Run Se ejecuta un report directamente dndonos opcin a modificar los campos que
en Runtime Options hayamos definido previamente. Si no se ha elegido ninguna opcin
rodar el report con las opciones con las que se guard la plantilla por ltima vez.
Create - Creamos una plantilla nueva.
Modify - Modificamos una plantilla existente.
Delete Borramos una plantilla existente
Opciones de cabecera:
File:
Page Info
Options
Help - Ayuda
Destination:
Selection:
Type(s) Indicaremos el tipo de los elementos a los que les vamos a preguntar.
With Indicaremos las restricciones o condicionantes que le pondremos a estos
elementos a los que les preguntamos.
Hierarchy Indicaremos el(los) site(s), zonas, pipes o estructura jerrquica donde se
encuentran los elementos a los que vamos a preguntar.
Podemos aadirle aqu una restriccin volumtrica a los elemento a los que
preguntamos. Bien estn completamente incluidos en el volumen o parcialmente.
Columns
Column Layout:
Nos despliega el siguiente formulario
Heading text Podemos elegir entre la expresin de la columna que hemos escrito
anteriormente, el texto al que hace referencia por defecto (en ingls), o personalizar el
texto.
Values Optamos entre mostrar todos los elementos, slo el primero cuando se
repiten, slo en los subtotales o slo en los totales
Subtotals Si el campo es numrico indicamos en que nivel de orden realizamos los
subtotales.
Totals Para campos numricos aadimos o no un total al final del informe.
Comandos ms empleados:
AND Aade condiciones
OR Incluye condiciones alternativas
NE No igual
EQ Igual
GT Mayor que
LT Menor que
GE Mayor o igual
LE Menor o igual
PART Extrae una parte de un atributo separado por algn carcter
SUBSTR Extrae una cadena de caracteres dentro de otra mayor.
MATCH Devuelve la posicin en la que se encuentra una cadena de texto dentro de
otra.
La tabla tendr que tener encabezamiento en cada columna. Estos sern los nombres que
aparecern en los mens desplegables.
Podremos poner hasta tres criterios de orden siempre siendo el superior el prioritario
sobre el inferior.
El orden ser ascendente o descendente, es decir, A->Z o Z->A
Este formulario nos abrir la siguiente ventana de opciones
Crear subtotales
Esta funcin se emplea para que a igualdad de criterios nos cree totales parciales de
ciertos campos numricos.
Al realizar los subtotales nos crear diferentes niveles de agrupacin (como si fuesen
directorios) de tal modo que podr hacer visibles todos los datos, los subtotales
solamente o el total general.
Texto en columnas
Esta funcin nos permite separar en diferentes campos lo que est agrupado en uno solo.
Por ejemplo, si en un report le preguntamos el atributo POS, nos dar un resultado
parecido a:
Paso 1 de 3
Activamos Delimitados
Pulsamos Siguiente
Paso 2 de 3
Activamos Espacio
Pulsamos Siguiente
Paso 3 de 3
Pulsamos Avanzadas
Ponemos en separados decimal el punto y en separador de miles la coma, ya que PDMS
es como trata los datos.
Aceptar y Finalizar
Crear Filtros
Se crean filtros para tratar de modo particular las filas que cumplan una determinada
caracterstica que definiremos a continuacin. Las filas que no cumplan la condicin
quedarn ocultas.
Activaremos los autofiltros del siguiente modo. Nos situamos en cualquier casilla de la
tabla que queremos filtrar. Pulsamos Datos -> Filtros -> Autofiltro.
Esta operacin nos generar en las casillas de los encabezamientos unos mens
desplegables con todos los valores posibles de cada columna.
Si dudamos se hay un filtro activado dentro de una gran tabla podremos desactivar
todos pulsando Mostrar todos
Formatos condicionales
Se emplean los formatos condicionales si queremos que el aspecto de una celda dependa
de que cumpla o no una o varias condiciones.
En primer lugar nos situamos en una o varias casillas que queramos que tengan un
formato condicionado.
Abrimos el formulario.
El valor de la celda impone la condicin sobre la propia celda, mientras que la frmula
permite que sea cualquier otra celda(s) la que cumplan cierta condicin.
Se podrn agregar hasta tres condiciones aplicables sobre la misma celda.
Funciones bsicas (condiciones, bsquedas, ...)
Paso 2 de 3:
El asistente detecta los lmites de la tabla madre. Puede ser modificada variando el
rango manualmente.
Paso 3 de 3:
Nos pregunta el destino de la tabla dinmica. Podr crearse en una hoja nueva (lo ms
recomendable) o en una hoja existente.
En esta tabla tenemos los ttulos de las columnas colocados en el formulario Tabla
dinmica. Con el ratn arrastraremos los datos a uno de los cuatro sectores vacios
inicialmente: Cabecera de pagina, rtulos de columna, rtulos de fila y datos que deseo
sumar, contar, ...
Para colocarlos en estos lugares bastar con arrastrarlos con el ratn desde el formulario
hasta el lugar de la tabla.
En el campo coloque los datos aqu pondremos los datos que deseemos resumir,
contar, sumar. Son los datos generalmente contables.
En los campos de fila se puede colocar ms de un concepto para realizar agrupaciones
tipo rbol. De este modo la tabla con crear aparte de los sumatorios o contadores
parciales los subtotales por cada agrupacin.
En los campos, de fila o de columna podremos excluir los elementos que no deseemos
visualizar desactivando las casillas de los mens desplegables.
En el campo de pgina slo podremos o ver el informe para todos los valores posibles o
para uno de ellos. No se puede seleccionar simultneamente varios de ellos.
Para el campo fila Excel marca una limitacin de 5 niveles para la estructura tipo
rbol ya antes mencionada.
Podremos aadir ms de un valor contable dentro de la seccin DATOS y
obtendremos sumatorios simultneos de varios conceptos.
Macros
Realizar un macro consiste en crear una funcin que repita tareas que usamos
frecuentemente o que por su complejidad queremos estardarizar facilitando las tareas a
los usuarios.
Las macros se graban muy fcilmente porque simplemente consiste en activar la casilla
grabar, realizar la tarea y parar la grabacin. Posteriormente dando al play
reproducir lo grabado anteriormente.