Todo sobre el proceso Administrativo.

El proceso administrativo y sus componentes, planeacin, organizacin, direccin y

control, resultan de la mayor importancia para la empresa dentro del sistema de toma
de decisiones.

La planeacin es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se

siguen los siguientes pasos: investigacin del entorno e interna,
planteamiento de estrategias, polticas y propsitos, as como de acciones a
ejecutar en el corto, medio y largo plazo.

La organizacin, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos,

comportamientos que han de respetar todas las personas que se
encuentran dentro de la empresa, la funcin principal de la organizacin es
disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos,
materiales y financieros.

La direccin es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella

se encuentra la ejecucin de los planes, la motivacin, la comunicacin y la
supervisin para alcanzar las metas de la organizacin.

El control, la ficha de cierre, es la funcin que se encarga de evaluar el

desarrollo general de una empresa.

Concepto de administracin
La Administracin (lat. ad, hacia, direccin, tendencia, subordinacin, obediencia) es
la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y
control de los recursos, humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, del
conocimiento, etc., de una organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio
posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo de los fines
perseguidos por la organizacin. Administracin moderna de una organizacin,
centrada en la estrategia y enfocada a las necesidades del cliente.
La administracin es una ciencia social compuesta de principios, tcnicas y prcticas,
cuya aplicacin a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales
de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos
comunes que individualmente no es factible lograr.
El proceso administrativo
Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solucin a un problema
administrativo, en l encontraremos asuntos de organizacin, direccin y control,
para resolverlos se debe contar con una buena planeacin, un estudio previo y tener
los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo ms fluido posible.

Para que el proceso administrativo llevado a cabo sea el ms indicado se deben

tomar en cuenta una serie de pasos que no por ser una parte del todo son menos
importantes, por mencionar algunos estn, las metas, estrategias, polticas, etc.
Henri Fayol afirm que la toma de decisiones tambin hace parte de las funciones
de la organizacin, seal cmo las funciones del administrador la prevencin,
organizacin, coordinacin y control, que expresado en trminos ms actuales no es
otra cosa que la planeacin, organizacin, direccin y control.
La tcnica de planeacin y la organizacin son partes fundamentales en el proceso
ya que ah radica la complejidad del mtodo que se utilice pues al ser los pasos con
ms cantidad de deberes se vuelve un poco ms complicado tener el control, pero en
estos pasos existen ms sub-categoras que no deben permitir que el procedimiento se
salga de control, segn lo que dice la lectura podemos decir que el procedimiento se
basa en un programa centralizado que delega funciones conforme va bajando el nivel
de autoridad, esto quiere decir que cada parte tiene una funcin especfica y que si
hubiera alguna falla en cualquiera de estos pasos sera difcil lograr un procedimiento
limpio y eficiente.
Qu es proceso administrativo?
Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de
planeacin, organizacin, direccin y control, desarrolladas para lograr un objetivo
comn: aprovechar los recursos humanos, tcnicos, materiales y de cualquier otro tipo,
con los que cuenta la organizacin para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la
sociedad.
Concepto
En primer lugar cabe preguntar qu es proceso?
Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenmeno natural o de una
operacin artificial. (Diccionario de la Real Academia Espaola)
Y qu se entiende por administracin?
Administracin: Ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos
institucionales por medio de una estructura y a travs de un esfuerzo humano
coordinado. (Fernndez, p.3)
Entendido esto, se tiene entonces que:
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones
para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales.
Si los administradores o gerentes de una organizacin realizan debidamente su trabajo
a travs de una eficiente y eficaz gestin, es mucho ms probable que la organizacin

alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeo de los gerentes o
administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que stos cumplan con el
proceso administrativo. (Hurtado, p.47)
La siguiente figura resume de forma bsica lo que es el proceso administrativo,
ntese la interrelacin y la continuidad de las actividades:

Origen
El paradigma del proceso administrativo y de las reas funcionales fue desarrollado
por Henri Fayol (1916). Aunque todava se discuta si la administracin es una ciencia
o, por el contrario, es arte, desde una perspectiva funcionalista se afirma que la funcin
bsica de la administracin, como prctica, es la de seleccionar objetivos apropiados y
dirigir a la organizacin hacia su logro. Lo anterior implica definir la administracin
como un proceso que, como tal, requiere de la ejecucin de una serie de funciones.
Fayol describi las actividades administrativas como compuestas por las funciones de
planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. (Zapata y otros, p.64)
Fases

Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecnica y otra

dinmica.
En la primera, fase mecnica, se busca establecer qu hacer y se prepara la
estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeacin y
organizacin.
La segunda, fase dinmica, se refiere a cmo se maneja ese organismo social que se
ha estructurado y comprende las actividades de direccin y control.
Actividades que lo componen
Como ya se ha mencionado, el proceso administrativo consiste de 4 etapas o
funciones bsicas: planeacin, organizacin, direccin y control. A continuacin
una breve introduccin a cada una.
1. Planeacin
Consiste en saber qu se va a hacer por anticipado, cul va a ser la direccin que se
va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera ms eficiente. Qu se desea
conseguir (objetivos)? Qu se va a hacer para alcanzarlo? Quin y cundo lo va a
hacer? Cmo lo va a hacer (recursos)? La planeacin trata de crear un futuro
deseado.
Robbins y De Cenzo (p.6) afirman que planificar abarca la definicin de las metas de
la organizacin, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas
y el desarrollo de una jerarqua minuciosa de los planes para integrar y coordinar las
actividades. Establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se har y
para que los miembros de la organizacin fijen su atencin en las cosas ms
importantes.
Planear implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y
acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas.
La planeacin es el primer paso del proceso administrativo donde se determina
los resultados que pretende alcanzar el grupo social.
Elementos de la Planeacin

Propsitos Investigacin- Estrategias Polticas

Procedimientos Programas Presupuestos Cursos de accin

ETAPAS:
* Propsitos: Son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo

que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.

* Objetivos: Representa los resultados que la empresa espera obtener, son fines
por alcanzar, establecidos cuantitativamente.
* Estrategia: Son cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin
y el empleo general de los recursos y esfuerzos, las lograr los objetivos en las
condiciones mas ventajosas.
* Polticas: Son guas para orientar la accin; son criterios lineamientos y no se
sancionan.
* Presupuestos: Es el plan de todas o algunas de las fases de actividad de la
empresa expresando en trminos econmicos, junto con la comprobacin
subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
* Pronsticos: Es prever las cosas que pudieran suceder.
PRINCIPIOS:
1) Principio de la Precisin: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y
genricas, sino con la mayor precisin posible.
2) Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que se
pudieran dar, tanto buenos como malos.
3) Principio de la Unidad: Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada
para lograr la meta propuesta.
2. Organizacin
La organizacin es un sistema que permite una utilizacin equilibrada de los
recursos cuyo fin es establecer una relacin entre el trabajo y el personal que lo debe
ejecutar. Es un proceso en donde se determina qu es lo que debe hacerse para lograr
una finalidad establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y
suministrando los recursos.
Robbins (p.9) explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas
de la organizacin. Organizar incluye determinar qu tareas hay que hacer, quin las
hace, cmo se agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde se toman las decisiones.
ETAPAS:
* Divisin del Trabajo: Separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de
realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo.
* Jerarquizacin: Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden

de rango, grado o importancia.

* Departamentalizacin: Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y
actividades especficas, con base en su similitud.
PRINCIPIOS:
1) Principio del Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organizacin
deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa.
2) Principio de la Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse hasta
donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad.
3) Principio de la Jerarqua: Se deben de establecer centros de autoridad de los
cuales emane la comunicacin necesaria, para lograr los planes en los cuales la
autoridad y la responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el
mas alto ejecutivo, al nivel mas bajo.
4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido,
debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.
5) Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y decisin
para cada funcin, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no
debern reportar a mas de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba
ordenas de mas de dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.
6) Difusin: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito,
a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con ellas.
7) Amplitud o tramo de control: Hay un limite en cuanto al numero de subordinados
que deben reportar a un ejecutivo.
8) La Coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre debern de
mantenerse en equilibrio.
9) Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional, requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
3. Direccin
La direccin es la funcin que trata, a travs de la influencia interpersonal, de lograr
que todos los involucrados en la organizacin contribuyan al logro de sus objetivos. Se
ejerce a travs de tres subfunciones: el liderazgo, la motivacin y la comunicacin.
Finch, Freeman y Gilbert (p.13) dicen que la direccin es el proceso para dirigir e
influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organizacin entera, con
respecto a una tarea. La direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con
cada una de las personas que trabajan con ellos.
ETAPAS:
* Toma de Decisiones: Es la eleccin del curso de accin entre varias alternativas.
* Integracin: Con ella el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios

para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los
planes
* Motivacin: Por medio de ella se logra la ejecucin de trabajos tendiente a la
obtencin de objetivos.
* Comunicacin: Proceso a travs del cual se transmite y recibe informacin en un
grupo social.
* Supervisin: Checar que las cosas se estn dando de una manera correcta.
PRINCIPIOS:
1) De la Armonia del Objetivo o Coordinacin de inters: La direccin ser eficiente
en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos.
2) Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen
como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados.
3) De la Supervisin directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes.
4) De la Va Jerrquica: Los canales de comunicacin deben de ser transmitidos a
travs de los niveles jerrquicos correspondientes.
5) De la Resolucin del Conflicto: Es la necesidad de resolver los problemas que
surgan, desde el principio y no dejar que crezcan.
6) Aprovechamiento del Conflicto: A veces con los problemas que se presentan, se
visualizan nuevas estrategias y se saca provecho de los problemas.
4. Control
El control es la funcin que efecta la medicin de los resultados obtenidos
comparndolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.
Alegre, Bern y Galve (p.42) sostienen que el control es la actividad de seguimiento
encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos. El
control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparacin regular y
sistemtica de las previsiones y las consiguientes realizaciones y la valoracin de las
desviaciones habidas respecto de los objetivos. El control, pues, contrasta lo planeado
y lo conseguido para desencadenar las acciones correctores, que mantengan el
sistema regulado, es decir, orientado a sus objetivos.
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una
empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la
organizacin i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el
plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene

como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
ETAPAS:
* Establecimiento de Estndares: Representan el estado de ejecucin deseado, de
hecho nos es mas que los objetivos definidos de la organizacin.
* Medicin de Resultados: Es medir la ejecucin y los resultados, mediante la
aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los
estndares.
* Correccin: La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva
para integrar las desviaciones con relacin a los estndares.
* Retroalimentacin: Mediante ella la informacin obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr del tiempo.
* Control: Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organitiva y
reflejar su eficacia.
PRINCIPIOS:
1) Equilibrio: Debe de haber un balance entre el control y la delegacin.
2) De los Objetivos: El control existen en funcin de los objetivos, el control no es un
fin, si no un medio para alcanzar los objetivos.
3) De la oportunidad: El control debe de ser oportuno, debe de aplicarse antes de
que se presente el error.
4) De las Desviaciones: Todas las desviaciones que se originen deben de analizarse
detalladamente y saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a
presentar.
5) Costeabilidad: Se deben de justificar el costo, que este represente en dinero y
tiempo, en relaciones con las ventajas reales que este aporte.
6) De la Excepcin: El control debe de aplicarse a las actividades representativas, a
fin de reducir costos y tiempo.
7) De la Funcin Controlada: La funcin que realiza el control, no debe de estar
involucrada con la actividad a controlar.
Existen algunas otras actividades o funciones que han sido adicionadas por diversos
autores, entre ellas se tienen:
5. Integracin
Integrar, con qu y quines se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los
recursos financieros, materiales, tcnicos y humanos considerados como necesarios
para el adecuado funcionamiento de un organismo social., la integracin agrupa la

comunicacin y la reunin armnica de los elementos humanos y materiales, seleccin

entrenamiento y compensacin del personal.
6. Previsin
Prever, qu se puede hacer, consiste en el diagnstico de la informacin y los datos
disponibles, de tal manera que se haga posible la anticipacin o construccin del
contexto en el que la organizacin se encontrar.
Integracin del proceso administrativo
Planeacin: - Qu es lo que se quiere hacer? - Qu se va a hacer?
Organizacin: - Cmo se va a hacer?
Direccin: - Verificar que se haga
Control: - Cmo se ha hecho?