Aplikasi Pelayanan Kelurahan

Memberikan Pelayanan yang Terbaik pada Masyarakat

[LOGO]

Muhammad Takdir
Government Relation

NUQIA
Communication Consultant
2016
Hal. 1

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI..........................................................................................................................2
BAB I.....................................................................................................................................3
PENETAPAN TUJUAN.........................................................................................................3
A. Latar Belakang..............................................................................................................3
B. Perumusan Masalah......................................................................................................4
C. Tujuan...........................................................................................................................4
BAB II....................................................................................................................................4
PENILAIAN SITUASI..........................................................................................................4
A. Pengantar Aplikasi Web / Mobile.................................................................................4
B. Analisis SWOT.............................................................................................................5
BAB III...................................................................................................................................8
Penetapan Strategi.............................................................................................................8
BAB IV.................................................................................................................................14
D. Persiapan Pelaksanaan................................................................................................14
BAB V. Pengkomunikasian..................................................................................................15
BAB IV. Evaluasi.................................................................................................................15
BAB VII. Revisi...................................................................................................................15
Daftar Pustaka......................................................................................................................16

Hal. 2

BAB I
PENETAPAN TUJUAN
A. Latar Belakang
Jumlah pengguna ponsel di Indonesia lebih besar dari jumlah penduduk. Itu
adalah sebuah judul artikel yang dirilis oleh KilasKareba.com dengan memberikan laporan
dari sebuah sebuah agensi marketing sosial pada bulan Maret 2015 mengenai data jumlah
pengguna website, mobile, dan media sosial. Dari data tersebut terlihat perkembangan
dunia digital Indonesia dengan 72,7 juta pengguna aktif internet, 74 juta pengguna aktif
media sosial, 64 juta penggunanya mengakses media sosial menggunakan perangkat
mobile dan 308,2 juta pengguna handphone sedangkan jumlah penduduk Indonesia 2015
adalah 255.5 juta.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat setiap saat ini telah dimanfaatkan oleh
semua orang baik secara personal maupun lembaga swasta dan pemerintah untuk
membantu aktifitas harian agar semakin mudah. Teknologi telah memengaruhi masyarakat
dan sekelilingnya dengan berbagai cara.
Hal paling nyata yang kita lihat sesuai data di atas adalah penggunaan media sosial
yang telah memudahkan setiap orang saling terhubung dalam genggaman. Mengubah
kebiasaan penggunanya mulai dari bangun tidur, beraktifitas hingga tidur kembali. Media
sosial telah mengubah cara orang berkomunikasi bahkan semakin mendekatkan pemerintah
dengan masyarakat dan membuka pintu-pintu keterbukaan informasi publik.
Keterbukaan informasi yang memanfaatkan teknologi ini harus dioptimalkan untuk
meningkatkan pelayanan publik khususnya pada tingkatan kelurahan/desa yang langsung
menyentuh masyarakat. Semua informasi yang berkaitan dengan pelayanan bisa dipasang
pada sebuah website ataupun aplikasi sehingga semakin memudahkan masyarakat.
Melihat dari semua penjelasan di atas maka pengembangan sebuah aplikasi berbasis
web dan mobile untuk meningkatkan pelayana pada masyarakat di tingkat kelurahan/desa
dan memonitor penyelesaiannya perlu untuk direalisasikan.

Hal. 3

B. Perumusan Masalah
1. Bagaimana memberikan pelayanan terbaik pada masyarakat dengan menggunakan
memanfaatkan sebuah aplikasi berbasis web ?
2. Bagaimana strategi untuk merealisasikan pengembangan aplikasi tersebut dan bisa
dipakai di semua kelurahan/desa di Indonesia ?

C. Tujuan
1. Mengembangkan sebuah aplikasi berbasis web untuk membantu pelayanan pada
masyarakat sekaligus memonitor penyelesaiannya.
2. Menyusun strategi pengembangan agar aplikasi ini ramah pengguna, cocok dan
bisa diterapkan secara umum di semua kelurahan/desa di Indonesia

BAB II
PENILAIAN SITUASI
A. Pengantar Aplikasi Web / Mobile
Aplikasi Web adalah perangkat lunak yang dibuat berbasis web yang bisa diakses
oleh semua jenis perangkat yang memiliki browser. Sedangkan aplikasi mobile atau
Mobile App adalah perangkat lunak komputer yang dibuat dan didesain khusus untuk
berjalan para perangkat mobile seperti ponsel cerdas maupun komputer tablet. Kebanyakan
dari aplikasi mobile ini biasanya telah diikutsertakan pada perangkat-perangkat yang dijual
di pasaran.
Pengembangan perangkat lunak ini tentunya membutuhkan sumber daya dan
perencanaan yang baik agar memiliki tampilan yang baik dan bersahabat, memiliki
kegunaan praktis yang menarik orang untuk mengunduh dan memasang pada
perangkatnya.
Perkembangan internet dan perangkat yang saling terkoneksi (IoT) menyebabkan
perkembangan aplikasi mobile juga semakin berkembang pesat. Semua orang semakin
membutuhkan kemudahan dan jika bisa mengontrol apa saja melalui genggamannya.
Hal. 4

Banyak pengembang aplikasi yang telah mapan dan terus membuat aplikasi
berdasarkan untuk memudahkan masyarakat menyelesaikan urusannya. Ini bisa kita lihat
dari pasar aplikasi yang ada.
Sebelum memulai membuat aplikasi komputer atau perangkat lunak ini maka perlu
kita melakukan analisis untuk mengetahui kekuatan apa saja yang dimiliki oleh aplikasi
ini, keunikan dan fungsionalitasnya dibanding aplikasi lain yang mungkin sejenis. Selain
itu perlu juga mengetahui apa saja kelemahan kita sebagai pengembang dan perancang
agar bisa diminimalisir sehingga pengembangan bisa berjalan dengan lancar.
Peluang-peluang yang bisa dicapai saat pengembangan aplikasi ini juga sangat
butuh untuk dianalisa begitu juga dengan ancaman yang pasti akan dihadapi terutama
dengan para pengembang yang membuat aplikasi yang serupa.
Dan dari sisi usability serta ekonomi maka yang paling utama adalah menjawab
pertanyaan, untuk apa aplikasi ini ? apakah bisa menyelesaikan masalah masyarakat ?.

B. Analisis SWOT
Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk
mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan
ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. (wikipedia).

Hal. 5

Dari keempat komponen yang digunakan dalam analisi ini maka komponen
kekuatan dan kelemahan berada dalam ranah internal dan berhubungan dengan sumber
daya dan manajemen organisasi. Sedangkan komponen peluang dan ancaman berada dalam
ranah external organisasi dari hasil dinamika yang terjadi dalam masyarakat (Cangara :
2014).
Strength (Kekuatan) yang dimiliki oleh aplikasi ini adalah,
1. Berbasis web dan mobile (web app and mobile app)
2. Semua orang bisa mengunduh dari toko online penyedia aplikasi populer (Android
PlayStore dan Apple AppStore).
3. Memberikan form dan persyaratan pelayanan sehingga masyarakat sudah
mempersiapkan semua berkas pendukung sebelum ke kantor kelurahan/desa.
4. Antar muka yang sederhana dan mudah digunakan untuk melaporkan permasalahan
pada masyarakat.
5. Manajemen penyelesaian masalah dikontrol melalui aplikasi web desktop dan
diawasi langsung oleh pengambil kebijakan.
6. Ada sistem monitoring yang tersusun rapi untuk setiap masalah yang masih ada
maupun yang sudah selesai.
7. Tim developer handal dan berpengalaman
Weakness (Kelemahan)
1. Peladen aplikasi masih memanfaatkan tempat gratis di internet
2. Pengguna harus punya ponsel cerdas dengan fitur GPS
3. Ponsel harus berada dalam keadaan daring (online)
4. Belum ada penyimpanan sementara data secara luring (offline) untuk diuggah saat
daring.
5. Belum ada fitur berbagi ke media sosial
Opportunity (Peluang)
1. Aplikasi sejenis ini masih belum banyak.
2. Internet dan perangkat ponsel cerdas semakin murah.
3. Perkembangan perangkat sudah menuju ke Internet of Thing (IoT)

Hal. 6

4. Rata-rata semua orang sudah punya ponsel cerdas dan selalu terhubung ke internet.
5. Tugas dan fungsi dari pemerintah untuk memudahkan pelayanan pada masyarakat.
6. Bisa dimonetize untuk menghasilkan uang dari periklanan mobile
Threats (Ancaman)
1. Kemungkinan Black Hat (heker jahat) yang bisa membobol peladen aplikasi
2. Ketidakpuasan kerja dari tim developer.

Hal. 7

BAB III
Penetapan Strategi
Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan
gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu. Di dalam
strategi yang baik terdapat koordinasi tim kerja, memiliki tema, mengidentifikasi faktor
pendukung yang sesuai dengan prinsip-prinsip pelaksanaan gagasan secara rasional, efisien
dalam pendanaan, dan memiliki taktik untuk mencapai tujuan secara efektif. (Wikipedia).
Rogers (1982) memberi batasan pengertian strategi komunikasi sebagai suatu
rancangan yang dibuat untuk mengubah tingkah laku manusia dalam skala yang lebih besar
melalui transfer ide-ide baru. Pemilihan strategi merupakan langkah krusial yang
memerlukan penanganan secara hati-hati dalam perencanaan komunikasi, sebab jika
pemilihan strategi salah atau keliru maka hasil yang diperoleh bisa fatal, terutama kerugian
dari segi waktu, materi dan tenaga. (Cangara: 2014).
Penetapan strategi mengacu pada tujuan yang akan dicapai serta analisis SWOT
yang telah dibuat sebelumnya. Menurut Cangara (2014) sebagai perencana di bidang
komunikasi maka tetap kembali pada elemen dasar dari komunikasi yaitu who says what,
to whom, through what channel, and what effects dengan strategi sebagai berikut :
1. Memilih dan Menetapkan Komunikator
2. Menetapkan Target Sasaran dan Analisis Kebutuhan Khalayak
3. Teknik Menyusun Pesan
4. Menetapkan Rencana Anggaran
5. Menyusun Jadwal Kegiatan
6. Menetapkan Tim Kerja
7. Memilih Media atau Saluran Komunikasi
8. Penyebarluasan Media Komunikasi
9. Uji Awal Materi Komunikasi
10. Menganalisis Efek Komunikasi
11. Evaluasi dan Audit Komunikasi
Hal. 8

1. Memilih dan Menetapkan Komunikator

Pengembangan aplikasi ini telah menetapkan bahwa yang menjadi komunikator
utama adalah masyarakat secara umum sebagai pelapor dari sebuah masalah ataupun
keluhan dari penggunaan fasilitas atau layanan publik. Pemerintah akan menjadi
komunikan yang akan menerima semua laporan untuk kemudian menyelesaikan semua
keluhan.
Peran

pemerintah

sebagai

komunikator

adalah

saat

mempromosikan

penggunaan aplikasi ini di masyarakat.

2. Memilih Media atau Saluran Komunikasi
Saat ini penggunaan media sosial sudah semakin marak. Pemanfaatannya pun
bukan hanya sekedar penyampaian pesan atau berkomunikasi pribadi antara pengikut
(follower) ataupun dengan teman (friends) tapi telah menjadi media promosi dan juga
untuk membuka komunikasi publik antara pejabat pemerintah dan masyarakat.
Aplikasi ini dibuat khusus hanya untuk menampung semua aduan, keluhan dan
laporan dari masyarakat dan memilahnya sesuai kategori kemudian menyampaikan
secara langsung pada stakeholder yang dituju. Walaupun khusus, tapi akan disediakan
juga fitur untuk berbagi ke media sosial sehingga kontrol dari masyarakat bisa lebih
bagus lagi terutama jika sebuah aduan yang sifatnya penting tapi belum mendapat
tanggapan.
3. Target Sasaran dan Analisis Kebutuhan Khalayak
Sebagai aplikasi publik maka targetnya adalah menyelesaikan permasalahan
publik dengan menyediakan beberapa jenis kebutuhan pelayanan yang paling penting
seperti masalah pelayanan kependudukan dan catatan sipil.
Form pelayanan dikemas dalam bentuk yang sederhana dalam tampilan, cepat
dalam akses.
4. Teknik Menyusun Pesan
Pesan yang akan disampaikan harus jelas agar bisa sampai dengan baik ke
komunikan dalam hal ini instansi yang sesuai. Oleh karena itu pesan akan disampaikan
Hal. 9

dalam bentuk :
- Persyaratan pelayanan
- Form yang perlu diisi
- Pengelompokan pesan sesuai jenisnya.
Setelah semua pesan dari komunikator/masyarakat terkirim maka akan
dikumpulkan di pusat data yang kemudian dilakukan verifikasi tentang isi pelayanan
yang akan diteruskan langsung ke bidang yang sesuai.
5. Menetapkan Rencana Anggaran
Pengembangan aplikasi ini tentu membutuhkan dana yang akan digunakan
sebagai operasional hingga siap untuk dirilis. Beberapa hal yang perlu dimasukkan
dalam rencana anggaran ini adalah :
- Biaya Jasa Tim Pengembangan (Programmer, Sistem Analis, Desainer, Manajer)
- Biaya Persiapan Infrastruktur (nama domain, hosting /colocation, koneksi internet)
- Biaya promosi
- Biaya uji publik
- Biaya pemeliharaan (software dan hardware)
- Biaya survey dan pelaporan kegiatan
6. Menyusun Jadwal Kegiatan
Penyusunan jadwal harus dilakukan agar semua yang dilakukan bisa diukur
tingkat keberhasilan dan agar memudahkan dalam melakukan evaluasi. Pada
pengembangan aplikasi ini jadwal harus disusun dengan rapi dan berurutan.
Digram Gunt dan Model PERT, CPM bisa diaplikasikan dalam penyusunan
jadwal ini. Tapi dengan pengembangan aplikasi maka penggunaan PERT sangat cocok.
7. Menetapkan Tim Kerja
Tim Kerja yang akan melaksanakan pekerjaan ini terdiri dari :

Programmer, yang terdiri dari web programmer dan mobile programmer yang
akan menulis kode program sesuai arahan yang diberikan oleh tim analis agar
aplikasi bekerja dengan baik.

Desainer, perancang antar muka aplikasi dan mengatur pewarnaan agar tampil
Hal. 10

menarik serta mudah untuk digunakan.

Sistem Analis, sebagai orang yang akan menganalisa hasil survey kebutuhan
khalayak dan pemerintah untuk kemudian memberikan penjelasan pada
programmer dan desainer agar diaplikasikan dalam bentuk dan ditulis dalam
bahasa komputer.

Manajer, adalah orang yang akan mengkordinir pekerjaan ini dan memastikan
semua pekerjaan terlaksana sesuai waktu dan mengatur pengeluaran anggaran
yang dibutuhkan.

8. Penyebarluasan Media Komunikasi

Saat pengembangan apalagi setelah aplikasinya jadi maka perlu promosi agar
bisa diketahui oleh masyarakat dan bisa memanfaatkannya dengan baik. Media yang
dipakai untuk promosi disesuaikan dengan anggaran dan yang terbanyak digunakan oleh
masyarakat.
Sebagai sebuah aplikasi maka media yang tepat untuk promosi adalah melalui
televisi yang saat ini masih terus berkembang ke versi digital dan juga media sosial
terutama facebook ads, google ads dan twitter ads.
Salah satu cara efektif lain adalah dengan mengundang para blogger untuk
melakukan review dan menguji aplikasi ini. Para blogger ini tentu akan menuliskan
pengalaman mereka dalam menggunakan aplikasi ini.
9. Uji Awal Materi Komunikasi
Sebuah aplikasi sebelum dibuat tentu telah melalui serangkaian analisa dan
masukan-masukan dari para ahli terutama mengenai konten yang akan dibagi. Penilaian
pada konten ini tentu melibatkan orang yang ahli dibidang mereka misalnya pakar
keamanan informasi untuk menguji apakah aplikasi ini tidak mencuri data-data
penggunanya.
Selain itu juga menguji cacat atau kekurangan yang ada pada aplikasi ini dengan
mengundang orang-orang sebagai pengguna awal dalam rilis beta dan alfa.
10. Menganalisis Efek Komunikasi
Tahapan pengujian aplikasi harus diikuti dengan analisa efek yang ditimbulkan
Hal. 11

dari aplikasi ini. Efek disini untuk mengukur seberapa besar pertambahan pengetahuan,
perubahan sikap, dan perilaku baik di kalangan masyarakat dalam menggunakan
aplikasi ini dan kiinerja pemerintah dalam memberi pelayanan kepada masyrakat.
11. Evaluasi dan Audit Komunikasi
Pelaksanaan Evaluasi dan Audit untuk mengetahui efektifitas aplikasi ini
apakah betul-betul memang telah bekerja sesuai tujuannya atau belum. Evaluasi ini
dilakukan dengan dua cara yaitu evaluasi program dan evaluasi manajemen.
Evaluasi dan Audit mengambil dasar juga pada pelaksanaan Uji Awal untuk
melihat apakah semua yang telah diuji itu telah lulus atau masih perlu perbaikan.
Semua evaluasi akan kembali pada bagaimana waktu yang digunakan dan juga
anggaran yang telah dikeluarkan. Bagaimana semua tim bisa melewati hambatan
ataupun kemacetan.
Audit dilakukan untuk melihat apakah semua komponen komunikasi telah
berjalan dengan baik mulai dari sumber pesan hingga pada komunikan hingga efek
yang dihasilkan. Jika ada komponen yang tidak berfungsi maka akan dicari jalan keluar
agar semua komponen tersebut bekerja dengan baik.
Dalam penyebarluasan media komunikasi ini, produk aplikasi diharapkan bisa
berkompetisi dengan baik dan masuk dalam benak pemakai oleh karena itu strategi yang
bisa dipakai adalah strategi STP.
Strategi STP
Strategi STP pada dasarnya digunakan untuk memposisikan suatu merek dalam
benak konsumen sedemikian rupa sehingga merek tersebut memiliki keunggulan
kompetitif yang berkesinambungan. Ada tiga elemen dalam strategi pemasaran yaitu
segmenting,targeting dan positioning:
Segmenting: Adalah upaya memetakan pasar (sasaran program) dengan memilahmilahkan konsumen sesuai persamaan di antara mereka. Pemilahan ini bisa
berdasarkan usia, tempat tinggal, penghasilan, gaya hidup, atau bagaimana cara
mereka mengkonsumsi produk.
Hal. 12

Targeting: Setelah memetakan pasar (sasaran program), tahap targeting seperti

namanya adalah membidik kelompok konsumen mana yang akan kita sasar. Dalam
hal ini semua masyarakat yang kritis dan ingin melihat sebuah daerah terbaik dalam
pelayanan,
Positioning: Apabila target pasar (sasaran program) sudah jelas, positioning
adalah bagaimana kita menjelaskan posisi produk kepada konsumen. Apa beda
produk kita dibandingkan kompetitor dan apa saja keunggulannya. Menurut Don
E.Schwitz,

positioning

adalah

bagaimana

untuk

meningkatkan

sekaligus

menempatkan produk yang kita buat terhadap pesaing kita dalam pikiran
konsumen, dengan kata lain positioning dipakai untuk mengisi dan memenuhi
keinginan konsumen dalam kategori tertentu.

Hal. 13

BAB IV
D. Persiapan Pelaksanaan

1. Konsultasi kepada pihak pengguna tentang kebutuhan inti yang akan masuk dalam
aplikasi ini
2. Membuat mockup aplikasi dan mempresentasikan pada pengguna
3. Membuat demo aplikasi
4. Membuat rilis Beta untuk kepentingan pengujian secara tertutup
5. Membuat rilis Alfa untuk kepentingan pengujian secara publik
6. Menulis panduan pengggunaan untuk semua versi
7. Memperbaiki kutu (bug) yang masuk dalam laporan
8. Membuat rilis resmi dan publikasi ke toko aplikasi
9. Membuat pelatihan operasional di kantor pemerintah yang akan memonitor dan
menyelesaikan permasalahan publik / masyarakat
10. Membuat halaman facebook dan website untuk penjelasan aplikasi ini
11. Membuat iklan facebook agar unduhan aplikasi bisa lebih banyak dan
dipergunakan dengan baik oleh masyarakat.

Hal. 14

BAB V. Pengkomunikasian
BAB IV. Evaluasi
BAB VII. Revisi

Hal. 15

Daftar Pustaka
1. Perencanaan dan Strategi Komunikasi , Prof H. Hafied Cangara, M.Sc. Ph.D.
Rajawali Press 2014. Jakarta
2. http://www.kilaskareba.com/2015/03/pengguna-ponsel-di-indonesia-lebih.html
3. https://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi
4. http://www.smartcitymakassar.com/2015/11/program-sombere-dan-smart-citydapat.html
5. http://makassarkota.go.id/berita-857-makassar-mobile-app-challenge-2015.html
6. http://www.nsf.gov/statistics/seind02/c6/c6s5.htm

Hal. 16