Anda di halaman 1dari 46

1

BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di era globalisasi seperti sekarang ini banyak berbagai macam penyakit
yang menyerang tubuh manusia disebabkan karena tidak terjaganya pola hidup
sehat. Seiring berjalannya waktu, Indonesia mengalami banyak perubahan terkait
macam penyakit, dimulai dari penyakit menular yang dianggap serius seperti
kurap, kudis, cacar dan lain sebagainya berkembang menjadi penyakit degeneratif.
Maka dari itu pemerintah menyediakan sarana pelayanan kesehatan untuk
meminimalkan masalah kesehatan tersebut, salah satunya yaitu Pusat Kesehatan
Masyarakat.
Pusat kesehatan masyarakat (puskesmas) adalah suatu unit pelaksana
fungsional yang berfungsi sebagai pusat pembangunan kesehatan, pusat
pembinaan peran serta masyarakat dalam bidang kesehatan serta pusat pelayanan
kesehatan

tingkat

pertama

yang

menyelenggarakan

kegiatannya

secara

menyeluruh, terpadu dan berkesinambungan pada suatu masyarakat yang


bertempat tinggal dalam suatu wilayah tertentu (Azrul Azwar, 2010).
Puskesmas sebagai salah satu organisasi pemberi pelayanan kesehatan
yang berada di kecamatan, diharapkan bisa memberikan pelayanan kesehatan
yang bermutu. Pelayanan yang bermutu adalah pelayanan yang dapat dilihat dari
bagaimana kinerja pegawai dalam memberikan pelayanan serta kepuasan kepada
pasien, salah satunya melalui pelayanan rekam medis.
Menurut Permenkes No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud
rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas
pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Rekam medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi
tentang kondisi kesehatan pasien dalam rangka upaya peningkatan pelayanan
kesehatan, sehingga kondisi pasien tercatat secara runtut atau tertib. Tanpa
didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan

tercapai tertib administrasi seperti yang diharapkan oleh pelayanan kesehatan.


Sehingga diperlukan perhatian khusus dan masukan-masukan yang mampu
memberi perubahan yang lebih baik lagi di pelayanan kesehatan (Depkes RI,
2006). Rekam medis sangat diperlukan di Puskesmas sebagai dasar untuk
mengetahui riwayat kesehatan pasien. Menurut Permenkes 269 tahun 2008 pasal
13 ayat 1 tentang pemanfaatan rekam medis, rekam medis dapat dipakai sebagai
Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien, dasar pembayaran biaya
pelayanan kesehatan dan data statistik kesehatan.
Praktik lapangan II di Puskesmas merupakan pembelajaran lapangan yang
wajib dilaksanakan oleh mahasiswa pada program studi D3 Perekam Medik dan
Informatika Kesehatan semester IV. Praktik lapangan ini termasuk dalam
kompetensi yang harus dimiliki oleh mahasiswa dalam memahami proses
penyelenggaraan rekam medis. Pada dasarnya pembelajaran ini berisi tentang
kegiatan belajar lapangan di Puskesmas dan wilayah kerjanya yang dirancang
untuk memberikan pengalaman praktis kepada mahasiswa tentang manajemen
rekam medis di Puskesmas.
Mahasiswa didorong untuk bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
prakik lapanganan dalam kemampuan belajarnya baik sendiri maupun kelompok,
menganalisis, serta menimbang setiap pengalaman agar wawasan berpikirnya
menjadi lebih luas. Pada akhirnya kegiatan setiap kelompok mahasiswa
diwajibkan menyusun laporan dan mempresentasikannya.
B. Tujuan
1. Tujuan umum
Tujuan Praktik Lapangan secara umum adalah memberikan gambaran secara
keseluruhan kepada mahasiswa semseter IV melipui:
a. Pengetahuan dan wawasan keilmuan bagi mahasiswa secara langsung ke
dunia kerja tentang sistem pengelolaan rekam medis meliputi pencatatan
data, unit pelayanan dan unit pengolahan data rekam medis di Puskesmas
dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

b. Ketrampilan mahasiswa dalam pengolahan/manajemen rekam medis dan


informasi kesehatan agar mahasiswa memiliki kompetensi yang sesuai
dengan standar yang ditetapkan.
c. Melatih mahasiswa agar lebih kritis terhadap pembedaan atau
kesenjangan ynag mereka jumpai di lapangan dengan yang diperoleh di
bangku kuliah mengembangkan ketrampilannya.
d. Mengethui penyelenggaraan prosedur pencatatan data dan sistem
informasi kesehatan serta fasilitas pelayanan kesehatan.
2. Tujuan khusus
Setelah mengikuti kegiatan praktik lapangan. Mahasiswa diharapkan:
a. Mengetahui gambaran umum di Puskesmas
b. Mengidentifikasi sistem pencatatan data di Puskesmas
c. Mengidentifikasi jenis-jenis pelayanan di Puskesmas
d. Mengidentifikasi sistem pelayanan rekam medis di Puskesmas
e. Mengidentifakasi sistem pengelolaan rekam medis di Puskesmas
f. Mengidentifikasi sistem pengkodean penyakit di Puskesmas
g. Mengidentifikasi sistem pelaporan di Puskesmas (SP2TP)
h. Mengidentifikasi SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Puskesmas)
C. Manfaat
1. Manfaat praktis
a. Bagi puskesmas
Dengan adanya praktik lapangan II ini diharapkan dapat menjadi alat
evaluasi dan masukan bagi pihak puskesmas dalam meningkatkan mutu
penyelenggaraan rekam medis serta meringankan beban kerja petugas dalam
pelayanan.
b. Bagi mahasiswa
a) Untuk menambah pengetahuan mahasiswa dalam melakukan praktik
lapangan serta sebagai bahan referensi
b) Untuk menambah pengetahuan mahasiswa dalam penyelenggaraan
rekam medis di puskesmas
c) Menerapkan ilmu yang diperoleh mahasiswa selama kuliah untuk
identifikasi dan memecahkan masalah-masalah terkait rekam medis di
puskesmas
2. Manfaat teoritis
a. Bagi institusi
Sebagai referensi perpustakaan STIKes Buana Husada Ponorogo dan
sebagai acuan penulisan laporan praktik selanjutnya serta dapat berguna
bagi siapa saja yang membutuhkan dan mempelajari rekam medis.

b. Bagi mahasiswa lain


Sebagai acuan untuk pendalaman ilmu terkait rekam medis.
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam kegiatan praktik lapangan II di Puskesmas Jenangan
kegiatannya dilakukan dibeberapa bagian yaitu loket pendaftaran Rawat Jalan,
tempat administrasi Rawat Inap dan UGD, dan Poli Umum atau Balai Pengobatan
(BP), bagian SP2TP dan SIMPUS.
E. Tempat Dan Jadwal Praktik Lapangan II
1. Tempat
Tempat praktik lapangan II dilaksanakan di Puskesamas Jenangan yang
berlokasi di Dusun Krajan No 37, Jalan Raya Jenangan Ngebel Kecamatan
Jenangan Kabupaten Ponorogo.
2. Jadwal Praktik
Praktik lapangan II dilaksankan pada tanggal 25 Juli sampai dengan 20
Agustus 2016.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
I. PUSKESMAS
A. Pengertian Puskesmas
Puskesmas

adalah

fasilitas

pelayanan

kesehatan

yang

menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan


perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya
promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang
setinggi-tingginya di wilayah kerjanya (PERMENKES, 2014).
Puskesmas adalah suatu unit organisasi yang bergerak dalam
bidang

pelayanan

kesehatan

yang

berada

di

garda

terdepan

dan mempunyai misi sebagai pusat pengembangan pelayanan kesehatan,

yang

melaksanakan

menyeluruh

dan

pembinaan

terpadu

dan

untuk

pelayanan

masyarakat

kesehatan
di

suatu

secara
wilayah

kerja tertentu yang telah ditentukan secara mandiri dalam menentukan


kegiatan

pelayanan

namun

tidak

mencakup

aspek

pembiayaan.

(Ilham Akhsanu Ridlo, 2008).


Pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas) adalah salah satu sarana
pelayanan kesehatan yang menjadi andalan atau tolak ukur dari
pembangunan kesehatan, sarana peran serta masyarakat, dan pusat
pelayanan pertama menyeluruh dari suatu wilayah (Alamsyah, 2012).
Menurut Azrul (2010), puskesmas adalah suatu unit pelaksana
fungsional yang berfungsi sebagai pusat pembangunan kesehatan, pusat
pembinaan peran serta masyarakat dalam bidang kesehatan serta pusat
pelayanan kesehatan tingkat pertama yang menyelenggarakan kegiatannya
secara menyeluruh, terpadu dan berkesinambungan pada suatu masyarakat
yang bertempat tinggal dalam suatu wilayah tertentu.

B. Visi, Misi Puskesmas


1. Visi Puskesmas
Visi pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh
puskesmas berdasarakan keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia

No.128/MENKES/SK/II/2004

adalah

mewujudkan

tercapainya kecamatan yang sehat menuju terwujudnya Indonesia


sehat. Masyarakat yang sehat akan dicapai melalui pembangunan
kesehatan yakni masyarakat yang hidup dalam lingkungan dan dengan
perilaku yang sehat, memiliki kemampuan untuk menjangkau
pelayanan kesehatan yang bermutu secara adil dan merata serta
memiliki

derajat

kesehatan

yang

setinggi-tingginya.

Indikator

kecamatan sehat mencakup 4 indikator utama yaitu, lingkungan sehat,


perilaku sehat, cakupan pelayanan kesehatan yang bermutu dan derajat
kesehatan penduduk kecamatan.

Rumusan visi untuk setiap puskesmas harus mengacu pada visi


pembangunan kesehatan puskesmas, yakni terwujudnya kecamatan
sehat yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi mayarakat serta
wilayah kecamatan setempat.
2. Misi Puskesmas
Misi pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh
Puskesmas berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia

No.128/MENKES/SK/II/2004

adalah

mendukung

tercapainya misi pembangunan kesehatan nasional. Misi tersebut


adalah:
a. Menggerakakan pembangunan berwawasan kesehatan di wilayah
kerjanya. Puskesmas akan selalu menggerakkan pembangunan
sektor lain yang diseleggarakan di wilayah kerjanya, agar
memperhatikan aspek kesehatan, yaitu pembangunan yang tidak
menimbulkan dampak negatif terhadap kesehatan, setidaknya
terhadap lingkungan dan perilaku masyarakat.
b. Mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan masyarakat
di wilayah kerjanya. Puskesmas akan selalu berupaya dalam
peningkatan pengetahuan dan kemampuan menuju kemandirian
untuk hidup sehat
c. Memelihara dan

meningkatkan

pemerataan

mutu,

serta

keterjangkauan pelayanan. Puskesmas akan selalu berupaya


menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang sesuai dengan
standar dan memuaskan masyarakat. Selain itu, puskesmas juga
mengupayakan
meningkatkan

pemerataan
efisiensi

pelayanan

pengelolaan

dana

kesehatan

serta

sehingga

dapat

terjangkau oleh seluruh anggota masyarakat.


d. Memelihara dan meningkatkan kesehatan perorangan, keluarga,
dan masyarakat beserta lingkungannya. Puskesmas akan sellau
berupaya memelihara serta meningkatkan derajat kesehatan dengan
cara mencegah, dan menyembuhkan penyakit serta memulihkan
kesehatan perorangan, keluarga dan masyarakat yang berkunjung
dan yang bertempat tinggal di wilayah kerjanya. Upaya

pemeliharaan dan peningkatan yang dilakukan puskesmas yang


mencakup pula aspek lingkungan dari yang bersangkutan.
C. Tujuan Pusksesmas
Tujuan pembangunan kesehatan yang diselenggarakan adalah
mendukung pembangunan kesehatan nasional, yaitu meningkatkan
kesadaran, kemauan, serta kemampun hidup sehat bagi setiap orang yang
tinggal di wilayah kerjanya, demi terwujudnya derajat kesehatan yang
setinggi-tingginya untuk mewujudkan Indonesia sehat (Trihono, 2005).
D. Prinsip Penyelenggaraan Puskesmas
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat Bab 2 pasal 3 ayat 1
dijelaskan bahwa prinsip penyelenggaraan Puskesmas meliputi:
1. Paradigma sehat
2. Pertanggungjawaban wilayah
3. Kemandirian masyarakat
4. Pemerataan
5. Teknologi tepat guna
6. Keterpaduan dan kesinambungan
Berdasarkan prinsip paradigma sehat sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) huruf a, Puskesmas mendorong seluruh pemangku
kepentingan untuk berkomitmen dalam upaya mencegah dan
mengurangi resiko kesehatan yang dihadapi individu, keluarga,
kelompok dan masyarakat.
Berdasarkan prinsip pertanggungjawaban wilayah sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf b, Puskesmas menggerakkan dan
bertanggung jawab terhadap pembangunan kesehatan di wilayah
kerjanya.
Berdasarkan prinsip kemandirian masyarakat sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf c, Puskesmas mendorong kemandirian
hidup sehat bagi individu, keluarga, kelompok, dan masyarakat.
Berdasarkan prinsip pemerataan sebagaimana pada ayat (1)
huruf d, Puskesmas menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang
dapat diakses dan terjangkau oleh seluruh masyarakat di wilayah

kerjanya secara adil tanpa membedakan status sosial, ekonomi, agama,


budaya dan kepercayaan.
Berdasarkan prinsip teknologi tepat guna sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf e, Puskesmas menyelenggarakan
Pelayanan Kesehatan dengan memanfaatkan teknologi tepat guna yang
sesuai dengan kebutuhan pelayanan, mudah dimanfaatkan dan tidak
berdampak buruk bagi lingkungan.
Berdasarkan prinsip keterpaduan
sebagaimana

dimaksud

pada

ayat

(1)

dan

kesinambungan

huruf

f,

Puskesmas

mengintegrasikan dan mengoordinasikan penyelenggaraan UKM dan


UKP lintas program dan lintas sektor serta melaksanakan Sistem
Rujukan yang didukung dengan manajemen Puskesmas.
E. Tugas, Fungsi, Dan Wewenang Puskesmas
1. Tugas
Tugas Puskesmas menurut Peraturan Menteeri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat
Bab 2 pasal 4 dijelaskan bahwa puskesmas mempunyai tugas
melaksanakan

kebijakan

pembangunan

kesehatan

kesehatan
di

wilayah

untuk

mencapai

kerjanya

dalam

tujuan
rangka

mendukung terwujudnya kecamatan sehat.


2. Fungsi
Fungsi Puskesmas menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat
Bab 2 pasal 5 dijelaskan bahwa dalam melaksanakan tugas
sebagaimana dimaksud dalam pasal 4, Puskesmas menyelenggarakan
fungsi:
a. Penyelenggaraan UKM tingkat pertama di wilayah kerjanya
b. Penyelenggaraan UKP tingkat pertama di wilayah kerjanya
Pasal 6 dalam Peraturan Mentari Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014
tentang Pusat Kesehatan Masyarakat Bab 2 dijelaskan bahwa dalam
menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud dalam pasal 5 huruf
a, Puskesmas berwenang untuk:
a) Melaksanakan perencanaan berdasarkan analisis masalah kesehatan
masyarakat dan analisis kebutuhan pelayanan yang diperlukan.

b) Melaksanakan advokasi dan sosialisasi kebijakan kesehatan.


c) Melaksanakan komunksai, informasi, edukasi, dan pemberdayaan
masyarakat dalam bidang kesehatan.
d) Menggerakkan
masyarakat
untuk
menyelesaikan

masalah

kesehatan

mengidentifikasi
pada

setiap

dan
tingkat

perkembangan masyarakat yang bekerjasama dengan sektor lain


terkait.
e) Melaksanakan pembinaan teknis terhadap jaringan pelayanan dan
upaya kesehatan berbasis masyarakat.
f) Melaksanakan peningkatan kompetensi sumber daya manusia
Puskesmas.
g) Memantau pelaksanaan pembangunan agar berwawasan kesehatan
h) Melaksanakan pencatatan, pelaporan, dan evalusa terhadap akses,
mutu, dan cakupan pelayanan kesehatan.
i) Memberikan rekomendasi tekait masalah kesehatan masyarakat,
termasuk dukungan terhadap sistem kewaspadaan dini dan respon
penanggulangan penyakit.
3. Wewenang
Pasal 7 dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat Bab 2
dijelaskan bahwa dalam menyelenggarakan fungsi sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 5 huruf b, Puskesmas berwenang untuk:
a. Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan dasar secara komperensif,
berkesinambungan dan bermutu.
b. Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang mengutamakan
upaya promotif dan preventif.
c. Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang berorientasi pada
indiviu, keluarga, kelompok dan msayarakat.
d. Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang mengutamakan
keamanan dan keselamatan pasien, petugas dan pengunjung.
e. Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan dengan prinsip
koordinatif dan kerjasama inter dan antar profesi.
f. Melaksanakan rekam medis.
g. Melaksanakan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap mutu
dana Pelayanan Kesehatan.
h. Melaksanakan peningkatan kompetensi Tenaga Kesehatan.

10

i. Mengoordinasikan

dan

melaksanakan

pembinaan

fasilitas

pelayanan kesehatan tingkat pertama di wilayah kerjanya.


j. Melaksanakan penapisan rujukan sesuai dengan indikasi medis dan
sistem rujukan.
F. Kemampuan Manajerial Puskesmas
Dalam menjalankan fungsi-fungsi
puskesmas

membutuhkan

pimpinan

manajemen,

manajerial

pimpinan

sehingga

tercapai

efektifitas dalam usaha pencapaian tujuan. Ada tiga kemampuan


manajerial antara lain (J.R Schermerhoen (1996)) :
1. Kemampuan teknik (technical skill)
Merupakan suatu menggunakan pengetahuan, metode, dan
peralatan yang di perlukan. Untuk melaksanakan suatu tugas tertentu
yang di peroleh dari pengalaman, pendidikan, dan pelatihan.
2. Kemampuan hubungan antara manusia/sosial (human/social relation
skill)
Merupakan suatu kemampuan dan kata putus (jugment) dalam
bekerja dengan dan melalui orang lain, menciptakan dan membina
hubungan

baik,

memahami

orang

lain,

membimbing,

mempengaruhi,bekerjasama dengan orang lain, memotifasi dan


menerapkan kepemimpinan yang efektif.
3. Kemampuan konseptual (conseptual skill)
Merupakan kemampuan mental

dan

intelektual

untuk

memahami kompleksitas organisasi dan penyesuaian bidang gerak unit


kerja masing-masing ke dalam bidang operasi organisasi, kemampuan
melihat suatu organisasi untuk memahami hubungan antara bagian
yang saling bergantung mengkoordinasi dan mengintergrasikan
kuadran uruh kepentingan dan kegiatan organisasi, serta kemampuan
mendapatkan, menganalisis, dan menginterprestasikan informasi yang
di terima dari berbagai sumber
G. Model Manajemen Puskesmas
Model manajemen puskesmas terdiri dari PI (perencanaan), P2
(penggerakan dan pelaksanaan) dan P3 (pengawasan,pengendalian,dan
penilaian).
1. PI (perencanaan puskesmas) microplanning Puskesmas.

11

Microplanning adalah menyusun rencana lima tahunan dengan


tahapan tiap-tiap tahun di tingkat puskesmas untuk mengembangkan
dan membina Pos pelayanan Terpadu keluarga berencana-kesehatan di
wilayah kerjanya, berdasarkan masalah yang di hadapi dan kemampuan
yan di miliki dalam rangka meningkatkan fungsi Puskesmas
(Departemen kesehatan 1989).
2. P2 (Pengerakan dan pelaksanaan ) Puskesmas
Tujuan penggerakan dan pelaksanaan (P2) Puskesmas adalah
meningkatkan fungsi puskesmas untuk bekerja dalam Tim dan
memberikan kerja sama lintas program dan lintas sektoral.
3. P3 (Pengawasan, pengadilan, dan penilaian)
Merupakan sebuah upaya untuk melakuakan penilaian prestasi
kerja puskesmas dengan mengelompokkan puskesmas dalam 3 strata
yaitu strata puskesmas dengan prestasi kerja baik (Strata I) strata
puskesmas dengan prestasi kerja cukup (Statra II) dan Strata Puskesma
dengan prestasi kerja kurang (Strata III). Tujuan stratifikasi puskesmas
adalah mendapatkan gambaran tentang tingkat perkembangan fungsi
puskesmas

secara

berkala

dalam

rangka

pembinaan

dan

pengembangannya.
II. BAGIAN-BAGIAN YANG ADA DI PUSKESMAS
A. Pelayanan di Puskesmas
Puskesmas melaksanakan pelayanan kesehatan dasar yang terdiri
dari upaya kesehatan

perorangan dan upaya kesehatan masyarakat.

Upaya tersebut dikelompokkan menjadi dua yaitu:


1. Upaya Kesehatan Wajib
Upaya Kesehatan Wajib adalah upaya pelayanan kesehatan
yang ditetapkan berdasarkan komitmen nasional,regional dan global
yang mempunyai daya ungkit tinggi terhadap peningkatan derajat

a.
b.
c.
d.
e.

kesehatan masyarakat.
Ada enam (6)Upaya Kesehatan Wajib Puskesmas, yaitu:
Upaya Promosi Kesehatan dan Pemberdayaan Masyarakat.
Upaya Kesehatan Lingkungan.
Upaya Kesehatan Ibu dan Anak serta Keluarga Berencana.
Upaya Perbaikan Gizi Masyarakat.
Upaya Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit.

12

f.
1.
2.
3.
4.

Upaya Pengobatan Dasar, terdiri dari:


Upaya Pengobatan.
Upaya Kegawatdaruratan.
Upaya Pengobatan Gigi dan Mulut.
Upaya pelayanan Laboratorium.
Pelayanan kesehatan di Puskesmas dititikberatkan pada
kegiatan promotif dan preventif daripada kuratif dan rehabilitatif.

2. Upaya Kesehatan Pengembangan


Upaya Kesehatan Pengembangan yang dimaksud adalah upaya
kesehatan yang ditetapkan berdasarkan permasalahan kesehatan di
masyarakat sesuai dengan kebutuhan masyarakat desa/kelurahan dan
kemampuan Puskesmas setempat, meliputi.
a. Upaya Keperawatan Kesehatan Masyarakat.
b. Upaya Kesehatan Sekolah.
c. Upaya Kesehatan Indera Penglihatan dan Pendengaran.
d. Upaya Kesehatan Kerja.
e. Upaya kesehatan Olahraga.
f. Upaya Kesehatan Jiwa.
g. Upaya Usia Lanjut.
h. Upaya Pembinaan Pengobatan Tradisional.
Tabel 2.1. Jenis Pelayanan yang dilakukan Puskesmas
No
1.

Puskesmas

Puskesmas

Rawat Jalan

Rawat Inap/PONED

gedung
Pengobatan Umum
Pengobatan Gigi

ada
ada

ada
ada

dan Mulut
Pelayanan Gawat

Ada, tidak 24

Ada, 24 jam

Darurat
Pelayanan KIA-KB
Imunisasi
Persalinan

jam
ada
ada
Ada, Jam

ada
ada
Ada, 24 jam

Pelayanan

Kerja
Ada, jam

Ada, 24 jam on call

Kefarmasian
Pelayanan

kerja
Ada, jam

Ada, 24 jam on call

Laboratorium

kerja

Jenis pelayanan
Pelayanan didalam

13

Konsultasi Gizi dan

ada

ada

Laktasi
Klinik Sanitasi
Penyuluhan

ada
ada

ada
ada

ada
Tidak ada

ada
ada

gedung
a. Pengobatan

ada

ada

Umum
b. Pelayanan KIA-

ada

ada

KB
c. Penyuluhan

ada

ada

Kesehatan
d. Pembinaan Desa

ada

ada

Poskesdes
e. Pembinaan PHBS
f. Posyandu
g. Pembinaan

ada
ada
ada

ada
ada
ada

UKBM
h. Pelayanan Medik

ada

ada

Kesehatan/Konsulta
si Kesehatan dan
Konseling
Pelayanan Ambulan
Pelayanan Rawat

2.

Inap
Pelayanan diluar

Siaga dan

Gigi dan Mulut

B. Jenis-Jenis Tenaga Kesehatan di Puskesmas


Jenis tenaga kesehatan di Puskesmas Menurut Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat
Kesehatan Mayarakat Bab 3 pasal 16 ayat 1 dijelaskan bahwa Sumber
Daya Manusia puskesmas terdiri atas tenaga kesehatan dan tenaga non
kesehatan.

14

Pasal 16 ayat 2 dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik


Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Mayarakat Bab
3 dijelaskan bahwa jenis dan jumlah tenaga keshatan dan tenaga non
kesehatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dihitung berasarkan
anlisis beban kerja, dengan mempertimbangkan jumlah pelayanan yang
diselenggarakan, jumlah penduduk dan persebarannya, karakteristik
wilayah kerja, luas wilayah kerja, ketersediaan fasilitas pelayanan
kesehatan tingkat pertama lainnya di wilayah kerja, dan pembagian waktu
kerja.
Pasal 16 ayat 3 dalam Peraturan Menteri Keshatn Republik
Indonsia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Keshatan Masyarakat Bab
3 dijelaskan bahwa jenis tenaga kesehatan sebagaimana pada ayat 2
paling sedikit terdiri atas:
1. Dokter atau dokter layanan primer
2. Dokter gigi
3. Perawat
4. Bidan
5. Tenaga kesehatan masyarakat
6. Tenaga kesehatan lingkungan
7. Ahli teknologi laboratorium medik
8. Tenaga gizi
9. Tenaga kefarmasian
Pasal 16 ayat 4 dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat
Bab 3 dijelaskan bahwa tenaga non kesehatan sebagaimana dimaksud
pada ayat 2 harus dapat mendukung kegiatan ketatausahaan,
administrasi keuangan, sistem informasi, dan kegiatan operasional lain
di Puskesmas.
Pasal 16 ayat 5 dalam Peraturan Menteri Republik Indonesia
Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat Bab 3
dujelaskan bahwa ketentuan lebih lanjut mengenai jenis dan jumlah
minimal tenaga kesehatan dan non kesehatan sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian ridak
terpisahkan daru Peraturan Menteri ini.
C. Karakteristik Wilayah Kerja Puskesmas dan Jenis Puskesmas

15

Karakteristik wilayah kerja puskesmas menurut Peraturan Menteri


Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat
Kesehatan Masyarakat Bab 4 tentang kategori puskesmas pasal 20
dijelaskan bahwa dalam rangka pemenuhan pelayanan kesehatan yang
didasarkan pada keutuhan dan kondisi masyarajkat, Puskesamas dapat
dikategorikan berdasarkan karakteristik wilayah kerja dan kemampuan
penyelenggaraan.
Bab 4 pasal 21 dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat
kategori Puskesmas dijelaskan bahwa berasarkan karakteristik wilayah
kerjanya

sebagaimana

dimaksud

dalam

pasal

20,

Puskesmas

dikategorikan menjadi:
1. Puskesmas kawasan perkotaan
2. Puskesmas kawasasan pedesaan
3. Puseksmas kawasan terpencil dan dangat terpencil
Bab 4 pasal 22 ayat 1 dalam Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat kategori Puskesmas dijelaskan bahwa puskesmas kawasan
perkotaan sebagimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf a merupakan
puskesmas yang wilayah kerjanya meliputi kawasan yang memenuhi
paling sedikit 3 (tiga) dar 4 (empat) kriteria kawasan perkotaan sebagai
berikut:
1. Aktifitas lebih dari 50% penduduknya pada sektor non agraris,
terutama industri, perdagangan dan jasa
2. Memiliki fasilitas perkotaan antara lain sekolah radius 2,5 km, pasar
radius 2 km, memiliki ruma sakit radius kurang dari 5km, bioskop,
atau hotel
3. Lebih dari 90% rumah tangga memiliki listrik
4. Terdapat akses jalan raya dan transportasi menuju fasilitas perkotaan
sebagaimana dimaksud pada huruf b
Bab 4 Pasal 22 ayat 2 dalam Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat kategori Puskesmas dijelaskan bahwa Penyelenggaraan

16

Pelayanan Kesehatan oleh Puskesmas kawasan perkotaan memiliki


karakteristik sebagai berikut:
1. Memprioritaskan pelayanan UKM
2. Pelayanan UKM dilaksanakan dengan melibatkan partisipasi
masyrakat
3. Pelayanan UKP dilaksanakan leh Puskesmas dan fasilitas pelayanan
kesehatan yang diselenggarakan oleh pemerintah atau masyarakat
4. Optimalisasi dan peningkatan kemampuan jaringan pelayanan
puskesmas dan jejaring fasilits pelayanan kesehatan
5. Pendekatan pelayanan yang diberikan berdasarkan kebutuhan dan
permasalahan yang sesuai dengan pola kehidupan masyarakat
perkotaan
Bab 4 Pasal 23 ayat 1 dalam Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat kategori puskesmas dijelaskan bahwa puskesmas kawasan
pedesaan sebagaimana dimaksud dalam pasal 21 huruf b merupakan
puskesmas yang wilayah kerjanya meliputi kawasan yang memenuhi
paling sedikit 3 (tiga) dar 4 (empat) kriteria kawasan pedesaan sebagai
berikut:
1. Aktifitas lebih dari 50% penduduk pada sektor agraris
2. Memiliki fasilitas antara lain sekolah radius lebih dari 2,5km, pasar
dan perkotaan radius lebih dari 2km, rumah sakit radius lebih dari
5km, tidak memiliki fasilitas berupa bioskop atau hotel
3. Rumah tangga dengan listrik kurang dari 90%
4. Terdapat akses jalan dan transportasi menuju fasilitas sebagaimana
dimaskud paa huruf b
Bab 4 Pasal 23 ayat 2 dalam Peraturan Menteri Keshatan
Republk Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat

kategori

Puskesmas

kawasan

pedesaan

memiliki

karakteristik sebagai berikut:


1. Pelayanan UKM dilakasanakan dengan melibatkan pasrtisipasi
masyarakat

17

2. Pelayanan UKP dilaksanakan oleh Puskesmas dan fasilitas pelayanan


kesehatan yang diselenggarakan oleh masyarakat
3. Optimalsiasi dan peningkatan jaringan pelayanan puskesmas dan
jejaring fasilitas pelayanan kesehatan
4. Pendekatan pelayanan yang diberikan menyesuaikan dengan pola
keidupan masyarakat pedesaaan
III.

Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas


A. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis menurut Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada
pasien.
Menurut Huffman (2008), rekam medis adalah fakta yang berkaitan
dengan keadaan pasien, riwayat penyakit, dan pengobatan masa lalu serta saat
ini yang ditulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada
pasien tersebut.
Menurut (Rustiyanto, 2009) adalah keterangan baik yang tertulis
maupun terekam tentang identitas pasien, anamnesa penentuan fisik
laboratorium, diagnosa, dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan
pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun yang mendapatkan
pelayanan gawat darurat.
Dengan melihat ketiga pengertian di atas dapat dikatakan bahwa
suatu berkas rekam medis mempunyai arti yang lebih luas daripaada hanya
sekedar catatan biasa, karena di dalam catatan tersebut sudah memuat segala
informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar untuk
menentukan tindakan lebih lanjut.
B. Kegunaan Rekam Medis
1. Kegunaan Rekam Medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain:
a. Aspek Administrasi

18

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena


isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung
jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan
pelayanan kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai medis, karena
catatan tersebut di pergunakan sebagai dasar untuk merencanakan
pengobatan atau perawatan yang harus di berikan kepada pasien.
c.

Aspek Hukum
Suatu dokumen rekam medis mempunyai kekuatan hukum, karena
isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas
dasar keadilan, dalam rangka menegakkan hukum serta penyediaan
bahan bukti untuk menegakkan keadilan.
d. Aspek Keuangan
Merupakan data yang dapat digunakan untuk menghitung biaya
pendapatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan yang diberikan
kepada pasien.

e.

Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena
isinya menyangkut data atau informasi yang dapat di pergunakan
sebagai peneltian atau pengembangan ilmu pengetahuan di bidang
kesehatan.
f. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena
isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan
kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang di berikan kepada
pasien. Informasi tersebut dapat di pergunakan sebagai bahan atau
referensi pengajaran di bidang profesi.

g.

Aspek Dokumentasi

19

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena


isinya menyangkut sumber ingatan yang di dokumentasikan dan di
pakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
2. Kegunaan Rekam Medis secara umum:
a. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya
yang ikut ambil bagian di dalam memberikan pelayanan,
pengobatan perawatan kepada pasien.
b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan
yang harus di berikan kepada seorang pasien.
c. Sebagai

bukti

tertulis

atas

segala

tindakan

pelayanan,

perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung


atau di rawat di rumah sakit.
d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa penelitian, dan evaluasi
terhadap kualitas pelayanan yang di berikan kepada pasien.
e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun
dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
f. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk
keperluan penelitian dan pendidikan.
g. Sebagai dasar di dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan
medis pasien.
h. Menjadi sumber informasi yang harus di dokumentasikan, serta
sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan.
C. Jenis dan Isi Rekam Medis
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 269
tahun 2008 pasal 3, jenis dan isi rekam medis antara lain :
1. Isi rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana pelayanan
kesehatan sekurang-kurangnya memuat:
a. Identitas pasien
b. Tanggal dan waktu

20

c. Hasil anamnesis, mencangkup sekurang-kurangnya keluhan dan


riwayat penyakit
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik
e. Diagnosis
f. Rencana penatalaksanaan
g. Pengobatan dan tindakan
h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
i. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik
j. Persetujuan tindakan bila diperlukan
2. Isi rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari
sekurang-kurangnya memuat:
a. Identitas pasien
b. Tanggal dan waktu
c. Hasil anamnesis, mencangkup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik
e. Diagnosis
f. Rencana penatalaksanaan
g. Pengobatan dan tindakan
h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
i. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik, dan
j. Ringkasan pulang (discharge summary)
k. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
yang memberikan pelayanan kesehatan
l. Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu
m. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik
3. Isi rekam medis untuk pasien gawat darurat sekurang-kurangnya
memuat:
a. Identitas pasien
b. Kondisi saat pasien tiba disarana pelayanan kesehatan
c. Identitas pengantar pasien

21

d. Tanggal dan waktu


e. Hasil anamnesis, mencangkup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit
f. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik
g. Diagnosis
h. Pengobatan atau tindakan
i. Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit
gawat darurat dan rencana tindak lanjut
j. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
yang memberikan pelayanan kesehatan
k. Sarana transportasi yang di gunakan bagi pasien yang akan di
pindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain
l. Pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien
4. Isi rekam medis pasien dalam keadaan bencana, selain memenuhi
ketentuan sebagaimana di maksud pada ayat (3) ditambah dengan:
a. Jenis bencana dan lokasi dimana pasien di temukan
b. Kategori dan kegawatan dan nomor pasien bencana masal
c. Identitas yang menemukan pasien
5. Isi rekam medis untuk pelayanan dokter spesialis atau dokter gigi
spesialis dapat di kembangkan sesuai dengan kebutuhan
6. Pelayanan yang di berikan dalam ambulans atau pengobatan masal di
catat dalam rekam medis sesuai ketentuan sebagaimana di atur pada
ayat (3) dan di simpan pada sarana pelayanan kesehatan yang
merawatnya.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 269
tahun 2008 pasal 4, jenis dan isi rekam medis antara lain :
1. Ringkasan pulang sebagaimana di atur dalam pasal 3 ayat (2) harus di
buat oleh dokter atau dokter gigi yang mlakukan perawatan pasien
2. Isi ringkasan pulang sebagaimana di maksud pada ayat (1) sekurangkurangnya memuat:

22

a. Identitas pasien
b. Diagnosis masuk dan indikasi pasien di rawat
c. Ringkasan hasil pemeriksaan fisik dan penunjang, diagnosis akhir,
pengobatan dan tindak lanjut, dan
d. Nama dan tanda tangan dokter atau dokter gigi yang memberiakan
pelayanan kesehatan
D. Bentuk Pelayanan Rekam Medis
Pelayanan rekam medis memiliki berbagai bentuk. Bentuk
pelayanan rekam medis ini dapat dilihat dari level terendah sampai pada
level yang lebih tinggi dan canggih.
Menurut DEPKES RI tahun 2008,

bentuk pelayanan rekam medis

meliputi:
1. Pelayanan rekam medis berbasis kertas
Rekam medis manual (paper based documents) adalah rekam medis
yang berisi lembar administrasi dan medis yang diolah ditata/
assembling dan disimpan secara manual.
2. Pelayanan rekam medis manual dan registrasi kompterisasi
Rekam medis berbasis komputerisasi, namun masih terbatas hanya
pada pendaftaran (admission), data pasien masuk (transfer), dan pasien
keluar termasuk meninggal (discharge). Pengolahan masih terbatas
pada system registrasi secara komputerisasi. Sedangkan lembar
administrasi dan medis masih diolah secara manual.

E. Macam-Macam Sistem Dan Sub Sistem Rekam Medis


1. Tempat pendaftaran pasien (TPP)
Tempat pendaftaran pasien disebut juga loket pendaftaran.
Fungsi atau perannya dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai
pemberi pelayanan akan dinilai disini. Mutu pelayanan meliputi
kecepatan,

ketepatan,

kelengkapan

dan

kejelasan

informasi,

kenyamanan ruang tunggu dan lain-lain (Bambang Shofari, 2004). Di

23

tempat pendaftaran terdapat dua kegiatan yaitu penamaan dan


penomoran.
a. Penamaan
Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas
kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu
dengan pasien lainnya, sehingga mempermudah/memperlancar di
dalam memberikan pelayanan rekam medis kepada. Pasien yang
datang berobat ke rumah sakit. Penulisan nama di Indonesia beda
dengan di negeri barat, sebab harus disesuaikan dengan kultur
penduduk yang heterogen. Dalam sistem penamaan pada rekam
medis, diharapkan :
1) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang di
sempurnakan.
2) Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhir nama
lengkap ditambahkan Ny. Atau Nn. sesuai dengan statusnya.
3) Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap
pasien.
4) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak tidak dicantumkan dalam
penulisan nama pasien.
Cara penulisan nama pasien menjadi sangat penting artinya karna
sering dijumpai pasien dengan nama yang sama dan seringnya
seorang pasien yang berobat di rumah sakit. Dengan menggunakan
cara

penulisan

akan

memudahkan

seorang

penulis

untuk

mengambil berkas rekam medis di tempat penyipanan apabila


berkas rekam medis diperlukan. Untuk untuk keseragaman
penulisan nama seorang pasien memakai ejaan baru yang
disempurnakan. Ada pun cara penulisan adalah sebagai berikut :
1) Nama Orang Indonesia
a) Nama tunggal
Nama tunggal, cara penulisan namanya adlh sesuai dengan
nama aslinya (contoh: nama= Tukimin, ditulis= Tukimin).
b) Nama majemuk.
Contoh : Sutopo Yuwono ( Yuwono bukan nama keluarga),
diindeks menjadi Sutopo Yuwono.
c) Nama keluarga

24

Nama keluarga, di indeks menurut kata akhir (nama


keluarga) sebagai kata pengenal diikuti tanda koma baru
kemudian

nama

sendiri.

Sebagai

contoh

Suwito

Mangkusastro, diindeks menjadi Mangkusastro, Suwito.


d)Nama orang indonesia mempunyai suku, marga,
diindeks menurut suku dan marga tersebut.
Contoh : Rohot Sitompul, di indeks menjadi Sitompul,
Rohot.
2) Nama nama Wanita
a. Nama wanita yang menggunakan nama ayahnya diindeks
menggunakan nama ayahnya.
Contoh : Anna Matovani, diindeks menjadi Matovani, Anna
: Henni Prasetyo, diindeks menjadi Prasetyo, Henni.
b. Wanita yang sudah bersuami diindeks dengan nama suami.
Contoh: Urrul Prasetyo, diindeks menjadi Prasetyo, Urul.
: Marita Basariyadi, diindeks menjadi Basariyadi,
Marita
Aturan ini berlaku pula bagi janda yang masih menggunakan nama
almarhum suaminya. Bila yang bersangkutan bersuami lagi, nama suami
yang baru kata pengenal yang pertama. Untuk membeda antara wanita
yang bersuami dan yang belum bersuami, dibelakang dituliskan Nn. Ny
dalam tanda kurung.
Tabel 2.1 singkatan yang menunjukkan status pasien
NO

STATUS PASIEN

TAMBAHAN
SINGKATAN

Bayi

By

Bayi yg belum mempunyai nama

(nama ibu) By.Ny

Anak- anak

An

Laki2 belum menikah

Sdr

Perempuan belum menikah

Sdri atau Nn

Perempuan yg sdh menikah

Ny

Laki2 yg sdh menikah

Tn/ Bp

25

Pasien yg sdh meninggal

Alm

Sumber: (Gemala R. Hatta, 2008)


b. Sistem penomoran rekam medis
Sistem penomoran rekam medis sangat berperan penting
dalam memudahkan pencarian berkas atau dokumen rekam medis
apabila pasien kemudian data kembali berobat di sarana-sarana
pelayanan kesehatan serta untuk kesinambungan informasi, dengan
menggunakan sistem penomoran maka informasi-informasi dapat
secara beruntut dan dapat meminimalkan informasi yang hilang.
Sistem penomoran di puskesmas adalah familly numbering.
Family numbering adalah sistem penomoran di mana satu
keluarga mempunyai satu nomor catatan medis dengan identifikas
yang sama, penomoran tersebut terdiri dalam 8 digit angka di mana
2 digit angka depanya adalah kode wilayah,4 digit angka
selanjutnaya adalah nomor rekam medis pasien, dan 2 digit angka
terakhir adalah kode identifikasi keluarga. Kode wilyah terdiri dari
dua macam, yaitu 01-09 untuk dalam wilayah. Kode identifikasi
1)
2)
3)
4)
5)
6)

keluarga meliputi:
00 : untuk kepala keluarga
01 : untuk istri
02 : untuk anak pertama
03 : untuk anak ke dua
20 :untuk istri ke dua
90 :lain-lain.
Contoh : 01-2020-00
Dengan keterangan :
01

:Kode wilaya

2020

:Nomor rekam Pasien

00

:Kode identifikasi keluarga(kepala keluarga)

Rekam Medis di Puskesmas merupakan salah satu sumber data


penting yang kemudian akan di olah menjadi informasi. Jenis-jenis kartu

26

atau status Rekam Medis yang sangat bervariasi, tergantung sasarannya di


antaranya adalah :
1) Family Folder
Family folder merupakan buku yang menecatat riwayat kesehatan dari
satu keluarga. Di dalam Family Folder terdapat informasi tentang
nomor indek,nama kepala keluarga, pekerjaan,alama, nama anggota
keluarga, umur status dalam keluarga, tanggal pemeriksaan, anamnesa
dan pemeriksaan diagnosa, dan terapi obat yang di di berika n pihak
medis puskesmas.
2) Kartu tanda pengenal.
Kartu tanda pengenal merupakan kartu tanda berobat yang berfungsi
sebagai informsi data atau identitas pasien saat melakuan pendaftaran.
3) Kartu Rawat jalan
Kartu rawat jalan adalah kartu pencatatan informasi pasien yang
berkunjung

ke

Puskesmas

dan

untuk

mempelajari

riwayat

perkembangan kesehatan pasien.


4) Kartu Rawat Tinggal
Apabila kartu pasien di rawat inap karena penyakitnya,maka harus di
buatkan kartu rawat tinggal atau bisa di sebut denggan Admission Note
dengan menyebutkan identitas pasien diagnosa terapi sementara,
intruksi berikutnya yaitu ruang kelas yang di minta pasien. Admission
Note merupakan media komunikasi antara Unit Rawat Jalan dengan
Tempat Pendaftaran Pasien Rawa Inap.
5) Kartu penderita dan indeks penyait kusta
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas
klien, riwayat, dan perkembangan penderita penyakit Kusta.
6) Kartu Penderita dan Indeks Penderita TB
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas klien, riwayat dan
perkembangan penyakit pada penderita TBC.
7) Kartu ibu
Kartu ibu merupakan alat bantu untuk menetahui identitas, status
kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.
8) Kartu Anak
Kartu anak merupakan alat bantu untuk mencatatat identitas, status
kesehatan,pelayanan preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitatif,
yang di berikan pada balita dan prasekolah.
9) Kartu Tumbuh kembang balita.

27

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan dan


pertumbuhan yang di peroleh balita dan anak sekolah.
2. Assembling
Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis.
Peran dan fungsi assembling dalam pelayaan rekam medis yaitu
sebagai perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis,
pengendali Dokumen Rekam Medis tidak lengkap, pengendali
penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis (Bambang
Shofari, 2004).
a. Tugas Pokok Assembling
1) Merakit kembali dokumen rekam medis dari rawat jalan, gawat
darurat dan rawat inap menjadi urut atau runtut sesuai dengan
kronologi penyakit pasien yang bersangkutan.
2) Meneliti kelengkapan data yang seharusnya tercatat di dalam
formulir rekam medis s
esuai dengan kasus penyakitnya.
3) Meneliti kebenaran pencatatan data rekam medis sesuai dengan
kasus penyakitnya.
4) Mengendalikan dokumen rekam medis yang dikembalikan ke
unit pencatatan data karena isinya tidak lengkap.
5) Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis.
6) Mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir
rekam medis.
b. Formulir dan catatan yang ada di Assembling
1) Berkas rekam medis
2) Buku register
3) Buku ekspedisi
4) Buku catatan penggunaan nomor
5) Buku catatan penggunaan formulir
6) Kartu kendali

3. Koding dan Indexing


Koding adalah

pemberian

penetapan

kode

dengan

menggunakan huruf dan angka atau kombinasi huruf dan angka yang
mewakili komponen data. Kegiatan dan tindakan serta diagnosis yang

28

ada di dalam rekam medis harus diberi kode dan selanjutnya di index
agar memudahkan pelayanan data penyajian informasi untuk
menunjang

fungsi

perencanaan,

manajemen,

dan

riset

bidangkesehatan (Ditjen Yanmed, 2006). Kode klasifikasi penyakit


WHO (World Health Organization) bertujuan untuk menyeragamkan
nama dan golongan penyakit, cidera, gejala, dan faktor yang
mempengaruhi kesehatan (Depkes, 2006).
Buku pedoman yang disebut International Classification of
Diseases and Related Health Problems, Tenth Revision (ICD-10)
terbitan WHO. Di Indonesia penggunaanya telah ditetapkan oleh
Dp.Kes. RI sejak tanggal 19 Desember 1996. ICD-10 trdiri dari 3
volume:
a. Volume 1 (Tabular List), Berisi tentang hal-hal yang mendukung
klasifikasi utama
b. Volume 2 (Instruction Manual), berisi tentang pedoman
penggunaan
c. Volume 3 (Alphabetic Index), berisi tentang klasifikasi penyakit
yang disusun berdasarkan indeks abjad atau secara alphabet
Indexing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang
sudah dibuat ke dalam indeks-indeks. Jenis indeks yang dibuat adalah
indeks pasien, indeks penyakit (diagnosis) dan indeks operasi, indeks
obat-obatan, indeks dokter dan indeks kematian. Semua hasil
pengelolaan dari rekam medis dipersiapkan untuk membuat laporan
SP2TP.
a. Tugas Pokok Koding dan Indexing
1) Mencatat dan meneliti kode penyakit dari diagnosis yang
ditulis dokter.
2) Mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks operasi
atau tindakan medis. Indeks sebab kematian dan indeks dokter
sesuai dengan ketentuan mencatat indeks.
3) Menyimpan indeks tersebut dengan ketentuan menyimpan
indeks.

29

4) Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian


(mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi dan
indeks kematian.
b. Formulir dan catatan di Koding dan Indexing
1) Berkas Rekam Medis
2) ICD-10
3) ICD-9CM
4) Kartu Kendali
5) Indeks penyakit
6) Indeks operasi
7) Indeks sebab kematian
8) Indeks dokter
4. Sistem penyimpanan rekam medis
Ada dua cara penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam
medis yaitu:
a. Sentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu
suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulirformulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu folder.
Kelebihan cara ini yaitu:
1) Data
dan
informasi

hasil-hasil

pelayanan

dapat

berkesinambungan karena menyatu dalam satu folder sehingga


riwayatnya dapat dibaca seluruhnya.
2) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medis.
3) Mengurangi jumlah biaya yang dapat dipergunakan untuk
peralatan dan ruangan.
4) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis
mudah distandarisasi.
5) Memungkinkan peningkatan

efisiensi

kerja

petugas

penyimpanan karena dokumen rekam medis milik seorang


pasien berada dalam satu folder.
Kekurangan sistem sentralisasi ini yaitu:
1) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit
rawat jalan dan unit rawat inap.

30

2)

Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus


jaga 24 jam karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan

b.

di UGD yang buka 24 jam.


Desentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi
yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan milik
seorang pasien antara dokumen rekam medis rawat jalan, dokumen
rekam medis gawat darurat dan rawat inap pada folder tersendiri
dan atau ruang atau tempat tersendiri.
Kelebihan sistem penyimpanan ini yaitu:
1) Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih
cepat.
2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangan sistem penyimpanan ini yaitu:

1)
2)

Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.


Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih

banyak.

5. Sistem Penjajaran
Sistem penjajaran adalah sistem numerik (berdasarkan angka
atau nomor). Ada 3 (tiga) macam penyimpanan dengan sistem numerik
yaitu:
1) Sistem nomor langsung (straight numerical system)
Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah berkas rekam
medis didalam rak disimpan secara berurutan sesuai dengan urutan
nomor rekam medis. Misalnya:
225023
225024
225025

31

2
2
Angka Awal

5
0
Angka Tengah

2
3
Angka Akhir

1) Kelebihanan dari sistem penjajaran nomoran langsung adalah :


a)

Sangat mudah mengambil sejumlah rekam medis sekaligus


dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu
diperlukan, juga untuk mengambil rekam medis yang tidak
aktif.
b) Mudah melatih petugas yang melaksanakan pekerjaan
penyimpanan.
2) Kekurangan dari sistem penjajaran nomoran langsung adalah :
a) Kesibukan tidak merata. Pekerjaan paling sibuk terjadi pada
rak penyimpanan yaitu rekam medis dengan nomor terbaru.
b) Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus
memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam medis
untuk menghindari tertukarnya angka-angka yang bisa
menyebabkan rekam medis salah simpan.
c) Pengawasan kerapian sukar dilakukan.
2) Sistem angka akhir (terminal digit system)
Sistem

ini

menggunakan

nomor

dengan

angka,

yang

dikelompokkan menjadi 3, masing-masing terdiri dari 2 angka.


Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling
kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di
tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak
paling kiri.
Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok
angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. pada waktu menyimpan,
petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis
tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama
yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis
disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam
medis dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka

32

ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada


kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan. Contoh:
35 04 02
47 52 02
48 52 02
3
5
Angka Awal

0
4
Angka Tengah

0
2
Angka Akhir

1) Kelebihan sistem angka akhir adalah :


a) Pertambahan rekam medis merata ke 100 kelompok
(section) di dalam rak penyimpanan.
b) Pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis
dapat dibagi secara merata.
c) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak
penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya
rekam medis baru di setiap section tersebut.
d) Jumlah

pertambahan

rekam

medis

terkontrol,

memudahkan perencanaan rak.


e) Kekeliruan menyimpan dapat dicegah, karena petugas
hanya memperhatikan 2 (dua) angka akhir saja dalam
memasukkan rekam medis kedalam rak.
2)

Kekurangan sistem angka akhir adalah:


a) Latihan dan bimbingan untuk petugas lebih lama.
b) Membutuhkan biaya awal lebih besar.

3) Sistem angka tengah (middle digit system)


Dalam sistem penyimpanan angka tengah, rekam medis diurutkan
dengan pasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah
menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi
angka kedua, dan angka paling kanan menjadi angka ketiga.
Contoh :
22 23 50

33

22 23 52
22 23 54
2
2
Angka Awal

2
3
Angka Tengah

5
0
Angka Akhir

1) Kelebihan sistem angka tengah adalah :


a) Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang
nomornya berurutan.
b) Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka
tengah lebih mudah daripada penggantian sistem nomor
langsung ke sistem angka akhir.
c) Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan
dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak
menyamai sistem angka akhir.
d) Petugas dapat dibagi pada section penyimpanan tertentu
sehingga kekeliruan menyimpan dapat di cegah.
e) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi
petugas.
f) Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam
medis dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif .
2) Kekurangan sistem angka tengah adalah :
a) Latihan dan bimbingan untuk petugas lebih lama.
b) Membutuhkan biaya awal lebih besar.
6. Filling
Bagian filling merupakan salah satu bagian dalam unit rekam
medis. Peran dan fungsi dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai
penyimpan dokumen rekam medis, penyedia dokumen rekam medis
untuk berbagai keperluan, pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis
terhadap kerahasiaan isi data rekam medis dan pelindung arsip-arsip
dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan
biologi (Bambang Shofari, 2004).
a. Tugas Pokok Filling

34

1) Menyimpan berkas rekam medis dengan metode tertentu


sesuai kebijakan rumah sakit.
2) Mengambil kembali berkas rekam medis (retrival) untuk
berbagai keperluan.
3) Meretensi berkas rekam medis sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan rumah sakit.
4) Memisahkan penyimpanan berkas rekam medis yang aktif dan
inaktif.
5) Menyimpan berkas rekam medis yang dilestarikan.
6) Melakukan pengelolaan, perawatan berkas rekam medis dari

1)
2)
3)
4)
5)
6)

kerusakan.
b. Formulir dan catatan di Filling
Berkas rekam medis aktif
Buku ekspedisi
Buku catatan peminjaman berkas rekam medis retrival
Tracer
Buku catatan berkas rekam medis in aktif
Buku catatan berkas rekam medis yang dilestarikan.

7. Retensi
Retensi adalah kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari
rak penyimpanan aktif ke rak penyimpanan inaktif untuk memudahkan
pengawasan dan pemeliharaan terhadap berkas yang masih diperlukan
dan bernilai tinggi (Martono:1997).
Tujuan Retensi adalah untuk menjaga kerapihan penyusunan berkas
rekam medis aktif dan untuk memudahkan dalam retrieval berkas
rekam medis.
a. Tugas pokok Retensi
1) Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak
inaktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai
dengan tahun kunjungan.
2) Melakukan penilaian terhadap berkas rekam medis inaktif.
3) Mengelompokkan dokumen rekam medis berdasarkan jenis
penyakit dan kepentingan khusus sesuai dengan kasusnya dan
kebijakan yang telah ditentukan
4) Melakukan penyusutan berkas rekam medis dengan cara
tertentu sesuai ketentuan
b. Formulir dan catatan di Retensi
1) Berkas Rekam Medis inaktif

35

2) Kartu Kendali
3) Lembar berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan
c. Jadwal Retensi Berkas Rekam Medis
Sebelum melakukan proses retensi, terlebih dahulu ditetapkan
jadwal retensi berkas rekam medis dengan rincian sebagai berikut:
Tabel 2.2 jadwal Retensi berkas rekam medis
No

Keluhan Penyakit

1
2
3
4
5
6
7
8

Umum
Mata
Jiwa
Orthopedi
Kusta
Ketergantungan obat
Jantung
Paru

Anak

Aktif
Rawat
Jalan
5th
5th
10th
10th
15th
15th
10th
5th
Menurut

Rawat

Inaktif
Rawat

Rawat

Inap
5th
10th
5th
10th
15th
15th
10th
10th

Jalan
2th
2th
5th
2th
2th
2th
2th
2th

Inap
2th
2th
2th
5th
2th
2th
2th
2th

2th

2th

kebutuhan
Sumber : Dirjen Pelayanan Medik

8. Pemusnahan
Pemusnahan berkas adalah kegiatan menghancurkan secara
fisik berkas yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki
nilai guna. Penghancuran tersebut dengan cara dicacah atau dengan
cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya
(Barthos:2007).
Pemusnahan berkas dinamis inaktif adalah pemusnahan berkas
dinamis inaktif yang tidak diperlukan lagi bagi badan korporasi.
Pemusnahan dapat dilakukan oleh badan korporasi pemilik berkas
dinamis inaktif atau pihak lain (Sulistyo-Basuki:2003). Tujuan
Pemusnahan adalah penghancuran secara fisik dan informasi berkas
secara total sehingga tidak dapat dikenali lagi baik isi maupun
bentuknya.

36

IV.

SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS


(SP2TP)
A. Pengertian SP2TP
SP2TP (Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas)
adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga, dan
upaya pelayanan kesehatan di puskesmas yang bertujuan agar didapatnya
semua data hasil kegiatan puskesmas (termasuk puskesmas dengan
tempat tidur, puskesmas pembantu, puskesmas keliling, bidan di desa,
dan posyandu) dan data yang berkaitan serta dilaporkannya data tersebut
kepada jenjang dministrasidi atasnya sesuai kebutuhan secara benar,
berkala, dan tetatur guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan
masyarakat (Ahmad, 2005).
Menurut Departemen Kesehatan RI 2004, Dalam upaya
menyelenggaraan

pemabangunan

kesehatan,

puskesmas

memiliki

program kesehatan wajib dan program kesehatan pengembangan


puskesmas. Pencatatan dan pelaporan dalam rangka Sistem Informasi
Kesehatan (SIK) merupakan kegiatan penunjang dari tiap program
tersebut. Dan seiring dengan kebutuhan data dan informasi kesehatan
ditongkat puskesmas, Departemen Kesehatan RI telah melaksanakan
kebijakan melalui Sistem Informasi Manajemen Puskesams (SIMPUS)
dimana sumber utamanya adalah SP2TP (Sistem Pencatatan dan
Pelaporan Terpadu Puskesmas).
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas adalah
kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum sarana, tenaga, dan upaya
pelayanan kesehatan di puskesmas yang ditetapkan melalui SK
MENKES/SK/II/191. Data SP2TP berupa umum dan demografi
ketenagaan, sarana, kegiatan pokok puskesmas.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas adalah
kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya
pelayanan kesehatan di Puskesmas yang ditetapkan melalui SK

37

MNKES/SK/II/1981. Data SP2TP berupa umum dan demografi,


ketenagaan, sarana, krgiatan pokok puskesmas.
B. Tujuan SP2TP
Tujuan sistem

manajemen

di

puskesmas

adalah

untuk

meningkatkan kualitas manajemen puskesmas secara lebih berhasil dan


berdaya guna, melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP dan
informasi lain yang menunjang (Ahmad, 2005). Tujuan dimaksud dapat
terwujud apabila:
1. Data SP2TP Sistem Pencatata dan Pelaporan Terpadu Puskesmas dan
data lainnya diolah, disajikan dan di interprestasikan dengan
petunjuk pengolahan dan pemanfaatan SP2TP
2. Pengolahan, analisis, interprestasi dilakukan

oleh

para

penanggungjawab masing-masing kegiatan di puskesmas dan


mengelola semua program disemua jenjang informasi
3. Informasi yang diperolehdan pengelolaan dan interprestasi data
SP2TP dan sumber lainnya yang bersifat kualitataif (seperti
meningka, menurun, dan tidak ada perubahan) dan bersifat
kuantitatif dalam bentuk angka seperti jumlah, presentase, dan
sebagainya.
Dalam pencatatan dan pelaoran terpadu puskesmas (SP2TP) terdapat
tujuan dua tujuan yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.
1.
Tujuan umum dalam DP2TP
Manajemen puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdaya guna,
melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP
2.
Tujuan khusus dalam SP2TP
a. Sebagai dasar penyusunan PTP
b. Sebagai dasar penyusunan rencana pelasana kegiatan pokok
puskesmas
c. Sebagai dasar pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan
progrma puskesmas
d. Sebagai bahan laporan ke Dinas Kesehatan atau kota
e. Sumber informasi bagi lintas sektoral terkait (Depkes RI, 1997).
3.
C. Manfaat SP2TP

38

1.

Informasi

yang

diperoleh dari SP2TP dan informasi lainnya dimanfaatkan untuk


menunjang proses manajemen ditingkat puskesmas sebaga bahan
untuk penyusunan rencana tahunan puskesmas, penyusunan rencana
kerja operasional puskesmas, bahan pemantauan evaluasi dan
pembinaan
2.

Informasi dari SP2TP


dab sumber lainnya akan membantu Dinas Kesehatan DATI II dalam
penyusunan perencanaan tahunan, penilainan kinerja puskesmas
berdasarkan beban kerja, dan pencapaian hasil kegiatan puskesmas,
sebagai bahan untuk pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan
program di wilayahnya, untuk menentukan prioritas masalah dan
upaya pemecahan serta tindak lanjut

3.

Informasi dari SP2TP


akan

membantu

kelancaran

perencanaan

(P1),

penggerakan

pelaksanaan (P2), dan pengawasan, pengendalian, dan penilaian (P3)


program-program, sebagia masukan untuk diskusi UDKP.
D. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)
1.
Mekanisme
pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas
a. Data SP2TP dan data lainya diolah,

disajikan,

dan

diinterprestasikan sesuai dengan petunjuk pengolahan dan


pemanfaatan data SP2TP serta petunjuk dari masing-masing
program yang ada (seperti program ISPA, malaria, imuniasi,
kesehatan lingkungan, KIA, gizi, puskesmas, dsb)
b. Pengolahan, analisis, interprestasi, dan penyajian dilakukan oleh
para penanggng jawab masing-masing kegiatan di puskesmas
dan penglola program disemua jenjang administrasi
c. Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interprestasi data
SP2TP serta sumber lainnya dapat bersifat kualitataif (seperti
meningkat, menurun, atau tidak ada perubahan) dan bersifat

39

kuantitaif dalam bentuk angka, seperti angka, jumlah, presentase,


dsb. Informasi tersebut dapat berupa laporan tahunan puskesmas.
E. Jenis pelaporan SP2TP
1. Laporan bulanan
Laporan bulanan dalah laporan yang dibuat secara periodik atau rutin
dalam jangka waktu tertenu (dalam jangka waktu 1 bulan). Laporan
bulanan di puskesmas meliputi:
a. Data kesakitan (LB1)
b. Data kematian (LB2)
c. Gizi, KIA, Imunisasi, Pengamatan penyakit menular (LB3)
d. Data obat-obatan (LB4)
2. Laporan triwulan
a. Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan
berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh: laporan triwulan
pertama tanggal 20 April 2009, maka laporan triwulan berikutnya
adalah tanggal 20 Mei 2009). Laporan ini diberikan kepada dinasdinas terkait di bawah ini:
1) Kepala Dinas Kesehatan Dati I
2) Kepala kantor wilayah Depkes Provinsi
3) Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas
Laporan Triwulan meliputi:
a) Kunjungan puskesmas
b) Pelayanan medik dasar gigi mulut
c) Kesling (kesehatan lingkungan)
d) Laboratorium
e) PKM
f) PSM
g) Rujukan
3. Laporan tahunan
Laporan ahhuna dikirim paling lambat akhir bulan tahun berikutnya
dan diberikan kepada dinas-dinas terkait. Laporan tahunan meliputi:
a. Data dasar puskesmas (LT-1)
1. Keadaan sarana puskesmas
2. Dasar UKS
3. Kesehatan lingkungan
4. Kesehatan jiwa
5. Program pendidikan dan pelatihan
6. Program pemberantasan penyakit dan gizi
b. Data kepegawaian (LT-2) meliputi:
1. Tenaga PNS di puskesmas
2. Tenaga PTT di puskesmas

40

3. Tenaga PNS di puskesmas pembantu


c. Data peralatan (LT-3) meliputi:
1. Peralatan laboratoruim
2. Peralatan untuk kesehatan gigi
3. Peralatan untuk penyuluhan
4. Peralatan untuk tindakan medis dan non medis
d. Laporan kejadian luar biasa (KLB) meliputi:
1. Formulir W1
: dilaporkan dalam 24jam, digunakan untuk
melaporkan kejadian luar biasa atau wabah
2. Suatu helai formulir hanya dapat digunakan untuk melapor
satu jenis tersangka penyakit, melaporkan dengan cara yang
tercepat, kurir, telpon, radio dan lain-lain
3. Laporan W1 masih memberikan gambaran KLBatau wabah
secara kasar, oleh karena itu harus segera diikuti dengan,
4. Formulir W2
: dilaporkan secara mingguan, yaitu laporan
dari penyakit yang berpotensi menimbulkan KLB atau wabah
yang perlu dilaporkan secara rutin yaitu: Kolera, Diare, Pes,
DHF (DBD), Rabies, Difteri, Polio, Pertusis, Campak, dan
penyakit yang sedang menjadi wabah.
F. Pelaksanaan Pencatatan dan Pelaporan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung
puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk
memudahkan dapat menggunakan formulir standart yang telah ditetapkan
dalam SP2TP. Jenis formulir standart yang digunakan dalam pencatatan
adalah sebagai berikut :
1. Rekam kesehatan keluarga (RRK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah
himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh
pelayanan kesehatan di puskesmas. Kegunaan RKK adalah untuk
mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu
keluarga. Pengguna RKK diutamakan pada anggota yang menggidap
salah satu penyakit atau kondisi, misalnya TBC paru, kusta, keluarga
resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinngi
(BBLR), balita kurang energi kronis (KEK). Dalam pelaksanaannya
keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda

41

pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas


pada saat melakukan kunjungan ulang.
2. Kartu rawat jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medis
pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien
rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.
3. Kartu indeks penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas
pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit
diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.
4. Kartu ibu
Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status
kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.
5. Kartu anak
Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status
kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang di
berikan kepada balita dan anak prasekolah.
6. KMS balita dan anak sekolah
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan
pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.
7. KMS ibu hamil
Merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas dan mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang di
terima ibu hamil.
8. KMS usia lanjut
KMS usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia
lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan di gunakan
untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi
kemajuan kesehatan usia lanjut.
9. Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data
kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di
kartu dan catatan lainnya. Ada beberapa jenis register sebagai berikut
:
a. Nomor indeks pengunjung puskesmas.
b. Rawat jalan.

42

c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.

Register kunjungan.
Register rawat ianap.
Register KIA dan KB.
Register kohort ibu dan balita.
Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi
Register penimbangan batita
Register imunisasi
Register gizi
Register kapsul beryodium
Register anak sekolah
Sensus harian : kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan

penyakit
10. Bentuk pencatatan
Bentuk catatan meliputi:
a. Catatan tradisional, berisi hal-hal yang didengar dan dilakukan
oleh pencatat secara tidak sisematis, tidak lengkap, dan biasanya
berupa catatan harian.
b. Catatan sisematis, menggambarkan pola keadaan, maslah, dan
langkah pemecahan masalah
Bentuk pencatatan berdasrakan pada sasaran, yaitu:
1) Catatan individu (catatan ibu, bayi, dan balita)
2) Catatan keluarga (kesehatan keluarga tertentu)
3) Catatan masyarakat (biasanya pada kegiatan survei komunitas
apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan
pada ibu dan balita)
Bentuk catatan berdasarkan kegiatan, yaiu:
a. Catatan pelayanan kesehatan anak
b. Catatan pelayanan kesehatan KB
c. Catatan pelayanan keshatan ibu
d. Catatan imunisasi
e. Catatan kunjungan rumah
f. Catatan persalinan
g. Catatan kelainan
h. Catatan kematian ibu dan bayi
i. Catatan rujukan
Sementara bentuk catatan berdasarakan proses pelayanan, yaitu:
a. Catatan awal masuk
b. Catatan pengembangan berisi kemajuan atau perkembangan
pelayanan
c. Catatan pindah
d. Catatan keluar
11. Mekanisme pencatatan

43

Pencatatan kegiatan harian program puskesmas dapat dilakukan di


dalam dan di luar gedung.
a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas
adalah semua data yang diperoleh dari pencatatan kegiatan harian
program yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti tekanan
darah, laboratorium, KB, dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan
ini menggunakan family folder, kartu indeks penyakit, buku
register dan sensus harian.
b. Pencatatan yang dibuat di luar gedung puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung puskesmas adalah
data yang dibuat berdasarkan catatan hariam yang dilaksankan di
luar gedung puskesmas seperti kegiatan program posyandu,
kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-lain. Pencatatan dan
pelaporan ini menggunakan kartu register dan kartu murid.
Pencatatan harian masing-masing prgram puskesmas dikombinasi
menjadi laporan terpadu Puskesmas atau yang disebut dengan
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP).
SP2TP ini dikirim ke Dinas Kesehatan kabupaten atau
kota setiap awal bulan, kemudian ke Dinas Kesehatan atau kota
mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas
Kesehatan provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan
balik tersebut harus dikirim kembali secara rutin ke puskesmas
untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan program. Namun
sejak otonomi daerah dilaksanakan puskesmas tidak punya
kewajiban lagi mengirimkan laporan ke Departemen Kesehatan
Pusat tetapi Dinkes kabupaten atau kota yang berkewajiban
menyapaikan laporan rutinyya ke Departemen Kesehatan Pusat.

V. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PUSKESMAS (SIMPUS)


A. Pengertian SIMPUS
SIM menurut Winarno adalah suatu informasi yang terbentuk
laporan yang membntantu mempercepat proses pengambilan keputusan.

44

Hal ini sejalan dengan pendapat J. OBrien yang menerangkan bahwa


SIM adalah informasi pendukung manajemen yang menghasilkan
laporan, tampilan, dan respon yang telah dispesifikasi secara periodik,
khusus berdasarkan permintaan dengan berbasis komputer dan pelaporan
wajib.
Berdasarkan pada definisi di atas maka SIM merupakan informasi
yang berbasis teknologi komputer yang bertujuan untuk mempercepat
proses pelaporan dan pembuatan keputusan. Pengertian SIM hanya
disampaikan oleh Haag sebagai berikut : SIM berhubungan dengan
perencanaan, pengembangan, manajemen, dan menggunakan alat
teknologi informasi untuk membantu orang melaksanakn semua tugas
yang berkaitan dengan proses dan manajemen informasi. (Humdiana
dan Indrayani, 2006).
B. Maksud dan Tujuan SIMPUS
1. Mengumpulkan data dari tiap Puskesmas baik data orang sakit, bayi
lahir, ibu hamil, ketersediaan obat, penyuluhan kesehatan masyarakat
2. Menghasilkan Informasi up to date tentang kondisi kesehatan di suatu
Puskesmas dari jumlah orang sakit sampai ketersediaan obat sehingga
dapat digunakan sebagai data awal dalam pengambilan kebijaksanaan
bagi pimpinan
3. Membantu kelancaran administrasi dan Manajemen Puskesmas dalam
penyusunan laporan mengenai kondisi kesehatan di Puskesmas
masing-masing
4. Memudahkan pekerjaan administrasi Puskesmas dalam membuat
laporan harian maupun bulanan (Sutanto, 2009).
C. Konsep SIMPUS
Aplikasi SIMPUS ini dilaksanakan oleh puskesmas, dimana
puskesmas menurut Kemenkes No. 128/Menkes/SK/II/2004 mengenai
kebijakan dasar pusat kesehatan masyarakat, adalah unit pelaksana teknis
dinas

kesehatan

kabupaten/kota

yang

bertanggungjawab

menyelenggarakan pembangunan kesehatan disuatu wilayah kerja.

45

Dengan demikian puskesmas merupakan badan pelaksana pelayanan


kesehatan.
D. Langkah-Langkah Implementasi
Program SIMPUS tidak dapat memberikan keluaran yang valid
apabila tidak kedisiplinan dalam memasukkan data. Langkah langkah
implementasi di puskesmas, merupakan satu kesatuan langkah yang
melibatkan semua staf yang terkait, dari staf di bagian pendaftaran, staf
bagian obat, staf medis, sampai staf untuk entri data.
Berikut ini adalah langkah langkah yang harus di lakukan dalam
pengimplementasian program SIMPUS ( Raharjo, 2005).
1. Membentuk tim informasi puskesmas
Team ini bertanggung jawab input data dan backup data yang sudah
di masukkan ke dalam progam komputer. Team dapat terdiri dari 3
orang, dengan satu penanggung jawab dan dua operator atau lebih.
2. Melakukan pendataan data dasar untuk wilayah kerja puskesmas
Sebelum entri data harian dimulai, puskesmas sebaiknya melakukan
pendataan data yang akan dimasukkan sebagai data dasar, yaitu data
informasi puskesmas, data petugas medis, data pekerjaan, data jenis
pasien, dan data beberapa data dasar yang lain untuk lebih menjamin
keakuratan data.
3. Melakukan evaluasi alur data secara manual, bila perlu di lakukan
perubahan alur
Sebelum semua proses manual dialihkan dengan menggunakan
progam komputer, sebaiknya dilakukan masa uji coba terlebih dahulu
untuk mengevaluasi proses yang berkaitan dengan data. Hal ini untuk
membiasakan proses yang baru lebih lancar apabila telah di terapkan
secara penuh.
4. Sosialisasi data dasar puskesmas ke semua staf puskesmas yang
terkait
5. Melakukan uji coba secara paralel penanganan data secara manual
dengan penanganan data memakai komputer.
Uji coba penggunaan progam dapat dilakukan 2 3 bulan tergantung
dari hasil kelancaran semua bagian apakah sudah siap untuk
menerapkan sistem yang ada.

46

6. Melakukan pengolahan data dengan komputer apabila progam


dengan komputer telah berjalan dengan lancar.
E. Data Dasar SIMPUS
Langkah pertama

penggunaan

program

SIMPUS

adalah

memasukkan data dasar puskesmas. Data ini nantinya digunakan untuk


dataharian, pelaporan, dan rekapitulai sata. Data diberi kode, setelah
kode diterapkan maka hindari penghapusan data atau penggunaan kode
setelah data dimasukkan. Hal ini untuk menghindari kesalahanpelaporan
ataurekapitulasi agar tidak menghasillkan informasi yang salah
dikemudian hari.
Data dasar puskesmas meliputi (Raharjo, 2005):
1. Data informasi puskesmas
2. Data tempat pelayanan kesehatan antara lain untuk posyandu, pustu
3. Data petugas medis di puskesmas
4. Data desa dan puskesmas
5. Data variable pasien
6. Data tarif dan tindakan
7. Data diagnosis
8. Data indeks pasien
9. Data obat