Auditorías Internas Al SGC

FORMACIN DE
AUDITORES
INTERNOS DE
CALIDAD
NTC GP1000:2004
Jos Fernando Garca Gmez
I.
INTRODUCCIN
II.
NORMA NTCGP
1000:2004
III. INTRODUCCIN A LAS

AUDITORAS
IV. GESTIN DE UN
PROGRAMA DE
AUDITORAS
V.
ACTIVIDADES DE
AUDITORA
VI. COMPETENCIA Y
EVALUACION DE
AUDITORES
1
CAPTULO I
INTRODUCCIN
OBJETIVOS
Entender los principios y prcticas de
auditora
Gestionar un programa de auditora
Planificar y preparar la auditora interna
Conseguir y analizar evidencia objetiva
Ejecutar la auditora y reportar sus
resultados
ANTECEDENTES
Decreto 4110 de diciembre 9 de 2004
DIARIO OFICIAL 45.758 (DICIEMBRE 10 DE 2004)
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma
Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
El Presidente de la Repblica
DECRETA:
Artculo 1. Adptese la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin

Pblica NTCGP 1000:2004, la cual determina las generalidades y
los requisitos mnimos para establecer, documentar,
implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad en
los organismos, entidades y agentes obligados conforme al
artculo 2 de la Ley 872 de 2003.
1
ANTECEDENTES
NORMATIVIDAD ASOCIADA CON LA IMPLEMENTACIN DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Seguimiento y medicin
Auditora interna
8.2
Ley 152 de 1994
8.2.2 Ley 87 de 1993
Seguimiento y medicin de 8.2.3 Ley 489 de 1998

los procesos
Seguimiento y medicin 8.2.4 Ley 489 de 1998
del producto y/o servicio
ANTECEDENTES
NORMATIVIDAD ASOCIADA CON LA IMPLEMENTACIN
DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Mejora
8.5
Ley 152 de 1994
Mejora continua
8.5.1
Ley 87 de 1993
Accin correctiva
8.5.2
Ley 87 de 1993
Accin preventiva
8.5.3
Ley 87 de 1993
ANTECEDENTES
NORMATIVIDAD ASOCIADA CON LA IMPLEMENTACIN
DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
LEY 87 DE 1993
(noviembre 29)
Diario Oficial No. 41.120, de 29 de noviembre de 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones
ARTCULO 9o. DEFINICIN DE LA UNIDAD U OFICINA DE
COORDINACIN DEL CONTROL INTERNO.
PARGRAFO. Como mecanismos de verificacin y evaluacin del
control interno se utilizarn las normas de auditoria generalmente
aceptadas, la seleccin de indicadores de desempeo, los informes de
gestin y de cualquier otro mecanismo moderno de control que
implique el uso de la mayor tecnologa, eficiencia y seguridad.
1
DEFINICIONES - NTCGP 1000:2004

3.48 Sistema
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que
interactan con el fin de lograr un propsito.
3.27 Gestin
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
entidad.
3.49 Sistema de gestin de la calidad para
entidades
Herramienta de gestin sistemtica y transparente que
permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en
trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin
de los servicios a cargo de las entidades. Est enmarcado
en los planes estratgicos y de desarrollo de tales
entidades.
1
DEFINICIONES - NTCGP 1000:2004

3.8 Calidad : Grado en el que un conjunto de
caractersticas
inherentes
cumple
con
los
requisitos.
NOTA 1 El trmino "calidad" puede utilizarse acompaado de

adjetivos tales como pobre, buena o excelente.
NOTA 2 "Inherente", en contraposicin a "asignado", significa que
existe en algo especialmente, como una caracterstica permanente.
3.43 Requisito : necesidad o expectativa

establecida, generalmente implcita u obligatoria.
NOTA 1 "Generalmente implcita" significa que es habitual o una

prctica comn para la entidad, sus clientes y otras partes
interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideracin
est implcita.
NOTA 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a
disposiciones de carcter legal.
1
NORMA NCGP 1000:2004
Numeral 1.2
PRINCIPIOS DE GESTIN DE LA CALIDAD PARA LA RAMA

EJECUTIVA DEL PODER PBLICO Y OTRAS ENTIDADES
PRESTADORAS DE SERVICIOS
a. Enfoque hacia el Cliente
b. Liderazgo
c. Participacin activa de los servidores pblicos
y/o particulares que ejercen funciones
pblicas
d. Enfoque basado en los procesos
e. Enfoque del sistema para la gestin
f. Mejora continua
g. Enfoque basado en hechos para la toma de
decisiones
h. Relacin mutuamente beneficiosa con el
proveedor.
i. Coordinacin, cooperacin y articulacin
j. Transparencia
1
ENFOQUE HACIA EL CLIENTE

La razn de ser de las
entidades
es
prestar
un
servicio dirigido a satisfacer a
sus clientes; por lo tanto, es
fundamental que las entidades
comprendan cuales son las
necesidades actuales y futuras
de los clientes, que cumpla con
sus requisitos y que se
esfuercen por exceder sus
expectativas.
LIDERAZGO
Desarrollar una conciencia
hacia la calidad implica que la
alta direccin de cada entidad
es capaz de lograr la unidad
de propsito dentro de sta,
generando y manteniendo un
ambiente interno favorable, en
el cual los servidores pblicos
y/o particulares que ejercen
funciones pblicas puedan
llegar a involucrarse totalmente
en el logro de los objetivos de
la entidad.
1
PARTICIPACIN ACTIVA DE LOS

SERVIDORES PBLICOS
Participacin activa de los
servidores pblicos y/o
particulares que ejercen
funciones pblicas: es el
compromiso de los
servidores pblicos y/o de
los particulares que
ejercen funciones
pblicas, en todos los
niveles, el permite el
logro de los objetivos de
la entidad.
1
ENFOQUE BASADO EN LOS PROCESOS

En las entidades existe
una red de procesos, la
cual, al trabajar
articuladamente,
permite generar valor.
Un resultado deseado
se alcanza ms
eficientemente cuando
las actividades y los
recursos relacionados
se gestionan como un
proceso.
RECURSOS
ENTRADA
ACTIVIDADES
SALIDA
CONTROLES
ENFOQUE BASADO EN LOS PROCESOS

3.39 Proceso: conjunto de actividades relacionadas
mutuamente o que interactan para generar valor
y las cuales transforman elementos de entrada
en resultados.
NOTA 1: Los elementos de entrada para un proceso son,
generalmente, salidas de otros procesos.
NOTA 2: Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y
puestos en prctica bajo condiciones controladas, para generar
valor.
NOTA 3: Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio
resultante no pueda ser fcil o econmicamente verificada, se
denomina habitualmente "proceso especial".
NOTA 4: Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta,
tpicamente pueden existir, segn sea aplicable, los siguientes:
Procesos estratgicos
Procesos misionales
Procesos de apoyo
1
Procesos de evaluacin
ENFOQUE DE SISTMA PARA LA GESTIN

El hecho de identificar, entender, mantener,
mejorar y, en general, gestionar los procesos y
sus interrelaciones como un sistema contribuye a
la eficacia, eficiencia y efectividad de las
entidades en el logro de sus objetivos.
Proceso
B
Proceso
A
Proceso
C
Proceso
D
Entrada
Salida
Controles
1
MEJORA CONTINUA
Siempre
es
posible
implementar maneras ms
prcticas y mejores para
entregar los productos o
prestar servicios en las
entidades. Es fundamental
que la mejora continua del
desempeo global de las
entidades sea un objetivo
permanente para aumentar
su eficacia, eficiencia y
efectividad.
TOMA DE DECISIONES OBJETIVA
En todos los niveles de la entidad las

decisiones eficaces, se basan en el anlisis de
los datos y la informacin, y no simplemente
en la intuicin.
1
RELACIONES BENEFICIOSAS CON EL

PROVEEDOR
Las entidades y sus
proveedores son
interdependientes;
una relacin
beneficiosa, basada
en el equilibrio
contractual
aumenta la
capacidad de
ambos para crear
valor.
COORDINACIN, COOPERACIN Y
ARTICULACIN
37%
22%
14%
El trabajo en equipo, en y entre entidades es

importante para el desarrollo de relaciones
que beneficien a sus clientes y que permitan
emplear de una manera racional los recursos
disponibles.
1
TRANSPARENCIA
La gestin de los
procesos se fundamenta
en las 37%
actuaciones y las
decisiones claras; por lo
tanto, es importante que
14%
las entidades
garanticen
22%
el acceso a la
informacin pertinente
de sus procesos
facilitando el control
1
CAPTULO II
NTCGP 1000 : 2004
NTCGP 1000:2004
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA
GESTIN PUBLICA
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PARA
LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PBLICO Y
OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE
SERVICIOS. REQUISITOS
NTCGP 1000:2004
NDICE
1. INTRODUCCIN
2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN
3. TRMINOS Y DEFINICIONES
4. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
6. GESTIN DE LOS RECURSOS

7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL
SERVICIO
8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
ANEXOS A, B, C, D
NTCGP 1000:2004
1. INTRODUCCIN
1. INTRODUCCIN
1.1 Generalidades
1.2 Principios de gestin de la calidad para
la rama ejecutiva del poder pblico y
otras entidades prestadoras de servicios
1.3 Compatibilidad con otros sistemas de
gestin
1. INTRODUCCIN
1.1 GENERALIDADES
En cumplimiento de lo establecido en el artculo 6 de

la Ley 872 de 2003, esta norma especifica los requisitos
para la implementacin de un sistema de gestin de la
calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder pblico y
otras entidades prestadoras de servicios.
"entidad" hace referencia a todas aquellas entidades
cubiertas por la Ley 872 de 2003 y que se definen en el
numeral 3.23 de esta norma.
1. INTRODUCCIN
Numeral 1.1
Se basa en las normas internacionales de la serie

ISO 9000:2000 sobre gestin de la calidad.
La implementacin de esta lleva al cumplimiento
de la norma internacional ISO 9001:2000,
puesto que ajusta la terminologa y los
requisitos de sta a la aplicacin especifica en
las entidades.
Esta norma integra requisitos y conceptos
adicionales a los del estndar ISO.
El Anexo A presenta la correlacin entre los
requisitos de esta norma y los de la ISO
9001:2000.
1
NORMA NTCGP 1000:2004

4 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
4.1
Requisitos
Generales
4.2
Requisitos
de la
Documentacin
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de
la Calidad
4.2.3 Control de
los Documentos
4.2.4 Control de
los Registros
Numeral 4.1
REQUISITOS GENERALES
Identificar procesos
Determinar su Secuencia
Proceso
A
Criterios y mtodos para

Proceso
asegurar su eficacia
C
Disponibilidad de Recursos
e informacin
Procedimientos
Seguimiento, medicin y y puntos de control
anlisis
Acciones de Mejora
Proceso
B
Proceso
D
Identificar y disear los

controles de riesgos
1

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1
5.2
5.3
Compromiso
Enfoque
Poltica
Al cliente
De la
de la
Direccin
5.4
Planificacin
Calidad
5.4.1 Objetivos
de la calidad
5.5
Responsabilidad
autoridad y
comunicacin
Revisin
por la
Direccin
5.5.1 Responsabilidad
y autoridad
5.4.2 Planificacin
del SGC
5.6
5.6.1
Generalidades
5.5.2 Representante
de la Direccin
5.5.3 Comunicacin
5.6.2 Informacin
para la revisin
interna
5.6.3 Resultado
de la revisin

6. GESTIN DE RECURSOS
6.1
6.2
6.3
Provisin
Recursos
Infraestructura
de
humanos
Recursos
6.4
Ambiente
de
Trabajo
6.2.1 Generalidades
6.2.2 Competencia,
toma de conciencia
y formacin,

7. REALIZACIN DEL PRODUCTO
7.1
Planificacin
de realizacin
del
Producto
7.2
Procesos
relacionados
con el
Cliente
7.3
Diseo
y
Desarrollo
7.4
Compras
7.5
Produccin
y prestacin
del servicio
Planificacin
Determinacin
de los requisitos
del producto
Revisin de los
requisitos
del producto
Comunicacin
con los Clientes
7.6
Control de
dispositivos
de seguimiento
y medicin
Control
Entradas
Proceso de
Compras
Resultados
Revisin
Verificacin
Validacin
Control de cambios
Informacin
de las
Compras
Verificacin
De los productos
comprados
Validacin
de
procesos
Identificacin
y
trazabilidad
Propiedad del
Cliente
Preservacin
del Producto
1

8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
8.1
Generalidades
8.2
Seguimiento
y
Medicin
8.2.1 Satisfaccin
del Cliente
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3 S y M de
los procesos
8.3
Control del
producto
No Conforme
8.4
Anlisis
de
Datos
8.5
Mejora
8.5.1 Mejora Continua
8.5.2 Accin
correctiva
8.5.3 Accin
preventiva
8.2.4 S y M del
producto
CAPTULO III
INTRODUCCIN A LAS
AUDITORAS
Numeral 8.2.2
AUDITORA INTERNA
Se debe planificar un programa de

auditoras de acuerdo a la
importancia de los procesos y a los
resultados de auditoras anteriores
Los auditores NO pueden auditar su trabajo
La direccin del proceso
auditado se asegura de
tomar sin demora,
acciones para eliminar las
No Conformidades
Se debe tener un
procedimiento que defina
la responsabilidad y los
requisitos de la planeacin,
realizacin, informes y
registros de auditoras
1
INTRODUCCIN A LAS AUDITORAS

NTC ISO 19011 DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE
SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD Y AMBIENTALES
La norma ISO 19011, ha sido preparada
conjuntamente por el Comit Tcnico ISO/TC 176,
Gestin y Aseguramiento de la Calidad, el
Subcomit 3, Tecnologas de Apoyo y el Comit
Tcnico ISO/TC 207, Gestin ambiental, el
Subcomit 2, Auditora Ambiental e Investigaciones
Ambientales Relacionadas.

1990
ISO 10011-1
ISO 14010
1991
ISO 10011-2
ISO 14011
1991
ISO 10011-3
ISO 14012
1996
ISO 19011
2002
1

1.
Objeto y campo de aplicacin
2.
Referencias normativas
3.
Trminos y definiciones
4.
Principios de auditora
5.
Gestin de un programa de auditora
6.
Actividades de la Auditora
7.
Competencia y evaluacin de los auditores

1

Proceso sistemtico,
independiente y documentado
para obtener evidencias que, al
evaluarse de manera objetiva,
permiten determinar la extensin
en que se cumplen
los criterios definidos para la
auditora interna.
AUDITORA
INTERNA
NTCGP 1000, 3.6
NOTA: Las evidencias consisten en

registros, declaraciones de hechos o
cualquier otra informacin que sea
pertinente para los criterios de auditora,
y que sea verificable.

Criterios de Auditora:
Conjunto de polticas,
procedimientos o requisitos
utilizados como referencia

CLIENTE
AUDITOR
AUDITOR:
AUDITADO
PERSONA CON LA COMPETENCIA PARA LLEVAR A
CABO UNA AUDITORA.
CLIENTE DE
LA AUDITORA:
Entidad o Persona que solicita la auditora. Ej.
AUDITADO:
Entidad o rea que es auditada
RESPONSABLE DE UN REA/DIRECTOR DE CALIDAD

Evidencia de
la Auditoria
Resultados de la evaluacin
de la evidencia de la auditora
recogida frente a los criterios
de la auditora
Registros, declaraciones
de hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes
para los
Criterios de auditora y que
son verificables
Hallazgos de
la auditora

PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
REFERENTES A LOS
AUDITORES:
Conducta tica : confianza,
integridad, confidencialidad
y discrecin
Presentacin ecunime:
obligacin de reportar con
veracidad y exactitud.
Debido Cuidado
profesional: la aplicacin de
diligencia y juicio al auditar.
UN FACTOR IMPORTANTE ES
TENER LA COMPETENCIA
NECESARIA.
REFERENTES A LA
AUDITORA:
Independencia: la base
para la imparcialidad de la
auditora y la objetividad
de las conclusiones de la
auditora.
Enfoque basado en la
Evidencia : mtodo
racional para conclusiones
de la auditora fiables y
reproducibles

CLASIFICACIN DE LAS AUDITORAS
Auditoras Internas o de primera parte:

Son realizadas por, o en nombre de, la propia
organizacin para sus propios propsitos para
la revisin por la direccin y con otros fines
internos, y pueden ser la base para una autodeclaracin de conformidad de la organizacin.

CLASIFICACIN DE LAS AUDITORAS
Auditoras Externas (auditoras de segunda y

tercera parte)
Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por
partes que tienen un inters en la organizacin,
como los clientes, o por otras personas en su
nombre. Las auditoras de tercera parte son llevadas
a cabo por organizaciones auditoras independientes
y externas, tales como aquellas que ofrecen registro
o certificaciones de conformidad de acuerdo con los
requisitos de la norma ISO 9001 e ISO 14001.
Auditor
Primera Parte
Auditado
ENTIDAD
ENTIDAD
ENTIDAD
Otra
ENTIDAD
(auditora Interna)
Segunda Parte
(Auditoria Externa)
Tercera Parte
Organismo
(Auditoria Externa)
Independiente
ENTIDAD
1

OBJETIVO DE LA AUDITORA
INTERNA
EVALUAR EL GRADO DE ADECUACIN ENTRE: LOS OBJETIVOS QUE SE
PRETENDEN, LAS DISPOSICIONES ADOPTADAS Y LOS RESULTADOS

OBTENIDOS.
DETERMINAR LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
CON LAS DISPOSICIONES PLANIFICADAS.

PROVEER OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO.

OBJETIVO DE LA AUDITORA
EXTERNA
EVALUAR LA APTITUD PARA ALCANZAR LA CALIDAD ESPERADA,
- VERIFICAR LA APLICACIN DE LAS DISPOSICIONES CONTRACTUALES

- RECONOCER LA APTITUD PARA SATISFACER LOS REQUISITOS
ESPECIFICADOS AUDITORA DE EVALUACIN
- VERIFICAR LA APLICACIN DE LAS DISPOSICIONES CONTRACTUALES
AUDITORA DE SEGUIMIENTO
-
CERTIFICAR O ACREDITAR UNA ENTIDAD AUDITORA DE

CERTIFICACIN O ACREDITACIN
CAPTULO IV
GESTIN DE UN PROGRAMA DE
AUDITORA
GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA
PROGRAMA DE
AUDITORA
Conjunto de una o mas

auditoras planificadas
para un periodo de
tiempo determinado y
dirigidas hacia un
propsito especifico
Nota: un programa de auditora incluye
las actividades para planificar, organizar
y llevar a cabo las auditoras.
Autoridad programa de auditora
PHVA
Establecimiento del
programa de auditora
-Objetivo/ extensin
-Responsabilidades
-Recursos
-Procedimientos
Mejora del programa de

auditora
Implementacin del programa

-Elaboracin del calendario
-Evaluacin de auditores
-Seleccin del equipo auditor
-Actividades de auditora
-Conservacin de Registros
Competencia y
evaluacin
de los auditores
Actividades de
auditora
Seguimiento y revisin
del programa de auditora
-Identificacin de la
necesidad de acciones
correctivas/preventivas y de
oportunidades
de mejoramiento
52
LOS OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE

AUDITORAS PUEDEN BASARSE
CONSIDERANDO :
Prioridades de la direccin
Propsitos comerciales
Requisitos del Sistema de gestin
Requisitos legales, reglamentarios ,
contractuales
Necesidad de evaluar proveedores
Requisitos del cliente
Necesidades de otras partes interesadas

La responsabilidad de la gestin de un programa
de auditora debera asignarse a una o ms
personas con conocimientos generales de los
principios de la auditora, de la competencia
de los auditores y de la aplicacin de
tcnicas de auditora. Estas personas
deberan tener habilidades para la gestin ,
as como conocimientos tcnicos y
del negocio pertinentes para las
actividades que van a auditarse
1

CRITERIOS QUE DEBE CONTENER EL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA INTERNA:
Programacin de las auditoras
Seleccin del equipo auditor y la asignacin de
funciones y responsabilidades
Planeacin
Preparacin
Ejecucin
Elaboracin de informes de auditora
Seguimiento
Conservacin de los registros de auditora
Comunicacin de los logros globales del programa a
la alta direccin
1

IMPLEMENTACIN DEL
PROGRAMA
Comunicacin del programa

Evaluacin de auditores
Seleccin del equipo auditor
Provisin de recursos
Realizacin de auditoras
Revisin, aprobacin y
distribucin de informes
Conservacin de registros
SEGUIMIENTO Y REVISIN
DEL PROGRAMA DE AUDITORA
Debe realizarse a
intervalos planificados
para evaluar si se han
cumplido los objetivos y
para identificar
oportunidades
de mejora.
CAPTULO V
ACTIVIDADES DE AUDITORA
ETAPAS DE LA AUDITORA
1. Determinacin de la factibilidad de la auditora
Seguimiento
Programacin
Planeacin
Preparacin
Ejecucin
Informe
2. Establecimiento del equipo de la auditora

3. Contacto inicial con el responsable del proceso auditado
1. Definicin de objetivos y criterio
2. Planificacin de las actividades de las auditoras
3. Asignacin de responsables del equipo auditor
4. Establecimiento de documentos de trabajo
1. Estudio de documentos
2. Elaboracin de listas de verificacin
1. Reunin de apertura
2. Recopilacin y verificacin de informacin
3. Hallazgos de la auditora
4. Comunicacin con el cliente y el responsable del
proceso auditado
5. Preparacin de la reunin de cierre
6. Reunin de cierre
Preparacin
Frecuencia (ciclo)
Tipo de auditora
Responsabilidad
Procesos a auditar
Alcance de la auditora
Fechas, duracin
Tamao del equipo
Aprobacin
ETAPAS DE AUDITORA-PREPARACIN
CMO PROGRAMAR AUDITORAS INTERNAS?
Considere:
La importancia de la actividad
Estado de la actividad
Resultado de auditoras
previas
Minimice la distraccin
Disponibilidad de trabajadores
EJEMPLO PROGRAMA DE AUDITORAS
FECHA
(MM/DD/AA)
PROCESO A
AUDITAR
RESPONSABLE
DEL PROCESO
TIPO DE
AUDITORIA
ALCANCE DE
AUDITORIA
EQUIPO AUDITOR
Planeacin
Objetivos y alcance de la auditora

Identificacin de las personas que tengan responsabilidades
directas con respecto a los objetivos y alcance.
Identificacin de los documentos de referencia
(tales como la norma aplicable del sistema de calidad y el
procedimiento o instructivo del auditado).
Identificacin de los miembros del equipo de auditora
Designacin del lder del equipo auditor
Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditora
Hora y duracin esperados para cada actividad principal
de la auditora.
Distribucin del informe de la auditora y la fecha esperada
de publicacin.
ETAPAS DE AUDITORA-PLANEACION
EL PLAN DE LA AUDITORA DEBE SER:
a. Aprobado por el cliente
b. Comunicado a los auditores y al auditado
c. Suficientemente flexible para permitir cualquier cambio
que pueda surgir

d. Cualquier revisin del plan debe ser acordado entre las
partes involucradas
1
ETAPAS DE AUDITORA-PLANEACION
FECHA EN QUE SE EFECTUARA LA AUDITORIA:
HORA DE INICIO DE LA AUDITORIA:
HORA DE FINALIZACIN DE LA AUDITORIA:
RESPONSABLE (S) AREA AUDITADA :
EQUIPO AUDITOR :
Lder: ______________________________
Secundarios:_________________________
EJEMPLO
FORMATO DE
PLAN DE
AUDITORAS
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA:
.
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
.
DOCUMENTACIN CON BASE A LA CUAL SE REALIZARA LA AUDITORIA:
ITEMS DE LA NORMA A AUDITAR:
FECHA DE LA ULTIMA AUDITORIA RECIBIDA EN EL REA:

OBSERVACIONES:
____________________
FIRMA AUDITOR LIDER
Preparacin
Documentos de trabajo
Son todos los documentos requeridos para facilitar
las investigaciones del auditor y para documentar y
presentar los resultados, estos documentos pueden ser:
Procedimientos de auditora
Listas de verificacin
Reportes de No Conformidad
Actas de Reunin
Informes de auditora
REVISION DE LA
DOCUMENTACION
Documentos del SGC :
Registros
Normas
Guas
Procesos
Procedimientos
ETAPAS DE AUDITORA-PROGRAMACIN
DEL PROCESO SE DEBE:
Identificar el propsito de cada proceso.

Identificar las entradas
Identificar las salidas independientes
Establecer el flujo o secuencia de actividades
Identificar los recursos usados
Identificar qu controles estn
implementados (procedimientos,
instrucciones, especificaciones, etc.)
Identificar los procedimientos planeados de
monitoreo que son necesarios para
mantener el control.
1
El auditor debe prepararse para:

Seguir los procesos de un extremo hasta el otro,
verificando la efectividad del control.
No limitarse a determinar la conformidad de las
actividades. Evaluar si los procesos son capaces y
producen los resultados deseados.
El
auditor debe evaluar los procesos y el ciclo de gestin de

mejora continua:
Programas de mejora se cumplen? recursos?

adecuados?
Mediciones permiten evaluar si se alcanzan las
mejoras?
Si no se alcanzan los objetivos se toman acciones
correctivas ?
Mecanismos de mejora son sistemticos ?
HERRAMIENTA PARA
LISTAS
DE
VERIFICACIN
RELACIONAR LOS
RESULTADOS Y
AYUDAR A HACER UNA
SNTESIS
CONTENIDO DEPENDE
DE LA SITUACIN A
EXAMINAR
AYUDA A PREPARAR LA
ENTREVISTA
PERMITE
ESTRUCTURAR LA
AUDITORA
1
PROPOSITOS DE LA LISTA DE VERIFICACIN:
Ayudar a la memoria
Asegurar que se cubren los aspectos y puntos de
control
Asegurar que la interaccin entre procesos sea
cubierta
Asegurar profundidad y continuidad de la
auditora
Ayudar al manejo del tiempo
Organizar la toma de notas
Es parte del reporte de auditora
Ejemplo de una lista de verificacin:

HOJA DE CHEQUEO - AUDITORA
Auditoria No.: ____________
Pgina ___ de ___
Fecha: ____/_____/____ Actividad/Procedimiento: __________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________
Auditor^Principal: _ ______________________________
Auditor(es): ________________________________________________
________________________________________________
PREGUNTA
EVIDENCIA
OBJETIVA
TIPO
COMENTARIOS
MAL USO DE LAS LISTAS DE
VERIFICACIN
Pueden
limitar la visin
Pueden obstruir la comunicacin
EL seguimiento estricto puede
resultar en la omisin de
importantes pistas de auditora
Ejecucin
1. Reunin de apertura
2. Recopilacin y verificacin de
informacin
3. Hallazgos de la auditora
4. Comunicacin con el cliente y el resp. del proceso auditado

5. Preparacin de la reunin de cierre
6. Reunin de cierre
ETAPAS DE AUDITORA-EJECUCIN
AGENDA DE LA REUNIN DE
APERTURA
Presentar el equipo
Razn, alcance y
criterio
Revisin del plan de
auditora y mtodos
Explicar acerca del
muestreo
Confidencialidad
Mtodo de reporte
Clasificacin de RNC
Confirmar que el personal
est avisado y disponible
Confirmar la logstica
Requisitos de seguridad
Preguntas
ETAPAS DE AUDITORA - EJECUCIN

RECOLECCIN Y VERIFICACIN DE INFORMACIN
UTILIZAR LA LISTA DE CHEQUEO COMO UNA GUA

IDENTIFICAR EL CIRCUITO LGICO DEL PRODUCTO
Y SEGUIRLO SIEMPRE QUE SEA POSIBLE
ESTAR ATENTO A CADA INDICIO DE FLUYA EN LA
AUDITORA
REGISTRAR LAS OBSERVACIONES Y EN CASO DE
NO CONFORMIDADES VALIDARLAS CON EL
AUDITADO
EVALUAR
RECOLECCIN Y VERIFICACIN DE INFORMACIN
CONSISTE EN OBTENER PRUEBAS TANGIBLES
(OBJETIVAS) DE CMO EL SISTEMA DE
CALIDAD FUNCIONA CORRECTA Y
EFECTIVAMENTE.
UN PROCEDIMIENTO
EVIDENCIAS
OBJETIVAS
UN REGISTRO
APROBACIONES (Vo.Bo.).
UNA PRCTICA DEMOSTRADA.
RECOLECCIN DE EVIDENCIAS
Recoleccin y seleccin ( a travs de
revisin de documentos
entrevistas, observacin otros)
Fuentes de informacin
Informacin
Verificacin
Evidencia de Auditora
Comparacin con los
criterios de Auditoria
Hallazgo de la Auditora
Revisin
Conclusiones de la Auditora
RECOLECCIN DE EVIDENCIAS,
DOS METODOLOGAS PARA RECOGERLAS:
AUDITORA POR ACTIVIDAD

Investigacin a travs de una de las
actividades del sistema.
AUDITORA POR TRAZABILIDAD

Investigacin a travs de un caso
formal, un documento, un producto, etc.
siguiendo su historia.
EL FONDO
REVISIN DE LA
DOCUMENTACIN
Cubrimiento del tema

Quin, qu, cundo, cmo. . . ?
Exactitud de las referencias a otros
documentos
Secuencia adecuada
Coherencia
Actualizado
LA FORMA
Conformidad con la norma fundamental
de la empresa
Identificacin
LA APLICACIN
Adecuada difusin
Efectiva implementacin
1
Buscar evidencias objetivas

Actividades
Tratamiento de los
no conformes
Verificaciones
Separacin, Registros,
Autoridad, Trazabilidad
Calibracin
Programa de Calibracin
Hojas de vida
Registro de Comprobaciones
Revisin por la
Gerencia
Actas, acciones emprendidas
Compras
Revisin de Requisiciones
LA ENTREVISTA
DATOS DE
ENTRADA
OBJETIVOS
Informacin
PROCESO
ETAPAS
Preguntar
Escuchar
Reformular
Tomar Notas
Agradecer
DATOS DE
SALIDA
CONCLUSIONES
Resultados
Efectividad
Eficacia
- objetivos
Requisitos
Riesgos y consecuencias
LA ENTREVISTA,
LOS % DE LA
COMUNICACIN
Gestos, actitudes, mirada:
75%
Expresin oral :
25%
LA ENTREVISTA,
TCNICAS PARA HACER PREGUNTAS
Las preguntas deben:
Buscar informacin
relevante
No sugerir las respuestas
No contener frases
emotivas o deducciones
LA ENTREVISTA,
TCNICAS PARA HACER PREGUNTAS
Haga preguntas en
forma natural
Introduzca las
preguntas en la
conversacin general
No haga preguntas
cruzadas
Evite caer en la prctica
preguntas-respuestas
LOS SIETE AMIGOS DEL AUDITOR:
Qu? Quin? Dnde?

Por qu? Cundo? Cmo?
Mustreme!
Qu hace usted?
Dnde lo almacena?
Por qu se firma?
Quin lo autoriza?
Cundo lo enva
Cmo lo recibe?
1
PREGUNTAS BSICAS DE LOS PROCESOS:
Cul es el objetivo de este proceso?

Quienes lo integran?
Cules son los requerimientos que se han
identificado de las partes interesadas (Cliente,
entidad, entorno )
Cules son los recursos necesarios para el proceso?
Verificar si lo visto corresponde a lo planificado
Mirar registros, resultados, mtodos ( trazabilidad)
PREGUNTAS BSICAS EN RELACIN
CON LOS PROCESOS:
Que mtodos aplican para monitorear este proceso?

Pedir evidencia del monitoreo
Cules son los indicadores del proceso?
Pedir Evidencia de indicadores
Cul fue la ltima auditora que le realizaron?
Pedir resultados
Cmo se analizan los datos generados del proceso?

Hay datos de monitoreo o medicin por fuera de los
lmites? Que se hace en estos casos?
Cules acciones y preventivas se han identificado?
Tienen registros de acciones correctivas?
Evidenciar el seguimiento de la eficacia de las acciones
correctivas.
1
Las relaciones entre

los auditores y los
auditados son
crticas para el xito
de la auditora
MALOS HBITOS PARA
EVITAR
Fingir atencin
Ocuparse previamente
Sobre reaccin
Interrumpir al que habla
Escuchar slo lo que queremos
or
Usar el tiempo de escuchar, para
pensar en otras cosas
ENFOQUE EXITOSO PARA LA AUDITORA :
Establecer un clima
adecuado
Tranquilizar al auditado
Usar una tcnica adecuada
Observar el lenguaje corporal
Ser amigable y diplomtico
Explicar la toma de notas
para hacer preguntas
Mantener informado al
auditado acerca de sus
observaciones
Eliminar miedos
CUALES DOCUMENTOS
REVISAR
Manual de calidad
Procesos
Procedimientos
Instrucciones
de trabajo
Registros
Normas
Certificados
Listado de
distribucin
Listado de
documentos
Contratos
Pedidos
Mantngase observando
la evidencia fsica:
productos
equipo
instrumentos
condiciones
operaciones
MANEJO DEL TIEMPO
El tiempo es siempre corto

Planee bien
No permita que su auditora
se extienda demasiado
No se enfoque en
trivialidades
Decida el tamao de la
muestra y apguese a ella
REPORTES DE
NO
CONFORMIDAD
No conformidad:
No cumplimiento
de un requisito
ISO 9000:2000
REPORTES DE NO CONFORMIDAD
NO CONFORMIDAD MAYOR :
Un requisito de la norma o criterio de

auditora no se ha tomado en cuenta,
no se ha implementado.
Alguna desviacin o incumplimiento

pone en riesgo el desempeo de todo
el sistema de gestin de calidad.
Existe producto no conforme y es

enviado al cliente deliberadamente
en ese estado.
Falla sistemtica en cumplir un

requisito
1
NO CONFORMIDAD MENOR :
Incumplimiento puntual o
aislado de algn requisito de
la norma o criterio de
auditora. Falla no
sistemtica.
DOCUMENTO OBSOLETO
PLANO
1998
PLANO
2010
Nota: Se puede levantar una no

conformidad mayor por la acumulacin de
varias no conformidades menores del mismo
requisito o criterio (Ver definicin de n.m.
Mayor)
REDACCIN DE LAS NO CONFORMIDADES
Es deseable que contengan tres elementos:
LA EVIDENCIA
Lista de hallazgos, respaldados con

evidencias objetivas o atestiguadas
por el auditado.
LA REFERENCIA
Al requisito de la norma y/o manual

de calidad o procedimiento. Un
requisito a la vez, el que ms aplica.
LA CONCLUSIN
Genrica, breve, precisa y aceptada

por el auditado.
Ser
positivo en la presentacin de la no
conformidad
No ver la no conformidad en una forma
negativa
El
descubrimiento de no conformidades
presenta una oportunidad de mejora a
travs de las acciones correctivas.
Claro
Conciso y exacto
Completo
Que describa el
problema
Reportar el hallazgo explicando el

requisito que se incumple y
soportado
en
la
evidencia
objetiva.
Esto Ayuda a la investigacin y sirve al
auditor como una autoverificacin,
para evitar inventar los requisitos
Y ACCIONES CORRECTIVAS
Corrective Action Request
Company:
Auditor:
Standard & Clause
Date:
NCR
Number:
Auditee:
Major:
Minor
Auditors Report:
(Nonconformance)
Ejemplo de Formato
Signed:
Date:
Cause & Proposed Corrective Action:
Proposed Completion Date:

Date:
Corrective Action Review:
Signature
Signed:
Date:
IRCA QUALITY AUDITS
Incident Number ...............

NONCONFORMITY REPORT
Company under Audit: XYZ plc

Area under review:
.
Category MAJOR* MINOR*
Note Number ..........................

ISO 9001 Clause Number
* delete one
Deficiency
Formato
utilizado para
los ejercicios
Auditor
If you do not think that there is sufficient evidence of non-conformity, state the reasons for
your decision and state also what further actions the auditor should take.
AL REDACTAR EL REPORTE DE NO
CONFORMIDAD, TENGA EN CUENTA:
Sea precavido, no sea demasiado
concluyente!
No juzgue con base en las apariencias
Este seguro de tener la evidencia
completa!
Este seguro de que su evidencia es
objetiva!
En caso de duda , investigue!
Identifique las pistas para investigaciones
adicionales
PREPARACIN DE LA REUNIN DE CIERRE
Hacer el balance de las observaciones
e incluir:
UN RESUMEN DE LA AUDITORA
actividad auditada
aspectos favorables
aspectos no conformes
CONCLUSIONES SOBRE:
- aspectos favorables
- aspectos no conformes
Solicitudes de accin correctiva
AGENDA DE LA REUNIN DE CIERRE
Agradecer al auditado y nueva

presentacin del equipo
Reiterar la razn, alcance y
criterio
Reportar las observaciones
positivas y negativas
Declaracin
Confidencialidad
Resumen General
Preguntas y respuestas
Acciones correctivas y
plazos
Seguimiento
INFORME
Traduce fielmente las conclusiones de la reunin de
clausura.
Contiene el alcance y el objetivo de la Auditora
Fecha de Auditora
Equipo Auditor
Los documentos de referencia consultados
No Conformidades u Observaciones detectadas

Puntos fuertes de la actividad auditada
ETAPAS DE AUDITORA-INFORME
LA CONCLUSIN GENERAL
Resumen de los puntos fuertes y dbiles del

sistema auditado.
Formula una opinin sobre las acciones

prioritarias que hay que iniciar,
Es la nica parte subjetiva del informe
ETAPAS DE AUDITORA-INFORME
APROBACIN Y DISTRIBUCIN
El informe debe:
1. Emitirse dentro del perodo de tiempo convenido. Si no es
posible, las razones del retraso deben ser informadas al
cliente y debe acordarse una fecha revisada de emisin.
2. Ser fechado y firmado por el lder del equipo auditor,
revisado y aprobado como est definido en los
procedimientos documentados.
3. Distribuirse a los destinatarios designados por el cliente de
la auditora.
EL INFORME ES PROPIEDAD DEL CLIENTE Y SU
CONFIDENCIALIDAD DEBE SER RESPETADA Y SALVAGUARDADA
APROPIADAMENTE POR LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE
AUDITORA Y TODOS LOS DESTINATARIOS DEL INFORME.
SEGUIMIENTO
Auditor
Identifique,anote
& comunique
Prepare RNC
Acuerdo tiempo
Revisa eficacia
Auditado
Acuerdo
Reconoce e investiga
Propone la
Accin Correctiva
Implementa,
verifica & notifica
1
ACCIONES DE SEGUIMIENTO
En
el tiempo acordado
Revisin de evidencia
documental
Auditoria nuevamente en el
sitio
Solamente revisar las
acciones correctivas
No se empieza todo
nuevamente
ACCIONES DE SEGUIMIENTO
EVIDENCIA DOCUMENTAL
PARA EL SEGUIMIENTO
Registros
Certificados de
entrenamiento
Procedimientos
modificados
Fotografas
Videos
TERMINACIN DE LA AUDITORA
La auditora termina cuando se han
concluido todas las actividades
indicadas en el plan de auditora,
incluyendo la distribucin y aceptacin
del informe de auditora.
ESPIRITU DE EQUIPO & COOPERACIN =

AUDITORA EXITOSA
Auditora
Exitosa
1
CAPTULO VI
COMPETENCIA Y
EVALUACION DE
AUDITORES
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
Seguir el plan y los

procedimientos de
Auditoria
Permanecer dentro
del alcance de la
auditora
Planear y ejecutar las
labores individuales
efectivamente
Recolectar y analizar
evidencias con
exactitud
Mantener la
confidencialidad
Reportar las
observaciones, no
conformidades y
fortalezas
Verificar las
acciones correctivas
Cooperar con y
apoyar al auditor
lder
No retener y/o
mantener
documentacin
Actuar de manera
tica
RESPONSABILIDADES ADICIONALES
DEL AUDITOR LDER
Obtener toda la informacin

requerida para la
planificacin
Ayudar a la seleccin del
equipo
Preparar el plan de auditora
Asignar tareas individuales
Asegurar que los documentos
de trabajo estn preparados
Representar el equipo de
auditora
Presidir las reuniones de

apertura y cierre
Asegurar el progreso de la
auditora de acuerdo al plan
Asegurar que las reuniones
de enlace se lleven a cabo
regularmente
Asegurar que los resultados
de auditora sean
reportados de una forma
clara, concluyente y sin
demoras
Auditor Interno
Poder limitado
dependiendo del respaldo
gerencial
Un compromiso y respaldo
insuficiente de la gerencia
puede arriesgar la
efectividad de las
auditoras internas
Conoce la gente, lo cual

puede ayudar a la
comunicacin
Gua para el auditor
externo
Auditor Externo
Alto grado de poder, no

abuse de l
Sus recomendaciones son
de gran importancia para el
auditado, asegrese que
estn bien fundamentadas
Un punto de vista externo

ayuda a identificar
problemas
Ayuda a la auditora
interna
Imparte conocimiento
COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

Competencia con base en:
Experiencia laboral
Experiencia en Auditoras
Formacin como auditor
Conocimientos y habilidades
especficos de calidad
Atributos personales
LOS AUDITORES DESARROLLAN, MANTIENEN

Y MEJORAN SU COMPETENCIA A TRAVES
DEL CONTINUO DESARROLLO
PROFESIONAL Y DE L PARTICIPACION
REGULAR EN AUDITORAS
1
HABILIDADES DE LOS AUDITORES

PERCEPTIVIDAD
Habilidad para
entender el problema
rpidamente sin saltar
a conclusiones

PERSISTENCIA
La
habilidad para
vencer las dificultades
y mantener el curso de
accin planeado a
pesar de las
contrariedades

PUNTO DE VISTA FLEXIBLE
La habilidad para ver

cosas desde diferentes
puntos de vista y
adaptarse a
circunstancias
cambiantes

ENFOQUE DISCIPLINADO
Habilidad para enfocar
un problema lgica y
sistemticamente.
Habilidad para definir
los lmites de
responsabilidad del
rea de investigacin.

HABILIDADES DE PRESENTACIN
La
habilidad para
expresar
claramente juicios,
ideas y propuestas,
tanto oral como
escrito
1

HABILIDADES TCNICAS
Habilidad para
investigar y
determinar el grado
de cumplimiento en
todas las reas
1

HABILIDADES SOCIALES
Habilidad para
comunicarse y
trabajar con otras
personas de
diferentes niveles y
experiencia
1
ATRIBUTOS PERSONALES
CARACTERSTICAS POSITIVAS
Corts
Amigable
Servicial
Constructivo
Informativo
Perceptivo
Juicioso
Tenaz
Mente abierta
Diplomtico
Honesto
Maduro
Modesto
tico
ATRIBUTOS PERSONALES
CARACTERSTICAS NEGATIVAS PARA EVITAR:
Criticn
Inflexible
Polmico
Perezoso
Agresivo
Errtico
Desconsiderado
Susceptible
Inconsistente
No
Indeciso
prctico
Sabelotodo
DECLOGO DEL AUDITOR

Sea objetivo y racional en todas sus actuaciones.
Aplique siempre principios ticos y morales; en su
comportamiento y en su desempeo profesional.
Sea
discreto y mantenga
informacin obtenida.
la
confianza
en
la
Cumpla estrictamente las normas y disposiciones

reglamentarias de la entidad auditada
La auditora no se realiza en el escritorio del gerente o
en la sala de conferencias. Evale con objetividad en el

sitio de los acontecimientos.
Mantenga siempre el control de la auditora y
compruebe todas las informaciones personalmente.

Case a los parmetros preestablecidos para la
ejecucin de la misma.
1
DECLOGO DEL AUDITOR

Permita que su interlocutor se exprese. Recuerde
que la cortesa no est dems y siempre es el mejor
camino.
Concntrese. Evite que sus pensamientos vaguen y
que su atencin se desve.
No se considere demasiado bueno como para no
aprender de los dems. Recuerde que cada auditora
es una experiencia nueva.
Asegrese de conocer plenamente los hechos y de

obtener evidencias objetivas de los aspectos
auditados, antes de emitir cualquier juicio.
Exponga los hechos ajustndose a la realidad sin
herir susceptibilidades o crear conflictos.
1

Auditorías Internas Al SGC

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FORMACIN DE

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III. INTRODUCCIN A LAS

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Artculo 1. Adptese la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin

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Ley 152 de 1994

8.2.2 Ley 87 de 1993

Seguimiento y medicin de 8.2.3 Ley 489 de 1998

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Ley 152 de 1994

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DEFINICIONES - NTCGP 1000:2004

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DEFINICIONES - NTCGP 1000:2004

NOTA 1 El trmino "calidad" puede utilizarse acompaado de

3.43 Requisito : necesidad o expectativa

NOTA 1 "Generalmente implcita" significa que es habitual o una

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NORMA NCGP 1000:2004

PRINCIPIOS DE GESTIN DE LA CALIDAD PARA LA RAMA

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ENFOQUE HACIA EL CLIENTE

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PARTICIPACIN ACTIVA DE LOS

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ENFOQUE BASADO EN LOS PROCESOS

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ENFOQUE BASADO EN LOS PROCESOS

ENFOQUE DE SISTMA PARA LA GESTIN

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TOMA DE DECISIONES OBJETIVA

En todos los niveles de la entidad las

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RELACIONES BENEFICIOSAS CON EL

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El trabajo en equipo, en y entre entidades es

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6. GESTIN DE LOS RECURSOS

Jos Fernando Garca Gmez

Jos Fernando Garca Gmez

En cumplimiento de lo establecido en el artculo 6 de

Jos Fernando Garca Gmez

Se basa en las normas internacionales de la serie

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NORMA NTCGP 1000:2004

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NORMA NTCGP 1000:2004

Criterios y mtodos para

Identificar y disear los

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NORMA NTCGP 1000:2004

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NORMA NTCGP 1000:2004

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NORMA NTCGP 1000:2004