Manual de Compras y Contratacion

Manual de Compras
y Contratacin
Versin 1.0 - 17/02/2014
TABLA DE CONTENIDO
Manual de Compras
y Contratacin
PARTE I: DISPOSICIONES GENERALES

1. Introduccin ...........6
2. Alcance .........6
3. Reserva ..........6
4. Roles y responsabilidades..................6
5. Comit de Contratacin ........9
PARTE II - PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN
1. Definicin de la necesidad .........11
2. Presupuesto ...........11
3. Atribuciones................11
4. rea encargada de la negociacin y contratacin ......12
5. Procedimientos de contratacin segn la cuanta del negocio ........12
5.1. Procedimiento de superior cuanta .......13
5.1.1. Etapa precontractual ..................................... ..13
5.1.1.1.Seleccin del proveedor ................................................................................13
5.1.1.2.Invitacin a cotizar .14
5.1.1.3.Evaluacin de las propuestas ..15
5.1.1.4.Adjudicacin 15
5.1.2. Etapa de formalizacin contractual .......15
5.2. Procedimiento de mayor cuanta ..........16
5.2.1. Etapa precontractual ........................................16
5.2.1.1.Seleccin del proveedor ................................................................................16
5.2.1.2.Invitacin a cotizar .16
5.2.1.3.Evaluacin de las propuestas ...16
5.2.1.4.Adjudicacin .......16
5.2.2. Etapa de formalizacin contractual .......17
5.3. Procedimiento de menor cuanta .......17
5.3.1. Etapa precontractual .....................................17
5.3.1.1.Seleccin de proveedor .................................................................................17
5.3.1.2.Invitacin a cotizar ............17
5.3.1.3.Evaluacin de las propuestas ............17
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5.3.1.4.Adjudicacin .............17
5.3.2. Etapa de formalizacin contractual....17
5.4 Procedimiento de mnima cuanta .........18
5.4.1 Etapa precontractual .........................................18
5.4.1.1.Seleccin de proveedor .................................................................................18
5.4.1.2.Invitacin a cotizar ...............18
5.4.1.3.Evaluacin de la propuesta ................18
5.4.1.4.Adjudicacin .......... ...18
5.4.2. Etapa de formalizacin contractual 18
6. Procedimiento especiales de compras ....................................................................18
6.1. Compras especiales .......18
6.2. Compras urgentes ..........19
7. Procedimientos generales de compras.........19
7.1. Etapa de ejecucin contractual...22
7.1.1. Interventora del contrato.....22
7.1.2. Evaluacin del desempeo......22
7.1.3. Modificaciones contractuales...23
7.1.4. Cierre contractual......................23
PARTE III - REGLAS ESPECIALES DE CONTRATACIN
1. Aspectos financieros del contrato ........25
1.1. Rgimen tributario, aduanero y cambiario.....25
1.2. Estipulacin de la moneda del contrato ....25
1.3. Anticipos .......26
1.4. Plizas y garantas ...26
2. Prestacin de servicios con personal extranjero.........27
PARTE IV - OBLIGATORIEDAD Y VIGENCIA DEL MANUAL

1. Obligatoriedad ............29
2. Vigencias y derogatorias del presente Manual de Compras y Contratacin..............29
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LISTADO DE ANEXOS
Anexo 1 Polticas de compras y contratacin.......31
Anexo 2 Atribuciones.....37
Anexo 3 Procedimiento para la delegacin de funciones ...38
Anexo 4 Trminos y condiciones.....39
Anexo 5 Plizas y garantas.........47
Anexo 6 Consideraciones para la evaluacin de contratos segn NIIF.48
Anexo 7 Formato de evaluacin de desempeo de proveedores. ........50
Anexo 8 Contenido mnimo de los contratos.....51
Anexo 9 Suministro de servicios en las instalaciones de Celsia......56
Anexo 10 Poltica de pagos..57
Anexo 11 Procedimiento de compras.....59
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1. INTRODUCCIN
El presente Manual contiene las normas y polticas de obligatorio cumplimiento en los procesos de adquisicin de bienes y servicios de Celsia S.A. E.S.P., Zona Franca Celsia S.A.
E.S.P. y Colener S.A.S. (en adelante Celsia o la compaa).
Las disposiciones contenidas en este Manual son complementarias al Cdigo de Conducta Empresarial y a la Poltica Antifraude de Celsia. Por lo tanto, estos documentos son de
obligatorio cumplimiento por parte de los colaboradores de Celsia y de los proveedores de
bienes y servicios.
2. ALCANCE
El Manual con sus normas, polticas y procedimientos de contratacin se aplicar en todos
los procesos de adquisicin de bienes y servicios que se adelanten con proveedores cuyo
destinatario sea Celsia.
Para efectos de este Manual el trmino proveedores se entender de manera genrica,
comprendiendo a aquellos que presten sus servicios o suministren bienes en las instalaciones de Celsia (contratistas) o los que lo realizan por fuera de estas.
Dentro del alcance de este Manual no se consideran los contratos de asociacin a riesgo
compartido u otros de colaboracin empresarial. Asimismo, no aplica para contratos laborales ni para contratos celebrados para la obtencin de permisos, licencias y derechos
asociados a proyectos de expansin y los relacionados con fusiones y adquisiciones.
3. RESERVA
Todas las disposiciones y documentos relacionados con los procesos de compras y contratacin de Celsia sern reservados y, solo por decisin de la compaa, estos podrn ser
revelados.
4. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Los siguientes son los roles y responsabilidades de las diferentes reas que participan en
el proceso de adquisiciones:
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Del rea solicitante frente al proceso:

a) Definir la necesidad de adquisicin de un bien o servicio y comunicarlo al rea de Adquisiciones y Logstica.
b) Verificar que el requerimiento cuente con disponibilidad presupuestal o, en su defecto,
con la aprobacin del nivel jerrquico respectivo.
c) Definir los requerimientos tcnicos del bien y/o servicio a contratar.
d) Preparar los anexos tcnicos y operativos para la elaboracin de la invitacin a cotizar,
cuando sea requerido, de conformidad con el procedimiento de contratacin.
e) Registrar en el sistema de informacin SAP el requerimiento del bien y/o servicio a contratar (solicitud de pedido).
f) Asistir al Comit de Expertos en los casos que sea necesario de acuerdo con la citacin
del rea de Adquisiciones y Logstica, con la intencin de soportar y explicar cualquier
duda en relacin con el servicio que se aspira adquirir.
g) Participar en la definicin de las garantas requeridas.
h) Analizar y calificar las propuestas y emitir su aprobacin sobre las condiciones tcnicas
de la peticin de ofertas en el sistema de informacin SAP.
i) Participar en los procesos de contratacin cuando el procedimiento de compra lo requiera.
j) Verificar que las caractersticas del bien o servicio recibido correspondan con el pedido.
Elaborar y aprobar en el sistema de informacin SAP la hoja de entrada.
k) Administrar las compras, los contratos celebrados con sus proveedores, las garantas
y la correspondencia con el proveedor, entendiendo por administrar, realizar, coordinar y
controlar todas las actividades tendientes al desarrollo de las compras, as como su seguimiento, de acuerdo con las condiciones acordadas y los procedimientos establecidos
en este Manual.
l) Evaluar al proveedor durante la ejecucin del contrato de acuerdo con los lineamientos
establecidos por el rea de Adquisiciones y Logstica para este fin.
Del rea de Adquisiciones y Logstica:
a) Buscar posibles proveedores en el mercado y referenciarse con la informacin de proveedores existentes.
b) Verificar si el proveedor est en la lista de las Naciones Unidas, lista Clinton expedida
por la OFAC (Office of Foreing Assels Control) o cualquier otra lista o medida relacionada
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con la prevencin de lavado de activos.

c) Realizar el respectivo anlisis de la situacin financiera de los proveedores junto con las
diferentes reas de la Vicepresidencia Financiera o a quien esta delegue.
d) Realizar el proceso de vinculacin, aprobacin y registro de proveedores.
e) Mantener actualizada la informacin bsica de los proveedores.
f) Dirigir la negociacin con el proveedor, conforme con las normas y polticas establecidas
en el presente Manual.
g) Elaborar los documentos que le correspondan, considerando el proceso de compras
definido en el presente Manual.
h) Elaborar la peticin de oferta al proveedor en el sistema de informacin SAP donde se
adjuntan todos los documentos requeridos para el proceso de compras de acuerdo con
lo estipulado en este Manual.
i) Recibir los documentos provenientes de los proveedores invitados.
j) En los casos en que se requiera la participacin del Comit de Expertos, coordinar la
deliberacin y emisin de la recomendacin sobre la compra.
k) Convocar al Comit de Contratacin conforme con lo definido en este Manual.
l) Con el rea de apoyo correspondiente, deber identificar cada uno de los requisitos
contables, operativos, legales, cambiarios, tributarios, aduaneros que deben cumplir las
negociaciones.
m) Coordinar con el rea solicitante, la Direccin Jurdica y el rea de Riesgos y Seguros
la elaboracin de los documentos de la formalizacin de la compra de acuerdo con lo
definido en este Manual.
n) Analizar y calificar las propuestas y emitir su aprobacin sobre las condiciones comerciales de la peticin de ofertas en el sistema de informacin en SAP.
o) Enviar a la Direccin de Impuestos los contratos cuyo registro sea exigido para su ejecucin y adecuada deducibilidad.
p) Remitir el Contrato al rea solicitante para su ejecucin y administracin.
q) Remitir al rea de Riesgos y Seguros las plizas contractuales para la verificacin de su
concordancia con los trminos contractuales.
r) Diligenciar el formato de solicitud de anticipo en los casos en los cuales este haya sido
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aprobado conforme con la Poltica de pagos incluida en este Manual y la compra no est
formalizada por medio de un contrato.
s) Monitorear las rdenes de compra para identificar aquellas que estn pendientes con el
fin de coordinar con el administrador del contrato y el proveedor, el inicio de las actividades; o en caso de que no se lleve a cabo la actividad, se deber eliminar el pedido.
t) Enviar al CAD para su custodia y archivo, los documentos contractuales y todos sus
anexos.
u) Hacer seguimiento de proveedores y verificar con el rea solicitante el desempeo y el
cumplimiento de los pedidos realizados.
Del rea de Riesgos y Seguros:
a) Definir y publicar los lineamientos requeridos en el momento de una compra o prestacin
de un servicio.
b) Soportar al rea de Adquisiciones y Logstica o al Comit de Expertos en la identificacin
de riesgos en el proceso de licitacin.
c) Verificar la concordancia de las plizas de seguros con los trminos contractuales.
d) Evaluar y emitir conceptos sobre el cumplimiento de las plizas de seguro en caso de
que aplique.
Del rea Jurdica:
a) Soportar al rea de Adquisiciones y Logstica o al Comit de Expertos en la definicin
contractual de los procesos de compras o adquisicin de servicios.
b) Elaborar los contratos que se requieran para la formalizacin de una compra de un bien
o la prestacin de un servicio.
5. COMIT DE CONTRATACIN
Estar conformado por la Vicepresidencia de Gestin Humana y Administrativa, la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos y la Vicepresidencia Financiera, quienes se encargarn de
resolver las situaciones no contempladas en este Manual, as como de autorizar excepciones a sus normas, polticas y procedimientos. En todo caso, la Auditora Interna participar
en desarrollo de sus actividades de auditora y control.
El Comit de Contratacin ser convocado por el rea de Adquisiciones y Logstica y sus decisiones constarn en actas que sern custodiadas por esta.
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1. DEFINICIN DE LA NECESIDAD
Consiste en la identificacin del bien o servicio que Celsia requiere, en trminos de cantidad, calidad y dems especificaciones definidas, por parte del rea solicitante.
2. PRESUPUESTO
El rea solicitante verificar la disponibilidad presupuestal para la adquisicin del bien o
servicio, de acuerdo con presupuesto de costos y gastos del rea o de acuerdo al presupuesto del proyecto, segn el caso.
3. ATRIBUCIONES
El rea solicitante adems de la disponibilidad presupuestal antes mencionada, deber
sujetarse a las atribuciones definidas en el ANEXO 2 Atribuciones. Asimismo, deber
tener en cuenta lo siguiente:
Las atribuciones no podrn ser delegadas, salvo en casos excepcionales tales como
vacaciones, incapacidades, licencias o inexistencia de la posicin en la estructura de
la compaa. En dichos casos la delegacin podr hacerse por el titular de la atribucin
(delegante) o su inmediato superior jerrquico, a personas de un rango superior, inferior
o del mismo nivel del delegante, siempre y cuando, pertenezca a la misma vicepresidencia.
En el evento en el cual se deleguen atribuciones a personas de un rango inferior al del
delegante, se deber suscribir por parte de este una autorizacin mediante la cual indique
el nombre del delegatario, la atribucin delegada y el perodo durante el cual delega la
atribucin, de acuerdo con el procedimiento establecido para el efecto por el rea de Adquisiciones y Logstica y que se encuentra en el ANEXO 3 - Procedimiento para la delegacin
de funciones.
Ninguna negociacin de bienes o servicios debe ser fraccionada para efectos de sustraerse de las reglas de competencia o atribuciones ac establecidas.
En todos los casos quien delega la atribucin como quien la asume, sern responsables
por el ejercicio de esta.
Las inquietudes que se presenten respecto a las atribuciones debern ser consultadas con
la Vicepresidencia Financiera.
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4. REA ENCARGADA DE LA NEGOCIACIN Y CONTRATACIN

El rea de Adquisiciones y Logstica ser la nica responsable de negociar la adquisicin
de bienes y servicios, en compaa del rea solicitante cuando sea necesario, salvo que se
trate de lo siguiente:
1. Celebracin de contratos de asesora o asistencia tcnica que por su carcter confidencial y reserva requieran de total privacidad en la contratacin. Para efectos de esta
excepcin se considera nicamente los siguientes servicios: seleccin de personal,
asesoras jurdicas, debidas diligencias en proceso de adquisicin de compaas, procesos confidenciales de auditora, planeacin estratgica, las cuales estarn a cargo
de la respectiva rea solicitante.
2. Celebracin de contratos que estn directamente vinculados con los bienes inmuebles,
que estarn a cargo de la Gerencia de Bienes Inmuebles.
3. Celebracin de contratos de cualquier tipo de productos financieros y seguros, a cargo
de la Vicepresidencia Financiera.
4. Celebracin de contratos relacionados con la comercializacin de energa y combustibles, a cargo de la Gerencia de Comercializacin.
Las anteriores excepciones para la negociacin y contratacin de servicios no eximen al
rea respectiva de cumplir con las disposiciones de este Manual ni con el procedimiento
de compras.
5. PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIN SEGN LA CUANTA DEL NEGOCIO
Para la adquisicin de bienes y servicios, previo al agotamiento de los asuntos anteriores
relacionados con definicin de necesidad, verificacin de presupuesto, anlisis de atribuciones e identificacin del rea encargada de la negociacin y contratacin. El rea de
Adquisiciones y Logstica o el rea solicitante, cuando aplique, seguir los procedimientos
establecidos a continuacin, dependiendo de la cuanta estimada del negocio, incluyendo
los impuestos aplicables y calculada con base en el plazo estimado de la negociacin.
A continuacin se sealan las disposiciones de cada procedimiento de contratacin:
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Procedimiento
Cuanta (SMLMV)
Seleccin
Formalizacin
Administracin
del contrato
Plizas de seguro y/o garantas
Superior cuanta
Mayor o igual a 2.500
Proceso de
licitacin privada
Contrato escrito
Si
Si
Mayor cuanta
Menor a 2.500 y
mayor o igual a 801
3 cotizaciones
Contrato escrito
Si
Si
Menor cuanta
Menor a 800 y
Mayor o igual a 60
3 cotizaciones
Trminos y condiciones
Pedido
Si
Anticipo y Salarios y Prestaciones
Mnima cuanta
Menor a 60
1 cotizacin
Trminos y Condiciones
Pedido
No
No
En cualquier caso, el rea solicitante o el rea de Adquisiciones y Logstica, teniendo en

cuenta un anlisis de riesgos asociados a la adquisicin, podrn solicitar:
a) Que el proceso de seleccin requiera ms de una cotizacin en el caso de mnima cuanta.
b) Que para procedimientos de menor y mayor cuanta se requiera una licitacin privada.
c) Que una compra de menor o mnima cuanta se formalice mediante un contrato escrito.
El Comit de Contratacin podr autorizar de manera expresa la contratacin directa, sin
necesidad de realizar licitacin privada o solicitar un mnimo de cotizaciones de acuerdo
con la cuanta de la contratacin, siempre y cuando, existan justificaciones vlidas y queden
plasmadas en el mismo contrato o en un documento adicional.
5.1. PROCEDIMIENTO DE SUPERIOR CUANTA
Se regirn por el procedimiento de superior cuanta aquellas adquisiciones que sean mayores o iguales a 2.500 SMLMV.
5.1.1. ETAPA PRECONTRACTUAL
5.1.1.1. SELECCIN DEL PROVEEDOR
El rea solicitante podr proponer una lista de proveedores para ser considerados en la
etapa precontractual. El rea de Adquisiciones y Logstica complementar este listado con
otros proveedores que haya identificado en un sondeo de mercado y posteriormente realizar la validacin y aprobacin de aquellos que tienen las competencias para satisfacer la
necesidad identificada.
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5.1.1.2. INVITACIN A COTIZAR

El rea solicitante o el rea de Adquisiciones y Logstica segn sea el caso, debe adelantar
un proceso de licitacin privada con base en lo definido a continuacin:
1. El rea de Adquisiciones y Logstica debe convocar un Comit de Expertos, conformado
por un grupo de personas conocedoras del objeto del contrato (profesionales, tcnicos,
directores, etc.) con el fin de preseleccionar los proponentes que se van a invitar. Este
siempre debe contar con un miembro del rea de Adquisiciones y Logstica y un abogado de la Direccin Jurdica.
El Comit de Expertos definir los criterios de preseleccin de los proponentes, los pliegos
de condiciones y el peso de cada criterio en la evaluacin de las propuestas.
Ser considerado como un aspecto positivo para la preseleccin, que el proponente haga
parte del RUC (Registro nico de Contratistas) y tenga una calificacin superior al 80%.
Cuando la naturaleza o complejidad de la adquisicin lo amerite, el Comit de Expertos
podr disponer la contratacin de una firma externa para que cumpla esta funcin de evaluacin de los proveedores. El costo correspondiente ser asumido por el rea solicitante.
2. El proceso de licitacin deber tener como mnimo tres (3) proponentes como invitados.
3. La carta de invitacin siempre deber indicar la facultad discrecional de Celsia para
terminar el proceso de licitacin privada en cualquier momento. La carta de invitacin al
proceso de licitacin privada deber presentarse en el formato que para ello disponga
Celsia.
4. Todo proceso de licitacin privada deber estar estructurado por medio de pliego de
condiciones en el cual se detallen los siguientes asuntos:
El objeto a contratar y su alcance.
Las necesidades y requerimientos de la compaa.
Cronograma del proceso de la licitacin.
Factores de ponderacin para la evaluacin.
Garantas de cumplimiento y/o plizas de seguros requeridas.
Minuta del contrato que se debe suscribir.
Facultad de terminacin anticipada por parte de Celsia; (a) cuando no se presenten
propuestas o se presente una sola que no cumpla con los requisitos definidos;
(b) cuando ninguna de las propuestas se ajuste a los requerimientos formales o
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tcnicos estipulados en el pliego de condiciones y (c) por la decisin de Celsia

atendiendo criterios de necesidad o conveniencia para la compaa.
El compromiso de confidencialidad que deber asumir el participante en el proceso, respecto a la informacin entregada por Celsia.
La posibilidad para el proponente de presentar su oferta por medios digitales.
Los requerimientos que debe cumplir el proponente adjudicatario en materia de
salud ocupacional, temas laborales y ambientales
5. Cualquier cambio que se realice al pliego de condiciones deber informarse oportunamente a los proponentes invitados, por medio del rea de Adquisiciones y Logstica.
5.1.1.3. EVALUACIN DE LAS PROPUESTAS
Una vez recibidas las propuestas de acuerdo con el pliego de condiciones, el Comit de
Expertos se encargar de discutir y analizar las distintas propuestas recibidas, de revisar
los resultados del informe de visita a los proponentes, en caso que se haya efectuado, y de
seleccionar el proveedor.
En todos los casos se deben considerar como factores de evaluacin de las propuestas, el
precio y la calidad del bien o servicio ofrecido.
5.1.1.4. ADJUDICACIN
El proponente mejor calificado de acuerdo con el procedimiento establecido en el numeral
anterior, ser el proponente adjudicatario, decisin que constar por escrito.
No obstante lo anterior, hasta tanto no se formalice la relacin contractual con el proponente adjudicatario, este no ser considerado como proveedor de Celsia (bien o servicio objeto
del proceso de contratacin), ni podr iniciarse ninguna prestacin de servicio o suministro
de bienes por parte del mismo.
5.1.2. ETAPA DE FORMALIZACIN CONTRACTUAL
Las adquisiciones de superior cuanta debern formalizarse mediante la suscripcin de un
contrato, previamente aprobado por la Direccin Jurdica y estarn sometidos a los procedimientos generales de compras.
5.2. PROCEDIMIENTO DE MAYOR CUANTA
Se regirn por el procedimiento de mayor cuanta aquellas negociaciones que sean menores a 2.500 SMMLV y mayores o iguales a 801 SMMLV.
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5.2.1.1. SELECCIN DE PROVEEDOR
etapa precontractual. El rea de Adquisiciones y Logstica complementar este listado
con otros proveedores que haya identificado en un sondeo de mercado y posteriormente
realizar la validacin y aprobacin de aquellos que tienen las competencias para satisfacer
la necesidad identificada.
En las adquisiciones de mayor cuanta se deben solicitar como mnimo tres (3) cotizaciones, las cuales deben ser homogneas en cuanto al bien o servicio ofrecido, de manera que
puedan ser comparables entre s.
Una vez recibidas las propuestas, el rea de Adquisiciones y Logstica las evaluar segn el
caso, por medio del Comit de Expertos, el cual se encargar de discutir y analizar las distintas propuestas recibidas, sus condiciones, as como revisar los resultados del informe
de visita a los proponentes, en caso que se haya efectuado.
El Comit de Expertos determinar los aspectos a evaluar y su ponderacin, calificar los
factores definidos generando un cuadro comparativo, recomendar basado en las evaluaciones el proveedor a seleccionar y presentar el anlisis de las propuestas a la respectiva
instancia en la compaa que avala la decisin, segn los niveles de atribuciones establecidos en el presente Manual.
El Comit de Expertos para este tipo de cuanta se conformar con empleados que puedan
contribuir con la eleccin del proveedor, acompaado siempre de un abogado de la Direccin
Jurdica y un miembro del rea de Adquisiciones y Logstica.
En todos los casos se deben considerar como factores de evaluacin de las propuestas, el
El proponente mejor calificado, de acuerdo con el procedimiento establecido en el numeral
anterior, ser el proponente adjudicatario.
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Todos los negocios de mayor cuanta debern formalizarse mediante la suscripcin de un
contrato, previamente aprobado por la Direccin Jurdica y estarn sometidos a los procedimientos generales de compras.
5.3. PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTA
Se regirn por el procedimiento de menor cuanta aquellas negociaciones que sean menores a 800 SMMLV y mayores o iguales a 60 SMMLV.
etapa precontractual. El rea de Adquisiciones y Logstica complementar este listado con
otros proveedores que haya identificado en un sondeo de mercado y posteriormente realizar la validacin y aprobacin de aquellos que tienen las competencias para satisfacer la
necesidad identificada.
En las adquisiciones de menor cuanta se deben solicitar como mnimo tres (3) cotizaciones, las cuales deben ser homogneas en cuanto al bien o servicio ofrecido, de manera que
puedan ser comparables entre s.
Una vez recibidas las propuestas, el rea solicitante deber emitir un concepto tcnico
sobre las propuestas recibidas. Aquellas propuestas que obtengan el visto bueno anterior
sern susceptibles de ser consideradas por el rea de Adquisiciones y Logstica para la
adjudicacin.
En todos los casos se deben considerar como factores de evaluacin de las propuestas el
El proponente mejor calificado, de acuerdo con el procedimiento establecido en el numeral
anterior, ser el proponente adjudicatario.
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Las negociaciones de bienes o servicios de Celsia cuyo valor sea de menor cuanta, no
requieren contrato escrito y se regulan en el documento que se encuentra detallado en el
ANEXO 4 - Trminos y condiciones y que acompaar el pedido para la correspondiente
adquisicin.
5.4. PROCEDIMIENTO DE MNIMA CUANTA
Se regirn por el procedimiento de mnima cuanta aquellas negociaciones que sean menores a 60 SMMLV.
Para este procedimiento se dar prelacin a los proveedores ya registrados con los que se
tienen acuerdos, en caso de no existir se tomar el proveedor sugerido por el solicitante o
por sondeo de mercado.
En las negociaciones de mnima cuanta ser suficiente la solicitud de una (1) cotizacin.
5.4.1.3. EVALUACIN DE LA PROPUESTA
En la evaluacin de las propuestas se deber considerar referentes de mercado en relacin
con el precio y la calidad del bien o servicio ofrecido.
El proponente invitado ser el adjudicatario si su propuesta es considerada conveniente por
Celsia en la evaluacin efectuada a la misma, la cual deber estar documentada.
Las negociaciones de bienes o servicios de Celsia cuyo valor sea de mnima cuanta, no
requieren contrato escrito y se regulan en el documento que se encuentra detallado en el
ANEXO 4 - Trminos y condiciones y que acompaar el pedido para la correspondiente
adquisicin.
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6. PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE COMPRAS

Este procedimiento se aplicar nica y exclusivamente para los definidos en este numeral
como excepciones del procedimiento general de compras independiente de la cuanta.
6.1. COMPRAS ESPECIALES
Para los siguientes casos se permitir la solicitud de una sola cotizacin:
1. Los trabajos o servicios que por su especialidad o por sus calidades, slo determinado proveedor pueda ejecutar, o la adquisicin de bienes que solamente un proveedor
pueda suministrar, como por ejemplo, los contratos con un representante exclusivo de
determinada marca.
2. La contrataciones requeridas para atender los efectos derivados de la ocurrencia de
siniestros, calamidades, desastres, fuerza mayor y caso fortuito.
3. La vinculacin de personal temporal deber realizarse conforme los procedimientos
definidos por el rea de Gestin Humana, para dicho propsito,
6.2. COMPRAS URGENTES
Se definen como compras urgentes, las siguientes:
1. Para la operacin y los proyectos: Estas compras que no suelen ser de gran volumen
y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes, que no son susceptibles
de cubrir con los inventarios, deben ser ejecutadas por medio de proveedores con los
que el rea de Adquisiciones y Logstica haya realizado acuerdos y convenios para
dichas eventualidades. Una vez ocurrido una compra de urgencia, esta tendr que ser
formalizada el da hbil siguiente a la ocurrencia del hecho, con la justificacin escrita
del mismo, documento que ser anexado a la orden de pedido, para la correspondiente
liberacin por las personas autorizadas dentro de la organizacin.
2. Necesidades que se presente frente a la materializacin de un riesgo que implique la
afectacin de la reputacin o el bienestar fsico de las personas.
7. PROCEDIMIENTOS GENERALES DE COMPRAS
La celebracin de contratos, conlleva la asignacin de una funcin relacionada con la gestin de los mismos, la cual es asumida por el rea solicitante quien deber asignar a un
colaborador de esta para que asuma las funciones y responsabilidades de administrador
del contrato.
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1. Registro del proveedor: Antes del suministro del bien o el servicio, el rea de Adquisiciones y Logstica ser la encargada de velar que el proveedor diligencie el formato
establecido y enve los documentos necesarios para su registro en Celsia, incluyendo
las autorizaciones necesarias para el tratamiento de datos personales y la consulta y
reporte a la centrales de informacin financiera y verificacin en las listas para el control de lavado de activos y financiacin del terrorismo.
No se realizar ningn desembolso a proveedores que no hayan realizado su vinculacin formal a travs del registro de proveedores.
2. Aprobacin del rea de Adquisiciones y Logstica: El administrador del contrato deber obtener del rea de Adquisiciones y Logstica el visto bueno de los documentos de
negociacin, cuando la misma no se haya realizado por dicha rea, conforme con lo
estipulado en este Manual.
3. Aprobacin de los trminos legales: El rea de Adquisiciones y Logstica solicitar la
elaboracin y aprobacin de los trminos legales del contrato con la Direccin Jurdica.
Por regla general se utilizarn los modelos de contrato definidos por la Direccin Jurdica y la impresin de los mismos (en dos ejemplares) estar a cargo de dicha rea quien
dar su visto bueno sobre los documentos; adems de lo anterior, se deber tener la
aprobacin del administrador de contrato, del rea de Riesgos y Seguros y del rea de
Impuestos.
4. Firma del representante legal de Celsia y del proveedor: Obtenida la aprobacin antes
mencionada, el rea de Adquisiciones y Logstica deber gestionar la firma del contrato por parte del representante legal de Celsia y por parte del representante legal del
proveedor.
5. Entrega de contratos al proveedor: Las versiones firmadas del contrato deber ser
entregada por el rea de Adquisiciones y Logstica al proveedor para su firma y este
deber devolver uno de los ejemplares debidamente firmado en original.
6. Expedicin de plizas y garantas: El rea de Adquisicin y Logstica debern solicitar al
proveedor la expedicin de las plizas y/o garantas en caso que se hayan pactado en el
respectivo contrato, de acuerdo con las directrices establecidas en este Manual y las que
para el efecto seale el rea de Riesgos y Seguros. Vase ANEXO 5 Plizas y garantas.
No podr enviarse confirmacin de inicio de actividades o entregarse anticipo alguno si
el proveedor no ha hecho entrega de las plizas y/o garantas requeridas y las mismas
cuenten con el visto bueno del rea de Riesgos y Seguros.
Cualquier duda que tenga el administrador del contrato, relacionada con las plizas,
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y Contratacin
deber consultarla al rea de Riesgos y Seguros.

7. Generacin del consecutivo: La Direccin Jurdica de la compaa en la emisin de los
contratos asignar un consecutivo, previa validacin de la existencia del numero de
pedido.
8. Impuestos y registros especiales del contrato: El rea de Adquisiciones y Logstica
deber informar al rea de Impuestos acerca del contrato, de manera que esta defina
cules son los impuestos generados.
Igualmente, en los casos en que el contrato requiera un registro especial ante cualquier
entidad (registro ante Ministerio de Comercio, DIAN y Banco de la Repblica, entre
otros), la Direccin de Impuestos ser la encargada de realizar tal registro.
9. Documentos para archivo y custodia: Para aquellas compras que sean formalizadas
mediante un contrato, el rea de Adquisiciones y Logstica deber enviarlo al Centro de
Administracin Documental (CAD), para su custodia y archivo, con el nmero de identificacin del contrato junto con los documentos que se indican a continuacin. El CAD
enviar una copia digitalizada de este al administrador.
Los siguientes documentos (fsicos o en medio magntico) deben ser entregados junto
con el contrato firmado al CAD para su custodia:
I. Etapa precontractual
Trminos o pliegos de condiciones, con anexos (informacin aclaratoria)
Cotizaciones/Propuestas
Evaluacin interna
Acta de seleccin
II. Documentos contractuales
Contrato
Anexos
Otros s
Plizas y recibo de pago de prima
III. Documentos de ejecucin.
Correspondencia con relacin al contrato
Durante la ejecucin y en el momento que existan documentos adicionales relacionados con dicho contrato, el administrador deber enviar al CAD para su custodia,
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toda la documentacin, siempre identificndola con el cdigo del respectivo contrato.

10. Entrega de informacin al interventor en caso de que aplique: Antes del inicio de la
ejecucin del contrato, el administrador enviar al interventor designado por Celsia
copia de este con sus respectivos anexos y plizas, con el fin de permitirle conocer los
trminos contractuales.
11. Inventario de los contratos: La compaa dispone una base de datos nica para el
registro, administracin y control de los contratos, la cual deber ser actualizada por
los correspondientes administradores de los mismos y por el rea de Adquisiciones y
Logstica.
Mediante la mencionada base de datos se debe registrar peridicamente el estado de
ejecucin contractual.
12. Reconocimiento contable de contratos al cierre fiscal: Una vez se d por finalizada
la etapa contractual y se tenga firmado el contrato, el administrador, deber informar
al rea de Contabilidad e Impuestos para que proceda a efectuar el reconocimiento
contable y fiscal a que tenga lugar dicho contrato.
El rea de Contabilidad e Impuestos en conjunto con la Direccin Jurdica, debern
evaluar las consideraciones que bajo las NIIF (Normas Internacionales de Informacin
Financiera) se deben tener en cuenta para el reconocimiento de los contratos. Vase
ANEXO 6 - Consideraciones para la evaluacin de contratos segn NIIF.
7.1. ETAPA DE EJECUCIN CONTRACTUAL
Una vez agotados los procedimientos anteriores, se adelantarn las gestiones definidas
a continuacin por parte del rea solicitante o rea de Adquisiciones y Logstica, segn el
caso.
7.1.1. INTERVENTORA DEL CONTRATO
Consiste en la supervisin a cargo del rea solicitante de la correcta ejecucin por parte
del proveedor, de las obligaciones asumidas en los siguientes aspectos:
Completa ejecucin del objeto del contrato.
Aspectos econmicos del contrato, tales como: pagos, anticipos y cuentas por pagar.
Requerimientos de salud ocupacional y seguridad industrial.
Requerimientos de cumplimiento de las disposiciones ambientales.
Cumplimiento de normas laborales por parte del proveedor.
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7.1.2. EVALUACIN DEL DESEMPEO

Los proveedores de bienes o servicios considerados de mayor y superior cuanta y aquellos
que suministren bienes y servicios crticos, debern ser evaluados por el rea solicitante
una vez finalizado el plazo del contrato y cumplido la totalidad de las obligaciones contractuales, de conformidad con lo establecido en el ANEXO 7 Formato de evaluacin de
desempeo de proveedores. Para aquellos contratos con una vigencia superior a un ao, la
evaluacin deber hacerse anualmente, durante el ltimo trimestre.
El listado de proveedores que obtuvieron una calificacin inferior a 7,0/10,0 ser puesto
en conocimiento del Comit de Contratacin quien decidir la permanencia o no de dicho
proveedor en la compaa, definir las condiciones o planes de mejora que se deban implementar de acuerdo a la recomendacin del administrador del contrato.
El rea de Adquisiciones y Logstica, podr proponer al Comit de Contratacin, previo a una
evaluacin exhaustiva, la inclusin en la base de datos de proveedores activos, un tercero
que en el pasado haya sido excluido por deficiencias en la evaluacin de desempeo.
En todo caso y sin excepcin, los proveedores de bienes y servicios considerados como
crticos debern ser evaluados mnimo semestralmente dentro de la evaluacin de calidad
aplicable al proceso de Adquisiciones y Logstica de la compaa.
7.1.3. MODIFICACIONES CONTRACTUALES
Conforme con la necesidad definida por el rea solicitante, el rea de Adquisiciones y Logstica ser la encargada de solicitar a la Direccin Jurdica, las modificaciones, prrrogas
o renovaciones de los contratos.
La renovacin de contratos puede llevarse a cabo con el mismo proveedor, siempre que
no se excedan de dos prrrogas, se realicen por el mismo periodo del contrato inicial y
que la vigencia no sea superior a tres (3) aos, en cuyo caso debe iniciarse nuevamente el
proceso de contratacin.
El rea contratante o el rea de Adquisiciones y Logstica, deber realizar el mismo procedimiento que se lleva a cabo para una nueva adquisicin, de conformidad con las reglas
establecidas en el presente Manual.
El administrador deber velar por la renovacin de las plizas o garantas inicialmente
pactadas.
7.1.4. CIERRE CONTRACTUAL
Para efectos del cierre de las compras que se formalizaron mediante un contrato, a la terminacin de este se deber suscribir un acta de cierre, cuyos trminos sern definidos conjuntamente por el rea solicitante, el rea de Adquisiciones y Logstica y la Direccin Jurdica.
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1. ASPECTOS FINANCIEROS DEL CONTRATO

1.1. RGIMEN TRIBUTARIO, ADUANERO Y CAMBIARIO
Las negociaciones con proveedores, nacionales y extranjeros, estn sujetas a impuestos,
generalmente IVA, retenciones, industria y comercio, timbre; por lo tanto, es indispensable
que al momento de la negociacin se analicen las condiciones para que cada parte pague
los impuestos que le correspondan.
Igualmente, es importante analizar cules son las implicaciones aduaneras y cambiarias de
cada contrato, con el apoyo del rea de Contabilidad e Impuestos.
Cuando se suscriban contratos (licencia de uso, asistencia tcnica y servicios tcnicos, entre otros) con proveedores del exterior, los gravmenes correspondientes al impuesto sobre
la renta deben ser asumidos en su totalidad por el proveedor de acuerdo con la legislacin
colombiana. Celsia debe actuar como agente retenedor y expedir el certificado de retencin
en la fuente para los efectos pertinentes.
La retencin en la fuente es un mecanismo de recaudo de los impuestos y, por lo tanto, es
una obligacin de Celsia realizarla, por lo que no es negociable con el proveedor la posibilidad de no retenerle los impuestos que se causen en Colombia.
En algunos casos de acuerdo con la legislacin del pas de origen del proveedor, este puede
descontarse la retencin que se le haga en Colombia de su declaracin de impuestos en
su pas de origen, utilizando el crdito fiscal.
Por ello, desde el principio de la negociacin se debe advertir al proveedor de la retencin
en la fuente, consultando previamente la tarifa con el rea de Contabilidad e Impuestos,
para que de esta forma, el proveedor sepa cunto va a recibir por el servicio y, en consecuencia, pueda cotizar conforme esta previsin.
1.2. ESTIPULACIN DE LA MONEDA DEL CONTRATO
En los contratos u rdenes de compra que celebre Celsia con residentes en Colombia, debe
pactarse el pago en pesos colombianos, de acuerdo con lo establecido en la legislacin
colombiana, donde se prohbe a los residentes colombianos pagar en moneda extranjera
sus operaciones, salvo que correspondan a excepciones expresamente autorizadas.
Solo puede pactarse pago de contratos u rdenes de compra con obligaciones en divisas,
cuando se celebren con un proveedor del exterior en los trminos que establezcan las normas aplicables.
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y Contratacin
Lo anterior no obsta para que se pueda estipular la operacin utilizando una divisa como
referente (clusula valuativa).
Los pagos que se pacten en divisas y se paguen en pesos colombianos se calcularn segn
la tasa representativa del mercado vigente para el da del pago.
1.3. ANTICIPOS
Por regla general, en Celsia no se pactar el pago de anticipo a proveedores; sin embargo,
atendiendo la naturaleza de la compra se podrn pactar anticipos en aquellas negociaciones en las cuales la necesidad est justificada y por un monto mximo equivalente al
30% del valor de la compra, en aquellos casos en los que se requiera un porcentaje mayor
seguir la siguiente regla:
NACIONAL
CUANTA
EXTRANJERO
Menor al 30%
Mayor al 30%
Menor al 30%
Mayor al 30%
Superior
Vp. Financiero
Vp. Financiero
Vp. Financiero
Vp. Financiero
Mayor
Vp. Financiero
Vp. Financiero
Vp. Financiero
Vp. Financiero
Menor
Dir. A&L
Vp. Financiero
Dir. A&L
Dir. A&L
Mnima
Dir. A&L
Vp. Financiero
Dir. A&L
Dir. A&L
En los casos en los que se pacte el pago de anticipo, el rea de Adquisiciones y Logstica dar su visto bueno frente a la capacidad financiera del proveedor, para
su posterior aprobacin por parte de la Vicepresidencia Financiera de acuerdo al
ANEXO 10 Poltica de pagos. Para el giro del anticipo se deben observar los lineamientos
definidos en el ANEXO 5 Plizas y garantas.
1.4. PLIZAS Y GARANTAS
El rea solicitante o el rea contratante con el acompaamiento del rea de Riesgos y
Seguros deben informar al proveedor, desde el inicio de la negociacin, sobre las plizas y
garantas que se deben otorgar a favor de Celsia.
El proveedor se obligar a constituir las garantas necesarias establecidas a continuacin,
donde el asegurado y beneficiario ser Celsia y el afianzado ser proveedor.
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Para el caso de los proveedores del exterior, el rea solicitante deber requerir las plizas
o garantas equivalentes aprobadas en conjunto con el rea de Riesgos y Seguros. Ejemplo
de garantas equivalentes son las cartas de crdito, u otro tipo de garantas bancarias.
El rea solicitante debe revisar que las plizas que entregue el proveedor cumplan con las
coberturas correspondientes de acuerdo con el presente Manual respecto a objeto, valores
y vigencias. Adems, solicitar constancia de pago de las primas por parte del proveedor.
La vigencia y el monto para cada una de las plizas que se indican en el presente Manual
son las mnimas requeridas, pero el rea solicitante con la asesora del rea de Riesgos y
Seguros podr aumentar los porcentajes y vigencias de las establecidas, de conformidad
con el anlisis de riesgo realizado al negocio.
Vase detalle de las coberturas y garantas y otros asuntos,
en el ANEXO 5 Plizas y garantas.
2. PRESTACIN DE SERVICIOS CON PERSONAL EXTRANJERO
El proveedor que deba prestar sus servicios a Celsia en Colombia con personal extranjero
deber cumplir con los requisitos exigidos por las leyes vigentes para el ingreso y trabajo
de personal extranjero en el pas, incluyendo pero sin limitarse a la obtencin de visas,
permisos de trabajo e implicaciones fiscales.
El administrador del contrato deber asegurarse del efectivo cumplimiento de lo dispuesto
en este numeral.
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y Contratacin
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1. OBLIGATORIEDAD
El incumplimiento, por accin u omisin, de cualquiera de las normas o poltica establecidas en el presente Manual por parte de un empleado de Celsia ser considerado como una
falta grave al contrato de trabajo y, por lo tanto, tendr las consecuencias que para ello se
establecen en dicho contrato y en la legislacin laboral aplicable.
2. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS DEL PRESENTE MANUAL DE COMPRAS Y
CONTRATACIN
El presente Manual rige a partir del 17 de febrero de 2014.
Aquellos contratos que hayan sido celebrados antes del 17 de febrero de 2014 y que terminen durante la vigencia del presente Manual, no podrn ser renovados sin acudir al proceso
de seleccin aqu establecido.
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ANEXO 1 POLTICAS DE COMPRAS Y CONTRATACIN

1. POLTICAS GENERALES DE CONTRATACIN
1. Nuestras polticas internas de contratacin buscan la celebracin de negocios favorables a los intereses de Celsia, dentro de una sana competencia de mercado y en
procura de realizar negocios por valores razonables. Tal seleccin se hace mediante la
definicin de los criterios objetivos.
2. Las necesidades de bienes y servicios obedecen a una planeacin adecuada y oportuna, y se consolidan en un plan de compras.
3. Establecemos los mecanismos de comunicacin y herramientas de gestin para que
todas las reas de Celsia participen en la planificacin y ejecucin de las actividades
de compras.
4. Los colaboradores se comprometen a vigilar la correcta ejecucin de la adquisicin
de bienes y servicios y a proteger los derechos de la compaa, respondiendo por sus
actuaciones y omisiones o por el incumplimiento de sus deberes legales y las obligaciones asignadas.
5. Las negociaciones que por su objeto impliquen suministro o entrega de informacin
confidencial de Celsia a un proveedor, debern respaldarse mediante acuerdos de confidencialidad.
6. Salvo autorizacin expresa del rea de Adquisiciones y Logstica, ningn colaborador
est facultado para iniciar la recepcin de un bien o la prestacin de un servicio sin que
se haya cumplido el proceso indicado en este Manual.
7. La adquisicin de sustancias qumicas controladas se debe realizar a proveedores autorizados, garantizando el adecuado control y transporte a las zonas de riesgo.
8. Cuando se realicen compras de maquinaria, equipos y elementos de trabajo que impliquen riesgo para la seguridad y la salud de las personas, se deber solicitar al proveedor informacin para el manejo seguro de los mismos.
9. La compaa no debe aceptar modificaciones a los contratos que no hayan sido previamente acordadas por las partes. Cualquier modificacin a un contrato debe ser canalizada a travs del rea de Adquisiciones y Logstica, para que se remita a la Direccin
Jurdica para su revisin y aprobacin.
10. La renovacin de contratos puede llevarse a cabo con el mismo proveedor, siempre
que no se excedan de dos (2) prrrogas, se realicen por el mismo periodo del contrato
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Manual de Compras
y Contratacin
inicial y que la vigencia no sea superior a tres (3) aos, en cuyo caso debe iniciarse
nuevamente el proceso de contratacin.
2. POLTICAS DE RELACIONAMIENTO CON PROVEEDORES
2.1. CONDUCTA DE CELSIA CON SUS PROVEEDORES
1. Contamos con reglas claras de contratacin que impiden la celebracin de negocios
con duracin indefinida y que buscan promover la competencia de distintos proveedores. Comunicamos a nuestros proveedores, de manera previa a la contratacin, las
condiciones que regirn la relacin con ellos.
2. Las relaciones de la compaa con sus proveedores estn basadas en los principios
de transparencia, equidad, buena fe, confidencialidad, responsabilidad ambiental y responsabilidad social.
3. La seleccin de proveedores se realiza mediante un anlisis serio de su capacidad
tcnica y financiera, de su experiencia, de las garantas ofrecidas, de la idoneidad, de
su infraestructura para satisfacer las necesidades de la compaa, de la calidad de los
productos o servicios ofrecidos, de su servicio postventa, de su confiabilidad y de su
reputacin.
4. Celsia promueve relaciones estables basada en la bsqueda de la mejora continua y el
beneficio mutuo, impulsando actividades de innovacin y desarrollo.
5. Celsia usa mecanismos para atencin de solicitudes, quejas y solucin de conflictos
con sus proveedores.
6. La compaa est comprometida con proteger la confidencialidad de la informacin
recibida de los proveedores en los trminos de los acuerdos suscritos con ellos y la
legislacin aplicable y de compartirla internamente de manera discreta entre quienes
la deben conocer por razn de sus funciones.
7. Celsia da a conocer a los proveedores la Poltica Ambiental, con miras a que conozcan
el inters en la aplicacin de los Principios del Pacto Global de las Naciones Unidas, de
forma tal que sus empleados sean conscientes de la importancia de su observancia
y, cuando ello sea procedente, se comprometan con su aplicacin en la ejecucin del
negocio celebrado.
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Manual de Compras
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2.2. CONDUCTA ESPERADA DE LOS PROVEEDORES DE CELSIA

1. Ningn proveedor deber ofrecer o conceder a terceros o a cualquier colaborador de
Celsia, directa o indirectamente, regalos, obsequios u otras ventajas no autorizadas,
con el objetivo de conseguir beneficios para adjudicacin. En ningn caso un proveedor
podr ofrecer o entregar regalos a un colaborador de Celsia por valor igual o superior
a USD $100.
2. El proveedor deber mantener mecanismos que, en caso de un potencial conflicto de
inters de alguno de sus empleados, garantice la independencia de la actuacin del
proveedor.
3. La informacin propiedad de Celsia confiada al proveedor tendr, con carcter general, la consideracin de informacin reservada y confidencial. Es responsabilidad del
proveedor y de sus colaboradores adoptar las medidas de seguridad suficientes para
proteger la informacin reservada y confidencial de Celsia.
4. El proveedor se obliga a mantener la buena reputacin de Celsia y por ningn motivo
debe responsabilizar a la compaa por problemas generados por l, o por el incumplimiento de sus compromisos.
5. El proveedor deber observar y asegurar el cumplimiento de los derechos humanos,
destacndose la eliminacin de toda forma o modalidad de trabajo forzoso u obligatorio, el empleo de mano de obra infantil, respetando la libertad de asociacin sindical
y el derecho a la negociacin colectiva y rechazando toda prctica discriminatoria en
materia de empleo y ocupacin, tratando a sus empleados de forma justa, con dignidad
y respeto.
6. El proveedor pagar a sus trabajadores de acuerdo con las leyes salariales aplicables,
incluidos salarios mnimos, horas extras y beneficios sociales.
7. El proveedor velar por la proteccin de sus trabajadores, protegindolos de la sobreexposicin a peligros qumicos, biolgicos, fsicos y de tareas que demanden mayor
esfuerzo fsico en el lugar de trabajo.
8. El proveedor identificar y evaluar las potenciales situaciones de emergencia en el
lugar de trabajo y minimizar el posible impacto mediante la implementacin de planes
de emergencia y procedimientos de respuesta ante estas.
9. El proveedor deber dotar a su personal de la formacin y los medios necesarios para
realizar su trabajo conforme con lo contratado y responder por cualquier dao o perjuicio cuya responsabilidad le sea imputable por accin u omisin, especialmente, como
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Manual de Compras
y Contratacin
consecuencia de no haber adoptado las medidas preventivas oportunas para evitarlos.

10. El proveedor contar con una poltica medioambiental eficaz y que cumpla con las
obligaciones que le correspondan conforme la legislacin aplicable para la ejecucin
del contrato. En especial, el proveedor identificar y gestionar las sustancias y otros
materiales que representen un peligro al ser liberados al medio ambiente, a fin de
garantizar su manipulacin, traslado, almacenaje, reciclaje o reutilizacin y eliminacin
en condiciones seguras y cumpliendo con la normativa aplicable. Todos los desechos,
aguas residuales o emisiones que tengan el potencial de afectar de manera desfavorable al entorno debern ser administrados, controlados y tratados de manera apropiada.
3. PRCTICAS NO AUTORIZADAS:
1. No se deben celebrar contratos, directa o indirectamente (por medio de otro colaborador), con proveedores que sean cnyuges o compaeros permanentes o que se encuentren hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y nico civil,
de los colaboradores que haya presentado o aprobado la solicitud de compra un bien
o servicio. Igualmente, la misma prohibicin aplica para el personal del rea de Adquisiciones y Logstica.
2. No se deben celebrar contratos con personas jurdicas de las cuales el colaborador
que haya presentado o aprobado la solicitud de compra de un bien o servicio sea socio, administrador (representante legal, miembro de junta directiva) o beneficiario real.
Igualmente la misma prohibicin aplica para el personal del rea de Adquisiciones y
Logstica.
3. No se deben pactar bonificaciones por parte de la compaa a los dependientes o
empleados del proveedor.
4. No se debe contratar personas naturales para la prestacin de servicios en labores y
actividades similares a las desarrolladas por colaboradores de la compaa, o que puedan catalogarse como empleados bajo subordinacin de la misma, sin la autorizacin
previa de la Vicepresidencia de Gestin Humana y Administrativa.
5. Los colaboradores de Celsia solo aceptarn regalos institucionales, regalos de valor
simblico y, en todo caso, regalos que con base en una evaluacin razonable, se pueda
estimar que su valor es igual o inferior a USD$ 100.
6. Ninguna negociacin de bienes y servicios debe ser fraccionada para efectos de sustraerse de las reglas de competencia o atribuciones establecidas en el Manual de
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Manual de Compras
y Contratacin
Contratacin. Adicionalmente, no se deben realizar operaciones de compra teniendo

la intencin de aumentar los precios y plazos inicialmente pactados, salvo que sean
excepcionales e imprevisibles.
7. No deben aceptarse los trminos y las condiciones de proveedores, que vayan en contra de cualquier poltica de Celsia.
4. DISPOSICIONES LABORALES
Los proveedores que celebren contratos o negocios jurdicos con Celsia y que para el efecto
empleen personal, observarn las disposiciones establecidas en el Cdigo de Conducta
Empresarial adoptado por Celsia y publicado en su pgina web.
Para el efecto, en todos los contratos que se suscriban se establecer en materia laboral,
lo siguiente:
a) Si los trabajos se realizan en las instalaciones de Celsia, el proveedor est obligado a
cumplir los reglamentos establecidos por Celsia y las normas que se establezcan en los
Reglamentos Internos de Trabajo y de Higiene y Seguridad Industrial de Celsia. Vase
ANEXO 9 Suministro de servicios en las instalaciones de Celsia.
b) En caso de ser requerido, el proveedor deber demostrar que al personal empleado para
la ejecucin del contrato celebrado con Celsia, le ha efectuado el pago de los salarios,
prestaciones sociales e indemnizaciones a que hubiere lugar.
5. MANEJO AMBIENTAL
Los proveedores debern cumplir con la totalidad de la normatividad ambiental que le sea
aplicable segn la actividad que desarrollen y debern aplicar los requisitos establecidos
en el Sistema de Gestin Ambiental (SGA), Planes de Manejo Ambiental (PMA), Planes de
Gestin Ambiental (PGA) y el Plan de Manejo de Residuos (PMIR) y dems documentos
requeridos por Celsia, cuando haya lugar.
Los lineamientos socioambientales de Celsia sern difundidos a los proveedores como
gua general para el desarrollo de las actividades. Adicionalmente, los proveedores debern realizar las siguientes actividades, cuando en la ejecucin del contrato se evidencien
manejos ambientales:
1. El interventor del contrato por parte de Celsia deber coordinar una reunin inicial con
el proveedor para la difusin y explicacin de la poltica de sostenibilidad, los requisitos
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Manual de Compras
y Contratacin
del SGA y del PMA o PGA y del PMIR relacionados con el trabajo que se va a realizar.
2. Debern tramitar y mantener vigentes los permisos o las autorizaciones ambientales
que le sean aplicables.
3. Debern realizar el control de los aspectos e impactos ambientales generados en el
desarrollo de sus actividades.
4. Debern cumplir los requisitos legales ambientales para el desarrollo de sus actividades.
5. Debern informar de manera inmediata al interventor del contrato cualquier situacin
ambiental no prevista o contingencia ambiental, con miras a que se le d un manejo
adecuado.
6. Cuando quiera que un proveedor como consecuencia del desarrollo de su labor genere
contaminacin o dao ambiental, este ser responsable econmicamente por las actividades de recuperacin, por los daos y perjuicios generados a Celsia, tanto desde el
punto de vista operativo como desde el punto de vista legal.
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y Contratacin
ANEXO 2 Atribuciones
Las atribuciones para todos los efectos pertinentes a la adquisicin de bienes y servicios
se relacionan a continuacin:
Nivel
Cargo
Valor en SMLMV
Directores o responsables de centros de costos (*)
Cualquier cuanta
Gerentes
De 0 hasta 500
Vicepresidentes
De 501 hasta 2.500
Presidente
Ms de 2.500
(*) El nivel 4 constituye una aprobacin tcnica.
La administracin de las Atribuciones ser responsabilidad del rea de Adquisiciones y

Logstica, tales como registro, actualizaciones validaciones y seguimiento.
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Manual de Compras
y Contratacin
ANEXO 3 Procedimiento para la delegacin de funciones

Toda delegacin de funciones relacionadas con el proceso de compras y contratacin, bien
sea permanente o transitoria, deber realizarse de manera formal empleando el formato
Administracin de usuarios que se encuentra disponible en el Sistema Integrado de Gestin (SIG).
Para las delegaciones permanentes el solicitante deber anexar una comunicacin firmada
por el colaborador y su jefe inmediato, que contenga como mnimo lo siguiente:
a) Las razones por las cuales se solicita la delegacin en otro colaborador.
b) Una descripcin de los controles compensatorios que implementar para garantizar el
control interno. Estos controles sern sujetos de revisin por parte de la Auditora Interna.
c) La aceptacin de que este procedimiento nicamente libera al colaborador de la operatividad en SAP ms no de las responsabilidades derivadas de sus atribuciones conforme
con lo dispuesto en este manual.
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y Contratacin
ANEXO 4 Trminos y condiciones

Los trminos y las condiciones por los cuales se rige la compra de bienes y/o la prestacin
de servicios (la compraventa) que solicita CELSIA S.A. E.S.P. (el comprador) por medio
del presente pedido, son los que se describen en este documento.
El destinatario de este pedido (el proveedor) acepta expresa e irrevocablemente que la
Compraventa se regir por el presente documento y que la simple prestacin de los servicios o el suministro de bienes implican su total e irrevocable aceptacin de lo indicado a
continuacin.
1. Objeto
El objeto de la Compraventa consiste en el suministro de los bienes y/o servicios (los
bienes y/o servicios) que se indican y describen en el presente pedido, los cuales debern ser suministrados por el proveedor en debida forma y garantizando que el Comprador
obtenga los resultados esperados.
2.Precio
El valor de la presente compraventa (el precio) es el que se establece en el este pedido.
Dicho valor es fijo, nico e incluye costos directos e indirectos, previsibles e imprevisibles
en que tenga que incurrir el proveedor para el suministro de los bienes y/o servicios y en
general, para el cumplimiento de la compraventa en los trminos acordados.
3. Radicacin de Facturas
El proveedor no podr facturar los servicios sino en los eventos en los que estos hayan sido
efectivamente prestados a satisfaccin del comprador.
El comprador solo recibir y pagar las facturas que sean entregadas por el proveedor
dentro de las fechas lmites establecidas para su recepcin, las cuales sern notificadas
con anticipacin al proveedor. Si la factura no es presentada en el trmino antes sealado,
el proveedor deber volverla a presentar dentro de la siguiente fecha de corte, sin que ello
d lugar a una reclamacin de gastos y/o costos financieros o perjuicios algunos por parte
del proveedor.
Las facturas debern ser radicadas en la direccin que consta en el pedido y tendrn que
cumplir con todos los requisitos legales, adems del nmero del pedido y de la hoja de
entrada.
El proveedor entiende y acepta la imposibilidad del comprador de recibir sus facturas en
caso de no cumplir con lo establecido en este numeral.
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Manual de Compras
y Contratacin
4. Trminos de pago
El comprador pagar las facturas con sujecin a los requisitos de ley y presentadas en las
fechas de corte antes enunciadas, en el plazo pactado en la negociacin y que constar en
el pedido. En cualquier caso los das para calcular la fecha lmite de pago sern contados
a partir de la fecha de recibo de la factura y siempre que no exista ningn tipo de inconformidad.
El comprador efectuar las retenciones que en materia de impuestos establezca la ley y
realizar los pagos por medio de transferencia bancaria a la cuenta indicada por el proveedor y en los das definidos para ello. En caso que el proveedor requiera que se modifique
su instruccin de pago deber observar lo dispuesto en la Poltica de Pagos, contenida en
el Anexo 10 del Manual de Compras y Contratacin.
5. Responsabilidad del proveedor y garantas
El proveedor garantizar la calidad e idoneidad de los bienes y/o servicios por el trmino
pactado en la negociacin o por las establecidas en las normas legales vigentes. En consecuencia, el proveedor declara que no limitar la responsabilidad que por esta compraventa
le corresponde asumir.
Asimismo, declara que est plenamente calificado, registrado, licenciado, equipado, organizado, financiado y que tiene la experiencia necesaria para el correcto cumplimiento de la
compraventa.
La suscripcin de un acta de recibo de los bienes y/o servicios o el pago del valor del
pedido (en caso de que se haya efectuado), no implica renuncia a efectuar reclamaciones
posteriores y no impiden o restringen el derecho del comprador de reportar la existencia de
defectos o no conformidades descubiertos con posterioridad a dicha suscripcin o pago.
6. Independencia y responsabilidad frente a dependientes o terceros
El proveedor obrar con plena autonoma tcnica y directiva y con medios propios asumiendo independientemente el pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones que respecto
de sus empleados agentes o sub contratistas se generen y por lo tanto como verdadero
patrono de todo el personal que ocupa para el suministro de bienes y/o servicios objeto
de la compraventa.
El proveedor, sus empleados, agentes o subcontratistas o el personal que este utilice en la
ejecucin del objeto de la compraventa no tendr ningn vnculo, contrato o relacin laboral
con el contratante.
El proveedor declara y garantiza que cumple con toda la normatividad que le es aplicable,
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Manual de Compras
y Contratacin
y en especial que: (i) no contrata menores de edad; (ii) cumple con la normatividad laboral
aplicable y protege los derechos de sus dependientes en materia laboral, cancela oportunamente todas las obligaciones laborales que tiene para con sus dependientes (sean
vinculados directos o no), tales como el pago de salarios, aportes al sistema de seguridad
social integral, riesgos profesionales; (iii) no promete ni concede dadivas ni compensaciones por la adjudicacin u otorgamiento de negocios o contratos; (iv) que obedece las leyes
que regulan lo concerniente al medio ambiente y los recursos naturales; que (v) cumplir
las normas de seguridad industrial y que (vi) se obliga a cumplir las normas observadas por
el comprador en sus instalaciones siempre que deba ingresar a las mismas.
7. Declaracin del proveedor
Con la presentacin de su propuesta y aceptacin del pedido por parte del comprador, el
proveedor declara:
i. Que de estar incurso en una situacin de Conflicto de Inters con el comprador o en
situaciones indicadas en los documentos a los cuales se debe dar cumplimiento por
parte del proveedor y que se indican en el numeral 14 de estos Trminos y Condiciones,
este hecho fue puesto en conocimiento del comprador con anterioridad al proceso de
seleccin en aras de salvaguardar la integridad del mismo.
ii. Cumple con las normas generales y particulares sobre la Prevencin al Lavado de Activos y Financiacin al Terrorismo y no se encuentra incluido o listado en las listas de
entidades restringidas o listas de sanciones internacionales que incluyen, de manera
enunciativa ms no taxativa, OFAC (Office of Foreign Assets Control), ONU (Organizacin
de las Naciones Unidas), DFAT (Department of Foreign Affairs and Trade), INTERPOL, boletines de la UIAF (Unidad de Informacin y Anlisis Financiero), DAS, Fiscala, FCPA, o
cualquiera que las modifique, adicione o sustituya o listados que persigan el mismo
objeto.
8. Tributos
De conformidad con el Numeral 52 del Artculo 530 del Estatuto Tributario, el presente pedido no causa el impuesto de timbre nacional. En relacin con los otros tributos (impuestos,
Definicin de Conflicto de Inters: es la indicada en el Cdigo de Conducta Empresarial del Comprador: Se considera Conflicto de Inters cualquier situacin en la cual una persona enfrenta sus intereses personales con los
de Celsia, tanto en actividades personales como en el trato con otras personas o entidades, de tal manera que
se afecte la libertad e independencia de la decisin, por diferencias en los motivos de quienes intervienen en la
relacin.
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Manual de Compras
y Contratacin
tasas y contribuciones), el proveedor y el comprador se obligan a asumir los que a cada uno
les corresponden, de acuerdo con la normatividad aplicable en la materia.
9. Terminacin
El comprador podr terminar, unilateralmente, de forma parcial o total el suministro de
bienes y/o servicios dando aviso por escrito al proveedor, informando las causales para la
cancelacin parcial o total del suministro de bienes y/o servicios.
Las causas de terminacin incluyen pero no se limitan a las que se indican a continuacin:
Inconformidad en relacin con la calidad del bien, bien sea por defectos de fabricacin
o especificaciones incorrectas.
Incumplimiento de las condiciones plasmadas en el pedido (precios, cantidades, tiempo de entrega, entre otros).
Incumplimiento de los Trminos y Condiciones del pedido.
Incapacidad financiera del proveedor que se presume cuando entre en concordato o
acuerdo de recuperacin, concurso liquidatorio o por baja calificacin en la evaluacin
financiera que se haga al proveedor.
Por encontrarse el proveedor incluido o listado en las listas de entidades restringidas o
listas de sanciones internacionales que incluyen, de manera enunciativa ms no taxativa, OFAC (Office of Foreign Assets Control), ONU (Organizacin de las Naciones Unidas),
DFAT (Department of Foreign Affairs and Trade), INTERPOL, boletines de la UIAF (Unidad
de Informacin y Anlisis Financiero), DAS, Fiscala, FCPA, o cualquiera que las modifique, adicione o sustituya o listados que persigan el mismo objeto.
Por la obtencin de una calificacin no satisfactoria en la evaluacin de desempeo o
en las auditoras realizadas por el comprador.
En todo caso, en cualquier tiempo, el comprador podr dar por terminado el suministro de
los bienes y/o servicios comprados, dando aviso por escrito al proveedor con una antelacin no inferior a quince (15) das, sin que por ello haya lugar a indemnizacin de perjuicios
de ningn tipo a cargo del comprador.
10. Multas por incumplimiento
En los casos en que las partes acuerden el pago de multas por incumplimiento en el suministro de bienes y/o servicios, el proveedor autoriza al comprador a descontar el valor de
estas penalidades de los pagos a cargo del comprador.
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y Contratacin
En caso de pactarse multa, la misma ser a ttulo de pena por retardo y, en consecuencia,
el comprador podr intentar en todos los casos, la ejecucin forzosa de la compraventa o
la terminacin de la misma, con la correspondiente indemnizacin de perjuicios a que haya
lugar.
El proveedor renuncia expresa e irrevocablemente a ser constituido en mora.
11. Auditoras
El proveedor con la presentacin de su propuesta y la recepcin del pedido, manifiesta su
respeto por la Ley, el trabajo digno y seguro, la responsabilidad social y el cuidado del medio ambiente, razones por las cuales permitir en cualquier momento al comprador realizar
auditoras, directamente o a travs de terceros, con la finalidad de verificar el cumplimiento
por parte del proveedor de la Ley y de las obligaciones a su cargo.
Las revisiones de los auditores autorizados por el comprador podrn efectuarse en las oficinas del proveedor y/o en el sitio en que se fabrique el bien y/o se preste el servicio, en
horas hbiles de trabajo. En caso de no requerirse una visita, el comprador podr solicitar
por escrito la informacin requerida para su evaluacin.
El proveedor atender oportunamente las observaciones, los requerimientos de control y
los reclamos justificados que hiciere el comprador como resultado de tales revisiones. Si el
proveedor rehsa facilitar el acceso a los auditores del comprador, o rehsa atender reclamos razonables, cualquier suma en discusin no ser reconocida si se debiere a la falencia
observada, sin perjuicio de otros daos que pueda probar el comprador.
12. Indemnidad
Con el suministro de los bienes y/o los servicios, el proveedor declara y garantiza que todas
las manifestaciones del presente documento son emitidas y aceptadas por l, y que saldr
a la defensa y asumir las consecuencias que puedan presentarse en caso de que ello no
sea as.
De igual manera, el proveedor se compromete a mantener indemne al comprador por los
endosos que haga de las facturas que se generen en ejecucin de la compraventa, teniendo
en cuenta, pero sin limitarse a ellos, los casos listados en la ley, as como en el numeral
(vii) siguiente.
Asimismo, el proveedor se obliga a indemnizar, defender y mantener indemne y libre de
responsabilidad al comprador, sus directores, accionistas, empleados y cesionarios por
cualquier reclamacin, demanda, requerimiento de cualquier persona o autoridad, prdida,
pleito, procedimiento administrativo o judicial, embargo, pago, fallo, arreglo, sanciones, mul-
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Manual de Compras
y Contratacin
tas, ejecucin de plizas, gasto (incluyendo, pero sin limitarse a honorarios de abogados y
dems costas legales), perjuicio, dao, incluyendo dao emergente y lucro cesante, daos
indirectos o consecuenciales, daos morales, perjuicio fisiolgico, daos punitivos, que hubieren sido, o se aleguen haber sido, directa o indirectamente causados o contribuidos, en
todo o parte, de cualquier accin u omisin, culpa leve, levsima o grave, dolo, de carcter
activo o pasivo, o causados por o con ocasin de la ejecucin del presente pedido o incumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud de la misma, por parte del proveedor o
de sus agentes, subordinados, empleados, subcontratistas o personas que se encuentren
empleadas o bajo la responsabilidad de las antes mencionadas.
13. Datos personales
El proveedor asume la obligacin constitucional, legal y jurisprudencial de proteger los datos personales a los que acceda con ocasin del bien o servicio suministrado al comprador.
Por tanto, deber adoptar las medidas que le permitan dar cumplimiento a lo dispuesto
especialmente, por las Leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008 sta ltima en lo que le sea
aplicable, y cualquier otra ley o norma que las complemente, modifique o sustituya.
Como consecuencia de esta obligacin legal, deber adoptar las medidas de seguridad de
tipo lgico, administrativo y fsico, acorde a la criticidad de la informacin personal a la que
accede, para garantizar que este tipo de informacin no ser usada, comercializada, cedida,
transferida y/o no ser sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad comprendida en lo dispuesto en el objeto de la compra del bien o el servicio.
14. Documentos que hacen parte integral de la compraventa
El proveedor con la presentacin de su propuesta y la recepcin del pedido, se obliga a
dar cumplimiento a los siguientes documentos del comprador, los cuales declara conocer y
aceptar y que se encuentran publicados en la pgina web del comprador (www.celsia.com):
Manual de Compras y Contratacin
Manual de Seguridad, Salud en el Trabajo y Gestin Ambiental para contratistas (si
aplica)

Cdigo de Buen Gobierno

Cdigo de Conducta Empresarial
Poltica Ambiental (si aplica)
Poltica Antifraude
Manual de Tratamiento y Proteccin de Datos Personales (si aplica)
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Manual de Compras
y Contratacin
15. Jerarqua de Documentos

En caso de diferencias entre lo indicado en el pedido (incluyendo los Trminos y Condiciones contenidos en este documento) y aquellas consignadas en la propuesta presentada por
el proveedor, prevalecer lo establecido en el pedido.
16. Varios
(i) Legislacin aplicable y resolucin de disputas. La compraventa se regir por las leyes
de la Repblica de Colombia y cualquier disputa o controversia que surja o que tenga relacin con la misma, se dirimir por la jurisdiccin ordinaria colombiana.
(ii) Integridad. El presente documento regula la compraventa entre el proveedor y el comprador. Cualquier vaco deber suplirse con lo establecido en las normas comerciales y
civiles colombianas.
(iii) Derogatoria. Por este documento, se deroga cualquier acuerdo verbal y/o escrito que
exista entre el proveedor y el comprador respecto del mismo objeto de esta compraventa.
En consecuencia, los trminos y condiciones de este documento prevalecern y se preferirn frente a cualquier otro que exista. No obstante lo anterior, estos trminos y condiciones
no tendrn aplicacin cuando entre el comprador y el proveedor se haya formalizado un
contrato u oferta mercantil aceptada mediante pedido.
(iv) Cesin. Los derechos y obligaciones de la compraventa no se podrn ceder por el proveedor sin la autorizacin previa y escrita del comprador.
(v) Modificaciones. Cualquier modificacin a los trminos de la compraventa deber contar
con la aceptacin previa del comprador, reflejada como modificacin del mismo pedido.
(vi) Conocimiento del Proveedor. El comprador podr terminar de manera unilateral e inmediata la compraventa de bienes y/o servicios, en caso de que el proveedor llegare a
ser: (i) incluido en listas para el control de lavado de activos y financiacin del terrorismo
administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, tales como la lista de la Oficina
de Control de Activos en el Exterior OFAC emitida por la Oficina del Tesoro de los Estados
Unidos de Norte Amrica, la lista de la Organizacin de las Naciones Unidas, as como
cualquier otra lista pblica relacionada con el tema del lavado de activos y financiacin del
terrorismo, o (ii) condenado por parte de las autoridades competentes en cualquier tipo
de proceso judicial relacionado con la comisin de los anteriores delitos. En ese sentido,
el proveedor autoriza irrevocablemente al comprador para que consulte tal informacin en
dichas listas y/o listas similares.
(vii) Propiedad Intelectual. El proveedor indemnizar al comprador por el uso indebido de
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Manual de Compras
y Contratacin
marcas o imagen corporativa de este ltimo, y en general por cualquier evento de irrespeto
a la propiedad intelectual del mismo.
(viii) Confidencialidad. No hacer divulgacin de ninguna de las relaciones jurdicas o comerciales que tiene o llegare a tener con el comprador, salvo que este otorgue su autorizacin
previa y por escrito en cada caso o evento. Para estos efectos se entendern como eventos
de divulgacin pblica, sin limitarse a ellos, las menciones o avisos en medios masivos de
comunicacin, vallas, correo electrnico, pginas Web, comunicados o ruedas de prensa,
informacin relevante, etc. El desconocimiento de esta obligacin por parte del proveedor
se entender como incumplimiento grave de esta oferta y facultar al comprador a ejercer
todas las acciones derivadas de dicho incumplimiento.
(ix) Responsabilidad Social Empresarial. Para el suministro del bien y/o servicio, el proveedor adoptar los siguientes principios del Pacto Global sobre Responsabilidad Social
Empresarial y Derechos Humanos, que previamente ha sido adherido por el Comprador:
1. Apoyar y respetar la proteccin de los Derechos Humanos; 2. No ser cmplice de abusos de los Derechos Humanos; 3. Respetar los Principios Constitucionales de Libertad de
Asociacin Sindical y el Derecho a la Negociacin Colectiva; 4. Eliminar el trabajo forzoso
y obligatorio; 5. Abolir cualquier forma de trabajo infantil; 6. Eliminar la discriminacin en
materia de empleo y ocupacin; 7. Apoyar el enfoque preventivo frente a los retos medioambientales; 8. Promover mayor responsabilidad ambiental; 9. Alentar el desarrollo y la difusin de tecnologas respetuosas del medio ambiente. El desconocimiento de los principios
aqu enunciados por parte del proveedor ser considerado un incumplimiento grave de sus
obligaciones.
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Manual de Compras
y Contratacin
ANEXO 5 Plizas y garantas

En todas las contrataciones de superior y mayor cuanta, o en aquellas en las que el rea
solicitante o el rea de Adquisiciones y Logstica lo consideren necesario, segn el riesgo
asociado a la compra, se debern exigir las plizas y garantas aplicables de acuerdo con
lo establecido en el Manual de Seguros.
En todo caso, independiente de la cuanta de la compra o de la evaluacin de riesgos, las
siguientes plizas y garantas sern exigidas en los siguientes casos:
GARANTA
COBERTURA
Cumplimiento de
las obligaciones del
contrato
Perjuicios derivados de la negativa de

suscripcin del contrato o a no
suscribirlo en los mismos trminos
que fueron ofertados por el
proponente adjudicatario
Perjuicios derivados del
incumplimiento de las obligaciones a
cargo del contratista
Buen manejo y
correcta inversin
del anticipo
Perjuicios derivados de la apropiacin

o uso indebido del dinero o bienes
dados en anticipo
Pago de salarios,
prestaciones
sociales e
indemnizaciones
laborales
Seriedad de la
oferta o propuesta
MONTO MNIMO
10% del valor de la

oferta
20% del valor del

contrato o negocio
VIGENCIA
Desde la presentacin
de la oferta hasta la
adjudicacin del
contrato o negocio, ms
30 das
Igual a la vigencia del
contrato o negocio, ms
30 das
PARA QU TIPO
DE COMPRAS
Aquellos que se hagan
mediante licitacin privada
o se formalicen con
contrato
Para aquellas que se
formalicen con un contrato
100% del valor del

anticipo
Desde la fecha de
formalizacin del
negocio o contrato,
hasta la fecha de su
finalizacin
Para aquellas a las que se

les apruebe un anticipo
mayor a 60 SMLMV.
Perjuicios derivados del

incumplimiento de las obligaciones
laborales a cargo del proveedor
10% del valor del

contrato o negocio

contrato o negocio y 3
aos ms.
Para aquellas que excedan

100 SMLMV.
Calidad del bien o

servicio
Perjuicios derivados de la deficiente

calidad del bien o servicio
suministrado por el proveedor
10% del valor del

contrato o negocio
Vigencia del contrato o

negocio, ms 1 ao.
Contratos de Prestacin de
Servicios o suministro de
bienes
Estabilidad de la
obra
Perjuicios derivados del deterioro o

dao de la obra para las
adquisiciones de obra y montaje,
imputables al proveedor.
10% del valor del

contrato o negocio
De 2 a 5 aos contados
a partir de la
terminacin del contrato
o negocio.
Contratos de obra civil
Responsabilidad
civil
extracontractual
Perjuicios ocasionados a terceros con

ocasin del suministro de un bien o
un servicio por parte de un proveedor.
50% del valor del

contrato (en ningn
caso debe ser menor a
200 SMLMV )

contrato o negocio ms
30 das.
Para aquellas
adquisiciones que excedan
los 801 SMLMV
Se aceptarn certificados de plizas globales de responsabilidad civil del proveedor a criterio del rea de Riesgos
y Seguros.
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Manual de Compras
y Contratacin
ANEXO 6 Consideraciones para la evaluacin de contratos segn NIIF

Con la implementacin de las Normas Internacionales de Informacin Financiera, la forma
de contabilizacin de los diferentes contratos est sujeta al anlisis de la esencia del negocio.
a) Arrendamiento financiero
Se debe tener en cuenta nuevas consideraciones al evaluar una adquisicin que pueda
ser considerado como arrendamiento financiero, contemplando tanto la revelacin como
el reconocimiento del hecho econmico. Normalmente se identifica como arrendamiento financiero cuando: (a) la propiedad del activo se transfiere al finalizar el contrato, y (b) cuando
el contrato tiene una opcin de compra al final del mismo; pero la norma exige tener otros
indicadores de situaciones para considerar un contrato como arrendamiento financiero,
tales como:
El plazo de arrendamiento cubre la mayor parte de la vida econmica del activo, incluso
si no se transfiere la propiedad al final del contrato.
Los activos son de una naturaleza tan especializada que solo el arrendatario tiene la
posibilidad de usarlos sin realizar en ellos modificaciones importantes.
Si el arrendatario cancela el contrato pero las prdidas por tal cancelacin son asumidas por el arrendatario.
Si el contrato se prorroga durante un segundo perodo y los pagos mensuales son inferiores a los habituales en el mercado.
b) Propiedad, planta y equipo (PPE)
En la compra de un equipo, el destino del bien determinar tambin su contabilizacin, esto
origina que en el mismo proceso de compras se deba clasificar adecuadamente desde la
misma solitud de compras. Por ejemplo:
Si es para la operacin se llevar como PPE.
Si se titulariza se contabiliza como instrumento financiero.
Si es para inversin (arriendo) se contabiliza como Propiedad de Inversin y
Si es para la venta se contabilizara como activos no corrientes tenidos para la venta.
En la construccin de un activo si hay compromisos futuros de desmantelamientos, remocin o restauracin deben cuantificarse para su reconocimiento inicial.
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Manual de Compras
y Contratacin
c) Implicaciones de los cambios en la vida contractual:

Si en el desarrollo de un contrato la compaa acepta la responsabilidad de reparar un
dao, esto podr generar una provisin a ser reconocida en los estados financieros.
Si en el desarrollo de una adquisicin de activos los costos para el cumplimiento de la
compra excede los beneficios econmicos que se esperan recibir, esto podr generar
una provisin por deterioro a ser reconocida en los estados financieros.
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Manual de Compras
y Contratacin
ANEXO 7 Formato de evaluacin de desempeo de proveedores

La evaluacin de proveedores se realizar de acuerdo a los lineamientos definidos en el
Sistema Integrado de Gestin (SIG) y conforme al formato que a continuacin se presenta.
Esta evaluacin se diligencia en el sistema SAP.
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Manual de Compras
y Contratacin
ANEXO 8 Contenido mnimo de los contratos

Todos los contratos que celebre Celsia por escrito debern ser aprobados por la Direccin
Jurdica.
Por regla general los contratos se harn en las minutas establecidas y aprobadas por la
Direccin Jurdica, sin perjuicio de que en casos concretos, se utilicen otras minutas o se
hagan modificaciones a las existentes.
Los contratos en Celsia se sujetarn a lo siguiente:
1. Elementos esenciales del negocio: Los contratos debern sealar de manera clara la
identificacin de las partes, el objeto del mismo, su valor (en caso de ser aplicable), la
forma de pago y su vigencia.
2. Confidencialidad: En las negociaciones que por su objeto impliquen suministro o entrega de informacin confidencial de Celsia a un proveedor, el proveedor debe suscribir
un compromiso de confidencialidad, el cual podr estar contenido en un documento
independiente, o en una clusula dentro del contrato.
El formato de documento de confidencialidad deber ser suministrado por la Direccin
Jurdica.
No se debe suministrar dicha informacin confidencial hasta tanto no est formalizado
el acuerdo.
Se entender por informacin confidencial cualquier informacin relativa a los negocios
y operaciones de Celsia que no sea de conocimiento pblico.
3. Cesin y subcontratacin: En todo contrato debe consagrarse la clusula de prohibicin de cesin, en virtud de la cual, el proveedor no puede ceder el contrato en todo o
en parte, o hacerse sustituir por terceros en ejercicio o cumplimiento de las obligaciones que por el mismo contrae, sin el previo y expreso consentimiento de Celsia. Sin
embargo, debe dejarse claramente expresado que Celsia s podr ceder el contrato,
siempre y cuando, lo haga a sus compaas subordinadas.
La subcontratacin por parte del proveedor estar autorizada, salvo que en el contrato
se disponga lo contrario. En todo, cuando un proveedor subcontrata el suministro de
bienes y servicios, l ser el nico obligado y responsable frente a la compaa.
4. Vigencia y renovacin de los contratos: Los contratos deben tener una vigencia determinada o al menos determinable, en caso contrario deber contarse con la aprobacin
de la Direccin Jurdica, y no se pactarn prrrogas automticas o clusulas de renovacin
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Manual de Compras
y Contratacin
automtica.
Por regla general, los contratos no debern superar los tres (3) aos de vigencia. Para
aquellos casos excepcionales en los cuales la naturaleza del negocio o sus condiciones hagan necesario acordar un plazo mayor, se deber contar con la autorizacin
previa del Comit de Contratacin.
5. Clusula de auditora: En los contratos y dems documentos legales que vinculen a
Celsia, deber establecerse a su favor la posibilidad de realizar auditoras con la finalidad de verificar la proteccin de todos los derechos que se pretenden proteger mediante la puesta en prctica del presente Manual y otros registros sobre el cumplimiento de
las obligaciones laborales, bajo el siguiente texto:
El proveedor manifiesta su respeto por la Ley, el trabajo digno y seguro, la responsabilidad social y el cuidado del medio ambiente, razones por las cuales permitir en
cualquier tiempo a Celsia realizar auditoras, directamente o a travs de terceros, con
la finalidad de verificar el cumplimiento por parte del proveedor de la Ley y de las obligaciones derivadas del contrato. Entre otros aspectos, Celsia podr verificar el cumplimiento del proveedor de los siguientes aspectos que sean aplicables con ocasin de
este contrato:
Las leyes laborales, incluyendo las relacionadas con la seguridad social, seguridad
industrial y salud ocupacional; el rgimen de salud, pensiones y riesgos profesionales.
Las leyes tributarias, aduaneras y cambiarias.
Las leyes de proteccin al medio ambiente que sean aplicables.
Las buenas prcticas de responsabilidad social.
Las leyes sobre propiedad intelectual y derechos de autor.
Las polticas de seguridad de la informacin y normas que la desarrollan.
La normatividad de proteccin de datos personales y normatividad interna en relacin con la Ley 1581 de 2012 y Ley 1266 de 2008.
Las revisiones de los auditores autorizados por Celsia podrn efectuarse en las oficinas del proveedor y/o en el sitio en que se desarrolle el objeto del presente contrato,
en horas hbiles de trabajo. La auditora podr estar acompaada por un empleado del
proveedor, quien le prestar su mayor colaboracin para realizar la labor encomendada. En caso de no requerirse la visita, Celsia podr solicitar por escrito la informacin
requerida para su evaluacin.
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Manual de Compras
y Contratacin
El proveedor atender oportunamente las observaciones, requerimientos de control y

reclamos justificados que hiciere Celsia como resultado de tales revisiones. Si el Proveedor rehsa facilitar el acceso a los auditores de Celsia, o rehsa atender reclamos
razonables, cualquier suma en discusin no ser reconocida si se debiere a la falencia
observada, sin perjuicio de las dems consecuencias derivadas del presente contrato.
6. Clusula de Responsabilidad Social Empresarial. En los contratos que vinculen a Celsia, deber establecerse la siguiente clusula en materia de responsabilidad social
empresarial, para efectos de dar cumplimiento a su adhesin al Pacto Global:
Durante la ejecucin del presente contrato, el proveedor adoptar los siguientes principios del Pacto Global sobre Responsabilidad Social Empresarial y Derechos Humanos,
que previamente ha sido adherido por Celsia:
1. Apoyar y respetar la proteccin de los Derechos Humanos.
2. No ser cmplice de abusos de los Derechos Humanos.
3. Respetar los Principios Constitucionales de Libertad de Asociacin Sindical y el
Derecho a la Negociacin Colectiva.
4. Eliminar el trabajo forzoso y obligatorio.
5. Abolir cualquier forma de trabajo infantil.
6. Eliminar la discriminacin en materia de empleo y ocupacin.
7. Apoyar el enfoque preventivo frente a los retos medioambientales.
8. Promover mayor responsabilidad ambiental.
9. Alentar el desarrollo y la difusin de tecnologas respetuosas del medio ambiente.
Pargrafo primero: El desconocimiento de los principios aqu enunciados por parte del
Proveedor ser considerado un incumplimiento grave del presente contrato.
7. Modificacin a los contratos: Todas las modificaciones que se hagan a los Contratos
deben contar con la previa aprobacin de las partes contratantes y de la Direccin
Jurdica.
8. Condiciones de terminacin: Los contratos deben especificar claramente los eventos
en los que puede darse por terminado por las partes, y previendo la opcin de terminacin anticipada. Por regla general esta terminacin anticipada podr avisarse con 30
das de anticipacin, sin perjuicio de que se acuerden plazos distintos y condiciones
adicionales de terminacin, previamente aprobadas por la Direccin Jurdica.
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Manual de Compras
y Contratacin
En el evento de terminacin anticipada de un contrato, el rea solicitante debe contar

con la asesora de la Direccin Jurdica.
9. Contactos de las partes: Todo contrato deber indicar el nombre de la persona responsable de atender las inquietudes y el manejo del contrato por las partes, as como sus
datos de localizacin.
10. Resolucin de conflictos: Por regla general, los negocios en cumplimiento del presente Manual, se regirn por las Leyes Colombianas y en la solucin de conflictos, por la
siguiente clusula:
CLUSULA SOLUCIN DE CONFLICTOS. 1) ARREGLO DIRECTO DE CONFLICTOS: En
caso de surgir diferencias entre las partes por razn o con ocasin del presente contrato, deber agotarse, en primer trmino, la etapa de arreglo directo. Para tal efecto, las
partes contarn con diez (10) das hbiles, contados a partir de la fecha en que una
de las Partes requiera a la otra, por escrito, para que se acuerde a una reunin para
tratar de solucionar la diferencia. Si pasado dicho trmino no se suscribe un acuerdo
por las partes, se entender que no tienen nimo de arreglo. 2) TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO. Pasado el arreglo directo sin que las partes lleguen a ninguna solucin,
cualquier controversia o diferencia relativa a este contrato o que guarde relacin con
ste se resolver por un Tribunal de Arbitramento que estar integrado por un (1) rbitro en caso de que se trate de asuntos cuyas pretensiones sean iguales o inferiores a
quinientos (500) salarios mnimos legales mensuales vigentes o por tres (3) rbitros
en el evento que la cuanta de las pretensiones sea mayor. El Tribunal se sujetar a las
siguientes reglas: A) El Tribunal funcionar en el Centro de Arbitraje y Conciliacin de la
Cmara de Comercio de Medelln; B) Los rbitros sern nombrados de comn acuerdo
por LAS PARTES. Si LAS PARTES no llegaren a un acuerdo sobre el nombre de los rbitros, el Tribunal ser designado por el Centro de Arbitraje y Conciliacin de la Cmara
de Comercio de Medelln, segn su reglamento; C) El tribunal decidir en derecho; D)
Sern aplicables las tarifas establecidas por el Centro de Arbitraje y Conciliacin de la
Cmara de Comercio de Medelln.
Paragrafo primero: El ejercicio de los derechos derivados de obligaciones crediticias,
contenidas en ttulos valores o documentos de deuda que presten mrito ejecutivo,
no estarn sometidas al procedimiento de arreglo directo de conflictos y/o Tribunal de
Arbitramento establecidos en la presente clusula. El o los acreedores, podrn llevar a
cabo las acciones y procesos de cobro y ejecucin de las obligaciones y garantas por
la va ejecutiva ante la justicia ordinaria.
11. Clusula de responsabilidad: En los contratos que Celsia celebre con sus Proveedo-
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54
Manual de Compras
y Contratacin
res no se podr limitar la responsabilidad del Proveedor respecto al cumplimiento del

contrato.
Cualquier acuerdo al que se llegue con un Proveedor que implique la limitacin de su
responsabilidad, deber contar con la aprobacin de la Direccin Jurdica.
12. Proteccin de datos personales: De conformidad con la Ley 1581 del 2012 en los negocios en los cuales se acceda a datos personales, se deber establecer la obligacin
constitucional de protegerlos con la siguiente clusula.
CLASULA DE PROTECCIN DE DATOS PERSONALES: Mediante la celebracin del
presente contrato, EL CONTRATISTA asume la obligacin constitucional, legal y jurisprudencial de proteger los datos personales a los que acceda con ocasin de este
contrato. Por tanto, deber adoptar las medidas que le permitan dar cumplimiento a
lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y cualquier otra ley, norma o decreto que las
modifique o sustituya. Consecuencia de esta obligacin legal, deber adoptar las medidas de seguridad administrativas, tecnolgicas y fsicas, acorde a la criticidad de la
informacin personal a la que accede, para garantizar que este tipo de informacin
no ser usada, comercializada, cedida, transferida y/o no ser sometida a cualquier
otro tratamiento contrario a la finalidad comprendida en lo dispuesto en el objeto del
presente contrato.
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Manual de Compras
y Contratacin
ANEXO 9 Suministro de servicios en las instalaciones de Celsia

En caso de requerirse la prestacin de un servicio o la ejecucin de un trabajo por parte de
un proveedor dentro de las instalaciones de Celsia, deber contemplarse en el respectivo
contrato o documento legal que se suscriba entre las partes, como mnimo lo siguiente:
1. Se deber definir con el proveedor quin asumir el costo por concepto de servicios
pblicos, llamadas telefnicas, servicios de Internet y otros servicios de comunicacin
y en qu porcentaje.
2. En caso de que el proveedor requiera vigilancia dentro de las instalaciones de Celsia,
se establecer que en todos los casos dicha vigilancia ser prestada por Celsia o por
quien este designe y los costos que se generen por la seguridad y vigilancia al servicio
del proveedor, sern asumidos por l.
Una vez enviado el pedido y al momento del ingreso del proveedor a las instalaciones de
Celsia para su ejecucin, se llevar a cabo lo siguiente:
1. El proveedor deber entregar la lista completa de los empleados que prestarn los
servicios o ejecutarn los trabajos, con el fin de permitir su ingreso a las instalaciones.
Celsia deber ponerle de presente al proveedor que los empleados cuyo ingreso no
est previamente informado no podrn ingresar a las instalaciones.
2. El proveedor deber entregar la lista de los vehculos y de los operadores que utilizar
para la ejecucin del contrato.
3. El proveedor deber cumplir el procedimiento establecido por Celsia de control de acceso a las instalaciones.
En caso de que se presenten dudas por parte del proveedor respecto a la normatividad de
Celsia en sus instalaciones, estas debern ser resueltas por el responsable de la Vicepresidencia de Gestin Humana y Administrativa.
Adems de lo anterior, el proveedor deber cumplir con el Manual de Seguridad, Salud en el
Trabajo y Gestin Ambiental para Contratistas, que se encuentra disponible en el SIG. Por
lo tanto, ser responsabilidad del administrador del contrato entregar dicho Manual a los
contratistas que por la labor desarrollada deban observarlo.
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Manual de Compras
y Contratacin
ANEXO 10 Poltica de pagos

Objetivo
Brindar los lineamientos generales respecto a la poltica de pagos de la Compaa en los
siguientes aspectos.
1. Trminos de pago
La compaa emplea la fecha de recepcin de la factura para determinar la fecha de pago,
el cual estar acorde con las condiciones de pago registradas para el tercero en el maestro
de proveedores y en cualquier caso no podr ser inferior a treinta (30) das calendario.
La actualizacin, definitiva o para una compra especfica, de los trminos de pago de un
proveedor especfico solo podr ser pactado por el rea de Adquisiciones y Logstica o por
el rea solicitante, cuando aplique, previo cumplimiento de los requisitos definidos en el
proceso de compras para la actualizacin del maestro de proveedores.
2. Entrega de anticipos
Por regla general, la compaa no otorga anticipos en sus compras de bienes y servicios.
Sin embargo, en aquellos casos en los cuales la prctica comercial o las particularidades
propias de la contratacin lo ameriten, se aceptar el pago de anticipos a los proveedores
bajo los siguientes requisitos:
El anticipo no podr exceder el 30% del valor total de pedido.
El proveedor entregar, previo el giro de los recursos, las garantas o plizas que se
detallan en el ANEXO 5 Plizas y garantas.
Ningn proveedor podr tener dos o ms anticipos activos sin la autorizacin previa
de la Vicepresidencia Financiera. De igual forma, para servicios o bienes iguales, la
compaa proceder a compensar en primera medida los anticipos otorgados por estos
conceptos, as correspondan a rdenes de compra diferentes, antes de girar nuevos
recursos al proveedor.
El control del buen uso del anticipo y de la adecuada amortizacin de este en las facturas del proveedor es una responsabilidad del rea solicitante.
3. Entrega de garantas
La compaa tiene presencia en el mercado pblico de valores y es reconocida por su excelente gobierno corporativo y solidez financiera. Por esta razn, considera que la entrega
de garantas bancarias o plizas para garantizar el pago no debe ser un requisito en sus
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Manual de Compras
y Contratacin
operaciones de compra de bienes y servicios.

Sin embargo, la compaa tambin reconoce que es posible en ciertos casos, especialmente en operaciones de comercio exterior, que dichas exigencias sean aplicables. En dichos
casos, el rea de Adquisiciones y Logstica o el rea solicitante, cuando aplique, deben
solicitar a la Direccin de Tesorera el estudio de las condiciones aplicables y ser sta la
que tomar la decisin de qu mecanismo emplear o de si proceder a un pago anticipado.
4. Descuentos por pronto pago
La tasa aplicable para el pago anticipado de facturas de terceros ser definida por la Direccin de Tesorera y comunicada de conformidad con los proveedores que muestren su
inters en acogerse al pronto pago de facturas. Para esto, el proveedor debe dirigir a la
compaa una solicitud formal relacionando las facturas sujetas a pronto pago y sus condiciones generales, la cual debe estar debidamente firmada por el Representante Legal
del proveedor y acompaada de un Certificado de Cmara y Comercio, no mayor a 30 das.
En caso de que exista algn tipo de reclamacin con relacin a una factura que haya sido
recibida en la compaa, pero que an se encuentre sin pagar, el rea solicitante deber
informar al rea de Adquisiciones y Logstica para que esta a su vez proceda a bloquear
dicho documento en SAP y as se impida el pago anticipado de dicha obligacin en disputa.
5. Excepciones relacionadas con el pago de facturas
Para realizar un pago a un tercero diferente de aquel que aparece registrado en la factura
o a una cuenta diferente a la que aparece registrada en el maestro de proveedores se
requiere:
Recibir una solicitud formal del proveedor, firmada por representante legal, en la cual
especifique la modificacin que requiere se haga y si esta es permanente o transitoria.
Toda solicitud que expresamente no indique que el cambio es permanente ser considerada como transitoria.
Aprobacin por parte del Vicepresidente Financiero.
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Manual de Compras
y Contratacin
ANEXO 11 Procedimiento de compras

El procedimiento de compras est definido en el SIG proceso de gestin de Adquisiciones
y Logstica, dicho procedimiento se resume a continuacin:
TODAS LAS REAS
Aprobacin
del pedido
Validacin de las ofertas

por solicitante
Peticin e ingreso
de oferta
Solicitud
de pedido
Realizacin
del pedido
NEGOCIACIN
(en caso de que lo amerite)
EN MATERIALES
se da entrada de mercanca
Se verifica
factura
TESORERA
EN SERVICIOS
se hace y se aprueba
la hoja de entrada
CONTABILIDAD
ARCHIVO
COMPRAS
ALMACN
VERIFICACIN DE FACTURAS
SOLICITUD DE PEDIDO: La solicitud de pedido define una necesidad con respecto a un material o servicio. Las solicitudes se originan en cualquier rea de Celsia y le indica al rea
de Adquisiciones y Logstica que consiga unas cantidades determinadas de materiales o
servicios para una fecha especfica.
PETICIN DE OFERTA: La peticin de oferta es la invitacin a un proveedor para que especifique, mediante la presentacin de una oferta (cotizacin) sus precios y condiciones (entre
otros) para suministrar un material o prestar un servicio.
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Manual de Compras
y Contratacin
OFERTA: La oferta (cotizacin) contiene los precios y condiciones de un proveedor para

suministrar los materiales o prestar los servicios especificados en la peticin de oferta.
VALIDACIN DE LAS OFERTAS: Es la verificacin de que la oferta o cotizacin presentada
por el proveedor si cumple con los requerimientos expresados en la Oferta, esta se debe
validar tcnica y financieramente.
NEGOCIACIN: Es el proceso mediante el cual el rea de Adquisiciones y Logstica trata
de obtener que la oferta presentada por el proveedor tenga los mejores beneficios para la
compaa, esta debe guardar que los precios sean razonables y tengan una ponderacin
adecuada con el mercado as como el cumplimiento de los requerimientos tcnicos.
PEDIDO: El pedido representa una solicitud formal o instruccin a un proveedor para que
suministre determinados materiales o preste un servicio de acuerdo con trminos y condiciones estipuladas.
APROBACIN DE PEDIDO: Liberacin de pedido como es conocido en SAP, es el proceso
mediante el cual unas personas definidas por Celsia, (dependiendo de la estrategia de liberacin), realizan la aprobacin para realizar la compra del bien o la prestacin del servicio,
con el pedido liberado es con lo que se formaliza al proveedor el negocio.
ENTRADA DE MERCANCA: Es la recepcin y registro en los almacenes de los materiales
comprados a los proveedores y que efectivamente ellos entregaron.
HOJA DE ENTRADA DE SERVICIOS: El registro por la recepcin de los servicios o trabajos
realizados realmente por el proveedor y recibidos a cabalidad por el administrador del contrato. Estos adicionalmente deben ser aprobados como aceptacin y aprobacin del pago
(dependiendo de la estrategia de liberacin).
VERIFICACIN DE FACTURAS: Se reciben y verifican las facturas enviadas por los proveedores reconociendo y registrando la obligacin del pago.
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y Contratacin
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PARTE I: DISPOSICIONES GENERALES

PARTE IV - OBLIGATORIEDAD Y VIGENCIA DEL MANUAL

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Del rea solicitante frente al proceso:

con la prevencin de lavado de activos.

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4. REA ENCARGADA DE LA NEGOCIACIN Y CONTRATACIN

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Plizas de seguro y/o garantas

Mayor o igual a 2.500

Anticipo y Salarios y Prestaciones

En cualquier caso, el rea solicitante o el rea de Adquisiciones y Logstica, teniendo en

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5.1.1.2. INVITACIN A COTIZAR

tcnicos estipulados en el pliego de condiciones y (c) por la decisin de Celsia

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5.2.1. ETAPA PRECONTRACTUAL

5.2.2. ETAPA DE FORMALIZACIN CONTRACTUAL

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de bienes por parte del mismo.

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6. PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE COMPRAS

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deber consultarla al rea de Riesgos y Seguros.

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toda la documentacin, siempre identificndola con el cdigo del respectivo contrato.

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7.1.2. EVALUACIN DEL DESEMPEO

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1. ASPECTOS FINANCIEROS DEL CONTRATO

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ANEXO 1 POLTICAS DE COMPRAS Y CONTRATACIN

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2.2. CONDUCTA ESPERADA DE LOS PROVEEDORES DE CELSIA

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consecuencia de no haber adoptado las medidas preventivas oportunas para evitarlos.

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Contratacin. Adicionalmente, no se deben realizar operaciones de compra teniendo

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Directores o responsables de centros de costos (*)

De 501 hasta 2.500

(*) El nivel 4 constituye una aprobacin tcnica.

La administracin de las Atribuciones ser responsabilidad del rea de Adquisiciones y

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ANEXO 3 Procedimiento para la delegacin de funciones

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ANEXO 4 Trminos y condiciones

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