TSE Metodologia de Modelagem

T R I B U N A L
S U P E R I O R
E L E I T O R A L
Metodologia de
Gesto de Processos
Braslia
2012
2012 Tribunal Superior Eleitoral

Setor de Administrao Federal Sul
Quadra 7, Lotes 1/2 Ed. Anexo
70070-600 Braslia/DF
Telefone: (61) 3030-7315
Organizao
Assessoria de Gesto Estratgica
Escritrio de Processos Organizacionais
Equipe
Snia Kill Camps Guimares Assessora Chefe
Ulisses Sampaio Soares Coordenao dos Trabalhos
Daniel Carlos Lima Corra
Maria Teresa de Freitas Figueiredo
Rodolfo Caixeta dos Santos
Editorao, reviso, impresso e distribuio
Coordenadoria de Editorao e Publicaes/SGI
Editorao
Seo de Editorao e Programao Visual (Seprov/Cedip/SGI)
Projeto grfico
Valter Lus
Capa
Rauf Soares
Reviso de textos
Seo de Preparao e Reviso de Originais (Seprev/Cedip/SGI)
Impresso e distribuio
Seo de Impresso e Distribuio (Seidi/Cedip/SGI)
Brasil. Tribunal Superior Eleitoral.

Metodologia de gesto de processos/Tribunal Superior Eleitoral Braslia: Tribunal Superior
Eleitoral, 2012.
190 p. ; 23 cm
1. Gesto de processos metodologia. 2. Gesto de processos guia. 3. Tribunal Superior

Eleitoral. I. Ttulo.

CDD 658.404
CDU 658.012.2
Tribunal Superior Eleitoral
Presidente
Ministra Crmen Lcia
Vice-Presidente
Ministro Marco Aurlio
Ministros
Ministro Dias Toffoli
Ministra Nancy Andrighi
Ministro Gilson Dipp
Ministro Arnaldo Versiani
Procurador-Geral Eleitoral
Dr. Roberto Monteiro Gurgel Santos
Lista de Figuras
Figura 1 Ciclo de Vida de Gerenciamento de Processos de Negcio...... 23
Figura 2 Fase 1 Atividades da Etapa 1............................................... 29
Figura 5 Fase 1 Atividades da Etapa 4.............................................. 45
Figura 6 Fase 1 Atividades da Etapa 5.............................................. 53
Figura 10 Fase 2 Atividades da Etapa 4............................................. 77
Figura 14 Fase 3 Atividades da Etapa 3........................................... 107
Sumrio
1. Premissas.................................................................................................. 9
1.1. Taxonomia........................................................................................ 13
1.2. Prtica Metodolgica........................................................................ 15
2. Escritrio de Processos............................................................................ 17
3. Metodologia de Gesto de Processos...................................................... 21
3.1. Fase 1 Construo da Viso de Futuro........................................... 25
3.2. Fase 2 Entendimento e Mapeamento da Situao Atual................ 57
3.3. Fase 3 Anlise das Melhorias e dos Resultados Esperados............. 84
3.4. Fase 4 Redesenho dos Processos................................................. 117
3.5. Fase 5 Implantao do Novo Processo e Realizao da
Operao Assistida............................................................................... 150
4. Glossrio............................................................................................... 179
5. Referncias............................................................................................ 183
6. Anexo.................................................................................................... 187
1. Premissas
onsiderando que no h, estrita e formalmente, uma definio rgida

das etapas utilizadas na composio de uma metodologia de gesto
de processos no meio acadmico, nem ferramenta informatizada
comercial que a implemente na mesma sequncia ou com o mesmo rigor dos
termos acadmicos, suas etapas podem ser modificadas, de forma a atender
as necessidades de construo da arquitetura de negcios da organizao, a
partir da anlise corporativa da rea demandante.
Portanto, foi utilizada a premissa de que a descrio completa do negcio
dar-se- por meio da construo de uma arquitetura de negcios composta
de vises de negcio (segundo determinadas perspectivas), a partir das quais
classes de modelagem so elaboradas por meio de atividades especficas que
produzem determinados artefatos.
Esta metodologia foi imaginada para ser implementada por
intermdio das melhores prticas de mercado e com base em etapas
disseminadas pela Associao de Profissionais de Gerenciamento de
Processos de Negcio (ABPMP).
Para um melhor entendimento, seguem alguns conceitos importantes:
Negcio: o termo aqui utilizado se refere a pessoas que interagem
para executar um conjunto de atividades de entrega de valor a clientes e gerar
retorno de investimento a partes interessadas.
Processo: neste contexto, um conjunto definido de atividades ou
comportamentos executados por humanos ou mquinas a fim de alcanar
uma ou mais metas.
Um processo de negcio definido como um trabalho ponta a ponta
que agrega valor aos clientes.
A agregao de valor centrada em processos de negcio. Processos de
negcio so a implementao da estratgia e so orientados a objetos de negcio
(recursos), que sofrem modificaes de estado durante a execuo de processos.
Define-se BPM como uma abordagem disciplinada para identificar,
desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos
Metodologia de Gesto de Processos
11
de negcio automatizados ou no para alcanar os resultados pretendidos,

consistentes e alinhados com as metas estratgicas de uma organizao.
A modelagem de processos de negcio se desenvolve no contexto da
BPM (em nvel operacional) tendo como insumo os artefatos produzidos pela
anlise do negcio (nvel ttico ou estratgico).
12
1.1. Taxonomia
metodologia de gerenciamento de processos um roteiro para orientar

a conduo de projetos dentro do Tribunal Superior Eleitoral contendo
atividades, tcnicas, tecnologias, regras, artefatos, recursos e mtodos
para o desenvolvimento estruturado de processos. Uma metodologia um
conjunto vivo de informaes que deve ser mantido em evoluo.
A sua taxonomia se apresenta como:
a) mtodo: ciclo de vida de processos divididos em etapas;
b) tcnica: conceitos de BPM (Business Process Management);
c) notao: suporte de BPMN (Business Process Modeling Notation);
d) ferramenta: software BPMS que produza os artefatos de forma
integrada e inteligente e que permita sua publicao e comunicao
para toda a organizao.
Considerando a falta de definio rgida de etapas a seguir na literatura
existente e no meio acadmico, algumas etapas podem ser suprimidas, de
forma a atender as necessidades apontadas durante a fase de planejamento
da modelagem.
13
1.2. Prtica Metodolgica

Para o entendimento do ciclo de vida de um projeto de processos, esse
guia considerar na concepo dos artefatos descritos:
Viso geral das fases.
Dinmica interativa das fases.
Notao para modelagem de processos.
Diante disso, conter o detalhamento de cada fase do ciclo de vida, a saber:
Descrio.
Atividades.
Tcnicas.
Tecnologias de apoio.
Artefatos gerados.
Insumos necessrios.
Atores envolvidos.
15
2. Escritrio de Processos
O Escritrio de Processos Organizacionais (EPO) tem como objetivo

realizar a gesto dos processos de trabalho do TSE, com foco na sua eficincia,
qualidade e evoluo.
So atribuies do Escritrio de Processos Organizacionais:
Identificar e selecionar processos-chave para gesto.
Gerenciar o ciclo de vida dos processos (modelagem, anlise, proposio
e implantao de melhorias e avaliao dos resultados).
Consolidar os registros, documentaes e avaliaes dos processos
gerenciados.
Difundir as melhores prticas utilizadas nos processos gerenciados.
Realizar auditorias nos processos gerenciados.
Apoiar os gestores no acompanhamento e avaliao dos processos.
Realizar a interlocuo entre os gestores dos processos e a alta direo.
Centralizar as aes de BPM, definindo padres, artefatos e mtodos.
19
3. Metodologia de
Gesto de Processos
As fases do ciclo de vida de gerenciamento de processos de negcio se

referenciam nos preceitos disseminados pela ABPMP, entre os quais destacamse as fases do ciclo de vida de projeto do processo:
Construo da viso de futuro.
Entendimento e mapeamento da situao atual.
Anlise das melhorias e dos resultados esperados.
Redesenho do processo.
Implantao do novo processo e realizao da operao assistida.
Gesto do dia a dia.
FASE 1
Construo da viso de futuro
FASE 6
FASE 2
Gesto do dia a dia
Entendimento e mapeamento da
situao atual
FASE 5
FASE 3
Implantao do novo processo

e realizao da operao assistida
Anlise das melhorias e dos

resultados esperados
FASE 4
Redesenho do processo
Figura 1 Ciclo de Vida de Gerenciamento de Processos de Negcio
23
3.1. Fase 1 Construo da Viso de Futuro

O ciclo de BPM comea com o desenvolvimento de um plano e com
uma estratgia dirigida a processos para organizao. O plano deve conter
um entendimento das estratgias e metas da organizao desenhadas para
assegurar uma proposio de valor atrativa para os gestores.
O plano fornece uma estrutura e o direcionamento para gerenciamento
contnuo de processos centrados no cliente. Estabelece fundao para uma
abordagem BPM holstica a fim de assegurar o alinhamento com a estratgia
organizacional e a integrao de estratgia, pessoas, processos e sistemas
ao longo dos seus limites funcionais. Essa fase estabelece a estratgia e o
direcionamento do processo BPM. Tambm identifica papis e responsabilidades
organizacionais apropriadas de BPM, patrocnio executivo, metas e expectativas
de medies de desempenho.
Abaixo seguem as etapas dessa fase:
1. Definio de escopo.
2. Preparao para apresentao do projeto.
3. Apresentao do projeto.
4. Construo da viso de futuro.
5. Encerramento da fase.
Resultados Esperados
Definio e validao do escopo do processo por meio do levantamento
de suas etapas, entradas, sadas, sistemas envolvidos e legislaes aplicadas.
Identificao dos ganhos almejados na realizao do processo.
25
Definio das ideias de melhorias e inovaes que sero necessrias

para atingir a nova forma de executar o processo.
Mobilizao das reas envolvidas (internas e externas) para
implementarem a viso de futuro dos processos.
Fase 1 Etapa 1
Definio de escopo
Preparao para
apresentao
do projeto
Apresentao do
projeto
Construo da
viso de futuro
Encerramento
da fase
Definio de Escopo
Nessa etapa, ser realizada reunio de definio do escopo do projeto
de processo com o objetivo de definir as diretrizes do projeto, stakeholders,
riscos e cronograma bsico. O projeto de processo pode ser considerado
invivel nessa reunio.
Informaes necessrias:
Objetivo do projeto.
Mapeamento, melhoria, automao.
Restrio de prazo.
Escopo do processo.
Entradas.
Sadas.
Sistemas utilizados.
26
Legislaes vinculadas.
Justificativa.
Ganho pretendido.
Indicadores existentes.
Premissas.
Riscos.
Restries.
Stakeholders.
Equipe.
Dono do processo.
Gestor do processo.
Tcnicos.
Unidades impactadas.
Documentao existente.
Insumos necessrios:
Pauta da reunio.
Checklist.
Artefatos gerados:
Agenda de melhorias.
27
Agenda de reunio.
Ata de reunio.
Cronograma.
Escopo do processo.
Termo de abertura do projeto (TAP).
Tcnicas utilizadas:
Conduo de reunies e entrevistas.
Tecnologias de apoio:
Agenda corporativa.
Ferramenta de elaborao de cronograma.
Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e de
apresentao.
28
Gestor do Processo
8
FORNECER
informaes sobre o
processo
11
FORNECER
documentao do
processo
8
FORNECER
informaes sobre o
processo
11
FORNECER
documentao do
processo
14
APROVAR
ata de reunio
14
APROVAR
ata de reunio
Fluxos, relatrios,
diretrizes, etc.
Incio do
Projeto
EPO
Fase 1 Construo da Viso de Futuro
Dono do Processo
Figura 2 Etapa 1 Definio de Escopo
1
DEFINIR a equipe do
projeto, indicando
seu lder
2
AGENDAR reunio
de definio do
escopo do projeto
3
ANALISAR
informaes existentes
sobre o projeto
4
PREPARAR material
de apoio para a
reunio de definio
do escopo
5
FORNECER
informaes sobre a
metodologia de
projeto de processo
do TSE
6
FORNECER
informaes sobre as
premissas de sucesso
de um projeto
de processo
7
COLETAR informaes
sobre o
projeto de processo
9
DEFINIR o
cronograma das
fases do projeto
12
ANALISAR
informaes obtidas
na reunio de
definio de escopo
10
SOLICITAR
documentao sobre
o processo
13
ELABORAR
ata de reunio
Fim da
Etapa 1
So definidos a pauta da
reunio e o checklist
Ata de reunio
Cronograma
TAP
Agenda de
reunio
Escopo do
processo
Agenda de
melhorias
Reunio de Definio do Escopo
Nesta reunio, devem ser obtidas as informaes

sobre escopo, objetivo, justificativa do projeto,
restrio de prazo para concluso do projeto,
stakeholders, unidades impactadas, premissas,
riscos e restries do projeto
29
Atividades da etapa:
1. DEFINIR equipe do projeto, indicando seu lder

Descrio:
Ser definida a equipe do EPO que trabalhar no projeto, indicando o

lder e quantas pessoas participaro das reunies de levantamento.
Responsvel:
Escritrio de Processos.
2. AGENDAR reunio de definio do escopo do projeto
Descrio:
A reunio deve ser agendada com o dono do processo permitindo a

participao dos gestores. Os assuntos que sero tratados na reunio so a
metodologia do EPO, as premissas do projeto e as informaes sobre o projeto
como: objetivo, escopo, prazo para concluso, entradas e sadas do processo,
legislaes pertinentes, sistemas automatizados utilizados, justificativa (ganhos
pretendidos e os indicadores existentes), stakeholders, riscos, restries e
premissas do projeto, e unidades impactadas no processo. A reunio no deve
passar de duas horas.
Responsvel:
3. ANALISAR informaes existentes sobre o projeto
Descrio:
Devem ser efetuadas pesquisas na Intranet sobre o processo a ser

trabalhado para facilitar o entendimento da equipe do EPO na reunio de
definio do escopo.
31
Responsvel:
4. PREPARAR material de apoio para a reunio de definio do escopo
Descrio:
Devem ser elaborados a pauta da reunio e um checklist. Neste

momento, comea a ser elaborado o documento Agenda da Reunio.
Responsvel:
5. FORNECER informaes sobre a metodologia de projeto de processo do TSE
Descrio:
Deve informar o dono do processo sobre a metodologia de projeto de

processos do TSE, destacando as formas de reunio (individual ou em grupo),
as fases e os produtos, como os resultados sero apresentados e a forma de
acompanhamento do projeto.
Responsvel:
6. FORNECER informaes sobre as premissas de sucesso de um projeto
de processo
Descrio:
A equipe do EPO tem que informar o dono do processo acerca das

premissas e das restries para o sucesso do projeto, como participao dos
tcnicos que dominam o processo, a disponibilidade de tempo dos envolvidos,
entre outros.
Responsvel:
32
7. COLETAR informaes sobre o projeto de processo

Descrio:
A equipe do projeto deve coletar as informaes fornecidas pelo dono e

gestor do processo, que o permita preencher a TAP, o DES, a lista de e-mail dos
stakeholders, o diagrama de escopo do processo e o cronograma.
Em relao ao projeto:
- Sua justificativa.
- Seu escopo (quais processos sero englobados).
- Seu objetivo (mapeamento, implementao de melhorias e/ou automao).
- Prazo para sua concluso a fim de identificar se ser possvel atend-lo.
- O escopo, as entradas e sadas, as legislaes pertinentes ao
processo, os stakeholders, informando os gestores e os lderes acerca de
possveis problemas existentes, unidades impactadas pelo processo, sistemas
automatizados existentes, macroprocessos e ganhos esperados. Se possvel,
algumas oportunidades de melhorias e indicadores existentes.
Responsvel:
8. FORNECER informaes sobre o processo
Descrio:
A reunio deve ser agendada com o dono do processo, permitindo a

participao dos gestores. Os assuntos que sero tratados na reunio so a
metodologia do EPO, as premissas do projeto e as informaes sobre o projeto
como: objetivo, escopo, prazo para concluso, as entrdas e sadas do processo,
as legislaes pertinentes, os sistemas automatizados utilizados, a justificativa
(ganhos pretendidos e os indicadores existentes), os stakeholders, os riscos,
restries e premissas do projeto, e as unidades impactadas no processo. A
reunio no deve passar de duas horas.
33
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo.
9. DEFINIR o cronograma das fases do projeto
Descrio:
O cronograma criado neste momento possui as datas de incio e fim das

fases do projeto.
Responsvel:
10. SOLICITAR documentao sobre o processo
Descrio:
A equipe do projeto deve solicitar ao dono e ao gestor toda a

documentao existente que possa permitir um entendimento inicial do
processo como atas de reunies, relatrios, diretrizes, fluxogramas, etc.
Responsvel:
11. FORNECER documentao do processo
Descrio:
O dono e o gestor do processo renem toda a documentao disponvel,

tais como diretrizes, fluxos e relatrios, para facilitar o entendimento.
Responsvel:
- Dono do processo.
34
12. ANALISAR informaes obtidas na reunio de definio do escopo

Descrio:
A equipe do projeto, aps a reunio de Definio do Escopo, analisa

as informaes coletadas e preenche os formulrios de diagrama de escopo,
TAP (Termo de Abertura do Projeto), DES (Descritivo de Escopo), agenda de
melhorias e atualiza a agenda da reunio.
Responsvel:
13. ELABORAR ata de reunio
Descrio:
A lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o dono e

o gestor do processo possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
informaes recebidas.
Responsvel:
14. APROVAR ata de reunio
Descrio:
O gestor e o dono do processo assinam a ata de reunio aps verificarem

se as informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio
de definio do escopo.
Responsvel:
- Dono do processo.
35
Fase 1 Etapa 2
Definio de escopo
Preparao para
apresentao
do projeto
Apresentao do
projeto
Construo da
viso de futuro
Encerramento
da fase
Preparao para Apresentao do Projeto

Esta etapa visa organizar o material de apresentao da metodologia a
ser utilizada, bem como as informaes adicionais do projeto. importante que
o lder do projeto tenha o conhecimento dos principais termos utilizados pela
rea a fim de facilitar a conduo da reunio.
Roteiro da reunio (apresentao):
Objetivo.
Escopo do processo.
Premissas.
Riscos.
Restries.
Stakeholders.
Metodologia.
Conceitos.
Fases.
Resultados.
Definio de cronograma.
36
Insumos necessrios:
Ata de reunio Etapa 1.
Documento com as informaes da fase de escopo do projeto.
Cronograma inicial.
Artefatos gerados:
Agenda de reunio (atualizao).
Apresentao.
Tcnicas utilizadas:
Preparao de reunio em ferramenta de apresentao.
Agenda corporativa.
apresentao.
37
Fluxo de atividades da etapa:
EPO
Figura 3 Etapa 2 Preparao para Apresentao do Projeto
Incio da
Etapa 2
15
PREPARAR
apresentao do
projeto para
executores e unidades
impactadas
Apresentao
16
AGENDAR reunio de
apresentao do
projeto
Agenda de
reunio
Figura 3 Fase 1 Atividades da Etapa 2
38
Fim da
Etapa 2
15. PREPARAR apresentao do projeto para executores e unidades impactadas

Descrio:
A apresentao deve conter o escopo, o objetivo, os stakeholders, as

premissas, os riscos, as restries, a metodologia de processos (conceitos, fases
e resultados) e o cronograma do projeto.
Responsvel:
16. AGENDAR reunio de apresentao do projeto
Descrio:
O lder do projeto deve agendar a reunio de apresentao do projeto

com o dono do processo. A reunio j deve estar agendada desde a reunio
de escopo, sendo neste momento confirmada. Nela devem estar presentes o
dono do processo, os gestores dos processos, os executores, o analista da TI
(caso envolva automao) e as reas impactadas pelo processo, alm do EPO.
A reunio no deve durar mais de duas horas.
Responsvel:
39
Fase 1 Etapa 3
Definio de escopo
Preparao para
apresentao
do projeto
Apresentao do
projeto
Construo da
viso de futuro
Encerramento
da fase
Apresentao do Projeto
Reunio para apresentar o projeto de processos explanando a
metodologia, escopo, objetivo e resultados esperados. Devem ser solicitados
aos participantes os documentos existentes para criar o entendimento da
equipe de processo.
Documentao existente.
Indicadores existentes.
Insumos necessrios:
Apresentao.
Agenda de reunio.
Artefatos gerados:
Ata da reunio.
Cronograma (atualizao).
Plano Geral do Projeto (PGP).
40
Tcnicas utilizadas:
Agenda corporativa.
apresentao.
Agenda de
reunio
EPO
Figura 4 Etapa 3 Apresentao do Projeto
Incio da
Etapa 3
17
CONDUZIR reunio
de apresentao do
projeto
18
SOLICITAR
documentao e
indicadores existentes
Agenda de
reunio
Cronograma
19
ANALISAR
a documentao
recebida
PGP
Fim da
Etapa 3
Ata de
reunio
Reunio de Apresentao do Projeto
17. CONDUZIR reunio de apresentao do projeto

Descrio:
Na apresentao, devem estar presentes o dono, o gestor, os executores,

o responsvel pela TI (caso o projeto envolva automao) e as unidades
impactadas. A apresentao deve conter o escopo, o objetivo, os stakeholders, as
premissas, os riscos, as restries, a metodologia de processos (conceitos, fases e
41
resultados) e o cronograma do projeto. O lder do projeto deve elaborar a ata da

reunio. Aps a reunio, o lder do projeto deve atualizar a agenda de reunio e
o cronograma do projeto.
Responsvel:
18. SOLICITAR documentao e indicadores existentes
Descrio:
A equipe do EPO deve pedir aos integrantes da reunio a documentao

e os indicadores existentes para melhor entendimento do EPO sobre o processo.
Responsvel:
19. ANALISAR a documentao recebida
Descrio:
A equipe do EPO analisa as informaes coletadas na reunio de

apresentao do projeto, gera a ata de reunio e atualiza os seguintes
documentos:
- Agenda de reunio.
- Cronograma.
- Plano Geral do Projeto (PGP).
Responsvel:
42
Fase 1 Etapa 4
Definio de escopo
Preparao para
apresentao
do projeto
Apresentao do
projeto
Construo da
viso de futuro
Encerramento
da fase
Construo da Viso de Futuro

Nesta etapa, ser construdo o entendimento da viso de futuro do processo
definido no escopo e os ganhos esperados no processo. As oportunidades de
melhorias identificadas devem ser anotadas.
Escopo do processo validao.
Macroprocessos.
Entradas.
Sadas.
Sistemas.
Legislao.
Atores.
Ganhos.
Oportunidades de melhorias.
Indicadores.
Existentes x No existentes.
Automticos x Manuais.
Frmulas.
43
Insumos necessrios:
Documentao sobre o processo e informaes da fase
de escopo do projeto.
Atas de reunio.
Checklist (lista de perguntas).
Painel de gesto vista.
Agenda de melhorias (indicadores).
Artefatos gerados:
Agenda de melhorias (atualizao).
Ata de reunio.
Escopo do processo (atualizao).
Painel de gesto vista.
Painel de indicadores.
Tcnicas utilizadas:
Agenda corporativa.
Ferramentas de editorao de texto, planilhas
eletrnicas e de apresentao.
44
Gestor do Processo
Figura 5 Etapa 4 Construo da Viso de Futuro

22
CONSTRUIR o
entendimento da viso
de futuro, fornecendo os
ganhos, melhorias,
resultados
23
CONDUZIR o
entendimento do
escopo do processo
EPO
Escopo do
processo
Incio da
Etapa 4
20
PREPARAR a reunio
de construo da viso
de futuro
24
CONDUZIR o debate dos
ganhos esperados
documentando as
informaes recebidas
21
AGENDAR a reunio
de construo da viso
de futuro
28
CONSOLIDAR as
informaes obtidas
na reunio de
construo da viso
de futuro
25
CONDUZIR o debate das
oportunidades de
melhorias
documentando as
informaes recebidas
26
COLETAR as informaes
referentes aos
indicadores existentes
Painel de
gesto vista
Fim da
Etapa 4
Agenda de
melhorias
Ata de
reunio
Painel de indicadores
Executores
22
CONSTRUIR o
entendimento da viso
de futuro, fornecendo os
ganhos, melhorias e
resultados
Unidades Impactadas
Equipe de TI
A participao
da TI opcional
27
APOIAR o entendimento
da viso de futuro,
fornecendo os ganhos,
melhorias e resultados
A participao
das reas
impactadas
opcional
27
APOIAR o entendimento
da viso de futuro,
fornecendo os ganhos,
Construo da Viso de Futuro
45
20. PREPARAR a reunio de construo da viso de futuro

Descrio:
A equipe do EPO deve elaborar uma lista de perguntas para orientar a

reunio de construo da viso do futuro e organizar a forma de que esta ser
conduzida.
Responsvel:
21. AGENDAR reunio de construo da viso de futuro
Descrio:
O lder do projeto, aps analisar toda a documentao levantada at o

momento, agenda a reunio de construo da viso do futuro com os gestores,
executores e analista da TI, caso exista automao no projeto.
Responsvel:
22. CONSTRUIR o entendimento da viso de futuro, fornecendo os
ganhos, melhorias e resultados
Descrio:
Os gestores de processos informaro sobre os ganhos que podem

ser obtidos em uma situao ideal para o processo, identificando possveis
oportunidades de melhorias e informando acerca dos indicadores existentes, com
suas frmulas, ou os que deveriam existir para medir os ganhos. Os indicadores
podem ser manuais ou automatizados.
47
Responsvel:
- Executores.
23. CONDUZIR o entendimento do escopo do processo
Descrio:
O lder do projeto validar e complementar as informaes do

diagrama de escopo com os gestores e tcnicos.
Responsvel:
24. CONDUZIR o debate dos ganhos esperados documentando as
informaes recebidas
Descrio:
A equipe do EPO tem que extrair dos gestores e executores os ganhos

possveis no processo. O analista de processos pode fazer uso de questionrios,
checklist, etc. para abranger todas as possibilidades e promover um debate
que auxilia a busca das melhorias.
Responsvel:
25. CONDUZIR o debate das oportunidades de melhorias documentando
as informaes recebidas
Descrio:
A equipe do EPO deve tentar identificar as oportunidades de melhorias

para o processo atingir os ganhos esperados e documentar todas as
informaes obtidas.
48
Responsvel:
26. COLETAR as informaes referentes aos indicadores existentes
Descrio:
A equipe do EPO deve verificar a existncia de indicadores para os

ganhos esperados ou criar outros, sempre identificando as frmulas para obter
o valor do indicador.
Responsvel:
Escritrio de Processos
27. APOIAR o entendimento da viso de futuro, fornecendo os ganhos,
Descrio:
A rea de TI, caso necessrio, apoiar o gestor e os executores na

construo da viso do futuro, indicando a possibilidade tcnica de se
implementar determinada melhoria.
Responsvel:
- Unidades impactadas.
- Equipe de TI.
28. CONSOLIDAR as informaes obtidas na reunio de construo da
viso de futuro
Descrio:
Aps coletar as informaes de ganhos, melhorias e os indicadores, a

equipe do EPO deve consolidar essas informaes na agenda de melhorias e
atualizar, caso necessrio, o diagrama de escopo do processo e o painel de
gesto vista.
49
- O lder do projeto deve gerar a ata, encaminh-la para assinatura e

atualizar o cronograma do projeto.
Responsvel:
Fase 1 Etapa 5
Definio de escopo
Preparao para
apresentao
do projeto
Apresentao do
projeto
Construo da
viso de futuro
Encerramento
da fase
Encerramento da Fase
Nesta etapa, sero apresentados ao gestor e dono do processo os
documentos produzidos na primeira fase para aprovao e posterior publicao.
Reviso.
Equipe EPO.
Aprovao.
Dono/Gestor do processo.
Indicadores
Existentes x No existentes.
Automticos x Manuais.
Frmulas.
50
Insumos necessrios:
Documentao gerada na fase.
Artefatos gerados:
Escopo do processo (atualizao).
Lies aprendidas (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
Conduo de reunio e entrevistas.
Agenda corporativa.
51
52
31
VALIDAR o
diagrama do
escopo do processo e
o painel de gesto
vista
Gestor do Processo
31
VALIDAR o
diagrama do
o painel de gesto
vista
A validao
do gestor
opcional
EPO
Dono do Processo
Figura 6 Etapa 5 Encerramento da Fase
Incio da
Etapa 5
29
REVISAR toda a
documentao
produzida
30
APOIAR a validao
do diagrama do
do painel de gesto
vista
32
ATUALIZAR o diagrama
de escopo e a agenda
de melhorias conforme
ajustes definidos
pelo dono do processo
33
SOLICITAR publicao
do diagrama
de escopo
34
ATUALIZAR o
cronograma e as
lies aprendidas
Fim da
Fase 1
Aprovao
Agenda de
melhorias
Escopo do
processo
Cronograma
Lies
aprendidas
53
29. REVISAR toda a documentao produzida

Descrio:
A equipe do EPO deve revisar a documentao gerada e corrigir

eventuais falhas antes de encaminh-la para aprovao.
Responsvel:
30. APOIAR a validao do escopo do processo e do painel de gesto
vista
Descrio:
A equipe do EPO auxiliar o gestor e o dono do processo no entendimento

do escopo do processo e do painel de gesto vista para a validao e
liberao do escopo do documento para publicao. Nesta reunio, tambm
ser atualizado o cronograma.
Responsvel:
31. VALIDAR o escopo do processo e o painel de gesto vista
Descrio:
O gestor e o dono do processo analisam o painel de gesto vista e o escopo

do processo, verificando possveis erros e, posteriormente, ainda nessa reunio,
validam a documentao. Se o dono do processo entender desnecessria a validao
do gestor, esta atividade no realizada.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Gestor do processo (opcional).
55
32. ATUALIZAR o documento de escopo do processo e a agenda de melhorias

Descrio:
A equipe do EPO efetua as correes solicitadas pelo dono do processo

e os demais ajustes necessrios, caso tenha sido solicitado na reunio de
aprovao.
Responsvel:
33. SOLICITAR publicao do documento de escopo do processo
Descrio:
O lder do projeto encaminha o documento de escopo do processo

validado pelo dono do processo para publicao na Intranet.
Responsvel:
34. ATUALIZAR o cronograma e as lies aprendidas
Descrio:
O lder do projeto atualiza o cronograma do projeto e as lies aprendidas

na Fase 1 do projeto.
Responsvel:
56
3.2. Fase 2 Entendimento e Mapeamento da

Situao Atual
Anlise de processos incorpora vrias metodologias com a finalidade

de entender os atuais processos organizacionais no contexto das metas
e objetivos desejados. A anlise assimila informaes oriundas de planos
estratgicos, modelos de processo, medies de desempenho, mudanas
no ambiente externo e outros fatores, a fim de entender completamente os
processos de negcio no escopo da organizao como um todo.
Essa fase tem como objetivo levantar, modelar e avaliar os processos da
organizao retratando a sua realizao exatamente como no momento da anlise.
Uma anlise de processos eficiente produzir informaes cruciais para
a evoluo de ideias e a proposio de melhorias. uma fase considerada
essencial e mandatria, devendo sempre preceder a fase de redesenho de
processos (Fase 4).
So as etapas definidas para a fase de anlise de processos:
1. Definio de estratgia para abordagem dos processos.
2. Reunies de entendimento da situao atual.
3. Documentao da anlise.
4. Validao do entendimento e da documentao.
Representao do fluxo do processo como ele realizado atualmente,
permitindo a avaliao da implantao das melhorias e inovaes sugeridas
viso de futuro.
57
Levantamento dos problemas e desafios que dificultem ou impeam a

implementao da viso de futuro do processo.
Quantificao do desempenho do processo na situao atual, levando
em considerao os ganhos almejados na viso de futuro, com o objetivo de
apoiar a estimativa e a apurao do projeto.
Documentos coletados relativos ao desempenho do processo na
situao atual: relatrios, ocorrncias, depoimentos, questionamentos, multas,
no conformidades, perdas, etc.
Fase 2 Etapa 1
Definio da estratgia
para abordagem
dos processos
Reunio para
entendimento da
situao atual
Documentao
da anlise
Validao do
entendimento e da
documentao
Encerramento
da fase
Definio da Estratgia para Abordagem

dos Processos
Essa etapa visa reunir a documentao sobre o processo. Ao iniciar a fase de
anlise de processos, devem-se buscar todas as informaes existentes e disponveis,
sendo a sua anlise inicial um insumo importante que, preferencialmente, deve ser
realizado antes das entrevistas com os atores do processo.
Estratgia de reunies.
Equipe para reunies.
Periodicidade.
58
Insumos necessrios:
Documentao da fase de escopo do projeto.
Agenda de melhorias (indicadores).
Agenda de reunio.
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Tcnicas utilizadas:
Agenda corporativa.
59
60
Gestor do Processo
Figura 7 Etapa 1 Definio de Estratgia para Abordagem dos Processos
5
DEFINIR a equipe de
executores que
participar de cada
reunio de entendimento
da situao atual
4
DEFINIR estratgia
das reunies de
entendimento da
situao atual
7
APROVAR
ata de reunio
EPO
Incio da
Fase 2
1
AGENDAR reunio de
definio da estratgia
para abordagem
dos processos
2
PREPARAR reunio de
definio da estratgia
de abordagem dos
processos
3
APOIAR na definio
da estratgia das
reunies de
entendimento da
situao atual
Agenda de reunio
8
ATUALIZAR
documentao do
projeto
6
ELABORAR
ata de reunio
Ata de reunio
Executores
Fase 2 Entendimento e Mapeamento da Situao Atual
Cronograma
Fim da
Etapa 1
7
APROVAR
ata de reunio
5
DEFINIR a equipe de
executores que
participar de cada
reunio de entendimento
da situao atual
4
DEFINIR estratgia
das reunies de
entendimento da
situao atual
A participao
dos executores
opcional
Reunio de Definio de Estratgia
61
1. AGENDAR reunio de definio da estratgia para abordagem dos processos

Descrio:
O lder do EPO agendar reunio com o gestor e um tcnico indicado pelo

mesmo (opcional) para definio da estratgia de abordagem dos processos.
Responsvel:
2. PREPARAR reunio de definio da estratgia de abordagem dos processos
Descrio:
Nesse momento, preparada a apresentao com informaes

necessrias para discusso em reunio.
Responsvel:
3. APOIAR na definio da estratgia das reunies de entendimento
da situao atual
Descrio:
O lder do EPO apoia o gestor na definio da estratgia de reunies e

na escolha da equipe para o entendimento da situao atual. A participao
dos executores nesse momento opcional.
Responsvel:
63
4. DEFINIR estratgia das reunies de entendimento da situao atual

Descrio:
O gestor do processo apoiado pelo EPO define, em reunio, estratgias

de abordagem para entendimento da situao atual. No obrigatria a
participao dos executores nesse momento.
Responsvel:
- Executores (opcional).
5. DEFINIR a equipe de executores que participar de cada reunio
de entendimento da situao atual
Descrio:
Sero definidos, nesse momento, os participantes da equipe que

participaro do processo de levantamento da situao atual.
Responsvel:
- Executores.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o dono

e o gestor do processo possam validar as informaes fornecidas e dar cincia
s informaes recebidas.
Responsvel:
64

Descrio:
O gestor do processo assina a ata de reunio aps verificar se as

informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio de
definio do escopo.
Responsvel:
- Executores.
8. ATUALIZAR documentao do projeto
Descrio:
Nesse momento, atualizada toda a documentao gerada na fase.

Responsvel:
Fase 2 Etapa 2
para abordagem
dos processos
Reunies para
entendimento da
situao atual
Documentao
da anlise
Validao do
entendimento e da
documentao
Encerramento
da fase
Reunies para Entendimento da Situao Atual

Essa etapa visa entender o processo como ele realmente acontece no dia
a dia da organizao. A realizao de entrevista com mltiplos participantes do
processo evita a replicao e formalizao de vises isoladas. Uma boa dinmica
deve ser objetivada para garantir fluidez e alcance. As entrevistas devem ser
65
repetidas at que se alcance uma viso e um entendimento consistentes e

condizentes com a realidade.
Caso exista documentao atualizada sobre o processo, pode-se recorrer
anlise do processo.
Detalhamento dos macroprocessos.
Atividades.
Fluxos.
Integraes.
Oportunidades de melhorias.
Insumos necessrios:
Documento contendo anlise da documentao do processo.
Artefatos gerados:
Esboo da descrio inicial do processo.
Esboo do diagrama do processo.
Tcnicas utilizadas:
apresentao.
66
EPO
Gestor do Processo
Figura 8 Etapa 2 Reunies para Entendimento da Situao Atual
Executores
Tecnologia da Informao
Unidades Impactadas
Incio da
Etapa 2
9
AGENDAR reunio
de entendimento
da situao atual
12
FORNECER informaes
sobre a execuo dos
macroprocessos para
mapeamento da
situao atual
13
DEBATER
oportunidades de
melhorias dos
macroprocessos
10
CONDUZIR reunio
de entendimento da
situao atual e debate
de oportunidades
de melhorias
11
COLETAR as informaes
tratadas na reunio
para atualizar a
documentao do
projeto
12
FORNECER informaes
sobre a execuo dos
macroprocessos para
mapeamento da
situao atual
13
DEBATER
oportunidades de
melhorias dos
macroprocessos
12
FORNECER informaes
sobre a execuo dos
macroprocessos para
mapeamento da
situao atual
13
DEBATER
oportunidades de
melhorias dos
macroprocessos
Fim da
Etapa 2
A participao
da TI
opcional
12
FORNECER informaes
sobre a execuo dos
macroprocessos para
mapeamento da
situao atual
13
DEBATER
oportunidades de
melhorias dos
macroprocessos
A participao de
reas impactadas
opcional
Reunio
67
9. AGENDAR reunio de entendimento da situao atual

Descrio:
O EPO agendar as reunies de acordo com os participantes definidos

na fase anterior e conforme definio dos macroprocessos levantados. O lder
do projeto formaliza e convoca os profissionais definidos para as dinmicas de
entendimento e mensurao da situao atual.
Responsvel:
10. CONDUZIR reunio de entendimento da situao atual e debate de
oportunidades de melhorias
Descrio:
O EPO dar apoio e conduzir a reunio de entendimento da situao

atual buscando reunir informaes suficientes para desenho do processo
atual, alm de identificar possveis melhorias a serem implementadas.
Responsvel:
11. COLETAR as informaes tratadas na reunio para atualizar a
documentao do projeto
Descrio:
A equipe envolvida do EPO, nessa reunio, dever coletar informaes

sobre processos, pessoas envolvidas, legislao existente, a fim de ter uma
viso mais abrangente e assertiva sobre como funciona a organizao ou
setores envolvidos no processo.
69
Responsvel:
12. FORNECER informaes sobre a execuo dos macroprocessos para
mapeamento da situao atual
Descrio:
Uma vez identificados os macroprocessos, necessrio detalhar o

funcionamento e os responsveis envolvidos para apoiar na modelagem e no
detalhamento das atividades.
Responsvel:
- Executores.
- Equipe de TI.
13. DEBATER oportunidades de melhorias dos macroprocessos
Descrio:
Durante a reunio, no levantamento das atividades no processo, podem surgir

situaes em que o processo pode ser melhorado. Diante disso, essas oportunidades
devem ser registradas a fim de que, na fase de anlise e redesenho, essas possibilidades
sejam analisadas e a viabilidade de implementao seja verificada.
Responsvel:
- Executores.
- Equipe de TI.
70
Fase 2 Etapa 3
para abordagem
dos processos
Reunies para
entendimento da
situao atual
Validar o
entendimento da
documentao
Documentar
anlise
Encerramento
da fase
Documentao da Anlise
A etapa de documentao uma importante atividade dentro da fase de
entendimento e de mapeamento da situao atual. a forma como ser ratificado o
entendimento do processo e a qualidade da informao recebida. Essa documentao
deve representar unicamente a viso atual do processo e sua forma de realizao
no mais que isso. nessa etapa que tambm feita a integrao dos macroprocessos.
Diagramar o processo (As Is).
Documentar as atividades do processo.
Declarar participantes e responsabilidades.
Construir ou atualizar o glossrio.
Insumos necessrios:
Informaes coletadas nas reunies de entendimento da situao atual.
Artefatos gerados:
71
Descritivo de atividades.
Diagrama do processo (As Is).
Painel de gesto vista (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
Modelagem de processo com notao BPMN.
Descrio de processo e detalhamentos.
Ferramenta de diagramao na notao de processos.
apresentao.
Cronograma
Agenda de reunio
EPO
Figura 9 Etapa 3 Documentao da Anlise
Incio da
Etapa 3
Painel de
gesto vista
14
CONSOLIDAR as
informaes obtidas
nas reunies de
entendimento da
situao atual
15
ANALISAR a situao
atual para identificar
novas oportunidades
de melhorias
16
REVISAR toda a
documentao
produzida
Diagrama do
processo (As Is)
Agenda de melhorias
Descritivo de atividades
72
Fim da
Etapa 3
14. CONSOLIDAR as informaes obtidas nas reunies de entendimento

da situao atual
Descrio:
Este o momento de organizar todas as informaes obtidas nas reunies,

desenhar os fluxos (diagrama As Is), preencher o documento descritivo de atividades
e atualizar o painel de gesto vista e o cronograma.
Responsvel:
15. ANALISAR situao atual para identificar novas oportunidades de
melhorias
Descrio:
Aps o desenho dos fluxos e a descrio das atividades, feita uma

anlise para identificao de melhorias objetivando ganhos no processo. Todo
registro deve ser feito na agenda de melhorias.
Responsvel:
16. REVISAR toda a documentao produzida
Descrio:
Este o fechamento da etapa, em que toda a documentao produzida

dever ser revisada para correo de erros e realizao de ajustes, caso haja
necessidade.
Responsvel:
73
Fase 2 Etapa 4
para abordagem
dos processos
Reunies para
entendimento da
situao atual
Documentao
da anlise
Validao do
entendimento e da
documentao
Encerramento
da fase
Validao do Entendimento e da Documentao

Essa etapa visa formalizao/ratificao do entendimento sobre
o processo e sua documentao produzida. Somente aps essa etapa que
se deve continuar no ciclo de vida. Como boa prtica da gesto de projetos,
validar o entendimento e a documentao produzida uma etapa de grande
importncia para o gerenciamento de processos.
Realizar apresentao de validao do entendimento da documentao.
Insumos necessrios:
Documentao produzida na etapa.
Artefatos gerados:
Aceite formal da anlise de processos.
Ata de reunio.
Tcnicas utilizadas:
Workshop.
Reunio de trabalho em grupo.
74
Mapa geral do processo.
75
76
21
VALIDAR
ata de reunio
18
VALIDAR o mapa da
situao atual e a
agenda de melhorias
Gestor do Processo
18
VALIDAR o mapa da
situao atual e a
agenda de melhorias
21
VALIDAR
ata de reunio
A validao do
gestor opcional
Aceite formal da
anlise de processos
EPO
Dono do Processo
Figura 10 Etapa 4 Validao do Entendimento e da Documentao
Incio da
Etapa 4
17
AGENDAR reunio
de validao da
documentao
19
APOIAR a validao
do mapa da situao
atual e a agenda
de melhorias
Fim da
Etapa 4
20
ELABORAR
ata de reunio
Aprovao
Ata de reunio
77
17. AGENDAR reunio de validao da documentao

Descrio:
O lder de projeto do EPO entra em contato com o dono e com o

gestor do processo (este em carter opcional) para reunio de validao das
informaes obtidas, agora organizada em forma de fluxos e documentao
complementar.
Responsvel:
18. VALIDAR o mapa da situao atual e a agenda de melhorias
Descrio:
apresentado aos responsveis pelo processo o mapa da situao

atual e a agenda de melhorias atualizados, e as informaes coletadas so
validadas, podendo surgir alteraes.
Responsvel:
- Dono do processo.
19. APOIAR a validao do mapa da situao atual e a agenda de
melhorias
Descrio:
A equipe do EPO auxiliar os gestores e o dono do processo no

entendimento do diagrama de escopo do processo e do painel de gesto
vista para a validao e liberao do diagrama do escopo do processo para
publicao. Nesta reunio, ser atualizado tambm o cronograma.
79
Responsvel:
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o dono e

o gestor do processo possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
Responsvel:
21. VALIDAR ata de reunio
Descrio:
O dono e o gestor do processo assinam a ata de reunio aps verificarem

se as informaes esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.
Responsvel:
- Dono do processo.
80
Fase 2 Etapa 5
para abordagem
dos processos
Reunies para
entendimento da
situao atual
Documentao
da anlise
Validao do
entendimento e da
documentao
Encerramento
da fase
Esta etapa visa atualizar a documentao produzida, bem como
organiz-la e prepar-la para dar apoio ao incio da prxima fase.
Reviso geral da documentao.
Atualizao de documentos.
Insumos necessrios:
Diagrama (As Is).
Cronograma.
Artefatos gerados:
Mapa da situao atual (As Is) produto final.
81
Tcnicas utilizadas:
Ajustes de documentos.
Atualizao da descrio de processo e detalhamentos.
apresentao.
EPO
Incio da
Etapa 5
22
ATUALIZAR o mapa da
situao atual e a
agenda de melhorias
conforme ajustes
definidos pelo dono
do processo
Mapa da
situao atual
(As Is)
Agenda de
melhorias
23
ATUALIZAR o
cronograma e as lies
aprendidas
Fim da
Fase 2
Lies
aprendidas
Cronograma
82
22. ATUALIZAR o mapa da situao atual e a agenda de melhorias

conforme ajustes definidos pelo dono do processo
Descrio:
Realizao pelo lder de projeto. Atualizao da documentao,

principalmente do mapa da situao atual e da agenda de melhorias designadas
pelo dono do processo.
Responsvel:
Descrio:
Essa atividade complementar anterior, servindo tambm para

atualizao de documentao do cronograma e das lies aprendidas.
Responsvel:
83
3.3. Fase 3 Anlise das Melhorias e dos

As ideias e os desafios coletados nas fases anteriores sero analisados
e transformados em solues maduras e consistentes que, efetivamente,
resolvam os problemas da situao atual, viabilizando a viso de futuro.
Essa fase tem como objetivo a validao dessas melhorias pelos envolvidos,
bem como sua priorizao e agendamento do incio de sua implantao.
So as etapas definidas para a fase:
1. Detalhamento das melhorias e resultados esperados.
2. Viabilidade das melhorias.
3. Seminrio de melhorias.
4. Alinhamento de indicadores com a EGQ.
Identificao de melhorias coerentes e slidas para a implantao da
viso de futuro.
Avaliao e quantificao dos ganhos esperados associados s
melhorias identificadas para o processo.
Identificao das restries e possveis resistncias associadas
mudana na implementao de cada melhoria.
Priorizao das melhorias pelas reas responsveis com a definio
do incio de sua implantao.
84
Fase 3 Etapa 1
Detalhamento das
melhorias e dos
Viabilidade das
melhorias
Seminrio de
melhorias
Alinhamento de
indicadores
com a EGQ
Encerramento
da fase
Detalhamento das Melhorias e dos

Esta etapa tem como objetivo detalhar as melhorias identificadas na
fase de entendimento da situao atual, bem como gerir as expectativas com
relao aos resultados esperados na melhoria dos processos.
Esse momento importante pelo fato de essas definies nortearem a
fase de redesenho e auxiliarem a modelagem.
Detalhamento das melhorias identificadas.
Situao atual.
Situao desejada.
Ganhos associados.
Possveis alteraes no fluxo.
Necessidade de benchmarking.
Quantificao dos ganhos esperados (metas).
85
Insumos necessrios:
Alteraes no mapa geral.
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Painel de indicadores (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
apresentao.
86
12
VALIDAR as
oportunidades de
melhorias identificadas
pelo EPO
EPO
Necessita de benchmarking
Incio da
Fase 3
1
ANALISAR com os
gestores a
necessidade de
realizao de
benchmarking
2
PREPARAR
escopo de
benchmarking
3
REALIZAR
visitas de
benchmarking
14
DEBATER as
oportunidades de
melhorias validadas
15
GERAR informaes
de performance dos
16
IDENTIFICAR os
riscos para execuo
do processo
18
APROVAR
ata de reunio
4
CONSOLIDAR
informaes de
benchmarking
No necessita de benchmarking
Agenda de
melhorias
5
ATUALIZAR
documentao
do projeto
6
AGENDAR reunio
para detalhar
melhorias e
7
PREPARAR reunio
de detalhamento
das melhorias e
8
INFORMAR sobre as
oportunidades de
pelo EPO
9
CONDUZIR debate
de detalhamento
das melhorias
identificadas
10
QUANTIFICAR os
que no dependam
de benchmarking
11
IDENTIFICAR os
riscos para execuo
do processo
A participao do
executor nesse momento
opcional
13
APOIAR a validao
das oportunidades de
pelo EPO
14
DEBATER as
oportunidades de
melhorias validadas
15
GERAR informaes
de performance dos
Reunio de Detalhamento das Melhorias e dos Resultados Esperados
Painel de
indicadores
19
ATUALIZAR
documentao
do projeto
17
ELABORAR
ata de reunio
Ata de reunio
Executores
Fase 3 Anlise das Melhorias e dos Resultados Esperados
Gestor do Processo
Figura 12 Etapa 1 Detalhamento das Melhorias e dos Resultados Esperados
Cronograma
20
ANALISAR os riscos
identificados para
a execuo do
processo
21
ANALISAR os
e as oportunidades
de melhorias
Fim da
Etapa 1
Agenda de reunio
18
APROVAR
ata de reunio
16
IDENTIFICAR os
riscos para execuo
do processo
87
Atividades da Etapa
1. ANALISAR com os gestores a necessidade de realizao de benchmarking

Descrio:
verificada nesse momento, com os gestores, a necessidade de realizao

de benchmarking para que haja alinhamento das melhorias nos processos.
Responsvel:
2. PREPARAR escopo de benchmarking
Descrio:
Preparar a documentao contendo o escopo e a abrangncia do

trabalho de benchmarking.
Responsvel:
3. REALIZAR visitas de benchmarking
Descrio:
O trabalho nesse momento j em loco, seguindo o plano de abrangncia

e alinhamento de melhorias.
Responsvel:
89
4. CONSOLIDAR informaes de benchmarking

Descrio:
Esta a fase final do processo de benchmarking para consolidao das

informaes coletadas a fim de alinhar os procedimentos coletados para a
fase de redesenho.
Responsvel:
Descrio:
Essa fase acontece independentemente das anteriores e tem como

nico objetivo manter atualizada a agenda de melhorias e o cronograma.
Responsvel:
6. AGENDAR reunio para detalhar melhorias e resultados esperados
Descrio:
Momento de iniciar o processo de reunies de melhorias envolvendo os

gestores e executores envolvidos e predefinidos anteriormente. So utilizados,
nesse momento, agenda corporativa e e-mail para comunicao.
Responsvel:
7. PREPARAR reunio de detalhamento das melhorias e resultados esperados
Descrio:
Atividade realizada antes da reunio, em que os analistas de processos

preparam a apresentao e o material necessrio para a conduo da reunio.
90
Responsvel:
8. INFORMAR sobre as oportunidades de melhorias identificadas pelo EPO
Descrio:
J na reunio, a equipe do EPO comunica aos participantes as

oportunidades de melhorias identificadas no processo de levantamento e
avalia com eles a possibilidade de implantao.
Responsvel:
9. CONDUZIR debate de detalhamento das melhorias identificadas
Descrio:
O trabalho do EPO ainda na reunio conduzir o debate de detalhamento

das melhorias, fazendo com que transcorra de forma objetiva e tenha o mximo
proveito, pois este ser o insumo necessrio para a fase do redesenho.
Responsvel:
10. QUANTIFICAR os resultados esperados que no dependam de benchmarking
Descrio:
Momento de documentar e estimar os resultados esperados com base

nas melhorias propostas que no dependam de iniciativas de benchmarking.
Responsvel:
91
11. IDENTIFICAR os riscos para execuo do processo

Descrio:
Com base nas melhorias propostas, importante identificar os riscos

encontrados para execuo do processo com base nas melhorias propostas. Essa
anlise importante para que as providncias necessrias sejam tomadas e os
impactos, minimizados.
Responsvel:
12. VALIDAR as oportunidades de melhorias identificadas pelo EPO
Descrio:
Aps a apresentao das oportunidades de melhorias identificadas pelo EPO,

o gestor faz uma anlise e verifica a possibilidade de implantao das alteraes
no fluxo ou dos procedimentos realizados pelas reas. Essa validao muito
importante, pois afetar diretamente o trabalho dos envolvidos. Sem essa validao,
as melhorias identificadas no podero ser implementadas.
Responsvel:
Gestor do processo.
13. APOIAR a validao das oportunidades de melhorias identificadas pelo EPO
Descrio:
Os responsveis pela execuo do processo, caso participem da reunio,

apoiam o gestor na validao das melhorias propostas pelo EPO, lembrando
que quem decide, de fato, o gestor do processo.
Responsvel:
Executores.
92
14. DEBATER as oportunidades de melhorias validadas

Descrio:
Durante a reunio e aps validar as melhorias propostas, os responsveis,

com o EPO, discutem as formas de implementao e de estruturao dessas
alteraes.
Responsvel:
- Executores.
15. GERAR informaes de performance dos resultados esperados
Descrio:
Aps anlise das melhorias, interessante levantar informaes de

performance dos processos a fim de ajudar em medies posteriores.
Responsvel:
- Executores.
16. IDENTIFICAR os riscos para execuo do processo
Descrio:
Essa atividade complementa a anlise de execuo das melhorias,

em que de extrema importncia registrar os riscos identificados para tal
execuo. Esse documento dever ser de fcil acesso, principalmente no
momento da execuo.
Responsvel:
- Executores.
93

Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o gestor

e os executores do processo possam validar as informaes fornecidas e dar
cincia s informaes recebidas.
Responsvel:
Descrio:
O gestor do processo assina a ata de reunio aps verificar se as

informaes esto corretas e de acordo com o tratado na reunio. Os executores
tambm assinam caso tenham participado da reunio.
Responsvel:
- Executores.
Descrio:
A equipe do EPO atualiza toda a documentao alterada na etapa.

Responsvel:
94
20. ANALISAR os riscos identificados para a execuo do processo

Descrio:
Aps a identificao dos riscos, a equipe do EPO realiza mais uma

anlise interna para ratificao dos impactos levantados na reunio com o
gestor e/ou com os executores do processo.
Responsvel:
21. ANALISAR os resultados esperados e as oportunidades de melhorias
Descrio:
Atividade de fechamento da etapa em que a equipe do EPO faz mais

uma reviso dos resultados e das oportunidades de melhorias.
Responsvel:
Fase 3 Etapa 2
Detalhamento das
melhorias e dos
Viabilidade das
melhorias
Seminrio de
melhorias
Alinhamento de
indicadores
com a EGQ
Encerramento
da fase
Viabilidade das Melhorias

Aps o detalhamento das melhorias realizadas na etapa anterior, o lder
do projeto do Escritrio de Processos agendar uma reunio com as reas
impactadas e com a equipe de tecnologia da informao para realizao de
estudo em conjunto acerca da viabilidade de implementao das melhorias
definidas.
95
Essa etapa tem um carter tcnico, pois o resultado da anlise

impactar a execuo do projeto.
Detalhamento das melhorias identificadas.
Situao atual.
Situao desejada.
Ganhos associados.
Possveis alteraes no fluxo.
Necessidade de benchmarking.
Quantificao dos ganhos esperados (metas).
Insumos necessrios:
Diagrama (As Is).
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Documento de riscos.
96
Tcnicas utilizadas:
apresentao.
Ferramenta de diagramao de processos.
97
98
Figura 13 Etapa 2 Viabilidade das Melhorias
EPO
Documento de
riscos
23
INFORMAR as
oportunidades de
melhorias que
impactam a unidade
24
COLETAR
informaes sobre
as macroatividades
e o tempo de execuo
do processo
25
IDENTIFICAR
novos riscos
para execuo do
processo
29
ELABORAR
ata de reunio
31
CONSOLIDAR as
informaes coletadas
Fim da
Etapa 2
Agenda de
melhorias
Ata de reunio
Agenda de reunio
Equipe de TI
Essas atividades s sero

realizadas se as melhorias
envolverem sistemas
Unidades Impactadas
Incio da
Etapa 2
22
AGENDAR reunio
de validao das
melhorias
Cronograma
26
VALIDAR as
oportunidades de
melhorias
27
IDENTIFICAR as
macroatividades
para a implementao
da melhoria aprovada
28
IDENTIFICAR o
tempo necessrio
para implementar
a melhoria validada
30
APROVAR
ata de reunio
30
APROVAR
ata de reunio
26
VALIDAR as
oportunidades de
melhorias
27
IDENTIFICAR as
macroatividades
para a implementao
da melhoria aprovada
Reunio de Viabilidade das Melhorias
28
IDENTIFICAR o
tempo necessrio
para implementar
a melhoria validada
99
22. AGENDAR reunio de validao das melhorias

Descrio:
O lder do projeto entra em contato com a equipe de TI e com as

unidades impactadas para incio do estudo de viabilidade com base nas
melhorias aprovadas e validadas.
Responsvel:
23. INFORMAR sobre as oportunidades de melhorias que impactam a
unidade
Descrio:
O lder do processo informa os participantes da reunio acerca das

oportunidades de melhorias identificadas tanto pela equipe do Escritrio de
Processos quanto pelas reas envolvidas no projeto. Nesse momento, o lder
deve registrar as opinies e ponderar as ideias que surgirem.
Responsvel:
24. COLETAR informaes sobre as macroatividades e o tempo de
execuo do processo
Descrio:
O lder solicita informaes sobre as macroatividades para

implementao das melhorias aprovadas, caso seja possvel nesse momento.
Responsvel:
101
25. IDENTIFICAR novos riscos para execuo do processo

Descrio:
Durante a reunio, importante levantar, com os participantes, os riscos

envolvidos na execuo das melhorias definidas e aprovadas, e registrar os
pontos crticos na execuo do processo, pois estes podem inviabilizar todo o
projeto.
Responsvel:
26. VALIDAR as oportunidades de melhorias
Descrio:
Os participantes avaliam as melhorias apresentadas pelo lder do

projeto e, posteriormente, aprovam ou rejeitam-nas. nessa reunio que se
define o que de fato ser implementado.
Responsvel:
- Equipe de TI.
27. IDENTIFICAR as macroatividades para a implementao da melhoria
aprovada
Descrio:
Estimulados pelo lder do projeto, os participantes ajudam a identificar

as macroatividades correspondentes execuo das melhorias aprovadas. As
informaes prestadas sero analisadas, discutidas e avaliadas.
Responsvel:
- Equipe de TI.
102
28. IDENTIFICAR o tempo necessrio para implementar a melhoria

validada
Descrio:
Ainda na reunio, definido o tempo necessrio para a implementao

das melhorias. Mesmo que no seja exata, importante haver uma
aproximao de data para atualizao de cronograma, pois isso afetar as
entregas acordadas com o dono do processo.
Responsvel:
- Equipe de TI.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que os

presentes na reunio possam validar as informaes fornecidas e dar cincia
s informaes recebidas.
Responsvel:
Descrio:
A equipe de TI e os participantes das unidades impactadas assinam a

ata de reunio aps verificarem se as informaes da ata esto corretas e de
acordo com o tratado na reunio de definio do escopo.
Responsvel:
- Equipe de TI.
103
31. CONSOLIDAR as informaes coletadas

Descrio:
Momento final da etapa aps a reunio para consolidao das

informaes obtidas e para a atualizao dos documentos existentes.
Responsvel:
Fase 3 Etapa 3
Detalhamento das
melhorias e dos
Viabilidade das
melhorias
Seminrio de
melhorias
Alinhamento de
indicadores
com a EGQ
Encerramento
da fase
Seminrio de Melhorias
Nesta etapa, ser realizada uma reunio de priorizao das melhorias
com os envolvidos no projeto para promover um debate sobre as melhorias a
serem implementadas, organizando e priorizando a execuo a fim de que o
planejamento seja estabelecido.
A participao dos executores e da equipe de TI opcional nesse momento.
Novas aes.
Detalhamento das aes.
Datas.
Responsveis.
Aprovao das melhorias.
104
Priorizao das melhorias.

Insumos necessrios:
Plano de implantao.
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Tcnicas utilizadas:
105
106
36
PRIORIZAR
as melhorias
conforme regras
preestabelecidas
39
APROVAR
ata de reunio
36
PRIORIZAR
as melhorias
conforme regras
preestabelecidas
39
APROVAR
ata de reunio
EPO
Agenda de
reunio
Incio da
Etapa 3
32
PREPARAR seminrio
de priorizao e
pactuao das
melhorias
33
AGENDAR seminrio
de priorizao
e pactuao
das melhorias
34
PROMOVER o
debate de
priorizao das
melhorias
35
COLETAR e registrar
as informaes
37
ATUALIZAR a agenda
de melhorias
Cronograma
40
ATUALIZAR a
documentao
38
ELABORAR
ata de reunio
Fim da
Etapa 3
Agenda de
melhorias
Ata de reunio
Executores
A participao dos
executores na
reunio opcional
36
PRIORIZAR
as melhorias
conforme regras
preestabelecidas
39
APROVAR
ata de reunio
Somente se
participarem da reunio
Equipe de TI
A participao da
equipe de TI opcional
Unidades Impactadas
Gestor do Processo
Dono do Processo
Figura 14 Etapa 3 Seminrio de Melhorias
39
APROVAR
ata de reunio
36
PRIORIZAR
as melhorias
conforme regras
preestabelecidas
36
PRIORIZAR
as melhorias
conforme regras
preestabelecidas
Seminrio de Priorizao e Pactuao das Melhorias
Somente se
participarem da reunio
39
APROVAR
ata de reunio
107
32. PREPARAR seminrio de priorizao e pactuao das melhorias

Descrio:
responsabilidade do lder do projeto preparar o material necessrio

para a apresentao na reunio de priorizao das melhorias.
Responsvel:
33. AGENDAR seminrio de priorizao e pactuao das melhorias
Descrio:
Aps a preparao da reunio, o lder entra em contato com os

envolvidos para agendar uma data em comum para todos.
Responsvel:
34. PROMOVER o debate de priorizao das melhorias
Descrio:
O lder e a equipe envolvida do Escritrio de Processos promovem o

debate de priorizao com os participantes da reunio. importante que o
mediador mantenha a discusso com foco na priorizao.
Responsvel:
109
35. COLETAR e registrar as informaes

Descrio:
No decorrer da reunio, necessrio que haja uma pessoa do Escritrio de

Processos no papel de relator para que nenhuma informao se perca. Por isso,
refora-se que o ideal que em cada reunio haja mais de uma pessoa do EPO.
Responsvel:
36. PRIORIZAR as melhorias conforme regras preestabelecidas
Descrio:
Todos os envolvidos discutem acerca da priorizao das melhorias,

buscando uma definio de ordem de execuo.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
37. ATUALIZAR o plano de implantao
Descrio:
O lder do projeto fica responsvel por manter atualizado o plano de

implantao.
Responsvel:
110

Descrio:

participantes possam validar as informaes fornecidas e dar cincia s
Responsvel:
Descrio:
Os participantes assinam a ata de reunio aps verificar se as

informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
40. ATUALIZAR a agenda de melhorias
Descrio:
A equipe do EPO efetua as correes solicitadas pelos participantes e os

demais ajustes necessrios.
Responsvel:
111
Fase 3 Etapa 4
Detalhamento das
melhorias e dos
Viabilidade das
melhorias
Seminrio de
melhorias
Alinhamento de
indicadores
com a EGQ
Encerramento
da fase
Alinhamento de Indicadores com a EGQ

Esta etapa visa reunio com o Escritrio da Qualidade para alinhar os
indicadores de monitoramento dos resultados de execuo do novo processo.
Alinhamento de indicadores.
Insumos necessrios:
Artefatos gerados:
Tcnicas utilizadas:
apresentao.
112
Figura 15 Etapa 4 Alinhamento de Indicadores com a EGQ
41
ALINHAR
indicadores com a
EGQ
EPO
42
DOCUMENTAR
informaes
Fim da
Etapa 4
Incio da
Etapa 4
Painel de indicadores
41. ALINHAR indicadores com a EGQ

Descrio:
Nesse momento, a equipe envolvida do Escritrio de Processos se rene

com o Escritrio da Qualidade a fim de alinhar os indicadores principalmente
para utilizao na fase de operao assistida.
Responsvel:
113
42. DOCUMENTAR informaes

Descrio:
Aps a reunio, o lder do projeto prepara a documentao com as

informaes obtidas.
Responsvel:
Fase 3 Etapa 5
Detalhamento das
melhorias e dos
Viabilidade das
melhorias
Seminrio de
melhorias
Alinhamento de
indicadores
com a EGQ
Encerramento
da fase
Esta etapa visa atualizar a documentao produzida, bem como organiz-la,
prepar-la e public-la para dar apoio ao incio da prxima fase.
Insumos necessrios:
114
Artefatos gerados:
Tcnicas utilizadas:
apresentao.
EPO
Incio da
Etapa 5
43
REVISAR
documentao
produzida na fase
44
SOLICITAR
publicao da
agenda de melhorias
e do plano de
implementao
45
ATUALIZAR
cronograma e
lies aprendidas
Cronograma
Fim da
Fase 3
Lies
aprendidas
115
43. REVISAR documentao produzida na fase

Descrio:
A equipe do EPO efetua as correes solicitadas pelo dono do processo

e os demais ajustes necessrios.
Responsvel:
44. SOLICITAR publicao da agenda de melhorias e do plano de
implementao
Descrio:
O lder do projeto encaminha o diagrama de escopo do processo

validado pelo dono do processo para publicao na Intranet.
Responsvel:
45. ATUALIZAR cronograma e lies aprendidas
Descrio:
O lder do projeto atualiza o cronograma do projeto e as lies

aprendidas na Fase 3 do projeto.
Responsvel:
116
3.4. Fase 4 Redesenho dos Processos

Essa fase tem como objetivo definir a deciso a ser tomada em relao
aos processos identificados durante a fase de mapeamento e entendimento da
situao atual (As Is).
Os processos, suas principais caractersticas e deficincias foram identificados
em riqueza de detalhes na fase anterior, alm do entendimento do seu alinhamento
com os objetivos e estratgias da organizao. Nesse caso, faz-se necessrio, se possvel,
aplicar simulaes e/ou desenvolver um novo modelo com as melhorias previstas para
o cenrio identificado.
So etapas definidas para a fase de redesenho dos processos:
1. Desenho do novo processo.
2. Validao e aceite do novo processo.
3. Preparao para reunio do descritivo de atividades (automao).
4. Detalhamento das atividades (automao).
Redesenho do novo fluxo do processo, com as melhorias e inovaes
definidas nas fases anteriores, de acordo com o nvel de detalhamento
acordado com os envolvidos.
Atualizao das legislaes e polticas relativas ao processo de acordo
com as mudanas realizadas.
Identificao de demandas de treinamento, gesto de mudana, contrataes
de pessoas e polticas de motivao para a implantao do novo processo.
Alinhamento com a TI para a implementao das melhorias do novo
processo, identificando as mudanas necessrias, inovaes e prazos.
117
Fase 4 Etapa 1
Desenho do
novo processo
Validao e aceite
do novo processo
Preparao para
reunio do descritivo
de atividades
Detalhamento
das atividades
(Automao)
Encerramento
da fase
Desenho do Novo Processo

O desenho do novo processo tem por objetivo criar uma representao
da nova realidade do processo ou sua projeo. o estabelecimento dos
conhecimentos, das modificaes, e da aplicao das melhorias propostas
e sugeridas ao novo e melhorado processo (to be). A etapa de desenho do
novo processo deve garantir que o modelo projetado atenda s expectativas e
necessidades da organizao/setor.
Anlise do material produzido sobre o processo atual (As Is).
Anlise comparativa de lacunas.
Levantamento dos pontos de integrao sistmica.
Levantamento dos dados crticos para o processo.
Evidncia, no diagrama, dos pontos de integrao.
Desenho com refinamento do modelo.
Elaborao do material de direcionamento para workshops do novo
processo.
Insumos necessrios:
Material produzido nas Fases 2 e 3.
Anlise realizada na fase de redesenho.
118
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Descritivo de atividades do novo processo.
Diagrama inicial do novo processo (to be).
Mapa do novo processo (to be).
Tcnicas utilizadas:
Modelagem de processo com notao BPMN.
Descrio de processo e detalhamentos.
Levantamento de pontos de integrao.
apresentao.
119
120
5
AVALIAR verso
preliminar do
novo processo e prover
mais informaes
7
APROVAR
ata de reunio
EPO
Diagrama inicial
do novo processo (to be)
Incio da
Fase 4
1
ANALISAR agenda
de melhorias,
mapa da situao
atual e outras
documentaes
2
REDESENHAR
primeira verso
do novo processo
3
AGENDAR reunies
para redesenho e
validao do
novo processo
4
CONDUZIR reunio
de redesenho
do processo
8
CONSOLIDAR
o mapa do novo
processo
6
ELABORAR
ata de reunio
Descritivo de
atividades
Cronograma
Fim da
Etapa 1
Mapa do novo
processo
Ata de reunio
5
AVALIAR verso
preliminar do
novo processo e prover
mais informaes
7
APROVAR
ata de reunio
Executores
Fase 4 Redesenho dos Processos
Gestor do Processo
Figura 17 Etapa 1 Desenho do Novo Processo
Reunio de Redesenho
121
1. ANALISAR agenda de melhorias e mapa da situao atual e outras

documentaes
Descrio:
Como forma de preparao, a equipe do Escritrio de Processos analisa

toda a documentao obtida e relevante para incio do redesenho do processo.
Responsvel:
2. REDESENHAR primeira verso do novo processo
Descrio:
De posse da documentao necessria para entendimento da situao

atual e melhorias a serem implementadas, o lder da equipe do Escritrio de
Processos desenha a primeira verso no novo processo.
Responsvel:
3. AGENDAR reunies para redesenho e validao do novo processo
Descrio:
Com a verso preliminar pronta, o lder agenda com o gestor e com os

executores do processo a verificao e a validao do novo fluxo.
Responsvel:
123
4. CONDUZIR reunio de redesenho do processo

Descrio:
Ser apresentado o mapa preliminar do novo processo. Nesse momento,

o lder verificar o entendimento das melhorias aprovadas na fase anterior.
Responsvel:
5. AVALIAR verso preliminar do novo processo e prover mais
informaes
Descrio:
Nessa reunio, ser avaliado e validado, pelo gestor e pelos executores, o

entendimento de implementao das melhorias. Essa parte muito importante
para o andamento do redesenho.
Responsvel:
- Executores.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o gestor

e os executores do processo possam validar as informaes fornecidas e dar
cincia s informaes recebidas.
Responsvel:
124

Descrio:
O gestor e os executores do processo assinam a ata de reunio aps

verificarem se as informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado
na reunio de redesenho.
Responsvel:
- Executores.
8. CONSOLIDAR o mapa do novo processo
Descrio:
J com as informaes coletadas na reunio, o lder do projeto realiza as

alteraes no mapa do processo e consolida as informaes obtidas. Todas as
modificaes devem ser feitas nesse momento para posterior validao.
Responsvel:
Fase 4 Etapa 2
Desenho do
novo processo
Validao e aceite
do novo processo
Preparao para
de atividades
Detalhamento
das atividades
(Automao)
Encerramento
da fase
Validao e Aceite do Novo Processo

A etapa de aceite formal do novo processo uma etapa que deve ser
sempre respeitada e realizada, independentemente da deciso sobre a adoo
do novo processo. Essa etapa deve garantir que o processo foi compreendido e
125
descrito conforme necessrio. Devido importncia da etapa, deve-se considerar

a sua realizao na forma de evento final sobre a melhoria do processo.
Realizar reunio de validao prvia com o dono do processo e
intervenientes.
Realizar reunio de validao final com a equipe do projeto e
intervenincia executiva.
Insumos necessrios:
Mapa do processo.
Artefatos gerados:
Documento contendo assinatura do dono do processo e dos
intervenientes diretos.
Tcnicas utilizadas:
Conduo de reunio de trabalho e workshop.
apresentao.
126
Dono do Processo
13
APROVAR
ata de reunio
Gestor do Processo
11
VALIDAR o mapa
do novo processo
13
APROVAR
ata de reunio
Equipe de TI
EPO
11
VALIDAR o mapa
do novo processo
Unidades Impactadas
Figura 18 Etapa 2 Validao e Aceite do Novo Processo
Incio da
Etapa 2
9
AGENDAR
reunio de validao
e aceite do
novo processo
10
CONDUZIR
reunio de aceite
do mapa do
novo processo
12
ELABORAR
ata de reunio
Aceite do novo processo
Ata de reunio
14
CONSOLIDAR
informaes da
reunio de
validao do
redesenho
11
VALIDAR o mapa
do novo processo
13
APROVAR
ata de reunio
11
VALIDAR o mapa
do novo processo
13
APROVAR
ata de reunio
Fim da
Etapa 2
Reunio de Validao do Redesenho
127
9. AGENDAR reunio de validao e aceite do novo processo

Descrio:
Com o mapa j alterado para sua verso final, o lder do projeto entra em
contato com os envolvidos para validao do redesenho. As reas participantes
so o dono do processo, o gestor do processo, o EPO, a equipe de TI e as
unidades impactadas.
Responsvel:
10. CONDUZIR reunio de aceite do mapa do novo processo
Descrio:
O lder do projeto conduz a reunio e apresenta o mapa do novo processo.

Responsvel:
11. VALIDAR o mapa do novo processo
Descrio:
Os participantes validam o mapa do novo processo e do o aceite.

Responsvel:
- Dono do processo.
- Escritrio de processos.
129
- Equipe de TI.
Descrio:

Responsvel:
Descrio:

informaes da ata esto corretas e de acordo com o tratado na reunio de
validao e aceite do novo processo.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Equipe de TI.
130
14. CONSOLIDAR informaes da reunio de validao do redesenho

Descrio:
Momento apenas de consolidar a documentao obtida na etapa.

Responsvel:
Fase 4 Etapa 3
Desenho do
novo processo
Validao e aceite
do novo processo
Preparao para
de atividades
Detalhamento
das atividades
(Automao)
Encerramento
da fase
Preparao para Reunio do Descritivo

de Atividades
Nesta etapa, a equipe do Escritrio de Processos prepara toda a documentao
necessria para o detalhamento das atividades com foco em automao. Esse momento
essencial para o melhor aproveitamento da reunio.
Detalhamento das atividades do mapa de redesenho do processo.
Insumos necessrios:
Mapa do novo processo (to be).
131
Agenda de reunies.
Cronograma.
Artefatos gerados:
Agenda de reunies (atualizao).
Descritivo de atividades.
Tcnicas utilizadas:
Conduo de reunio e entrevistas.
apresentao.
15
PREPARAR
de atividades
EPO
Figura 19 Etapa 3 Preparao para Reunio do Descritivo de Atividades
Incio da
Etapa 3
Cronograma
16
AGENDAR
reunies do descritivo
de atividades
Descritivo de
atividades
132
Agenda de
reunies
Fim da
Etapa 3
15. PREPARAR reunio do descritivo de atividades

Descrio:
Nesse momento, o lder do projeto, de posse do mapa validado do novo

processo e dos documentos complementares, prepara apresentao e checklist de
perguntas para levantamento das informaes necessrias para automao.
Responsvel:
16. AGENDAR reunies do descritivo de atividades
Descrio:
O lder do projeto entra em contato com as pessoas responsveis pela

execuo do processo. O gestor e os executores do processo possuem extremo
conhecimento do funcionamento deste.
Responsvel:
Fase 4 Etapa 4
Desenho do
novo processo
Validao e aceite
do novo processo
Preparao para
de atividades
Detalhamento
das atividades
(Automao)
Encerramento
da fase
Detalhamento das Atividades (Automao)

A etapa de detalhamento de atividades se faz necessria de acordo com
a necessidade na automao dos processos, mais especificamente na evoluo
deles para um software.
133
Coletar informaes:
Volume: nmero de ocorrncias do processo por dia/ms/ano.
Sazonalidade: h perodos em que h intensificao na utilizao do
processo?
Quantidade estimada de usurios da soluo informatizada.
Existe algum sistema utilizado na situao atual (As Is) a partir do
qual ser necessria a migrao das informaes para a nova soluo
informatizada? Qual (is)? Apenas relacionar o sistema.
Abrangncia da utilizao: regional, nacional.
Durante a modelagem, surgiu alguma necessidade de performance
para a soluo informatizada? Exemplo: existe alguma necessidade
do tipo 95% das transaes/pedidos devem ser processados em
menos de um segundo?
H a necessidade de o processo ser auditado pelos rgos de controle
internos e/ou externos? Que etapas do processo so pontos auditveis?
Em algumas situaes, o sistema dever armazenar informaes
relevantes para auditoria como logs, histrico de transaes, alarmes
caso situaes anmalas ocorram.
Ambiente: Intranet, Internet, aplicaes mveis.
Durante a modelagem surgiu alguma necessidade de segurana
especial? Exemplo: assinatura criptogrfica digital.
H a necessidade de requisitos de acessibilidade (tamanho, letra,
cores)?
H algum indicador levantado no processo de negcio que pode ser
alimentado pelo sistema de informao? Qual (is)?
134
Insumos necessrios:
Mapa do novo processo (to be) validado.
Agenda de reunies.
Cronograma.
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Descritivo de atividades (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
Entrevistar atores.
apresentao.
135
136
Gestor do Processo
Figura 20 Etapa 4 Detalhamento das Atividades (Automao)
18
DETALHAR as
atividades do mapa
do novo processo
21
APROVAR
ata de reunio
EPO
Incio da
Etapa 4
17
CONDUZIR
de atividades
Executores
Descritivo de
atividades
Equipe de TI
A participao do
gestor opcional
Somente se o gestor
participar da reunio
22
CONSOLIDAR
informaes da reunio
do descritivo de
atividades
20
ELABORAR
ata de reunio
Ata de reunio
18
DETALHAR as
atividades do mapa
do novo processo
21
APROVAR
ata de reunio
19
APOIAR no
detalhamento das
atividades do mapa
do novo processo
21
APROVAR
ata de reunio
A participao da equipe
de TI opcional
Descritivo de Atividades
Fim da
Etapa 4
Somente se a
equipe de TI participar
da reunio
137
17. CONDUZIR reunio de descritivo das atividades

Descrio:
O lder do projeto conduz a reunio seguindo a lista de perguntas

necessrias para automao do processo. importante haver uma pessoa no
papel de relator para que nenhuma informao se perca.
Responsvel:
18. DETALHAR as atividades do mapa do novo processo
Descrio:
Os participantes e responsveis pela execuo do processo detalham

o funcionamento e respondem aos questionamentos, principalmente tcnicos
estipulados pela equipe de processos.
Responsvel:
- Executores.
19. APOIAR no detalhamento das atividades do mapa do novo processo
Descrio:
A participao da equipe de TI opcional nessa reunio. No entanto,

como so os maiores interessados nas informaes extradas nessa reunio,
de grande relevncia que observem e faam suas prprias anotaes para
implementao do processo.
Responsvel:
Equipe de TI.
139

Descrio:

Responsvel:
Descrio:

Responsvel:
- Executores.
- Equipe de TI.
22. CONSOLIDAR informaes da reunio de descritivo das atividades
Descrio:
Momento de consolidar todas as informaes coletadas na reunio e

atualizar documentos relacionados.
Responsvel:
140
Fase 4 Etapa 5
Desenho do
novo processo
Validao e aceite
do novo processo
Preparao para
de atividades
Detalhamento
das atividades
(Automao)
Encerramento
da fase
Esta etapa visa atualizar a documentao produzida, bem como organiz-la,
prepar-la e public-la para dar apoio ao incio da prxima fase.
Aprovao da documentao.
Insumos necessrios:
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Descritivo de atividades (atualizao).
Mapa do novo processo (atualizao).
141
Plano de implantao.
Tcnicas utilizadas:
Reunies com intervenientes do processo.
apresentao.
142
Gestor do Processo
27
VALIDAR o descritivo
de atividades e o
mapa do novo
processo
28
APROVAR plano
de implantao
27
VALIDAR o descritivo
de atividades e o
mapa do novo
processo
28
APROVAR plano
de implantao
31
APROVAR
ata de reunio
31
APROVAR
ata de reunio
A participao do
gestor opcional
Agenda de reunio
Incio da
Etapa 5
23
REVISAR toda a
documentao
produzida na
Fase 4
24
CRIAR plano de
implantao
25
PREPARAR reunio
de aprovao
29
APOIAR a
aprovao do plano
de implantao
26
APOIAR a validao
do descritivo de
atividades e do mapa
do novo processo
30
ELABORAR
ata de reunio
32
ATUALIZAR
documentao
conforme ajustes
definidos pelo
dono do processo
33
SOLICITAR publicao
do mapa do novo
processo e do descritivo
de atividades
34
ATUALIZAR o
cronograma e as
lies aprendidas
Fim da
Fase 4
EPO
Dono do Processo
Aprovao
Ata de reunio
Cronograma
Descritivo de
atividades
Plano de
implantao
Mapa do novo
processo
(to be)
Lies aprendidas
143
23.REVISAR toda a documentao produzida na Fase 4

Descrio:
A equipe do Escritrio de Processos faz uma reviso geral em toda a

documentao produzida na fase e, posteriormente, apresenta-a ao dono do
processo para aprovao. A participao do gestor opcional.
Responsvel:
24. CRIAR plano de implantao
Descrio:
Essa atividade responsvel pelo planejamento do projeto de

desenvolvimento e operacionalizao do novo processo. No entanto, essa
atividade s ser realizada caso seja definido que o novo processo ser
implantado ou executado.
A definio de prioridade de implantao cabe ao gerenciamento de
processo que detm a matriz de priorizao de processos corporativos. Por
sua caracterstica intrnseca de projeto, a atividade de criao do plano de
implantao usualmente realizada por um gerente de projeto da equipe e
apoiada pela equipe de processos. Para isso, importante:
- Definir prioridade de implantao do processo.
- Criar documento contendo plano de implantao do processo.
- Aprovar plano de implantao com o dono do processo.
Responsvel:
145
25. PREPARAR reunio de aprovao

Descrio:
Nesse momento que antecede a reunio, o lder do projeto prepara os

documentos a serem validados.
So eles:
- Plano de implantao.
- Mapa do novo processo (to be).
- Descritivo de atividades.
Responsvel:
26. APOIAR a validao do descritivo das atividades e do mapa do novo processo
Descrio:
O lder do projeto apresenta ao dono do processo e, opcionalmente,

ao gestor o descritivo de atividades atualizado para automao com o mapa
do novo processo. Este o ltimo encontro antes de a equipe de TI realizar a
implementao.
Responsvel:
27. VALIDAR o descritivo das atividades e o mapa do novo processo
Descrio:
De posse da documentao produzida para automao do processo, os

participantes, principalmente o dono do processo, valida-a e d o aceite para
implementao.
146
Responsvel:
- Dono do processo.
28. APROVAR plano de implantao
Descrio:
Nesse momento, o dono do processo, apoiado pelo EPO, analisa o plano

de implantao para aprovao. A participao do gestor opcional.
Responsvel:
- Escritrio de Processos.
- Dono do processo.
- Gestor do processo (opcional).
29. APOIAR aprovao do plano de implantao
Descrio:
A equipe do EPO apoia o dono do processo na validao das informaes

para aprovao do documento.
Responsvel:
Descrio:

Responsvel:
147

Descrio:

Responsvel:
- Dono do processo.
32. ATUALIZAR documentao conforme ajustes definidos pelo dono do processo
Descrio:
Caso haja alguma alterao solicitada pelo dono do processo, a equipe

do escritrio de processos procede com os ajustes, no sendo necessrio um
encontro formal para validao, que pode ser feita por e-mail.
Responsvel:
33. SOLICITAR publicao do mapa do novo processo e do descritivo
de atividades
Descrio:
Com os ajustes realizados e validados pelo dono do processo, o lder do

projeto solicita rea a publicao da documentao (mapa e descritivo de
atividades).
Responsvel:
148

Descrio:
Internamente, a equipe atualiza o cronograma e o documento de lies

aprendidas.
Responsvel:
149
3.5. Fase 5 Implantao do Novo Processo

e Realizao da Operao Assistida
Essa fase tem como objetivo viabilizar a entrada em produo e a
execuo dos processos definidos. a realizao do desenho de processos
aprovado e o seu fluxo de trabalho documentado.
Comea aqui tambm as atividades de acompanhamento por meio da
Operao Assistida onde o objetivo monitorar a realizao das melhorias
e resultados esperados.
So etapas definidas para a fase:
1. Implantao do novo processo.
2. Realizao da operao assistida.
3. Apurao dos ganhos.
Plano de implantao detalhado, com cronograma de implementao
das aes aprovado, inclusive para execuo de treinamentos, sistemas e
reviso das polticas e procedimentos.
Apurao e divulgao dos ganhos alcanados nos diversos estgios
da implantao e aps a operao assistida.
Realizao da operao assistida, identificando e validando os ajustes
necessrios ao novo processo, finalizando o projeto.
Implantao da gesto do dia a dia, em que sero realizadas reunies
de monitorao dos processos.
150
Fase 5 Etapa 1
Implantao do
novo processo
Realizao da
operao
assistida
Apurao de
ganhos
Encerramento
da fase
Implantao do novo processo

Esta a etapa de preparao da implantao do novo processo, a
qual, por meio de uma reunio com os envolvidos, servir para revisar os
indicadores e diretrizes de implantao, definir prazo da operao assistida
e aprovar o plano de implantao. Essa atividade muito importante para
o sucesso da fase.
Formalizao do incio da implantao.
Revisar as diretrizes da implantao e da operao assistida.
Agendar reunies para acompanhamento das aes e do plano de
implantao.
Definir prazo de operao assistida.
Insumos necessrios:
Plano de implantao.
Agenda de reunio.
Cronograma.
151
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Plano de implantao (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
apresentao.
152
6
REVISAR indicadores
e diretrizes da
implantao
8
APROVAR
plano de implantao
10
APROVAR
ata de reunio
6
REVISAR indicadores
e diretrizes da
implantao
8
APROVAR
plano de implantao
10
APROVAR
ata de reunio
EPO
Agenda de reunio
Incio da
Fase 5
1
AGENDAR reunio
de formalizao para
implantao do
novo processo
2
PREPARAR reunio
de formalizao da
implantao do
novo processo
3
CONDUZIR
reunio de
formalizao
4
AGENDAR reunies
de acompanhamento
das aes do
plano de implantao
5
DEFINIR prazo de
operao assistida
Equipe de TI
7
REVISAR diretrizes
da implantao
8
APROVAR
plano de implantao
Cronograma
11
CONSOLIDAR
informaes da
reunio
9
ELABORAR
ata de reunio
Ata de reunio
Painel de
indicadores
Fim da
Etapa 1
Plano de
implantao
10
APROVAR
ata de reunio
de TI ser necessria se
houver automao
Unidades Impactadas
Fase 5 Implantao do Novo Processo e Realizao da Operao Assistida
Gestor do Processo
Dono do Processo
Figura 22 Etapa 1 Implantao do Novo Processo
7
REVISAR diretrizes
da implantao
8
APROVAR
plano de implantao
10
APROVAR
ata de reunio
153
Reunio de Formalizao para Implantao do Processo
1. AGENDAR reunio de formalizao para implementao do novo processo

Descrio:
O lder do projeto entra em contato com as reas envolvidas para

formalizar a implementao do novo processo. Os participantes so:
- Dono do processo.
- Equipe de TI.
Responsvel:
2. PREPARAR reunio de formalizao da implantao do novo processo
Descrio:
Preparar apresentao e reunir documentao de implantao do

novo processo.
Responsvel:
155
3. CONDUZIR reunio de formalizao

Descrio:
O lder do projeto apresenta as diretrizes de implantao do novo

processo, debatendo com os participantes a forma de que ser feito.
Responsvel:
4. AGENDAR reunies de acompanhamento das aes do plano de implantao
Descrio:
Na mesma reunio, o lder do projeto aproveita tambm para marcar

reunies pontuais de acompanhamento das aes definidas para implantao.
Responsvel:
5. DEFINIR prazo de operao assistida
Descrio:
Atividade muito importante, pois a operao assistida deve ter um

prazo definido de realizao. Posteriormente, deve-se formalizar essa data em
documento para que o projeto tenha um fim.
Responsvel:
6. REVISAR indicadores e diretrizes da implantao
Descrio:
O dono e o gestor do processo revisam os indicadores definidos e as

diretrizes de implantao. Isso se faz necessrio para um melhor monitoramento
e alinhamento com os interesses.
156
Responsvel:
- Dono do processo.
7. REVISAR diretrizes da implantao
Descrio:
A equipe de TI e as unidades impactadas tambm revisam as diretrizes

de implantao do novo processo.
Responsvel:
- Equipe de TI.
8. APROVAR plano de implantao
Descrio:
Ainda na reunio, os participantes, depois de revisarem o plano de

implantao, aprovam ou solicitam alterao em alguma ao.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Equipe de TI.
Descrio:
O lder do projeto deve elaborar a ata de reunio de forma que os

157
Responsvel:
Descrio:
Os participantes assinam a ata aps verificar se as informaes da ata

esto corretas e de acordo com o tratado na reunio.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Equipe de TI.
11. CONSOLIDAR informaes da reunio
Descrio:
Momento final da etapa para consolidao das informaes reunidas e

atualizao de documentos, tais como:
- Agenda de reunio.
- Cronograma.
- Indicadores.
- Plano de implementao.
Responsvel:
158
Fase 5 Etapa 2
Implantao do
novo processo
Realizao da
operao
assistida
Apurao de
ganhos
Encerramento
da fase
Realizao da Operao Assistida

A operao assistida um acompanhamento da execuo do novo processo.
Nessa etapa, so verificadas as aes de monitoramento e a correo do plano
de ao, caso seja necessrio, para que o projeto atinja seus objetivos iniciais.
importante que todos os envolvidos participem dessa discusso.
Apurar indicadores e resultados no novo processo.
Avaliar problemas identificados na execuo do plano de implantao.
Definir estratgias de correo dos problemas.
Acompanhar a execuo do novo processo de forma presencial.
Corrigir distores do novo processo.
Insumos necessrios:
Plano de implementao.
Cronograma.
159
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Plano de implementao (atualizao).
Tcnicas utilizadas:
apresentao.
160
Figura 23 Etapa 2 Realizao da Operao Assistida

Dono do Processo
No h problemas na execuo do plano de implantao

16
INFORMAR
resultados dos
indicadores
15
INFORMAR
resultados do
novo processo
18
AVALIAR
problemas na
execuo do plano
de implantao
19
DEFINIR estratgia de
correo dos problemas
identificados na
execuo do processo
22
APROVAR
ata de reunio
18
AVALIAR
problemas na
execuo do plano
de implantao
19
identificados na
execuo do processo
22
APROVAR
ata de reunio
EPO
Plano de
implantao
Incio da
Etapa 2
12
AGENDAR
reunio de
operao assistida
13
PREPARAR para
reunio de
operao assistida
14
CONDUZIR
reunio de
operao assistida
18
AVALIAR
problemas na
execuo do plano
de implantao
17
ANALISAR
informaes da
execuo do plano
de implantao
19
identificados na
execuo do processo
Executores
Equipe de TI
15
INFORMAR
resultados do
novo processo
15
INFORMAR
resultados do
novo processo
18
AVALIAR
problemas na
execuo do plano
de implantao
20
APOIAR na estratgia de
identificados na
execuo do processo
18
AVALIAR
problemas na
execuo do plano
de implantao
20
identificados na
execuo do processo
de TI ser necessria
se houver automao
Agenda de reunio
23
ATUALIZAR
documentos conforme
reunio de
operao assistida
21
ELABORAR
ata de reunio
Fim da
Etapa 2
Cronograma
Ata de reunio
Unidades Impactadas
Fase 5 Implementao do Novo Processo e Realizao da Operao Assistida
Gestor do Processo
15
INFORMAR
resultados do
novo processo
22
APROVAR
ata de reunio
22
APROVAR
ata de reunio
Somente se houver
automao
18
AVALIAR
problemas na
execuo do plano
de implantao
15
INFORMAR
resultados do
novo processo
Reunio de Operao Assistida
20
identificados na
execuo do processo
22
APROVAR
ata de reunio
161
12. AGENDAR reunio de operao assistida

Descrio:
O lder do projeto entra em contato com os envolvidos para realizao

de alinhamento da operao assistida. So eles:
- Dono do processo.
- Executores.
- Equipe de TI (opcional).
Responsvel:
13. PREPARAR para reunio de operao assistida
Descrio:
Preparar documentao e levantar informaes relevantes acerca da

execuo do novo processo.
Responsvel:
163
14. CONDUZIR reunio de operao assistida

Descrio:
O lder do projeto conduz a reunio de levantamento de informaes

da execuo do processo, atentando ao plano de implementao. Da mesma
forma das reunies anteriores, de grande relevncia a participao de pelo
menos dois membros da equipe do Escritrio de Processos.
Responsvel:
15. INFORMAR resultados do novo processo
Descrio:
Os participantes informam os resultados do novo processo de acordo com

as diretrizes definidas. Essas informaes so importantes para a avaliao do
trabalho realizado.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
164
16. INFORMAR resultados dos indicadores

Descrio:
O dono do processo informa equipe do escritrio de processos os

resultados dos indicadores.
Responsvel:
Dono do processo.
17. ANALISAR informaes da execuo do plano de implantao
Descrio:
A equipe do EPO analisa o plano de ao para verificar a execuo do

plano de implantao e se necessria alguma ao corretiva.
Responsvel:
18. AVALIAR problemas na execuo do plano de implantao
Descrio:
Todos os envolvidos analisam os problemas encontrados na execuo do plano

de implantao com base nas informaes obtidas por quem monitora os indicadores.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
165
19. DEFINIR estratgia de correo dos problemas identificados na

execuo do processo
Descrio:
A partir da anlise da execuo do processo e dos resultados obtidos, o dono,

o gestor e o EPO definem uma estratgia para aes corretivas a fim de atingir os
objetivos definidos no plano de implantao.
Responsvel:
- Dono do processo.
20. APOIAR na estratgia de correo dos problemas identificados na
execuo do processo
Descrio:
O restante dos participantes apoiam e opinam acerca das aes corretivas.

No entanto, o papel destes apenas de auxlio, no de tomada de deciso.
Responsvel:
- Executores.
- Equipe de TI.
Descrio:

166
Responsvel:
Descrio:

Responsvel:
- Dono do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
23. ATUALIZAR documentos conforme reunio de operao assistida
Descrio:
Momento de atualizar a documentao:

- Plano de implantao.
- Cronograma.
- Agenda de melhorias.
- Documento de ganhos.
Responsvel:
167
Fase 5 Etapa 3
Implantao do
novo processo
Realizao da
operao
assistida
Apurao de
ganhos
Encerramento
da fase
Apurao de Ganhos
Esta etapa visa realizar uma anlise e apurar os ganhos para verificar se o
plano de implantao foi executado com sucesso. Esse momento mostra se o trabalho
de melhoria dos processos obteve resultados positivos e se valeu o esforo dispensado.
Vale ressaltar que, para uma mensurao apurada dos ganhos,
importante avaliar se o indicador de ganhos est estabilizado, ou seja, se o
histrico das ltimas medies se mantm uniforme. Caso existam variaes
significativas nas medies, no recomendada uma apurao oficial de
ganhos, pois a organizao ainda est aprendendo a realizar o novo processo.
Apurar ganhos obtidos.
Insumos necessrios:
Plano de implantao.
Artefatos gerados:
Ata de reunio.
Documento de ganhos.
Tcnicas utilizadas:
Anlise de documentao.
Realizao de reunio.
168
Ferramentas de editorao de texto, planilhas eletrnicas e
de apresentao.
169
170
Gestor do Processo
24
APURAR os
ganhos obtidos
26
APROVAR
ata de reunio
24
APURAR os
ganhos obtidos
26
APROVAR
ata de reunio
EPO
24
APURAR os
ganhos obtidos
Incio da
Etapa 3
Executores
Equipe de TI
25
ELABORAR
ata de reunio
Fim da
Etapa 3
Aps o
encerramento
da operao
assistida
Ganhos
24
APURAR os
ganhos obtidos
24
APURAR os
ganhos obtidos
Ata de reunio
26
APROVAR
ata de reunio
26
APROVAR
ata de reunio
Somente se houver
automao
Unidades Impactadas
Dono do processo
Figura 24 Etapa 3 Apurao de Ganhos
24
APURAR os
ganhos obtidos
Reunio de Apurao de Ganhos
26
APROVAR
ata de reunio
171
24. APURAR os ganhos obtidos

Descrio:
Nessa reunio, todos os participantes apuram os ganhos com base nos

dados fornecidos para anlise do resultado. Deve ficar evidente o retorno da
implementao da melhoria para posterior divulgao do sucesso do projeto.
Responsvel:
- Dono do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
Descrio:

173
Responsvel:
Descrio:

Responsvel:
- Dono do processo.
- Executores.
- Equipe de TI.
Fase 5 Etapa 4
Implantao
do novo processo
Realizao da
operao
assistida
Apurao de
ganhos
Encerramento
da fase
Esta etapa visa atualizar a documentao produzida, bem como
organiz-la para publicao final dos resultados obtidos.
174
Documentao produzida na fase.
Insumos necessrios:
Documentao produzida na fase.
Artefatos gerados:
Cronograma.
Lies aprendidas.
Plano de implantao.
Termo de Encerramento do Projeto (TEP).
Tcnicas utilizadas:
Atualizao da documentao.
Conduo de reunio.
apresentao.
175
176
EPO
Plano de
implantao
Incio da
Etapa 4
27
CONSOLIDAR
informaes obtidas
TEP
28
REVISAR
documentao
gerada na Fase 5
29
ELABORAR
apresentao de
ganhos do
processo
30
CONDUZIR
reunio de
encerramento do
projeto
31
SOLICITAR a
publicao do plano
de implantao
atualizado e dos
ganhos apurados
32
ATUALIZAR
o cronograma e as
lies aprendidas
Fim da
Fase 5
27. CONSOLIDAR informaes obtidas

Descrio:
O Escritrio de Processos rene todas as informaes obtidas e atualiza

os documentos para posterior publicao.
Responsvel:
28. REVISAR documentao gerada na Fase 5
Descrio:
Momento apenas de revisar toda a documentao produzida na fase e

verificar tudo que foi produzido para armazenamento e publicao.
Responsvel:
29. ELABORAR apresentao de ganhos do processo
Descrio:
Atividade de preparao da reunio de encerramento do projeto com

todos os envolvidos.
Responsvel:
177
30. CONDUZIR reunio de encerramento do projeto

Descrio:
Nessa reunio, formalizado o encerramento do projeto, em que ser

apresentado um resumo sobre como o processo foi abordado e melhorado. O
ponto principal apresentar os ganhos obtidos e evidenciar a importncia do
trabalho realizado.
Responsvel:
31. SOLICITAR a publicao do plano de implantao atualizado e dos
ganhos apurados
Descrio:
Aps a apresentao de encerramento e de posse de toda documentao

atualizada, o lder do projeto solicitar a publicao do plano de implantao
atualizado e os ganhos obtidos com o novo processo. Isso muito importante
para evidenciar o trabalho do Escritrio de Processos.
Responsvel:
Descrio:
Para finalizar, o lder atualiza o cronograma e preenche o documento de

lies aprendidas, que servir de insumo para outros projetos.
Responsvel:
178
4. Glossrio
ABPMP Associao de Profissionais de Gerenciamento de Processos

de Negcio associao internacional sem fins lucrativos, independente
de fornecedores, dedicada promoo dos conceitos e prticas de BPM
(Gerenciamento de Processos de Negcios), e orientada e conduzida por
praticantes de BPM.
BENCHMARKING busca das melhores prticas na indstria que
conduzem ao desempenho superior; processo positivo e pr-ativo, por meio
do qual uma empresa examina como outra realiza uma funo especfica, a
fim de melhorar tal funo ou uma semelhante. O processo de comparao do
desempenho entre dois ou mais sistemas chamado de benchmarking.
BPM Business Process Management (Gerenciamento de Processos de
Negcios) conceito que une gesto de negcios e tecnologia da informao,
com foco na otimizao dos resultados das organizaes por meio da melhoria
dos processos de negcio. So utilizados mtodos, tcnicas e ferramentas para
analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos
humanos, aplicaes, documentos e outras fontes de informao.
BPMN Business Process Modeling Notation (Notao de Modelagem
de Processos de Negcio) notao para representar processos de negcio
por meio de diagramas. A meta principal da BPMN fornecer uma notao que
possa ser entendida tanto pelo pessoal de negcio como de TI, eliminando a
lacuna entre o desenho e a implementao do processo.
BPMS Business Process Management Suite ou System software
que automatiza a gesto de processos de negcio (execuo, controle e
monitorao). Tem como fundamentos: visibilidade do processo ponta a ponta,
gesto de entregas, tempos e responsabilidades.
DIAGRAMA (As Is) representao grfica de como o processo
realmente executado hoje, contendo seus erros e acertos.
DIAGRAMA (to be) representao grfica do processo sugerido,
incluindo melhorias, inovaes e modificaes.
EGQ Escritrio Geral da Qualidade unidade responsvel por
operacionalizar o Sistema de Gesto da Qualidade implantado no TSE com
base nos requisitos da norma ISO 9001:2008.
181
EPO Escritrio de Processos Organizacionais realiza a gesto dos

processos de trabalho do TSE, com foco na sua eficincia, qualidade e evoluo.
LIES APRENDIDAS registro das aes positivas e negativas
realizadas em um determinado projeto, a fim de compartilhar o conhecimento
que dever ser aplicado nos prximos projetos.
OMG Object Management Group organizao internacional que
aprova padres abertos para aplicaes orientadas a objetos e responsvel
pela notao BPMN.
PLANO DE AO instrumento utilizado para formalizar o incio de
uma ao estratgica pontual.
PGP Plano Geral do Projeto instrumento utilizado para registrar o
detalhamento do projeto, com cronograma, oramento, equipe do projeto, etc.
STAKEHOLDERS em portugus, parte interessada ou interveniente. De
maneira ampla, compreende todos os envolvidos em um processo, que pode
ser de carter temporrio (como um projeto) ou duradouro (como o negcio de
uma empresa ou a misso de uma organizao).
TAP Termo de Abertura do Projeto instrumento utilizado para
formalizar o incio do projeto com a designao do seu lder.
TEP Termo de Encerramento do Projeto instrumento que objetiva
formalizar o encerramento do projeto.
TI Tecnologia da Informao rea de conhecimento responsvel
por criar, administrar e manter a gesto da informao por intermdio de
dispositivos e equipamentos para acesso, operao e armazenamento dos
dados, de forma a gerar informaes para tomada de deciso.
WORKSHOP reunio de grupos de pessoas, interessadas em
determinado projeto ou atividade, para discusso sobre o assunto.
182
5. Referncias
BPM CBOK, V2.0. Business Process Management Commom Body of Knowledge.

ABPMP Global, 2009.
BPMN V2.0. Business Process Model and Notation. OMG, 2011.
CAPOTE, Gart. Guia para formao de analistas de processos. Bookess, 2011.
ELO GROUP. Guia metodolgico para modelagem de processos de negcios. 2012.
SILVER, Bruce. BPMN method and style. Cody-Cassidy, 2009.
185
6. Anexo
Para consultar o detalhamento dos fluxos e templates citados nesse

documento, acesse a pgina do Escritrio de Processos Organizacionais:
http://intranet.tse.jus.br/unidades/age/epo/index.html
189
Esta obra foi composta na fonte Frutiger LT Std 47 Light Condensend,

corpo 11, entrelinhas de 13 pontos, em papel AP 75g/m2 (miolo)
e papel AP 240g/m2 (capa).

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T R I B U N A L

2012 Tribunal Superior Eleitoral

Brasil. Tribunal Superior Eleitoral.

1. Gesto de processos metodologia. 2. Gesto de processos guia. 3. Tribunal Superior

Tribunal Superior Eleitoral

onsiderando que no h, estrita e formalmente, uma definio rgida

Metodologia de Gesto de Processos

de negcio automatizados ou no para alcanar os resultados pretendidos,

Metodologia de Gesto de Processos

metodologia de gerenciamento de processos um roteiro para orientar

Metodologia de Gesto de Processos

1.2. Prtica Metodolgica

Metodologia de Gesto de Processos

O Escritrio de Processos Organizacionais (EPO) tem como objetivo

Metodologia de Gesto de Processos

As fases do ciclo de vida de gerenciamento de processos de negcio se

Gesto do dia a dia

Implantao do novo processo

Anlise das melhorias e dos

Figura 1 Ciclo de Vida de Gerenciamento de Processos de Negcio

Metodologia de Gesto de Processos

3.1. Fase 1 Construo da Viso de Futuro

Metodologia de Gesto de Processos

Definio das ideias de melhorias e inovaes que sero necessrias

Metodologia de Gesto de Processos

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Fase 1 Construo da Viso de Futuro

Figura 2 Etapa 1 Definio de Escopo

Reunio de Definio do Escopo

Nesta reunio, devem ser obtidas as informaes

1. DEFINIR equipe do projeto, indicando seu lder

Ser definida a equipe do EPO que trabalhar no projeto, indicando o

A reunio deve ser agendada com o dono do processo permitindo a

Devem ser efetuadas pesquisas na Intranet sobre o processo a ser

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Devem ser elaborados a pauta da reunio e um checklist. Neste

Deve informar o dono do processo sobre a metodologia de projeto de

A equipe do EPO tem que informar o dono do processo acerca das

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7. COLETAR informaes sobre o projeto de processo

A equipe do projeto deve coletar as informaes fornecidas pelo dono e

A reunio deve ser agendada com o dono do processo, permitindo a

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O cronograma criado neste momento possui as datas de incio e fim das

A equipe do projeto deve solicitar ao dono e ao gestor toda a

O dono e o gestor do processo renem toda a documentao disponvel,

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12. ANALISAR informaes obtidas na reunio de definio do escopo

A equipe do projeto, aps a reunio de Definio do Escopo, analisa

A lder do projeto deve elaborar a ata da reunio de forma que o dono e

O gestor e o dono do processo assinam a ata de reunio aps verificarem

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Preparao para Apresentao do Projeto

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Fluxo de atividades da etapa:

Fase 1 Construo da Viso de Futuro

Figura 3 Etapa 2 Preparao para Apresentao do Projeto

Figura 3 Fase 1 Atividades da Etapa 2

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15. PREPARAR apresentao do projeto para executores e unidades impactadas

A apresentao deve conter o escopo, o objetivo, os stakeholders, as

O lder do projeto deve agendar a reunio de apresentao do projeto