Unidad Didctica 1

Introduccin a PowerPoint

Contenido
1. Qu es PowerPoint?
2. Elementos que componen una presentacin
3. Entrar y salir del programa
4. La ventana de PowerPoint

U.D. 1 | Introduccin a PowerPoint

1. Qu es PowerPoint?
De todas las funciones para las que es til un PC, quiz las relacionadas
con la multimedia (creacin de imgenes, sonidos y combinacin de estos
elementos) son las que ms llaman la atencin.
Y es que en la actualidad lo que verdaderamente predomina en el mercado
es todo lo relacionado con la multimedia.
Hoy en da, gracias a los sistemas informticos y programas de los que
disponemos, pueden crearse imgenes sencillas o disearse secuencias completas de imgenes cinematogrficas.
Pero una parte especial del tratamiento de imgenes es la que est formada
por los programas de presentacin, que mezclan esas imgenes con texto y sonidos para la exposicin de datos en salas con un pblico ms o menos amplio.
PowerPoint, de la compaa Microsoft, es uno de los programas de presentacin ms extendidos en la actualidad.
Al venir integrado en el paquete Microsoft Office, podemos aprovechar las
ventajas que ofrecen estos elementos para la realizacin de presentaciones
verdaderamente profesionales.
Con PowerPoint podemos crear todo tipo de presentaciones: diapositivas
estndar de 35mm, transparencias, documentos impresos para los asistentes
a la presentacin, as como notas y esquemas para el presentador. Adems,
incluso podremos introducir sonidos, imgenes, animaciones, vdeo, etc.
PowerPoint se puede considerar como una aplicacin multimedia, ya que,
como se acaba de comentar, permite incluir sonidos, imgenes y vdeo. Tambin podremos crear presentaciones que se ejecuten de forma automtica,
incluir diversos efectos especiales, e incluso ejecutar las presentaciones en un
orden aleatorio al preestablecido.

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2. Elementos que componen una presentacin

Antes de nada, debemos conocer los elementos que componen una presentacin en PowerPoint.
El conjunto global de una presentacin puede dividirse en varias partes,
que servirn de ayuda al orador:
Diapositivas.

Las diapositivas son los elementos fundamentales que

constituyen la presentacin. Son cuadros de informacin que se van
sucediendo de forma secuencial durante la ejecucin de la presentacin. Pueden contener ttulos, textos, grficos, objetos dibujados, formas geomtricas y dems aplicaciones.
Esquemas. Las diapositivas se pueden agrupar por temas, que constituyen el contenido completo. El esquema de la presentacin muestra
todos los temas, as como las diapositivas que contiene cada uno.
Los esquemas son tiles para organizar las ideas en la fase inicial de
preparacin, para introducir el texto, para distribuirlo en distintas diapositivas, etc.
Notas. Podemos generar anotaciones que el orador puede utilizar para
guiarse durante la presentacin. Generalmente, suelen ser notas aclaratorias, ya que, como gua, tenemos los esquemas.

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Una vez sabemos los elementos que componen una presentacin, veamos
un ejemplo de cmo se trabaja con diapositivas. En la siguiente figura se
muestra un ejemplo de presentacin en PowerPoint.

Como podemos observar en la figura anterior, la presentacin est compuesta por varias diapositivas, cuyo ttulo se muestra en el esquema de la parte
izquierda de la ventana de PowerPoint.
En este mismo esquema podemos ver cmo se titula cada una de las diapositivas. Asimismo, podemos ver las notas que el creador de las diapositivas
ha insertado.

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El modo de desplazarnos entre las diapositivas y los modos de visualizacin

se ver en el siguiente tema. Asimismo, el diseo de los distintos elementos de
la diapositiva lo iremos viendo a lo largo del curso.
No obstante, la verdadera potencia de PowerPoint, como veremos ms
adelante, est en que si ejecutamos la presentacin, presentar el siguiente
aspecto:

Como podemos comprobar, el diseo ocupa la pantalla del ordenador por

completo. Si en la sala de exposicin disponemos de un can o reproductor multimedia, podremos mostrar las imgenes en una pantalla, dando una
calidad muy profesional a nuestra presentacin. Asimismo, una presentacin
puede contener ms de una diapositiva. Por ejemplo, en el caso que nos ocupa, si una vez ejecutada la presentacin hacemos clic en ella, esta pasar a la
siguiente diapositiva. De esta forma, nos moveremos a travs de las diapositivas que componen nuestra presentacin.

3. Entrar y salir del programa

El primer paso para comenzar a trabajar con un programa es entrar dentro
de l, es decir, ejecutarlo para que comience a funcionar.

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Podremos entrar a PowerPoint accediendo al men Todos los programas a

travs del botn Iniciar, situado generalmente en la esquina inferior izquierda
de la pantalla, y hacer clic en la opcin Microsoft PowerPoint.
Puede ocurrir, debido a la configuracin que tenga Windows en nuestro
ordenador, que no se encuentre la opcin Microsoft PowerPoint directamente
en el men Todos los programas, por lo que tendremos que abrir el submen
Microsoft Office para llegar a la opcin deseada.

Otra forma de arrancar PowerPoint es haciendo doble clic sobre el icono de

acceso directo que se encuentra en el escritorio, siempre que dispongamos de l.

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Entremos en PowerPoint del modo que entremos, se ejecutar el programa

y, tras ver el logotipo de PowerPoint, nos encontraremos ante la pantalla de
edicin, en la que podremos comenzar a trabajar.
El proceso contrario a la entrada en el programa ser la salida, es decir, llegar un momento en el que deseemos dejar de trabajar con l, bien para seguir
trabajando con otras aplicaciones o bien para cerrar Windows y desconectar el
ordenador.
Para salir de Microsoft PowerPoint podemos utilizar diferentes alternativas:
1. Seleccionar la opcin Cerrar de la ficha Archivo.
2. Utilizar el botn Cerrar de la barra de ttulo.
3. Pulsar la combinacin de teclas [Alt + F4].
Si, al cerrar el programa, no hemos guardado los cambios efectuados en
la presentacin, nos preguntar si queremos guardarlos o incluso nos puede
llegar a mostrar el cuadro de dilogo asociado al men Guardar, en el caso de
no haberlo guardado anteriormente.

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4. La ventana de PowerPoint
Una vez abierto el programa aparece directamente la ventana de Microsoft
PowerPoint, como la que a continuacin se muestra:

A continuacin se comentarn cada una de las partes que componen la

ventana de PowerPoint.
La Barra de Ttulo contiene el nombre de la presentacin sobre la que se est
trabajando actualmente, precedido de Microsoft PowerPoint. PowerPoint utiliza por defecto como nombre temporal Presentacin1 (dependiendo de las que
hayamos creado) hasta que sea guardada y le asignemos el nombre deseado.
Adems de visualizar el nombre de la presentacin activa, la barra de Ttulo
contiene, a su vez, otros componentes:

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El

botn Minimizar. Haciendo clic sobre este botn, conseguiremos que

la ventana del programa se oculte en la barra de Tareas (situada en la
parte inferior de la pantalla del ordenador y contiene el botn Inicio,
una serie de botones con las aplicaciones que tengamos abiertas y otros
componentes).
El botn Maximizar. Haciendo clic sobre este botn la ventana adquirir
su valor mximo, adaptndose a los mrgenes de la pantalla. Una vez
que la ventana est maximizada, este botn desaparece y en su lugar
aparece el botn Restaurar, el cual recupera el tamao original de la
ventana, es decir, el tamao que tena antes de ser maximizada.
El botn Cerrar. La utilidad de este botn es la de cerrar PowerPoint XP.
La Cinta de opciones aparece debajo de la barra de ttulos, y muestra las
opciones principales del programa.

Los grupos de opciones estn formados por una serie de botones que permiten realizar rpidamente las tareas ms usuales. Cada botn tiene una tarea
asociada. Dichas tareas se pondrn en funcionamiento al pulsar sobre el botn
correspondiente, por ejemplo agregar una diapositiva a una presentacin, basta con hacer clic sobre el botn nueva diapositiva. De esta forma resulta ms
cmoda y rpida la creacin de la nueva diapositiva.
La cinta de opciones est integrada por fichas para acceder de forma rpida a los grupos de opciones que, a su vez, nos permitirn usar las tareas ms
comunes, que con toda seguridad utilizaremos durante el desarrollo de la presentacin. Si colocamos el puntero del ratn sobre un botn y lo mantenemos
durante un breve tiempo, aparecer un mensaje que indica la funcionalidad

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del mismo. De este modo, conseguir una pequea ayuda de lo que hace cada
uno de los botones.

La ficha Inicio, como su nombre indica, rene una coleccin de Grupos de

comandos cuyas acciones son diversas, pero de uso frecuente. Entre estas podemos encontrar el portapapeles, las opciones de las diapositivas con fuentes
y prrafos, los diferentes dibujos y las opciones de edicin.
Para acceder a otras funciones, tan solo deber cambiar la ficha activa
pulsando sobre el nombre de la misma.
Podr acceder al cuadro de dilogo de las opciones deseadas si bajo un
grupo aparece el icono
.
Esto har que aparezca la ventana o cuadro de dilogo asociado al grupo
seleccionado.
Cuando una opcin o botn aparece sin resaltar significa que est inhibida
y, por tanto, no puede ser seleccionada en ese momento.
Otra forma de acceder a las opciones de PowerPoint es a travs del teclado.
Bastar con que pulsemos la tecla [Alt] y, a continuacin, elegiremos la letra o
nmero que nos interese entre los que aparecen resaltados en pantalla. Estas
letras o nmeros sobre un cuadradito blanco se denominan IDENTIFICADORES DE SUGERENCIAS DE TECLAS. Las letras aparecern para las fichas de
la Cinta de Opciones y los nmeros aparecern para la Barra de herramientas
de acceso rpido. La ficha Inicio tiene la letra O resaltada. De este modo, pul-

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sando la tecla O abriremos dicha ficha. Una vez abierta dicha ficha, podr
continuar seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo resaltadas.

Tambin puede utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente

a las operaciones ms utilizadas.
Suelen ser siempre la tecla [Ctrl] (control) ms otra tecla. Por ejemplo, para
ordenar imprimir se utiliza la combinacin [Ctrl + P]; y para copiar un texto
seleccionado se usa [Ctrl + C]. No obstante, puede consultar dichas combinaciones en la ayuda de PowerPoint.
Cuando pulsamos con el botn derecho del ratn sobre el rea de trabajo
o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de ttulo) aparecen
unos mens denominados men contextual o men emergente. Estos mens
contienen los comandos ms comunes utilizados sobre el elemento al que
estn asociados.
Con el fin de conocer el estado de las opciones seleccionables en el men,
as como su funcionamiento, se describen a continuacin los smbolos que
podemos encontrar en los mens y su significado:
Marca de verificacin. Aparece dentro de un recuadro donde se agrupan
varias opciones y seala la que est seleccionada. Podremos seleccionar ms
de una opcin al mismo tiempo.

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Tringulo. Este smbolo aparece al lado de algunos comandos de men e indica que la opcin dispone de un submen con varias entradas ms. No es necesario hacer clic para que se despliegue el submen, bastar con que site el
puntero del ratn sobre la opcin con el tringulo y se abrir automticamente.

Puntos suspensivos. Cuando en un men se incluye un comando que va

acompaado de tres puntos suspensivos significa que, al seleccionar esa opcin, se abrir un cuadro de dilogo. Para que el programa contine trabajando, ser necesario primero escoger alguna opcin a travs de ese cuadro.

La barra de herramientas de acceso rpido se encuentra en la parte superior

izquierda de la barra de ttulo. En esta se muestran las opciones que ms se
utilizan durante la utilizacin del programa.

Puede cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de

acceso rpido, seleccionando cualquiera de las opciones que aparecen en el
men Personalizar barra de herramientas de acceso rpido que se encuentra a
la derecha de la barra.

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Para aadir una opcin a la barra deber seleccionar cualquiera de las

opciones que no tenga la marca de verificacin activada. Las opciones que
tienen activada la marca de verificacin indican que ya aparecen en la barra
de herramientas de acceso rpido.
Podr hacer que esta barra se muestre debajo de la cinta de opciones seleccionando la opcin llamada del mismo modo.
Cabe destacar en esta cinta una novedad de PowerPoint 2010 y es la ficha
Archivo. Al hacer clic sobre ella aparecer la Vista Backstage, con una serie de
opciones a travs de las cuales podremos realizar operaciones con los archivos,
imprimir, prepararlos para su posterior impresin y enviarlos a un destinatario
de correo electrnico, entre otras opciones que iremos viendo ms adelante.

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El Panel Diapositiva es el espacio que aparece en el centro de la ventana y

es donde disearemos la presentacin.
Las Barras de desplazamiento son pulsadores mviles que aparecen en los
bordes de la ventana y que nos permiten deslizarnos entre las diapositivas
cuando no es posible visualizar todo su contenido en pantalla. Se ubican,
segn sea necesario, en la parte inferior derecha y en la parte derecha de la
ventana.

El Panel de Fichas Diapositivas y Esquemas muestra los ttulos de las diapositivas que vamos creando con su nmero, e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos la pestaa Diapositivas.

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La barra de estado es la que aparece en la parte inferior de la ventana y

muestra el estado de la presentacin. PowerPoint ir presentando mensajes
en ella, indicndonos las acciones que se estn realizando o informacin de
otro tipo.

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