DEFINICIN DEL PROCESO DE INICIACIN DEL PROYECTO

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GRUPO GAMMA

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Versin 1.0

DEFINICIN PROCESO DE INICIACIN DE PROYECTO

1. Introduccin
A la hora de iniciar un proyecto es importante tener en cuenta algunos conceptos
que puedan guiar la ejecucin de las actividades involucradas, los recursos
necesarios y los resultados esperados. Con el fin de estructurar estos conceptos,
se definir en este documento un proceso para la iniciacin de un proyecto el cual
especificar los insumos con los que se debe contar, el flujo de actividades a
seguir y las salidas que se deben generar.
2. Criterios de inicio o criterios de entrada
Este proceso inicia una vez una organizacin identifica una oportunidad o
necesidad de negocio y genera como resultado un proyecto el cul solucionar la
problemtica planteada.
3. Objetivo del proceso
El objetivo principal del proceso de iniciacin es autorizar de manera formal el
comienzo del proyecto. Adicionalmente, con la ejecucin de este proceso se
asigna un gerente de proyecto, se identifican los principales stakeholders y se
genera el Acta de Constitucin del Proyecto en el cual se consigna el objetivo, el
alcance y se definen las principales condiciones y restricciones que se deben
tener en cuenta durante su ejecucin.
4. Responsables del Proceso
El principal responsable del proceso es el gerente de proyecto el cul deber
coordinar la planeacin y ejecucin de las actividades involucradas.
Adicionalmente, como parte de las personas responsables se encuentran los
patrocinadores principales y la alta gerencia quienes dan la ltima palabra para
autorizar el proyecto. Los recursos internos del proyecto son responsables de
definir las reglas generales internas de trabajo que se tendrn en cuenta durante
toda la ejecucin del proyecto.

5. Entradas
Definicin Proceso de Iniciacin del Proyecto

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Las siguientes son las entradas del proceso de iniciacin del proyecto:

Enunciado del trabajo del Proyecto:

El enunciado del trabajo es la entrada que describe la oportunidad o
necesidad de negocio que la organizacin ha identificado y por la cual se
dio origen al proyecto. Adicionalmente, indica el alcance y los requisitos del
producto los cuales servirn de apoyo para los procesos posteriores
principalmente al proceso de planeacin.

Factores Ambientales:
Una entrada a este proceso son las herramientas de distribucin y
administracin de la informacin con el fin de contar con documentos
estructurados y versionados para que puedan ser actualizables de manera
ntegra y fcilmente accesibles entre los diferentes interesados.

Guas y Procesos de Direccin de Proyectos:

Una entrada a este proceso es el conjunto de guas y procesos que dirigirn
la ejecucin de las actividades involucradas. La definicin que se est
realizando en este documento representa una entrada a este proceso. El
marco metodolgico PMI tambin puede constituir una entrada.

Equipo de Proyecto
El equipo del proyecto es la entrada que define los recursos con los que se
cuenta para desarrollar el proyecto. La alta gerencia define un gerente de
proyectos el cual conforma el equipo de trabaja dependiendo de las
necesidades que el proyecto solicite.

Plantilla de Acta de Constitucin del Proyecto:

Se debe contar con una plantilla de acta de constitucin la cul defina la
informacin mnima que se debe consignar para dar inicio formal del
proyecto. Se anexa una plantilla del acta de constitucin para usar en su
elaboracin (Plantilla Acta de Constitucin).

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6. Actividades
Las siguientes son las actividades que se deben ejecutar durante el proceso de
iniciacin de proyecto: (Descripcin, resultado, responsable).

Figura. 1 Diagrama Actividades Proceso Iniciacin del Proyecto

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1. Definicin de Objetivo del Proyecto

a. Descripcin: Esta actividad se basa en realizar una definicin del
principal objetivo del proyecto. Se debe tener en cuenta que esta
definicin debe estar en trminos de la problemtica que pretende
solucionar el proyecto a nivel del negocio.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la definicin del objetivo
del proyecto
c. Responsable: Gerente de Proyecto
d. Participantes: Miembros del equipo.

1.1 Definicin del Alcance Preliminar

a. Descripcin: Esta actividad se basa en realizar la definicin
preliminar del alcance del proyecto. El alcance hace referencia a los
productos y servicios que se van a generar durante la ejecucin del
proyecto. Se debe tener en cuenta que se debe especificar los
lmites del proyecto y describir explcitamente lo que no incluye el
proyecto.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la definicin del alcance
preliminar
c. Responsable: Gerente de Proyecto
d. Participantes: Miembros del equipo.

1.2 Definicin de Restricciones y Supuestos

a. Descripcin: Esta actividad se basa en realizar la definicin de las
restricciones y los supuestos del proyecto. Las restricciones del
proyecto hacen referencia a las limitaciones que se deben tener en
cuenta durante la ejecucin del mismo, por ejemplo, restricciones de
tiempo, costo y recursos. Los supuestos son condiciones que se
asumen que se tendrn en el proyecto los cuales se deben definir
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explcitamente para que el patrocinador los tenga en cuenta a la hora

de firmar el acta de constitucin del proyecto.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la definicin de las
restricciones y supuestos del proyecto
c. Responsable: Gerente de Proyecto.
d. Participantes: Miembros del Equipo

2.0 Asignacin del Lder del Proyecto

a. Descripcin: Esta actividad se basa en escoger al Gerente del
proyecto. La decisin es tomada por todos los miembros del grupo y
aprobada por medio de un consenso. La entrada principal de esta
actividad es la conformacin del equipo del proyecto.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la asignacin de un lder
al proyecto.
c. Responsable: N/A.
d. Participantes: Miembros del equipo.

2.1 Definicin de Reglas de Juego

a. Descripcin: Esta actividad se basa en definir en conjunto con los
miembros del equipo las reglas de juego a trabajar durante todo el
proyecto, estas reglas deben cumplir como mnimo con los
siguientes temas: Manejo de reuniones, mecanismos de
comunicacin, asignacin de tareas, solucin de conflictos, control
de actas.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la definicin de las
reglas de juego para el funcionamiento del equipo.
c. Responsable: Gerente del Proyecto,
d. Participantes: Miembros del equipo.
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2.2 Asignacin de Roles

a. Descripcin: Esta actividad se basa en realizar la definicin y
asignacin de las responsabilidades de cada miembro del equipo.
Cada integrante escoge un rol y se aprueba por medio de un
consenso grupal.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la asignacin de los
roles a los miembro del equipo.
c. Responsable: Gerente del Proyecto
d. Participantes: Miembros del equipo.

2.3 Definicin de Organigrama del Proyecto

a. Descripcin: Esta actividad se basa en realizar la definicin de la
estructura de personas que conforman el proyecto con sus roles y
responsabilidades.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es un organigrama del
proyecto y una descripcin de las responsabilidades de cada rol.
c. Responsable: Gerente de Proyecto.
d. Participantes: Miembros del equipo

3. Identificacin de Principales Riesgos

a. Descripcin: Esta actividad se basa en realizar una identificacin
inicial de los principales riesgos del proyecto. Estos riesgos deben
tener una clasificacin en particular y se deben definir estrategias de
mitigacin para cada uno.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es una matriz inicial de
riesgos.

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c. Responsable: Gerente de Proyecto.

d. Participantes: Miembros del Equipo

4. Generacin y Aprobacin de Documento Acta Constitucin Proyecto

a. Descripcin: Esta actividad se basa en realizar un documento que
autorice formalmente al proyecto. El documento debe estar basado
en la plantilla definida como entrada del proceso y se le debe
adjuntar el resultado de todas las actividades anteriores. Una vez
revisado este documento por los participantes, debe ser aprobado y
firmado por los miembros del equipo.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la generacin del acta
de constitucin del proyecto.
c. Responsable: Gerente de Proyecto
d. Participantes: Miembros del equipo.

5.

Salidas

Acta de Constitucin del Proyecto:

El acta de constitucin del proyecto es la salida de la ejecucin de las
actividades definidas durante el proceso, los resultados obtenidos de cada
actividad se incluyen en el acta de constitucin la cual autorizar
formalmente al proyecto.

6.

Criterios de terminacin del proceso

El proceso finaliza una vez se hayan ejecutado todas las actividades definidas y
como resultado, se haya formalizado el Acta de Constitucin del Proyecto por
parte de Gerente, los patrocinadores principales y los integrantes internos del
proyecto.

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7.

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Validacin y verificacin del proceso

Estos son los criterios de validacin y verificacin con los que se acepta la
ejecucin correcta del proceso descrito:
a. Completitud del acta de constitucin:
Descripcin: Este criterio hace referencia a que todos los puntos descritos en la
plantilla del acta de constitucin se encuentren en el acta generada por el proceso.
Criterio de Aceptacin: Se debe tener el 100% de los puntos descritos en la
plantilla registrados en el acta de constitucin.

b. Formalizacin del acta:

Descripcin: Este criterio hace referencia a que todos los miembros del equipo
deben estar de acuerdo con todos los puntos referenciados en el acta de
constitucin.
Criterio de Aceptacin: Se debe tener las firmas del 100% de los integrantes del
equipo en el acta de constitucin.

Referencias:
Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos.Tercera Edicin. Norma
Nacional Americana. ANSI/PMI 99-001-2004. Ed. Project Management Institute,
Inc. EEUU. 2004. 409p. ISBN: 1-930699-73-5

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