Tata Cara Pembuatan SOP

1. Bentuk team SOP

Tahap Awal membangun SOP adalah memutuskan personal dalam team sop.
Syarat terbentuknya Team minimal dua orang. Satu orang bertindak sebagai
Ketua Team, satu orang lain bertindak menjadi anggota. Pilih Ketua, orang yang
memiliki kapasitas pengetahuan dan wawasan yang cukup tentang bidang yang
akan dibahas dan rumuskan SOP nya. Mengetahui alur proses manajemen
sehingga mengetahui tata cara dan langkah paling efisien yang bisa dirumuskan.
2. Rumuskan siapa pengguna SOP
Pengguna SOP adalah siapa yang akan mengimplementasikan dan bersentuhan
terhadap SOP yang dihasilkan. Produk SOP yang dibuat harus berorientasi User,
maka mindset penyusunan harus disesuaikan. Jangan sampai kita membuat SOP
IT tapi tak memahami basic dan konsep dasar dunia IT dan seluk beluknya. Anda
bisa Sebutkan Departemen, Bagian, Seksi yang akan mengimplementasikan SOP
ini.
3. Kapan proses ini dilakukan
Sebutkan waktu masing masing langkah sehingga akan memperjelas uruturutan. Pemberian informasi waktu detail ini akan memudahkan pengguna
melaksanakan SOP tanpa ada khawatir tertukarnya urutan. Maka penting
mendeskripsikan Waktu seperti (H untuk Hari), (J untuk Jam) dan seterusnya.
4.Tempat kegiatan
Jelaskan dimana terjadinya kegiatan yang dimaksud sehingga pengguna SOP
tahu secara tepat dimana kegiatan itu berlangsung. Informasi ini akan
mengarahkan detail lokasi pelaksanaan. Dapat dimungkinkan satu kegiatan
berlangsung di beberapa tempat.
5. Bagaimana berlangsungnya proses? Sebutkan urutan prosesnya
secara step by step
Proses atau prosedur berasal dari rangkaian langkah per langkah yang
membentuk sebuah kesatuan. Rangkaian ini harus menjelaskan detail kegiatan
mulai dari awal, proses persiapan, eksekusi pelaksanaan dan berakhir saat
proses itu selesai.
6. Sebutkan kriteria ketentuan apa yang boleh dan tidak boleh
dilakukan
Ini salah satu contents terpenting dari pembuatan SOP dimana harus dibuat
rumusan kriteria ideal tentang Kualitas. Ingat kualitas adalah pendifisian secara
detail tentang keinginan Pelanggan. Maka rumusan kondisi ideal adalah panduan
dan kriteria yang boleh diterima, kebalikanya yang tidak ada disebut sebagai
kondisi yang harus ditolak hindari.
Contoh jika kita berbisnis Restoran, maka perlu dibuat panduan SOP penerimaan
bahan baku. Rumuskan baku mutu Beras, Daging, telur dan seterusnya. Maka
diluar kategori yang sudah ditetapkan, menjadi ketentuan yang ditolak.
7. Lakukan brainstorming dengan team mengenai proses dan prosedur
yang telah dituliskan
Brainstorming adalah metode tukar informasi dan pemikiran dengan topik proses

dan prosedur yang telah dirumuskan. Dalam tahap ini setiap anggota diberikan
hak yang sama untuk menyuarakan pendapat maupun idenya. Tak ada yang
salah karena semua pendapat akan ditampung dan dicarikan peluang yang
paling tepat. Baik ditinjau dari aspek paling efisien maupun paling efektif. Diakhir
brainstorming kita harus dapat menghasilkan konsep step proses/prosedur yang
dianggap paling pas.
8. Interview dan verifikasi proses/prosedur dengan pelaksana
Lakukan wawancara dengan pelaku proses/prosedur dengan maksud untuk
menggali informasi lebih detail dan lengkap. Disamping itu kita dapat melakukan
verifikasi apakah informasi yang kita peroleh telah sesuai antara yang terecord
dengan praktiknya. Ingat kita akan menetapkan secara tertulis apa yang telah
kita lakukan. Tapi tidak serta merta semua yang kita lakukan dapat kita bakukan,
sebaliknya harus dipertimbangkan alternatif terbaiklah yang dapat
diformulasikan.
9. Rekonstruksikan (Uji Coba) step per step aktivitas, review, dan
sahkan SOP oleh otoritas yang berwenang
Hasil interview dan verifikasi yang berhasil dituliskan, lanjutkan dengan
rekonstruksi. Tahap ini adalah gelar praktik apa yang telah didapatkan dengan
mensimulasikan secara detail dan komplet. Tujuannya sebelum kita
membakukan dalam SOP tidak ada lagi celah dan kekurangan antara yang
tertulis dan pelaksanaanya.
10. Susun prosedur dalam format flow chart
Step step yang telah kita rekonstruksikan dan telah diterima oleh team sebagai
proses/prosedur yang sahih dapat dituliskan kedalam format flowchart. Tujuan
dari penulisan ini adalah sebagai sarana koreksi dan pemastian bahwa tidak step
yang terlewat atau bahkan tertulis double. Flowchart ini juga bisa digunakan
sebagai sarana penguji apakah alur logika yang digunakan tepat.
11. Sosialisasikan kepada seluruh penanggung jawab, buat
pendokumentasian sebagai buktinya
Umumkan kepada seluruh anggota dari departemen yang melaksanakan SOP.
Sosialisasi dimaksudkan sebagai upaya untuk memberikan kefahaman mengenai
proses/prosedur yang telah dibakukan. Momentum ini memberi peluang team
memperoleh respon langsung dari user jika terdapat ketidaksesuaian dengan
praktik. Setelah sosialisasi dipahami dan diterima oleh semua, maka harus
dibuatkan pendokumentasian. Tujuanya adalah sebagai bukti tertulis telah
dilaksanakan, materi telah dipahami dan semua berkomitment melaksanakan
SOP ini secara konsistent.
12. Implementasikan dalam lingkup yang tertera dalam SOP, ingat
prinsip tulis apa yang dilakukan-lakukan apa yang ditulis
SOP yang telah dilaunching dan disosialisasikan harus segera
diimplementasikan. Tujuanya adalah agar bisa digunakan sebagai panduan dan
tool pemastian proses/prosedur. Dalam masa tiga bulan lakukan trial dan lakukan
pengamatan dalam praktik. Jangan lewatkan satu step pun menyimpang dari
SOP tujuanya adalah agar kita yakin bahwa tiap step teruji dan dapat
diimplementasikan sempurna.

13. Kaji prosedur yang telah diimplementasikan dan segera buat

perbaikan jika ditemukan kekurangan
Dalam jangka waktu tiga bulan,team dapat melakukan audit mengenai SOP. SOP
tidak tabu dilakukan perubahan, jika dalam pelaksanaan ada celah salah. Saat
ada ketidaksesuaian buat kajian mengenai alternatif step dengan methode yang
lebih baik. Setelah alternatif ini diuji coba dan terbukti lebih baik dibanding SOP
sebelumnya formaulasikan, dan bakukan sebagai SOP Revisi.