BAB I

Pendahuluan
I.I Latar Belakang
Pentingnya komunikasi dengan manusia adalah suatu hal yang tidak bisa
dipungkiri oleh manusia, begitu juga halnya dengan organisasi. Tidak hanya
pengetahuan dasar tentang komunikasi, pengetahuan dasar tentang organisasi
sebagai suatu lingkungan tertentu yang berstruktur, berkarakteristik, serta memiliki
fungsi tertentu adalah suatu hal yang mendukung kelancaran komunikasi organisasi
Orang yang tertarik untuk bergabung dalam suatu organisasi memilki alasan yang
beragam. Ada yang karena alasan profit, tuntutan profesi, penyebaran ideologi
maupun pemenuhan kebutuhan sosial.
Para psikolog berpendapat bahwa kebutuhan utama manusia dan untuk
menjadi manusia yang sehat secara rohani adalah kebutuhan akan hubungan sosial
yang baik dengan orang-orang lain. Maslow menyebutkan bahwa salah satu dari
empat kebutuhan utama manusia adalah terfasilitasinya kebutuhan sosial untuk
memperoleh rasa aman lewat rasa memiliki dan dimiliki, pergaulan, rasa diterima,
memberi dan menerima persahabatan (Tubbs and Moss, 2000: xii)
Hubungan yang hangat, ramah sangat dipengaruhi kemampuan seseorang
untuk berkomunikasi dengan orang lain. Proses komunikasi yang kita lakukan tiap
hari berfungsi untuk memupuk dan memelihara hubungan kita dengan lingkungan.
Oleh sebab itu ketrampilan berkomunikasi memiliki arti penting dalam kehidupan
organisasi. Bahkan bisa dikatakan, ibarat organisasi adalah tubuh makhluk hidup
maka komunikasi adalah darah yang mengalir dalam tubuh organisasi tersebut.
Littlejohn (2002) menjelaskan bahwa komunikasi berlangsung dalam tingkatan
konteks

yaitu

komunikasi

interpersonal,

komunikasi

kelompok,

komunikasi

organisasi dan yang terakhir komunikasi massa. Pembagian tingkatan komunikasi

tersebut tidak bersifat terpisah satu sama lain. Pada tingkatan yang lebih tinggi,
komunikasi juga mencakup bentuk-bentuk kmunikasi pada tingkatan yang lebih
rendah.
Dengan begitu bisa dipahami bahwa dalam komunikasi organisasi, terdapat
pula komunikasi kelompok dan komunikasi interpersonal yang terjadi di dalamnya.
Selain kedua bentuk komunikasi tersebut, dalam komunikasi organisasi juga
memiliki iklim komunikasi, budaya organisasi serta jenis komunikasi lainnya.
1

I.II Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas bisa diangkat sebuah rumusan masalah;
1. Apa Pengertian Komunikasi ?
2. Apakah Peran Sebuah Komunikasi ?
3. Apa Saja Lambang yang dipakai dalam organisasi?
4. Bagaimana Urutan Proses Komunikasi ?
5. Bagaimana pola Arus Komunikasi ?
6. Apa saja tipe tipe komunikasi ?
7. Apa saja fungsi komunikasi ?
8. Apakah manfaat Teknologi informasi dan komunikasi dalam manajemen ?
9. Apa saja jenis jenis jaringan kerja komunikasi ?
10. Hambatan apa yang ada dalam sebuah komunikasi ?
11. Bagaimana upaya mengatasi hambatan dalam komunikasi ?
I.III Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Menjabarkan Apa Pengertian Komunikasi
2. Menjelaskan peran komunikasi
3. Mengetahui Arti lambang dalam komunikasi
4. Menjabarkan Urutan Proses Komunikasi
5. Menjabarkan pola Arus Komunikasi
6. Menjabarkan tipe tipe komunikasi
7. Menjabarkan fungsi komunikasi
8. Menjabarkan manfaat Teknologi informasi dan komunikasi dalam manajemen
9. Menjabarkan Apa saja jenis jenis jaringan kerja komunikasi
10. Menjabarkan Hambatan apa yang ada dalam sebuah komunikasi
11. Menjabarkan upaya mengatasi hambatan dalam komunikasi

Bab II
Pembahasan
II.I Pengertian Komunikasi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia:
2

Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga
pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak; perhubungan.
Menurut Wikipedia:
Suatu proses di mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan
masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan
lingkungan dan orang lain. Suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide,
gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain
Menurut Onong Cahyana Effendi:
Proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu,
mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun
tidak langsung.
Menurut Raymond Ross:
Proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar
membantu pendengar membangkitkan respons atau makna dari pemikiran yang
serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.
Menurut Everett M. Rogers:
Proses suatu ide dialihkan dari satu sumber kepada satu atau banyak penerima
dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.
Menurut Carl I. Hovland:
Proses yang memungkinkan seseorang menyampaikan rangsangan (biasanya
dengan menggunakan lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain.
Menurut Theodore M. Newcomb:
Transmisi informasi yang terdiri dari rangsangan diskriminatif dari sumber kepada
penerima.
Menurut Bernard Barelson & Garry A. Steiner:
Proses transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan
menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, grafis, angka, dsb.
3

II.II Peran Komunikasi

Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi di suatu organisasi yang
dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada
kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi
untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214). Manajemen
sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang
efektif sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan, pertama,
komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai;
kedua, komunikasi adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian
besar proporsi waktu mereka. Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk
melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada
stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu
dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan
tentang

penugasan

mereka.

Pengarahan

mengharuskan

manejer

untuk

berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi

seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui
interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Sebahagian besar waktu seorang
manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap muka atau melalui media
seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, staf, langganan dsb. Manejer
melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo, surat dan laporanlaporan.
jadi yang dimaksud dengan Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan
penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal
dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang
disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi.
Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan
yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan,
jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi
yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih
kepada anggotanya secara individual.

II.III Lambang lambang Komunikasi

Lambang Komunikasi adalah sesuatu seperti tanda yang menyatakan
sesuatu hal atau mengandung maksud tertentu. Lambang merupakan tanda-tanda
yang dipakai untuk menyampaikan pesan di dalam komunikasi.Dibawah ini
penjabaran dari lambang lambang komunikasi
1. Lambang Gerak: Lambang gerak adalah lambang yang menggunakan
gerakan anggota badan, misalnya muka merah itu tandanya malu atau
marah, menggelengkan kepala itu tandanya tidak setuju, mengangkat
telunjuk tangan yang didekatkan dengan mulut tandanya jangan ribut
dan sebagainya.
2. Lambang Suara: Lambang Suara adalah lambang yang menggunakan
pendengaran (telinga) misalnya mendengarkan radio, Mendegarkan
musik, berteriak, menangis dan sebagainya.
3. Lambang Warna: Lambang warna adalah lambang yang menggunakan
warna-warna, misalnya lampu merah di dalam lalu lintas adalah
merupakan tanda berhenti bagi semua kendaraan, dan warna hijau
tandanya semua kendaraan boleh berjalan.
4. Lambang Gambar: Lambang gambar

adalah

lambang

yang

menggunakan gambar-gambar, misalnya iklan disurat kabar atau

ditelevisi menggunakan gambar yang menarik , gambar lalu lintas
menggunakan gambar-gambar yang mempunyai arti tertentu.
5. Lambang Bahasa: Lambang bahasa adalah lambang

yang

menggunakan bahasa, baik lisan maupun tulisan. Bahasa lisan adalah

bahasa yang dilisankan, diucapkan atau dibunyikan, contohnya
terdengar nada lagu, irama. Sendangkan lambang tertulis adalah
lambang yang ditulis.
6. Lambang Angka: Lambang angka adalah lambang yang menggunakan
angka angka, misalnya alat-alat menghitung , mistar, meteran, kodekode telepon dan sebagainya.
Lambang dalam komunikasi selalu memegang peranan yang sangat penting,
sehingga

manusia

berkat

kemampuan

akalnya,

pengetahuannya

mampu

menciptakan lambang-lambang yang dipergunakan dalam berkomunikasi.

Franklin Fearing, memberi ciri lambang komunikasi menjadi tiga karakteristik, yaitu:
5

a)Lambang dibuat oleh manusia

b)Lambang mempunyai nilai komunikasi, hanya apabila sebelum kegiatan
komunikasi diadakan, komunikator dan komunikan telah mengerti arti lambang
yang dipakai.
c)Lambang dipergunakan dengan maksud untuk mengadakan suatu situasi baru, di
anggap (diharapkan) bahwa komunikator maupun komunikan akan mempunyai
kepentingan bersama.
Kesimpulan dari Franklin Frearing adalah memberikan penegasan, bahwa
penggunaan lambang akan efektif apabila pihak pelaku komunikasi mempergunakan
lambang-lambang yang saling dipahami satu sama lainnya. Lambang-lambang itu
hanya merupakan alat-alat untuk mencapai tujuan tertentu didalam berkomunikasi.
II.IV Runtutan Proses Komunikasi
1.Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide
kepada seseorang dengan harapan

untuk disampaikan

dapat dipahami oleh orang yang menerima

pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan
disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau
non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
a.Informasi
b.Ajakan
c.Rencana kerja
d.Pertanyaan dan sebagainya
2. Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim
pesan
simbol
dapat

membuat
sehingga

kode

atau

pesannya

dipahami oleh orang

lain. Biasanya seorang manajer

menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan,

kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk
mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.
3. Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan
pengumuman,

telepon

dan

lainnya.

Gambar 1: Skema Proses

Komunikasi

Pemilihan media ini dapat dipengaruhi

oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.
4. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka
si penerima pesan

harus dapat mengartikan

simbul/kode dari pesan tersebut,

sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

5. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim
meskipun dalam bentuk kode/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud
oleh pengirim
6. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi

kesan dari penerima

pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim
pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting
bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima
dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh
penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang
disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung
yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan
apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak
Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan
terhadap

perilaku

maupun

ucapan

penerima

menggambarkan perilaku penerima pesan

pesan.

sebagai reaksi

Pemberi
dari pesan

balikan
yang

diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat

menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan
serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.
7. Gangguan

Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi

akan tetapi

mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir
selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau
menghambat

komunikasi

sehingga penerima salah menafsirkan pesan

yang

diterimanya.

II.V

Arus

Komunikasi

dalam organisasi
Dalam
dan

memahami
pola

dalamnya,

organisasi

komunikasi
satu

konsep

di
kritis

adalah arahnya.
Dibawah

ini

adalah

penjelasannya;
1.

Vertical

Communication

(komunikasi tegak) merupakan pengiriman dan

Gambar 2:Komunikasi

penerimaan pesan di antara level sebuah hirarki, ke bawah dan keatas. Horizontal
Communication (komunikasi mendatar) merupakan pengiriman dan penerimaan
pesan di antara individu dalam level yang sama dalam sebuah hirarki.

a.

Downward

Communication

(komunikasi

kebawah)

terutama

mengkomunikasikan pesan dari yang memiliki kekuasaan kepada yang lebih sedikit
kekuasaannya; merupakan model umum komunikasi dalam sebuah organisasi.
Komunikasi ini melibatkan instruksi, anggaran yang disetujui atau tidak, pernyataan
kebijakan, variasi dalam standar prosedur operasi dan mencatat perubahanperubahan lainnya, pengumuman umum, pertemuan,ekspresi tujuan, sasaran, dan
pernyataan misi. Pesan-pesan ini mungkin dapat dikirimkan lewat memo, email,
catatan,dan saluran individu ke grup atau dari individu ke individu; atau mereka
mungkin saja dapat disampaikan tidak langsung melalui orang lain dalam hirarki.
Selama proses pengiriman, pesan asli dapat di edit, ditambah, dikurangi, dijelaskan,
atau bahkan diubah.

Komunikasi kebawah membawa informasi yang berhubungan dengan tugas pada

seseorang yang melakukan tugas tersebut. Ia juga membawa informasi tentang
kebijakan dan prosedur, serta bisa jadi digunakan untuk feedback yang bersifat
motivasional pada karyawan. Komunikasi kebawah terjadi jika manajer atau penyelia
mengirimkan pesan kepada satu orang bawahan atau lebih.
Komunikasi kebawah seringkali berbentuk pemberian instruksi atau penjelasan
bagaimana seorang atasan menginginkan suatu tugas diselesaikan para atasan
mengirimkan informasi mengenai peraturan, kebijakan, dan standar minimum. Para
atasan juga memberikan informasi untuk menilai prestasi bawahan atau memotivasi
seorang bawahan. Komunikasi ke bawah menetapkan suatu organisasi bisnis.
Apabila sebagian besar dalam organisasi dalam bisnis berasal daripuncak (vertikal
ke bawah) dan biasanya berupa instruksi, gaya organisasi cenderung otokrasi.
Apabila sebagian besar komunikasi ke bawah bersifat mendukung dan memiliki
unsur perhatian yang besar terhadap bawahan, rangkasian sifat akan lebih bersifat
mendukung. Komunikasi seperti itu akan mendorong pembentukan kolaborasi
antara pimpinan dan pegawai. Lebih jauh lagi, komuniaksi akan mendorong
rangkaian penuh komunikasi ke atas.
b. Upward Communication (komunikasi keatas) merupakan suatu kondisi yang
mungkin

lebih

penting

dari

downward

communication.

Saluran

upward

communication membawa data dari pelanggan mengenai produksi barang dan

pelayanan, dan segala kebutuhan yang diperlukan untuk operasi organisasi dari hari
ke hari. Keterangan ini dapat digunakan bila orang-orang yang berada di level atas
di suatu organisasi adalah orang-orang yang memiliki keterampilan mendengar,
mengumpulkan feedback dan dapat dipercaya. Bila tidak ada komitmen untuk
melakukan pendekatan-pendekatan seperti ini maka akan terjadi culture of silence
atau budaya diam dan atau culture of silos yang mungkin berlaku, yang akan
membawa konsekuensi dampak yang serius untuk organisasi- dengan tanpa
peringatan awal untuk menanggulangi bencana, ini mungkin akan membawa krisis
yang besar. Dalam beberapa situasi, tidak ada berita merupakan berita yang sangat
buruk, dan berita buruk adalah tiada berita; staff pada level bawah akan segan untuk
memberikan berita buruk, yang mungkin vital bagi kehidupan organisasi, bila tidak

didengar, lebih parahnya dapat memancing kritik- sebuah budaya shoot the
messenger .
Upward communication dapat pula menjadi sumber subur ide-ide baru dan
penyelesaian masalah yang kreatif, terutama karena orang-orang di bagian bawah
hirarki dekat dengan masalah-masalah spesifik dan dapat lebih waspada kepada
solusi praktis daripada orang-orang yang berada di puncak hirarki. Komunikasi
keatas

membawa

informasi
bawah

dari

ke

tingkat

tingkat

atas

organisasi. Informasi itu

mungkin

concern

pada

aktivitas lingkungan luar

atau internal pada tingkat
bawah organisasi.
Para pimpinan organisasi
menerima feedback tentang efektifitas
keputusan

yang

telah

diambilnya.

Gambar 3: Komunikasi
Horizontal

Anggota tingkat bawah mempunyai kesempatan untuk menginformasikan dan

mengajukan keluhan, dan memberikan saran untuk pengembangan. Komunikasi
keatas terjadi jika pesan mengalir dari bawahan ke manajer atau atasan. Para
pegawai harus melaporkan kemajuan mereka dalam penyelesaian tugas-tugas; jika
ada, tugas-tugas apa yang menyebabkan masalah bagi mereka; saran-saran bagi
peningkatan produk atau peningkatan prosedur; dan yang terpenting adalah
perasaan mereka mengenai bagaiaman asegala sesuatu berjalan. Komunikasi
keatas merupaakan hal yang penting- para manajer memerlukan umpan balik yang
akurat mengenai pesan-pesan mereka apakah telah dipahami atau bagaimana
keputusan-keputusan tersebut diterima setelah masalah-masalah apa yang
dikembangkan.2. Lateral atau horizontal communication mengambil tempat satu
level dalam organisasi. Sebagai contoh, di dalam tim, diantara kepala departemen
dan diantara pengkoordiansi dan peranan penghubung. Terkadang, semakin cepat
dan semakin efektif sebuah pesan terkirim secara horizontal daripada upward
maupun downward.
10

Horizontal communication yang bagus sering menghalangi persaingan, perilaku

teritorial, dan spesialisasi fungsi pekerjaan yang berlebihan, yang dapat semakin
mempertegas batas in group/out group, penggunaan jargon ataupun meniadakan
kode-kode dan keseganan untuk membagi informasi.
Komunikasi lateral atau horisontal terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan
departemen harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan kerja mereka.
Karena jalur otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi lateral ini lebih cepat
daripada komunikasi ke atas atau ke bawah secara hirarkis. Komunikasi horisontal
terjadi antara orang-orang yang pada tingkat yang sama atau orang-orang yang
pada tingkat yang berhubungan pada divisi yang berbeda dalam suatu organisasi.
Komunikasi

horisontal

yang

efektif

dapat

membantu

orang-orang

untuk

mengkoordinasikan proyek menyelesaikan masalah, memberikan pemeriksaan

informasi, memecahkan konflik-konflik dan membuka jalan bagi terciptanya
hubungan-hubungan bisnis. Seringkali komunikasi horisontal terhalang karena
kecemburuan, hambatan spesialisasi teknis, atau lokasi yang terpisah dan terlalu
banyak arus informasi yang diterima pegawai untuk memproses data secara tepat.
Sebagi contoh, orang-orang pada suatu unit mungkin merasa bahwa mereka
bersaing dengan staf produksi untuk semua jenis rembesan bonus, informasi,
posisi baru, dan sebagainyap dan mungkin berupaya membatasi jumlah informasi
yang dibagikan . oleh karena itu manajer yang berwawasan luas akan menciptakan
suatu lingkungan yang lebih menghargai suatu bentuk kerjasama daripada
persaingan jadi. Mereka berupaaya meningkatkan lingkungan komunikasi seluruh
organisasi. Pengenalan dan penghargaan terhadap suatu kelompok-suatu timpegawai adalah satu cara untuk mendorong rasa jiwa kerja sama.
3. Komunikasi diagonal atau komunikasi silang (cross communication) adalah
komunikasi antara pimpinan seksi dengan pegawai seksi lain. Komunikasi ini
merupakan komunikasi yang memotong jalur vertikal dan horizontal. Sebagai
contoh, anggota staf junior dapat langsung pergi ke atasannya ,dan telepon, email
atau mengunjungi tekhnikal senior di area lain untuk mendapatkan informasi.
Beberapa penelitian mengatakan bahwa dalam organisasi yang memiliki low
performing, komunikasi diagonal digunakan oleh staf untuk mencari informasi dalam
11

permintaan pantas keberadaan

prosedur

kerja,

orgainisasi

ketika

high

dalam

performing

komunikasi diagonal digunakan

staf

unutk

menyelesaikan

masalah kerja yang sulit dan

kompleks.

Ketika

komunikasi

diagonal

menjadi

fleksibilitas-

sebagai

tanda
contoh,

dalam organisasi organik- ini jelas sekali dapat

Gambar 4:Komunikasi

menyebabkan masalah bahkan lebih ekstrimnya lagi menyebabkan kerusuhan

(chaos).

II.VI Tipe-tipe Komunikasi

Secara umum, tipe komunikasi dapat dibedakan atas komunikasi formal dan
komunikasi informal. Komunikasi formal salurannya ditentukan oleh struktur yang
telah direncanakan yang tidak dapat dipungkiri oleh organisasi. Sedangkan
komunikasi informal tidaklah direncanakan dan biasanya tidaklah mengikuti struktur
formal organisasi, tetapi timbul dari interaksi sosial yang wajar di antara anggota
organisasi. Yang termasuk komunikasi informal ini adalah berita-berita dari mulut ke
mulut mengenai diri seseorang, pimpinan, maupun mengenai organisasi yang
biasanya bersifat rahasia.
A. Komunikasi formal
Bila pesan mengalir melalui jalur resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi
organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan itu berada dalam jalur komunikasi
formal. Adapun fungsi penting sistem komunikasi formal menurut Liliweri (1997: 294)
adalah sebagai berikut:
1. Komunikasi formal terbentuk sebagai fasilitas untuk mengkoordinir kegiatan,
pembagian kerja dalam organisasi.
2. Hubungan formal secara langsung hanya meliputi hubungan antara atasan
dengan bawahan. Komunikasi langusng seperti ini memungkinkan dua pihak
berpartisipasi umpan balik dengan cepat.
3. Komunikasi formal memungkinkan anggota dapat mengurangi atau menekan
waktu yang akan terbuang, atau kejenuhan produksi, mengeliminir ketidaktentuan
12

operasi

pekerjaan,

termasuk

tumpang

tindihnya

tugas

dan

fungsi,

serta

pembaharuan menyeluruh yang berdampak pada efektivitas dan efesiensi.

4. Komunikasi formal menekankan terutama pada dukungan yang penuh dan kuat
dari kekuasaan melalui struktur dan hierarkis.
B.Komunikasi informal
Menurut Pace & Faules (2001: 199) bila anggota organisasi berkomunikasi
dengan yang lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi,
pengarahan arus informasi bersifat pribadi, disebut jaringan komunikasi informal.
Pengertian tersebut mengisyaratkan ada dua faktor dalam jaringan komunikasi
informal, yaitu sifat hubungan atau format interaksi dan arah aliran informasi. Untuk
sifat hubungan adalah hubungan pribadi yang termasuk hubungan antar persona,
dan arah aliran informasi bersifat pribaid yang muncul dari interaksi di atnara orangorang dan mengalir ke seluruh organisasi tanpa dapat diperkirakan, dikenal dengan
desas-desus (grapevine) atau kabar angin.
Salah satu ciri komunikasi organisasi yang paling nyata adalah konsep
hubungan, Goldbaher (1979) mendefinisikan organisasi sebagai sebuah jaringan
hubungan yang saling bergantung (Pace & Faules, 2001: 201). Bila sesuatu salingbergantung, ini berarti bahwa hal-hal tersebut saling mempengaruhi satu sama
lainnya. Pola dan sifat hubungan dalam organisasi dapat ditentukan oleh struktur
atau hubungan posisional dan hubungan antar persona dimana individu-individu
dalam organisasi bertindak di luar struktur peranan sehingga menciptakan jalinan
komunikasi informal.
Bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud, yang meliputi antara lain :
1. Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk
berhubungan dengan orang lain.
2. Perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh

yang

monoton

atau

membosankan.
3. Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain.
4. Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak
disediakan saluran-saluran komunikasi formal.
Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah grapevine
(mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi dari desas-desus, kabar angin
atau slentingan). Sistem komunikasi grapevine cenderung dianggap merusak
atau merugikan, karena tidak jarang terjadi penyebaran informasinya tidak tepat,
tidak lengkap dan menyimpang.
13

Di lain pihak, komunikasi grapevine mempunyai peranan fungsional

sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Banyak penelitian yang
membuktikan bahwa komunikasi grapevine lebih cepat, lebih akurat dan lebih
efektif dalam menyalurkan informasi.

II.VII Fungsi Komunikasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial,
komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi,
yaitu:
a)Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi
(information-processing system).

Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu

organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan
tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan
oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.
Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat
suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam
organisasi.

Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang

jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
b)Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam
suatu organisasi.

Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang

berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

yang

Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka
memiliki

disampaikan.
memberikan

kewenangan

untuk

mengendalikan

semua

informasi

yang

Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk

instruksi

atau

perintah,

sehingga

dalam

struktur

organisasi

kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya

perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

Namun demikian,

sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

a.

Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.

b.

Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.

14

c.

Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus

sebagai pribadi.
d.

Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan. Berkaitan dengan pesan

atau message.

Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.

Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan

yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
c) Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.

Adanya kenyataan ini,

maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada
memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan
akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
d) Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran
komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter,
buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti
perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga
ataupun kegiatan darmawisata.

Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan

keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap
organisasi.
II.VIII Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Sistem Informasi Manajemen
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin canggih
memberikan peluang bagi dunia pendidikan untuk terus meningkatkan kualitas serta
mencapai tujuan pendidikan. Teknologi komunikasi dan informasi merupakan sarana
yang dapat digunakan untuk

mengumpulkan atau menyediakan informasi yang

dibutuhkan organisasi dengan akurat dan tanpa menghabiskan banyak waktu

sehingga lebih mempercepat kinerja organisasi. Sedangkan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) berguna bagi organisasi dalam menyediakan informasi-informasi
yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan oleh pimpinan dalam
pengambilan keputusan.
15

Maka pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam sistem informasi

manajemen akan mendukung aliran informasi berjalan dengan cepat dan akurat.
Kemudahan yang ada ini akan mengakibatkan SIM(Sistem Informasi Manajemen)
menjadi lebih efisien.
Contoh adanya sistem informasi akademik (SIAKAD) online yang telah diterapkan di
banyak Perguruan Tinggi sangat membantu manajer, orang tua, peserta didik
maupun karyawan (dosen, TU, dsb) dalam mengakses informasi sehubungan
dengan informasi yang dibutuhkan mengenai akademik. Manajer dapat mengambil
keputusan berdasarkan SIAKAD misalnya mengenai perkembangan rata-rata nilai
mahasiswa. Ketika terjadi penurunan maka manajer dapat mengevaluasi penyebabpenyebabnya sehingga ia dapat mengambil keputusan untuk memperbaiki
kelemahan yang ada. Bagi orang tua, mereka dapat melihat perkembangan dan
mendapatkan informasi mengenai kemajuan belajar anaknya setiap saat. Bagi
peserta didik memperoleh kemudahan informasi mengenai perkuliahan. Dan bagi
karyawan memudahkan pekerjaan mereka baik dalam input nilai maupun
penyimpanan data-data nilai.

II.IX JENIS JENIS JARINGAN KERJA KOMUNIKASI

Jaringan kerja komunikasi pada umumnya di identifikasikan sesuai bentuk
sususan unsur-unsurnya,berbagai jenis jaringan kerja komunikasi telah di teliti
pengaruhnya terhadap produktivitasnya,berikut di bawah ini akan dibahas empar
jenis jaringan kerja komunikasi yang banyak dijumpai dalam setiap organisasi yaitu
(1) jaringan kerja rantai (chain)(2)jaringan kerja lingkaran(circle)(3) jaringan kerja
roda dan (4) jaringan kerja saluran di bawah ini emperlihatkan keempat jenis jenis
jarngan komunikasi diatas

16

Gambar 5:Sistem
Jaringan Komunikasi

kerja komunikasi diatas di urutkan berdasarkan jumlah perantara komunikasi yang

terjadi,jariingan kerja ranti merupakan jaringan kerja yang mempunyai jumlah
perantra komunikasi yang terbanyak ,sedangkan yang terkecil adalah pada jaringan
kerja saluran total
a)Jaringan Kerja Rantai
Jaringan kerja komunikasi yang berbentuk rantai merupakan sistem
komunikasi birokratik seperti pada umumnya yang mengikuti suatu pola komunikasi
formal.komunikasi berlangsung melalui

saluran yang sudah tertentu mengikuti

sistem hirariki organisasi secara ketat.jika karyawan A ingin beromunikasi dengan E

maka terlebih dahulu harus melalui B,C dan D secara berurutan ,demikian halnya
jika e menjawab atau menanggapi a,dia harus melalui D,C dan B secara berurutan
pula,jadi A tidak dapat langsung berkomunikasi dengan E
b)Jaringan Kerja Lingkaran
Seperti diperlihatkan dalam gambar tadi,jaringan kerja komunikasi
lingkaran hanya merupakan penyambungan mata rantai awal dan akhir jaringan
kerja komunikasi rantai,jumlah saluran yang harus dilewati karyawan a menjadi lebih
pendek,karena sekarang dia dapat langsung berkounikasi dengan E tanpa harus
melewati B,C dan D seperti yang terjadi pada jaringan komunikasi rantai,Demikian
pula jika A ingin berkomunikasi dengan D,cukup hanya melewati B dan C atau E
saja.
17

c)Jaringan Kerja Roda

Jaringa komunikasi yang berbentuk roda sanga berbeda dengan rantai
karena dalam jarinan kerja komunikasi ini tingkatan hirarki organisasi dikurangi,jika E
ingin berkomunikasi dengan D dia hanya cukup melalui A saja.Demikian halnya
anggota lain dalam kkelompok ini,cukup hanya melalui A saja untuk berkomunikasii
dengan anaggota anggota lain.jaringan kerja komunikasiroda ini dapat di terapkan
pada organisasi besar dengan membentuk suatu bagian sebagai pusat komunikasi
yang mengendalikan jaringan kerja komunikasinya.
d)Jaringan Kerja Saluran Total
Berlainan dengan ketiga jaringan komunikasi dia atas ,jaringan kerja
komunikasi saluran total mejamin terjadinya komunikasi diantara setiap anggota
kelompok .setiap anggota kelompok dapat secara langsung berkomunikasi dengan
anggota anggota lain tanpa harus melalui perantara ini menunjukan bahwa dalam
bekerja tidak ada tinkatan hirarkkis dan setiap anggota tidak merasa dibatasi oleh
aluran yang boleh atau tidak boleh digunakan dalam berkomuniaksi dengan anggota
lain .jaringan kerja

komunikasi lingkaran ini mencerminkan suatu lingkungan

kelompok rekan kerja dan sistem manajemen partisipatik.

e)Keburukan Dan Kelemahan Masing Masing Jaringan Komunikasi
Masing-masing pola untuk jaringan kerja komunikasi mempunyai
kebaikan dan kelemahan tertentu dalam penggunaannya .sebagai contoh jaringan
kerja komunikasi lingkaran bersifat sangat luwes dalam penggunaan ,tetapi sangat
lamban dalam hal kecepatanya sedangkan jaringan kerja komunikasi roda
mempunyai kecepatan yang tinggi dalam pelaksanaanya ,tetapi lambat atau sulit
dalam

menyesuaikan

diri

terhadap

perunahan

perubahan

pekerjaan

atau

tugas.kadang-kadang jjaringan koomunikasi didalam organisasi menjadi sedemikian

kompleks sehingga tidak konsisten dengan hasil kesimpulan yang diperoleh dalam
studi laboratoris pola-pola komunikasi sederhana yang hanya terdiri dari lima unit
dimuka .kesimpulan umum yang biasnya dicapai ialah bahwa tujuan organisasi
sebagiknya melalui penggunaan berbagai kombinasi jaringan kerja dan media
komunikasi daripada hanya satu jaringan kerja saja dengan cara ini,kebaikan dari

18

masing-masing jaringan kerja komunikasi dapat tetap dipertahankan,sedangkan

kelemahanya diharapkan dapat diatasi.

II.X Hambatan dalam komunikasi

Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu
kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang
disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan
atau receiver.
Menurut

Ron

Ludlow

&

Fergus

Panton,

ada

hambatan-hambatan

yang

menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu adalah:

1. Status effect
Adanya

perbedaaan

pengaruh

status

sosial

yang

dimiliki

setiap

manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk
dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak
dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.
2.Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator
sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi
kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan
gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam
penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran
(misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi
(miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran
seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi
keledai dan lain-lain.
3. Perceptual distorsion
Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan
yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang
sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi
dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.
4. Cultural Differences
19

Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan,

agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras,
dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti
berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata jangan dalam bahasa Indonesia artinya
tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan
berupa sup.
5. Physical Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses
berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan,
suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.
6. Poor choice of communication channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam
melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan
telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang
kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga
informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
7. No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada
receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi
adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer
menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam
penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau
respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.

II.XI Upaya Dalam Mengatasi Hambatan komunikasi

Ada beberapa cara untuk mengatasi hambatan komunikasi, antara lain;
1. Gunakan umpan balik (feedback), setiap orang yang berbicara memperhatikan
umpan balik yang diberikan lawan bicaranya baik bahasa verbal maupun non verbal,
kemudian memberikan penafsiran terhadap umpan balik itu secara benar.

20

2. Pahami perbedaan individu atau kompleksitas individu dengan baik. Setiap

individu merupakan pribadi yang khas yang berbeda baik dari latar belakang
psikologis, sosial, ekonomi, budaya dan pendidikan. Dengan memahami, seseorang
dapat menggunakan taktik yang tepat dalam berkomunikasi.
3. Gunakan komunikasi langsung (face to face), Komunikasi langsung,dapat
mengatasi hambatan komunikasi karena sifatnya lebih persuasif. Komunikator dapat
memadukan bahasa verbal dan bahasa non verbal. Disamping kata-kata yang
selektif dapat pula digunakan kontak mata,mimik wajah, bahasa tubuh lainnya dan
juga meta-language (isyarat
diluar bahasa) yang membuat komunikasi lebih berdaya guna.
4. Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah. Kosa kata yang digunakan
hendaknya dapat dimengerti dan dipahami jangan menggunakan istilah-istilah yang
sukar dimengerti pendengar. Gunakan pola kalimat sederhana (kanonik) karena
kalimat yang mengandung banyak anak kalimat membuat pesan sulit dimengerti.

21

BAB III
Penutup
Kesimpulan
Komunikasi

hanya

dapat

dilakukan

jika

ada

komunikstor

dan

komunikan.Komunikasi hanya sebagai alat untuk menyampaikan informasi.

Komunikasi harus dapat dipahami oleh sipenerima atau komunikan sehingga ada
reaksi yang ditimbulkan oleh komunikasi itu, atau disebut dengan feedback (action).
Komunikasi hanya dapat berjalan dengan baik jika berkomunikasi mempunyai latar
belakang dan tujuan yang sama. Sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar
dan efektif.
Perlu diingat !
Tanpa komunikasi yang baik proses manajemen tidak akan terlaksana. Komunikasi
yang efektif artinya jika komunikan (sipenerima ) mengerti dan melaksanakan reaksi
(action) atau menjalankan tugas-tugas sesuai dengan pesan yang diberikan leh
komuikatornya. Dan ada feedbacknya (reaksi yang ditimbulkan oleh komunikasi itu)

Saran
Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari kata sempurna, kedepannya penulis
akan lebih fokus dan detail dalam menjelaskan tentang makalah diatas komunikasi dalam
manajemen dengan dumber-sumber yang lebih banyak dan tentunya dapat dipertanggung
jawabkan. Penulis sangat membutuhkan kritik dan saran untuk memperbaiki penulisan
selanjutnya.

22