DEPARTAMENTO DE COMPRAS

La mayora de las empresas e incluso algunas organizaciones gubernamentales

poseen un departamento de compras o departamento de adquisiciones como
parte de sus operaciones diarias. Estos departamentos proveen un servicio que es
la actividad principal de muchas organizaciones industriales, militares y de venta al
por menor. Muchas personas, incluso algunas que trabajan para estas empresas,
desconocen lo que hace el departamento de compras, por qu existe o los fines a
los que sirve. Para entender mejor cul es el rol del departamento de compras,
considera algunas de las funciones que realiza.
Aprovisionamiento de materiales
Uno de los roles del departamento de compras es aprovisionar todos los
materiales necesarios para la produccin o las operaciones diarias de la empresa
u organizacin gubernamental. Para una empresa de manufacturas, esto puede
involucrar materiales crudos como hierro, acero, aluminio o plsticos, pero tambin
puede incluir herramientas como maquinaria, camiones de entrega o hasta los
suministros de oficina necesarios para las secretarias y equipos de venta. En el
ambiente de las ventas al por menor, el departamento de compras se asegura de
que siempre haya suficientes productos en las estanteras o en los depsitos para
mantener a los clientes satisfechos y al negocio bien abastecido. Para los
negocios pequeos, es especialmente importante mantener el orden del inventario
en un nivel razonable. Invertir grandes cantidades de capital en exceso de stock
puede provocar problemas de almacenamiento y en una escasez de capital para
otros gastos como por ejemplo publicidad e investigacin y desarrollo. Compras
tambin supervisa a todos los proveedores que abastecen a una compaa con los
artculos que necesita para funcionar de manera correcta.
Evaluacin de precios
Los departamentos de compras tambin se encargan de evaluar continuamente si
se encuentran recibiendo estos materiales a el mejor precio posible para
maximizar las ganancias. Esto puede ser desafiante para una empresa pequea
que puede comprar en menores cantidades que una grande y que por lo tanto,
puede no recibir el mismo tipo de descuentos por compras en cantidad. Los
departamentos de ventas en pequeas empresas, necesitan comparar precios
para encontrar a los mejores proveedores y los precios ms razonables para los
pedidos en las cantidades particulares de la compaa. El personal de los
departamentos de compras puede comunicarse con proveedores alternativos,
negociar mejores precios por compras en cantidad o investigar la posibilidad de

adquirir materiales ms econmicos de fuentes alternativas como parte de sus

actividades diarias.
Trabajo administrativo y contabilidad
Los departamentos de compras manejan todo el trabajo administrativo relativo a la
compra y la entrega de suministros y materiales. Compras se asegura de realizar
la entrega de los materiales de los proveedores a tiempo, genera y sigue rdenes
de compra y trabajos conjuntamente con el departamento de recepcin y el de
contabilidad para asegurarse de que las entregas prometidas se reciban en su
totalidad y sean abonadas a tiempo. En pequeas empresas, esto significa
trabajar estrechamente con el departamento de contabilidad para asegurarse de
que haya capital suficiente para comprar los artculos adquiridos y que haya un
flujo continuo de efectivo y que todos los pagos se realicen a tiempo.
Cumplimiento de polticas
El departamento de compras tambin debe asegurarse de que se cumplan todas
las polticas de la empresa. Por ejemplo, en una pequea empresa, el personal
puede comunicarse con el departamento de compras por sus necesidades de
adquirir cosas tales como suministros de oficina o computadoras. Antes de realizar
una compra, el departamento de compras debe asegurarse de que se cumplan los
protocolos adecuados para las compras y la aprobacin del presupuesto y debe
asegurarse de que todos las compras sean realizadas de acuerdo a las polticas
generales de compras de la organizacin.

Funciones del departamento de compras

Funcin 1. Seleccionar proveedores, buscar alternativas. No

siempre es fcil encontrar a los proveedores que se necesita cuando se los
necesita. Sobre todo si se trata de insumos clave, anticipar requerimientos y
crear una lista de preseleccionados permite que siempre tengas una buena
opcin a la mano. Aun si trabajas con proveedores nicos por tipo de compra,
asegura te de tener alternativas evaluadas y probadas que te puedan sacar de
un apuro.

Funcin 2. Definir procedimientos y proceso de aprovisionamiento.

Quin puede comprar qu? Cada cunto se realizan las compras de los
insumos regulares? Qu documentacin respalda las operaciones? Cmo se
manejan los incumplimientos? Asegurar el funcionamiento eficiente de una
empresa requiere de procedimientos claros y previsibles; ponelos por escrito
y compartilos con tu equipo.

Funcin 3. Pedir presupuestos y realizar compras especficas. Es

habitual realizar comprar menores a travs de la caja chica, pero para
adquisiciones de cierta importancia es recomendable pedir varios presupuestos
alternativos para comparar las opciones. Aun cuando se trate de proveedores
preseleccionados, es normal encontrar diferencias de precio, stock o calidad en
el momento especfico en que se va a realizar la compra.

Funcin 4. Garantizar el valor de la inversin. Por un lado, los

compradores deben asegurar el flujo constante de materiales con la calidad
adecuada, para que la produccin no se detenga. Por el otro, es son
responsables de gran parte de los costos del negocio, por lo que pueden aportar
ahorros y eficiencia, negociando precios y condiciones, gestionando inventarios,
estandarizando compras, evitando desperdicios y revisando la logstica de
entregas y almacenamiento, entre otras buenas prcticas.

Funcin 5. Gestionar relacin con proveedores. Una compra no

termina con la realizacin del pedido. Es fundamental realizar el seguimiento de
rdenes y entregas, problemas de calidad, devoluciones, faltantes, pagos y otras
situaciones que pueden afectar la concrecin de una operacin. La relacin con
proveedores tampoco necesariamente se limita a la compra en s; puede resultar
til para tu negocio trabajar en conjunto para, por ejemplo, desarrollar insumos a
medida, mejores procesos de entrega o sistemas de stock ms eficientes.

Funciones del departamento de compras

1. Adquirir materiales
Uno de los papeles del departamento de compras es proporcionar todos los
materiales necesarios para la produccin o las operaciones diarias de la
compaa o de la organizacin gubernamental. Para una compaa manufacturera
esto podra incluir materias primas como el metal, el aluminio o plsticos, pero
tambin podra incluir herramientas, maquinaria o incluso material de oficina necesario
para los secretarios y el equipo de ventas.

Al adquirir materiales deben evaluar los posibles vendedores y las

competencias del mercado

En un entorno minorista el departamento de compras se asegura de que

siempre haya productos suficientes en las estanteras o en el almacn, para
mantener a los clientes contentos y contar con una buena administracin.

Si se tiene una empresa pequea es muy importante mantener el inventario a un

nivel razonable; invertir grandes cantidades de capital en un exceso de existencias
podra dar lugar a problemas de almacenaje y a un menor capital para otros procesos
como la publicidad, la investigacin y el desarrollo. Las compras tambin supervisan
a todos los proveedores que abastecen a una empresa con los artculos que
necesita, para funcionar de forma correcta.

2. Evaluar el precio
Un departamento de compras tambin es el encargado de realizar una evaluacin
continua de si los materiales recibidos cuentan con el mejor precio posible, con
el objetivo de maximizar los beneficios. Esto puede ser desafiante para una pequea
empresa que puede comprar en cantidades menores que un gran vendedor, adems
que no recibir el mismo tipo de descuentos.

El departamento de compras en una empresa pequea necesita averiguar cules

son los mejores vendedores y cules cuentan con los precios ms razonables
para el tamao particular de una compaa. El equipo de compras puede
comunicarse con vendedores alternativos, negociar el mejor precio o investigar la
posibilidad de adquirir materiales ms baratos, procedentes de fuentes alternativas
como parte de sus actividades diarias.

3. Documentacin y contabilidad

El departamento de compras y ventas se encuentra en contacto directo con el

departamento de contabilidad de la empresa

El departamento de compras maneja toda la documentacin relacionada con las

compras y las gestiones administrativas, as como con los materiales. Las
compras aseguran la llegada de los materiales procedentes de los vendedores en el
tiempo concretado, esto genera contar con un orden en las transacciones. Este ser
un trabajo llevado en conjunto con el departamento de contabilidad de pagos,
asegurndose de que hay suficiente capital como para comprar los servicios o
productos necesarios, as como fluidez financiera para realizar todos los pagos a
tiempo.

4. Cumplimiento de la poltica
El departamento de compras tambin debe asegurarse del cumplimiento de todas las
polticas empresariales. Por ejemplo, en una pequea empresa, los miembros
individuales del equipo pueden comunicarse con el departamento de compras sobre
las necesidades requeridas para la oficina o para los ordenadores.

Antes de realizar una compra, el departamento de compras debe asegurarse de

que sigue los protocolos adecuados para recibir la aprobacin de esta
operacin, as como de que cualquier producto comprado sigue la poltica de
compra de la organizacin.