DIVISIN DE ESTUDIOS

PROFESIONALES PARA
EJECUTIVOS
INGENIERA DE SISTEMAS
ARQUITECTURA DE SOFTWARE
Proyecto del curso
Proceso
de
Atencin
Expedientes
Integrantes:
Dante Meja Alvarado
Carlos Aguilar Ricaldi
Cristopher Greta Quispe
Fiorella Galvan Soto
Alex Valencia

de

Resumen

El presente documento contiene el el proceso de Atencin de Expedientes de la

empresa FEBAN. La propuesta detalla la especificacin de caso de uso y el
diagrama de clases de anlisis y diagrama conceptual.
Primero, se define las reglas de negocio, los casos de uso a desarrollar y se
realiza los diagramas de actividades y de clases, de los que obtiene todos los
artefactos que se usara en el contenido del proyecto.
Luego, se identifica las actividades a automatizar en el proyecto por cada caso
de uso del negocio con la finalidad de mejorar el proceso actual, reducir
tiempos y poder dar una buena atencin a los clientes.
Finalmente, se dar una apreciacin global de la arquitectura y diseo del
sistema usando diferentes vistas arquitectnicas. Los alcances que tiene este
proyecto es que puede ayudar en gran medida en el futuro a todos los usuarios
que son atendidos en la empresa FEBAN.

ndice de contenidos
Resumen................................................................................................................
ndice de contenidos..............................................................................................
Listas especiales....................................................................................................
Introduccin...........................................................................................................
Objetivos del proyecto...........................................................................................
Captulo 1: Modelo del negocio..............................................................................
1.1. Descripcin de la organizacin objetivo....................................................
1.2. Descripcin del negocio o campo de accin..............................................
Captulo 2: Requerimientos....................................................................................
2.1. Visin del sistema.....................................................................................
2.2. Especificacin de los requerimientos de software.....................................
2.2.1. Lista de caractersticas o facilidades..................................................
2.2.2. Lista de requerimientos suplementarios o de calidad.........................
2.2.3. Lista de reglas del negocio.................................................................
2.3. Modelo de casos de uso............................................................................
2.3.1. Lista y diagrama de actores................................................................
2.3.2. Diagrama de paquetes.....................................................................10
2.3.3. Diagrama de casos de uso por paquete............................................10
2.3.4. Especificacin de casos de uso de alto nivel....................................11
2.3.5. Lista de casos de uso priorizados.....................................................12
2.3.6. Lista de casos de uso que impactan en la arquitectura....................12
Captulo 3: Anlisis.............................................................................................. 13
3.1. Modelo del dominio de clases o modelo conceptual...............................13
3.2. Realizacin de los casos de uso para el anlisis......................................13
3.2.1. Especificacin detallada de los casos de uso que impactan en la
arquitectura................................................................................................... 13
3.2.2. Diagrama de clases de anlisis.........................................................14
3.2.3. Diagrama de interaccin de los casos de uso especificados.............14
Conclusiones........................................................................................................ 15
Glosario............................................................................................................... 16
Siglario................................................................................................................. 17
Bibliografa........................................................................................................... 18
Anexos................................................................................................................. 19
Anexo 1: Visin del sistema (en Requisite Pro).................................................19
Anexo 2: Especificacin suplementaria (en Requisite Pro)................................19
Anexo 3: Especificacin de las reglas de negocio (en Requisite Pro)................19
Anexo 4: Especificacin detallada de los casos de uso o Historias de usuario
que impactan en la arquitectura con interfaces de usuario (slo si estn en
Requisite Pro)................................................................................................... 19

Listas especiales
Cuadro
Cuadro
Cuadro
Cuadro

1:
2:
3:
4:

Especificacin de alto nivel de un CU..................................................11

Lista de casos de uso priorizados........................................................12
Lista de casos de uso que impactan en la arquitectura.......................12
Especificacin detallada de un CU.......................................................13

Ilustracin 1: Ejemplo de diagrama de actores......................................................

Ilustracin 2: Ejemplo de diagrama de paquetes.................................................10
Ilustracin 3: Ejemplo de un diagrama de casos de uso de un paquete
Alojamiento.......................................................................................................... 11
Ilustracin 4: Ejemplo de modelo conceptual......................................................13
Tabla
Tabla
Tabla
Tabla

1:
2:
3:
4:

Lista de caractersticas.............................................................................
Lista de requerimientos suplementarios...................................................
Tabla de reglas de negocio.......................................................................
Ejemplo de glosario................................................................................16

Introduccin
Mediante el presente documento, se expone el Trabajo Grupal de la asignatura
Arquitectura de Software. El presente trata de hacer uso de todas las
herramientas aprendidas en clase, y que tratar de hacer un anlisis
exhaustivo del proceso de la organizacin. Se ha tomado como objeto de
estudio la empresa de FEBAN.

El objetivo principal es Mejorar los tiempos de respuesta y la calidad del

servicio de solicitudes de expedientes del usuario, ya que se ha identificado
que existe una gran demora para la entrega del expediente solicitado por el
cliente.

Objetivos del proyecto

Objetivo General.
Mejorar los tiempos de respuesta y la calidad del servicio de solicitudes de
expedientes optimizando en un 80% el tiempo total de ejecucin del proceso
de atencin de solicitud de expedientes y reducir en un 70% la utilizacin de
recursos utilizados en este. As mismo, mejorar el flujo y diseo total de los
procesos, teniendo como base la optimizacin de actividades.
Objetivos Especficos.

Analizar el proceso de solicitud de expediente encontrar cuales son las

actividades que demoran ms en ser ejecutadas.
Reconocer cuales son las actividades que se pueden se automatizar y
aplicar las mejoras en el proceso
Cuantificar la cantidad de solicitudes mensuales atendidas y respondidas
oportunamente.
Conocer Los tiempos de respuesta actuales, mejorarlos y reducir los
tiempos en un 80%
Conocer los recursos utilizados en el proceso y eliminar los que no ya no
sean necesarios como consecuencia de la automatizacin.
Optimizar en un 80% el tiempo total de ejecucin del proceso de
atencin de solicitud de expedientes
Reducir en un 70% la utilizacin de recursos utilizados en el proceso de
atencin de solicitud de expedientes
Por cada caso de uso disminuir el tiempo de respuesta en 60

Captulo 1: Modelo del negocio

En este captulo detallaremos una breve descripcin de la empresa y la
problemtica que presenta, con el fin de presentar una solucin ptima.

1.1. Descripcin de la organizacin objetivo

El Fondo de Empleados del Banco de la Nacin es una institucin de derecho
privado, regido por el estatuto aprobado por el decreto supremo N 487-85-EF,
que tiene por finalidad proporcionar a los trabajadores del Banco de la Nacin,
pensionistas y familiares, beneficios y servicios de asistencia social, salud,
vivienda, prstamos, seguro de vida, entre otros.
Visin
Ocupar una posicin de liderazgo y eficiencia en la prestacin de servicios que
tiene encomendada.
Misin
Velar por las necesidades de sus afilados, basados en una buena atencin y
cordialidad, gracias al talento y compromiso de nuestro personal.

1.2. Descripcin del negocio o campo de accin

El Fondo de Empleados del Banco de la Nacin es una institucin de derecho
privado, regido por el estatuto aprobado por el decreto supremo N 487-85-EF,
que tiene por finalidad proporcionar a los trabajadores del Banco de la Nacin,
pensionistas y familiares, beneficios y servicios de asistencia social, salud,
vivienda, prstamos, seguro de vida, seguros diversos, esparcimiento entre
otros.
Toda atencin de los afiliados genera un expediente mdico, estos son
enviados a la Divisin mdica para que sean liquidados, una vez culminado
este procesos la documentacin es enviada a finanzas para el pago a los
proveedores, culminado el pago los expedientes son ordenados y agrupados
por el auxiliar de finanzas de acuerdo a: fecha de pago, proveedor, numero de
cheque, numero de maestra y se la asigna un nmero de registro, con esta
informacin se elabora un listado y la solicitud de internamiento que es
enviada al Jefe de Logstica por el mdulo de tramite documentario, este revisa
la solicitud. Si cumple con adjuntar todo los datos, el Jefe de Logstica aprueba
la solicitud y ordena a un Auxiliar de Logstica que se apersone a Finanzas,
revise los expedientes fsicos y si todo coincide los recoja y enve los
expedientes al proveedor externo de empastes. En caso que no cumpla con los
datos necesarios o al revisar fsicamente se encuentran errores la solicitud es
denegada. El proveedor de empastes divide los expedientes (de acuerdo a la
cantidad) que tienen un mismo nmero de registro en tomos y les da un

nmero de tomo. Una vez culminado el trabajo es enviado al Almacn de

Logstica, donde es revisado y recibido por el Auxiliar de Almacn, quien revisa
una vez ms la solicitud de internamiento y que los datos coincidan con los
expedientes recibidos del proveedor. Si todo coincide se produce el
internamiento, ordenndolos en el archivo de acuerdo a la fecha, nmero de
registro y numero de tomo adicionalmente todos los datos son registrados en
un excel. Si no coincide la solicitud con los datos recibidos del proveedor de
empaste se le devuelven los empastados para que el proveedor solucione el
problema. Una vez culminado el internamiento informa con un correo a la
Jefatura de Finanzas y a la Jefatura de Divisin Mdica que se ha producido el
internamiento.
El Afiliado, solicita los expedientes de sus atenciones mdicas mediante una
solicitud de expediente, en la cual debe de especificar su cdigo afiliado, datos
personales, tipo de documento, forma de entrega (digital, copia y courier) y
motivo de solicitud. Dicho documento es presentado al recepcionista de Mesa
de Parte. La recepcionista valida el cdigo de afiliado en el SISTEMA TRMITE
DOCUMENTARIO. Asimismo, el mismo verifica que los datos que estn
debidamente registrados. En caso que no se cumpla con los requisitos se
procede a cancelar la solicitud. La recepcionista ingresa toda la informacin de
la solicitud al sistema. Posteriormente realizado dicho trmite la recepcionista
sella la solicitud y genera un ticket de atencin de la solicitud generada. La
recepcionista de Mesa de Parte entrega las solicitudes generadas durante el da
al responsable de la entrega de solicitudes. El responsable de entrega se
encarga de enviarla responsable de la Unidad de Divisin Mdica, donde se
recepcionan todas las solicitudes en el mdulo de Trmite. El Jefe de rea de
Unidad Mdica autoriza a que se respondan las solicitudes al Jefe de Seguridad
mdica. Posteriormente, el Jefe de Seguridad evala los datos de la solicitud.
En caso que presente irregularidades como solicitar datos no propios se
rechazar la solicitud, pero se puede si los datos solicitados pertenecen a su
hijo menor de edad. Una vez aprobado la solicitud el Jefe de Seguridad delega
la bsqueda del expediente solicitado al Administrador de Archivos. El
Administrador de Archivos realiza la bsqueda del expediente. La misma se
realiza en archivo definido de acuerdo a la antigedad (Gestin=3,
Perifrico=12, Central =ms de12) en aos. Si encuentra el expediente revisa
la forma de entrega sea por medio digital (escaneado) o en caso contrario se
realiza una copia. Si es de forma digital se enva por correo al Afiliado
terminado el proceso, en caso contrario registrar un trmite de respuesta en el
SISTEMA TRAMITE DOCUMENTARIO y se enva en un sobre la copia del
expediente a la Recepcionista de Mesa de Parte. Asimismo, en un archivo de
solicitudes en Excel se actualizar las solicitudes atendidas. En caso que no
encuentre el expediente avisa al Jefe de Seguridad y se le responder al
Afiliado con una carta por el medio solicitado. La respuesta tiene un tiempo de
10 das laborables, en caso que exceda el mismo puede ser sancionado por
una entidad supervisora. La Recepcionista de Mesa de Parte recibe los sobres
de forma fsica y actualiza el estado del trmite en el sistema y emite un
reporte al finalizar el da indicando la lista de entrega para que sea recogido
por el Courier, quien se encarga de hacer los envos respectivos.
Peridicamente el Jefe de rea solicita un reporte con las solicitudes tramitadas
hasta la fecha al Administrador de Archivos. Dicho informe se elaborar con

ayuda del archivo de solicitudes en Excel, la cual permitir analizar el

cumplimiento de las respuestas para evitar posibles sanciones.
Todos los expedientes internados en el almacn de archivos tienen un tiempo
de vida til de 10 aos, luego del cual el Administrador del Archivo elabora un
listado con los expedientes a eliminar y se la enva al Jefe de Logstica quien
elabora la solicitud de eliminacin de documentos y la dirige a la divisin
mdica y a gerencia, estos evalan los casos y si no hay alguna observacin
aprueban la eliminacin e incineracin de los documentos, en caso contrario
deniegan la solicitud definiendo un tiempo adicional de vida para estos
expedientes. Cuando la solicitud es aprobada se elabora un Acta de Eliminacin
que ser firmada por el Auditor Interno, el Jefe de Logstica y el Administrador
del Archivo.

Captulo 2: Requerimientos
2.1. Visin del sistema
El sistema ayudar a optimizar la gestin de la atencin de solicitud de
expedientes y reducir los recursos utilizados para dar una mejor atencin a los
clientes.

2.1.1 Oportunidad de Negocio

La introduccin de la herramienta software
permitir a la
empresa, optimizar la calidad de servicio en cuanto a las
solicitudes de expedientes.

2.1.2

Declaracin del Problema a Resolver

Tabla 1: Declaracin del problema a resolver

El problema de
No contar con un Sistema que registre la recepcin y
revisin de los expedientes mdicos ya que actualmente
se realizan de manera manual.
Afecta
Los usuarios, auxiliar de finanzas y administrador de
sistema.
El impacto est
El auxiliar de finanzas tarda mucho tiempo en realizar la
revisin de expedientes fsicos, pues debe registrar y
revisar manualmente las los expedientes. Si todo coincide
lo envia al proveedor externo de empastes. En caso que
no cumpla con los datos necesarios o al revisar
fsicamente
se encuentran errores la solicitud es
denegada
Una
solucin Contar con una herramienta de software:
adecuada sera
Que le permita validar el expediente en formato digital,
que sea registrado con un cdigo de expediente y en
caso no cumpla enviar una alerta.

2.1.3
Declaracin
Producto

del

Posicionamiento

del

Tabla 2: Declaracin del posicionamiento del producto

Feban
Requiere de una herramienta que le permita agilizar y
gestionar procesos que involucra las diferentes fases del
proyecto.
El sistema
Feban_SYS
Que
Permite:
Registrar datos del Usuario
Registrar cdigo del Expediente
Registrar Expediente
Validar datos del Expediente
Ver Expediente en formato digital
Mostrar Alerta
Buscar Expediente
Adjuntar archivo
Generar reporte de Expedientes
Envo de Expediente al Proveedor en forma digital
Validar usuario.
Generar backup de seguridad.
A diferencia de
Usar hojas para los expedientes, los cuales nicamente
acaparan espacio fsico y tiempo para la bsqueda de los
expedientes eso causa en la demora excesiva en la
verificacin.
Nuestro
No solamente interacta con el envo a los proveedores
producto
de esa manera ser mas gil, sino que tambin permite
la generacin de reportes estadsticos con datos
actualizados de los expedientes esto ayudara a ver otros
alcances que pudiera servir a futuro en la empresa.
Para
Quien

2.2. Especificacin de los requerimientos de software

Esta seccin contiene la descripcin de los requerimientos de software
con nivel de detalle suficiente para que los analistas y diseadores
definen el sistema para satisfacerlos y que el personal de QA valide que
el sistema los satisface.

2.2.1.

Lista de caractersticas o facilidades

Tabla 1: Lista de caractersticas

Cdigo
FEAT01
FEAT02
FEAT03
FEAT04
FEAT05
FEAT06
FEAT07
FEAT08
FEAT09
FEAT10

2.2.2.

Lista de Caractersticas
Descripcin
Registrar datos del usuario: El sistema debe ser capaz de
registrar los datos personales y de acceso.
Registrar cdigo del Expediente: El sistema debe ser generar
expediente medico.
Registrar Expediente: El sistema debe ser capaz de generar el
documento del expediente para enviar a las diferentes reas del
proceso.
Validar Expediente: El sistema debe ser capaz de validar el
Expediente con los datos requeridos.
Ver Expediente: El sistema debe ser capaz mostrar el
expediente en formato digital.
Generar Alerta: El sistema debe ser capaz de generar una alerta
y mostrar el mensaje de denegado si en todo caso no cumple con
los datos necesarios.
Buscar Expediente: El sistema debe ser capaz de realizar la
bsqueda de expediente a travs del cdigo generado en el
registro de expediente.
Adjuntar Archivo: El usuario puede adjuntar archivo si es
necesario.
Generar reporte de Expedientes: El sistema generara el
reporte actualizado del expedientes.
Enviar Expediente: Sistema enviara el expediente en formato
digital validado al proveedor.
Lista de requerimientos suplementarios o de calidad
Tabla 2: Lista de requerimientos suplementarios

Requerimientos Suplementarios
Requisitos funcionales de uso general
SUPL01 Mantener un registro de errores. Por cada error el sistema debe
registrar: el cdigo error, una descripcin, fecha y usuario.
SUPL02 Permitir que los expedientes sean exportados en formato Excel.
Requisitos de Usabilidad
SUPL03 El aspecto de la interfaz grfica del sistema facilitar su empleo a
usuarios sin entrenamiento especializado ms all del uso de un
web browser
SUPL04 En caso de error del usuario el sistema informar el mensaje de
error.
Requisitos de Confiabilidad
SUPL05 El sistema debe estar disponible 24x7x52 das al ao
SUPL06 El tiempo promedio entre fallas del sistema ser de 30 das

SUPL07
SUPL0
8

Requerimientos Suplementarios
La duracin promedio de una reparacin del sistema no debe ser
mayor a 1 da.
El sistema estar disponible el 95 por ciento entre las 8:00 am y
las 6:00 pm

Requisitos de Rendimiento
SUPL09 El sistema almacenar la informacin de hasta 1 000 000 de
expedientes.
SUPL10 El 95 por ciento de las transacciones del sistema no deben de
exceder los 10 segundos.
SUPL11 Los archivos adjuntos al expediente no debe exceder de 2 MB.
Requisitos de Soporte
SUPL12 El cliente web del sistema soportar los navegadores Internet
Explorer 10 o superior, Chrome 50 o superior y Safari 8 o superior.
SUPL13 El tiempo mximo para corregir una falla ser una semana.
SUPL14 El sistema debe actualizarse de manera automtica sin la
intervencin del usuario.
Restricciones de Diseo, Interfaz, Fsicas y de Implementacin
SUPL15 El motor de base de datos deber ser MySQL.
SUPL16 El sistema deber hacer backup de los archivos subidos al sistema
cada semana.

2.2.3.

Lista de reglas del negocio

Tabla 3: Tabla de reglas de negocio

Reglas de negocio
Reglas de operacin simple
BRUL01 El usuario debe estar asignado al sistema generacin de
expediente.
Reglas de estmulo -respuesta
BRUL02 En dos das hbiles despus de enviar la carta de respuesta no se
ha dado conformidad por parte del Afiliado, se da por conforme la
atencin de mismo y se cierra el ticket.
Reglas de flujo
BRUL03 Si usuario generara un expediente el cual tendr un cdigo nico.
Reglas de dominio de datos
BRUL04 El registro de trabajo al igual que la estimacin inicial de la tarea
ser expresado en horas
Reglas de relacin
BRUL05 El usuario podr actualizar datos del cliente
Reglas de inferencia
Reglas de Operacin
BRUL06 La persona debe ser un trabajador, ex trabajador o dependiente
directo para poder solicitar el expediente
BRUL07 La bsqueda del expediente debe ser realizado como mximo en
10 das laborales.

2.3. Modelo de casos de uso

Nombre
Usuario
Afiliado
Auxiliar de
Finanzas
Jefe de
Logstica

Auxiliar de
Logstica
Proveedor de
Empaste
Auxiliar de
Almacn
Recepcionista
de Mesa de
Parte
Jefe de Unidad
Mdica

Lista de Actores
Descripcin
Se encarga de ingresar al sistema mediante un cdigo de
usuario y contrasea
Es la persona que se encarga de solicitar los expedientes de
sus atenciones mdicas.
Se encarga de ordenar y agrupar los expedientes que
ingresan al almacn
Se encarga de revisar y validar los expedientes que ingresan
al almacn y si cumplen con los requisitos se los enva al
Auxiliar de Logstica. Asimismo, se encarga de evaluar los
expedientes por eliminar y lo reporte a las jefaturas de
Unidad Mdica y Gerencia.
Se encarga de revisar los expedientes fsicos que son
enviados del Jefe de Logstica y si cumple se enva al
Proveedor de Empaste
Es la persona que se encarga de dividir los expedientes por
tomos y enva los expedientes al Auxiliar de Almacn
Revisa y valida si la informacin de los expedientes
coinciden con los del Proveedor de Empaste. Asimismo,
enva por correo el resultado a las jefaturas de Divisin
Mdica y Finanzas
Valida el cdigo de afiliado como la informacin que se
solicita en la solicitud de expediente. Asimismo, en caso que
tenga el expediente en fsico lo recibe y enva al Afiliado.
Evala los datos de la solicitud y si cumple con todos los
requisitos lo enva al Administrador de Archivo, caso
contrario lo rechaza. Asimismo, se encarga con la
eliminacin e incineracin de los documentos que se
encuentran en el almacn generando una Acta de
Eliminacin.

Administrador
de Archivos

Jefe de
Seguridad
Mdica
2.3.2.

Lista de Actores
Se encarga de buscar el expediente en el almacn y registra
el trmite de respuesta a los afiliados. Asimismo, genera un
reporte de las solicitudes registradas. Finalmente, tambin
es responsable de evaluar y eliminar los expedientes
antiguos que tengan una antigedad de 10 aos mnimo.
Evala si presentan irregularidades las solicitudes de
expedientes.

Diagrama de paquetes

Ilustracin 1: Ejemplo de diagrama de paquetes