V.

BAGIAN GUDANG
1. Job Description :
a. Mengatur penyimpanan dan mengawasi serta bertanggungjawab atas keutuhan barang
barang di gudang
b. Menyiapkan dan meneliti barang barang yang akan dikirim ke pelanggan sesuai
bukti/dokumen yang sudah disetujui Pimpinan
c. Menerima dan mengeluarkan barang sesuai bukti/dokumen yang sudah disetujui
Pimpinan
d. Merelease pengeluaran barang atas dasar bukti yang ada
e. Membuat PPB serta berita acara penerimaan barang
f. Melaksanakan administrasi kartu label persediaan di gudang
g. Menyampaikan laporan tentang keadaan persediaan barang secara mingguan, khususnya
menyangkut barang yang perlu mendapat perhatian seperti : barang ED/mendekati ED,
barang rusak, persediaan yang berlebihan, dll
h. Mengambil keputusan sesuai wewenang yang diberikan
i. Menjaga kebersihan dan kerapihan gudang serta mengatur letak dan susunan barang
j. Memberikan usul usul dan saran saran guna perbaikan kepada atasan
k. Koordinasi dengan bagian lain dalam hal ada kesulitan kesulitan
2.
a.
-

Pengawasan Internal Di Bagian Gudang :

Prosedur Penerimaan Barang :
Gudang hanya boleh menerima barang sesuai dengan barang yang dipesan
Apabila ada pengiriman barang yang tidak dipesan, sebelum barang diterima harus
terlebih dahulu minta persetujuan kepala cabang atau pejabat yang ditunjuk
Sebelum surat pengantar barang ditandatangani, terlebih dahulu diperiksa jumlah maupun
kondisinya
Barang yang diterima harus segera dibuatkan PPB

b. Prosedur Pengeluaran Barang :

- Penyerahan barang beserta SPB kepada pengantar barang harus menggunakan buku
ekspedisi pengiriman
- SPB lembar ke 2 dan 3 harus ditandatangani pelanggan
- Penyerahan SPB ke bagian pesanan harus menggunakan buku ekspedisi
c. Prosedur Penerimaan barang retur :
- Barang yang diretur harus mendapat persetujuan dari kepala cabang atau pejabat yang
ditunjuk
d. Pengeluaran barang bonus :
- Nota bonus harus ditandatangani oleh pelanggan
3.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.

Bahan Untuk Mengevaluasi Tugas dan Tanggung Jawab

Apakah kartu gudang/label sudah dicatat secara up to date (Opname Sidak)
Apakah penyimpanan barang di gudang dilakukan secara baik seperti (Opname Sidak)
Mudah dalam pengambilan walaupun di ujung
ED dekat/Batch lama pada posisi depan
Apakah sudah dilakukan opname secara berkala
Apakah penerimaan/pengeluaran barang didukung bukti/administrasi yang telah
dibukukan (Opname)
Apakah pinjaman barang dengan bukti Bon pinjaman dan dientrykan/tercatat pada
komputer, dan adakah yang melebihi batas waktu belum diselesaikan
Apakah barang yang hampir ED, sudah dilaporkan secara berkala ke Kacab dan
mendapat perhatian oleh petugas operasional (Laporan Mingguan)
Apakah barang yang rusak dan ED sudah dipisahkan penyimpanannya dengan persediaan
yang baik
Apakah semua nota bonus sudah dibuatkan SPB dan sudah dibebankan ke prinsipal
sesuai waktunya

VI. PENGANTAR BARANG

1. Job Description :
a. Membantu bagian gudang menyiapkan barang sesuai dengan SPB yang diterima dari
bagian administrasi penjualan
b. Melakukan serah terima barang yang siap diantar dengan bagian gudang
c. Mengantar barang kepada pelanggan sesuai SPB
d. Menyerahkan barang kepada pelanggan dan meminta tanda tangan penerima barang dan
cap/stempel institusi/ apotik penerima
e. Menyerahkan kembali tanda terima barang yang sudah ditandatangani pelanggan kepada
bagian Gudang
f. Memelihara kebersihan, merawat mesin, ban, dan komponen lain kendaraan pengantar
barang agar tetap layak jalan
g. Menyampaikan laporan kondisi kendaraan pengantar barang kepada bagian personalia
dan Umum atas suatu kerusakan yang harus segera ditangani
h. Ikut menjaga kebersihan dan kerapihan gudang serta mengatur letak dan susunan barang
sesuai permintaan bagian gudang
i. Memberikan usul usul dan saran saran guna perbaikan kepada atasan
j. Koordinasi dengan bagian lain dalam hal ada kesulitan kesulitan
2. Pengawasan Internal Bagi Pengantar Barang :
a. Pengantar barang hanya mengantar barang dagangan milik perusahaan ke alamat
pelanggan sesuai SPB yang telah ditandatangani bagian Gudang
b. Pengantar barang meyakini keaslian tandatangan dan nama lengkap penerima barang
serta cap/stempel institusi/ apotik penerima
3. Bahan Untuk Mengevaluasi Tugas dan Tanggung Jawab
a. Apakah Pengantar Barang sudah memiliki pengetahuan tentang tata cara distribusi obat
yang benar ?
b. Apakah penjualan ke pelanggan dalam kota pada hari tersebut telah diantar semua
c. Apakah masih ada tanda terima barang yang sudah ditandatangani pelanggan yang belum
diserahkan kepada bagian Gudang
d. Apakah kondisi kendaraan untuk pengantar barang siap dan layak digunakan