id/academic-journals/implementasi-komunikasi-organisasimelalui-penggunaan-digital-media-studi-kasus-pt-mahkota-indonesia/
STUDI KASUS
Hasil penelitian yang diperoleh mengenai implementasi komunikasi organisasi di sebuah
perusahaan swasta yaitu komunikasi di PT. Mahkota Indonesia yang bergerak sesuai dengan
prosedur yang sudah ada sebelumnya. Tidak ada pihak-pihak penyalur informasi atau
perantara ketika atasan hendak berkomunikasi kepada bawahan atau sebaliknya. Ketika
karyawan CSR hendak melaporkan masalah penjualan kepada atasan misalnya, CSR dapat
langsung berkomunikasi dengan Sales Manager tanpa perantara dari Marketing. Komunikasi
yang terjadi diantara setiap karyawan perusahaan sangat terbuka antara satu sama lain.
Dengan komunikasi yang dilakukan oleh karyawan perusahaan PT. Mahkota Indonesia
tersebut, dapat disimpulkan bahwa alur komunikasi organisasi tidak bergerak secara hierarki
atau struktural karena keseluruhan individu di dalamnya akan langsung berkomunikasi satu
dengan yang lainnya tanpa harus melaporkan terlebih dahulu informasi tersebut kepada
karyawan yang berada satu tingkat di atas mereka. Keseluruhan proses dan alur komunikasi
yang terjadi, dilakukan secara langsung dengan pihak terkait. Tidak ada pihak ketiga atau
pihak perantara untuk menyampaikan informasi tersebut. Berdasarkan teori mengenai
komunikasi organisasi dan arah aliran informasi dalam buku karangan Pace & Faules (2010)
mengatakan bahwa informasi yang berpindah secara formal biasanya bergerak dari seseorang
yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain yang otoritasnya lebih rendah (komunikasi ke
bawah), atau komunikasi yang bergerak dari suatu jabatan yang otoritasnya lebih rendah
kepada orang yang otoritasnya lebih tinggi (komunikasi ke atas) dan informasi yang bergerak
antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya serta informasi yang
bergerak diantara oran atau jabatan yang tidak menjadi atasan maupun bawahan satu dengan
yang lainnya karena mereka menempati bagian fungsional yang berbeda (komunikasi lintas
saluran).
Komunikasi ke bawah dapat berjalan dengan baik, karena atasan akan selalu memberikan
informasi kepada bawahan mengenai kebijakan perusahaan, motivasi, atau informasiinformasi penting lainnya yang perlu diketahui oleh bawahan. Para atasan memiliki tanggung
jawab besar dalam menginformasikan kelima hal tersebut diatas dan berusaha untuk selalu
mengingatkan bawahan mengenai tugas dan tanggung jawab mereka sebagai seorang
karyawan. Walaupun tidak dapat bertemu dengan langsung, atasan akan menggunakan media
sebagai sarana penyampaian informasi kepada para bawahan. Sedangkan untuk komunikasi
ke atas belum berjalan secara maksimal, karena bawahan hanya berkomunikasi dengan atasan
seputar penyampaian informasi mengenai penjualan, atau ketika ada masalah yang
mengharuskan atasan untuk turun tangan membantu menyelesaikan masalah. Seperti yang
dirasakan oleh para karyawan dengan Direktur PT. Mahkota Indonesia, dimana komunikasi
tatap muka hanya dilakukan secara rutin pada saat meeting bulanan, namun tidak semua
karyawan ikut terjun langsung dalam meeting yang diadakan, sehingga para bawahan tidak
memiliki relasi yang dekat dengan Direktur. Beberapa karyawan beranggapan bahwa atasan
belum secara langsung menjamah seluruh karyawan dalam perusahaan ditambah dengan
posisi Direktur yang lebih sering berada di Head Office membuat para bawahan sulit untuk
bertemu dan berkomunikasi langsung.
Selanjutnya komunikasi horizontal dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik. Setiap
individu dalam perusahaan terbuka satu dengan yang lainnya dan menerima masukanmasukan dari rekan kerjanya. Contohnya seperti para CSR PT. Mahkota Indonesia. Pekerjaan
yang banyak terkadang membuat pihak CSR kewalahan. Namun dengan jumlah anggota yang
hanya dua orang, mereka mencoba untuk saling membagikan informasi yang dibutuhkan, dan
terkadang saling membantu rekan kerjanya. Karena, walaupun berada di satu divisi yang
sama, pekerjaan mereka telah dibagi berdasarkan produk dan pelanggan, sehingga pekerjaan
keduanya tidaklah sama. Namun bila salah satu mengalami kesulitan atau kesibukan, yang
lain dapat memback-up dan dapat saling membantu. Begitu pula yang terjadi dengan pihak
Sales Executive. Jumlah Sales Executive PT. Mahkota Indonesia saat ini 3 orang, dengan
tambahan satu Sales Manager. Pekerjaan Sales Executive dibagi berdasarkan produk yang
dijual, sehingga mereka harus bergerak masing-masing. Namun apabila ada permintaan dari
customer seperti masalah tanki penyimpanan, maka Sales Manager akan turun tangan dan
akan mengajak para Sales Executive untuk bertemu langsung dengan customer tersebut agar
masing-masing dapat belajar dan mendapatkan informasi mengenai cara untuk mengatasi
permintaan dari para customer. Terlihat bahwa komunikasi antar sesama rekan kerja satu
divisi dapat berjalan dengan baik. Menurut Pace dan Faules (2010), komunikasi horizontal
muncul karena digunakan untuk mengkoordinasikan penugasan kerja, berbagi informasi
mengenai rencana kegiatan, untuk memecahkan masalah yang terjadi di dalam perusahaan,
untuk memperoleh pemahaman bersama, untuk mendamaikan, berunding dan menengahi
perbedaan serta untuk menumbuhkan dukungan antarpersonal. Dari keenam hal tersebut
dapat disimpulkan bahwa komunikasi horizontal akan sangat membantu setiap individu
terutama antar divisi untuk melaksanakan pekerjaan mereka.
Sedangkan untuk komunikasi lintas-saluran sering dilakukan oleh individu di dalam
perusahaan. Biasanya para karyawan akan mengkomunikasikan masalah-masalah kecil
seperti lelucon, gosip, berita-berita ringan maupun sekedar membagikan informasi-informasi
penting terkait pekerjaan. Komunikasi terjadi dari berbagai divisi sesama karyawan. Hal ini
sama seperti yang dikatakan Fayol dalam buku komunikasi organisasi (Pace & Faules, 2010:
198) yang mengatakan bahwa komunikasi lintas-saluran merupakan hal yang pantas, bahkan
perlu pada waktu tertentu, terutama bagi pegawai tingkat lebih rendah dalam suatu saluran.
Keseluruhan penjelasan diatas disederhanakan kedalam tabel dibawah.
Tabel 4.3 Display Data implementasi komunikasi organisasi PT. Mahkota
Indonesia melalui penggunaan digital media
Reduksi Data
Observasi
Hanya dengan
Pihak yang paling sering melakukan
pihak terkait
komunikasi dan saling berhubungan
dengan
adalah divisi Transportasi, divisi
menggunakan
Marketing, divisi Produksi dan
media komunikasi divisi Keuangan.
Keseluruhan divisi tersebut akan
saling bekerjasama untuk
meningkatkan penjualan dan
keuntungan perusahaan setiap
bulannya.
Teori
Teori komunikasi organisasi
dan arah aliran informasi
menurut Pace & Faules
Komunikasi lintas-saluran
menurut Fayol
Selanjutnya, mengenai media komunikasi yang digunakan oleh karyawan dalam perusahaan,
hasil wawancara yang dilakukan oleh para narasumber mengatakan bahwa media komunikasi
yang digunakan dalam perusahaan adalah Blackberry Messenger, Whatsapp, E-mail Outlook,
IP BigAnt, Telepon. Alat-alat komunikasi tersebut merupakan alat komunikasi utama yang
selalu digunakan para karyawan untuk berkomunikasi satu dengan yang lainnya. Dari hasil
observasi yang diperoleh karyawan lebih aktif menggunakan media sebagai alat komunikasi
dibandingkan dengan bertatap muka. Media utama untuk pengiriman data adalah E-mail
Outlook, dimana informasi tentang apapun termasuk pemesanan barang, pengiriman barang
atau informasi seputar kebijakan perusahaan akan di e-mail dan di cc ke setiap pihak yang
berkaitan.
Selain E-mail Outlook, ada media komunikasi tambahan yang digunakan oleh atasan untuk
berkomunikasi yakni dengan menggunakan skype terutama untuk berhubungan dengan
karyawan dari daerah lain, untuk membicarakan masalah pekerjaan. Skype tidak digunakan
oleh bawahan karena para bawahan tidak sampai berhubungan dengan karyawan yang berada
di luar daerah.
Media komunikasi lain yang sering digunakan di PT. Mahkota Indonesia IP BigAnt. Sama
dengan pesan instan atau (Instant Messaging) yang disebutkan oleh Robbins & Judge (2008)
di dalam bukunya, pesan instan merupakan suatu e-mail real-time yang berisi rekan kerja dan
kawan-kawan perusahaan. Bila karyawan ingin berkomunikasi dengan rekan lainnya, mereka
hanya perlu mengklik satu nama yang ditampilkan dalam sebuah kotak kecil di layar
komputer mereka, mengetik sebuah pesan, dan pesan tersebut secara instan muncul pada
layar si penerima. IP BigAnt menjadi sarana komunikasi yang cukup cepat untuk
menyampaikan pesan-pesan singkat kepada rekan kerja lainnya.
Produksi, Transportasi, dan CSR. Namun informasi mengenai pemesanan barang seringkali
di cc ke pihak Marketing Support yang sebenarnya tidak berhubungan dengan masalah
pemesanan atau pembelian barang. Hal ini membuat Marketing Support PT. Mahkota
Indonesia terkadang merasa terganggu dengan adanya email yang tidak berhubungan namun
sering memenuhi inbox mereka. Informasi tersebut bukan hanya satu atau dua kali masuk,
namun dapat berfrekuensi banyak setiap harinya. Inbox yang terlalu penuh membuat email
lainnya tidak masuk dan terkadang membuat e-mail Outlook menjadi jam atau terganggu
sehingga kemungkinan adanya informasi penting terkadang tidak terkirim. Dikarenakan
terlalu banyaknya informasi yang masuk setiap harinya via e-mail, membuat individu di
dalam perusahaan lalu malas membuka e-mail. Hal-hal penting banyak terlewatkan akibat
tidak updatenya individu terhadap e-mail yang masuk. Menurut Robbins & Judge (2008), email juga memiliki kekurangan. E-mail dapat menjadi pengganggu bagi aktivitas kerja bila
para karyawan menggunakannya untuk tujuan-tujuan pribadi. E-mail juga hanya sedikit
memiliki kandungan emosional. Tanda-tanda nonverbal dalam pesan tatap muka atau nada
bicara dalam suatu panggilan telepon menyampaikan informasi penting yang tidak
tersampaikan melalu e-mail. Dengan kata lain, e-mail cenderung dingin dan impersonal. Sifat
alamiah e-mail yang dingin dan berjarak memicu timbulnya spiral konflik yang didapati
mampu meningkatkan perasaan buruk dua kali lipat dari tingkan komunikasi tatap muka.
Banyak orang jadi bisa mengatakan hal-hal lewat e-mail yang tidak akan pernah mereka
katakan kepada seseorang secara langsung.
Sedangkan hambatan yang dialami karyawan dengan adanya penggunaan media komunikasi
di dalam perusahaan biasanya berupa miss-communication. Hasil wawancara yang dilakukan
oleh para narasumber menyatakan bahwa adanya hambatan komunikasi yang terjadi melalui
penggunaan digital media adalah adanya miss-communication yang mengakibatkan masalah
antar karyawan dan pihak ketiga (customer). Miss-communication seringkali terjadi di dalam
perusahaan akibat kurangnya komunikasi langsung yang dilakukan. Masalah masih banyak
terjadi karena setiap individu yang bekerja tidak saling memberitahukan apabila ada
kesulitan-kesulitan yang terjadi. Padahal pekerjaan yang dilakukan merupakan kegiatan yang
seharusnya dilakukan bersama (kerja tim). Miss-communication tersebut biasanya akan
berdampak ke pihak customer. Contoh Miss-communication terjadi di dalam perusahaan
adalah mengenai kesalahan packing-an produk, dimana yang sering terjadi, ketika customer
yang selalu membeli produk dengan jenis yang sama tiba-tiba mengganti pesanan mereka dan
ketika produk tersebut sudah dikirimkan, harus dikembalikan lagi ke pabrik dan ditukarkan
dengan produk yang dipesan oleh customer. Masalah lainnya yang sering terjadi adalah
masalah jadwal pengiriman produk yang harusnya dikirimkan pagi, baru dapat dikirimkan
sore karena kerusakan alat transportasi namun tidak disampaikan kepada customer. Customer
akhirnya mengalami kerugian waktu dan kepercayaan kepada pihak perusahaan. Hasil
observasi yang dilakukan selama penelitian juga melihat bahwa dengan menggunakan media
tidak menutup kemungkinan komunikasi yang dilakukan menjadi tidak jelas dan akhirnya
menimbulkan kesalahan persepsi dan salah tangkap maksud yang diberikan. Misscommunication di dalam perusahaan seringkali tidak dapat dihindari. Terkadang komunikasi
tatap muka pun dapat menimbulkan miss-communication antar sesama karyawan. Hal ini
dapat terjadi karena setiap kegiatan yang dilakukan tidak dapat dilaksanakan sendiri dan
butuh pihak-pihak lainnya untuk menyelesaikan. Namun beberapa karyawan biasanya
memilih untuk menghindari miss-communication dengan cara yang berbeda-beda.
Contohnya, Sales Manager PT. Mahkota Indonesia biasanya menginformasikan suatu hal
dengan menggunakan e-mail. Namun untuk menghindari dampak salah persepsi atau misscommunication, Sales Manager tersebut akan menghubungi pihak yang terkait untuk di
jelaskan kembali mengenai informasi yang telah di sampaikan via e-mail tersebut. Contoh
lain nya adalah ketika Sales Executive menerima informasi via e-mail, mereka akan berusaha
sebaik mungkin untuk mencerna informasi yang dikirimkan dan menghubungi pihak terkait
untuk bertanya terlebih dahulu mengenai maksud dari informasi tersebut. Mereka
memutuskan untuk membalas e-mail tersebut apabila mereka sudah yakin mengerti akan
informasi yang dikirimkan. Walaupun hal tersebut menjadi salah satu cara efektif untuk
menghindari masalah komunikasi, namun masih banyak karyawan yang tidak mencari cara
untuk menghindari masalah komunikasi yang dapat terjadi kapan saja ketika mereka
berkomunikasi. Dampak dari miss-communication sendiri beragam, mulai dari
kesalahpahaman yang menimbulkan sleg antar karyawan, atau membuat kepercayaan
customer menjadi berkurang karena keterlambatan pengiriman, atau kerugian lainnya seperti
waktu, uang dan tenaga. Bila sampai berdampak pada customer, biasanya secepat mungkin
diselesaikan, karena untuk memupuk kepercayaan dari customer mengenai perusahaan
tidaklah mudah.
Keseluruhan penjelasan diatas disederhanakan kedalam tabel dibawah.
Hambatan apa yang ditemui ketika menggunakan digital media sebagai sarana
penyampaian pesan?
Reduksi Data
Observasi
Teori
Dokumentasi
Media komunikasi Alat komunikasi
Teknologi
yang digunakan
yang digunakan
komunikasi
oleh perusahaan adalah Blackberry menurut Robbins IP BigAnt
adalah Blackberry Messenger,
& Judge (2008)
Messenger,
Whatsapp, E-mail
Whatsapp, E-mail Outlook, IP BigAnt,
Outlook, IP
Telepon dan Skype.
E-mail Outlook
BigAnt, Telepon
Penggunaan media
Media komunikasi membantu proses
sudah cukup
komunikasi
efektif
organisasi menjadi
lebih mudah karena
dapat menghemat
ruang dan waktu.
Masih sering
terjadi misscommunication
yang
Dengan
mengakibatkan
menggunakan
masalah antar
media tidak
karyawan dan
menutup
pihak ketiga
kemungkinan
(customer)
komunikasi yang
dilakukan menjadi
tidak jelas dan
akhirnya
menimbulkan
kesalahan persepsi
Telepon Perusahaan
Dari hasil dan pembahasan diatas, maka saran yang diberikan kepada PT. Mahkota Indonesia
adalah sebagai berikut:
Saran Akademis:
REFERENSI
Ardianto, E. (2010). Metodologi Penelitian untuk Public Relations Kuantitatif dan Kualitatif.
Bandung: Simbiosa Rekatama Media.
Ardianto, E., & Q-Anees, B. (2011). Filsafat Ilmu Komunikasi. Bandung: Simbiosa
Rekatama Media.
Arifin, Z. (2012). Penelitian Pendidikan Metode dan Paradigma Baru . Bandung:
Rosdakarya.
Basrowi, & Suwandi. (2008). Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT. Rineka Cipta.
Davis, M., McKay, M., & Fanning, P. (2009). Messages : The Communication Skills Book.
USA: Raincoast Books.
Endraswara, S. (2006). Metode, Teori, Praktik Penelitian Kebudayaan : Ideologi,
Epistempologi, dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Widyatama.
Herdiansyah, H. (2011). Metodologi Penelitian Kualitatif: Untuk Ilmu-Ilmu Sosial. Jakarta:
Salemba Humanika.
RIWAYAT PENULIS
Elisabeth Vonessa lahir di Bandar Lampung pada tanggal 08 November 1992. Penulis
menamatkan pendidikan S1 dalam bidang Ilmu Komunikasi di Binus University pada tahun
2014.