LECTURE NOTES

0034M- Informasi & Proses Bisnis

Week 8
HR Management & Payroll Cycle

Prepared by
Nuril Kusumawardani ST., MKM

0034M Informasi dan Business Proses

LEARNING OUTCOMES
LO2: Students are able to explain the important of system documentation and prepare
different forms of system documentation.

LO4: Students are able to structure and design REA, DFD and system flowchart of HR
Management & Payroll Cycle Cycle, HR Management & Payroll Cycle Cycle, the HR
Management & Payroll Cycle cycle, HRD cycle and general ledger and financial reporting.

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

1. HR Management & Payroll Cycle Cycle overview and key objectives
2. Data and decisions in the HR Management & Payroll Cycle Cycle
3. HR Management & Payroll Cycle Cycle documentation
4. HR Management & Payroll Cycle Cycle activities and related risks and controls

0034M Informasi dan Business Proses

ISI MATERI
1. HR Management & Payroll Cycle Cycle Overview and
Key Objectives
Siklus produksi (HR Management & Payroll Cycle Cycle) secara konvensional terbagi
menjadi 2(dua) elemen utama:

The Human Resource

phase:

Fase ini berhubungan dengan rekrutmen

pegawai, manajemen kinerja dan manajemen pemberhentian masa kerja

pegawai (employee termination). Tujuan dari fase ini adalah untuk merekrut
pegawai secara efektif dan efisien, mengelolanya secara berkala dan secara
efektif meninjau kinerja dari karyawan. Pada bagian akhir, melakukan
pengaturan terhadap proses pemberhentian karyawan/pegawai.

Payroll phase: Tujuan dari fase ini adalah untuk menghitung dan melakukan
pembayaran gaji kepada pegawai.

Tabel 1.0 Daftar Dokumen Sumber pada HR Management & Payroll Cycle Cycle
Dokumen

Deskripsi

Employee personal details

Menyimpan informasi personal dari pegawai, seperti nama, umur, gender,

alamat dan detil kontak.

Employee employment

Menyimpan informasi yang berhubungan dengan pegawai, seperti tanggal

details

mulai kerja, pembayaran gaji, skema penghargaan.

Selection criteria

Berisikan detil dari deskripsi pekerjaan dan criteria pemilihan yang terhubung
dengan pekerjaan tertentu.

Job application

Organisasi menyimpan dokumen ini dari calon pegawai untuk posisi di masa
mendatang.

Termination letter

Berisikan terms (tanggal, payout, dan lain sebagainya) dari karyawan yang
telah habis masa kerjanya.

Employee performance

Organisasi menggunakan dokumen ini untuk meninjau kinerja pegawai

review

0034M Informasi dan Business Proses

Timesheet

Menampilkan detil dari lamanya jam kerja dan pay rate yang berhubungan
dengan pekerjaan atau untuk periode waktu tertentu.
Dokumen formal pembayaran berisikan jam kerja dan rate serta pajak dan

Payroll

jumlah yang didepositkan pada akun bank karyawan.

2. Data and Decisions in the HR Management & Payroll

Cycle Cycle
Aktifitas di dalam siklus produksi (HR Management & Payroll Cycle Cycle) membutuhkan
data yang berhubungan dengan karyawan (employee data). Data pegawai awal mulainya
dibuat pada saat pegawai baru direkrut dan diperbaharui secara konstan. Data sumber yang
penting lainnya adalah data deskripsi posisi, yang mencatat detail dari setiap peran dalam
organisasi.
Pengambilan keputusan pada level strategis pada siklus ini, mencakup pembuatan kebijakan
untuk area-area sebagai berikut:

Creation of new position. Membutuhkan pemahaman dari keahlian dan pengalaman

yang dibutuhkan, serta kebutuhan dari setiap unit bisnis dimana pegawai itu
ditugaskan.

Whether to fill an existing vacancy. Terkait dengan prrdiksi kebutuhan masa

mendatang akan sumber daya dan juga berbagai pertimbangan untuk berkonsentrasi
pada pencarian internal maupun external pegawai.

Kebijakan dan prosedur pembayaran pegawai

0034M Informasi dan Business Proses

3. HR Management & Payroll Cycle Documentation

Dokumentasi dari siklus HR Management & Payroll adalah sebagai berikut:
1. Contoh REA Model untuk HR Management & Payroll Cycle Cycle
Brett et. al. (2012) melakukan dekomposisi siklus HR Management dan Payroll
seperti terlihat pada Gambar 01 berikut, yang terdiri dari event: maintain personnel
records, alter employee details, authorize employment detail changes, calculate
payroll, dan update payroll data. Events ini merupakan event informasi dan event
keputusan (Adi, 2012).

Gambar 3.1 Siklus HR Management & Payroll

0034M Informasi dan Business Proses

Gambar 3.2 Example of REA Model untuk HR management and Payroll

2. Structured Narrative Table

0034M Informasi dan Business Proses

0034M Informasi dan Business Proses

0034M Informasi dan Business Proses

0034M Informasi dan Business Proses

3. Context Diagram dari HR Management & Payroll Cycle

Pada siklus sumberdaya manusia dan penggajian Brett et. al. (2012) melakukan dekomposisi
seperti terlihat Gambar 01. Sebanyak 45 jenis aliran data dengan masing-masing sumber
data/informasi dan pemakai data/informasi. Perhatikan bahwa pada Siklus Produksi dan
Siklus Pendapatan merupakan sumber data dan Siklus Keuangan merupakan pemakai
informasi. Diagram konteks Siklus sumberdaya manusia dan penggajian mempunyai
sembilan aliran data masukan yaitu: employee deatils amended data (1), new employee
details (8), terminated employee details (10), employee performance review details (18),
commission details (20), timesheet details (21), taxation details (22), employee leave form
details (33), dan payroll details (38) (Adi, 2012).

Gambar 3.4 Context Diagram untuk Siklus Produksi

0034M Informasi dan Business Proses

4. Diagram DFD Logical Level 0

Berikut ini adalah contoh dari DFD Logical Level 0 pada siklus produksi (HR
Management & Payroll Cycle Cycle)

Gambar 3.5 DFD Logical Level 0 dari HR Management & Payroll Cycle

0034M Informasi dan Business Proses

5. System Flowchart
Berikut ini adalah contoh dari system flowchart siklus HR Management and Payroll.

Gambar 3.6 System Flowchart dari HR Management & Payroll Cycle

0034M Informasi dan Business Proses

4. HR Management & Payroll Cycle Activities & Related

Risks and Controls
Terdapat 4(empat) aktifitas dalam siklus HR & Payroll yaitu sebagai berikut:
1. Rekrutmen Pegawai (Employee Recruitment)
a. Empoyee selection. Pada saat organisasi membutuhkan pegawai baru,
maka dilakukan seleksi pegawai. Hal ini dapat terjadi dikarenakan adanya
pemberitahuan akan adanya pegawai yang mengundurkan diri dari
perusahaan ataupun karena adanya posisi baru.
b. Induksi Pegawai (Employee Induction). Staf HRD seringkali bertanggung
jawab untuk memberikan pemberitahuan terhadap kandidat yang sukses
menjalani proses seleksi. Namun, hal ini juga tergantung dari posisi
kepangkatan calon pegawai tersebut. Jika masih pada lower-level, maka
pihak HRD yang akan memberitahukan, sedangkan untuk posisi yang
lebih senior maka akan menjadi kewajiban departemen operasional yang
terkait.
2. Payroll
a. Menghitung payroll. Perhitungan payroll dibedakan menjadi dua; (1)
Perhitungan gaji bagi karyawan yang dibayar sebagai salaried
employees dan (2) Perhitungan berdasarkan jam kerja (wage).
b. Disburse payroll. Pembayaran actual dari payroll dilakukan sesuai dengan
waktu yang telah ditetapkan. Karywan diberikan detil dari gaji melalui
dokumen payslip.
3. Performance management.
a. Performance

management

assessment.

Sebagian

besar

organisasi

melakukan peninjauan terhadap kinerja karyawan serta manajernya.

Biasanya, penijauan kinerja ini dilakukan secara berkala setiap tahunnya
maupun 6 bulan sekali.
b. Performance management adjustment. Hasil luaran dari tinjauan kinerja
karyawan haruslah dicatat dan ditinjaklanjuti.

0034M Informasi dan Business Proses

4. Employee Termination
a. Identify terminations. Pemberhentian pegawai/karyawan dapat terjadi
karena habisnya kontrak dari karyawan tersebut atau dapat dilakukan oleh
pihak organisasi maupun karyawan itu sendiri.
b. Manage employee exit. Exit interview dapat membantu untuk mengetahui
alasan pemberhentian dari pihak karyawan. Sehingga pihak organisasi
dapat mengatasi permasalahan tersebut.

0034M Informasi dan Business Proses

SIMPULAN

Terdapat dua buah elemen atau phase utama dalam siklus HR Management & Payroll
yaitu Human Resource dan Payroll. The Human Resource

phase:

Fase ini

berhubungan dengan rekrutmen pegawai, manajemen kinerja dan manajemen

pemberhentian masa kerja pegawai (employee termination). Tujuan dari fase ini
adalah untuk merekrut pegawai secara efektif dan efisien, mengelolanya secara
berkala dan secara efektif meninjau kinerja dari karyawan. Pada bagian akhir,
melakukan pengaturan terhadap proses pemberhentian karyawan/pegawai.

Payroll

phase: Tujuan dari fase ini adalah untuk menghitung dan melakukan pembayaran gaji
kepada pegawai.

Selain itu, siklus HR Management & Payroll terbagi menjadi empat aktifitas, yaitu :
(1) Employee Recruitment, (2) Employee Payroll, (3) Employee Performance Review,
(4) Employee termination

0034M Informasi dan Business Proses

DAFTAR PUSTAKA

Adi, S. (2012). Lecture Notes: HR Management & Payroll Cycle Cycle.

Considine, B., Parkes, A., Olesen, K., Blount, Y., & Speer, D. (2012). Accounting Information
System : Understanding Business Process. Qld: John Wiley & Sons Australia, Ltd.

0034M Informasi dan Business Proses