Manual de Control Interno ACOTALLERES

MANUAL DE CONTROL INTERNO
MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA COOPERATIVA

ACOTALLERES TECLEOS de R.L.
PRIMERA EDICION
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I-
GENERALIDADES
1.- DEFINICIN
En la Cooperativa entenderemos por CONTROL INTERNO, el conjunto de instrumentos administrativos
implantados para proteger los bienes y derechos, la fiabilidad de los registros y documentos contables
y la preparacin oportuna de la informacin financiera.
Control interno comprende la estructura organizada y la descripcin de las unidades y puestos que la
conforman; los procedimientos, mtodos y medidas adoptadas para la asignacin de autoridad,
responsabilidad y el control administrativo; las polticas y prcticas contables y de personal; y los
planes estratgicos y operacionales.
2.- OBJETIVOS
Proteger los bienes y derechos

Prevenir y detectar errores y fraudes
Disponer de datos financieros oportunos y confiables
Racionalizar la utilizacin de los recursos
Proteger los registros y documentos contables
Promover la eficiencia en el negocio financiero.
Promover la eficiencia organizacional
3.- ELEMENTOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL INTERNO

3.1 Estructura Organizativa
La estructura organizativa, comnmente conocida como ORGANIGRAMA, ha sido estructurado
tomando de base la delegacin y la coordinacin de responsabilidades y atribuciones bien definidas
en los niveles de direccin y operativos, respetando el principio de segregacin de las funciones
incompatibles. La representacin grfica de la estructura organizativa es parte del Manual de
funciones de la Cooperativa. El organigrama estructurado implantado en las Cooperativas tiene entre
sus objetivos priorizar el servicio y la atencin al cliente, a travs de la definicin de atencin al
usuario.
3.2 Registro de las operaciones
Se tienen definidos los formularios para documentar las operaciones de ingreso y retiro de asociados
y asociadas, ingresos y egresos de efectivo, prstamos y morosidad, y dems operaciones.
Los formularios de ingresos han sido estructurados para cumplir con los requisitos que exige la Ley de
Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestacin de Servicios, IVA.
El sistema contable estndar autorizado por el INSAFOCOOP, es una herramienta importante con que
se dispone, para el registro uniforme, consistente y ordenado de las operaciones. En el romano II del
mismo, se detallan los datos que definen la forma de contabilizacin de las operaciones; y en los
romanos III, los datos sobre los registros legales y auxiliares de control contable e histrico.
Adems de los registros contables se lleva por separado el registro de las operaciones de ingreso
(ventas), exentos y gravados, y de las compras de bienes y servicios exentos y gravados, por
exigencia de la Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestacin de Servicios,
IVA.
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3.3 Autorizaciones y Responsabilidades.

La autorizacin de las transacciones es importante como elemento de prevencin y para definir
responsabilidades sobre las mismas en los diferentes niveles asignados. El objetivo de esta funcin de
control es garantizar exactitud o reduccin del mximo los errores en los clculos al cobrar o pagar
intereses, vender productos o materiales, asegurar una aplicacin contable adecuada de las
operaciones, autorizacin de gastos de acuerdo a las polticas y el presupuesto, salida de valores
significativos y bienes importantes.
Estn definidos de manera general en el Manual de Operaciones de la Cooperativa, los procedimientos
y requisitos de autorizacin que deben cumplirse al realizar una transaccin.
Los niveles de autorizacin especficos de la Cooperativa deben establecerse por escrito, procurando
no extralimitarse en sus poderes, que sean respetadas y que no generen demora en la atencin al
usuario.
Entre las autorizaciones y responsabilidades especficas que deben establecerse se detallan:
-
Responsable de la administracin de la liquidez y custodia de valores y bienes corresponde

de manera conjunta al Consejo de Administracin y a la Gerencia.
Para la autorizacin del pago en efectivo se ha definido el siguiente procedimiento:

a) Las facturas y recibos deben llevar el visto bueno de la Gerencia de la Cooperativa.
b) Los pagos en efectivo se harn hasta por $500.00 Si el gasto es mayor de dicho valor
deber emitirse un cheque, excepto cuando se trate de casos especiales, los cuales
debern contar con el visto bueno del Presidente o Tesorero del Consejo de
Administracin.
c) Los fondos sujetos a liquidar se autorizarn de acuerdo al presupuesto solicitado y a las
justificaciones del evento a realizar. Dichos fondos podrn utilizarse para cubrir pago de
viticos, desplazamiento y alimentacin (si se hace fuera de la Cooperativa) de
directivos y/o funcionarios. El valor correspondiente se entregar en efectivo siempre y
cuando se solicite con tres das de anticipacin o segn programacin.
d) El valor autorizado para el pago en efectivo por retiros de ahorros de cualquier
modalidad, ser de acuerdo a la disponibilidad de efectivo, a las conveniencias del
asociado/a y disposiciones de la Ley de lavado de Dinero.
e) De acuerdo a la naturaleza del gasto y en lo que fuere aplicable, los pagos en efectivo
se documentarn por medio de los formularios respectivos.
Autorizaciones para librar cheques de cuentas bancarias y retiro de cuentas de ahorro.
a) Los cheques sern firmados por las personas autorizadas segn estatutos, y ratificado
por acuerdo del Consejo de Administracin.
b) Todo cheque ser autorizado con dos firmas mancomunadas.

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La Gerencia autorizar el acceso a la informacin financiera y valores.

Responsabilidad en la supervisin de las operaciones:
a)
Las operaciones de caja y numerario en reserva sern supervisadas por la Gerencia,

Junta de Vigilancia y Auditora Interna.
b)
El o la Contador/a General ser

contable de las operaciones.
c)
El Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia, Auditora Interna y la Gerencia son

responsables de supervisar que las operaciones financieras contables se realicen de
acuerdos a las polticas y normas establecidas, en lo que corresponde a cada rea.
el responsable de la revisin general del registro
4.- DELEGACIN DE CONTROLES.

El gerente es el primer responsable de la funcin de control en la Cooperativa; sin embargo, por la
naturaleza de sus funciones puede delegar la supervisin en la aplicacin de los mismos en otros
funcionarios. Esto no significa que el gerente deja de ser responsable del control interno, por lo que
se apoyar en tcnicas de verificacin y estadsticas, como el elemento sorpresa y el muestreo, para
revisar la existencia fsica de valores y el cumplimiento de las medidas de control en las operaciones.
La delegacin de las funciones de control se har del conocimiento oficial del Consejo de
Administracin y de los responsables, procurando no asignar a una misma persona funciones
incompatibles, como las siguientes:
a) La manipulacin de valores.
La custodia de los valores estar en poder de la Gerencia.
b) El registro de las operaciones.
El registro de las transacciones es responsabilidad de l o la Contador/a.
c) La autorizacin de las operaciones.
La autorizacin de operaciones se realizar de acuerdo al tipo de transaccin; as:
-
La Gerencia autorizar las solicitudes de fondos sujetos a liquidar solicitados por el

personal.
Los gastos referentes al desarrollo de la Asamblea como memoria, publicaciones,
promocinales, sern autorizadas por el Consejo de Administracin.
La adquisicin de mobiliario y equipo cuyo valor sea menor a $200.00 sern autorizados
por la Gerencia General. Las adquisiciones de mobiliario y equipo por un precio superior a
$200.00 as como la compra de bienes inmuebles debern ser autorizados por el Consejo
de Administracin; siempre y cuando no estn contemplados en el presupuesto aprobado
para dicho ejercicio.
La autorizacin de cualquier clase de transferencia se efectuar atendiendo las firmas
aprobadas por el Consejo de Administracin.
d) La verificacin de las operaciones

Se encuentran a cargo de la Gerencia y Auditoria Interna de la Cooperativa.

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5.- TIPOS DE CONTROL

Los controles internos de la Cooperativa sern de prevencin y de deteccin.
Los primeros tienen como objetivo impedir los fraudes y los errores as como administrar el riesgo
para que se produzcan en un menor impacto. Los de deteccin tienen por objetivo descubrir o
aumentar al mximo las probabilidades de descubrimiento de los fraudes o errores, de manera que
los responsables puedan tomar pronto las medidas correctivas.
6.- MEDIDAS DE EFICACIA
Contabilizacin oportuna de las operaciones y elaboracin de Estados Financieros.
Las operaciones se contabilizaran tan pronto sean realizadas, con el objeto de minimizar el riesgo de
errores, de olvidos o de irregularidades. Esto significa que al final de la jornada (un da, medio da)
deber efectuarse un corte de operaciones de caja para asegurarse que todos los ingresos y pagos
fueron registrados, y de manera correcta.
Adems, los primeros cinco das de cada mes se dispondr de Estados Financieros, se entender por
Estados Financieros: El balance General, Estado de Resultado, Estado de flujo de efectivo, Estado de
cambio en el patrimonio y las notas a los Estados Financieros, remitidos por contabilidad para el
respectivo anlisis de la gerencia, elaboracin o ajustes de los planes de promocin de los servicios, el
presupuesto y el plan operativo.
7.- CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos que respaldan las operaciones efectuadas en caja y de otras operaciones de
naturaleza contable, sern ordenados y clasificados al final de cada jornada por los responsables, en
tal forma que faciliten la verificacin. Los criterios de ordenamiento y clasificacin son los siguientes:
-
Formularios prenumerados por imprenta, en forma correlativa ascendente.

Para la documentacin y registro de operaciones.
Ingresos:
Operaciones de numerario en reserva
Requisiones a numerario en reserva
Depsitos de ahorro
Abonos a prstamos, cuentas por cobrar y aportaciones
Venta de productos
Cobro de servicios
Otros
Pagos o egresos:
Retiro de ahorros
Cancelacin de depsitos
Pago a proveedores
Gastos menores
Pagos de anticipos a sueldos y otros
Remisiones al numerario en reserva
Los documentos de operaciones bancarias sern agregados as:

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Las remesas y transferencias bancarias antes de las operaciones entre numerarios

Los cheques emitidos despus de la remisin de numerario.
8.- ESTRUCTURA DEL MANUAL
El manual ha sido estructurado considerando que las operaciones se realizan en forma automatizada.
Para las actividades donde se han definido medidas de control, tambin se plantean los objetivos,
requisitos de documentacin y las medidas de seguridad adoptadas.
9.- REVISION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL
El presente manual como todo instrumento administrativo est sujeto a cambios, debido a
modificaciones del ambiente de control, volumen de operaciones, modernizaciones, aspectos legales y
tcnicos, etc.
II-
ACTIVIDADES Y MEDIDAS DE CONTROL

1.- OPERACIONES DE CAJA
os
Que las operaciones de ingreso de efectivo se registren total y oportunamente.
Que las salidas estn debidamente autorizadas.
Reducir los riesgos de malversacin en la manipulacin del efectivo.
Registro y documentacin
El cajero o cajera digitar o registrar en el sistema, las operaciones de ingreso y egresos de efectivo,
INMEDIATAMENTE son efectuadas.
El cajero o cajera documentar las operaciones de ingresos de efectivo con las requisiciones del
numerario en reserva; depsitos de ahorro; recibos y/o facturas y comprobantes de crdito fiscal por
los abonos a prstamos, venta de productos, aportaciones, y recuperacin de cuentas por cobrar;
recibos y/o facturas de cobros de servicios; notas de abono por apertura de depsitos.
A todos los documentos de Ingreso, el cajero o cajera deber estampar el sello de RECIBIDO,
Indicando la fecha, nmero de caja y/o la rbrica/firma, INMEDIATAMENTE la operacin es efectuada.
El cajero o cajera documentar las operaciones de egreso de efectivo con las remisiones al numerario
en reserva; retiro de ahorros, recibos y/o facturas de gastos, notas de cancelacin de depsitos,
liquidacin de aportaciones o desembolsos en efectivo de prstamos, pago de proveedores de
productos.
A todos los documentos de egresos, el cajero o cajera deber estampar el sello de PAGADO Indicando
la fecha, nmero de caja y/o la rbrica/firma, INMEDIATAMENTE la operacin es efectuada.

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A todos los documentos de ingreso y egresos que no corresponden a transacciones en efectivo, el

cajero o cajera estampar el sello de OPERACIN CONTABLE, haciendo referencia al origen de la
transaccin realizada.
A todos los documentos de ingreso que estn relacionados con operaciones realizadas en las cuentas
bancarias estampar el sello de NOTA DE ABONO, inmediatamente la operacin sea reconocida en
caja.
A toda la documentacin que ha sido pagada con cheque el cajero o cajera estampar el sello de
PAGADO CON CHEQUE N inmediatamente sea entregada la documentacin para respaldo del
boucher y en el caso de ser desembolsos de prstamos de esta modalidad registrar en el programa
informtico dicho desembolso con la especificacin del cheque.
Toda la documentacin recibida y elaborada en caja estar libre de errores, borrones, tachaduras y
enmendaduras, esto con el fin de evitar interpretaciones errneas que pueda existir de la
documentacin que respaldan las operaciones de las cajas.
Toda documentacin anulada, el cajero o cajera estampar el SELLO de ANULADO EN CAJA, que
aplicar para toda la documentacin generada por sta.
El cajero o cajera EN FORMA PERMANENTE mantendr clasificada y ordenada la documentacin de
ingresos y egreso, para facilitar las labores de supervisin.
El cajero o cajera EN FORMA PERMANENTE mantendr ordenados y clasificados los billetes y monedas
fraccionarias en los depsitos adecuados para tal fin.
El cajero o cajera deber asegurarse que la codificacin de las operaciones sea la que corresponde
segn el Catalogo y manual de cuentas
ARQUEOS SORPRESIVOS a las operaciones de caja podrn ser efectuados por Tesorero del Consejo
de Administracin, Junta de Vigilancia, Auditora Interna y Contabilidad, para verificar la existencia
fsica del efectivo y el adecuado manejo; con la periodicidad de por lo menos dos (cada Cooperativa
tendr sus opciones de ejecucin) arqueos mensuales. Excepto a Auditora Externa que lo realizara
en el periodo de auditoria intermedia y de cierre contable.
Contabilidad al FINAL DEL DA supervisar que las operaciones de caja estn suficientemente
documentadas y que cumplan los requisitos de autorizacin y sellos; tambin supervisar su
adecuado y completo registro. Auditora Interna lo realizara en la fecha que este asignado en su plan
de trabajo. Para el caso de la sucursal el contador o contadora verificara la documentacin y el
efectivo reflejado en el sistema informtico por el cierre de la caja; cotejar la documentacin
escaneada en la base contra el corte de caja y reporte de ingresos y egresos.
El cajero o cajera al cierre de las operaciones diarias entregar reporte de caja al Contador o
contadora para su clasificacin, ordenamiento y archivo. El cajero o cajera al cierre de las operaciones
diarias entregar el efectivo en caja metlica al responsable del numerario en reserva para su
respectivo resguardo en caja de seguridad general.
El cajero o cajera los primeros dos das de cada mes imprimir y remitir la copia del libro de caja del
mes anterior a contabilidad para su respectivo cotejo y archivo. Dicho libro lo emitir el sistema de
manera consolidado mensual.

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Seguridad
EL REA DE CAJA ES DE ACCESO EXCLUSIVO PARA EL CAJERO O CAJERA, otras personas
tendrn acceso nicamente para labores de auditora o verificacin fsica del efectivo por
medio de arqueos.
LA LLAVE DE ACCESO AL REA DE CAJA SER DE USO Y CUSTODIA EXCLUSIVA DE EL CAJERO
O CAJERA, excepto la copia que estar bajo la responsabilidad del administrador(a) de la
liquidez.
Al final del da para guardar los fondos en efectivo el cajero o cajera remite a numerario la
liquidez.
III-
OPERACIONES DE NUMERARIO EN RESERVA
os
Que las operaciones de ingreso de efectivo se registren total y oportunamente.
Que las salidas estn debidamente registradas.

Reducir los riesgos de malversacin en la manipulacin del efectivo.
El Administrador o administradora de Liquidez, documentar las operaciones de ingresos de efectivo
con las remisiones de las cajas; con los reembolsos de liquidez provenientes de las cuentas de
bancos y los fondos recibidos entre numerarios de las sucursales
A todos los documentos de Ingreso, El Administrador o administradora de Liquidez deber estampar el
sello de RECIBIDO EN NUMERARIO, Indicando la fecha y firma, INMEDIATAMENTE la operacin es
efectuada; quedndose con la copia de estas operaciones para su archivo.
El Administrador o administradora de Liquidez documentar las operaciones de egreso de efectivo con
las requisiones de las cajas, las remesas efectuadas a las cuentas bancarias y los prstamos que se
den para las sucursales.
A todos los documentos de egresos, El Administrador o administradora de Liquidez deber estampar
el sello de ENTREGADO EN NUMERARIO Indicando la fecha y firma, INMEDIATAMENTE la operacin es
efectuada. Quedndose con la copia de estas operaciones para su archivo.
El Administrador o administradora de Liquidez registrara las entradas y salidas de efectivo del
numerario en el sistema INMEDIATAMENTE se den las operaciones. Este emitir el libro de las
operaciones de numerario de manera cronolgica y no podr ser modificado una vez sea impreso al
final del mes. Contabilidad supervisar peridicamente que las operaciones de numerario estn
suficientemente documentadas y que cumplan los requisitos de firmas y sellos; adems, supervisar
su adecuado y completo registro. Auditora Interna lo realizara en la fecha que este asignado.

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os
ARQUEOS SORPRESIVOS a las operaciones de Numerario en reserva sern efectuados por Tesorero
del Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia, Auditoria Interna y Contabilidad, para verificar la
existencia fsica del efectivo y el adecuado manejo; con la periodicidad de por lo menos dos (cada
Cooperativa tendr sus opciones de ejecucin) arqueos mensuales. Excepto a Auditora Externa que
lo realizara en el periodo de auditoria intermedia y de cierre contable.
El Administrador o administradora de Liquidez EN FORMA PERMANENTE mantendr ordenados y
clasificados los billetes y monedas fraccionarias en su caja metlica asignada para tal fin. As como
mantendr el registro cronolgico de las copias de las operaciones del mismo.
El Administrador o administradora de Liquidez los primeros dos das calendario de cada mes remitir
la copia del libro de numerario en reserva actualizado a contabilidad para su respectivo revisin y
respaldo.
Seguridad
EL REA DE LA CAJA FUERTE O BOVEDA ES DE ACCESO EXCLUSIVO PARA El Administrador o
administradora DE LIQUIDEZ; otras personas tendrn acceso, nicamente para labores de
auditora o verificacin fsica del efectivo por medio de arqueos.
LA LLAVE DE ACCESO AL REA DE LA CAJA FUERTE O BOVEDA SER DE USO Y CUSTODIA
EXCLUSIVA DE El Administrador o administradora DE LIQUIDEZ, excepto la copia que estar
bajo la responsabilidad de la Gerencia y presidente o presidenta de Consejo de Administracin.
Para guardar los fondos en efectivo del numerario, se mantendrn en una caja de seguridad de
la cual nicamente tendr llave El Administrador o administradora de Liquidez.
La caja fuerte permanecer en un lugar no visible, con ACCESO RESTRINGIDO.
LA CLAVE DE ACCESO A LA CAJA FUERTE O BVEDA SER DE USO Y CUSTODIA EXCLUSIVA
de El Administrador o administradora de Liquidez. Excepto que la copia de esta clave estar
bajo la responsabilidad de la Gerencia y presidente o presidenta de Consejo de Administracin
IV-
OPERACIONES BANCARIAS
Que las operaciones bancarias estn suficientemente documentados, revisadas

autorizados.
Que las operaciones sean registradas y que sus saldos sean conciliados.
Contabilidad llevar registros separados por cada entidad donde se manejen
Cooperativa
los fondos de la
La emisin de los cheques Boucher estar a cargo del contador o contadora o a otra persona por
delegacin de gerencia, este lo procesara INMEDIATAMENTE en el sistema.
Para la emisin de un cheque se requerir que exista documento justificativo autorizado por la
Gerencia.
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Los cheques Boucher sern librados con FIRMAS MANCOMUNADAS CON DOS DE LAS TRES FIRMAS
AUTORIZADAS, SIEMPRE Y CUANDO SEA AUTORIZADO POR LA GERENCIA.
Los cheques Boucher deben de tener las firmas de quien elabora, revisa, autoriza y recibe. (Contador
o contadora Auditor o auditora, Gerencia y titular del Boucher).
Los Cheques Boucher se archivaran en orden ascendente, junto con las transferencias entre cuentas
bancarias al final de todos los documentos generados por los numerarios y las cajas, y se registraran
de manera separada del corte de caja del da, esto a efecto de tener una mejor identificacin de los
mismos.
La documentacin de respaldo de la libracin de los cheques Boucher inmediatamente sean librados
se les estampar el sello de PAGADO CON CHEQUE, el cual ser completado con las generales del
sello.
Los cheques Boucher anulados sern archivados en forma ascendente junto a los librados, simultneo
a esto el cajero estampara el sello de ANULADO EN CAJA
Las remesas o depsitos sern respaldados y contabilizados con los comprobantes sellados de
RECIBIDO por el Cajero o cajera del Banco o Cooperativa y con el registro de la operacin en la
libreta.
A nivel operativo se podr librar cheques Boucher o retiros de ahorros con FIRMAS MANCOMUNADAS
CON DOS DE LAS TRES FIRMAS AUTORIZADAS, SIEMPRE Y CUANDO SEA AUTORIZADO POR LA
GERENCIA.
Contabilidad MENSUALMENTE conciliar los saldos del Diario- Mayor con los estados de cuenta
recibidos y las libretas. Las conciliaciones deben tener firma de quien la elabora, revisa y autoriza.
Contador o contadora, Auditor(a) y Gerencia).
SEMESTRALMENTE o al final del perodo, Contabilidad confirmar los saldos en cuentas de cheques y
de ahorros, para ratificacin de los mismos y para facilitar labores de auditora y fiscalizacin.
Contabilidad llevara un registro semanal de liquidez bancaria que ser remitido a la gerencia a
primeras horas del primer da de la semana laboral, en este irn todas los saldos de las cuentas
existentes junto con las obligaciones programadas de pago para dicha semana.
Cuando una libreta tiene seis meses de inactividad se revisar el uso de dicha cuenta, al comprobar
que no ha sido utilizada se proceder a la cancelacin de la misma por la Gerencia; de lo contrario
contabilidad har el informe explicativo del motivo por el cual no son canceladas.
Seguridad
La responsabilidad sobre la custodia de las chequeras, cheques Boucher y libretas de ahorro
estar asignada a la Gerencia quien delegar tal funcin a otra persona respetando la
restriccin establecida en este manual
Los contratos de cuentas de cheques y de ahorro sern custodiadas en la caja
bveda, bajo la responsabilidad de la Gerencia.
Contabilidad tendr bajo su custodia la copia de todos los contratos
ahorros en donde tendr el archivo cronolgico de estas.
PRIMERA EDICION
fuerte o
sobre las cuentas de

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V-
INVERSIONES
os
Que las operaciones estn registradas y los saldos conciliados.
Que los documentos de respaldo estn adecuadamente protegidos.
Las inversiones estarn respaldadas por certificados de aportacin, depsitos de ahorro a plazo,
acciones u otros ttulos valores legalmente autorizados.
Contabilidad llevar registro separado por cada entidad donde se tengan inversiones y detalle de las
clases de ttulos valores en propiedad.
Contabilidad SEMESTRALMENTE conciliar los saldos del Diario Mayor con los ttulos valores
existentes.
La compra o venta de ttulos de valores ser autorizada por el Consejo de Administracin a propuesta
de la Gerencia.
La cancelacin de los certificados de depsitos a plazo se har con instruccin o autorizacin de la
Gerencia.
Contabilidad llevar registro y control detallado de la rentabilidad de las inversiones e INFORMAR AL
FINAL DE CADA MES A LA GERENCIA, sobre la situacin de las mismas y por consiguiente la Gerencia
informar al Consejo de Administracin.
Seguridad
La responsabilidad sobre la custodia de los ttulos valores est delegada en la Gerencia.
Los ttulos valores sern custodiados en la caja fuerte o bveda, bajo la responsabilidad de la
gerencia.
Contabilidad llevar un control de las copias de dichos ttulos valores junto a los informes
entregados a gerencia.
VI-
CARTERA DE PRSTAMOS
os
Asegurarse del respeto a la delegacin del poder de prestar que ha sido delegado a la
Gerencia.
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Que todos los crditos concedidos estn documentados y cumplan las normas, reglamentos y
polticas de crditos.
Asegurar que las polticas y procedimientos de recuperacin se respeten.
Reducir riesgos de prdidas en operaciones de prstamos.
Evitar operaciones indebidas en crditos con personas relacionadas.
Contabilidad llevar registro detallado de los prstamos otorgados y las recuperaciones quien tendr
la obligacin de imprimir dicho detalle al cierre del mes a efecto de respaldar el saldo en los Estados
Financieros. Cajero o cajera apoyar este proceso.
Contabilidad MENSUALMENTE
responsables de la cobranza
comparativo de los ltimos 6
reduccin de ndice propuesta
presentar un estado de la morosidad de la cartera de prstamos a los

y a la Gerencia para el seguimiento, as como un comportamiento
meses de las clasificaciones ms incidentes en la mora y la meta de
en el plan de trabajo de los promotores.
Contabilidad MENSUALMENTE cortejar los saldos detallados con los del

verificar la cuadratura, revisar diferencias y hacer las correcciones necesarias.
Diario Mayor, para
La documentacin de respaldo de los prstamos aprobados lo constituye la solicitud, constancias de

ingreso y/o Estados Financieros de los solicitantes y fiadores, escrituras de propiedad, entre otros.
La verificacin telefnica o visual de los datos del solicitante y fiador o fiadora se harn constar en el
formulario de la solicitud, como resultado del anlisis realizado por asesor o asesora de crditos.
Dichos formularios sern archivados de manera cronolgica con forme han sido emitidos.
La garanta del prstamo otorgado ser el pagar, letras de cambio, mutuo simple o hipotecario
autenticado por notario; los crditos hipotecarios adems, tendrn la anotacin preventiva efectuada
en el Registro de la Propiedad Raz e Hipoteca.
Toda entrada y salida de mutuo simple o hipotecario, ser registrado en el Libro de Registro de
garantas, este ser responsabilidad de la persona encargada de la custodia de los documentos.
Los documentos que respaldan el anlisis y/o resolucin de los crditos sern archivados en el
expediente del asociado o asociada, los que se llevarn en forma organizada, para facilitar su
localizacin
Los gestores de Crditos llevara mensualmente el control de los prestamos cancelados y lo remitir al
responsable de la custodia de los documentos para su depuracin. De dicha depuracin se Llevara un
archivo ordenado por numero de asociado o asociada al que se les estampar con el sello de
CREDITO CANCELADO y haciendo referencia a la fecha de cancelacin del mismo.
Caja remitir al asistente administrativo al asociado o asociada que cancele su crdito para la entrega
de las garantas de ste. El asistente administrativo llevara un libro de control de entrega de
documentos que contendr como mnimo, fecha de entrega, numero de documentos entregados,
nombre y firma del asociado o asociada.

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Seguridad.
Los mutuos simples e hipotecarios y otros documentos que garantizan los crditos otorgados
sern custodiados en caja fuerte o archivos metlicos con llave; los cuales debern ubicarse en
un rea de acceso restringido.
La responsabilidad de la custodia de los documentos de garanta de crditos ser delegada por
la Gerencia en forma escrita, en un funcionario del rea administrativa.
La combinacin de la caja de seguridad y la copia de las llaves de los archivos metlicos ser
de conocimiento y uso de la Gerencia o a quien designe.
El Presidente del Consejo de Administracin tendr acceso a la combinacin de la caja fuerte
en sobre sellado para usarlo en extrema necesidad. Al abrir el sobre y la caja de seguridad
deber ser frente a otro miembro del Consejo de Administracin, quien dar fe de la operacin
realizada. En adelante queda a opcin del Consejo cambiar la combinacin y volver al sistema
descrito.
Contabilidad al cierre de cada mes emitir reporte detallado de la cartera
constancia de los saldos reflejados en los Estados Financieros.
VII-
para dejar
INTERESES, COMISIONES DEVENGADOS Y NO PERCIBIDOS
os
Que los intereses y comisiones sean registradas de acuerdo a las polticas establecidas.
Reducir el riesgo de prdida en intereses y comisiones vencidas.
Contabilidad llevar registro detallado de los intereses y comisiones por cobrar
Contabilidad reportar mensualmente detalle de los intereses y comisiones vencidas a los
responsables de cobranza y Gerente, para el seguimiento.
MENSUALMENTE contabilidad cotejar los saldos del Diario Mayor con el detalle de los intereses y
comisiones por cobrar, con el objetivo de investigar diferencias y hacer las correcciones respectivas.
Las operaciones de intereses y comisiones por cobrar sern registradas de acuerdo con las polticas
contables y a los instructivos generados por el sistema.
Seguridad
El acceso a modificar la informacin sobres los intereses y comisiones por cobrar
restringido, para evitar alteraciones de saldos de las personas relacionadas.
ser
Contabilidad al cierre de cada mes emitir reporte para dejar constancia de los saldos
provisionados por cada crdito para constancia de los saldos reflejados en los Estados
Financieros.

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VIII-
MOBILIARIO Y EQUIPO
os
Que las adquisiciones de mobiliario y equipo sean registradas correctamente, y mantener un
control fsico de los mismos.
Facilitar informacin detallada del monto reflejado en los Estados Financieros.

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Las ADQUISICIONES de mobiliario y equipo del perodo sern definidas por el Consejo de
Administracin, junto a la Gerencia e INCLUIDAS EN EL PRESUPUESTO, sobre la base de una
definicin de necesidades en forma integral.
Las ADQUISICIONES se harn previo estudio y evaluacin del funcionario delegado, disponiendo de
por lo menos de TRES OFERTAS O COTIZACIONES(a excepcin de proveedores evaluados en el
sistema de gestin para la calidad), con el objeto de procurar calidad, bajo costo y garanta,
Las adquisiciones sern anotadas y controladas por Contabilidad en el registro del mobiliario y equipo
por cada artculo en el SISTEMA.
Contabilidad agregar al costo de cada bien las ampliaciones y mejoras capitalizadas, y los revalo
efectuados, revelndolo por separado en los registros auxiliares previa autorizacin del Consejo de
administracin.
Contabilidad asignar un cdigo a cada bien, para identificar la agrupacin de bienes con similares
caractersticas, como: sillas, escritorios,
ventiladores, calculadoras, etc., fecha de adquisicin,
ubicacin y otros. Ejemplo ACOES-0316-02.
Donde ACO=LA COOPERATIVA; ES = Escritorio; 0301= adquirido en marzo de 2016; y 02 = cdigo
de ubicacin de la Contabilidad.
Contabilidad elaborar una boleta para cada empleado y/o directivo con la descripcin de los bienes
asignados para el desarrollo de su trabajo y responsabilidad sobre la custodia.
Contabilidad realizar inventario fsico de las existencias SEMESTRALMENTE tomando como base el
registro individual de los bienes. El total del inventario ser cotejado con el monto reflejado en los
Estados Financieros se investigarn las diferencias y se harn los ajustes y correcciones de las
diferencias.
El Consejo de Administracin definir las RESPONSABILIDADES SOBRE LOS BIENES EXTRAVIADOS
Y/O ARRUINADOS POR NEGLIGENCIA del empleado y/o directivo, que lo opera o custodia. Los bienes
sern sustituidos con cargo al empleado y/o directivo, recuperando el valor en un solo pago o por
cuotas segn el monto.
El Gerente autorizar la BAJA DE LOS BIENES ARRUINADOS O DETERIORADOS POR EL USO, previo
informe del inventario realizado por Contabilidad; debiendo hacer la liquidacin contable a las cuentas
respectivas, tomando en cuenta el plazo mayor a 4 aos para no facturar como gravado la baja del
activo. La Gerencia informara al Consejo de Administracin para hacer constar en acta.
El Consejo de Administracin, a propuesta de la Gerencia autorizar la VENTA DE MOBILIARIO Y
EQUIPO POR OBSOLESCENCIA O POR INUTILIZACIN. La Gerencia sustentar la propuesta con
peritaje de un tcnico cuando su valor pueda exceder los $1,000.00 y con base a investigacin del
precio de mercado de los bienes. Esta operacin se har constar en acta.
Contabilidad har la liquidacin de los bienes aplicando a las cuentas y la normativa legal, y har
referencia al acuerdo el Consejo de Administracin.
Seguridad
Las salidas de mobiliario y equipo por prstamos externos, sern documentados y autorizados
por la Gerencia.
Los traslados o permutas de mobiliario y equipo temporales o permanentes entre unidades
sern notificadas a Contabilidad para el cambio del cdigo de ubicacin geogrfica.
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La Gerencia que es el responsable del control de vehculos verificar que toda salida de
mobiliario y equipo sea entregada nuevamente, a la vez se llevar control e informar
mensualmente a Contabilidad sobre los bienes no devueltos, el cual aplicara los cargos
correspondientes.
IX-
AMORTIZABLES
os
Garantizar que las adquisiciones de software y licencias sean registradas correctamente.
Las ADQUISICIONES de software y licencias
del perodo sern definidas por el Consejo de
Administracin, junto a la Gerencia e INCLUIDAS EN EL PRESUPUESTO, sobre la base de una
definicin de necesidades en forma integral.
Las adquisiciones sern anotadas y controladas por Contabilidad en anexo de amortizacin por cada
artculo.
Al ser cancelado el producto de (software y/o licencias) servicio ser retenido el 10% del impuesto
sobre renta a personas naturales y el 5% a personas jurdicas.
Contabilidad llevar registro detallado de las licencias y el software, tiempo estimado de amortizacin
mensual o anualmente.
Contabilidad registrar mensualmente la amortizacin de la porcin vencida del software o licencias y
reflejara su saldo real.
ad
Los registros y licencias en originales sern custodiados en la caja fuerte o bveda, y estarn
bajo la responsabilidad directa de la Gerencia u otro funcionario delegado.
Contabilidad custodiar la informacin y registros de control de licencias y software, as como
la copia de las licencias y registros originales.

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X-
CUENTAS POR COBRAR A EMPLEADOS Y DIRIGENTES
os
Que los valores por cobrar a empleados y dirigentes sean registrados y recuperados
oportunamente.
Que las cuentas por cobrar sean autorizadas.
Las erogaciones con cargo a cuentas por cobrar de empleados o empleadas y dirigentes sern
suficientemente documentadas y autorizadas por la Gerencia, excepto los cargos a la Gerencia que
sern autorizados por el Presidente(a) del Consejo de Administracin.
Contabilidad llevar registro detallado de las cuentas a cobrar a los empleados(as) y dirigentes(as)
Contabilidad o caja es el responsable de deducir de la planilla de sueldos los saldos de los empleados
y del pago de dietas o compensaciones de gastos, los saldos de dirigentes(as) en un periodo no
mayor de 30 das calendario o segn plan de pago autorizado por gerencia para el caso de empleados
y por consejo para el caso de directivos.
MENSUALMENTE Contabilidad cotejar los saldos del Diario Mayor con el detalle de las cuentas por
cobrar a empleados(as) y dirigentes(as), con el objeto de investigar diferencias, hacer las
correcciones y los descuentos respectivos. Auditora Interna lo realizara en la fecha que este
asignado.
ANUALMENTE Contabilidad elaborar informe de antigedad de saldos de estas cuentas para la
gerencia para que este evalu cada caso y remita a consejo recomendacin para su respectiva
liquidacin contra la provisin de cuentas por cobrar y proceso administrativo a seguir para
recuperarlas
Seguridad
El acceso a modificar la informacin sobre los saldos de cuentas por cobrar a empleados(as) y
dirigentes(a) ser restringida, para evitar alteraciones o modificaciones no autorizadas.
La administracin llevar el control de estas cuentas y notificar al empleado(a) sobre sus
cuentas pendientes.
XI-
CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES (TERCEROS)
os
Que los valores por cobrar a terceros sean registrados y recuperados oportunamente.
Que las cuentas por cobrar sean autorizadas.

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Las erogaciones con cargo a cuentas por cobrar a
autorizadas por la Gerencia.
clientes sern suficientemente documentadas y
Contabilidad llevar registro detallado de las cuentas a cobrar a terceros.

MENSUALMENTE Contabilidad cotejar los saldos del Diario Mayor con el detalle de las cuentas por
cobrar a terceros, con el objeto de investigar diferencias y hacer las correcciones.
MENSUALMENTE Contabilidad informar sobre la situacin de las cuentas por cobrar a los
responsables de la cobranza y a la Gerencia.
Los responsables de la cobranza realizarn las gestiones respectivas y notificarn a la administracin
sobre los resultados.
El mtodo de recuperacin de estos fondos sujetos a liquidar los determinara el consejo previa
propuesta de la gerencia. La gerencia presentara propuesta previo informe del departamento de
cobranza
ANUALMENTE Contabilidad elaborar informe de antigedad de saldos de estas cuentas para la
gerencia para que este evalu cada caso y remita a consejo recomendacin para su respectiva
liquidacin contra la provisin de cuentas por cobrar y proceso administrativo a seguir para
recuperarlas
ad
El acceso a modificar la informacin sobre los saldos de cuentas por cobrar a terceros ser
restringida, para evitar alteraciones o modificaciones no autorizadas.
XII-
SEGUROS Y GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
os
Proteger adecuadamente los bienes y valores de la entidad y reducir las prdidas en caso de
siniestro o fallecimiento de deudores.
Controlar debidamente las erogaciones de fondos por derechos adquiridos al recibir un
producto o servicio
Adquisicin y registro
Los activos estarn protegidos por medio de seguros de daos y de fianzas, que sern contratados
con una aseguradora del sistema por acuerdo del Consejo de Administracin.
La cobertura de los seguros y fianzas ser contratado por el monto de los bienes y valores existentes
en riesgo, procurando recuperarlos o sustituirlos en el cien por cien o en un porcentaje que signifique
un mnimo de prdida, al presentarse un siniestro.
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Contabilidad llevar registro detallado de las plizas de seguros y fianzas, su cobertura y el monto de
las primas pagadas mensual o anualmente.
Contabilidad registrar mensualmente la amortizacin de la porcin vencida de las primas de seguros
y fianzas cuando se han pagado por anticipado.
Contabilidad reportar a la Gerencia el vencimiento de las plizas con treinta das de anticipacin,
detallando la cobertura asegurada respecto a los bienes y valores existentes, a fin de evaluar riesgos
y solicitar aprobacin de ampliacin de coberturas, s es necesario.
Contabilidad llevara un detalle de los servicios adquiridos y pagados por anticipados que contendr:
nombre del servicio, fecha de pago, cuotas de amortizacin, cobertura del servicio, fecha de
vencimiento, amortizacin acumulada, saldo en balance.
Todo gasto reclasificado en activo debe ser aprobado por la gerencia y amortizado dentro del perodo
contable al que fue adquirido el servicio, de ser mayor a este perodo deber ser autorizado por
Consejo de Administracin quien a su vez considerar un perodo prudencial entre el tiempo de
amortizacin y el servicio adquirido
Contabilidad llevara registro detallado de estos bienes con la fecha de activacin, cuota mensual de
amortizacin, periodo de vigencia, saldo amortizado acumulado, saldo cotejado contra balance.
Seguridad
Los contratos y plizas de seguros originales sern custodiados en la caja fuerte o bveda, y
estarn bajo la responsabilidad directa de la Gerencia u otro funcionario delegado.
Contabilidad custodiar la informacin y registros de control de los seguros, fianzas y gastos
pagados por anticipado.
XIII-
PROVEEDURIA
os
Que las adquisiciones de proveedura sean registradas correctamente.
Mantener control fsico de las existencias de productos para la venta, as como papelera, y
otro tipo de bienes.
Que las salidas de proveedura ya sea para venta o consumo interno sean autorizadas.
Las adquisiciones de papelera, material de consumo de oficina, repuestos, lubricantes, entre otros,
sern definidas por la Gerencia e incluidas en el presupuesto, sobre la base de una definicin de
necesidades en forma integral.

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Las adquisiciones se harn previo estudio y evaluacin del funcionario asignado, disponiendo de por lo
menos tres ofertas o cotizaciones (a excepcin de proveedores evaluados en el sistema de gestin
para la calidad), con el objeto de procurar calidad, bajo costo y garanta.
La provisin a mantener en inventario de proveedura deber cubrir el consumo de por lo menos seis
meses.
Las adquisiciones sern anotadas y controladas por Contabilidad, la Gerencia o en su defecto a quien
se delegue, en el registro de proveedura por cada artculo con toda la informacin pertinente, como:
nombre del producto, cantidad, as como entradas por compras y salidas por requisiciones, y la
existencia por cada transaccin cuando ocurran.
Las salidas de proveedura se documentarn a travs de hojas de requisicin, que por lo menos
contendr: fecha, departamento o unidad, cantidad, nombre del artculo, costo unitario y total, la
firma del solicitante, de autorizacin y de entregado por el responsable de la proveedura.
El mtodo para establecer el precio de los productos ser el promedio y el software calcular de
manera mensual o al final de cada proceso el precio real de los productos.
Contabilidad acompaada de la Junta de Vigilancia realizar inventario fsico de las existencias
SEMESTRALMENTE tomando como base el registro individual de los artculos.
Con el detalle del inventario fsico se elaborar el cuadro de valuacin de las existencias a esa fecha,
sern autorizadas por la Gerencia.
La obsolescencia de productos ser informado a la Gerencia quien estimar el periodo para dar de
baja en el activo quien informar al Consejo de Administracin de tal evento.
Las prdidas en proveedura sern cargadas al empleado(a) que tendr la responsabilidad de su
custodia.
Seguridad
La responsabilidad de las tarjetas de control de proveedura estar asignada a la Gerencia o
en su defecto a quien esta delegue.
Los artculos en existencia sern custodiados en un rea con acceso restringido, el cual ser
diferente a quien lleva el control contable.
La llave de la bodega donde se guarda la papelera ser de USO EXCLUSIVO del responsable
de la custodia.
XIV-
BIENES RECIBIDOS EN PAGO O ADJUDICADOS
os
Que los bienes recibidos sean registrados de acuerdo a las polticas contables y controladas
adecuadamente.
Prevenir prdidas por apropiacin indebida de los bienes.
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Que las ventas se efecten en forma transparente y que sean debidamente autorizadas.
Contabilidad llevar registro detallado de los bienes muebles e inmuebles recibidos en pago o
adjudicados.
SEMESTRALMENTE Contabilidad realizar inventario fsico de los bienes muebles recibidos en pago y
cotejara el saldo con el auxiliar contable para hacer los ajustes y correcciones necesarios.
La custodia de los bienes ser delegada a la Gerencia de la Cooperativa, y en caso de extravo la
reposicin o pago la har el custodio.
El custodio o custodia de los bienes deber cumplir con el procedimiento establecido para registrar,
control y entregar bienes.
ANUALMENTE contabilidad presentar a Gerencia un detalle de los bienes que poseen un ao o ms
de adquisicin junto con la estimacin del precio real del mercado, con la prdida o aumento del
mismo; la Gerencia informar al Consejo de Administracin.
La venta o enajenacin de los bienes recibidos en pago se har a precios de mercado, y con la
autorizacin de la Gerencia; previo acuerdo del Consejo de Administracin.
Seguridad
Los bienes muebles recibidos en pago sern protegidos en un lugar con llave, debiendo sta
ser de USO EXCLUSIVO del empleado(a) a quien se asigne la responsabilidad de su custodia.
XV-
DEPSITOS DE AHORROS
os
Asegurar que los depsitos y retiros sean registrados oportunamente.
Asegurar que los intereses sean calculados correctamente de acuerdo a las tasas vigentes y
cumpliendo la legislacin aplicable.
Evitar sobregiro de cuentas, por operaciones indebidas con funcionarios o personas
relacionadas.
1) Ahorro a la vista y programado
Los depsitos de ahorro sern documentadas a travs de contratos.

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Contabilidad llevar un registro detallado de las cuentas de ahorro, quien se apoyar en mecanismos
informticos. El Cajero o cajera apoyara este proceso.
Las operaciones de depsito y retiro de ahorros sern documentados con los formularios definidos en
el manual de operaciones, los cuales deben estar firmados por el cuenta habiente y con los datos y
sellos de caja y sin mostrar rasgos de tachaduras y/o enmendaduras.
Los depsitos y retiros de ahorro sern posteados en la libreta del ahorrante y en el sistema Perseo
de control de ingresos y cargos, INMEDIATAMENTE la operacin es realizada.
El Consejo de Administracin autorizar a propuesta del Gerente, los funcionarios que podrn efectuar
y autorizar pagos de retiros de ahorro, as:
Se autoriza al cajero o cajera, pagar retiros de ahorro sin previa autorizacin hasta por $ 100.00;
retiros mayores a $ 101.00 sern autorizados por la Gerencia.
El cajero o cajera deber emitir el anexo correspondiente cuando las operaciones de depsito sean
iguales o superiores a los montos establecidos en la Ley de Lavado de Dinero.
Contabilidad AL FINAL DE CADA MES cotejar el saldo de Diario Mayor con la sumatoria de los
saldos individuales y realizar las correcciones necesarias.
Las correcciones efectuadas a los saldos de cuentas de ahorro debern ser autorizadas por la
Gerencia y estarn debidamente documentadas y justificadas.
MENSUALMENTE Contabilidad elaborar provisin de pago de intereses, los cuales sern capitalizados
trimestralmente o en el tiempo definido en la poltica de administracin de los ahorros tomando en
cuenta el descuento del 10% sobre renta
sobre aquellas cuentas cuyos montos promediados
mensuales hayan sido iguales o superiores a $25,000.00.
Los saldos de ahorro programado sern entregados al vencimiento, los cuales sern documentados
con formularios de retiro de ahorro.
Las operaciones de ahorro a la vista sern registradas o procesadas por el cajero o cajera
2) Depsito a plazo
Los depsitos a plazo sern documentados a travs de contratos y certificados.
La custodia del legajo de certificados pre numerados en uso estar bajo la responsabilidad de
contabilidad quien proporcionara al cajero o cajera conforme sea necesaria su emisin, salvo en el
caso de la sucursal que se enviar un estimado de formatos a utilizar en el mes y del cual el cajero
ser el responsable de estos.
Contabilidad llevar control individual de los depsitos a plazo, con detalle de tasa de inters,
vencimiento, entre otros. Con apoyo de la Gerencia o a quien este delegue.
Contabilidad llevar control individual de los depsitos que garantizan operaciones de crdito y
EMITIR REPORTE MENSUAL a la Gerencia, dichos certificados debern estar bajo custodia de la
Cooperativa como responsable el o la asistente administrativa.
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Contabilidad o Gerencia llevar control del vencimiento de los depsitos a plazo, y MENSUALMENTE
emitir reporte detallando de los depsitos vigentes y los cancelados en el mes.
Los certificados de depsito sern pagados contra endoso del propietario, y se les estampar el sello
de PAGADO en caja y con fecha de pago, para afirmar su cancelacin.
Contabilidad llevara un registro acumulado de los certificados de depsitos a plazo cancelados,
anulados y para el caso de los vigentes llevara copia acumulativa de los mismos cuyo.
Los intereses devengados por el depsito a plazo sern depositados en cuentas de ahorro o se
entregarn en efectivo segn sea estipulado en el contrato o certificado tomando en cuenta el
descuento del 10% sobre renta sobre aquellas cuentas cuyos montos promediados mensuales hayan
sido iguales o superiores a $25,000.00.
Seguridad
El archivo acumulativo de la emisin de certificados a plazo, vigentes, cancelados y anulados,
estarn resguardados en caja fuerte.
Contabilidad al cierre de cada mes emitir reporte detallado de los saldos que respaldan las
cifras de los Estados Financieros de cada modalidad de cuentas de ahorros
XVI-
PRESTAMOS EXTERNOS
os
Asegurar un correcto registro de los prstamos externos.
Que todos los prstamos externos estn debidamente documentados.
El registro contable de las cuentas de pasivo de los prstamos externos se har al recibir los
desembolsos, en cuentas de orden el control de la disponibilidad por los prstamos aprobados.
Contabilidad llevar un registro individual por cada prstamo y con todos los datos relacionados.
Quien se apoyar en la Gerencia o quien esta delegue, este mecanismo de control se llevar a travs
de un programa informtico.
Contabilidad MENSUALMENTE aprovisionar los intereses pendientes de pago de los prstamos
recibidos.
Contabilidad preparar MENSUALMENTE un detalle de los prstamos externos, que incluya el nombre
del acreedor, monto recibido, lnea de crdito, tasa de inters, monto de la cuota, frecuencia de pago,
plazo y saldo.
Contabilidad llevar un control del vencimiento corriente de la deuda a largo plazo y los presentar
por separado en los Estados Financieros.

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Contabilidad ANUALMENTE cotejara los saldos del Diario Mayor con los vencimientos a corto y a
largo plazo, y har las reclasificaciones y correcciones necesarias.
Auditoria Interna SEMESTRALMENTE cotejara los saldos contables de los prstamos externos con el
estado de cuenta de los acreedores, y observara las correcciones y ajustes necesarios.
Los abonos a capital y pago de intereses sern autorizados por la Gerencia, respetando los convenios
firmados.
Seguridad
Los mutuos de los prstamos y copias de los pagars firmados estarn custodiados en la caja
fuerte o bveda de la Cooperativa, bajo la responsabilidad de la Gerencia.
XVII- APORTACIONES
os
Asegurar que las aportaciones recibidas y pagadas sean registradas correcta y oportunamente.
Que el clculo de inters a pagar sobre los aportes sea de acuerdo a la ley y estatutos.
Contabilidad llevar control individual de las aportaciones de ingreso y retiro de los asociados. Dicha
actividad ser apoyada por la Gerencia o quien esta delegue.
El Ingreso de aportaciones se documentar con el formulario de ingreso a caja respectivo.
La liquidacin de aportaciones se documentar con la solicitud de retiro aprobada por el Consejo de
Administracin la cual ser archivada junto a la liquidacin de estas.
El/ la secretario del consejo de administracin llevar actualizado el libro de Registro de Asociados,
autorizado por el INSAFOCOOP.
La liquidacin de aportaciones deber efectuarse con el valor real en caso de prdida del valor
nominal del capital social y/o las comisiones que el consejo de administracin designe.
Contabilidad elaborara un informe anual para el ministerio de hacienda sobre la distribucin de
excedentes a sus asociados y asociadas
XVIII- DONACIONES
os
Que las donaciones recibidas sean correctamente registradas.
Que las donaciones no sean distribuidas entre los asociados.
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El respaldo para el registro de donaciones ser el convenio firmado entre las partes relacionadas.
Contabilidad debe preparar un detalle de las donaciones existentes al final del ejercicio que incluya:
agencia donante, tipo de donacin, monto del bien o valor recibido.
Las donaciones se registrarn en el Patrimonio no distribuible y no podrn disminuirse, excepto por la
cuota de depreciacin para el caso que la donacin sea con activo fijo, disolucin y liquidacin de la
Cooperativa.
Seguridad
Los convenios de donacin originales sern custodiados en caja fuerte o bveda, bajo la
responsabilidad de la Gerencia.
XIX-
RESERVA PATRIMONIALES
Objetivos
Que su creacin, incremento y uso se registre de acuerdo a la Ley General de Asociaciones

Cooperativas y a los Estatutos.
El incremento de las reservas patrimoniales se harn de acuerdo a los Estatutos y a las Polticas
aprobadas por el Consejo de Administracin, en el caso de otras reservas que no sea la legal y de
educacin.
El respaldo por el uso de las reservas patrimoniales ser el acuerdo del organismo correspondiente,
de conformidad con los Estatutos y las polticas del Consejo de Administracin.
Contabilidad registrar y controlar las operaciones efectuadas, as como el saldo de las reservas
patrimoniales en los libros contables autorizados por el organismo gubernamental respectivo.
Seguridad
Los acuerdos relacionados con la creacin, incremento y uso de las reservas patrimoniales
sern registradas en los libros de actas de los organismos correspondientes, las cuales sern
custodiadas por la Gerencia o la persona que l asigne.
XX-
GASTOS DIRIGENCIALES
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o
Que sean correctamente contabilizados.
Que los pagos sean autorizados.
La Gerencia llevar el control presupuestario de los gastos y MENSUALMENTE presentar al Consejo
un reporte detallado.
Se autoriza el pago de dietas y viticos sobre la base del Reglamento de dietas y viticos aprobados
por el Consejo de Administracin.
El pago las dietas para los directivos se realizar en caja a travs de recibos autorizados por la
Gerencia y con el descuento del 10% del impuesto sobre la renta, en montos superiores a $100
aplicar el 13% del IVA retenido.
Los gastos de atenciones a directivos y otros gastos sern autorizados por la Gerencia.
Seguridad
Cualquier gasto no autorizado pagado por el cajero o cajera ser cargado a su cuenta.
Contabilidad AL FINAL DEL DA supervisar la autorizacin de los pagos de gastos efectuados,
en la revisin de las operaciones de caja. Auditora Interna lo realizar en el tiempo
correspondiente.
XXI-
GASTOS DEL PERSONAL
os
Que sean correctamente contabilizados.
Que los gastos sean debidamente autorizados.
Evitar desviaciones o mal gasto de los recursos.
El cajero o cajera respaldar los gastos de personal con los DOCUMENTOS AUTORIZADOS POR LA
GERENCIA, tales como: planilla de sueldos y de cotizaciones al ISSS y AFP, facturas por gastos de
atenciones y recreaciones, recibos de pago de viticos, etc.

PRIMERA EDICION
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El Gerente, previa autorizacin deber asegurarse que el gasto a efectuar est incluido en el
presupuesto del perodo.
Contabilidad MENSUALMENTE
respecto al presupuesto.
reportar al Gerente el comportamiento de los gastos realizados,

Seguridad
Cualquier gasto no autorizado pagado por el cajero o cajera ser cargado a su cuenta.
Contabilidad AL FINAL DEL DA supervisar la autorizacin de los pagos de gastos efectuados,
en la revisin de las operaciones de caja. Auditora Interna lo realizar en el tiempo
correspondiente.
XXII- GASTOS DE MANTENIMIENTO Y GENERALES
os
Que se registren oportunamente y apropiadamente.
Que los gastos estn debidamente autorizados.
Evitar desviaciones o mal uso de los recursos.
Registro y Documentacin
El cajero o cajera y/o Contabilidad respaldar los gastos de mantenimiento de equipo, con los
contratos o acuerdos firmados por la Gerencia, consejo y el proveedor.
Los pagos de mantenimiento efectuados en forma anticipada sern -amortizados mensualmente por
Contabilidad.
El respaldo de los gastos generales sern las facturas o recibos por los servicios recibidos.
El Gerente, previa firma de convenios de mantenimiento deber asegurarse que es la mejor opcin, a
sugerencia del personal especializado.
Contabilidad MENSUALMENTE reportar al Gerente el comportamiento de los gastos realizados,
respecto al presupuesto.
Se pedir al menos tres cotizaciones de mantenimiento de equipo especializado(a excepcin de
proveedores evaluados en el sistema de gestin para la calidad), como: computadoras, vehculos,
equipo de oficina, aire acondicionado, (cuando aplique) etc.
Seguridad
Cualquier gasto no autorizado, pagado por el cajero o cajera ser cargado a su cuenta.

PRIMERA EDICION
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La Gerencia AL FINAL DEL DA supervisar la autorizacin de los pagos de gastos efectuados,

en la revisin de las operaciones de caja. Contabilidad lo realizar en tiempo previsto.
XXIII- IMPUESTOS
os
Evitar multas por incumplimiento a las leyes tributarias y municipales.
Adecuado y oportuno registro de las transacciones.
Aprovechar cualquier elusin fiscal que pueda presentarse en el desarrollo de las operaciones.
Contabilidad registrar en los libros de IVA, las transacciones de ingreso (factura, Comprobantes de
Crdito Fiscal) y compras (comprobantes de crdito fiscal), DIARIAMENTE.
Contabilidad elaborar detalle de la aplicacin de la proporcionalidad en la deduccin del crdito fiscal,
con base a los registros de los libros de IVA, mensualmente.
Contabilidad elaborar y presentar oportunamente las declaraciones de IVA, las retenciones de
impuesto sobre la renta, la declaracin jurada anual del impuesto sobre la renta y las tasas
contributivas municipales, auditora interna o gerencia supervisar peridicamente su cumplimiento.
Contabilidad deber llevar los reportes necesarios para dar respuesta sobre la retencin realizada y
trasladada a la DGII por los ahorrantes, proveedores, deudores y acreedores (cuando aplique) de
manera mensual y acumulativa.
La Gerencia o a quien esta delegue llevar archivo y control separado de las declaraciones
presentadas mensual y anualmente.
Seguridad
Las tarjetas del nmero de Identificacin Tributaria, tarjeta de IVA y la exencin del impuesto
estarn bajo la custodia y responsabilidad de la Gerencia.
Las multas impuestas por no llevar adecuadamente los registros o por declaraciones
extemporneas y errneas, sern cargadas al contador(a) y gerente.
XXIV- REGISTROS LEGALES Y AUXILIARES
1.- ACTAS
os
Que los acuerdos estn respaldados legalmente.
Evitar prdida de los libros que contienen los acuerdos de la direccin.

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El secretario de los cuerpos directivos asentara las actas previa autorizacin de la prxima reunin del
cuerpo directivo.
No ser permitido ms de dos actas de atraso a cada estructura en caso de existirlo la Junta de
Vigilancia est en la obligacin de informar al Consejo de administracin quien tomara las acciones
respectivas.
Los libros de actas debern permanecer en las instalaciones de la Cooperativa.
Seguridad
Los libros sern guardados en un lugar con llave y bajo la custodia y responsabilidad del
cuerpo directivo al que pertenezca.
2.- INFORMES DE AUDITORIA
Objetivos
Dar seguimiento a las observaciones y recomendaciones de auditora interna y externa.
Definir acciones para superar las debilidades de control y las deficiencias operativas reportadas
por auditoria.
La Gerencia presentar al Consejo de Administracin el informe de auditora interna y externa con un
plan de acciones para superar las debilidades planteadas.
La Gerencia deber informar trimestralmente al Consejo de Administracin de los avances o la
superacin total de las deficiencias y debilidades planteadas por auditoria externa, auditoria interna y
junta de vigilancia.
El Consejo de Administracin supervisar la superacin de las deficiencias reportadas y conocer una
nueva opcin de auditoria sobre el particular.
La Gerencia llevar un expediente de los informes de auditora interna y externa, juntamente con el
seguimiento al plan de acciones diseado para superar las deficiencias.
Seguridad
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Los avances o superacin total de las deficiencias estar en agenda permanente del Consejo
de Administracin.
La junta de Vigilancia dar seguimiento al plan de acciones de la Gerencia y se reunir con el
Consejo de Administracin para coordinar la revisin peridica.
Auditoria externa se reunir con el Consejo de Administracin y Junta de Vigilancia para
revisar sus roles en el seguimiento a los informes.
Auditoria interna se reunir mensualmente con Consejo de Administracin para dar informes
del avance del plan general, y con Junta de vigilancia para trabajar en conjunto para
supervisar el que hacer de la Cooperativa
3.- REGISTROS CONTABLES

Objetivos
Asegurar el correcto procesamiento de la informacin financiera.
Mantener informacin disponible en forma oportuna, completa y ordenada de los datos
financieros.
Proveer informacin veraz, transparente y de acuerdo a los principios y normas contables y
leyes aplicables.
Proveer informacin til que facilite la toma de decisiones.
Las operaciones sern procesadas en el sistema contable INMEDIATAMENTE son efectuadas y
tomando como base los documentos que las respaldan.
A los documentos procesados se les estampar sello de PROCESADO con la rbrica de la persona que
lo autoriz.
AL FINAL DEL DA se imprimir el detalle de las operaciones procesadas por la cajera o cajero para
verificar su correcta aplicacin.
El archivo de los documentos de respaldo de las operaciones se llevar en forma ordenada, codificada
y en flder que garanticen su proteccin.

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La partida de concentracin de operaciones del da ser registrada en el libro Diario Mayor y el

contador o contadora cotejar DIARIAMENTE el saldo con el auxiliar de mayor.
La Contadora o contador presentar al Gerente en los PRIMEROS CINCO DAS DE CADA MES, balance
de comprobacin, balance general, estado de resultados del mes acumulado, estados de flujo de
efectivo, estado de cambio en el patrimonio, las notas a los Estados Financieros y otros informes
financieros complementarios. Excepto al cierre del ejercicio y apertura del nuevo.
Seguridad
El acceso al sistema de informacin contable es restringido y cada empleado podr acceder al
mdulo en el cual procesar sus datos delegados.
El contador o contadora y el Gerente son los nicos que tendr todos los derechos y accesos al
sistema de informacin contable.
Los miembros de los cuerpos directivos tendr acceso a lectura e impresin de la informacin
financiera del sistema contable.
DIARIAMENTE se realizarn dos copias de respaldo de la informacin contable procesada.
Los respaldos sern protegidos en la forma siguiente: uno en caja fuerte bajo la
responsabilidad de la persona que tiene a cargo los valores, uno que lo tendr el contador o
contadora y si es posible una fuera de las instalaciones, en una caja de seguridad.
El contador o contadora confiar la clave de acceso al sistema informtico a otro usuario quien
la utilizar en su ausencia e informara a la gerencia de dicho evento.
4. SISTEMA DE INFORMACIN Y DE SEGURIDAD
Objetivos
Que los niveles de seguridad del sistema informtico estn definidos.
Definir los funcionarios autorizados para la divulgacin de la informacin financiera.
La Gerencia definir los niveles de acceso al sistema informtico de los usuarios.
El software original del sistema informtico deber guardarse en la caja fuerte. (Cuando aplique)
Ser elaborada una copia de respaldo mensual del software original para uso exclusivo del Contador o
contadora, quien llevara un control de estas por meses y ejercicios contables
Seguridad.
El sistema de seguridad ser confidencial y nicamente ser conocido por la Gerencia y el
Contador o contadora

PRIMERA EDICION
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Esta edicin fue aprobada por el Consejo de Administracion y firmada por sus integrantes, en sesin
celebrada el da 15 del mes de Agosto de 2016.

PRIMERA EDICION
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Manual de Control Interno ACOTALLERES

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MANUAL DE CONTROL INTERNO

MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA COOPERATIVA

Proteger los bienes y derechos

3.- ELEMENTOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL INTERNO

3.3 Autorizaciones y Responsabilidades.

Responsable de la administracin de la liquidez y custodia de valores y bienes corresponde

Para la autorizacin del pago en efectivo se ha definido el siguiente procedimiento:

MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA COOPERATIVA

La Gerencia autorizar el acceso a la informacin financiera y valores.

Las operaciones de caja y numerario en reserva sern supervisadas por la Gerencia,

El o la Contador/a General ser

El Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia, Auditora Interna y la Gerencia son

el responsable de la revisin general del registro

4.- DELEGACIN DE CONTROLES.

La Gerencia autorizar las solicitudes de fondos sujetos a liquidar solicitados por el

d) La verificacin de las operaciones

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5.- TIPOS DE CONTROL

Formularios prenumerados por imprenta, en forma correlativa ascendente.

Los documentos de operaciones bancarias sern agregados as:

Las remesas y transferencias bancarias antes de las operaciones entre numerarios

ACTIVIDADES Y MEDIDAS DE CONTROL

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A todos los documentos de ingreso y egresos que no corresponden a transacciones en efectivo, el

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OPERACIONES DE NUMERARIO EN RESERVA

Que las operaciones de ingreso de efectivo se registren total y oportunamente.

Que las salidas estn debidamente registradas.

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Que las operaciones bancarias estn suficientemente documentados, revisadas

sobre las cuentas de

presentar un estado de la morosidad de la cartera de prstamos a los

Contabilidad MENSUALMENTE cortejar los saldos detallados con los del

Diario Mayor, para

La documentacin de respaldo de los prstamos aprobados lo constituye la solicitud, constancias de

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INTERESES, COMISIONES DEVENGADOS Y NO PERCIBIDOS

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CUENTAS POR COBRAR A EMPLEADOS Y DIRIGENTES

CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES (TERCEROS)

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clientes sern suficientemente documentadas y

Contabilidad llevar registro detallado de las cuentas a cobrar a terceros.

SEGUROS Y GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

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BIENES RECIBIDOS EN PAGO O ADJUDICADOS

Los depsitos de ahorro sern documentadas a travs de contratos.

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MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA COOPERATIVA

Que su creacin, incremento y uso se registre de acuerdo a la Ley General de Asociaciones

GASTOS DEL PERSONAL

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reportar al Gerente el comportamiento de los gastos realizados,

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La Gerencia AL FINAL DEL DA supervisar la autorizacin de los pagos de gastos efectuados,

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3.- REGISTROS CONTABLES

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La partida de concentracin de operaciones del da ser registrada en el libro Diario Mayor y el

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