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Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento

administrativo comn de las administraciones pblicas


Ley 40/2015, de 1 de octubre, de rgimen jurdico
del sector pblico
Preguntas frecuentes

TTULO: Leyes 39/2015 y 40/2015. Preguntas frecuentes.


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Direccin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones
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Responsable edicin digital: Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones
1 Edicin electrnica: Octubre de 2016
Disponible esta publicacin en el Portal de Administracin Electrnica (PAe):
http://administracionelectronica.gob.es/
Edita:
Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
Secretara General Tcnica
Subdireccin General de Informacin,
Documentacin y Publicaciones
Centro de Publicaciones
Coleccin: administracin electrnica
NIPO: 630-16-002-0

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ndice
1 Consideraciones previas..............................................................................................5
2 Cuestiones Generales..................................................................................................5
2.1. Qu objeto tienen las leyes?............................................................................................................ 5
2.2. Cules son los aspectos ms destacados en materia de Administracin Electrnica?..................... 5

3. mbito de aplicacin e implantacin de las Leyes 39 y 40................................................... 6


3.1.
3.2.
3.3.
3.4.

Cul es el mbito subjetivo de aplicacin de estas leyes?................................................................ 6


Quines son los obligados a relacionarse electrnicamente con las Administraciones?................... 6
Son las Leyes 39/2015 y 40/2015 de aplicacin a la relacin entre Administraciones?...................... 7
Se aplican las Leyes 39/2015 y 40/2015 a los documentos, actos y expedientes internos de la Administracin Pblica?........................................................................................................................ 7

4 Oficinas de Registro.....................................................................................................7
4.1. Qu papel tendrn las Oficinas de Registro? ................................................................................... 7
4.2. Es obligada la asistencia al interesado en el uso de medios electrnicos?....................................... 7
4.3. Son las Oficinas para la Asistencia en Materia de Registros el nico medio para la asistencia al
interesado en el uso de medios electrnicos?................................................................................... 8
4.4. El funcionamiento de las Oficinas de Registro se ve afectado por la declaracin de un da inhbil? . 8
4.5. Est obligada la oficina de registro a admitir cualquier escrito o solicitud que presente el ciudadano? ................................................................................................................................................... 8
4.6. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que presenten los ciudadanos en
formato papel? ................................................................................................................................. 8
4.7. Cmo se debe llevar a cabo la digitalizacin de los documentos que presenten los ciudadanos en
formato papel?.................................................................................................................................. 8
4.8. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que presenten alguno de los obligados a relacionarse electrnicamente con las Administraciones Pblicas? ........................................ 9
4.9. Hay que archivar los documentos presentados en formato papel? .................................................. 9
4.10. Cul es el modo de actuar en registro si se presenta un ciudadano con los documentos en un Pendrive ?............................................................................................................................................... 9
4.11. Debe haber un Registro Electrnico General en cada Administracin?............................................ 9
4.12. Los Registros Electrnicos de las Administraciones Pblicas han de ser interoperables?................ 10

5 Documentos administrativos........................................................................................10
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.

Pueden producirse documentos administrativos en formato papel?................................................. 10


Tiene el ciudadano derecho a presentar la documentacin en papel?.............................................. 10
Los ciudadanos pueden aportar copias de documentos en sus solicitudes?.................................... 10
Quines pueden expedir copias autnticas en las Administraciones Pblicas.................................. 10
Cmo se realizan las copias autnticas de los documentos pblicos administrativos o de los privados que aporten los ciudadanos?...................................................................................................... 11
5.6. Deben incorporarse metadatos a los documentos convertidos a formatos electrnicos?................. 11
5.7. Est obligado el ciudadano a presentar documentos elaborados por las Administraciones Pblicas?.................................................................................................................................................. 12

6 Archivo.........................................................................................................................13
6.1. Se pueden eliminar los documentos digitalizados?.......................................................................... 13
6.2. Se pueden eliminar los originales de los documentos digitalizados?................................................ 13

6.3. Cuntos archivos electrnicos nicos existirn en las AA.PP.?........................................................ 13


6.4. De cuntos archivos electrnicos puede disponer un departamento a los dos aos de la entrada
en vigor de la Ley? ............................................................................................................................ 13

7 Notificaciones electrnicas..........................................................................................13
7.1. Cundo las Administraciones Pblicas deben notificar al interesado en formato papel?.................. 13
7.2. En qu supuestos pueden las Administraciones practicar las notificaciones por medios no electrnicos aun cuando los interesados estn obligados a recibirlas por medios electrnicos?.................. 14
7.3. Dnde puede el interesado acceder a sus notificaciones?............................................................... 14
7.4. Cmo puede la Administracin cumplir con la obligacin de notificar electrnicamente a los sujetos previstos en el artculo 14.2 de la Ley 39/2015?............................................................................ 14
7.5. Hay algn servicio electrnico que facilite al interesado la consulta de sus documentos electrnicos?.................................................................................................................................................. 14
7.6. La obligatoriedad de incluir metadatos en los documentos electrnicos, aplica a las notificaciones?.................................................................................................................................................. 15
7.7. Dnde estarn disponibles para el interesado las notificaciones de las Administraciones Pblicas
que reciba en formato papel?............................................................................................................ 15
7.8. Es aconsejable la utilizacin de la DEH para las notificaciones a los interesados obligados a relacionarse por medios electrnicos con las administraciones pblicas?.............................................. 15

8. Identificacin y firma electrnica..................................................................................15


8.1. Qu sistemas de identificacin electrnica pueden utilizar los interesados en sus relaciones con
las Administraciones Pblicas?......................................................................................................... 15
8.2. Qu sistema de identificacin de los que ofrece Cl@ve se debe utilizar? ......................................... 15

9 Representacin............................................................................................................16
9.1. Debe haber un Registro Electrnico de Apoderamiento de carcter general?.................................. 16

Consideraciones previas
Este documento informativo proporciona respuestas a preguntas frecuentes relativas
a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Comn de las Administraciones Pblicas y a la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Rgimen Jurdico del
sector Pblico.
El objetivo del documento es servir de herramienta de apoyo a los responsables de las
Administraciones Pblicas para facilitarles la aplicacin e implementacin de las obligaciones recogidas en las citadas Leyes. Para ello, su contenido incluye tanto citas explcitas de los textos, como explicaciones y contenidos complementarios. Su carcter
es meramente informativo y en ningn caso supone interpretacin con efectos jurdicos.
Se presta particular atencin a aquellos aspectos de ambas leyes ms estrechamente
ligados con las tecnologas de la informacin.

Cuestiones Generales

2.1. Qu objeto tienen las leyes?


La Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Comn de las
Administraciones Pblicas tiene por objeto regular el procedimiento administrativo comn a todas las Administraciones Pblicas, incluyendo el sancionador y el de
reclamacin de responsabilidad de las Administraciones Pblicas, los requisitos de
validez y eficacia de los actos administrativos, as como los principios a los que se
ha de ajustar el ejercicio de la iniciativa legislativa y la potestad reglamentaria.
La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Rgimen Jurdico del sector Pblico, establece
y regula las bases del rgimen jurdico de las Administraciones Pblicas, los principios del sistema de responsabilidad de las Administraciones Pblicas y de la potestad sancionadora, as como la organizacin y funcionamiento de la Administracin
General del Estado y de su sector pblico institucional para el desarrollo de sus
actividades.

2.2. Cules son los aspectos ms destacados en materia de Administracin


Electrnica?
Las Leyes 39/2015 y 40/2015 recogen aspectos significativos de la relacin electrnica entre las Administraciones y el interesado. Cabe destacar los siguientes aspectos:
Derechos de las personas en sus relaciones con las AA.PP.
Derechos del interesado en el procedimiento administrativo.
Derecho y obligacin de relacionarse electrnicamente con las AA.PP.
Asistencia al interesado en la utilizacin de los medios electrnicos.
Registros electrnicos de apoderamientos.

Sistemas de identificacin de los interesados y mecanismos de firma electrnica.


Notificaciones electrnicas.
Documentos electrnicos: emisin y remisin de documentos. Archivo electrnico.
Punto de Acceso General Electrnico.
Registro Electrnico General.

3.

mbito de aplicacin e implantacin de las Leyes 39 y 40

3.1. Cul es el mbito subjetivo de aplicacin de estas leyes?


El mbito de aplicacin de las Leyes 39/2015 y 40/2015 es el conjunto del sector
pblico, integrado por:
La Administracin General del Estado.
Las Administraciones de las Comunidades Autnomas.
Las Entidades que integran la Administracin Local.
El sector pblico Institucional.

No obstante algunos de los preceptos de estas leyes son solo aplicables a la Administracin General del Estado.

3.2. Quines son los obligados a relacionarse electrnicamente con las Administraciones?
Los colectivos que seala el artculo 14.2, es decir, los siguientes sujetos:
a) Las personas jurdicas.
b) Las entidades sin personalidad jurdica.
c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiacin
obligatoria, para los trmites y actuaciones que realicen con las Administraciones Pblicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de
este colectivo se entendern incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
d) Quienes representen a un interesado que est obligado a relacionarse electrnicamente con la Administracin.
e) Los empleados de las Administraciones Pblicas para los trmites y actuaciones
que realicen con ellas por razn de su condicin de empleado pblico, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administracin.
Adems, segn el artculo 14.3, reglamentariamente las Administraciones Pblicas
podrn establecer otros sujetos con obligacin de mantener relacin electrnica
con ellas.

3.3. Son las Leyes 39/2015 y 40/2015 de aplicacin a la relacin entre Administraciones?
S. Son personas jurdicas y adems el artculo 3.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, seala expresamente que las Administraciones Pblicas se relacionarn entre
s y con sus rganos, organismos pblicos y entidades vinculados o dependientes,
a travs de medios electrnicos.

3.4. Se aplican las Leyes 39/2015 y 40/2015 a los documentos, actos y expedientes internos de la Administracin Pblica?
S. De acuerdo con el artculo 26 de la Ley 39/2015 los documentos administrativos
sern emitidos por escrito, a travs de medios electrnicos. De acuerdo con el artculo 36, los actos administrativos se producirn por escrito a travs de medios electrnicos, a menos que su naturaleza exija otra forma ms adecuada de expresin
y constancia. De acuerdo al artculo 70 de la Ley 40/2015 los expedientes tendrn
formato electrnico, y se compondrn de acuerdo al Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus Normas Tcnicas, cuya base jurdica se encuentra en el artculo
156 de la Ley 40/2015.

Oficinas de Registro

4.1. Qu papel tendrn las Oficinas de Registro?


Las nuevas leyes administrativas fomentan la digitalizacin de la sociedad. No obstante, la brecha digital todava es un reto y por ello, las leyes contemplan la transformacin de las Oficinas de Registro en Oficinas de Asistencia en materia de registros (art 16. y Disposicin Transitoria Segunda de la Ley 39/2015). En estas nuevas
oficinas, las personas sern asistidas por un funcionario para realizar sus trmites
por la va electrnica (art. 12 de la Ley 39/2015). Para ese proceso de integracin a
desarrollar hasta 2018, la disposicin transitoria segunda establece que durante el
primer ao (2 octubre 2016- 1 octubre 2017) se podrn mantener los registros existentes y durante el segundo ao (2 octubre 2017- 1 octubre 2018) se dispondr de
cmo mximo un registro por Ministerio u organismo pblico.
Por lo tanto, a partir del 2 de octubre de 2017, todas las oficinas de registro se transforman ex lege en oficinas de asistencia en materia de registro de los ministerios o
de sus organismos.
Por lo tanto, las Oficinas de asistencia en materia de registros adquirirn un protagonismo esencial en el procedimiento administrativo, debiendo digitalizar la documentacin que se presenta por Registro, conforme establece el artculo 16 de la Ley 39/2015.

4.2. Es obligada la asistencia al interesado en el uso de medios electrnicos?


S, tal y como establece el artculo 13.b) de la Ley 39/2015, las personas tienen derecho a ser asistidas en el uso de medios electrnicos en sus relaciones con las
Administraciones Pblicas. En cualquier caso, la Ley presta especial atencin a los
interesados que no estn obligados a relacionarse a travs de medios electrnicos
con las AA.PP, sin perjuicio de la posibilidad de asistencia a los obligados por los
canales que se determinen.

En efecto, el art. 12.1 de la Ley 39/2015 indica que las AA.PP. debern garantizar
que los interesados pueden relacionarse con la Administracin a travs de medios
electrnicos.
Por otro lado, el apartado 2 del mismo artculo dice que las AA.PP. asistirn en el
uso de medios electrnicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del
art. 14 que as lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificacin y firma
electrnica.

4.3. Son las Oficinas para la Asistencia en Materia de Registros el nico medio
para la asistencia al interesado en el uso de medios electrnicos?
No. El art. 12.1 de la Ley 39/2015 indica que las AA.PP. pondrn a disposicin de los
interesados los canales de acceso que sean necesarios.

4.4. El funcionamiento de las Oficinas de Registro se ve afectado por la declaracin de un da inhbil?


De acuerdo con el artculo 30.8 de la Ley 39/2015, la declaracin de un da como
un da inhbil a efectos de cmputo de plazos no determina por s sola el funcionamiento de los centros de trabajo de las Administraciones pblicas, la organizacin
del tiempo de trabajo ni el acceso de los ciudadanos a los registros. El artculo 31 no
impide abrir las oficinas en das inhbiles, adems el artculo 31.2 b) regula el efecto de presentar documentos en da inhbil, por lo que, sensu contrario, es posible
esa presentacin.

4.5. Est obligada la oficina de registro a admitir cualquier escrito o solicitud


que presente el ciudadano?
La oficina de registro tiene la obligacin de admitir cualquier escrito y comunicacin que se presente siempre que vaya dirigido a un rgano de una Administracin
Pblica.

4.6. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que presenten los ciudadanos en formato papel?
Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Pblicas, debern ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artculo27 de la
Ley 39/2015 y dems normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia
de registros en la que hayan sido presentados para su incorporacin al expediente
administrativo electrnico, devolvindose los originales al interesado, sin perjuicio
de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administracin
de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentacin de objetos o de
documentos en un soporte especfico no susceptibles de digitalizacin.

4.7. Cmo se debe llevar a cabo la digitalizacin de los documentos que presenten los ciudadanos en formato papel?
Tal y como seala el artculo 27.3.b) de la Ley 39/2015, se entiende por digitalizacin, el proceso tecnolgico que permite convertir un documento en soporte papel
o en otro soporte no electrnico en un fichero electrnico que contiene la imagen
codificada, fiel e ntegra del documento.

En el mismo artculo, la ley seala las reglas que se tienen que respetar para garantizar la identidad y contenido de las copias electrnicas (o en papel), y por tanto
su carcter de copias autnticas. En este sentido, las Administraciones Pblicas
debern ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas tcnicas de desarrollo, as como a las
siguientes reglas contempladas en el propio artculo 27.

4.8. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que presenten alguno de los obligados a relacionarse electrnicamente con las Administraciones Pblicas?
Si alguno de estos sujetos obligados a la relacin electrnica presentase una solicitud presencialmente, se le advertir que la ley seala que se les requerir para
que la subsanen a travs de su presentacin electrnica (art. 68.4 LPA), y se considerar como fecha de presentacin de la solicitud aquella en haya sido realizada la
subsanacin, de modo que la solicitud presencial produce efectos desde la subsanacin y no la de su presentacin presencial. (artculo 68.4 LPA).

4.9. Hay que archivar los documentos presentados en formato papel?


Como regla general, los documentos en papel, una vez digitalizados, se devuelven al
interesado por lo que no es necesario su archivo.

4.10. Cul es el modo de actuar en registro si se presenta un ciudadano con los


documentos en un Pendrive ?
De acuerdo al artculo 16.5 de la Ley 39/2015, si una norma determina la obligatoriedad de presentar documentos en un soporte especfico no susceptible de digitalizacin, como un PenDrive ste tendr que ser aceptado en la oficina en materia de
registro.

4.11. Debe haber un Registro Electrnico General en cada Administracin?


S. En el plazo mximo de octubre de 2018, cada Administracin deber disponer
de un Registro Electrnico General en el que se har el correspondiente asiento
de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier rgano administrativo, organismo pblico o entidad vinculado o dependiente de sta. Tambin
se podr anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros
rganos o particulares (Art.16.1. Ley 39/2015).
La disposicin transitoria segunda de la Ley 39/2015 seala que mientras no entren
en vigor las previsiones relativas al registro electrnico, en el mbito de la Administracin General del Estado se aplicarn las siguientes reglas:
a) Durante el primer ao, tras la entrada en vigor de la Ley, podrn mantenerse los
registros en el momento de la entrada en vigor de esta ley.
b) Durante el segundo ao, tras la entrada en vigor de la Ley, se dispondr como
mximo, de un registro electrnico por cada Ministerio, as como de un registro
electrnico por cada Organismo pblico.

4.12. Los Registros Electrnicos de las Administraciones Pblicas han de ser interoperables?
S. Los registros electrnicos de todas las Administraciones debern ser plenamente
interoperables. Ello implica que se debe garantizar su compatibilidad informtica e interconexin para permitir la transmisin telemtica de los asientos registrales y de los
documentos que se presenten en cualquiera de los registros (Art.16.4. Ley 39/2015).

Documentos administrativos

5.1. Pueden producirse documentos administrativos en formato papel?


No, a menos que su naturaleza exija otra forma ms adecuada de expresin y constancia, las Administraciones Pblicas emitirn los documentos administrativos por
escrito, a travs de medios electrnicos, tal y como seala la Ley 39/2015 en su
artculo 26.

5.2. Tiene el ciudadano derecho a presentar la documentacin en papel?


S, el ciudadano, entendido como persona fsica no incluida entre los colectivos del
artculo 14.2 de la Ley 39/2015, tiene derecho a presentar su solicitud en papel y corresponde a la Administracin Pblica su conversin a formato electrnico, a travs
de las oficinas de asistencia en materia de registros que, si bien deben incentivar
el uso de los medios electrnicos, no pueden imponer al ciudadano (persona fsica
no obligada) su uso con carcter obligatorio. Adems, la Administracin Pblica deber asistir en la utilizacin de los mecanismos electrnicos al ciudadano (persona
fsica no obligada) que as lo reclame. (Art.12.3. Ley 39/2015).

5.3. Los ciudadanos pueden aportar copias de documentos en sus solicitudes?


Las Administraciones no exigirn a los interesados documentos originales salvo
que, con carcter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario. (Art. 28. Ley 39/2015).
Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija
o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones podrn solicitar de manera motivada el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para
lo que podrn requerir la exhibicin del documento o de la informacin original. (Art.
28. Ley 39/2015).

5.4. Quines pueden expedir copias autnticas en las Administraciones Pblicas


Cada Administracin Pblica determinar los rganos que tengan atribuidas las
competencias de expedicin de copias autnticas de los documentos pblicos administrativos o privados. En estas copias, cualquiera que sea su soporte, quedar
garantizada la identidad del rgano que la ha realizado y su contenido.
A estos efectos, la Administracin General del Estado, las Comunidades Autnomas
y las Entidades Locales podrn realizar copias autnticas mediante funcionario habilitado o mediante actuacin administrativa automatizada.

10

No obstante, la expedicin de copias autnticas de documentos pblicos notariales,


registrales y judiciales, as como de los diarios oficiales, se regir por su legislacin
especfica. (artculo 27 LPA).

5.5. Cmo se realizan las copias autnticas de los documentos pblicos administrativos o de los privados que aporten los ciudadanos?
El artculo 27.1 de la Ley 39/2015 establece que las AAPP podrn hacer copias autnticas mediante funcionario habilitado o mediante actuacin administrativa automatizada, y que se deber mantener un registro actualizado de funcionarios habilitados para la expedicin de copias. Ese registro debe ser plenamente interoperable
y estar conectado con el resto de las AAPP a efectos de comprobar la validez de la
habilitacin.
Adems, el mismo artculo, se sealan otros aspectos relevantes del proceso de
creacin de una copia autntica. Para garantizar la identidad y contenido de las
copias electrnicas o en papel, y por tanto su carcter de copias autnticas, las
Administraciones Pblicas debern ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional
de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas tcnicas de
desarrollo, as como a las siguientes reglas:
a) Las copias electrnicas de un documento electrnico original o de una copia
electrnica autntica, con o sin cambio de formato, debern incluir los metadatos que acrediten su condicin de copia y que se visualicen al consultar el documento.
b) Las copias electrnicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no
electrnico susceptible de digitalizacin, requerirn que el documento haya sido
digitalizado y debern incluir los metadatos que acrediten su condicin de copia
y que se visualicen al consultar el documento.
c) Las copias en soporte papel de documentos electrnicos requerirn que en las
mismas figure la condicin de copia y contendrn un cdigo generado electrnicamente u otro sistema de verificacin, que permitir contrastar la autenticidad
de la copia mediante el acceso a los archivos electrnicos del rgano u Organismo pblico emisor.
d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarn mediante una copia autntica en papel del documento
electrnico que se encuentre en poder de la Administracin o bien mediante una
puesta de manifiesto electrnica conteniendo copia autntica del documento
original.
Finalmente, se puede destacar que del sentido de la ley se desprende la desaparicin de la necesidad de la copia compulsada, puesto que todas las copias electrnicas son copias autnticas y, como indica el artculo 27.2, las copias autnticas
tendrn la misma validez y eficacia que los documentos originales.

5.6. Deben incorporarse metadatos a los documentos convertidos a formatos


electrnicos?
Cada documento convertido a formato electrnico debe incorporar los metadatos
correspondientes para asegurar su validez y permitir su tratamiento automatizado.

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Para ser considerados vlidos, los documentos electrnicos administrativos debern:


a) Contener informacin de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado susceptible de identificacin y tratamiento
diferenciado.
b) Disponer de los datos de identificacin que permitan su individualizacin, sin
perjuicio de su posible incorporacin a un expediente electrnico.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
d) Incorporar los metadatos mnimos exigidos*.
e) Incorporar las firmas electrnicas que correspondan de acuerdo con lo previsto
en la normativa aplicable.
Se considerarn vlidos los documentos electrnicos, que cumpliendo estos requisitos, sean trasladados a un tercero a travs de medios electrnicos. (Art.26.2. Ley
39/2015).
* (De acuerdo con la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos, aprobada por Resolucin de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la
Secretara de Estado para la Funcin Pblica)

5.7. Est obligado el ciudadano a presentar documentos elaborados por las Administraciones Pblicas?
El art. 28 de la ley 39/2015 regula el derecho del interesado a no presentar
documentos elaborados por las Administraciones.
En concreto se seala que los interesados no estarn obligados a aportar documentos que hayan sido elaborados por cualquier Administracin, con independencia de
que la presentacin de los citados documentos tenga carcter preceptivo o facultativo en el procedimiento de que se trate, siempre que el interesado haya expresado su consentimiento a que sean consultados o recabados dichos documentos. Se
presumir que la consulta u obtencin es autorizada por los interesados salvo que
conste en el procedimiento su oposicin expresa o la ley especial aplicable requiera
consentimiento expreso.
En ausencia de oposicin del interesado, las Administraciones Pblicas debern
recabar los documentos electrnicamente a travs de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediacin de datos u otros sistemas electrnicos habilitados al efecto.
Excepcionalmente, si las Administraciones Pblicas no pudieran recabar los citados documentos, podrn solicitar nuevamente al interesado su aportacin.

12

6 Archivo
6.1. Se pueden eliminar los documentos digitalizados?
La eliminacin de los documentos digitalizados deber seguir los procedimientos
previstos en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol y la
normativa especfica sobre Archivos, dado que las Leyes 39/2015 y 40/2015 no establecen una regulacin diferente ni especfica al respecto.

6.2. Se pueden eliminar los originales de los documentos digitalizados?


La disposicin transitoria primera de la Ley 39/2015 seala, en lo que respecta al
archivo de documentos que, el archivo de los documentos correspondientes a procedimientos administrativos ya iniciados antes de la entrada en vigor de la presente
Ley, se regirn por lo dispuesto en la normativa anterior. Siempre que sea posible,
los documentos en papel asociados a procedimientos administrativos finalizados
antes de la entrada en vigor de esta Ley, debern digitalizarse de acuerdo con los
requisitos establecidos en la normativa reguladora aplicable.

6.3. Cuntos archivos electrnicos nicos existirn en las AA.PP.?


En el plazo mximo de octubre de 2018, cada Administracin Pblica mantendr un
archivo electrnico nico de los documentos que correspondan a procedimientos
finalizados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservacin del documento.

6.4. De cuntos archivos electrnicos puede disponer un departamento a los


dos aos de la entrada en vigor de la Ley?
La disposicin transitoria segunda de la Ley 39/2015 seala que mientras no entren
en vigor las previsiones relativas al archivo electrnico nico, en el mbito de la Administracin General del Estado se aplicarn las siguientes reglas:
c) Durante el primer ao, tras la entrada en vigor de la Ley, podrn mantenerse archivos existentes en el momento de la entrada en vigor de esta ley.
d) Durante el segundo ao, tras la entrada en vigor de la Ley, se dispondr como
mximo, de un archivo electrnico por cada Ministerio.

Notificaciones electrnicas

7.1. Cundo las Administraciones Pblicas deben notificar al interesado en formato papel?
Slo en algunos casos. Cuando estn dirigidas a las personas fsicas no obligadas a
relacionarse electrnicamente con las Administraciones de acuerdo con el artculo
14.2 de la Ley 39/2015 o reglamentariamente, debern producirse, adems de por la
va electrnica, en soporte papel.

13

7.2. En qu supuestos pueden las Administraciones practicar las notificaciones


por medios no electrnicos aun cuando los interesados estn obligados a
recibirlas por medios electrnicos?
Las Administraciones podrn practicar las notificaciones por medios no electrnicos en los siguientes supuestos, tal y como recoge el artculo 41 de la Ley 39/2015:
a) Cuando la notificacin se realice con ocasin de la comparecencia espontnea
del interesado o su representante en las oficinas de asistencia en materia de registro y solicite la comunicacin o notificacin personal en ese momento.
b) Cuando para asegurar la eficacia de la actuacin administrativa resulte necesario practicar la notificacin por entrega directa de un empleado pblico de la Administracin notificante.

7.3. Dnde puede el interesado acceder a sus notificaciones?


Dependiendo de las vas que haya implantado la Administracin notificante, los interesados podrn acceder a las notificaciones desde:
a) El Punto de Acceso General (PAG) electrnico de la Administracin, que funcionar como un portal de acceso. (Art. 43. Ley 39/2015).
b) Sede electrnica de la Administracin notificante.
c) Direccin Electrnica Habilitada (DEH), si se trata de un sujeto obligado por el
artculo 14.2 de la Ley 39/2015 o un sujeto no obligado que as lo desee, y si la
Administracin notificante se ha adherido al sistema.
d) Mediante comparecencia espontnea del interesado en las oficinas de asistencia en materia de registro

7.4. Cmo puede la Administracin cumplir con la obligacin de notificar electrnicamente a los sujetos previstos en el artculo 14.2 de la Ley 39/2015?
Tal y como seala el artculo 43 de la Ley 39/2015, las notificaciones por medios
electrnicos se practicarn mediante comparecencia en la sede electrnica de la
Administracin u Organismo actuante, a travs de la direccin electrnica habilitada nica o mediante ambos sistemas, segn disponga cada Administracin u Organismo.

7.5. Hay algn servicio electrnico que facilite al interesado la consulta de sus
documentos electrnicos?
S. La ley, en su artculo 53.a) contempla el derecho del ciudadano a conocer, en
cualquier momento, el estado de la tramitacin de los procedimientos en los que
tengan la condicin de interesados; el sentido del silencio administrativo que corresponda, en caso de que la Administracin no dicte ni notifique resolucin expresa en plazo; el rgano competente para su instruccin, en su caso, y resolucin; y
los actos de trmite dictados. Asimismo, tambin tendrn derecho a acceder y a
obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos.
Para facilitar la consulta, el mismo artculo indica que quienes se relacionen con
las Administraciones Pblicas a travs de medios electrnicos, tendrn derecho a

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consultar esta informacin en el Punto de Acceso General electrnico de la Administracin que funcionar como un portal de acceso.

7.6. La obligatoriedad de incluir metadatos en los documentos electrnicos,


aplica a las notificaciones?
S, ya que las notificaciones tambin son un documento electrnico y les es de aplicacin el el artculo 26.2 de la Ley 39/2015, por el cual, los documentos electrnicos
para ser vlidos deben incorporar los metadatos mnimos obligatorios, lo que implica que toda notificacin electrnica de una resolucin administrativa debe incorporar, a partir del 2 de octubre de 2016, los metadatos mnimos obligatorios.

7.7. Dnde estarn disponibles para el interesado las notificaciones de las Administraciones Pblicas que reciba en formato papel?
Todas las notificaciones que se practiquen en papel deben ser puestas a disposicin del interesado en la Sede Electrnica de la Administracin actuante y en Punto
de Acceso General (PAG), para que pueda acceder al contenido de las mismas de
forma voluntaria (art 42.1 de la Ley 39/2015).

7.8. Es aconsejable la utilizacin de la DEH para las notificaciones a los interesados obligados a relacionarse por medios electrnicos con las administraciones pblicas?
El uso de la Direccin Electrnica Habilitada para la prctica de la notificacin a los
interesados obligados por el artculo 14.2 de la Ley 39/2015, es aconsejable porque
conlleva importantes beneficios para los interesados ya que se centralizan todas
las notificaciones electrnicas en una nica direccin electrnica.

8.

Identificacin y firma electrnica

8.1. Qu sistemas de identificacin electrnica pueden utilizar los interesados


en sus relaciones con las Administraciones Pblicas?
La Ley 39/2015 en sus artculos 9 y 10 establecen que los interesados podrn identificarse y firmar electrnicamente ante las Administraciones Pblicas.
Existen varios, DNI-e, certificado electrnico, etc. El sistema Cl@ve es la herramienta que permite acceder a alguna de estos sistemas de identificacin mencionados,
pero ofrece adems aquellos basados en claves concertadas (Cl@ve PIN y Cl@ave
permanente). Adems el sistema Cl@ve no solo garantiza el cumplimiento de la Ley
39/2015, sino tambin del Reglamento eIDAS relativo a la identificacin de los nacionales de Estados miembros de la Unin Europea.

8.2. Qu sistema de identificacin de los que ofrece Cl@ve se debe utilizar?


Cl@ve dispone de varios sistemas de identificacin con diferentes niveles seguridad. Corresponder al gestor determinar el sistema de identificacin por el que
opta en funcin de los requisitos de la actuacin administrativa.

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Representacin

9.1. Debe haber un Registro Electrnico de Apoderamiento de carcter general?


S. Segn el artculo 6 de la Ley 39/2015, la Administracin General del Estado, las
Comunidades Autnomas y las Entidades Locales dispondrn de un registro electrnico general de apoderamientos, en el que debern inscribirse, al menos, los de
carcter general otorgados apud acta, presencial o electrnicamente, por quien
ostente la condicin de interesado en un procedimiento administrativo a favor de
representante, para actuar en su nombre ante las Administraciones Pblicas. Tambin deber constar el bastanteo realizado del poder.

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