Azalia Rizqya Faozanudin 1

21070114120003

SEVEN BASIC TOOLS IN PDCA CYCLE

A. Seven (7) Tools Deming
1. Diagram Pareto
Diagram tersebut mengurutkan hal - hal berurutan dengan besarnya kontribusi,
mengidentifikasi hal - hal yang menunjukan pengaruh maksimum atau terbesar. Pareto
banyak digunakan dalam SPC dan perbaikan kualitas, yang kemudian dapat digunakan
untuk:
Menentukan prioritas yang lebih baik terhadap proyek - proyek perbaikan.
Menentukan prioritas pengaturan aksi perbaikan untuk menyelesaikan

permasalahan.
Mengidentifikasi produk - produk yang mendapat komplain terbanyak.
Mengidentifikasi asal muasal komplain yang sering terjadi.
Mengidentifikasi penyebab tersering yang menyebabkan adanya penolakan
produk ataupun tujuan produk lainnya.
Prinsip Pareto dikenal sebagai aturan 80/20 dan digunakan pada manajemen

material, dengan konsep 20% barang yang dibeli memenuhi 80% nilai yang diinginkan.
Dalam membuat Diagram Pareto, langkah - langkah yang dapat dilakukan adalah :
a) Dari data yang tersedia, lakukan perhitungan terhadap kontribusi masing masing pokok produk.
b) Urutkan masing - masing pokok produk dari nilai kontribusi yang terbesar
hingga terkecil. Pokok - pokok yang memiliki kontribusi kecil dapat disatukan
dan diberi label sebagai "Lain-lain".
c) Susun kembali pokok - pokok tersebut dalam bentuk tabel ataupun daftar, dan
ubah nilai kontribusi menjadi nilai persen dan persen kumulatif.
d) Gambarlah diagram X dan Y. Garis X menunjukan pokok - pokok. Pareto
memiliki dua buah garis Y yang terletak masing - masing diujung X, kanan dan
kiri. Garis Y kiri menunjukan nilai, sementara garis Y kanan menunjukan persen
kontribusi. Masing - masing garis Y diatur sedemikian rupa sehingga total nilai
e)
f)
g)
h)

dan total persen kontribusi dapat menjadi sama tinggi.

Gambarlah batang - batang yang mewakili masing - masing pokok.
Gambar titik - titik untuk kumulatif persen di ujung masing - masing pokok.
Hubungkan titik - titik tersebut.
Diagram siap untuk diinterpretasikan.

Azalia Rizqya Faozanudin 2

21070114120003

Gambar
contoh

dari

Diagram Pareto

di atas merupakan
Diagram
di

atas

Pareto.
dibuat

untuk menentukan permasalahan yang menjadi sumber utama kerugian dari sebuah
perusahaan. Menurut diagram tersebut, dapat diketahui bahwa terdapat 4 masalah yang
menyebabkan kerugian hingga 80% dari seluruh total masalah. Selanjutnya, tindakan
untuk mengurangi total kerugian dapat difokuskan terhadap 4 masalah tersebut daripada
keseluruhan masalah yang sudah teridentifikasi.
2. Diagram Sebab-dan-Akibat
Diagram tersebut merupakan alat yang menunjukan hubungan sistematis antara
hasil ataupun gejala atau efek dengan sebab - sebab yang mungkin. Alat ini
menghasilkan ide - ide mengenai penyebab - penyebab suatu permasalahan dan
menggambarkannya dalam bentuk yang terstruktur. Dalam diagram tulang ikan yang
digunakan, permasalahan utama diletakan di kepala diagram tersebut. Lalu, setelah
penyelesaian terjadi, maka akan menjadi evaluasi menyeluruh dari penyebab - penyebab
terjadinya suatu hal dan juga menunjukan akar dari penyebab tersebut. Diagram ini
memiliki 6 kategori klasik yang sering digunakan sebagai penyebab utama dari
permasalahan organisasi, yaitu manusia, peralatan, material, lingkungan, manajemen
dan proses.
Diagram ini pada dasarnya dapat dipergunakan untuk kebutuhan - kebutuhan
seperti :
a) Mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah.
b) Membantu membangkitkan ide - ide untuk solusi suatu masalah.
c) Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut.
d) Mengidentifikasi tindakan untuk menciptakan hasil yang diinginkan.
e) Membahas issue secara lengkap dan rapi.
f) Menghasilkan pemikiran baru.
Dibawah ini merupakan contoh dari diagram sebab-dan-akibat (fishbone diagram).

Azalia Rizqya Faozanudin 3

21070114120003

Untuk

membuat

sebab-

diagram

dan-akibat

maka

harus
melakukan
langkah

langkah
1)

berikut :
Membuat
kerangka
sebab-dankepala ikan

diagram
akibat, yang berbentuk
dengan tulang - tulangnya.

Kepala ikan diletakan pada bagian kanan diagram yang nanti akan digunakan
untuk menyatakan permasalahan utama. Bagian kedua merupakan sirip yang
akan digunakan untuk menuliskan kategori - kategori yang termasuk dalam
penyebab permasalahan. Bagian ketiga adalah duri yang digunakan untuk
menyatakan penyebab permasalahan.
2) Merumuskan dan menyepakati masalah utama yang akan dibahas. Menurut W.
Pounds dalam Robbins dan Coulter, masalah adalah perbedaan antara kondisi
yang ada dengan kondisi yang diinginkan. Masalah utama kemudian
ditempatkan pada bagian paling kanan diagram, atau kepala dari kerangka ikan
tersebut.
3) Mencari faktor - faktor utama yang berpengaruh atau merupakan sebab dari
permasalahan. Teknik yang digunakan biasanya adalah brainstorming. Menurut
Scarvada (2004), penyebab permasalahan dikelompokan berdasarkan enam
kategori, seperti bahan baku atau material, mesin dan peralatan, SDM, metode,
lingkungan dan pengukuran. Di lain hal, menurut Gaspersz dan Fontana (2011)
membuat tujuh kategori seperti SDM, mesin dan peralatan, metode, bahan
baku, media, motivasi dan keuangan.
4) Menemukan penyebab dari masing - masing kategori permasalahan. Penyebab
- penyebab akan ditempatkan pada duri ikan.

Azalia Rizqya Faozanudin 4

21070114120003

5) Apabila sudah diselesaikan, maka lakukan diskusi perihal keterkaitan apakah

yang penting dari penyebab - penyebab yang sudah tertulis.
3. Histogram
Histogram atau yang biasa dikenal dengan diagram distribusi frekuensi merupakan
sebuah grafik batang yang menunjukan pola distribusi yang diobservasi, dikelompokan
dalam kelas - kelas interval dan disusun dalam urutan besarannya. Seringkali digunakan
untuk mempelajari pola distribusi dan menyimpulkan proses berdasarkan pola tersebut.
Histogram merupakan salah satu dari tools yang sering digunakan dalam Root Cause
Analysis, meliputi penyajian data untuk menentukan penyebab manakah yang
mendominasi dan memahami distribusi dari kejadian - kejadian oleh masalah,
penyebab, maupun konsekuensi lainnya.
Dalam mempersiapkan dan membuat Histogram, langkah - langkah yang harus
dilakukan adalah :
a) Mengumpulkan data, lebih baik lebih dari 50 observasi atau pengamatan.
b) Urutkan semua nilai dari rendah ke tinggi.
c) Bagi rentang nilai - nilai tersebut menjadi beberapa kelompok yang dapat
menunjukan interval kelas yang sama.
d) Catat frekuensi dari masing - masing kelompok.
e) Gambar garis X dan garis Y. Tentukan skala yang cocok untuk kelompok pada
garis X dan jumlah observasi atau frekuensi pada garis Y.
f) Gambarkan batang yang melambangkan masing - masing frekuensi kelompok.
g) Beri judul yang pantas dan tepat.
h) Histogram sudah dapat dipelajari pola dan dapat diambil kesimpulan.
Histogram memiliki banyak sekali bentuk sehingga intrepretasinya pun berbeda beda. Dibawah ini akan disajikan bermacam bentuk Histogram sebagai referensi.
a) Bel, biasanya merepresentasikan distribusi normal.

b) Bimodal,

memiliki

dua

puncak.

Bentuk ini menunjukan data kemungkinan berasal dari dua sistem yang
berbeda. Apabila bentuk ini muncul, maka sebaiknya sistem tersebut
dibedakan dan dilakukan analisis terpisah.

Azalia Rizqya Faozanudin 5

21070114120003

c) Seragam, bentuk yang hampir seragam menyediakan sedikit informasi

mengenai sistem yang diobservasi. Apabila histogram seperti ini muncul
maka periksa apakah beberapa sumber data telah digabungkan, apabila
benar maka analisa terpisah. Jika sumber data yang beragam bukanlah
alasannya, pengelompokan yang berbeda dapat dicoba untuk mendapatkan
pola yang lebih informatif. Distribusi seragam seringkali berarti bahwa
jumlah

kelas

sangatlah sedikit.

d) Acak, distribusi acak tidak mempunyai pola tertentu. Solusi yang sama
seperti yang terjadi pada bentuk histogram seragam. Distribusi acak
seringkali berarti bahwa terdapat banyak kelas.

4. Peta Kendali
Peta Kendali atau Control Chart yang dikembangkan oleh Dr.Walter, merupakan
sebuah alat yang digunakan untuk melakukan diagnsa terhadap banyak permasalahan
produksi yang ditujukan untuk membawa perbaikan yang besar pada kualitas produk
sekaligus dalam mengurangi kerugian dalam bekerja. Konsep dasar dari penggunaan
peta kendali terletak pada analisa variasi yang merupakan sesuatu yang melekat pada
seluruh proses manufaktur. Variasi yang hadir, terbagi menjadi dua yaitu variasi acak
dan variasi yang telah ditetapkan. Variasi acak tidak dapat dihindari karena tidak

Azalia Rizqya Faozanudin 6

21070114120003

terdapat dalam rencana, sementara variasi yang telah ditetapkan dapat dihindari.
Kehadiran macam - macam variasi inilah yang dapat dianalisis melalui peta kendali.
Peta Kendali memiliki garis atas, garis bawah dan garis tengah. Garis atas
digunakan untuk Batas Kontrol Tertinggi atau Upper Control Limit (UCL) sementara
garis bawah digunakan untuk Batas Kontrol Terendah atau Lower Control Limit (LCL),
untuk garis tengah merupakan Central Line sebagai rata - rata.

Gambar

diatas

merupakan contoh dari Peta Kendali

atau Control Chart. Dapat dipahami bahwa garis tengah atau Central Line digunakan
sebagai titik kualitas yang diharapkan dari hasil produksi sebuah barang. Lower Control
Limit akan digunakan sebagai titik terendah dari kualitas produk tersebut. Produk yang
tidak memenuhi Lower Control Limit selanjutnya akan ditindak sesuai kebijakan
perusahaan. Peta Kendali, selanjutnya dapat digunakan untuk :

Mengendalikan proses yang sedang berlangsung dengan menentukan masalah

dan menyelesaikan masalah tersebut.

Melakukan prediksi atau estimasi kisaran hasil suatu proses.
Mengetahui apakah proses yang sedang diamati merupakan proses stabil.
Melakukan analisa pola variasi proses bahwa pola tersebut berasal dari penyebab

khusus atau penyebab umum.

Menentukan apakah proyek peningkatan kualitas harus diarahkan kepada
tindakan pencegahan atau kepada tindakan perubahan mendasar pada proses

yang diamati.
Lalu, untuk membuat sebuah Peta Kendali atau Control Charts hal - hal yang harus
dilakukan antara lain adalah :
a) Memilih jenis peta kendali yang sesuai dengan data yang akan diambil.
b) Menentukan waktu atau periode pengambilan data, sampling plan dan jumlah
data yang diperlukan.
c) Mengumpulkan data setidaknya 20 hingga 25 sub-group.
d) Menghitung masing - masing data statistik sub-group tersebut, seperti rata - rata
(X), rata - rata X (X-bar), range (R) dan rata - rata range (R-bar).
e) Melakukan identifikasi skala yang tepat dan cocok lalu memasukan ke dalam
data statistik.

Azalia Rizqya Faozanudin 7

21070114120003

f) Menghitung garis tengah dan batas kontrol (UCL dan LCL) sesuai dengan
formula peta kendali.
g) Menguji chart yang telah dihasilkan dari data tersebut.
h) Melakukan investigasi maupun tindakan perbaikan sesuai interpretasi chart.
5. Diagram Scatter
Diagram Scatter atau diagram pencar/sebar merupakan sebuah grafik yang
menunjukan keeratan hubungan/korelasi antara dua variabel yang kemudian
diinterpretasikan menjadi koefisien korelasi. Diagram ini seringkali digunakan sebagai
alat analisis mengenai tindak lanjut dalam menentukan apakah penyebab terkait
memberikan dampak atau kontribusi terhadap karakteristik kualitas produk. Contoh dari
Diagram Scatter ditunjukan pada gambar berikut,

Grafik tersebut menjelaskan bahwa terdapat hubungan positif antara jumlah dokter
spesialis dengan jumlah pasien. Jika jumlah dokter spesialis meningkat maka akan
diikuti dengan jumlah pasien yang meningkat pula. Dalam melakukan interpretasi
diagram scatter maka harus diketahui juga pola antara sumbu X dan Y, sebagaimana
yang dapat dijelaskan melalui grafik berikut.

Azalia Rizqya Faozanudin 8

21070114120003

Langkah - langkah yang harus dilakukan dalam pembuatan diagram scatter adalah,
a) Mengumpulkan data yang berpasangan (x,y) dimaksudkan untuk mempelajari
hubungan diantara dua variabel tersebut, dengan jumlah data minimal 30 data.
Lalu, susunlah data tersebut dalam tabel.
b) Menentukan nilai maksimum dan minimum bagi kedua variabel tersebut (x)
dan (y). Buatlah skala pada sumbu horizontal dan vertikal menyesuaikan
dengan data yang telah disusun. Tempatkan masing - masing data dari variabel
sesuai dengan sumbu, dimana horizontal untuk variabel x dan vertikal untuk
variabel y.
c) Buatlah plot atau titik - titik berdasarkan data yang telah disusun.
d) Berikan informasi yang memadai agar orang lain dapat memahami diagram
tersebut.
6. Grafik
Grafik digunakan sebagai gambaran yang mewakili data. Gambaran tersebut dapat
membantu pengguna atau orang - orang yang melihat grafik tersebut untuk lebih cepat
memahami arti dari data yang tersaji. Penyajian grafik yang berbeda dipilih sesuai
dengan tujuan dari analisa dan preferensi pembaca. Macam - macam dari jenis
penyajian grafik adalah :
No.
1.
2.
3.
4.
5.

Tipe Grafik
Grafik Batang
Grafik Garis
Gantt Chart
Grafik Radar
Band Graph

Tujuan
Membandingkan besaran data.
Menyajikan perubahan - perubahan data.
Merencanakan dan menjadwalkan.
Menyajikan perubahan data sebelum dan data sesudah.
Menyajikan perubahan data sebelum dan data sesudah.

7. Check-Sheets
Check-sheets atau yang sering disebut check-list ataupun tally chart adalah alat
yang digunakan untuk mencatat dan mengklasifikasi data yang sedang diobservasi.
Check-sheets berisi daftar yang berkaitan dengan faktor - faktor yang sedang
diobservasi tersebut, seperti tingkah laku atau kegiatan individu yang diamati. Alat ini
berupa lembar pencatatan data secara mudah dan sederhana, sehingga lebih efektif
untuk menghindari kesalahan - kesalahan yang mungkin terjadi dalam pengumpulan
data tersebut. Manfaat dari penggunaan dari Check-sheet adalah sebagai berikut :

Azalia Rizqya Faozanudin 9

21070114120003

a) Memudahkan proses pengumpulan data terutama untuk mengetahui bagaimana

sesuatu masalah sering terjadi, sehingga lebih efisien dalam pengumpulan data.
b) Memudahkan pemilahan data ke dalam kategori yang berbeda - beda seperti
penyebab

penyebab,

masalah-masalah

dan

lain-lain.

Hal

tersebut

memudahkan pengolahan lebih lanjut untuk memberikan gambaran tentang

faktor - faktor yang relevan dengan persoalan yang sedang dihadapi.
c) Memudahkan penyusunan data secara otomatis, sehingga data dapat digunakan
lebih mudah.
d) Memudahkan pemisahan opini dan fakta.
Terkait penggunaan check-sheet sudah banyak

diketahui

bahwa

dalam

pengumpulan data akan lebih hemat baik waktu maupun biaya yang dikeluarkan. Proses
pemilahan data pun lebih cepat dan mudah sehingga analisis dapat dilakukan lebih rinci.
Lalu, bagaimana ciri-ciri check-sheet yang baik? Check-sheet yang baik haruslah
disesuaikan dengan tujuan yang telah dirumuskan. Lalu, direncanakan dengan sistematis
dengan bentuk berupa format yang praktis dan mudah dipahami. Kemudian, hasil
pengecekan tersebut diolah sesuai dengan tujuan dengan hasil yang dapat diperiksa
validitas, reabilitas dan ketelitian. Ditambah, hasil tersebut bersifat kuantitatif.
B. 7 Basic Tools Through PDCA-Cycle
Continuous Improvement seperti yang tertuang pada QMS (ISO 9001:2000) tidak
dapat diwujudkan tanpa ketujuh alat - alat kualitas tersebut yang kemudian dirumuskan
menjadi empat buah kelompok kegiatan yang disebut dengan Deming's Quality Cycle
atau PDCA-cycle. Konsep siklus PDCA merupakan bagian yang terintegrasi dari proses
manajemen dan didesain untuk dipergunakan sebagai model yang dinamis karena pada
satu siklus lengkap PDCA melambangkan satu langkah dari perbaikan. PDCA-cycle
difungsikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan usaha - usaha dalam mencapai
perbaikan, yang menitikberatkan dan mendemonstrasikan bahwa sebuah program
perbaikan kualitas harus dimulai dengan perencanaan yang cermat, harus menghasilkan
aksi yang efektif dan harus bergerak kembali menuju perencanaan lainnya dalam siklus
yang berkelanjutan. PDCa-cycle adalah sebuah ide yang menstrategiskan terobosan
dalam hal keamanan, kualitas, moral, biaya delivery dan objektif bisnis penting lainnya.
PDCA-cycle terdiri atas kegiatan Planning, Do, Check dan Act. Masing - masing
kegiatan dijelaskan sebagai berikut:

Azalia Rizqya Faozanudin 10

21070114120003

Planning yaitu kegiatan yang terfokus pada analisa perihal apa yang perlu
diperbaiki dengan mempertimbangkan aspek - aspek yang mempunyai

kesempatan untuk berubah.

Do, yaitu implementasi dari perubahan - perubahan yang telah ditetapkan

pada tahap sebelumnya.

Check, adalah kegiatan mengendalikan dan mengukur proses dan produk
sesuai dengan perubahan yang dilakukan sebelumnya, disesuaikan menurut
kebijakan, tujuan dan syarat pra-syarat pada produk. Biasanya berbentuk

laporan berisi hasil dari perubahan.

Act, mengadopsi lambat laun efek dari perubahan, kemudian dilanjutkan

dengan siklus PDCA lainnya untuk tetap menjalankan program perbaikan.

Seven Basic Tools milik Deming digunakan dalam keseluruhan siklus PDCA,
seperti yang diilustrasikan pada gambar dibawah.

Lebih

lengkapnya

ditunjukan pada tabel berikut.

REFERENSI

Azalia Rizqya Faozanudin 11

21070114120003

Sokovic, Mirko. "Basic Quality Tools in Continuous Improvement Process". The

Journal of Mechanical Engineering 55 (2009) : 1-6. Web. 22 August 2016.
Magar, Vasha. "Application of 7 Qualtiy Control (7QC) Tools for Continuous
Improvement of Manufacturing Process. International Journal of Engineering
Research and General Science 2 (2014) : 364 - 370. IJERGS. Web. 22 August
2016.