UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE CUNOR

CONTADURIA PBLICA Y AUDITORA
FIN DE SEMANA

APLICACIN DE LA SISTEMATIZACIN EN LA
ORGANIZACIN

ORGANIZACIN Y SISTEMATIZACIN CONTABLE

LIC. MIGUEL ALBERTO KLUG CAAL

COBN, A.V., SEPTIEMBRE DE 2016

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE CUNOR
CONTADURIA PBLICA Y AUDITORA
FIN DE SEMANA

APLICACIN DE LA SISTEMATIZACIN EN LA
ORGANIZACIN

NGEL STUARDO CHEN M

AURA LUCA TURCIOS FLORES
LESLY VIRGINIA TOC CAAL
MARTA DEL ROSARIO CAL JOM

COBN, A.V., SEPTIEMBRE DE 2016

201444847
201446661
201445875
201442602

NDICE GENERAL
NDICE
INTRODUCCIN
OBJETIVOS

1
2
3

CAPTULO NICO
APLICACIN DE LA SISTEMATIZACIN EN LA
ORGANIZACIN
1.1

En la Organizacin
1.1.1 Departamentalizacin
a. Departamentalizacin por Funcin
b. Departamentalizacin por Producto
c. Departamentalizacin por Territorio o Geogrfica
d. Departamentalizacin por Cliente
e. Departamentalizacin por Proceso o Equipo
1.1.2 Manual de Organizacin
a. Objetivo del Manual de Organizacin
b. Aspectos positivos
c. Aspectos negativos

INFORMACIN ADICIONAL
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFA

4
4
4
5
5
5
6
6
7
7
8

9
10
11

INTRODUCCIN
Para entender como debe ser aplicada la sistematizacin dentro de una
organizacin es necesario diferenciar ambos conceptos.
La sistematizacin se refiere al establecimiento de un sistema u orden
que tiene por objetivo obtener los mejores resultados posibles de acuerdo al fin
que se tenga que alcanzar, sta puede ser aplicada en distintos mbitos, incluso
en vida cotidiana.
La organizacin es un grupo social formado por personas, tareas y
administracin que se interrelacionan dentro de una estructura sistemtica para
cumplir con sus objetivos, sta slo puede existir cuando hay comunicacin y los
integrantes estn dispuestos a actuar en forma coordinada para lograr los
objetivos.
Para lograr implementar la sistematizacin en una organizacin se deben
aplicar diferentes tcnicas que permitan la distribucin del trabajo, establecer
responsabilidades y supervisar la participacin de todos los integrantes en un
procedimiento especfico. La sistematizacin puede llevarse a travs de
manuales, diagramas y formularios que indiquen las funciones de cada uno de
los integrantes.
Por medio de la departamentalizacin que se refiere al proceso de
agrupar individuos en unidades o departamentos distintos, se facilita el logro de
las metas organizacionales. Existen diferentes tipos de departamentalizacin,
entre ellos se encuentran la departamentalizacin por funcin, por producto, por
territorio, por cliente y por proceso, cada una posee determinadas funciones
para lograr los objetivos.
El manual de organizacin es de gran apoyo en el proceso de
organizacin, mediante este manual se describe con detalle todo lo relativo a
responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones de la estructura y
unidades que la integran.

OBJETIVOS
Saber de qu forma se implementa la sistematizacin en la organizacin.
Diferenciar las maneras en que se puede clasificar la
departamentalizacin, teniendo en cuenta las caractersticas y funciones
de cada una.
Conocer instrumentos metodolgicos utilizados en el proceso de
organizacin, tomando en cuenta los aspectos positivos y negativos del
uso de los mismos.

APLICACIN DE LA SISTEMATIZACIN EN LA
ORGANIZACIN
1.1

EN LA ORGANIZACIN
Es un sistema de actividades coordinadas, pero tambin es preciso
establecer sus leyes, o al menos principios tericos para s continuar
elaborando una teora, y poderlo aplicar en la organizacin.

1.1.1 DEPARTAMENTALIZACIN
Cabe destacar que cada organizacin tiene su forma especfica de
clasificar y agrupar las actividades de trabajo. Este proceso de agrupar
individuos en unidades o departamentos distintos para facilitar el logro de
las
metas
organizacionales
es
lo
que
se
denomina
"departamentalizacin". En este propsito, se argumenta que las
actividades de la organizacin deberan ser especializadas y agruparse
en departamentos.

Esta coordinacin se facilita colocando juntos en departamentos a

los especialistas bajo la direccin de un gerente. La creacin de estos
departamentos generalmente se basa en las funciones de trabajo que se
desempean, el producto o servicio que se elabora, los clientes a los que
se sirve, el rea geogrfica o territorio que se cubre, o por proceso de
producto cliente, los cuales se detallarn seguidamente.

a. DEPARTAMENTALIZACIN POR FUNCIN

Ocurre cuando las unidades de la organizacin se definen por la
naturaleza del trabajo. Aunque se puede usar distintas terminologas, la
mayor parte de las organizaciones tienen tres funciones bsicas:
Produccin, ventas y finanzas. La produccin se refiere a la creacin real
de algo de valor, ya sea bienes, servicios o ambos. A la distribucin de los
bienes o servicios creados se refieren generalmente como ventas o
mercadotecnia. Finalmente, cualquier organizacin, ya sea industrial o de
servicio, debe proporcionar la estructura financiera necesaria para cumplir
con sus actividades.

La ventaja principal de la departamentalizacin funcional es que

permite la especializacin dentro de las funciones. Tambin proporciona
un uso eficiente de equipo y recursos. Sin embargo, la
departamentalizacin funcional puede ir acompaada de algunos efectos
negativos; tales como que los miembros de un grupo funcional pueden
desarrollar ms lealtad a las metas de su grupo que a las de la
organizacin.

b. DEPARTAMENTALIZACIN POR PRODUCTO

Por lo general, las empresas que adoptan esta forma,
anteriormente estaban organizadas funcionalmente. En esta modalidad,
todas las actividades necesarias para producir y vender un producto o
servicio se encuentran generalmente bajo un solo administrador. Se
considera que la departamentalizacin por producto permite a las
personas identificarse con un producto en particular y desarrollar un gran
espritu de solidaridad. Tambin facilita administrar a cada producto como
un centro de utilidad distinto. Proporciona oportunidades para entrenar al
personal ejecutivo al permitirles experimentar un amplio campo de
actividades funcionales.

c. DEPARTAMENTALIZACIN POR TERRITORIO O GEOGRFICA

Es especialmente atractiva para firmas de gran escala u otras
cuyas actividades estn dispersadas fsica o geogrficamente. Se usa con
ms frecuencia en ventas y en produccin; no se usa en finanzas, porque
usualmente est concentrada en las oficinas centrales. Las firmas
comerciales recurren a este mtodo cuando emprenden operaciones
similares en diferentes reas geogrficas, como en el montaje de
automviles, detallistas y mayoristas en cadena y refineras de petrleo.

d. DEPARTAMENTALIZACIN POR CLIENTE:

El cliente es la clave para la forma en que se agrupan las
actividades cuando las cosas que una empresa hace para l son
administradas por un jefe de departamento. Hay casos en que se debe
adoptar la decisin de separar algunos tipos de departamentos por
clientes de los departamentos por producto.

e. DEPARTAMENTALIZACIN POR PROCESO O EQUIPO

f.

Es utilizada principalmente por las empresas manufactureras

en los
niveles inferiores, por ejemplo en un grupo de pintura, en el
rea de una planta, en la seccin de prensa, de perforacin o de
mquinas
automticas de tornillos. Se toman en cuenta los
trabajadores y los materiales que se renen en un departamento para
realizar una determinada operacin.

g.
h.

Su propsito es obtener ventajas econmicas, aunque

tambin se relaciona con la naturaleza del equipo empleado en algn
proceso de fabricacin. En la departamentalizacin por equipo el
ordenamiento es cuestin de economa y conveniencia: La ubicacin
de determinadas mquinas puede depender de la de otro equipo, de tal
forma que se
facilite una serie de operaciones con el material.

i.
j. 1.1.2 MANUAL DE ORGANIZACIN:
k.

El manual de organizacin es un instrumento metodolgico

de la ciencia y tcnica de la administracin; es un medio de accin
prctica por excelencia, que ayuda grandemente al proceso de
organizacin.

l.
m.

Constituye un complemento ideal de los organigramas, o

mejor dicho, se complementan recprocamente para dar informaciones
claras y
detalladas de la estructura y de las unidades que la integran.
Estas unidades se sealan en los organigramas solamente con su ttulo,
pero el
manual de organizacin las describe con detalle, en todo lo
relativo a
responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.

n.
o.

Los manuales administrativos son medios valiosos para la

comunicacin y sirven para registrar y trasmitir la informacin,
respecto a la organizacin, y funcionamiento de la dependencia; es
decir, entenderemos por manual de organizacin en general el
documento que
contiene, en forma ordenada y sistemtica, la
informacin y/o las instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y/o

procedimientos de una institucin, que se consideren necesarios para la

mejor ejecucin del
trabajo.

p.

El manual de organizacin es un documento oficial que

describe
claramente la estructura orgnica y las funciones asignadas
a cada
elemento de una organizacin, as como las tareas
especficas y la
autoridad asignada a cada miembro del organismo.

q.
r.

En nuestro mbito de accin se define como una

herramienta o
instrumento de trabajo, y consulta en el que se
registra y actualiza la
informacin detallada, referente a los
antecedentes histricos, el marco
jurdico-administrativo,
objetivo,
estructura orgnica, organigrama que representa en forma esquemtica
la estructura de la organizacin, las
funciones de los rganos que
integran una unidad administrativa, los niveles jerrquicos, los grados de
autoridad, responsabilidad, as como las
lneas de comunicacin y
coordinacin existentes, que esquematiza y resume la organizacin de
una unidad responsable.

s.
t.

El manual de organizacin es por tanto, un instrumento de

apoyo
administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se
dan entre las
unidades administrativas de una dependencia,
enunciando sus objetivos y
funciones, siendo por ello, un elemento
de apoyo al funcionamiento
administrativo.

u.
a. OBJETIVO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN
v.
El manual de organizacin se elabora para proporcionar, en
forma ordenada, la informacin bsica de la organizacin y
funcionamiento de la
unidad responsable como una referencia
obligada para lograr el
aprovechamiento de los recursos y el desarrollo
de las funciones
encomendadas.
w.
b. ASPECTOS POSITIVOS DEL USO DE MANUAL DE ORGANIZACIN
x.
y.
Presentar una visin de conjunto de la unidad administrativa.
z.

aa.
para

Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa,

evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

ab.

ac.
Colaborar en la ejecucin correcta de las
encomendadas al
personal y proporcionar la uniformidad.

actividades

ad.

ae.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de las

funciones, evitando la repeticin de instrucciones y directrices.

af.

ag.

Servir como medio de integracin al personal de nuevo ingreso,

facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas.

ah.

ai.
Ser un instrumento til de orientacin e informacin sobre las
funciones
o atribuciones asignadas a las unidades responsables.
aj.
c. ASPECTOS NEGATIVOS DEL USO DE MANUAL DE ORGANIZACIN
ak.
al.
La elaboracin de un manual de organizacin es costosa y
requiere tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese
instrumento.
am.

an.
En virtud de que la organizacin es dinmica y cambiante la
mayor
dificultad la constituye su actualizacin; ya que el manual debe
mantener
ese mismo ritmo, lo cual resulta poco menos que imposible
porque es
muy arduo el proceso burocrtico requerido para cambiar un
puesto, ponerlo al da, oficializarlo y hacer efectivos esos cambios. Esto
contribuye a aumentar la estructura de costos de la empresa y a suscitar
dificultades en el seno de la organizacin.
ao.

ap.
Cuando son excesivamente descriptivos y circunstanciales tienen
efecto
negativo sobre el personal, que no llega a entender de manera
clara sus funciones y adems se encuentra atado en perjuicio de su
iniciativa; contrariamente, pueden resultar muy esquemticos y en
consecuencia, no
explicar debidamente las funciones y las actividades;
de igual manera es
posible que omita un conjunto de relaciones que dada
su naturaleza resulte imposible describirlas.
aq.
ar.
as.
at.
au.
av.
aw.
ax.
ay.
az.
ba.
bb.
bc.
bd.

be.
bf.

INFORMACIN ADICIONAL

bg. SISTEMATIZACIN
bh.
Se denomina sistematizacin al proceso por el cual se pretende
ordenar una serie de elementos, pasos, etapas, etc., con el fin de
otorgar
jerarquas a los diferentes elementos.
bi.
bj.
Las personas siempre buscan el orden. Podramos decir incluso
que todas nuestras actividades buscan un orden. Qu tiene que ver el
orden con una sistematizacin? Bien, empecemos (claro) por el principio.
Un sistema es un objeto por el cual ordenamos una serie de
componentes, entre los cuales estn conectados de alguna manera
(uno con otro, o con ms de uno).
bk.
bl.
Para entender mejor, veamos un ejemplo: tengo que estudiar para
Historia porque tengo un examen, y el apunte que dio el profesor tiene
120 hojas. Para ello, diseo a partir de los conceptos claves,
fechas y
nombres, un cuadro conceptual uniendo y complementando
informacin entre conceptos. Eso, as sin ms, es un sistema, y se ha
llevado a cabo proceso de sistematizacin.
bm.
bn.
bo. ORGANIZACIN
bp.
Las organizaciones son instrumentos fundamentales para la
existencia del hombre y desde hace mucho tiempo se han dado
numerosas definiciones, tales como:
bq.
br.
una organizacin es una coordinacin racional de actividades de un
grupo de personas con el propsito de alcanzar un objetivo

bs.
bt.

la organizacin es una combinacin de medios humanos y materiales

disponibles, en funcin de la consecucin de un fin, segn un esquema
preciso
de dependencias e interrelaciones entre los distintos
elementos
que la
constituyen

bu.
bv.
bw.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN
bx.
Una organizacin posee una estructura, la cual est dada por las
reas funcionales, las unidades administrativas, los niveles jerrquicos,
las relaciones entre unidades, las funciones y los cargos. Al
representar grficamente estos elementos, se tiene un organigrama.
9

by.

cd.

bz.
ca.
cb.
cc.
CONCLUSIONES

ce.
cf.

cg.
ch.

ci.
cj.

La sistematizacin puede aplicarse en la organizacin mediante la

departamentalizacin que consiste en agrupar actividades, su objetivo es
que la empresa quede estructurada en departamentos para operar con
mayor eficiencia.
Existen diferentes tipos de departamentalizacin, entre ellos los
ms conocidos son la departamentalizacin por funcin tiene la ventaja
principal de permitir la especializacin dentro de las funciones
proporcionando
un
uso
eficiente
de
equipo
y
recursos;
departamentalizacin por producto que generalmente son adoptadas por
empresas que anteriormente estaban organizadas funcionalmente.
La departamentalizacin por territorio es utilizada por firmas de
gran escala u otras que cuenten con actividades dispersas fsica o
geogrficamente, tambin es aplicada en ventas y en la produccin; la
departamentalizacin por cliente en donde existen casos que los clientes
deben ser separados en departamentos por producto y la
departamentalizacin por equipo utilizada generalmente por empresas
manufactureras en niveles inferiores, su fin es obtener ventajas
econmicas.

ck.
cl.

El instrumento principal utilizado en el proceso de organizacin es

el manual organizacional en l se describen las funciones asignadas a
cada elemento de la organizacin, las tareas especficas y la autoridad
asignada a cada miembro. Una de las ventajas del manual es que
presenta una visin de conjunto de la unidad administrativa y una
desventaja es que requiere de tiempo y la creacin es costosa.
cm.

cn.
co.
cp.
cq.
10

cr.

10

cs.
ct.

11

cu.

dh.

cv.
cw.
cx.
cy.
cz.
da.
db.
dc.
dd.
de.
df.
dg.
BIBLIOGRAFA

di.
dj. http://definicion.mx/sistematizacion/
dk.
dl. http://www.buenastareas.com/ensayos/Aplicaci%C3%B3n-DeLa-Sistematizaci%C3%B3n-Por-Areas/931400.html
dm.
dn.
http://www.ehu.eus/lia/lia99/video2/MaterOYMUPV.pdf
do.
dp.
dq.