ADMINISTRACIN

2016

DEL INVENTARIO

AREQUIPA - PER

ADMINISTRACIN DEL INVENTARIO

ADMINISTRACIN
DEL INVENTARIO
Contenid

Introduccin..................................................................................................................... 3
Beneficios y Finalidad de tener inventario.......................................................................4
Los costos de tener inventario......................................................................................... 5
Administracin de inventarios internacionales.................................................................5
Tcnicas comunes para la administracin de inventarios................................................6
El sistema ABC.............................................................................................................. 6
El modelo de la cantidad econmica de pedido (CEP)..................................................8
Tcnicas de la Administracin de Inventarios.................................................................14
Sistema justo a tiempo (JIT)........................................................................................ 14
Sistemas computarizados para el control de recursos................................................15
Conclusiones.................................................................................................................. 16

UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARIA

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Introduccin
La administracin de inventarios implica la determinacin de la cantidad de inventarios que
debern mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos y la cantidad de unidades
ordenadas.
El punto de reorden es el nivel del inventario con base en el cual se deber ordenar nuevos
artculos. El administrador financiero de la empresa quien debe ocuparse del financiamiento
necesario para apoyar la poltica de inventarios de la empresa, y quien es responsable de asegurar la
rentabilidad conjunta de la empresa.
Por tanto, el papel del administrador del inventario es balancear los costos y beneficios que se
asocian con ste. Como el inventario en exceso consume efectivo, administrarlo con eficiencia
incrementa el valor de la compaa.
Los sistemas justo a tiempo y las subcontrataciones son mtodos empleados para mantener a un
nivel bajo los costos del inventario. El sistema justo a tiempo es aqul con base en el cual, un
productor coordina la produccin con los proveedores de tal manera que las materias primas de
los componentes lleguen en el momento preciso en que se necesitan en el proceso de
produccin, lo cual reduce al mnimo los costos de almacn y riesgos de obsolescencia o daos al
inventario. La subcontratacin por su lado, consiste en comprar componentes en lugar de
fabricarlos internamente.
El modelo de la cantidad econmica de la orden (CEO) es una frmula utilizada para
determinar la cantidad de la orden que minimiza los costos totales de inventario, es decir, la
cantidad ptima de inventario. Sus principales supuestos son que las ventas se distribuyen de
manera uniforme a lo largo de todo el periodo examinado y pueden pronosticarse de una manera
precisa; que las rdenes se reciben en el momento esperado y que el precio de compra de cada
artculo es el mismo independientemente de la cantidad que se ordene.

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Beneficios y Finalidad de tener inventario

En primer lugar, el inventario ayuda a minimizar el riesgo de que la empresa no sea capaz de
obtener los insumos necesarios para la produccin. Si una organizacin tuviera muy poco
inventario quiz ocurrieran faltantes, situacin en la que una empresa se queda sin dinero, lo
que llevara a perder ventas. Los clientes frustrados cambiaran a alguna de las empresas
competidoras. En segundo lugar, las compaas tienen inventario porque factores tales como la
estacionalidad de la demanda significan que las compras de los clientes no se ajustan a la
perfeccin con el ciclo de produccin ms eficiente
En las empresas mercantiles e industriales es ser el motor de la venta, lo que producir la
utilidad a travs de un precio superior al costo de adquisicin y/o fabricacin. Esta utilidad
permitir a la empresa su existencia a travs del tiempo. Los inventarios estn constituidos en
varias categoras como: materias primas, y otros artculos como empaque y envases,
produccin en proceso, artculos terminados para ser vendidos a los clientes, producindose la
utilidad en el ciclo operativo a corto plazo al convertirse la ventas en cuentas por cobrar y en
efectivo al lograrse su cobro. Los niveles de inventarios dependen principalmente de las ventas,
de aqu la necesidad de pronosticar las ventas antes de establecer niveles ptimos de
inventarios, esto hace difcil la administracin de los inventarios en la empresa.

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Los costos de tener inventario

Para una empresa es costoso tener capital en forma de inventario. Los costos directos asociados
con ste se clasifican en tres categoras:
Costo de adquisicin es el del inventario en s durante el periodo que se analiza (un ao, por
lo general).
Costo de ordenar es el total por hacer una orden durante el periodo de anlisis.
Costo de almacenar incluye los costos de almacenamiento, seguros, impuestos, prdidas,
obsolescencia, y el costo de oportunidad de los fondos inmovilizados en el inventario.
La minimizacin de los costos totales involucra el dejar algunas cosas por otras. Por ejemplo,
si se acepta que no hay descuentos por cantidad, entre menor sea el nivel de inventario que
tenga una empresa, menor ser su costo de almacenamiento, pero sus costos anuales por
ordenar sern mayores porque necesita colocar ms rdenes durante el ao.

Administracin de inventarios
internacionales
La administracin de inventarios internacionales es mucho ms compleja para los
exportadores, en general, y las empresas multinacionales, en particular, que para las empresas
puramente nacionales. Las economas de escala en produccin y manufactura que se esperan de
la venta global de productos pueden ser difciles de lograr si los productos deben adaptarse a
los mercados locales individuales, como ocurre con mucha frecuencia, o si la produccin real
se lleva a cabo en fbricas ubicadas en todo el mundo. Cuando las materias primas, los
productos intermedios o los productos terminados deben transportarse a travs de grandes
distancias (en particular por transporte martimo), de manera inevitable, habr ms retrasos,
confusin, dao, robo y otras dificultades que las que ocurren al operar en un solo pas. Por lo
tanto, el administrador de inventarios internacionales favorece la flexibilidad. Por lo general, se
interesa menos en solicitar la cantidad econmicamente ptima de inventario que en asegurarse
de que se entreguen suficientes cantidades de inventario donde se necesiten, cuando se
requieran y en una condicin que permita su uso de acuerdo con lo planeado.

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Tcnicas comunes para la administracin de

inventarios
Existen muchas tcnicas disponibles para administrar eficazmente el inventario de la empresa.
Aqu consideramos brevemente cuatro tcnicas usadas con frecuencia.

El sistema ABC
Una empresa que usa el sistema de inventarios ABC divide su inventario que tres grupos: A,
B y C. El grupo A incluye artculos con la mayor inversin en dlares. Por lo general, este
grupo est integrado por el 20 por ciento de los artculos en inventario de la empresa, pero
representa el 80 por ciento de su inversin en inventario. El grupo B est integrado por
artculos con la siguiente inversin ms grande en inventario. El grupo C incluye un gran
nmero de artculos que requieren una inversin relativamente pequea.
El grupo de inventario de cada artculo determina el nivel de supervisin del artculo. Los
artculos del grupo A reciben la supervisin ms intensa debido a la enorme inversin en
dlares. Comnmente, se mantiene un registro de los artculos del grupo A en un sistema de
inventario perpetuo que permite la verificacin diaria del nivel de inventario de cada artculo.
Los artculos del grupo B reciben un control frecuente a travs de verificaciones peridicas,
quiz semanales, de sus niveles. Los artculos del grupo C se supervisan con tcnicas sencillas,
como el control de inventarios de dos contenedores. Con el control de inventarios de dos
contenedores, el artculo se almacena en dos contenedores. A medida que un artculo se
requiere, el inventario se retira del primer contenedor. Cuando ese contenedor est vaco, se
hace un pedido para rellenar el primer contenedor en tanto que el inventario se retira del
segundo contenedor. El segundo contenedor se usa hasta que se vaca, y as sucesivamente.
La importante inversin en dlares en los artculos de los grupos A y B sugiere la necesidad de
un mejor mtodo de administracin de inventarios que el sistema ABC. El modelo CEP, que se
analiza a continuacin, es un modelo apropiado para la administracin de los artculos de los
grupos A y B.

Teorema de Pareto
Consta de 3 categoras:

Grupo A: Comprende los productos que requieren la inversin mxima.

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Grupo B: Se compone de los bienes con los cuales cuentan para la siguiente inversin ms
grande.
Grupo C: Consiste de una cantidad ms o menos mayor de productos que slo requieren de una
inversin relativamente pequea.

Volumen de compra ms econmico o lote econmico de

compra
El Volumen de Compra ms Econmico o Lote Econmico de Compra, es el tamao de la
orden que disminuye al mnimo el costo total de mantenimiento del inventario y el costo del
pedido, supuesto que a medida que aumenta el tamao del lote de compra, aumentaran los
costos de mantenimiento del inventario y disminuir el costo de los pedidos de compra; a
medida que disminuye el tamao del lote, disminuirn los costos de mantenimiento del
inventario y aumentaran los costos del pedido de compra.
Para determinar el Volumen de Compra ms Econmico, existen varios mtodos:
1. Mtodo Tabular
2. Mtodo Algebraico
3. Mtodo Grafico

Reserva de inventario o inventario de seguridad (stock de

garanta)
Trata sobre las existencias de inventario que deben de estar disponibles para la venta de
manera permanente, con el propsito de satisfacer la demanda del mercado y cubrir un posible
retraso de la mercanca a nuestro almacn, o bien, en el caso de que haya una variacin en la
demanda de los clientes (mayor al promedio); se determina con base en la variacin promedio
en das, existente entre la fecha en que los proveedores prometen entregar la mercanca en
nuestro almacn y la fecha en que realmente llega dicha mercanca. La variacin se multiplica
por el consumo diario promedio o ventas diarias promedio en unidades.

Punto de reorden
Se refiere al importe del inventario que como mnimo debemos tener en existencia para
satisfacer la demanda del mercado, en tanto llega un nuevo pedido a nuestro almacn. Se
determina con base en la variacin promedio en das, existente entre la fecha en se realiza el

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pedido de mercanca y la fecha en que llega dicha mercanca a nuestro almacn. La variacin
se multiplica por el consumo diario promedio o ventas diarias promedio en unidades; y en caso
de haber reserva de inventario, esta se suma.
Es importante comentar el hecho de que no se deben tomar en cuenta para la determinacin de
la variacin promedio, los das inhbiles, mismos que debern de restarse.
Ejemplo: suponiendo que se requiere un plazo de 2 semanas para la produccin y para el
embarque de las tarjetas, luego entonces, el nivel de inventario de reorden de pedido ser de:
Ventas Anuales en Unidades / Semanas del Ao 52,000 / 52 1,000
Ventas Semanales en Unidades
Tiempo de produccin y embarque en semanas X Ventas Semanales en Unidades 2 x 1,000 =
2,000 unidades
Lo que significa, que cuando nuestro inventario alcance un nivel de 2,000 unidades, es
momento de solicitar un nuevo pedido.

El modelo de la cantidad econmica de pedido (CEP)

Una de las tcnicas ms comunes para determinar el tamao ptimo de un pedido de artculos
de inventario es el modelo de la cantidad econmica de pedido (CEP). El modelo CEP toma en
cuenta diversos costos de inventario y despus determina qu tamao del pedido disminuye al
mnimo el costo total del inventario. El modelo CEP asume que los costos relevantes del
inventario se dividen en costos de pedido y costos de mantenimiento (el modelo excluye el
costo real del artculo en inventario). Cada uno de estos costos tiene componentes y
caractersticas clave.
Dicha frmula es la siguiente:

Dnde:
O = Costos fijos por orden
T = Demanda Total o unidades vendidas, por periodo.
C = Costos de mantenimiento como porcentaje del precio de compra de cada artculo del
inventario.

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PC = Precio de compra o costo por unidad.
Suponiendo que:
T = 78000 playeras al ao
C = 25% del valor del inventario PC
= 3.84 pesos por playera
O = 260 pesos por pedido.
Entonces,

CEO = 2 x 260 x 78000 = 6500 unidades.

0.25 x 3.84
El menor costo total de inventario que la empresa incurrira por concepto de inventario
es:

Los costos de pedido incluyen los costos administrativos fijos de la solicitud y recepcin de
pedidos: el costo de redactar una orden de compra, procesar el papeleo resultante, recibir un
pedido y verificarlo contra la factura. Los costos de pedido se establecen en dlares por pedido.
Estos costos son por lo general fijos, y su importe es igual al costo fijo multiplicado por el
nmero de rdenes colocadas por ao.
Los costos de mantenimiento son los costos variables por unidad de un artculo mantenido en
inventario durante un periodo especfico. Los costos de mantenimiento incluyen los costos de
almacenamiento, los costos de seguro, los costos de deterioro y desuso, y el costo de
oportunidad o financiero de tener fondos invertidos en inventario. Estos costos se establecen en
dlares por unidad por periodo. Los costos de pedido disminuyen conforme el tamao del
pedido aumenta. Sin embargo, los costos de mantenimiento se incrementan cuando aumenta el
tamao del pedido. El modelo CEP analiza el equilibrio entre los costos de pedido y los costos

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de mantenimiento para determinar la cantidad de pedido que disminuye al mnimo el costo
total del inventario.
Desarrollo matemtico de la CEP Es posible desarrollar una frmula para determinar la CEP de
la empresa para un artculo especfico en inventario, en la que

S=uso en unidades por periodo

O=costo de pedido por pedido
C=costo de mantenimiento por unidad por periodo
Q=cantidad de pedido en unidades

El primer paso consiste en obtener las funciones de costos para el costo de pedido y el costo de
mantenimiento. El costo de pedido se expresa como el producto del costo por pedido y el
nmero de pedidos. Como el nmero de pedidos es igual al uso durante el periodo dividido
entre la cantidad de pedido (S/Q), el costo de pedido se expresa de la manera siguiente:
Costo de pedido = O S/Q

Ejemplo1: La empresa Administracin Financiera, S.A. de C.V., tiene un costo del pedido por
lote de $5,000.00; se proyecta vender 360,000 unidades en el ejercicio siguiente y un Volumen
de Compra por pedido de 5,373 unidades. Cul ser el costo de los pedidos en el siguiente
ao?
DATOS:

CPL = $5,000.00 (Costo del Pedido por Lote)

VAU = 360,000 (Venta Anual en Unidades)
VC = 5,373 (Volumen de Compra)
CPE = X (Costo del Pedido)
CPE = CPL [VAU / VCE]
CPE = $ 5,000.00 [360,000 / 5,373]
CPE = $ 5,000.00 (67 PEDIDOS)
CPE = $ 335,00.00
Luego entones, el costo de los pedidos ser de $335,000.00

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El costo de mantenimiento se define como el costo de mantener una unidad de inventario por
periodo multiplicado por el inventario promedio de la empresa. El inventario promedio es la
cantidad de pedido dividida entre 2 (Q/2) porque se supone que el inventario se agota a una
tasa constante. As, el costo de mantenimiento se expresa de la manera siguiente:
Costo de mantenimiento = C Q/2
Ejemplo 2: Supongamos que una empresa vende 100,000 unidades al ao, y coloca ordenes de
igual tamao, 5 al ao, entonces se compraran 20,000 unidades por orden. Si el inventario se
consume uniformemente a lo largo del ao, y si no se tienen ningn abasto de seguridad,
entonces el inventario promedio ser igual a 20,000 unidades:
Unidades por orden=

Unidades vendidas al ao 100,000

=
=20,000
Nmero de rdenes
5

Inventario Promedio=

Unidades por orden 20,000

=
=10,000 2
2
2

Justo despus de que llegue un embarque, el inventario ser de 20,000 unidades; justo antes de
que llegue el siguiente embarque ser de cero, y en promedio se mantendrn 10,000 unidades.
Ahora suponga que la empresa compra cada unidad del inventario a $10.00, el valor promedio
del inventario sera:
(10,000)(10.00)=100,000.00

Si la empresa tuviera un costo de capital del 10%, entonces incurrira en $10,000.00 de cargos
por financiamiento para mantener el inventario durante un ao, adems cada ao se pagan
$10,000.00 de costos de almacenamiento (espacio, servicios pblicos, seguridad, impuestos,
etc.), tambin se paga prima anual de seguros por los inventarios por la cantidad de $5,000.00.
Por lo tanto, el costo total de mantenimiento de inventario sera de:
Costos de capital $10,000.00
Almacenamiento 10,000.00

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Prima de Seguros 5,000.00
Total

$25,000.00

En trminos de porcentaje sera: =(costo / inversin promedio) (100)

=(25,000.00 / 100,000.00) (100)
=25.0%
Ejemplo 3: La empresa Administracin Financiera, S. A. de C.V., tiene una tasa de costo de
mantenimiento del 25.0%, es decir, por cada $1.00 invertido en inventarios, tiene un costo de
mantenimiento de $0.25; el costo unitario del inventario es de $500.00 y el promedio del
inventario en unidades, se proyecta sea de 5,186 unidades; si el consumo anual es de 360,000
unidades y el Volumen de Compra es de 5,373 unidades. Cul ser el importe del Costo de
Mantenimiento?
Datos:

TCM = 25% = 0.25 (Tasa del Costo de Mantenimiento)

CUI = $ 500.00 (Costo Unitario del Inventario)
IPU = 5,186 (Inventario Promedio en Unidades)
CMI = X (Costos de Mantenimiento del Inventario)

CMI = [ (IPU . CUI) TCM ]

CMI = [ (5,186 x 500.00) 0.25]
CMI = 648,250.00
Luego entonces el costo de mantenimiento del inventario ser de $648,250.00
El costo total del inventario de la empresa se obtiene sumando el costo de pedido y el costo de
mantenimiento. Por lo tanto, la funcin del costo total es
Costo total = (O S/Q) + (C Q/2)

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Ejemplo 4: La empresa Administracin Financiera, S.A. de C.V., tiene un costo de
mantenimiento del inventario de $ 648,250.00; un costo de pedidos de $335,000.00; y un costo
de faltantes de inventario de $ 0.00 Cul ser el Costo Total del Inventario?
Datos:

CMI = $648,250.00
CPE = $335,000.00
CFI = $0.00
CTI = X
CTI = 648,250.00 + 335,000.00 + 0.00
CTI = 983,250.00

Luego entonces, los costos totales del inventario sern de $983,250.00 en el ao.
Puesto que la CEP se define como la cantidad de pedido que disminuye al mnimo la funcin
de costo total, debemos resolver la funcin de costo total para la CEP. La ecuacin resultante es

Aunque el modelo CEP tiene debilidades, es ciertamente mejor que la toma subjetiva de
decisiones. A pesar del hecho de que el uso del modelo CEP est fuera del control del
administrador financiero, ste debe estar consciente de su utilidad y proporcionar ciertas
recomendaciones, especficamente con respecto a los costos de mantenimiento del inventario.
Punto de pedido Una vez que la empresa ha calculado su cantidad econmica de pedido, debe
determinar el momento para solicitar un pedido
. El punto de pedido refleja el uso diario que hace la empresa del artculo en inventario
y el nmero de das necesarios para solicitar y recibir un pedido. Si asumimos que el inventario
se usa a una tasa constante, la frmula para determinar el punto de pedido es
Punto de pedido = das de tiempo de entrega uso diario
Ejemplo 5: MAX Company tiene un artculo del grupo A en inventario que es vital para el
proceso de produccin. Este artculo cuesta 1,500 dlares y MAX usa 1,100 unidades anuales
del artculo. MAX desea determinar su estrategia ptima de pedido del artculo. Para calcular la
CEP, necesitamos las entradas siguientes:

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Costo de pedido por pedido= $150

Costo de mantenimiento por unidad por ao=$200

Si sustituimos estas entradas en la ecuacin 13.7, obtenemos

El punto de pedido de MAX depende del nmero de das que MAX opera al ao. Si asumimos
que MAX opera 250 das al ao y usa 1,100 unidades de este artculo, su uso diario es de 4.4
unidades (1,100 / 250). Si su tiempo de entrega es de 2 das y MAX desea mantener una
existencia de seguridad de 4 unidades, el punto de pedido de este artculo es de 12.8 unidades
[(2 x 4.4) " 4]. No obstante, los pedidos se realizan slo en unidades enteras, por lo que el
pedido se solicita cuando el inventario cae a 13 unidades.

Tcnicas de la Administracin de Inventarios

Sistema justo a tiempo (JIT)

El sistema justo a tiempo (JIT, por sus siglas en ingls, just-in-time) se usa para disminuir al
mnimo la inversin en inventario. Su filosofa es que los materiales deben llegar justo en el
momento en que se requieren para la produccin. De manera ideal, la empresa tendra
solamente inventario de trabajo en proceso. Como su objetivo es disminuir al mnimo la
inversin en inventario, un sistema JIT no utiliza ninguna existencia de seguridad (o usa muy
poca). Debe existir una amplia coordinacin entre los empleados de la empresa, sus
proveedores y las empresas de envo para garantizar que las entradas de materiales lleguen a
tiempo. La dificultad para que los materiales lleguen a tiempo ocasiona una interrupcin de la
lnea de produccin hasta que stos llegan. Asimismo, un sistema JIT requiere que los
proveedores entreguen partes de excelente calidad. Cuando surgen problemas de calidad, la
produccin debe detenerse hasta que los problemas se resuelven
La meta del sistema JIT es la eficiencia de manufactura. Este sistema usa el inventario como
una herramienta para lograr la eficiencia destacando la calidad de los materiales utilizados y su

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entrega oportuna. Cuando el sistema JIT funciona adecuadamente, hace que surjan las
deficiencias de los procesos.
Por supuesto, conocer el nivel de inventario es una parte importante del sistema de
administracin de inventarios. Como se describe en la seccin En la prctica, de la pgina
siguiente, la tecnologa de identificacin de radiofrecuencia puede ser lo ltimo para mejorar
la administracin de inventarios y red de suministros.

Sistemas computarizados para el control de recursos

En la actualidad, existen varios sistemas disponibles para controlar el inventario y otros

recursos. Uno de los ms bsicos es el sistema de planificacin de materiales (MRP, por sus
siglas en ingls, materials requeriment planning). Se usa para determinar qu materiales
ordenar y cundo ordenarlos. El MRP aplica conceptos del modelo CEP para determinar cunto
material debe pedirse. Con el uso de una computadora, el MRP simula la lista de materiales, el
estado de inventario y el proceso de manufactura de cada producto. La lista de materiales es
simplemente una lista de todas las partes y materiales que intervienen en la fabricacin del
producto terminado. Para un plan de produccin especfico, la computadora simula las
necesidades de materiales comparando las necesidades de produccin con saldos de inventarios
disponibles. Segn el tiempo que se requiere para que un producto en proceso pase por diversas
etapas de produccin y el tiempo de entrega de los materiales, el sistema MRP determina
cundo deben solicitarse los pedidos de diversos artculos de la lista de materiales. El objetivo
de este sistema es reducir la inversin en inventario de la empresa sin afectar la produccin. Si
el costo de oportunidad del capital para inversiones de igual riesgo de la empresa es del 15 por
ciento, cada dlar de inversin obtenido del inventario aumentar la utilidad antes de impuestos
en 0.15 dlares. Una ampliacin frecuente del MRP es la planificacin de recursos de
manufactura II (MRP II, por sus siglas en ingls, manufacturing resource planning) que integra
datos de muchas reas, como finanzas, contabilidad, marketing, ingeniera y manufactura por
medio del uso de un complejo sistema de cmputo. Este sistema genera planes de produccin,
as como numerosos informes financieros y administrativos. Bsicamente, modela los procesos
de la empresa de tal manera que los efectos que producen los cambios en un rea de
operaciones en otras reas se puedan evaluar y supervisar. Por ejemplo, el sistema MRP II
permitira a la empresa evaluar el efecto que produce un aumento en los costos de mano de
obra en las ventas y utilidades. En tanto que el MRP y MRP II se centran en las operaciones

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internas, los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en ingls,
Enterprise resource planning) amplan su enfoque al ambiente externo incluyendo la
informacin sobre los proveedores y clientes. El sistema ERP integra electrnicamente todos
los departamentos de una empresa de tal manera que, por ejemplo, el departamento de
produccin pida informacin de ventas y sepa de inmediato cunto debe producir para surtir los
pedidos de los clientes. Debido a que se conocen todos los recursos disponibles (humanos y
materiales), el sistema elimina los retrasos en la produccin y los costos de controles. El
sistema ERP detecta los cambios automticamente, como la incapacidad de un proveedor para
cumplir con una fecha de entrega programada, de tal manera que puedan realizarse los ajustes
necesarios.

Conclusiones

Los inventarios son importantes dentro de las empresas, tanto por las necesidades que
satisfacen como por la inversin que requiere su adquisicin y manejo. Las decisiones que

pueden tomarse en lo relativo a los mismos son de dos clases:

o Saber cundo hay que hacer un pedido.
o Saber cunto hay que pedir.
La decisin de cundo hay que hacer un pedido puede basarse en un tiempo constante de

revisin o en una cantidad constante de nuevo pedido.

La decisin acerca de la cantidad a pedir es un problema de reduccin de los costos de
mantener, ordenar y carecer, los cuales debern equilibrarse convenientemente para lograr el
costo total mnimo

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