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PROGRAMA DE TRABAJO

AUDITORIA: AUDITORIA DEL


CUMPLIMIENTO DE LICITACIONES

_____________________________________
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

FECHA

AUDITORIA:

1) Realizar el proceso de contrataciones pblicas dando


estricto cumplimiento a las polticas,
2) lineamientos y directrices establecidas en la Ley de
Contrataciones Pblicas.
Funciones
3) Un flujo continuo de bienes y servicios, que se
requieran para el
Buen cumplimiento de sus labores
4) Coordinar y ejecutar el proceso de licitaciones pblicas
y de contrataciones
Menores, del presupuesto de inversin de la institucin.
5) Coordinar la reunin previa de homologacin que se
realiza antes de la celebracin del acto de licitacin pblica,
cuando sea necesario, por la cuanta de
Lo que se solicita; as como en aquellos casos que son
solicitados por los
Interesados en participar en dichos actos.
.
6) Verificar la correcta aplicacin de las secciones de los
respectivos contratos y sus
anexos en lo referente al registro y aplicacin de tarifas,
incluyendo si corresponde, el anlisis de la correcta
aplicacin de descuentos en tarifas bajo criterios objetivos
no discriminatorios. Identificacin y evaluacin de procesos
crticos relacionados con las temticas a evaluar,
elaborando un informe de los procesos crticos y focos de
riesgos que afectan a la Empresa Portuaria
correspondiente
7) La auditora debe contemplar la recopilacin y revisin,
en profundidad, de toda la documentacin asociada a las
exigencias contractuales en anlisis. Para lo anterior, las
empresas pondrn a disposicin del auditor la informacin
relevante para llevar a cabo este proceso, as como la
metodologa usada actualmente. Toda informacin que

emane de la presente auditora o que se requiera para su


elaboracin, ser de propiedad exclusiva de cada empresa
portuaria, segn corresponda y, no podr ser utilizada o
divulgada sin su expreso consentimiento. Adems, se
solicitar la firma de un acuerdo de confidencialidad.
PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS
REFERENCIAS

ACCION FECHA

Determinar el alcance y los objetivos de la auditora


de cumplimiento
Analizar los principios de importancia tica (p. ej.
independencia y objetividad)
Asegurar la existencia de procedimientos de control
de calidad
Determinar las partes intervinientes/el funcin jurdico
Identificar la materia control los criterios Comprender
la entidad y entorno
Desarrollar la estrategia y el programa de auditora
Comprender el control interno
Determinar la materialidad a efectos de planificacin
Analizar los riesgos
Planificar los procedimientos de auditora para
obtener una garanta razonable

Obtener evidencia a travs de distintos medios


Actualizar constantemente la planificacin y el
anlisis de riesgos
Actividad constante de documentacin, comunicacin
y control de calidad
Actividad constante de documentacin, comunicacin
y control de calidad
Evaluar si se ha obtenido evidencia suficiente y
apropiada

Determinar la materialidad a efectos de presentacin


de resultados
Formar conclusiones
Obtener manifiestaciones por escrito cuando sea
necesario
Reaccionar a hechos posteriores cuando sea
necesario
Elaborar el informe
Incluir recomendaciones y respuestas de la entidad
cuando corresponda

Seguimiento de informes anteriores cuando sea


necesario
La Firma de Auditores Externos efectuar la planeacin
del trabajo de auditora, de
acuerdo con el boletn 3040 Planeacin de una
auditora de estados financieros, relativo
a las normas de ejecucin de las Normas de Auditora.
Para estos efectos, entre otras
actividades (en forma enunciativa ms no limitativa
Visitas a las instalaciones y observacin de las
operaciones del Proyecto, y en su caso, obtencin de
informacin general de sus reas operativas regionales,
forneas, etc.
Obtencin y estudio de documentos relativos al marco
legal y jurdico del Ejecutor y del Proyecto. En caso de
Dependencias rganos desconcentrados)Reglamento
Interior.
Obtencin y anlisis general de la Estructura Orgnica
del ente pblico, y en especfico de la Unidad
Coordinadora del Proyecto.
Obtencin y anlisis general de los estados financieros
y del presupuesto asignado al
Proyecto, o en su caso, de los acuerdos de
ministracin.
Obtencin y anlisis general de los estados financieros
y del presupuesto asignado al
Proyecto, o en su caso, de los acuerdos de
ministracin.
Estudio y evaluacin del sistema de control interno del

recepcin y apertura de licitaciones y anlisis de


licitaciones, aclaraciones solicitadas a los licitantes y
evaluacin y comparacin de licitaciones
Boletn 3070 Consideraciones sobre fraude que deben
hacerse en una auditora de estados financieros, de
las Normas de Auditora.

EMPRESA MANACO S.A

INFORME DE AUDITORIA
AUDITORIA INTERNA
PROGRAMADA

AUDITORIA DEL
CUMPLIMIENTO DE
LICITACIONES

INFORME No. 31/03/16

COCHABAMBA-BOLIVIA

Cochabamba. 18 de ABRIL de 2016


Al: Seor
Ing. JAIME ARAMAYO ANTEZANA
GERENTE GENERAL
De: Lic. CASILLA ESCALERA REBECA
JEFE AUDITORIA INTERNA
Ref.: INFORME 31-03-16
ANTECEDENTES
1. MOTIVO DEL EXAMEN
En cumplimiento a las instrucciones impartidas en el memorndum A.I. 25-15. Se ha
efectuado la auditoria interna programada al Departamento de LICITACIONES.
2. ALCANCE DEL EXAMEN
Basados en el Memorndum de Planificacin de Auditoria, hemos efectuado el
Anlisis y Evaluacin de las actividades, desarrolladas por el Departamento de
LICITACIONES.
3. OBJETIVO
Evaluar las actividades administrativas y operacionales del Departamento de
LICITACIONES , en concordancia con las funciones operativas de la entidad en
relacin a cumplimiento de manuales, procedimientos, normativas y reglamentos
internos, disposiciones legales en vigencia.
4. MARCO LEGAL Y TCNICO PARA LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
El trabajo fue desarrollado tomando en cuenta Principios de Licitaciones
Generalmente Aceptados, Normas de Auditoria, Normas para el Ejercicio Profesional
de Auditora Interna y otras disposiciones relacionadas con la ejecucin del trabajo.
II.- RESULTADOS DEL EXAMEN
1. De la evaluacin efectuada, se pudo evidenciar que la empresa no cuenta con
Manuales y Reglamentos que definan procedimientos de control para mejorar la
administracin de la empresa, como ser: Manual de licitaciones , Reglamento
Interno, Reglamento de Pasajes y Viticos, Reglamento de Caja y Caja Chica,

Reglamento de Administracin de Bienes y Servicios, etc.


2. Como resultado de la evaluacin del control interno efectuado a los ciclos
operacionales de la empresa MANACO S.A., observamos que no se realizan
arqueos peridicos y sorpresivos sobre los saldos de la misma, por personal
independiente al responsable de caja.
3. De la revisin efectuada a los saldos del rubro disponible al 31 de diciembre
de 2016, observamos saldos negativos en la cuenta Caja chica, as como la
diferencias en conciliaciones bancarias.
4. De la evaluacin realizada, a los documentos adjuntos al proceso de registro
de

comprobantes

de

contabilidad,

se

ha

constatado

que

existen

comprobantes que no se encuentran firmados por los responsables de su


elaboracin y control y que no se adjunta documentacin de respaldo
suficiente.
5. De la revisin efectuada en base a una muestra seleccionada de las boletas
de pago de Dividendos a Socios de la empresa MANACO S.A., no fue posible
identificar fsicamente algunas de ellas.
6. De la revisin efectuada a documentacin de la empresa MANACO S.A.,
observamos la falta de impresin y correspondiente notificacin de los Libros
de Compras y Ventas IVA establecidos por la Administracin Tributaria para
los contribuyentes alcanzados por el Impuesto al Valor Agregado (IVA),
siendo que la Empresa se encuentra sujeto al Impuesto al Valor Agregado;
sin embargo, no se procedi a la impresin y notificacin de los Libros.
7. De la revisin efectuada a los registros contables de egresos de empresa
MANACO S.A., observamos que, de manera errnea, la empresa se beneficia
del 100% del gasto, como gasto deducible, por concepto de compra de
bienes y/o servicios no relacionados con la actividad gravada de la entidad,
en consecuencia, corresponde registrar dichos gastos como no deducibles
para la liquidacin y pago del IUE.
III. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
C.1 La empresa no cuenta con Manuales de Procedimientos, Reglamentos, Normativas
y otros al interior del Departamento de licitaciones como ser: Manual de Cuentas,
Reglamento Interno, Reglamento de Pasajes y Viticos, Reglamento de Caja

General y Caja Chica, Reglamento de Administracin de Bienes y Servicios, etc.


R.1 Se recomienda a la Gerencia de Administracin y Finanzas, instruya elaborar
Manuales y Reglamentos al interior de la Unidad de licitaciones con el objeto de
que el personal de esa unidad, pueda contar con guas y normativas que permitan
un mejor manejo y control econmico y financiero.
C.2 La Jefatura de la Unidad de Contabilidad no efecta arqueos peridicos ni
sorpresivos a la Unidad de Caja, con el objeto de verificar el correcto manejo de
efectivo en los fondos Fijo, Rotatorio, Caja General y Caja Chica, cuyo manejo
est a cargo del responsable de esa Unidad.
R.2 Se recomienda a la Gerencia de Administracin y Finanzas, instruya elaborar un
Manual, Reglamento o Instructivo de Caja, en el cual se establezcan los
procedimientos de control y manejo del efectivo.
C.3 Existen saldos negativos en registros contables y conciliaciones bancarias en
cuentas Bancarios, debido a deficiencias originadas por una mala apropiacin de
cuentas en registros contables.
R.3 Se recomienda a la Gerencia de Administracin y Finanzas, efectuar un mejor control
en apropiaciones contables de los dbitos y abonos bancarios, con el objeto de
presentar y exponer saldos contables correctos en los estados financieros.
C.4 Existen comprobantes contables que no se encuentran firmados por los
responsables

de

su

elaboracin

supervisin.

Asimismo,

existen

comprobantes en los que no se adjunta en forma completa la documentacin


sustentara.
R.4 Se recomienda a la Gerencia de Administracin y Finanzas, instruir a la Jefatura de
la Unidad de Contabilidad, documentar todas las operaciones que sustentan
los

comprobantes

contables,

adems

de

firmar

obligatoriamente

los

Comprobantes sealados.
C.5

Existen boletas de pago por dividendos por cobrar por parte de socios beneficiaros

de la empresa, que no han sido encontradas fsicamente en archivos y


documentacin contable de la empresa.
R.5 Se recomienda a la Gerencia de Administracin y Finanzas, instruya a los
responsables de la custodia, pago y archivo de las boletas de dividendos por pagar,
ubicar en un tiempo perentorio las boletas sealadas y poder

respaldar

adecuadamente los pagos


C.6 No se ha efectuado la impresin y correspondiente motorizacin de los Libros
de

Compras

Ventas

IVA establecidos

en

forma

obligatoria

por

la

Administracin Tributaria.
R.6 Se recomienda a la Gerencia de Administracin y Finanzas, se proceda a la
elaboracin de los Libros de Compras y Ventas IVA, registrando las facturas de
compra y venta, de acuerdo a lo estipulado en la R.N.D. N 10-0016-07, R.N.D. N 100032-07 y disposiciones complementarias vigentes.
C.7 La empresa de manera errnea se beneficia del 100% del gasto, como gasto
deducible, por concepto de compra de bienes y/o servicios no relacionados con
la actividad gravada de la entidad, afectando de esta manera la liquidacin y
pago del IUE.
R.7 Se recomienda a la Gerencia de Administracin y Finanzas, instruir a la Jefatura de
Contabilidad, supervisar y controlar minuciosamente, para que todo gasto no est
relacionada con la actividad gravada de la empresa, sea considerada como no
deducibles en la declaracin y pago correcto del impuesto IUE evitando contingencias
impositivas por parte del Servicio de Impuestos Nacionales.
.

JEFE AUDITORIA INTERNA

MANACO

S.A.
A.I. 31/12

MEMORARANDUM
A:
De:

Lic. JAIME ARAMAYO ANTEZANA


Lic. CASILLA ESCALERA
Fecha:

03 de MARZO 2016

Adjunto al presente comunico a Usted, que ha sido designado para realizar la Auditoria
programada Anlisis y Evaluacin de las actividades desarrolladas por el Departamento
de LICITACIONES.
En este sentido les agradecer efectuar la auditoria considerando lo estipulado en el
Plan Anual de Auditorias de la gestin 2016.

Atentamente

JEFE AUDITORIA INTERNA

MANACO

S.A.
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA AL SISTEMA DE VENTAS

LEGAJO N:

A.I.-AP 02/02

CLASE DE AUDITORIA:

AUDITORIA PROGRAMADA

SOLICITUD DE TRABAJO:

MEMORNDUM Al 35/12

PERIODO QUE ABARCA EL EXAMEN: 03 AL 30/03/2016

Detallado en ndice de papel de trabajo:

CONTENIDO DEL LEGAJO:

PREPARADO POR:
Auditores (Nombres completos)

INICIALES

Lic. JAIME ARAMAYO ANTEZANA

J.A.A

REVISADO Y APROBADO POR:


JEFE DEPTO. DE AUDITORIA INTERNA
SUPERVISOR (Nombres Completos)
Lic. CASILLA ESCALERA REBECA

FECHA TERMINACIN

C.E.R

31/03/2016

COCHABAMBA - BOLIVIA

RUBRICA

EMPRESA MANACO S.A.


AUDITORIA DEL CUMPLIMIENTO DE LICITACIONES
MEMOR NDUM DE PROGRAMACI N
(MPA)
CLASE DE AUDITORIA:
Auditoria Progra mada
AUDITORIA DE L CUMPLIMIENTO DE LICITACIONES
CONTENIDO:
1. NATURALEZA DEL TRABAJO DE AUDITORIA
Revisin de actividades, procesos y procedimientos ejecutadas por
el Departamento de LICITACIONES
2. MARCO NORMATIVO DE REFERENCIA
P.C.G.A, N.A.G.A. y N.E.P.A.I.
3. INFORMES DE RESULTADOS Y FECHAS DE COMPROMISOS
Auditoria Programada: 31/03/2016
4. ACTIVIDADES Y FECHAS DE MAYOR IMPORTANCIA
No se consideran actividades y fechas especiales en la auditoria programada
5. PRESUPUESTO DE TIEMPO
Del 18/03/15 al 31/03/16
6. PROGRAMAS DE TRABAJO
Archivo adjunto en hojas de trabajo
7. APROBACIN DEL "MPA" (NOMBRES Y FIRMAS)
Lic. CASILLA ESCALERA REBCA

MANACO

S.A.

INDICE DE PAPELES DE TRABAJO


REFERENCIA

DESCRIPCION

PAPEL DE TRABAJO
A

AUDITORIA DEL CUMPLIMIENTO DE LICITACIONES


AI/1
AI/1/1

FALTA DE MANUALES Y REGLAMENTOS


CARTA DE SOLICITUD DE ENTREGA DE ORGANIGRAMA, MANUALES Y
REGLAMENTOS

AI/1/2

CARTA DE RESPUESTA A SOLICITUD DE ENTREGA DE ORGANIGRAMA,


MANUALES Y REGLAMENTOS

AI/2

NO SE REALIZAN ARQUEOS DE CAJA

AI/2/1

INEXISTENCIA DE ARQUEOS DE CAJA POR PERSONAL EXTERNO A LA


UNIDAD

AI/3

SALDOS INCORRECTOS EN CAJA Y CONCILIACIONES BANCARIAS

AI/3/1

LIBRO DE BANCOS

AI/3/2

EXTRACTO BANCARIO

AI/3/3

DETALLE DE DIFERENCIAS EN CUENTAS BANCARIAS

AI/4

COMPROBANTES SIN FIRMAS Y RESPALDOS

AI/4/1

DETALLE DE COMPROBANTES DE EGRESO CON OBSERVACIONES

AI/5

BOLETAS DE PAGO DE DIVIDENDOS A SOCIOS, NO ENCONTRADAS


FSICAMENTE

AI/5/1

DETALLE DE PAGOS DE DIVIDENDOS A SOCIOS DE LA EMPRESA

AI/6

IMPRESIN Y NOTARIACIN DE LOS LIBROS DE COMPRAS Y VENTAS


IVA

AI/6/1

LIBRO DE COMPRAS IVA NO NOTARIADO

AI/7

GASTOS NO RELACIONADOS CON LA ACTIVIDAD GRAVADA

AI/7/1

DETALLE DE GASTOS NO RELACIONADOS CON LA ACTIVIDAD


GRAVADA DE LA EMPRESA

MANACO S.A.
EMPRESA MANACO S.A.

AI - 1
CDULA SUMARIA: Falta de Manuales y Reglamentos

CUENTA

CDIGO

SALDO
ANTERIOR

REF
P/T

Bs

AI I/1 De la evaluacin efectuada, se pudo


evidenciar que la empresa no cuenta
con Manuales y Reglamentos que
definan procedimientos de control para
mejorar la administracin de la
empresa, como ser: Manual de Cuentas
Reglamento Interno, Reglamento de
Pasajes y Viticos, Reglamento de Caja
y Caja Chica, Reglamento de
Administracin de Bienes y Servicios,
etc.

SALDO

AJUSTES Y

S/G

RECLASIFICACIONES

LIBROS
Bs

DEBE

HABER

SALDOS
AJUSTADO
S

AI 1/1

AR 1.19

AI 1/2

CONCLUSION:

La empresa no cuenta con Manuales de Procedimientos, Reglamentos, Normativas y otros al


interior del Departamento de LICITACIONES como ser: Manual de Cuentas, Reglamento
Interno, Reglamento de Pasajes y Viticos, Reglamento de Caja General y Caja Chica,
Reglamento de Administracin de Bienes y Servicios, etc.

AI -

FIRMA:
FECHA: C/18/03/16

R.C.E
Hecho por
Fecha
: 31/03/2016.
Revisado por J.A.A.
Fecha

: 31/03/2016

PLANILLA DE DEFICIENCIAS
Ref. P/T

Descripcin

Disposicin

1
Falta de Manuales y Reglamentos
CONDICION
AI 1/1

AR 1.19
AI 1/2

De la evaluacin al control interno, observamos que la empresa no cuenta con Manuales y


Reglamentos que definan procedimientos de control para mejorar la administracin de la
empresa, tales como: Manual de Contabilidad, Reglamento Interno, Reglamento de Pasajes
y Viticos, Reglamento de Caja y Caja Chica, Reglamento de Administracin de Bienes y
Servicios, entre otros.
CRITERIO
La elaboracin de Manuales y reglamentos se constituyen en un instrumento necesario para
una adecuada administracin, coadyuvando en el logro de objetivos y metas con eficacia,
eficiencia y economa.
CAUSA
La empresa no ha elaborado Manuales y Reglamentos, debido a que no cuenta en su
estructura organizativa con una Unidad o un Encargado, que se encargue de elaborar los
Manuales sealados.
EFECTO
Lo descrito, no permite contar con informacin que sirva de base o parmetros en los cuales
se pueda medir y evaluar el adecuado diseo e implantacin de procedimientos de control
orientados a transparentar la gestin del ejecutivo, debido a la falta de experiencia y a la
poca importancia que se le asigna a los Manuales y Reglamentos.
RECOMENDAMOS al Directorio de la empresa MANACO S.A., elaborar Manuales y
Reglamentos que definan procedimientos que sirvan de gua a la administracin de la
empresa, como ser: Manual de contabilidad, Reglamento Interno, Reglamento de Pasajes y
Viticos, Reglamento de Caja y Caja Chica, Reglamento de Bienes y Servicios, entre otros
que considere necesarios.

AI AUD 110/05
Cochabamba 18 de jMARZO2016
Seor:
Lic. JAIME ARAMAYO ANTEZANA
Gerente de Adam. Y Finanzas
Presente.De mi mayor consideracin:
Ref.: Solicitud de entrega de
Organigrama, Manuales y
Reglamentos
En atencin a la Auditoria de Gestin que estamos realizando por el periodo
comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2015 , tengo el agrado
de dirigirme a su distinguida autoridad, con el objeto de solicitar tenga la
gentileza de instruir se nos haga la entrega de los siguientes documentos:
Manual de LICITACIONES
Reglamento Interno, Reglamento de Pasajes y
Viticos, Reglamento de Caja y Caja Chica, Reglamento de Administracin de
Bienes y Servicios

Organigrama actual de la empresa


Manual de Organizacin
Manuales de Funciones o Descripcin de Cargos
Manual de Tesorera
Manual de Contabilidad
Manual y Reglamento de Almacenes
Manual Activo Fijo
Reglamento interno
Reglamento de pasajes y viticos
Reglamento de Caja
Reglamento de Administracin de Bienes Y Servicios

A la espera de la entrega de la documentacin solicitada, tengo a bien saludar a


Ud. con mis consideraciones ms distinguidas.

Lic. JAIME ARAMAYO ANTEZANA


JEFE DE AUDITORIA INTERNA

AI G.ADM 1423/05
Cochabamba 18 de MARZO 2016
Seor:
Lic. JAIME ARAMAYO ANTEZANA
Jefe de Auditoria Interna
Presente.-

De mi mayor consideracin:
Ref.: Solicitud de entrega de
Organigrama, Manuales y
Reglamentos

En atencin a su atenta nota N AUD 110/16de fecha 15 del mes en curso, me


permito aclarar que nuestra empresa en la actualidad se encuentra en plena
etapa de desarrollo de los manuales y documentos solicitados, motivo por el
cual nos es imposible atender satisfactoriamente vuestro requerimiento.
Agradeciendo su comprensin saludo a Ud. con mi mayor atencin

Lic. JAIME ARAMAYO ANTEZANA


GERENTE DE ADMINSTRACION Y FINANZAS

AI 2
MANACO S.A.
EMPRESA MANACO S.A.
CDULA SUMARIA: No

CDIGO

se realizan arqueos de Caja

CUENTA

SALDO
ANTERIOR

REF
P/T

Bs

AII/2

Como resultado de la evaluacin y


anlisis
de
las
actividades
desarrolladas
por
Contabilidad,
observamos que no se realizan
arqueos peridicos o sorpresivos
sobre los saldos de la misma, por
personal independiente al responsable
de Caja.

SALDO

AJUSTES Y

S/G

RECLASIFICACIONES

LIBROS
Bs

DEBE

HABER

SALDOS
AJUSTADO
S

AI 2/1

AR 1.19

CONCLUSION:

La Jefatura de la Unidad de LICITACIONES no efecta arqueos peridicos ni sorpresivos a


la Unidad de Caja, con el objeto de verificar el correcto manejo de efectivo en los Fondos
Fijo, Rotatorio, Caja General y Caja Chica, cuyo manejo est a cargo del responsable de
esa Unidad.
FIRMA:
FECHA: C/31/03/16

AI
I/2
;J.A.A..
Hecho por
Fecha
: 31/03/2015.
Revisado por;R.C.E.
Fecha
:31/03/2016.

PLANILLA DE DEFICIENCIAS
Ref. P/T

Descripcin

Disposicin

2
No se realizan arqueos de Caja
CONDICION
ComoAIresultado
de la evaluacin del control interno de la empresa MANACO S.A.,
2/1
observamos que no se realizan arqueos peridicos o sorpresivos sobre los saldos de la misma
por personal independiente al responsable de Caja.
CRITERIO
Como poltica de control, considerando la naturaleza de la cuenta, se considera de
importancia la realizacin de arqueos sorpresivos y peridicos por personal independiente al
responsable del manejo de caja, dejando constancia de dicho procedimiento.
CAUSA
En la empresa no existen instancias de control permanente sobre el manejo de efectivo,
debido a un desconocimiento del personal ejecutivo de la importancia del mismo, para
minimizar futuros riesgos.
EFECTO
Lo sealado, incrementa el riesgo de sustraccin, prdida o mal uso de recursos, aspecto
originado por falta de polticas de control y reglamento para el manejo de caja.
RECOMENDAMOS al Directorio de la empresa MANACO S.A., elaborar un Reglamento
de Caja o Instructivo, en el cual se establezcan los procedimientos de control. Dicho
documento debe ser debidamente aprobado y puesto a conocimiento de todo el personal
involucrado.

AI 2/1
INEXISTENCIA DE ARQUEOS DE CAJA POR
PERSONAL EXTERNO A LA UNIDAD
DE ACUERDO A ENTREVISTA SOSTENIDA CON EL GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS, JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y EL CAJERO DE LA EMPRESA SE PUDO CONSTATAR QUE NO SE
EFECTUAN ARQUEOS DE CAJA POR UNIDADES EXTERNAS A ESTA UNIDAD, DEBIDO PRINCIPALMENTE A
LA CONFIANZA DEPOSITADA EN SU ENCARGADO, QUIEN ES TRABAJADOR DE LA EMPRESA CON
EXPERIENCIA DE 25 AOS DE ANTIGEDAD.

ESTE HECHO SE ENCUENTRA DOCUMENTADO EN ACTAS DE REUNION DE FECHAS 20, 21 Y 22 DE


JULIO DE 2015.

AI - 3
MANACO S.A.
EMPRESA MANMACO S.A.
CDULA SUMARIA: Saldos

incorrectos en Caja y Conciliaciones Bancarias

CUENTA

CDIGO

SALDO
ANTERIOR

REF
P/T

Bs

AI De la revisin efectuada a los


I/3 saldos del rubro disponible al 31 de

MARZO de 2016, observamos


saldos negativos en las cuentas de
Caja, as como la falta de
conciliacin de saldos y diferencias
en cuentas bancarias.

SALDO

AJUSTES Y

S/G

RECLASIFICACIONES

LIBROS
Bs

DEBE

HABER

SALDOS
AJUSTADO
S

AI 3/1

AR 1.19

CONCLUSION:

Existen saldos negativos en registros contables y conciliaciones bancarias en las cuentas de


Cajas de Ahorro y Depsitos Bancarios, debido a deficiencias originadas por una mala
apropiacin de cuentas en registros contables.

FIRMA:
FECHA: C/31/03/16

AI
J.A.A.
Hecho por
Fecha
: 31/03/2016.
Revisado por:R.C.E.
Fecha

: 31/03/2016

PLANILLA DE DEFICIENCIAS
Ref. P/T

Descripcin

Disposicin

CONDICION
AI 3/1

De la revisin efectuada a los saldos del rubro disponible al 31 de MARZO de 2016, observamos
saldos negativos en las cuentas de Caja, as como la falta de conciliacin de saldos y diferencias
en conciliaciones bancarias.
AI 3/3

CRITERIO
Como poltica de control, y por la naturaleza de la cuenta, se considera de importancia la
realizacin de las conciliaciones bancarias de manera mensual que permita identificar los saldos
reales de disponibilidades, dejando constancia de dicho procedimiento. Por otra parte, el
principio de exposicin, seala que Los estados financieros deben contener toda la informacin
y discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la
situacin financiera y de los resultados econmicos del ente a que se refieren.
CAUSA
Mala apropiacin de cuentas originada en el Departamento de LICITACIONES desconocimiento
de las instancias de direccin de la empresa de la necesidad de efectuar controles permanentes
tanto en apropiaciones contables, como en conciliaciones bancarias.
EFECTO
Lo sealado, no permite identificar de manera oportuna las diferencias existentes para su registro
o reclamo oportuno, existiendo riesgos de sobregiros bancarios, originado por falta de
conciliacin de saldos de manera peridica y oportuna.
RECOMENDAMOS a la Gerencia de Administracin y Finanzas instruya, realizar
conciliaciones mensuales de saldos de las cuentas bancarias, el mismo que debe ser de
conocimiento de los responsables administrativos para el cumplimiento del mismo, as como el
de cruzar los saldos de los Depsitos a Plazo Fijo y Cajas de Ahorro para reflejar los saldos
correctos en los estados financieros.

AI 3/1

LIBRO DE BANCOS DE LA COMPAA


CUENTA N 14-10-5
DETALLE
Saldo mes anterior
Depositos del dia
LIVB
Sr. Perez - Para pago de sueldos
Sr. Ruiz por pago de deuda - Rep
Vehiculo
Sr. Soto - Pago facturas de
mercaderias
Deposito
Tr. A Banco de Santa Cruz con ch.
certificado
G.T. del cliente Sr. Pizarro - La Paz
N/A por pago documento de
cobranza a su Vencimiento
Pago de luz por noviembre
Traspaso de Oficina La Paz
Pago factura N 100 o/librera La
Juventud
Pago impuestos por noviembre
Traspaso de Oficina La Paz
Pago factura N 345 compra de
mercaderias
Anticipo al Sr. Montan
Pago al Dr. Montao por atencin
medica
Pago por servicio de te al Sr.
Primitivo Paco
Deposito
Compra de muebles o/Sr. Andia
Compra de material de escritorio
Lib. Cervantes
Pago de alquiler por diciembre Sra.

FECH
CREDITO
A
CHEQ. DEBITOS
S
Nov.3
0
23.700
0
Jun.
01
41.000
0
Jun.
02
0101
0
20.000
Jun.
05
0102
0
24.100
Jun.
07
0103
0
7.000
Jun.
09
0104
0
9.400
Jun.
09
32.500
0
Jun.
12
0105
0
19.000
Jun.
14
11.000
0
Jun.
15
17.400
0
Jun.
16
0106
0
3.400
Jun.
19
0107
0
1.900
Jun.
19
0108
0
2.400
Jun.
19
0109
0
7.100
Jun.
20
29.000
0
Jun.
21
0110
0
9.460
Jun.
22
0111
0
2.000
Jun.
22
0112
0
1.600
Jun.
23
0113
0
700
Jun.
23
16.000
0
Jun.
24
0114
0
9.200
Jun.
24
0115
0
2.500
Jun.
0116
0
5.000

SALDO
23.700
64.700
44.700
20.600
13.600
4.200
36.700
17.700
28.700
46.100
42.700
40.800
38.400
31.300
60.300
50.840
48.840
47.240
46.540
62.540
53.340
50.840
45.840

Dolores Fuertes de Barriga


Deposito
Traspaso a Oficina Santa Cruz

27
Jun.
30
Jun.
30

TOTALES

21.000

66.840

7.000

59.840

191.600

131.760

= Cotejado con documentacin contable

MANACO S.A.

EXTRACTO BANCARIO DE EMPRESA MANACO S.A.


DETALLE
Saldo mes anterior
Deposito
Ch. N0102
Ch. N0104
Deposito
Ch.N0105-VIS.
G.T.De L.P.
Ab. Documento en cobranza
Ch. N 0107-VIS.
Ch. N 0109
Tr de L.P.
Ch. N 0110
Dep.
Ch. N 0106
Ch. N 0100
Tr. a Of. Santa Cruz
N/c por chequera
N/C por interes s/prestamos
Deposito
Tr. A Of. La Paz
TOTALES
DATOS COMPLEMENTARIOS:

FECHA
Jun. 01
Jun. 01
Jun. 05
Jun. 09
Jun. 09
Jun. 12
Jun. 14
Jun. 15
Jun. 19
Jun. 20
Jun. 20
Jun. 23
Jun.23
Jun.28
Jun. 28
Jun. 30
Jun. 30
Jun. 30
Jun. 30
Jun. 30

DEBITO
0
0
24.100
9.400
0
19.000
0
0
1.900
7.100
0
9.460
0
5.000
11.100
7.000
700
9.400
0
0

CREDIT
O
42.300
41.000
0
0
32.500
0
11.000
17.400
0
0
29.000
0
16.000
0
0
0
0
0
12.000
9.000

104.160 210.200

SALDO
42.300
83.300
59.200
49.800
82.300
63.300
74.300
91.700
89.800
82.700
111.700
102.240
118.240
113.240
102.140
95.140
94.440
85.040
97.040
106.040

AI 3/2

CHE.Cuenta
PENDIENTES DE COBRO AL
Saldo segn:
MES DE MAYO
Contabilidad
Che. N 99 o/N. Salvatierra
Banco Bisa S.A. Caja de Ahorro
Banco Bisa S.A. Cta. Cte.
Che.DPF
N 100 o/N. Mendoza

208.184
5.546.820

Diferencia
Confirmacin
210.598

(2.414)

1.205.395

(451)

1.204.944

Observacin
(1)
(2)
(3)

7.500
11.100

= Cotejado con documentacin contable

AI 3/3
DETALLE DE DIFERENCIAS EN CUENTAS BANCARIAS

(1) Incluye un cheque pendiente de cobro de Bs 2.400 y existe una diferencia de Bs14 que
corresponde a gestiones anteriores, la cual no fue ajustada.
(2) Saldo estimado por contabilidad en base a extracto bancario del 22/12/2011 por limitacin
en la obtencin de informacin al 31 de diciembre 2011, aspecto que tampoco fue posible
verificar por auditora.
(3) Saldo al 9 de abril de 2012, segn confirmacin, no contando con informacin exacta al
cierre de gestin.

Cotejado con Registros Auxiliares


Verificado con Comprobantes de Contabilidad

Cotejado con documentos contables

MANACO S.A.
EMPRESA MANACO S.A.
CDULA SUMARIA: Comprobantes

CUENTA

CDIGO

SALDO
ANTERIOR

REF
P/T

Bs

AI De la evaluacin realizada, a los


I/4 documentos adjuntos al proceso de

AI 4

sin firmas y respaldos

SALDO

AJUSTES Y

S/G

RECLASIFICACIONES

LIBROS
Bs

DEBE

HABER

SALDOS
AJUSTADO
S

AI 4/1

registro
de
comprobantes
de
LICITACIONES , se ha constatado
que existen comprobantes que no
se encuentran firmados por los
responsables de elaboracin y
control
que
no
adjuntan
documentacin
de
respaldo
suficiente.

CONCLUSION:

Existen comprobantes contables que no se encuentran firmados por los


responsables de su elaboracin y supervisin. Asimismo, existen comprobantes en
los que no se adjunta en forma completa la documentacin sustentara.

FIRMA:
FECHA: C/31/03/16

AI I/4
;J.A.A.
Hecho por
Fecha
: 31/03/2016.
Revisado por:R.C.E.

PLANILLA DE DEFICIENCIAS
Ref. P/T

Descripcin

Fecha

: 31/03/2016

Disposicin

4
Comprobantes sin firmas y respaldos
AI 4/1

CONDICION
De la evaluacin realizada, a los documentos adjuntos al proceso de registro de
comprobantes de licitaciones, se ha constatado que existen comprobantes que no se
encuentran firmados por los responsables de elaboracin y control que no adjuntan
documentacin de respaldo suficiente.
CRITERIO
Al respecto el Cdigo de Comercio, hace referencia a que Obligatoriamente todas las
operaciones deben registrarse en comprobantes, estando al mismo tiempo firmadas
oportunamente por los respectivos responsables.
CAUSA
Esta situacin se presenta por descuido de los responsables de la revisin y aprobacin de
los documentos de respaldo y por la falta de Manual de Procedimientos de contabilidad, el
cual debe establecer los controles necesarios y la documentacin mnima requerida que se
debe adjuntar a los comprobantes de contabilidad como respaldo para sustentar los
registros.
EFECTO
Lo descrito, origina susceptibilidades sobre el destino de los recursos, omisin de registros
o duplicidad de los mismos, generando informacin incorrecta para la toma de decisiones,
originados por la falta de un Manual de Contabilidad que defina la forma de documentar y
respaldar las operaciones.
RECOMENDAMOS al Directorio de la empresa MANACO S.A., en lo posterior instruir
a los responsables de administracin y contabilidad, documentar todas las operaciones y
que todos los comprobantes deben ser firmados por los responsables de elaboracin,
aprobacin y por el beneficiario.

AI
DETALLE DE COMPROBANTES DE EGRESO CON OBSERVACIONES
N

Comprobante
Fecha

Importe Bs

Observacin
Falta contrato, comprobante sin firmas

1389

19/03/16

Beneficiario
Juan Carlos Q.

2.000

1394

28/02/16

Roberto Rojas P.

10.500

del Interesado

Pago efectuado sin autorizacin


1360
1451

07/03/16
15/03/16

Lidia Rojas
Jorge Montes Q.

3.477
Sin firma de Revisado, Fraccionado e
11.000
interesado

Cotejado con libro de compras IVA Gestin 2014


Verificado con Libro Mayor
Verificado con declaracin jurada F-200 Enero-Diciembre 2014

Cotejado con Estados de Cuenta Auxiliares

AI - 5
MANCO S.A.
EMPRESA MANACO S.A.

CDULA SUMARIA: Boletas

CDIGO

de pago de Dividendos a Socios, no encontradas fsicamente

CUENTA

SALDO
ANTERIOR

REF
P/T

Bs

AI De la revisin efectuada en base a


I/5 una muestra seleccionada de las

boletas de pago de Dividendos a


Socios de la empresa MANACO
S.A., existen boletas que no han
sido posible identificar fsicamente.

SALDO

AJUSTES Y

S/G

RECLASIFICACIONES

LIBROS

DEBE

SALDOS

HABER AJUSTADOS

Bs

AI 5/1

AR 1.19

CONCLUSION:

Existen boletas de pago por dividendos por cobrar por parte de socios beneficiaros de la
empresa, que no han sido encontradas fsicamente en archivos y documentacin contable
de la empresa.

FIRMA:
FECHA: C/31/03/16

AI
:J.A.A.
Hecho por
Fecha
: 31/03/2016.
Revisado por:R.C.E...
Fecha

: 31/12/2015.

LC-4/10

PLANILLA DE DEFICIENCIAS
Ref. P/T

Descripcin

Disposicin

5
Boletas de pago de Dividendos a Socios, no encontradas fsicamente
CONDICION
AI 5/1

De la revisin efectuada en base a una muestra seleccionada de las boletas de pago de


Dividendos a Socios de la empresa MANACO S.A., no fue posible identificar fsicamente
algunas de ellas, como ejemplos citamos las siguientes:
CRITERIO
A efectos de mantener un adecuado control y transparentar las operaciones de la entidad,
todos los registros y saldos deben encontrarse adecuadamente respaldados, facilitando las
actividades de revisin.
CAUSA
Falta de supervisin y control del personal de direccin de la empresa e inexistencia de
manuales de procedimientos, normativas y reglamentos internos.
EFECTO
Lo descrito, origina contingencias en caso de surgir reclamos por parte de los socios,
originados en la falta de control y seguimiento de las boletas.
RECOMENDAMOS al Directorio de la empresa MANACO S.A., instruya a los
responsables, efectuar un control riguroso, verificando fsicamente las boletas para
cerciorarse de la existencia de las mismas y poder respaldar adecuadamente los pagos.

AI
DETALLE DE PAGOS DE DIVIDENDOS A SOCIOS DE LA EMPRESA

Gestin
2009
2009
2010
2010
2010

Serie
B
C
A
A
C
Cotejado

Ttulo

Importe

Acciones
2171
22

2571
0661
12
4588
15

4759Mayores157
con
Auxiliares

Sumado a satisfaccin

Bs
591
322
312
390
4.082

Socio

Estado

Luisa Meja
Alberto Medrano V.
Ins Trujillo
Hctor Quiroga G.
Luis E. Lpez Z.

No encontrado
No pagado
No encontrado
No encontrado
Pagado

AI - 6
MANACO S.A.
EMPRESA MANACO S.A.
CDULA SUMARIA: Impresin

y notariacin de los Libros de LAS AUDITORIAS DE

LICITACIONES DE COMPRA Y VENTA IVA

CDIGO

CUENTA

SALDO
ANTERIOR

REF
AI P/T
6/1

Bs

SALDO

AJUSTES Y

S/G

RECLASIFICACIONES

LIBROS
Bs

AR 1.19

DEBE

HABER

SALDOS
AJUSTADO
S

AI De la revisin efectuada a
I/6 documentacin, observamos la falta
de impresin y correspondiente
notariacin de los Libros de
Compras y Ventas IVA establecidos
por la Administracin Tributaria para
los contribuyentes alcanzados por el
Impuesto al Valor Agregado (IVA),
siendo que la Empresa se encuentra
sujeto
al
Impuesto
al
Valor
Agregado; sin embargo, no procedi
a la impresin y notariacin de los
Libros.

CONCLUSION:

No se ha efectuado la impresin y correspondiente notariacin de los Libros de


Compras y Ventas IVA establecidos en forma obligatoria por la Administracin
Tributaria.

FIRMA:
FECHA: C/31/03/16

AI I/6
:J.A.A.
Hecho por
Fecha
: 31/03/2016.
Revisado por:R.C.E..

PLANILLA DE DEFICIENCIAS
Ref. P/T

Descripcin

Fecha

Disposicin

6
Impresin y notariacin de los Libros de LICITACIONES IVA
AI 6/1

: 31/03/2016.

De la revisin efectuada a documentacin de la empresa MANACOS.A., observamos la falta

de impresin y correspondiente notariacin de los Libros de Compras y Ventas IVA


establecidos por la Administracin Tributaria para los contribuyentes alcanzados por el
Impuesto al Valor Agregado (IVA), siendo que la Empresa se encuentra sujeto al Impuesto
al Valor Agregado; sin embargo, no procedi a la impresin y notariacin de los Libros.
El punto 2 del numeral III, artculo 45, Captulo VI (Registros y control) de la Resolucin
Normativa de Directorio N 10-0016-07, respecto al Registro Impreso con apoyo de
herramientas informticas, seala que Son aquellos que se llevan de forma impresa
cumpliendo los formatos establecidos , utilizando cualquier tipo de tecnologa de
impresin , pudiendo ser generados por los propios sistemas del sujeto pasivo, en base al
archivo generado por el Sistema de Punto de Venta Da Vinci o cualquier programa
computacional que cumpla dicho cometido .
Los Libros establecidos en los artculos 46 y 47 de la presente norma, una vez impresos,
debern ser encuadernados, foliados y notariados, semestralmente hasta el ltimo da hbil
del mes siguiente (julio o enero), por Notario de Fe Pblica quin dejar constancia en el
reverso de la ltima impresin el Nombre o Razn Social del sujeto pasivo a quien
pertenece, Nmero de Identificacin Tributaria (NIT), nmero de folios que contiene y
estampar en todas las hojas el sello del Notario.
Lo descrito podra derivar en la aplicacin de multas por incumplimiento a deberes
formales, por parte del Servicio de Impuestos Nacionales, en caso de una eventual
verificacin, en perjuicio de los intereses de la Empresa. Este aspecto se origina en la
inobservancia de la normativa tributaria vigente, aplicable en la entidad, por parte de los
responsables.
MANACO S.A., se proceda a la elaboracin de los Libros de Compras y Ventas IVA,
registrando las facturas de compra y venta, de0016-07, R.N.D. N complementarias.

AI 6/1

AII/2

AR 1.19

Verificado con facturas originales


Verificado con declaracin jurada F-200 JUNIO

AI - 7
MANACO S.A.
EMPRESA MANACO S.A.
CDULA SUMARIA: Gastos

CDIGO

no relacionados con la actividad gravada

CUENTA

SALDO
ANTERIOR

REF
P/T

Bs

AI De la revisin efectuada a los


I/7 registros contables de egresos de
empresa MANACO S.A., observamos
que de manera errnea, la empresa
se beneficia del 100% del gasto,
como gasto deducible, por concepto
de compra de bienes y/o servicios no
relacionados con la actividad gravada
de la entidad, en consecuencia
corresponde registrar dichos gastos
como no deducibles para la
liquidacin y pago del IUE.

SALDO

AJUSTES Y

S/G

RECLASIFICACIONES

LIBROS
Bs

DEBE

HABER

SALDOS
AJUSTADO
S

AI 7/1

AR 1.19

CONCLUSION:

La empresa de manera errnea se beneficia del 100% del gasto, como gasto deducible,
por concepto de compra de bienes y/o servicios no relacionados con la actividad
gravada de la entidad, afectando de esta manera la liquidacin y pago del IUE.

FIRMA:
FECHA: C/31/12/15

AI I/7
:J.A.A
Hecho por
Fecha
: 31/03/2016
Revisado porR.C.E,
Fecha

: 31/03/2016

PLANILLA DE DEFICIENCIAS
Ref. P/T

Descripcin

Disposicin

7
Gastos no relacionados con la actividad gravada
AI 7/1

CONDICION
De la revisin efectuada a los registros contables de egresos de empresa MANACO S.A.,
observamos que, de manera errnea, la empresa se beneficia del 100% del gasto, como
gasto deducible, por concepto de compra de bienes y/o servicios no relacionados con la
actividad gravada de la entidad, en consecuencia, corresponde registrar dichos gastos como
no deducibles para la liquidacin y pago del IUE.
CRITERIO
El artculo 8 del D.S. 21530 (Reglamentario al IVA) establece: El crdito fiscal
computable a que se refiere el artculo 8 inciso a) de la Ley N 843 (texto ordenado
vigente), es aquel originado en las compras, adquisiciones, contrataciones o importaciones
definitivas alcanzadas por el gravamen, vinculadas con la actividad sujeta al tributo.
Asimismo, el artculo 8 del D.S. 24051 (Reglamentario al IUE) establece: Dentro del
concepto de gastos necesarios definido por la Ley como principio general y ratificado en el
Articulo precedente, se consideran comprendidos todos aquellos gastos realizados, tanto en
el pas como en el exterior, a condicin de que estn vinculados con la actividad gravada y
respaldados con documentos originales.
CAUSA
Desconocimiento de la Direccin de la empresa de la normativa tributaria vigente con
relacin a la consideracin de gastos deducibles y no deducibles.
EFECTO
Lo descrito, distorsiona los saldos para la liquidacin y pago del impuesto sobre las
utilidades de las empresas (IUE), sobrevaluando los gastos de la gestin. Aspecto
originado por omisin de la normativa legal vigente.
RECOMENDAMOS al Directorio de la empresa MANACO S.A., instruir a contabilidad
que todo gasto no relacionado con la actividad gravada de la empresa, debe ser considerado
como no deducibles para la declaracin y pago correcto del impuesto IUE y as evitar
contingencias impositivas por parte del Servicio de Impuestos Nacionales

AI-7/1
N de
factura
215
1124
451

Fecha
11/07/2016
11/07/2016
25/07/2016

Concepto
Medicamentos
Medicamentos
30 platos de comida del da del trabajador

Importe
4.049,00
726,00
355,00

Observacin
Gastos no
relacionados con la

AI 7/1

actividad gravada de

la empresa
CON LA
DETALLE DE GASTOS NO RELACIONADOS

1222

04/04/2016

Compra de empanadas

500,00

ACTIVIDAD GRAVADA DE LA EMPRESA

Cotejado con comprobantes de Contabilidad


Cotejado con Mayores Auxiliares

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