Evolucin de los sistemas de Aadministracin de Proyectos

La implantacin de sistemas de Aadministracin de Proyectos en la organizacin ocurre en fases

incrementales, es decir, es una disciplina que se va adquiriendo con la implantacin de procesos, con el
uso de herramientas y con la definicin de una cultura.
Existen diferentes modelos de la evolucin de acuerdo a los estudios realizados, uno de ellos es el Modelo
de tres fases definido en conjunto por el Software Engineering Institute y el Project Management
Institute.
A continuacin se presentan las fases y las actividades que se realizan en la evolucin:

Fase 1: Uso Ad Hoc

Inicio por un individuo o departamento:

En esta etapa un individuo o departamento hace conciencia de que los proyectos no se estn realizando
de manera adecuada y decide realizar acciones que permitan un mejor cumplimiento. En ocasiones se
obtienen productos finales adecuados pero en tiempos excesivos o fuera de los presupuestos establecidos.

Uso de una o ms herramientas bsicas de la Administracin de Proyectos:

El individuo o departamento inicia tomando acciones individuales como el uso de procedimientos formales,
la aplicacin de metodologas, el uso de herramientas computacionales o la capacitacin en disciplinas
administrativas

La alta administracin no participa (o muy poco) en la decisin de usar herramientas :

La alta administracin no visualiza aun la cultura orientada a proyectos como una necesidad prioritaria y
solamente apoya las iniciativas individuales

En algunos casos el intento puede fallar por la falta de coordinacin entre le proyecto y los recursos

Fase 2: Aplicacin formal (De 2 a 5 aos)

En esta etapa, la alta administracin ha creado conciencia en la necesidad de orientar sus actividades
hacia la estructura por proyectos y decide hacer inversiones y esfuerzos para lograrlo, algunas
caractersticas de esta formalizacin son:

Se reconoce la existencia de barreras para el xito del proyecto

Se reconoce la necesidad de entrenamiento en Administracin de Proyectos en cada nivel

administrativo

Existe una constante atencin al l producto final y al tiempo del proyecto

La alta administracin se interesa en la Administracin de Proyectos e invierte en herramientas y

motiva a sus empleados a tomar este nuevo enfoque

Se enfatiza el control de calidad como medida de xito en el proyecto

Se utiliza el concepto de cliente del proyecto, para atender en forma precisa sus requerimientos

Se utiliza el concepto de cliente del proyecto

El administrador del proyecto asume mayor control y dedica sus esfuerzos a la administracin y
control

Un grupo especializado estudia como convertir la organizacin a una estructura matricial para
desarrollar proyectos en toda la organizacin

La alta administracin no participa an en la seleccin y priorizacin del proyecto

Fase 3: Organizacin orientada a Proyectos (De 5 a 10 aos)

En esta fase se evidencia una clara orientacin por proyectos en el que se obtienen resultados rentables,
se han apreciado los beneficios y se involucra a toda la organizacin en la disciplina. Sus caractersticas
son:

La alta administracin toma un papel importante en:

La definicin de estrategias para el desarrollo de proyectos

El desarrollo de un portafolio balanceado de proyectos en cuanto a la inversin, el riesgo y los

beneficios que se obtendrn para el logro de las estrategias

El establecimiento de prioridades de proyectos de acuerdo al cumplimiento de las metas de la

organizacin

La administracin de proyectos es parte de la cultura organizacional

La empresa adopta una estructura organizacional orientada a la matriz por proyectos

Se hace un balance de recursos segn las prioridades de los proyectos

Se establece un estricto control financiero en cada uno de los proyectos

Se utilizan manuales de polticas y entrenamiento a los participantes en cada fase del proyecto

Se implanta un proceso de auditoria en la conclusin de proyectos

Enfoque actual
Actualmente, las organizaciones se enfocan al desarrollo de un proceso de Administracin de Proyectos
integrado que enfoque:

El esfuerzo de la organizacin hacia los proyectos enfocados al plan estratgico de la organizacin

El uso de herramientas y tcnicas de la Administracin de Proyectos para instrumentar los

procesos

La generacin de habilidades interpersonales necesarias para el xito de los proyectos

reas de integracin a las que se orienta la Administracin de Proyectos:

Las reas en las que se desarrollan los esfuerzos, estn orientadas hacia la ciencia y el arte de la
administracin de proyectos, siendo estas, la bsqueda del desarrollo de proyectos valiosos para la
organizacin y la integracin de los mtodos y procedimientos que permitan el desarrollo rentable de
soluciones.
Las reas en las que deben realizarse los esfuerzos se dividen en:
1. Integracin de los proyectos con el plan estratgico de la organizacin

La interrelacin entre los diferentes grupos de administradores para decidir y priorizar los proyectos
que se desarrollarn

El establecimiento de estrategias diseadas para las necesidades de los clientes

La implantacin de las estrategias a travs de proyectos mediante:

La priorizacin de proyectos

La asignacin de los recursos escasos a los proyectos adecuados

2. Integracin del proceso de Administracin de Proyectos

a. Aspectos tcnicos del proceso

Informacin formal del proceso a cada stakeholder

Planeacin, calendarizacin y control en cada proyecto

b. Aspectos socioculturales del proceso

Corresponde a la etapa de implantacin en la que se hace conciencia de los beneficios del

producto final

Combinacin de talentos de diferentes reas en una estructura matricial para lograr el xito del
proyecto

Administracin de la interfase con el medio ambiente como una responsabilidad del administrador
de proyectos

El administrador debe balancear su atencin a ambas dimensiones del proceso