PROCEDURE (SOP)
PENGADAAN BARANG DAN JASA:
PERENCANAAN PENGADAAN KANTOR PUSAT
PERGURUAN TINGGI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2011
UPT
PENGEMBANGAN
SARANA
Pemilik Proses:
Penanggung Jawab :
Divisi Umum
Direktur Keuangan
Proses Pengembangan APB
Disusun oleh:
Disetujui oleh:
KaDiv. Umum
Tanggal:.............
Direktur Keuangan
Tanggal:.............
Tanggal ...........................
Tujuan Proses
Tersusunnya rencana pengadaan barang/jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan selama periode anggaran
kerja dan dapat direalisasikan secara tepat waktu.
Risiko:
1. Rencana pengadaan barang dan jasa tidak disusun secara baik dan tepat waktu
2. Rencana pengadaan barang dan jasa tidak dapat direalisasikan
3. Rencana pengadaan barang / jasa tidak memperhitungkan kenaikan harga yang signifikan
4. Rencana pengadaan barang / jasa tidak mempertimbangkan ketersediaan barang / jasa yang dibutuhkan
Etika Pengadaan
Pihak-pihak yang terkait dalam pengadaan barang dan jasa harus mempunyai etika sebagai berikut:
1. Melaksanakan tugas secara tertib dan rasa tanggung jawab
2. Bekerja secara professional, mandiri atas dasar kejujuran
3. Menerima dan bertanggung jawab atas segala kuptusan yang ditetapkan para pihak
4. Tidak menerima, tidak menawarkan atau menjajinkan untuk member atau menerima hadiah imbalan beruapa
apa saja kepada siapa saja yang diketahui patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa.
Pelaksanaan
Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa perusahaan dapat dilakukan :
1. Menggunakan penyedia barang dan jasa
2. Swakelola
Pembiayaan Pengadaan
Perusahaan wajib menyediakan biaya administrasi pengadaan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan
pengadaan barang dan jasa yang dibiayai dari anggaran perusahaan :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8. Persyaratan dan tugas pokok panitia / pejabat pengadaan barang dan jasa:
Pengguna barang dan jasa harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Memiliki integritas moral
b. Memiliki disiplin tinggi
c. Memiliki tanggung jawab, kualifikasi teknis dan manajerial untuk melaksanakan tugas.
1. Panitia / pejabat pengadaan barang dan jasa dilarang mengadakan ikatan perjanjian dengan penyedia
barang dan jasa apabila belum tersedia anggaran
2. Panitia / pejabat pengadaan barang dan jasa bertanggung jawab dari segi administrasi, fisik, keuangan dan
fungsional atas pengadaan barang dan jasa yang dilaksanakannya.
3.
Referensi:
1. Peppres Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah;
Dokumen Terkait:
1. Memo permintaan barang / jasa dari unit kerja pengguna barang / jasa
Lampiran:
1.
3. Penilaian Risiko
a. Lakukan penilaian risiko berdasarkan risk register terkait
b. Untuk pengadaan dengan nilai tertentu (diatas Rp. 500 juta): Minta
panduan dan pendapat pelaksanaan penilaian risiko kepada Divisi
MRTI
RACI
(Who is Responsible, Accounted, Consulted,
and Informed)
R
R
A
:
:
:
Staf Anggaran
Kepala Bagian Anggaran
Kepala Divisi Keuangan
Pemilik Proses
Penanggung Jawab
Direktur Keuangan
Proses Pengembangan APB
Disusun oleh:
Disetujui oleh:
Direktur Keuangan
Tanggal:.............
Tanggal:.............
PEMASOK
Bagian Umum
dan Gedung
Bagian Umum &
Gedung
Bagian Umum &
Gedung
Divisi MRTI
INPUT
Memorandum
Permintaan
barang / jasa
Agenda
Memorandum
(update)
Agenda
Memorandum
(update)
Informasi
Risiko (Profil
Risiko dan
Tindak Lanjut)
PROSES
1. Penerimaan Berkas
Memorandum
Usulan
Metode
pengadaan
terpilih
Pendapat
Pelaksanaan
Identifikasi
Risiko
Profil Risiko
(update)
2. Penentuan Metode
Pengadaan
3. Penilaian Risiko
6. Pengecekan Ketersediaan
Anggaran dan Rencana
Kegiatan
OUTPUT
KONSUMEN
Agenda
Bagian Umum & Gedung
Memorandum
(update)
Usulan Metode
Direksi
Pengadaan terpilih
Informasi Risiko
(Profil Risiko dan
Tindak Lanjut)
Pendapat
Pelaksanaan
Identifikasi Risiko
Profil Risiko
(update)
Usulan Rencana
Pengadaan Barang
dan Jasa
Perencanaan
Teknis
Rincian Biaya
Pelaksanaan
Memo
Penyampaian
informasi
ketersediaan
anggaran
Direksi
UPT
PENGEMBANGAN
SARANA
KETERANGAN
DIVISI / SPI
DIVISI UMUM
DIVISI MRTI
DIREKSI
Mulai
Memo Permintaan
Pengadaan
Memo Permintaan
Pengadaan
1. Penerimaan
Berkas
Permintaan
Pengadaan
2. Penentuan
Metode
Pengadaan
3. Penilaian Risiko
YA
Permintaan
pendapat MRTI
Permintaan
TIDAK pendapat MRTI
Penilaian risiko
berdasarkan risk
register terkait
Panduan dan
pendapat atas
pelaksanaan
identifikasi &
penilaian risiko
4. Pengajuan
Usulan Rencana
Pengadaan
Usulan
Pengadaan
Usulan
Pengadaan
UPT
PENGEMBANGAN
SARANA
KETERANGAN
DIVISI / SPI
DIVISI UMUM
DIVISI KEUANGAN
DIREKSI
YA
Perbaikan?
5.Perbaikan
Usulan Rencana
Pengadaan
Perbaikan Usulan
Rencana
Pengadaan
Perbaikan Usulan
Rencana
Pengadaan
Perbaikan Usulan
Rencana
Pengadaan
Persetujuan
DIreksi
Persetujuan
DIreksi
6. Pengecekan
ketersediaan
Anggaran dan
Rencana Kegiatan
Selesai