca.
La formulacin de una poltica de inventario para un departamento de almacn
depende de la informacin respecto a tiempos, disponibilidades de materiales,
tendencias en los precios y materiales de compras, son la mejor fuente de
informacin.
El control fsico que se realiza en el almacn, permite mantener todos los
artculos inventariados. Se deben establecer resguardos fsicos adecuados
para proteger los artculos de algn dao de uso innecesario debido a
procedimientos de rotacin de inventarios defectuosos y a robos. Los registros
se deben mantener actualizados para facilitar la localizacin inmediata de los
artculos.
El control de inventarios es un aspecto crtico de la administracin exitosa.
Cuando mantener inventarios implica un alto costo, las compaas no pueden
darse el lujo de tener una cantidad

de dinero detenida en existencias

excesivas. Los objetivos de un buen servicio al cliente y de una produccin

eficiente deben ser satisfechos manteniendo los inventarios en un nivel mnimo.
Esto es cierto an cuando la inflacin provoque que se incremente el valor de
los inventarios de productos terminados. Tener existencias en los anaqueles
significa tener dinero ocioso y, para reducir ste al mnimo, una compaa debe
hacer que coincidan las oportunidades que ofrecen la demanda y la oferta, de
manera que las existencias permanezcan en los anaqueles justo a tiempo para
cuando las requiera el cliente.