MAKALAH

ADMINISTRASI KEHUMASAN DAN KEPROTOKOLAN

MATERI KEHUMASAN
Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas
Mata Pelajaran Administrasi Kehumasan Dan Keprotokolan
Guru Pembimbing : Sri Rahayu, S.Pd

Disusun Oleh
Adam Dermawan (Nomor Induk Siswa : 12402)
BIDANG KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN
JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMK NEGERI 9 JAKARTA
2016

1. Definisi Humas
Definisi Hubungan Masyarakat adalah daftar dari berbagai macam definisi Hubungan
Masyarakat (bahasa Inggris: Public Relation) biasa disingkat dengan humas adalah sesuatu yang
terdiri dari semua bentuk komunikasi berencana baik ke dalam maupun ke luar yang bertujuan
untuk mendapatkan citra positif dan dukungan dari publiknya.
Definisi Humas menurut J.C.Seidel
Humas adalah proses yang berkelanjutan dari usaha-usaha manajemen untuk
memperoleh itikad baik dan pengertian dari langganannya, pegawai, dan publik umumnya; ke
dalam dengan mengadakan analisis dan perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan
mengadakan pernyataan-pernyataan. (Public Relations is the continuing process by which
management endeavors to obtain goodwill and understanding of its customers, its employers,
and the public at large; inwardly through self analysis and corrections, inwardly through all
means of expressions)

2. Ruang Lingkup Humas

Internal Public Relations
Sudah tentu suasana di dalam badan atau perusahaan itu sendiri yang menjadi target internal
public relation, terutama suasana di antara para pegawainya yang mempunyai hubungan
langsung dengan perkembangan perusahaannya. Kegiatan public relations ke dalam perusahaan
(organisasi/lembaga) ini diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di
antara para pegawainya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan/atasan terjalin dengan akrab
dan tidak kaku, serta masing-masing meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap
perusahaan (organisasi/lembaga)
Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officers, yaitu:
Hubungan dengan karyawan (employee relations)
Seorang PR harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan baik secara formal
maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan
pertimbangan dalam pengambilan kebijakan dalam organisasi/perusahaan.
Seorang PR harus mampu menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Karena
dengan diadakan program employee relations diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif
yaitu karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat
menciptakan rasa memilki (sense of belonging), motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi
kerja semaksimal mungkin.

 Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)

Seorang PR juga harus mampu membina hubungan yang baik dengan pemegang saham, serta
mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam organisasi/perusahaan. Karena sebagai
penyandang dana, mereka harus selalu tahu perkembangan perusahaan secara transparan agar
dapat meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Dengan demikian akan
menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan.
Labour relations (Hubungan dengan para buruh)
Ruang lingkup humas dalam hal ini seorang PR bertugas untuk menjaga hubungan baik antara
pimpinan dengan para buruh. Pelaksanaan ruang lingkup humas ini untuk menjaga terjadinya
kesalahpahaman dan hubungan yang buruk antara atasan dan bawahan.
Manager relations (Hubungan dengan para manajer)
Manajer adalah orang-orang terpilih yang berandil besar dalam menentukan kebijakan
perusahaan. Oleh karena itu, hubungan baik harus dijaga. Di sinilah ruang lingkup humas
berperan. Caranya bisa dengan memberikan tunjangan jabatan, adanyacoffe morning, mobil
dinas, rumah dinas, dan lain sebagainya.
Human relations (Hubungan sesama manusia)
Ruang lingkup humas ini menyangkut hubungan yang baik yang harus dibina oleh perusahaan
dengan seluruh warga perusahaan sebagai manusia agar timbul rasa persaudaraan,
kesetiakawanan, dan nantinya akan memunculkan team work yang baik untuk mencapai tujuan
instansi atau perusahaan.
External Public Relations
Tindakan-tindakan yang harus dilakukan external public relations seperti :
Menganalisa dan menilai sikap dan opini publik yang menanggapi kebijaksanaan pimpinan
perusahaan dalam menggerakkan pegawainya dan menerapkan metodenya
Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan, terutama kegiatan yang mendapat
sorotan atau kritikan public
Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar publik tetap
memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan
Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang
efektif
Mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik akan
barang-barang yang dihasilkan perusahaan. Kegiatan Eksternal Public Relations ini ditujukan
untuk publik eksternal organisasi/perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar
perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar
perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing, dan lain sebagainya. Melalui kegiatan
eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada
perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi/

perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan
dimata publiknya.

3. Tujuan Humas
Tujuan utama humas
Tujuan utama Public Relation sendiri adalah menciptakan, mempertahankan dan
melindungi reputasi organisasi/ perusahaan, memperluas prestis, menampilkan citra-citra yang
mendukung. Riset menunjukkan bahwa konsumen/pelanggan lebih sering melakukan buying
decicision atau keputusan pembelian berdasarkan citra perusahaan.
Dengan bahasa paling sederhana dan singkat, tujuan utama Public Relation dapat diringkas,
sesuai tujuan utama yang diatas sebagai berikut:
Mengevaluasi sikap dan opini publik
Formulasi dan implementasi prosedur dan policy organisasi atas komunikasi
organisasi/perusahaan dengan publik
Mengkoordinasikan program-program komunikasi
Mengembangkan hubungan dan good-will lewat proses komunikasi dua arah
Mengembangkan hubungan positif antar organisasi dan public
4. Tujuan humas dalam komunikasi dua arah
Tujuan yang ingin dicapai dalam pekerjaan kehumasan dalam proses komunikasi dua
arah tergolong dua golongan besar yaitu:
A. Komunikasi Internal (Personil/Anggota Institusi)
Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai institusi.
Menciptakan kesadaran personil mengenai peran institusi dalam masyarakat
Menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari anggotanya
B. Komunikasi Eksternal (Masyarakat/Public)
Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi.
Kesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan umumnya dan
khususnya.
Motivasi untuk menyampaikan umpan balik.

pendidikan

5. TUJUAN SEBUAH HUMAS PERUSAHAAN

Ruang lingkup tujuan humas itu sendiri ternyata demikian luas. Namun dari semua tujuan
humas tersebut kita bisa mengambil beberapa yang bisa dijadikan prioritas. Dari sekian banyak
hal yang bisa dijadikannya prioritas kegiatan humas sebuah perusahaan
Mengingat jenis dan karakter organisasi itu bermacam-macam, maka tentu saja tujuan bidang
humas mereka berbeda-beda/ bervarisi dan tidak terdaftar hanya pada diatas saja. Satu hal yang
harus disadari, setiap tujuan dari berbagai organisasi, baik itu komersial maupun non-komersial,
sama-sama memerlukan suatu program tindakan yang terencana. Setiap tujuan organisasi dalam
pengertian luas akan jauh lebih mudah dijangkau apabila usaha pencapaian
6. PROFIL HUMAS

Humas Yang Melembaga

Sebagai bidang yang melembaga beraarti memiliki seseorang yang memimpin, memiliki
staf dan mestinya memiliki ruang/tempat dan sarana-prasarana pendukungnya.Pengorganasasian
disini berbicara tentang struktur, wewenang, tugas dan tanggung jawab. Humas yang melembaga
lebih dikenal dengan istilah, bagian/departermen/ divisi humas/ PR/ communication. Dalam
bentuk ini terdapat dua system, yaitu sistem sentralisasi dan desentralisasi.
Sistem Sentralisasi yaitu biasanya diterapkan pada perusahaan yang tidak besar. Di mana
aktivitas PR diorganisasi secara terpusat atau oleh pusat, posisi atau keduduukan praktisi PR
biasanya berada di bawah bagian yang lain dan berada di tingkat lower-middlemanagement.
Sistem Desentralisasi yaitu sistem ini biasanya diterapkan pada peruahaan yang besar, dan
manajemen mengerti betul akan pentingnya PR sebagai suatu pendekatan manajemen.
7. PROFIL PETUGAS HUMAS
Memang tidak mudah menggambarkan profil petugas humas, namun dari beberapa buku
disebutkan enam criteria yang merangkum kualitas seseorang praktisi humas yang baik,meliputi
hal-hal berikut ini.
Mampu menghadapi semua orang yang memiliki aneka ragam karakter dengan baik.
Mampu berkomunikasi dengan baik, menjelaskan segala sesuatu dengan jelas da lugas, baik lisan
maupun tertulis,atau bahkan secara visual.
Mampu mengorganisir segala sesuatu, termasuk dalam perencanaan prima.
Memiliki integritas personal,baik dalam profesi maupun kehidupan pribadi.
Mempunyai imajinasi.
Serba tahu, dalam hal ini adalah akses informasi yang seluas-luasnya.