Anda di halaman 1dari 4

CARA MENYUSUN PROGRAM KERJA

1. Tentukan untuk apa rencana kerja itu Anda susun.


Ada beragam alasan kita menyusun rencana kerja. Tentukan tujuan itu sedari awal
agar Anda bisa mempersiapkan proyek dengan baik. Ingat, sebagian besar rencana
kerja berlaku untuk jangka waktu tertentu, misalnya 6 bulan atau 1 tahun.
Di kantor rencana kerja membantu atasan Anda mengetahui proyek apa yang akan
Anda kerjakan selama beberapa bulan ke depan. Atasan Anda butuh informasi itu
biasanya seusai tinjauan kinerja tahunan atau ketika tim Anda menggarap proyek
besar. Rencana kerja juga bisa berupa hasil dari sesi perencanaan strategis yang
dibuat perusahaan di awal kalender atau tahun fiskal baru.
Di dunia akademik rencana kerja cocok digunakan oleh mahasiswa untuk
mengerjakan proyek besar, atau oleh dosen untuk merancang silabus per semester.
Untuk proyek pribadi, rencana kerja memberi Anda gambaran, apa yang Anda
berniat lakukan, bagaimana Anda akan melakukannya, dan kapan Anda berencana
menyelesaikannya.

2 Tulis pendahuluan dan latar belakang.


Untuk rencana kerja profesional, Anda harus menulis pendahuluan dan latar
belakang. Atasan atau manajer Anda akan memperoleh informasi yang mereka
butuhkan untuk memahami rencana kerja itu. Sebaliknya, dalam rencana kerja
akademik biasanya tidak perlu ada pendahuluan dan latar belakang.
Pendahuluan sebaiknya singkat dan menarik. Ingatkan atasan Anda kenapa Anda
membuat rencana kerja itu. Kenalkan padanya proyek yang akan Anda kerjakan
selama kurun waktu tertentu.
Latar belakang sebaiknya menyoroti alasan Anda membuat rencana kerja itu. Anda
bisa melakukannya, misalnya, dengan menyajikan detail atau statistik laporan
terbaru, mengidentifikasi masalah yang perlu diatasi, atau alasan lainnya
berdasarkan masukan dan umpan balik yang Anda terima selama mengerjakan
proyek sebelumnya.

3 Tentukan tujuan dan target.


Tujuan dan target adalah dua hal yang saling terkait. Dalam rencana kerja,
keduanya sama-sama mengarah ke pencapaian hasil. Bedanya, tujuan bersifat
umum, sedangkan target lebih spesifik.

Tujuan adalah gambaran keseluruhan proyek Anda. Tuliskan apa saja hasil akhir
yang Anda inginkan dari rencana kerja itu. Usahakan cakupannya luas. Misalnya,
Anda ingin menyelesaikan makalah penelitian atau belajar menulis.
Target sebaiknya spesifik dan nyata. Dengan kata lain, Anda harus bisa mencoret
langkah-langkah yang ada di daftar target setelah Anda menyelesaikannya.
Menemukan narasumber yang bisa diwawancarai untuk makalah penelitian Anda
termasuk contoh target yang bagus.
Kalau target-target yang ada terlalu beragam, Anda bisa memecahnya jadi
jangkapendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Misalnya, target jangka
pendek perusahaan untuk meningkatkan jumlah audiens sebesar 30% dalam tiga
bulan berbeda dengan target jangka panjang untuk memperkuat visibilitas merek
(brand) di media sosial selama setahun.
Target biasanya ditulis dalam kalimat aktif menggunakan kata kerja tindakan
dengan makna spesifik. Misalnya, "merencanakan", "menulis", "meningkatkan", dan
"mengukur". Hindari kata kerja dengan makna samar seperti "memelajari",
"memahami", dan "mengetahui".
4. Susun rencana kerja dengan target-target yang "SMART".
SMART adalah akronim yang biasa digunakan untuk mencari hasil yang lebih nyata
dan bisa dikerjakan dalam rencana kerja.
Specific berarti terperinci. Apa tepatnya yang akan kita lakukan untuk siapa?
Uraikan populasi yang akan Anda layani dan semua tindakan spesifik yang akan
Anda gunakan untuk membantu mereka.
Measurable berarti terukur. Apakah target itu kuantitatif dan bisa diukur? Bisakah
Anda menghitung hasilnya? Apakah Anda menyusun rencana kerja itu sehingga
"tingkat kesehatan di Afrika Selatan meningkat pada tahun 2012"? Atau, apakah
Anda menyusunnya agar "jumlah kasus infeksi HIV/AIDS pada bayi yang baru lahir
di Afrika Selatan turun sebanyak 20% pada tahun 2020"?
Ingat, angka dasar perlu ditentukan untuk menghitung perubahan. Kalau Anda tidak
tahu berapa banyak bayi yang baru lahir di Afrika Selatan yang terjangkiti HIV/AIDS,
bagaimana Anda bisa memastikan bahwa jumlah kasus berkurang 20%?
Achievable berarti bisa dicapai. Bisakah Anda menyelesaikannya dalam waktu
yang telah ditetapkan dengan sumber daya yang Anda miliki? Mengingat segala
keterbatasan yang ada, target Anda harus realistis. Meningkatkan penjualan hingga
500% masuk akal kalau perusahaan Anda tergolong kecil. Meningkatkan penjualan
hingga 500% adalah target yang nyaris mustahil tercapai oleh perusahaan yang
telah mendominasi pasar.

Di situasi tertentu, Anda mungkin perlu berkonsultasi dengan seorang pakar untuk
memastikan target-target dalam rencana kerja Anda memang bisa dicapai.
Relevant adalah terkait kepentingan. Akankah target itu berdampak pada tujuan
atau strategi yang Anda inginkan? Walau penting bagi kesehatan umumnya,
benarkah pengukuran tinggi badan dan berat badan siswa SMA bisa langsung
mengarah ke perubahan prosedur kesehatan mental? Pastikan target dan metode
kerja Anda memiliki keterkaitan yang jelas dan intuitif.
Time bound adalah terikat waktu. Kapan target itu tercapai, dan/atau kapan Anda
tahu Anda telah menyelesaikannya? Tentukan tanggal berakhirnya proyek.
Sebutkan pula, kalau ada, hasil akhir seperti apa yang bisa menyebabkan proyek
Anda berakhir lebih dini, dengan semua hasil tercapai.

5. Cantumkan sumber daya yang Anda miliki.


Dalam daftar ini tulis semua yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan dan
target. Sumber daya beragam bentuknya, tergantung untuk apa rencana kerja itu
Anda buat.
Sumber daya di kantor meliputi anggaran keuangan, karyawan, konsultan,
bangunan atau ruangan, dan buku-buku. Anggaran yang mendetail bisa Anda
lampirkan kalau rencana kerja itu lebih formal.
Sumber daya di dunia akademis meliputi akses ke berbagai perpustakaan; bahan
penelitian seperti buku-buku, koran, dan jurnal; komputer dan akses internet; serta
profesor atau orang lain yang bisa membantu Anda ketika Anda ingin bertanya.

6. Kenali batasan yang ada.


Batasan adalah hambatan yang bisa jadi menghalangi upaya Anda mencapai tujuan
dan target. Misalnya, ketika mengerjakan tugas penelitian di sekolah atau kampus,
jadwal Anda ternyata terlalu padat sehingga Anda tidak bisa meneliti dan menulis
dengan baik. Karena itu, batasan Anda adalah jadwal yang padat. Coba hilangkan
komitmen lain sepanjang semester itu agar Anda bisa menyelesaikan rencana kerja
secara efektif.

7. Siapa yang bertanggung jawab?


Pertanggungjawaban adalah elemen penting rencana yang baik. Siapa yang
bertanggung jawab atas penyelesaian tiap tugas? Walau ada tim yang mengerjakan
sebuah tugas, satu orang harus bertanggung jawab memastikan tugas itu selesai
tepat waktu.

8. Tulis strategi.
Amati rencana kerja Anda, kemudian putuskan bagaimana Anda menggunakan
sumber daya sembari mengatasi batasan untuk mencapai tujuan dan target.
Tulis daftar tindakan yang terperinci. Kenali apa yang harus terjadi tiap hari atau
tiap minggu agar tujuan Anda tercapai. Cantumkan juga tindakan apa saja yang
harus dilakukan oleh anggota tim lainnya. Anda bisa menggunakan software
manajemen proyek atau kalender pribadi untuk mengatur informasi ini.
Buat jadwal. Walau Anda boleh membuat jadwal kerja tentatif, kejadian atau situasi
tidak terduga bisa muncul sewaktu-waktu. Karenanya, sediakan ruang di jadwal
Anda untuk menghindari keterlambatan.

Tips

Tentukan milestone (tonggak) kalau proyek Anda tergolong besar. Milestone adalah
titik-titik sepanjang proyek yang menyoroti tercapainya target tertentu. Boleh juga
Anda menganggapnya titik refleksi, ketika Anda mengamati proses telah
berlangsung sejauh mana sekaligus memastikannya tidak melenceng dari rencana
kerja.
Susun rencana kerja
tergantung keinginan
atau dengan software
pun yang paling alami

yang sesuai untuk Anda. Bisa terperinci, bisa juga luas,


atau kebutuhan Anda. Boleh Anda tulis di selembar kertas
profesional, menggunakan gambar dan warna. Gunakan apa
dan efektif untuk Anda.