Jobdesk Per Proker

Bidang Pengembangan
Divisi Inisiasi
Divisi inisiasi memiliki 3 program kerja yaitu Biro Jodoh, Coaching Clinic, dan Relasi
Himpunan
1. Biro Jodoh
Biro jodoh merupakan media, wadah, untuk mencari kelengkapan syarat membuat tim
PKM yang baik dan siap untuk Lomba. Tahap-tahap biro jodoh adalah sebagai
berikut.
a. Mahasiswa (calon peserta Biro Jodoh) mengisi form online dengan alamat
bit.ly/birojodohPKM2017 . Data yang diinputkan akan masuk ke google drive dari
email pkmitb2017@gmail.com , dengan password : itb2017barudak . Data
tersebut berisi bermacam hal, yang tujuannya mempermudah pencarian jodoh
b. Bagian inisiasi mengundang (invite) mahasiswa yang telah mendaftar biro jodoh,
dengan membuka akun google pada poin (a) dan menuju ke drive lalu melihat
spreadsheet biro jodoh. Bagian inisiasi add akun line yang mendaftar lewat nomor
hp atau idline. Lalu disinvite ke grup biro jodoh.
c. Mahasiswa (selanjutnya disebut peserta) diarahkan untuk melihat notes pada grup.
Notes berisi : aturan awal yang penting, promosi (yang sistemnya akan diatur ->
biar engga terlalu penuh notesnya)
d. Setiap 3 hari sekali (atau lebih sering), akan di publish database yang berasal dari
spreadsheet di google drive pada akun di poin (a). spreadsheet diedit dulu agar
rapi, lalu dipublish dalam bentuk excel ke grup. Jangan lupa isi caption kalo
spreadsheet itu isi data semua orang yang join Biro Jodoh. Dan peserta dianjurkan
AKTIF melihat database, menghubungi orangnya, dll. Kita (barudak) bertugas
memantik agar mereka aktif, entah dengan promosiin orang di database, dll
e. Bagian inisiasi aktif menanyakan, memulai, dan menghidupkan suasana grup yang
sekarang sangat suram (yaah sediih ). Buat supaya mereka mau nanya, mau
saran, dll. Mungkin fotonya diupload, diisi keterangan (CARI JODOH) dll. Bebas
sekreasiin kalian.
Biro Jodoh akan dipegang oleh 2 staff. Diperlukan orang yang rajin, punya wifi di
kosan, memiliki waktu luang lebih banyak, tipe-tipe melankolis yang rapi terstruktur
dan yang paling penting yang mau belajar. Jadi perlu
i.
ii.
iii.
iv.

Tukang invite (tiap hari. Sediakan waktu 15-30 min buat invite aja)
Tukang inisiasi pembicaraan, buat gaduh grup
Tukang kepo ngechat orang2 (kalo bisa semuanya), nanyain perkembangan
Tukang mengelola grup, menegakkan aturan

2. Relasi Himpunan
Relasi himpunan bertugas membackup biro jodoh, dengan menghubungkan orang
yang belum berhasil mendapatkan anggota yang diinginkan kepada keprofesian
himpunan terkait (mungkin saat ini diutamakan HME [yeaah elektro, jurusanku],
HMIF, IMK Artha). Tahap-tahapnya

a. Menerima data dari biro jodoh. Data berupa rincian dari anggota yang dicari,
angkatan, requirement kemampuan (missal ngoding Arduino, ngoding Bahasa C,
ngoding HATI, eh.. wkkw, dll). Ini belum dibuat ya, jadi nanti tugas yang dapet di
divisi ini yang merancang.
b. Menghubungi keprof salah satu dari ketiga himpunan tersebut. Ini dalam kondisi
sudah pedekate dengan keprofnya, minta izin kalo mau kerja sama ngadain proker
ini. Kalo keprofnya setuju baru kita bisa. Keprof punya tanggung jawab
menyampaikan informasi ke massa himpunannya (caranya suka-suka dia). Dan
kita berkewajiban memberikan data secukupnya kepada keprof terkait, dan
memfollow up (ini yang paling penting, biar engga hilang di tengah jalan)
c. Sudah. (Wkwk cepet kan?). Ya udah segitu aja. Ga usah banyak-banyak, nanti
kalian sibuk. Wkkw
Sepertinya ini akan dipegang sama 1 staff, pelru orang yang cerewet, gamalu-malu,
dan pengen punya pengalaman buat komunikasi sama keprof dari himpunan itu.
Penting nih buat ningkatin skill komunikasinya. Buat yang mau belajar juga
3. Coaching Clinic
Coaching clinic merupakan pelatihan yang bersifat sangat teknis mengenai seluk
beluk PKM. Inti dari coaching clinic ini adalah memastikan materi, pemateri, dan
menyelenggarakan acara. Tahap-tahapnya adalah
a. Meminjam Tempat. Buat surat yang diajukan ke LK (Pak Caska), agar surat
diproses dengan cepat (diprioritaskan. Wkwk). Peminjaman tempat ini anak
inisiasi tinggal koordinasi sama sekretaris (Lilis), dan operasional (david), dan
keep follow up sampai surat udah menjadi nyata, bisa dipegang, dan bisa jadi
senjata buat para satpam yang kepo2. Nah pas awal dapet surat itu H-1 sebelum
acara, kita ke penjaga ruangan di ruangan terkait, bilang kalo kita mau pake
ruangannya besok, tunjukin surat izin. Kasi mereka satu (fotokopiannya ya.
JANGAN YANG ASLI, mati kita nanti wkkw). Trus jangan lupa pas hari H kasi
mereka uang 50 k tiap orang (biasanya ada 2 orang).
b. Memastikan Materi dan sesi. H-7 sebelum CC (yang sudah diplot tiap sabtu,
sampai 8 oktober di 9232. Jadi ruangan aman. Gaperlu dipikirin.) diskusi dengan
kak ubai (awas sampai bulan depan gatau kak ubai. wkwk) tentang materi yang
mau dibawain sama kak ubai (atau pembicara lain nantinya jika kak ubai
berhalangan). Buat teknis sesi. Jika materi telah pasti, buat timeline dari acaranya
ngapain aja, pikirkan, tuliskan, dan kasi ke pemateri (kak ubai, atau yg lain) dan
minta persetujuan. Materi lebih umum, missal tentang proposal. Sedangkan teknis
sesi lebih khusus, missal bagian2 proposal di awal selama 45 menit, kesalahan
umum proposal selama 30 menit, tipstrik 30 menit.
c. Buat form online pendaftaran. Agar kita tau estimasi yang berniat datang ke CC,
buat database email untuk undangan (penjelasan selengkapnya di bawah->poin e).
Form online dibuatin bitly, kayak cc1 itu bitly nya bitly/daftarcc . Nah link ini
akan dishare bersamaan dengan poin (d)
d. Mensosialisasikan lewat OA. Nah ini yang a little bit trcky (sok2an nih). Jadi H-2
(minggu pagi) sebelum target upload pengumuman Coaching Clinic (target hari
selasa udah post di OA buat CC yang hari sabtu), kita (inisiasi request poster ke
bidang media kreatif (desain mereka keren lhoo, sumpah) lewat Elis dan di CC ke
big boss. Kita kasi tau konten poster yaitu judul, materi, pembicara, ruangan,

e.

f.

g.

h.

i.
j.
k.

l.

waktu, cp. Kita juga buatin caption, yang di cc ke big boss dulu meminta
persetujuan. Nah di detik pertama pas terupload di OA, kita share ke semua grup
yang ada anak ITBnya. Biar gaada yang bilang sosialisasinya kurang nih,
gencarin lagi dong, aku gatau apa2 tiba2 aja disuruh hadir, dll. Biar 400an share
lah, atau 1000an wkkw. Biar semua tau. Sampe penjual DVD di jalan ganesha,
tukang seblak kalo perlu tau tentang CC
Mengirim Undangan lewat email. Untuk menggiatkan coaching clinic, dan
menurut big boss biar keliatan lebih niat (wkwk), kita kirim email juga, email
berupa undangan. Nah database ini ada di Agus Sani. Trus sekedar info, database
didapat dari anak yang ikut seminar, tugas integrase Camen, Camedik, peserta
CC1. Jadi ngajakin mereka buat ikut Coaching Clinic. Di badan email, jelasin
mirip di caption OA Line. Tapi di email ditekankan mereka dapat undangan, agar
mereka merasa bangga dan terhormat (besar kepala Bahasa kasarnya) dan mau
ikut. Wkkw trus di CC mereka pusing deh. Ini dilakukan H-3 atau H-2 CC (Rabu
atau Kamis)
Mengirim Undagan lewat SMS. Ini ide yang sudah dilakukan oleh big boss.
Silakang koordinasi apakah big boss perlu dibantu (seharusnya kita sebagai
smaller boss membantu big boss ya), minta datanya, minta uang beli pulsa, udah
H-3 atau H-2 CC di sms (rabu atau kamis)
Mempersiapkan Logistik. Logistik standar untuk mendukung keberjalanan CC
adalah proyektor, kamera, recorder suara, pointer, tripod buat ngerekam. Barang2
ini dipinjem di Pak Caska/Bu desri Di LK. Bilang aja dari PKM, mereka tau dah.
Ini maksimal dipinjem H-1 (inget sabtu LK tutup) dan jumat ada soljum, jadi
disesuaiin aja waktunya ya kawan2.
Membuat Teklap. Teklap yaitu teknis lapangan. Fungsinya adalah supaya kita tau
pas hari H itu kita ngapain (sebelum hari H malah), ada ngecek ruangan, beli
kosumsi, nyiapin kursi, eval, dll semua harus ada di teklap ini. Teklap H-1 sore
(Jumat) sudah harus ada dan di share dalam bentuk document dan screenshoot ke
grup pengembangan dan barudak itb juara.
Membagi PJ hari H. Ini adalah tindak lanjut dari Teklap. Fungsinya agar acara hari
H itu jelas, siapa yang tugasnya jelas, ngapain aja jelas. Hehe
Hari H harus ada koordinator lapangan yang mengatur keberjalanan acara,
kesesuaian dengan teklap, dll.
Notulensi. Hari H juga harus ada notulensi, buat orang-orang yang engga dating
biar mereka keep up with the ilmunya. Setelah selesai notulensi, dikirim ke kak
ubai, dicek, diedit sama kak ubai, trus abis itu baru bisa diposting di pengumuman
CC selanjutnya.
Eval. Tiap akhir acara ada eval, trus ada yang nyatet biar kita inget dan berusaha
enggak ngulangin kesalahan yang sama di CC selanjutnya.

Kayaknya segitu aja yang saya inget tentang teknis cc, disini diperlukan orang yang
benar2 mau belajar. Tapi dampaknya akan sangat baik, kita dilatih berpikir sistematis,
mengingat rangkaian kegiatan yang udah, yang belum. Kenal dengan staff LK, dll.
Tau tempat beli konsum, Banyak deh. Rasain aja. Seru kok.