A.

Pendahuluan
a. Deskripsi proses
i. Kuliah Kerja Nyata
Kuliah Kerja Nyata merupakan suatu kegiatan yang wajib
dilaksanakan oleh setiap mahasiswa sebagai bentuk lapangan
pengabdian terhadap masyarakat di luar dunia universitas. Mahasiswa
dituntut untuk berbaur dengan masyarakat dan membentuk suatu
program kerja yang nantinya dapat bermanfaat di lingkungan.
ii. Kerja Praktek
Kerja Praktek lebih mirip seperti magang, di mana mahasiswa
dituntun turun di dunia kerja agar mengetahui struktur organisasi dan
peran yang nantinya dapat diemban mahasiswa ke depannya. Tuntutan
kerja selama satu semester juga dibarengi dengan pembuatan fisik
produk yang nantinya harus diseminarkan di akhir semester
perkuliahan.
b. Scope
i. Kuliah Kerja Nyata
Batasan yang akan dibahas dalam kasus ini adalah penggunaan
platform baik dari ketika registrasi hingga muncul nilai.
ii. Kerja Praktek
Batasan yang akan dibahas dalam kasus ini adalah penggunaan
platform baik dari ketika registrasi hingga muncul nilai.
B. Analisis Existing Projects
a. Flowchart
i. Kuliah Kerja Nyata

PROSES YANG ADA

PROSES YANG SEHARUSNYA

Mulai

Mulai

Mendaftar praKKN

Mendaftar praKKN

Pembagian Pembekalan KKN via website

Isi KRS
via SIA

Foto, cek kesehatan

Verifikasi

Isi biodata

Pembagian Pembekalan KKN via SIA

Isi KRS
via SIA

Foto, cek kesehatan

Verifikasi

Isi biodata

Pembagian kelompok, lokasi, DPL via website

Pembagian kelompok, lokasi, DPL via SIA

Pembagian jadwal ujian

Pembagian jadwal ujian

Nilai keluar

Nilai keluar

Selesai

Selesai

Gambar di atas menjelaskan bagaimana proses sistem bekerja.

Dibedakan ke dalam sistem yang selama ini diimplementasikan dan
sistem yang seharusnya berjalan. Perbedaan nampak pada spesifikasi
platform yang digunakan sebagai pengunggah informasi yang nanti
akan dijelaskan pada point selanjutnya.
ii. Kerja Praktek

Mulai

Mulai

Input KP dalam KRS

Input KP dalam KRS

Info Seminar KP di Facebook

Input Daftar Seminar KP di SIA

Input Kelompok dan Tempat KP (berkas KP) di SIA

Pelaksanaan Seminar KP dan Info Pembimbing

Pelaksanaan Seminar KP
Input Kelompok dan Tempat KP melalui Google Form

Info Data Mahasiswa lengkap di SIA

Pelaksanaan KP
Pelaksanaan KP

Info Ujian KP di Facebook

Pelaksanaan Ujian KP

Input Ujian KP di SIA

Input Laporan KP (berkas) di SIA

Nilai KP

Pelaksanaan Ujian KP

Selesai

Nilai KP

Selesai

Gambar di atas menjelaskan bagaimana proses sistem bekerja.

Dibedakan ke dalam sistem yang selama ini diimplementasikan (Bagan
sebelah kiri) dan sistem yang seharusnya berjalan (Bagan sebelah

kanan). Perbedaan nampak pada spesifikasi platform yang digunakan

sebagai pengunggah informasi yang nanti akan dijelaskan pada point
selanjutnya.
b. Point Request
i. Kuliah Kerja Nyata

Gambar di atas membagi menjadi dua point yaitu a dan b. Pada

point a memfokuskan pada penggunaan platform begitu juga dengan
point b. Platform dari website masih bersifat terlalu umum dan kita
perlu mengecek satu per satu untuk mengetahui data yang kita
butuhkan. Padahal ketika data bisa diinformasikan melalui SIA maka
yang bersangkutan tidak perlu mencari data yang bersifat umum
karena akan lebih spesifik di SIA masing-masing
ii. Kerja Praktek
Gambar berikut merupakan perbedaan Sistem yang terjadi
dengan Sistem yang seharusnya. Sistem yang terjadi masih
mengandalkan sosial media dan fasilitas dari Google. Seharusnya
menu Kerja Praktik dalam SIA dapat dimaksimalkan.

C. Analisis Review Request

a. Kesesuaiaan dengan kebutuhan
i. Kuliah Kerja Nyata
a) Pembagian kelompok, lokasi, DPL
Pembagian kelompok, lokasi dan DPL melalui website tidak perlu
diubah mengingat kebutuhan mahasiswa akan relasi dan lokasi
yang berdekatan dengan rekan satu prodi.
ii. Kerja Praktek
a) Daftar Seminar KP
Pendaftaran Seminar KP tidak perlu dilakukan pada sistem karena
pengumuman Seminar KP bersifat umum atau general.

b) Daftar Ujian
Menu Daftar Ujian juga tidak perlu dilakukan mengingat waktu
pelaksanaan ujian sudah ditentukan melalui prodi
b. Akar masalah
i. Kuliah Kerja Nyata
a)

Pembagian kelompok, lokasi, DPL

Pembagian kelompok, lokasi dan DPL saat ini masih diumumkan

via website, sehingga ada kemungkinan banyak mahasiswa yang
melewatkan pengumuman ini.
b)

Pembekalan KKN

Pengumuman pembekalan KKN masih dilakukan via website.

Sehingga ada kemungkinan info yang diberikan kurang jelas, dan
tertimpa postingan lain.
ii. Kerja Praktek
a) Pengumpulan Berkas
Pengumpulan Berkas saat ini dilakukan secara manual dengan
menyerahkan berkas ke prodi sehingga berkas-berkas mahasiswa
bisa saja terselip, selain itu berkas tidak terorganisir dengan baik.
b) Lihat Data Mahasiswa
Lihat Data Mahasiswa menampilkan data mahasiswa, kelompok
dan lokasi yang diinputkan oleh mahasiswa.
D. Analisis Prioritas
a. Pengembangan
i. Kuliah Kerja Nyata
a)

Pembagian

kelompok,

lokasi,

DPL
Agar lebih efisien dan mengurangi ketertinggalan informasi para
mahasiswa terhadap informasi seputar KKN, baik itu kelompok,
lokasi, maupun DPL, sebaiknya sistem di kembangkan dengan
menambahkan fitur Pengumuman pada menu KKN, agar
mahasiswa dapat dengan mudah memantau perkembangan segala
informasi seputar KKN.

b)
Agar

lebih

efisien

setelah

Pembekalan KKN
mendaftar

Pembekalan

KKN,

Pengumuman untuk pelaksanaan pembekalan dapat diumumkan

melalui SIA, selain dapat mudah di pantau, pengumuman tidak
akan tertimpa dengan penguman lain yang lebih baru.
ii. Kerja Praktek
a)

Pengumpulan Berkas

Pengembangan yang dapat diakukan untuk pengumpulan berkas

KP saat ini adalah dengan cara menambahkan fitur Upload file
agar setiap mahasiswa lebih bebas dan bisa mengumpulkan berkas
dari manapun, dan mempermudah para dosen untuk mengelola
berkas serta meminimalisair kehilangan berkas KP.
b)

Lihat Data Mahasiswa

Pengemban yang dapat dilakukan adalah dengan menambahkan

fitur untuk melihat siapa saja mahasiswa yang telah mendaftar
Kerja Prakek.
b. Rencana jangka pendek
i. Kuliah Kerja Nyata
Hal yang harus dikembangkan dalam jangka waktu dekat ini
adalah pada bagian Pembekalan KKN, karna mahasiswa sering kali
terjadi kesalahan informasi dan ketertinggalan informasi pembekalan,
yang menyebabkan ketertinggalan pembekalan dan tidak bisa
melakukan KKN.
Untuk Pembagian kelompok, lokasi, DPL, pengembangan
sistemnya dapat dilakukan sambil berjalan, karena dampaknya tidak
terlalu besar.
ii. Kerja Praktek
Hal yang harus dikembangkan dalam jangka waktu dekat ini
adalah dalam hal pengelolaan berkas, karna hal ini merupakan salah
satu proses penting dalam Alur Kerja Praktek.

Untuk Fitur menampilkan data mahasiswa pengambil KP dapat

dikembangkan secara berkala, karena Hal ini tidak begitu berdampak
besar dan sifatnya hanya pengembangan.
E. Analisis Sumber Daya
a. Sumber daya yang dibutuhkan
i. Kuliah Kerja Nyata
a)

Programmer

Programmer yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem

KKN adalah programmer yang sudah ada sebelumnya di PTIPD.
Hanya saja, pekerjaan programmer tersebut akan difokuskan pada
pengembangan sistem KKN.
b)

Operator

Operator memasukkan data ke sistem akademik. Operator

diambil dari karyawan bagian TI pada LPPM.
c)

Petugas Sosialisasi dan Pelatihan

Karena sistem KKN di KKN masih baru, maka diperlukan

sosialisasi untuk mengenalkan sistem KKN ini kepada pengguna
dan staff akademik yang terlibat di dalamnya. Operator juga perlu
pelatihan agar dapat mengoperasikan sistem ini dengan baik.
Petugas sosialisasi dan pelatihan dapat diambil dari karyawan
PTIPD.
ii. Kerja Praktek
a)

Programmer
Programmer yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem KP
adalah programmer yang sudah ada sebelumnya di PTIPD. Hanya
saja, pekerjaan programmer tersebut akan difokuskan pada
pengembangan sistem KP.
b)

Operator

Operator memasukkan data ke sistem akademik. operator

diambil dari karyawan bagian TI pada LPPM.
c)

Petugas Sosialisasi dan Pelatihan

karena sistem KP di KP masih baru, maka diperlukan

sosialisasi untuk mengenalkan sistem KP ini kepada pengguna dan
staff akademik yang terlibat di dalamnya. Operator juga perlu

pelatihan agar dapat mengoperasikan sistem ini dengan baik.

Petugas sosialisasi dan pelatihan dapat diambil dari karyawan
PTIPD.