SUMRIO

1 Introduo ..........................................................................................................................................................
2 O que a gesto de tempo em projetos e por que ela importante?..............................................
3 Segredo n 1: compreenda a dimenso do seu projeto ......................................................................
3.1 Como estimar o tempo.................................................................................................................................

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5
7
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4 Segredo n 2: Escolha sempre os melhores profissionais para o seu projeto .............................. 11

5 Segredo n 3: Defina um cronograma coerente para o plano de ao do projeto .................... 14
6 Segredo n 4: Defina o oramento necessrio para a execuo do projeto ............................... 17
7 Segredo n 5: Acompanhe e mea a execuo do projeto. Se for preciso, mude a estratgia ........... 20
8 Segredo n 6: Compartilhe as aes do projeto com seus stakeholders .................................... 23
9 Segredo n 7: Mantenha a motivao e o foco da sua equipe na concluso do projeto ......... 26
10 Concluso .......................................................................................................................................................... 29

Ficha Tcnica
Realizao: Project Builder
Superviso: Raphael Ferreira
Produo e Direo Editorial: Thiago Madureira
Reviso: Thiago Madureira
Design, diagramao e ilustraes: Lucas Sangi e Felipe Sore

Setembro 2016

1.INTRODUO
No gerenciamento de projetos, tempo um recurso que deve ser otimizado ao
mximo, visando no s atender aos anseios dos seus stakeholders por uma
soluo no menor prazo possvel, mas tambm para garantir mxima eficincia e
produtividade da sua equipe.
Como recurso, ele deve ser usado com inteligncia, por isso a construo de um
cronograma de projetos coerente, com o nvel de detalhamento necessrio para
que todos entendam o que deve ser desenvolvido, fundamental. Mas no se trata
apenas disso. Gerenciar o tempo envolve diversas variveis e impacta em outras
reas, principalmente os custos do projeto.
Se voc quer entender a relao tempo X custos e descobrir como otimizar cada
etapa do seu cronograma de forma a obter mxima eficincia, no deixe de ler
este e-book. Trouxemos 7 segredos imperdveis para voc se tornar um gerente de
projetos ainda melhor!

2.

O QUE A GESTO
DE TEMPO EM
PROJETOS E
POR QUE ELA
IMPORTANTE?

De acordo com o PMI (Project

Management Institute), um projeto
um conjunto de atividades temporrias,
realizadas em grupo, destinadas
a produzir um produto, servio
ou resultado nicos. Um projeto
temporrio no sentido de que tem um
incio e fim definidos no tempo, e, por
isso, um escopo e recursos definidos..
Desta maneira, a gesto de tempo em
projetos tem como objetivos:

Definir o cronograma de aes do projeto;

Identificar as atividades a serem desenvolvidas;
Sequenciar estas atividades de modo que elas
sejam executadas ordenadamente;
Determinar as interdependncias entre as
atividades, para que elas sejam realizadas no momento
correto;
Estabelecer os recursos necessrios para cada
atividade;
Estimar a durao de cada atividade, tendo-se em
vista o prazo final para a entrega do projeto;
Realizar o controle do cronograma de modo a
garantir que tudo o que foi planejado seja executado
da melhor forma possvel.

Quando a gesto do tempo feita de maneira incorreta, outras reas da gesto de projetos so afetadas,
como o caso do escopo e do custo, podendo inclusive chegar viabilidade do projeto. Basta voc imaginar
que um centro de treinamento para as Olimpadas que no entregue no prazo deixa de cumprir com seu
objetivo primordial, gerando prejuzos.

3.

SEGREDO N 1:
COMPREENDA A
DIMENSO DO SEU
PROJETO

Quando voc comea a trabalhar na

definio do escopo do seu projeto,
j tem uma ideia da complexidade do
trabalho a ser realizado. Construir uma
casa mais fcil do que construir o centro
de treinamento para as Olimpadas que
mencionamos no captulo anterior. Neste
sentido, o escopo influencia diretamente
na gesto de tempo em projetos.

A partir da linha de base do escopo, voc pode delinear quais atividades macro sero
necessrias para a execuo do projeto, iniciando seu planejamento de cronograma. Neste
momento voc pode inclusive comear a sua EAP (Estrutura Analtica do Projeto), visando
entender o que ser realizado em cada etapa e distribuir os pacotes de trabalho ao longo
do tempo.
Listadas as atividades macro na EAP, voc pode decomp-la em atividades menores,
dependendo da complexidade do seu projeto. Quanto mais complicado ele for, maior ser o
nvel de detalhe que voc precisar para distribuir as atividades adequadamente e estimar a
durao das mesmas.

3.1 Como estimar o tempo

Uma das maiores dificuldades ao se desenvolver o plano de gerenciamento de tempo em
projetos estimar com preciso a durao de cada tarefa. Cada profissional de projetos
tem suas prprias ferramentas e conta com a experincia para determinar os prazos, mas
queremos elencar algumas das melhores prticas para voc:

Opinio especializada: estimativa realizada segundo experincia da sua equipe em

projetos semelhantes.
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Planejamento em ondas sucessivas: consiste em planejar as atividades de curto

prazo em detalhes, deixando para lidar com as de longo prazo no momento mais
oportuno. Conforme voc vai entendendo o desenrolar do projeto, consegue estimar
com maior preciso a durao de cada atividade.

Mtodo do caminho crtico: tem como objetivo identificar trs cenrios possveis:
um timo, um ideal e um pssimo. Voc estima o tempo de cada atividade para
estes trs cenrios e ento aplica uma frmula matemtica, que dar uma estimativa
mais precisa de quanto tempo voc precisar para realizar a tarefa. O caminho crtico
sempre a estimativa mais alta de tempo.

10

4.

SEGREDO N 2:
ESCOLHA SEMPRE
OS MELHORES
PROFISSIONAIS PARA
O SEU PROJETO

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Toda iniciativa tem mais chances de dar

certo se voc puder contar com pessoas
qualificadas para execut-la. No momento
de selecionar a equipe do projeto,
tenha em considerao as habilidades
e competncias necessrias para o bom
desenvolvimento do projeto e ento avalie
cada profissional disponvel.
claro que nem sempre voc ter sua disposio
profissionais com conhecimento em tudo o que
o projeto exige, mas poder desenvolver estas
competncias junto com o seu time, por meio de
treinamentos, estudos, cursos, participao em
eventos da rea, entre outras oportunidades de
crescimento profissional.

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Alm dos conhecimentos tcnicos, voc tambm deve considerar as habilidades

comportamentais do seu time, como relacionamento interpessoal, trabalho em equipe,
negociao, etc. Estas habilidades sero fundamentais para que voc construa um time
coeso e comprometido com os resultados finais do projeto.
E por falar em comprometimento, se voc quer uma equipe realmente engajada, no deixe
de motiv-la. Inicialmente, promova um alinhamento de expectativas para que cada um
entenda seu papel no time. Em seguida, distribua as atividades segundo as habilidades de
cada um, afinal, a pessoa certa na atividade certa, traz resultados superiores.
Facilite a comunicao entre a sua equipe adotando canais interativos, como chats,
mensageiros eletrnicos, blogs corporativos, redes sociais, entre outras plataformas que
estimulem o contato constante. Por fim, esteja sempre disponvel e pronto a ajudar, pois
uma liderana forte constri equipes motivadas.

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5.

SEGREDO N 3:
DEFINA UM CRONOGRAMA
COERENTE PARA O PLANO
DE AO DO PROJETO

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Com base no escopo e no detalhamento

das atividades que voc realizou
anteriormente, crie um cronograma
coerente para o seu projeto. Escolha um
dos mtodos de estimativa de tempo
e determine os prazos, lanando estes
dados em um software de gesto de
projetos. O uso de planilhas pode ser bem
feito com projetos menos complexos,
mas conforme crescem as exigncias,
voc precisar de uma tecnologia mais
robusta para gerenciar todas as variveis
envolvidas.

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Com as atividades listadas e estimadas, crie uma matriz de responsabilidades, distribuindo

as tarefas entre a sua equipe. Aproveite para comunicar esta distribuio o mais breve
possvel, para que todos estejam preparados para desempenhar seus papis.
importante que voc tenha um plano de ao pronto para ser colocado em prtica caso
haja algum imprevisto e as tarefas atrasem. A contratao de um freelancer para suprir uma
necessidade temporria, o deslocamento de um outro colaborador para auxiliar no projeto
ou um mutiro da sua equipe num sbado so algumas das possibilidades.
Para evitar qualquer risco de atraso, mantenha uma gesto vista, isto , crie uma forma
de comunicar o cronograma que seja acessvel a todos. Um software de gesto facilita
esta interao porque alm dos dados formatados em planilhas de controle, voc tem
dashboards e grficos que facilitam o entendimento visual do andamento do projeto.

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6.

SEGREDO N 4:
DEFINA O ORAMENTO
NECESSRIO PARA A
EXECUO DO PROJETO

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Lembra que anteriormente falamos a respeito

do detalhamento das atividades na EAP? Pois
bem, quando voc detalha cada atividade
a ser realizada ao longo do projeto, tem
uma base para determinar o custo de cada
atividade. Mas, como voc um gerente de
projetos experiente e precavido, obviamente
no usar o valor justo calculado, ter uma
margem de segurana para poder enfrentar
qualquer problema que aparea ao longo do
projeto.

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At aqui, voc listou e estimou os custos de cada atividade do projeto. Aps esse trabalho
inicial, voc passa a montar o oramento do projeto, ou seja, unir todas as informaes para
passar um valor X para o seu cliente. Existem algumas formas de fazer isso:
Opinio especializada: quando a definio do oramento feita com base na
experincia da equipe com projetos semelhantes.
Agregao de custos: voc soma todos os custos de cada atividade, chegando a um
valor final.
Relaes histricas: com base em parmetros tidos como universais, como a
construo de uma casa por metro quadrado.
Quando o oramento mal estimado, o projeto corre srios riscos. A falta de recursos pode
impedir a continuidade do projeto, levando o cliente ao prejuzo. Caso ele insista em dar
continuidade, pode acabar investindo muito mais do que pensava e, da mesma forma, ter
uma soluo que no trar o retorno sobre o investimento ideal, acarretando em perdas
financeiras. Desta maneira, fundamental que a definio do oramento seja feita com
o mximo de critrio possvel, considerando todos os possveis impactos de uma gesto
malfeita.

19

7.

SEGREDO N 5:

ACOMPANHE E MEA A
EXECUO DO PROJETO.
SE FOR PRECISO, MUDE A
ESTRATGIA
20

O planejamento apenas o ponto de partida

do projeto, no significa que voc tenha
que segui-lo risca sempre, sem considerar
possveis mudanas. A complexidade do
mercado aumenta a cada dia e voc precisa
estar preparado para realizar alteraes caso
queira garantir a mxima satisfao de seus
clientes.

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Estar preparado para responder rapidamente aos riscos e mudanas bruscas no ambiente
de projetos exige um acompanhamento sistemtico de tudo o que est sendo realizado.
Quer dizer que voc deve ter metas bem definidas e mtricas que auxiliem na mensurao
de resultados.
Produtividade, uso adequado de recursos, cumprimento dos prazos, qualidade das
entregas, tudo isso pode ser monitorado e avaliado para que voc saiba exatamente o que
deve ser feito para melhorar ainda mais a performance do projeto. E quando voc melhora
a performance, torna sua gesto mais eficaz e reduz riscos e custos de cada atividade
desenvolvida.
Identificado qualquer problema na execuo do projeto, como o atraso de uma tarefa,
voc deve responder rapidamente com um plano de ao para tratar o desvio. Isso pode
significar uma mudana no seu planejamento, mas no nos seus objetivos finais.

22

8.

SEGREDO N 6:
COMPARTILHE AS AES
DO PROJETO COM SEUS
STAKEHOLDERS

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Seria timo se em cada projeto s existissem

voc e sua equipe. Nada de dar satisfao para
os outros, mas a realidade bem diferente.
Voc tem diversos stakeholders envolvidos
e precisa do apoio deles para desenvolver o
projeto com tranquilidade, o que requer um
cuidado muito especial com a comunicao.

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Durante o planejamento do projeto voc deve determinar o seu plano de gerenciamento

da comunicao, listando seus stakeholders e suas necessidades de informao. Levar este
plano a srio fundamental para que voc no se veja enfrentando barreiras execuo do
projeto, como um stakeholder segurando uma informao vital que impacta no cronograma.
O melhor a fazer respeitar seus stakeholders e mant-los informados sobre o andamento
do projeto, seja por meio de uma plataforma comum, como um blog corporativo, ou a partir
do seu sistema de gesto de projetos, com os nveis de acesso informao adequados.
Se cada stakeholder receber as informaes de que precisa, voc reduz as chances de
resistncias e pode trabalhar com maior tranquilidade para satisfazer as necessidades de
todos.

25

9.

SEGREDO N 7:
MANTENHA A MOTIVAO E
O FOCO DA SUA EQUIPE NA
CONCLUSO DO PROJETO

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Desenvolver projetos pode ser uma atividade

muito instigante, mas, muitas vezes,
bastante cansativa. Dependendo do nvel de
complexidade das tarefas, sua equipe pode
se sentir desmotivada, dispersa, desatenta,
impactando nos resultados finais. a que
voc deve desempenhar seu papel de lder,
percebendo quando a produtividade cai,
quando o nimo j no mais o mesmo, e
atuando sobre os fatores que esto levando
a essa queda da performance.

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Primeiramente, verifique se a quantidade de tarefas est adequada para cada integrante do

time. A sobrecarga pode gerar estresse e levar seu time ao cansao extremo. Se este no
for o problema, procure conversar com as pessoas, perguntar o que voc pode fazer para
melhorar o ambiente de trabalho e estimular as pessoas a voltarem ao mesmo nvel de foco
e motivao.
Crie mecanismos de distrao de vez em quando, como reunies informais, uma folga extra
ou um happy hour. Ningum consegue passar o tempo todo focado numa nica coisa,
preciso deixar a mente divagar de vez em quando para que ela retorne com fora total.
Finalmente, esteja sempre disponvel e aberto para dar e receber feedback, afinal, confiana
criada a partir de uma comunicao clara, transparente e recproca.

28

10.

CONCLUSO

29

Tempo e custos so variveis que se influenciam mutuamente na gesto de projetos.

Quando um alterado, automaticamente o outro sofre impactos, sejam positivos ou
negativos. Neste sentido, procure usar nossas dicas como forma de obter maior eficincia
e produtividade nos seus projetos, eliminando barreiras para que seu time desempenhe um
bom trabalho.
A construo de um cronograma realista, coeso e bem detalhado, vai ajudar seu time a
entender quais so as atividades a desenvolver, quanto tempo necessrio para realizar
cada tarefa e quais recursos so indispensveis. Ou seja, dar uma viso completa de tudo
o que voc precisa para entregar o projeto no prazo, com o mximo de qualidade possvel,
sem exigir demais do seu time e ainda superando as expectativas do cliente.
Project Builder

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SOBRE A PROJECT BUILDER

H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de
diversos portes a entender e aproveitar os benefcios da Gesto de Projetos, conseguindo assim
atingir a alta performance em seus negcios. Para isto, trabalhamos trs formas principais:
Nossa soluo, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e,
por isso, se tornou uma plataforma indispensvel para o ganho de eficincia e a alta performance
em projetos.
Temos uma metodologia passo a passo de implementao da Gesto de Projetos. Oferecemos
pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade, aumentar seu
faturamento e reduzir custos.
Produzimos muito contedo educativo na rea de Gesto de Projetos, estratgia e
desenvolvimento de produto. Eles so disponibilizados como posts no blog, eBooks, webinars
gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder.
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