Contenido
2
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
2.1 Criterios de Auditora
3. METODOLOGA
4. RESULTADOS
4.1 Hallazgos
4.2 Oportunidades de mejora
4.3 Consolidado de hallazgos y oportunidades de mejora
4.4 Resultado comparativo con las Auditoras realizadas en la vigencia del
2013
5. CONCLUSIONES
6. RECOMENDACIONES
1. OBJETIVO
El objetivo del informe es presentar los resultados del ciclo de auditoras
internas al Sistema Integrado de Gestin -SIG- 2014, practicadas a los
procesos/procedimientos institucionales que se encontraban actualizados de
acuerdo a la nueva estructura de la SSF como insumo para la toma de
decisiones orientadas al logro de los objetivos institucionales.
Los resultados de las auditoras internas se presentan con el propsito de
identificar las situaciones frecuentes y recurrentes que afectan la
conformidad, el cumplimiento de los requisitos y sus controles, para que a
partir de ellos los dueos de procesos formulen acciones de mejora
preventivas y correctivas que permitan superarlas de manera eficiente y
eficaz, en aras del mejoramiento continuo, principio fundamental del Sistema
de Gestin de Calidad.
2.1.
MACROPROCESOS AUDITADOS
2.2.
CRITERIOS DE AUDITORA
reas Auditadas
1.Delegada para la Gestin Direccin paras las Cajas de Compensacin
Familiar
2.Asesor de prensa
3.Delegada para Estudios Especiales y Evaluacin Proyectos
4.Oficina de Proteccin y Atencin al Usuario
5.Oficina Asesora Jurdica
6.Oficina de Tecnologas de la Informacin y comunicaciones
7.Oficina Asesora de Planeacin
8.Secretara General - Grupo de Gestin del Talento Humano
9.Secretara General - Grupo de Gestin Administrativa y Documental
10. Secretara General - Grupo de Gestin Financiera
11. Secretara General - Grupo de Gestin Contractual
reas No Auditadas
1.Delegada para la Gestin Direccin para la Gestin Financiera y
Contable
2.Delegada para la Responsabilidad Administrativa y Medidas Especiales
Procesos/procedimientos Auditados
1.Visitas a Entes Vigilados
2.Evaluacin de Gestin de las Cajas de Compensacin Familiar
3.Comunicacin Pblica
4.Estudios Especiales y Evaluacin Proyectos
5.Interaccin con el Ciudadano
6.Cobro Coactivo
7.Defensa Judicial
8.Gestin de Sistemas de Informacin
9.Planeacin Institucional
10. Gestin del Talento Humano
11. Auditora especial al procedimiento de Nmina
12. Almacn e Inventarios
13. Pagadura
14. Presupuesto
15. Contabilidad
16. Contratacin Administrativa
4. RESULTADOS GENERALES
4.1. HALLAZGOS
De acuerdo a las no conformidades enmarcadas del Sistema Integrado de
Gestin, a continuacin se presentan los resultados obtenidos frente a los
numerales de la norma NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005.
4.2.1
Generalidad
es
4.2.3
Control de
documentos
4.2.4
Control de
los registros
Contratacin
Administrativa
Contabilidad
TOTAL
Presupuesto
Pagadura
Planeacin
Institucional
Gestin de Sistemas
de Informacin
Defensa Judicial
5.5.3
Comunicaci
n interna
7.3.5
Verificacin
del diseo y
desarrollo
Cobro Coactivo
Interaccin con el
Ciudadano
Almacn e
Inventarios
4.1
Requisitos
generales
Estudios Especiales y
Evaluacin Proyectos
NTC GP
1000:2009
Comunicacin
Pblica
Visitas a Entes
Vigilados
Evaluacin de
Gestin de C.C.F.
7.5.1
Control de
la
produccin
y de la
prestacin
del servicio
3
7
7.5.3
Identificaci
ny
trazabilidad
8.2.3
Seguimiento
y medicin
de los
procesos
8.2.4
Seguimiento
y medicin
del
producto
y/o servicio
MECI
1000:2005
1.2.1 Planes
y programas
2.1.2
Procedimien
tos
2.1.3
Controles
2.1.4
Indicadores
2.1.5
Manual de
procedimien
tos
2.2.1
Informacin
primaria
2.2.2
Informacin
secundaria
3.3.2 Planes
de
Mejoramien
to por
Procesos
Total
10
13
11
3.1.1
Autoevaluac
in del
control
3.1.2
Autoevaluac
in a la
gestin
60
Grfica 1.
4.1
Requisitos
generales
4.2.1
Generalidad
es
4.2.2
Manual de
la calidad
TOTAL
Contratacin
Administrativa
Contabilidad
Presupuesto
Pagadura
Almacn e
Inventarios
Gestin de
Sistemas de
Informacin
Planeacin
Institucional
Defensa Judicial
Gestin del
Talento Humano
6.2.2
Competenci
a, toma de
conciencia y
formacin
10
4.2.4
Control de
los registros
4.2.3
Control de
documentos
7.1
Planificacin
de la
realizacin
del
producto o
Cobro Coactivo
Comunicacin
Pblica
Estudios
Especiales y
Evaluacin
Proyectos
Interaccin con el
Ciudadano
NTC GP
1000:2004
Evaluacin de
Gestin de C.C.F.
Visitas a Entes
Vigilados
prestacin
del servicio
7.2.2
Revisin de
los
requisitos
relacionados
con el
producto
y/o servicio
11
7.5.3
Identificaci
ny
trazabilidad
MECI
1000:2005
1.2.1 Planes
y programas
1.3
Component
e
administraci
n del
riesgo.
2.1.2
Procedimien
tos
2.1.3
Controles
2.1.4
Indicadores
2.1.5
Manual de
procedimien
tos
12
2.2.2
Informacin
secundaria
3.1.1
Autoevaluac
in del
control
3.1.2
Autoevaluac
in a la
gestin
Total
general
11
33
13
Grfica 2.
PROCESO
No. De
Hallazgos y
oportunidades
de mejora
TEMAS
REAS
14
1.Incumplimiento en el reporte de
indicadores
2.Debilidades en el Seguimiento a Planes de
Mejoramiento
Visitas a Entes
Vigilados
3.Incumplimiento de trminos en la
presentacin de informes de las visitas
realizadas
Delegada para la
Gestin de las
C.C.F
Delegada para la
Gestin de las
C.C.F
Comunicacin
Pblica
1.Incumplimiento en el reporte de
indicadores
3
Asesor de prensa
2. Incumplimiento en la ejecucin del plan de
accin.
1. Debilidades en el manejo de la nmina.
2.Reporte SIGEP
24
Grupo de Gestin
de Talento
3.Reporte indicadores
Humano
4. Inconsistencias en la informacin que
arroja el aplicativo ADA.
15
Oficina de
proteccin y
atencin al
usuario
Estudios Especiales y
Evaluacin de
Proyectos
Delegada para
Estudios
Especiales y
Evaluacin de
Proyectos
5. Incumplimiento de trminos en la
presentacin de informes de visitas.
6. Ausencia de trminos sealados en los
procedimientos que permitan verificar la
trazabilidad y control que se lleva en los
mismos.
Gestin de Sistemas
de Informacin
1. Incumplimiento en el reporte de
indicadores de gestin.
Oficina de TICS
3.Incumplimiento de procedimientos
Oficina Asesora
de Planeacin
Defensa Judicial
Oficina Asesora
Jurdica
Oficina Asesora
Jurdica
4. Incumplimiento en la imputacin de
ingresos en forma oportuna.
5.Falta de imputacin de saldos
6. Foliacin indebida de carpetas
7.Debilidades en la conciliacin con los
Grupo de Gestin
Financiera y
Contable
16
17
Almacn e
Inventarios
15
Grupo de gestin
administrativa y
documental
1.Deficiencias en la supervisin
2
2.Contratos sin liquidar
Grupo de Gestin
Contractual
PROCESO
No.
Hallazgos.
Vig. 2013
No. De Oport.
De mejora.
Vig. 2013
No.
Hallazgos.
Vig. 2014
No. De Oport.
De mejora.
Vig. 2014
pagadura
Contabilidad
Presupuesto
defensa judicial
cobro coactivo
Almacn e inventarios
11
12
15
11
Contratacin
Administrativa
Interaccin con el
ciudadano
Gestin de Sistemas de
Informacin
18
5. CONCLUSIONES
Se cumpli con el 100% de las auditoras programadas en la vigencia del
ao 2014, todas fueron registradas en el aplicativo de ISolucin. Se anex
un informe detallado para cada auditora realizada.
Las Auditoras Internas del Sistema Integrado de Gestin de Calidad se
llevaron a cabo de manera dinmica y objetiva, como resultado y dando
cumplimiento al numeral 8.2.2, en total se encontraron 93 No
conformidades, de los cuales 33 son oportunidades de mejora y 60 son
hallazgos a las normas y a los procesos/procedimientos. Las principales
causas de los hallazgos y oportunidades de mejora se relacionaron en el
acpite 4.3, y en general se debe al no cumplimiento de lo establecido en
procesos y procedimientos, debilidades en la planeacin de actividades,
reporte de indicadores e incumplimientos en las metas propuestas en el
plan de accin.
Grfica 3.
19
6. RECOMENDACIONES
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