Anda di halaman 1dari 15

RINGKASAN MODUL 1

Pengantar Pengelolaan Arsip Vital


Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013.
Kegiatan Belajar 1: Latarbelakang Pengelolaan Arsip
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, pemerintah ataupun swasta, maupun perorangan
selalu menciptakan arsip. Arsip dapat berupa kertas, non kertas, elektronik dan digital. Semua arsip
memiliki fungsi atau kegunaan yang berbeda, maka perlu dikelola sehingga dapat diketemukan kembali
secara cepat, tepat, utuh dan lengkap.
Pengertian Arsip dan Fungsi Arsip Vital
PENGERTIAN ARSIP DAN FUNGSI ARSIP VITAL
Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun
swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang
berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan
memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata
sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik
maupun informasinya.
Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara
dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan swasta dan
pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan
kebangsaan. [1]
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap
kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan
pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan
pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.
Sementara itu, berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu
arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih
diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang
digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.
Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari
Bedasarkan kegunaan arsip dinamis dibedakan atas :

a. Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus


diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi seharihari serta masih dikelola di unit pengolah.
b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus
menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.[2]
Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa
dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu dengan arsip
tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu, arsip
vital yaitu asip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini
hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak
akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima.
Contoh dari arsip vital ini antara lain akte pendirian perusahaan, piutang,
asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerja serta
persetujuan. [3]
Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program
yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur
penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya.[4] Melalui program ini
dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang
disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang
bersangkutan.
Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya
organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi
dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan
perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini
memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan
dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan
dan perlindungan arsip vital.
A. Arsip dan Organisasi
Berdasarkan fungsinya, arsip terba atas arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis mengandung arti
informasi yang terkandung di dalamnya masih digunakan dan dimanfaatkan secara langsung oleh
organisasi (creating agency) untuk keperluan dan kepentingan organisasi itu sendiri. Arsip dinamis
dikategorikan ke dalam arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang frekuensi
penggunaannya masih tinggi, sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun. Sedangkan arsip statis sebenarnya dari dinamis yang mempunyai
nilai keberlanjuran/keberlanjutan (continuing value), kemudian disimpan permanen karena informasinya
mengandung nilai historis. Informasi dalam arsip statis sudah tidak berguna bagi organisasi
penciptanya, tetapi masih bermanfaat bagi masyarakat.
Arsip dinamis aktif merupakan unsure penting dalam mendukung kelancaran pekerjaan, terutama pada
saat proses pengambilan keputusan, pengawasan maupun pembuktian hukum. Oleh karenanya, arsip
dinamis aktif harus siap sedia saat diperlukan. Karena begitu pentingnya arsip dalam organisasi, maka

arsip harus dikelola dengan sebaiknya.


B. Pentingnya Pengamanan Arsip Dinamis
Arsip dinamis memegang peran penting dalam organisasi. Karena sangat pentingnya manfaat arsip
dinamis dan merupakan vital bagi organisasi, maka pengelolaan arsip dinamis tidak hanya menata,
menyimpan dan menemukan kembali, tetapi bagaimana cara pengamanan, perlindungan terhadap isi
informasi maupun fisik sehingga terhindar dari perusakan yang disengaja, pembocoran informasi,
pencurian bahkan kehilangan. Melindungi arsip secara keseluruhkan juga sangat penting dari berbagai
kemuingkinan terjadi.
C. Alasan Pentingnya Pengelolaan Arsip Vital
1. Alasan Ekonomis
Kata ekomomis adalam pengelolaan arsip berhubungan dengan beaya pemeliharaan, termasuk
peralatan dan menggunaan ruang melalui perencanaan yang matang. Kehilangan dan kerusakan arsip,
organisasi akan mengeluarkan ekstra anggarannya untuk dapat menciptakan arsip kembali arsip,
bahkan hal ini tidaklah mudah dan memerlukan waktu yang lama.
2. Alasan Hukum
Setiap organisasi memerlukan status hukum (legalitas) yang terkait dengan keberadaan, eksistensi dan
dalam hubungannya dengan organisasi lain. Karena bukti-bukti legal yang terkandung dalam arsip
akan mempermudah bagi organisasi dalam menjalankan kegiatannya.
3. Alasan Politik
Informasi yang terkadung dalam arsip sering menyangkut rahasia organisasi, baik kebijakan maupun
privasi dari orang per orang dalam organisasi. Informasi tersebut hanya diketahi oleh penciptanya atau
organisasi tertentu. Apabila informasi tersebut diketahui oleh orang atau organisasi yang tidak berhak,
maka akan menimbulkan resiko bagi organisasi penciptanya. Oleh karenanya arsip yang memiliki
karakteristik ini harus dikelola secara khusus. Pengelolaan seperti itu cenderung politis, demi
kepentingan politik organisasi. Arsip yang memiliki karakteristik tersebut termasuk arsip rahasia dalam
jangka waktu tertentu, namun jangka kerahasiaan akan terbatas, sehingga setelah itu dapat diketahui
oleh pubik.
D. Posisi Arsip Vital Dalam Manajemen Arsip Dinamis
Manajemen arsip dinamis disebut juga records management yang merupakan pengembangan dari
konsepsi daur hidup arsip yang baru diperkenalkan di USA tahun 1934. Hal ini ditandai pengelolaan
arsip dulunya yang sporadis dan tidak saling berkait, menjadi pengelolaan yang terstrutur,
terorganisasi, dan logis dari sejak penciptaannya, pemeliharaan dan pemusnahan arsip.
Pengertian manajemen arsip dinamis:
1. Mina M. Johnson dan Norman F. Kallaus (1987:352): sebagai daur hidup arsip dari penciptaan,
melalui processing, pemeriksaan, pemeliharaan dan perlindungan sampai pemusnahannya.
2. Patricia E. Wallace (1992:2): sebagai pengendalian secara sistematik atas daur hidup arsip dari
penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara permanan.
Program arsip vital merupakan komponen dari use and maintenance (penggunaan dan pemeliharaan
arsip. Arsip vital sebenarnya dari arsip dinamis yang perlu pengamanan dan perlindungan secara
khusus. Pengelolaan arsip vital merupakan bagian dari manajamen arsip dinamis.
Kegiatan Belajar 2: Perlunya Perlindungan Arsip Vital
Karena pentingnya arsip, maka organisasi harus memberikan apresiasi dan perhatian penuh terhadap
arsip, terlebih arsip dinamis vital. Tindakan preventif tidak sekedar tindakan yang dilakukan pada saat
telah terjadi seuatu terhadap arsip, melainkan perlu dilakukan antisipasi sebelum sesuatu terjadi pada
arsip.
A. Perlindungan Terhadap Sesuatu Yang Vital
Arsip diibaratkan organ-organ tubuh manusia. Setiap organ tubuh memiliki fungsi yang sangat vital bagi
kehidupan manusia. Organ-organ tubuh tersebut akan dilindungi oleh organ yang lain. Agar organ
pelindung organ tubuh dapat berfungsi, maka harus dirawat dan dilindungi oleh sang pemiliknya

(manusia). Pengelolaan arsip vital merupakan pengelolaan arsip yang ditujukan secara khusus bagi
arsip-arsip yang memiliki informasi bernilai vital dari sejak arsip tersebut diciptakan, disimpan dan
dipelihara.
B. Arsip Vital dan Bencana (Disaster)
Baru setelah terjadinya bencana, umumnya akan ramai-ramai dilakukan pengelolaan arsip vital.
Sebenarnya pengelolaan arsip vital meliputi antisipasi adanya ancaman dan bahaya yang dapat
menghancurkan arsip vital, baik secara fisik maupun informasinya.
Berikut bencana yang menyebabkan rusaknya arsip vital:
1. Bencana Alam: banjir, banjir bandang, tanah longsor, tsunami, kebakaran, gempa bumi, runtuhnya
bangunan/gedung, dll.
2. Akibat Ulah Manusia: pengeboman, pembakaran, sabotase, pencurian, dll.

RINGKASAN MODUL 2
Pengertian Arsip Vital
Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013.
Kegiatan Belajar 1: Arti dan Definisi Arsip Vital
Informasi yang terkandung dalam arsip dinamis (arsip aktif dan arsip inaktif) masih digunakan bagi
kepentingan organisasi, hanya saja bobotnya berbeda. Bobot untuk kepentingan organisasi inilah yang
menentukan tingkat ke-vital-an arsip.
A. Definisi Arsip Vital
Beberapa pengertian yang diberikan oleh pakar arsip:
1. Arsip dinamis yang esensial dan mempunyai fungsi berkelanjutan pada organisasi
2. Arsip yang diperlukan untuk kelanjutan operasional organisasi
3. Arsip tingkat satu atau kelas satu
4. Arsip dinamis yang vital bagi jalannya sebuah institusi atau perusahaan
B. Aspek-aspek Arsip Vital
1. Aspek Fungsi, arsip memiliki fungsi yang berbeda-beda
2. Aspek Situasi, karena kondisi atau situasi organisasi, maka arsip itu akan berfungsi dalam
organisasinya.
3. Aspek Resiko, arsip akan mampu menimbulkan resiko maupun tidak. Resiko bisa jadi merupakan
kerugian suatu organisasi dan lingkungan yang terlibat dalam organisasi, termasuk pelakupelakunya
daam waktu tertentu dan waktu selanjutnya. Bila tidak menimbulkan resiko, berarti tidak
menimbulkan kerugian.
C. Arsip Vital Dalam Arti Sempit dan Arti Luas
Arti sempit:
Arsip tingkat satu
Arsip kelas satu
Arsip VIP
Arsip sangat penting
Arsip diberlakukan secara khusus
Arti luas:
Arsip yang secara fisik dan isi informasinya harus diberlakukan secara khusus walau dalam kondisi
apapun demi kepentingan organisasi karena arsip tsb. tidak dapat diperbarui atau ditemukan di tempat
lain
Kegiatan Belajar 2: Ciri-ciri dan Fungsi Arsip Vital
A. Ciri-ciri Arsip Vital
1. Harus Ada Demi Kelansungan Hudup Organisasi

Arsip akan memiliki kegunaan/manfaat yang berbeda-beda. Ada arsip yang setelah digunakan
tidak perlu disimpan lagi atau segera dimusnahkan. ada arsip yang selesai digunakan masih perlu
disimpan karena akan digunakan lagi; ada arsip yang informasinya sudah tidak perlu diperlukan
lagi oleh organisasi, tetapi perlu disimpan untuk kepentingan masyarakat; ada arsip yang turus
menerus digunakan oleh organisasi, sehingga harus tetap disimpan.
2. Fisik dan Informasinya Memerlukan Perlindungan dan Pengamanan
Setiap informasi dalam arsip berdampak pada kelangsungan organisasi pembuatnya, maka arsip
perlu diberikan perlindungan dan pengamanan, sehingga terhindar dari ancaman kerusakan dan
kehilangan yang disebabkan oleh bencana alam dan kesengajaan/ketidaksengajaan manusia.
3. Fisik Arsip Tidak Dapat Tegantikan
Tidak dapat digantikan karena informasi yang terkandung di dalamnya tidak terdapat pada sumber
atau organisasi lain, karena arsip tersebut memiliki nilai keabsahan/legalitas terkait dengan status
hokum dan keuangan, sehingga organisasi tidak mungkin hanya menyimpan kopiannya saja. Arsip
asli harus disimpan, bila yang dipinpan hanya kopiannya saja, maka belum memberikan jaminan
bagi organisasi. Kehilangan arsipp asli, berarti kehilangan bukti segala bukti yang diperlukan oleh
organisasi.
4. Merupakan Aset Organisasi
Arsip adalah asset organisasi. Arsip tentang kepemilikan/kekayaan organisasi, menunjukkan
bahwa, organisasi memiliki bukti kepemilikan/kekayaan. Arsip ini dapat dimanfaatkan organiasi
untuk keperluan strategis dan operasional. Dalam fungsi ini, arsip juga untuk kegiatan rekonstruksi
tentang asal-usul lahir dan perkembangan organisasi.
5. Memiliki Fungsi Dinamis
Informasi yang terkandung dalam arsip merupakan alat dasar manajemen, sehingga informasi
yang terkandung di dalamnya secara langsung dipergunakan oleh organisasi penciptanya secara
terus menerus (menjadi arsip aktif), maupun jarang dimanfaatkan (arsip inaktif). oleh karenanya
arsip ini harus disimpan oleh organisasi pencipta arsip.
Arsip dinanis perlu dipisahkan dari arsip statis. Arsip dinamis (arsip aktif) perlu disimpan pada
central file, sedangkan arsip statis (arsip vital yang menurun penggunaannya) disarankan untuk
diserahkan dan disimpan pada lembaga pengelola arsip statis (pusat arsip) atau records center.
6. Diklasifikasikan sebagai Arsip Tingkat/Kelas Satu
B. Fungsi Arsip Vital
Arsip vital memiliki fungsi yang sangat kompleks dan terkait dengan cirri-ciri yang melekat pada arsip
tersebut:
1. Arsip Vital Sebagai Memori Organisasi
Arsip vital adalah arsip dinamis yang di dalamnya menyimpan memori aktivitas yang dilakukan
organisasi yang berupa kebijaksanaan dan strategi bagi organisasi. Arsip vital merupakan aset
organisasi.
2. Arsip Vital Sebagai Bukti Hukum dan Menunjang Litigasi
Salahsatu legalitas pengakuan secara hukum adalah dengan adanya arsip pengakuan hokum.
Arsip ini kemudian dikategorikan sebagai arsip dinamis vital. Semakin banyak arsip yang
diperlukan dan dipergunakan dalam kaitannya dengan hokum, maka semakin jelas bahwa, arsip
tersebut memunjang litigasi.
3. Arsip Vital Sebagai Alat Untuk Melindungi Kepentingan Hak Pribadi dan Hal Lainnya
Arsip vital sebagai aset organisasi berarti merupakan bagian dari kekayaan organisasi. Informasi
yang terkandung dalam arsip tersebut mampu melindungi hak-hak pribadi dan hak-hak yang lain,
serta organisasi. Arsip vital di sini akan mendukung aktivitas internal maupun eksternal.
RINGKASAN MODUL 3

Identifikasi Arsip Vital


Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013.
Kegiatan identifikasi arsip vital merupakan awal untuk menentukan jenis arsip yang nantinya dapat
dikategorikan sebagai arsip vital. Untuk menentukan arsip diperlukan beberapa pendekatan pada
informasi yang terkandung dalam arsip, fisik arsip dan hal-hal yang terkait dengan organisasi
penciptanya serta dampak yang ditimbulkan dari arsip tersebut.
Kegiatan Belajar 1: Pendekatan Dalam Identifikasi Arsip Vital
Identifikasi merupakan kegiatan awal untuk mengenali dan menentukan jenis/kategori arsip yang
semakin hari semakin bertambah. Dengan demikian, organisasi akan memperoleh arsip-arsip yang
dikategorikan arsip vital.
A. Analisis Organisasi
Analisis organisasi merupakan suatu analisis terhadap fungsi-fungsi yang dimiliki oleh organisasi yang
tentunya fungsi, tujuan dan sasaran akan berbeda dari organisasi yang satu dengan organisasi yang
lain. Semua ini akan terkait dengan kegiatan organisasi tersebut dan persyaratan hukum yang harus
dipenuhi. Dengan kegiatan-kegiatan tersebut akan dapat teridentifikasi arsip-arsip vitalnnya. Dalam
kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami hal-hal
berikut:
1. Tugas dan Fungsi Organisasi Melalui Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam suatu organisasi yang berfungsi untuk
memperlihatkan pola tetap hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi orang-orang
dalam kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Dari struktur organisasi tersebut. Dengan mengenali tugas dan fungsi organisasi/unit organisasi akan
dapat diketahui informasi-informasi/dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan kerjanya.
2. Fungsi-fungsi Operatif/Substantif dan Fasilitatif
Untuk mencapai tujuannya, organisasi perlu dudukung fungsi-fungsinya:
a. Fungsi operatif/substantif. Fungsi ini berusaha mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan
dalam tugas-tugas pokok. Fungsi operatif tertercim dalam sturktur organisasi dengan satuan
kerjanya.
b. Fungsi fasilitatif. Untuk memperpalcar fungsi operatif/substantif, organisasi memerlukan satuan
kerja guna untuk memperlancar segala apa yang dibutuhkan oleh satuan-satuan kerja. Satuan
kerja ini disebut dengan fungsi fasilitatif. Tugas fungsi fasilitatif ini memberikan dukungan berupa
fasilitas-fasilitas yang diperlukan oleh fungsi operatif. Dalam mennjalankan fungsi fasilitatif, satuan
kerja akan menghasilkan informasi dalam bentuk dan coarak apapun.
3. Kebijakan dan Strategi Organisasi
Setiap organisasi dipastikan memilihi kebijakan dan strategi yang berfungsi sebagai panduan/arahan
bagi orgnaisasi dan setiap satuan kerjanya. Dengan memahami kebijakan dan strategi organisasi,
maka akan lebih mudah untuk mengidentifikasi arsip-arsip yang diproduksi oleh organiasi.
B. Klasifikasi Arsip
Selain melalui analisis organisasi, arsip dapat diidentifikasi melalui pengklasifikasian. Dalam hal ini,
arsip dikelompokkan/dipisahkan sesuai dengan kepentingan organisasi sebagaimana dikemukakan
oleh Betty R. Ricks (1992:246):
1. Arsip Vital (Vital Records)/Arsip Kelas Satu. Arsip vital merupakan arsip dinamis yang sangat
penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Tanpa arsip ini organisasi tidak akan berjalan lancar
dan baik, bisa saja tanpa arsi vital ini organisasi akan berhenti, contoh: SK beridirinya
perusakaan/organiasi, perjanjian kerjasama, kontrak jangka panjang, daftar pemengang saham,
hal cipta dan paten, dll.
2. Arsip Penting (Important Records)/Arsip Kelas Dua. Arsip penting dinamis yang diperlukan
untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun menyelesaikan berbagai masalah. Jika arsip
kategori ini hilang atau rusak, masih dapat digantikan dengan cara duplikasi.

3. Arsip Berguna/Bermanfaat (Used Records)/Arsip Kelas Tiga. Arsip dinamis yang


diperlukan
agar organisasi tidak terganggu kegiatannya. Arsip ini dapat digantikan dengan informasi dari
sumber lain. Arsip ini kemanfaatnya hanya sementara, sehingga penyimpanannya tidak
memerlukan persyaratan secara khusus.
4. Arsip Yang Tidak Berguna (Non Essential Records)/Arsip Kelas Empat. Arsip dinamis
ini tidak
lagi memiliki nilai guna bagi organisasi. Informasi yang tekandung di dalam arsip ini sudah
diketahui umum sehingga tidak lagi memerlukan pengelolaan secara khusus. Arsip ini bahkan bisa
dimusnahkan. Contoh: arsip permintaan yang telah ditindaklanjuti, pengumuman yang sudah
kedaluwarsa, ucapan terimakasih.
C. Analisis Resiko
Setelah pengidentifikasian arsip, selanjutnya ada;ah menganalisis resiko atau melihat untuk dan
rtuginya bagi organisasi dengan membandingkan beaya yang dikeluarkan untuk mengelola suatu arsip
dengan membandingkan pengeluaran beaya apabila arsip tersebut tidak diketemukan.Semua beaya
yang dikeluarkan akkibat kehilangan arsip harus dihitung.
Kegiatan Belajar 2: Tahapan Kegiatan Indentifikasi Fungsi Arsip Vital
Kegiatan identifikasi arsip harus terencena secara sistematis, sehingga terhindar dari pemborosan,
baik waktu maupun beaya.
A. Pembentukan Tim Kerja
Tim kerja yang dibentuk untuk mengidentifikasi arsip akan menittikberatkan kepada tersebarnya
seluruh anggota di setiap satuan kerja yang potensial memiliki arsip vital, misalnya; unit hukum, unit
pengawasan unit pengelolaan aset. Tim kerja ini harus melibatkan pihak-pihak yang berkompeten dan
bertangungjawab terhadap pengelolaan arsip.
B. Pendataan
Pendataan dengan survei merupakan teknik pengumpulan data tentang arsip vital ke seluruh satuan
unit kerja (utamanya unit yang menghasilkan arsip vital) guna mengetahui kepastian jenis arsip vital.
Dalam pendataan ini yang dilakukan adalah inventarisasi arsip vital dengan:
1. Inventarisasi fisik arsip pada tempat penyimpanannya, baik pada central file maupun records
center.
2. Meninjau kembali fungsi organisasi dari setiap pertanggungjawaban yang ada pada unit kerja yang
menyangkut arsip vital untuk kepentingan operasional.
3. Mengembangkan dan mendistribusikan kuestioner inventarisasi arsip yang ditujukan ke setiap unit
kerja dengan identifikasi arsip-arsip vital.
Semua pendataan arsip vital harus dikaitkan dengan kepentingan, operasional, legal, dan persyaratan
atau ketentuan-ketentuan dari pemerintah. Perlu disediakan formulir pendataan.
C. Pengolahan Data
Pendataan melalui pengisian formulir selanjutnya dilakukan pengolaan dengan analisias melalui
pendekatan:
1. Analisis Hukum. Dapat dilakukan dengan mengajukan pertahyaan:
a. Apakah arsip secara legal mengandung hak dan kewajuban atas kepemilikan negara/warga
negera/organisasi?
b. Apabila arsip hilang dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu/organisasi?
c. Apabila arsip hilang, dublikasinya harus dikeluarkan dalam bentuk surat pernyataan di bawah
sumpah?
2. Analisis Risiko. Mengadalisa untung rugi bagi perusahaan dengan pertanyaan:
a. Jika arsip hilang, berapa waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi arsip itu kembali dan
berapa besar beaya untuk hal tersebut?
b. Berapa lama waktu produktif yang diakibatkan oleh hilangnya arsip?

c. Berapa kesempatan yang hilang akibat hilangnya arsip?


d. Berapa total kerugian yang dialama organisasi dengan hilangnya arsip?
D. Penyusunan Daftar Arsip Vital
Setelah diperoleh kepastian tentang arsip vital dengan berbagai pendekatan, maka data arsip vital
perlu didaftar dalam daftar khusus (Daftar Arsip Vital) yang kemudian titandatangani oleh Tim Kerja.
Daftar arsip vital ini harus dievaluasi setiap tahunnya untuk menentukan tingkatannya. Kegiatan ini
dapat dilakukan oleh Tim Evaluasi Arsip Vital yang dibentuk.
By Widodo
Pokjar Karanganyar A dan B

RINGKASAN MODUL 4
Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management) dan Arsip Vital
Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013.
Salahsatu bentuk pengelolaan arsip adalah menyelamatkan arsip vital dari suatu organisasi dan
menyelamatkan organisasi itu sendiri, dari bencana dan faktor kerusakan, hilang sebagai akibat dari
bencana atau akibat ulah manusia.
Kegiatan Belajar 1: Konsep Dasar Tentang Manajemen Keadaan Darurat (Emergency
Management)
A. Konsep Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management)
Emergency atau keadaan darurat merupakan suatu kegiatan di mana staf melakukan tindakan untuk
menyelamatkan aset organisasi serta menjaga kegiatan organisasi agar tetap berjalan karena adanya
kejadian yang tidak terduga. Apabila tidak dilakukan tindakan, dimungkinkan akan mengakibatkan
kerugian terhadap organisasi.
Emergency management merupakan pendekatan yang terencana untuk mencegah bencana yang
menimpa arsip dan infromasi, menyiapkan dan merenspon keadaan darurat serta pemulihan setelah
bencana.
Emergency dapat diartikan
1. Tipe-tipe Bencana menurut Gerald Hoetmer:
a. Bencana alam: gempa bumi, angin ribut, angin topan, tanah longsor dan banjir
b. Bencana teknologi: kejadian yang disebabkan oleh kesalahan manusia (human error):
kesalahan konstruksi, kurangnya pemeliharaan/kontrol peralatan, tidakadanya peremajaan
peralatan
c. Sipil (civil disaster): kegiatan masyarakat yang sifatnya destruktif atau merusak yang dapat
mengakibatkan kerugian, kecelakaan, dan bahkan kematian: pencurian, spionase, vandalisme
(mengubah, menghapus, menambah, mencoret, merusak, mengaburkan, memberi tanda
khusus, menulisi/memberi catatan, dll.), teroris, kerusuhan dan perang.
2. Tahapan Dalam Manajemen Keadaan Darurat, beberapa pendapat:
a. Tahap Pencegahan (Prevention), Tahap Persiapan (Preparation), Tahap Tindakan
(Response), Tahap Pemulihan (Recovery)
b. Persiapan dan pemulihan
c. Pencegahan dan pemulihan
Pencegahan: merupakan rancangan manajemen keadaan darurat dalam rangka mengambil
langkah-langkah mencegah arsip dan informasi dari bencana dengan menggunakan manajemen
resiko (risk managemnt). Pencegahan akan meliputi kegiatan atau pengukuran yang mengurangi
kemungkinan kerugian yang akan dialami arsip dan informasi. Kegitan ini meliputi identifikasi
lokasi organisasi yang beresiko, tipe resiko, pemasangan sistem, pemusnahan faktor perusak
arsip.

Persiapan: kegiatan yang mengarah pada tindakan jika akan terjadi bencana dan merupakan
tahapan respon ayau tanggap dalam keadaan darurat yang meliputi kegiatan: pengembangan dan
updating rencana manajemen keadaan darurat, test system emergency, peratihan pegawai dan
penyediaan peralatan.
Tindakan: kegiatan dalam mengahadapi suatu keadaan darurat, yang melibatkan manusia, dana,
sarana dalam melindungi dan menyelamatkan organisasi dari kerugian.
Pemilihan: kegiatan mengumpulkan, memperbaiki semua sumber dan kegiatan setelah terjadi
bencana, termasuk pemulihan sistem dan proses organisasi agar normal kembali, penyimpanan
arsip/informasi ke dalam komputer (dehumidifying) dan mengembalikan arsip vital dari
penyimpanan offside
3. Keuntungan dari Rancangan Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management Plan)
a. Organisasi dapat memulai kegiatan dengan cepat (quick resumption operation)
b. Organisasi akan memperbaiki tingkat keselamatan (improve safety)
c. Organisasi akan melindungi aset vitalnya
d. Organisasi akan terkurangi beaya asuransi
e. Organisasi akan memperbaiki tingkat keamanan (improve security)
f. Organisasi akan mematuhi peraturan
g. Organisasi akan mengurangi kesalahan karena panik
B. Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management) Untuk Arsip Dan Informasi
Rancangan manajemen keadaan darurat merupakan kombinasi antara manajemen kearsipan, sistem
informasi, telekomunikasi dan fungsi arsip. Keuntungan manajemen keadaan darurat:
1. Kegunaan Manajemen Keadaan Daruratn Untuk Arsip dan Informasi:
a. Mengidentifikasi cara preventif menghindarkan musnahnya arsip dan informasi
b. Mengidentifikasi sumber-sumber informsi dan arsip organisasi
c. Menyiapkan tindakan yang sistematis terhadap bencana
d. Mengidentifikasi pegawai yang tanggap dan perannya terhadap bencana
e. Mengidentifikasi sumber dan sarana untuk pemulihan
f. Melaksanakan pemulihan arsip dan informasi
g. Melaksanakan prioritas pemulihan arsip dan informasi
2. Tujuan Rancangan Manajemen Keadaaan Darurat Untuk Arsip dan Dokumen:
a. Mengidentifikasi dan melindungi arsip vital organisasi
b. Mengurangi resiko akibat bencana, kesalahan manusia, perusakan yang disengaja, tidak
berfungsinya fasilitas dan konsekuensi lain akibat bencana
c. Menjamin organisasi melanjutkan kegiatannya dengan cepat
d. Menjamin organisasi mampu pulih kembali dengan cara mrekonstruksi arsip yang tersisa dan
melaksanakan pemulihan secara terinci
C. Dukungan Pimpinan Organisasi (Top Management)
Manajemen keadaan darurat harus didukung oleh pimpinan (top management), pimpinan unit dan
seluruh pegawai dengan membentuk tim.
Kegiatan Belajar 2: Tahapan Kegiatan Dalam Manajemen Keadaan Darurat
(Emergency
Management)
A. Tahap Pencegahan (Prevention)
1. Melaksanakan Proses Manajemen Resiko. Kegiatan ini meliputi analisis resiko dan asesmen
resiko.
a. Analisis resiko, merupakan proses mengidentifikasi kemungkinan resiko kehilangan,
kerusakan dan ancaman terhadap arsip dan informasi.
b. Penilaian resiko, merupakan proses mengidentifikasi resiko yang ada terhadap arsip yang
meliputi kegiatan: evaluasi keamanan dan pengawasan, survei menentukan letak,

mengindentifikasi dan merekomendasikan pengamanan dan pengawasan, dan


melaksanakan pengamanan dan pengawasan.
2. Analisis Dampak Terhadap Organisasi yang meliputi indentifikasi proses dampak fungsi-fungsi
organisasi yang kritis dan menentukan maksimal kehilangan arsip yang dapat ditoleransi.
3. Rancangan Pencegahan Bencana merupakan pencegahan bencana dilaksanakan untuk
mencegah bencana yang dapat dilaksanakan serta meminimalisir kerugian akibat bencana.
Rencana ini berdasarkan program arsip vital, manajemen resiko, dan fase pertama dari
manajemen keadaan darurat.
B. Tahap Persiapan (Preparation)
1. Membentuk Tim, sebaiknya terdirid ari semua level yang mewakili semua fungsi organisasi.
2. Mempertimbangkan Biaya Yang Dibutuhkan untuk kegiatan manajemen keadaan darurat.
3. Menentukan Strategi Tindakan (respons), terkait dengan apa yang dilakukan oleh organisasi,
siapa bertanggungjawab dan terhadap apa, siapa menghubungi siapa. Oleh karena itu perlu
adanya simulai.
4. Menentukan Strategi Pemulihan (recovery) dalam rangka pemulihan operasional organisasi
dengan melakukan persiapan: pemeriksaan kerusakan, menghubungi vendor untuk perbaikan
arsip, restorasi arsip.
5. Mengumpulkan Data. Tim memerlukan data dan informasi yang diperlukan untuk keperluan
preparation.
6. Mengembangakan Rancangan Manajemen Keadaaan Darurat, berupa rancangan tertulis yang
disahkan oleh pimpinan.
C. Tahap Tindakan (Response)
1. Pengenalan Terhadap Bencana, hal ini dapat dilakukan dengan pendidikan dan pelatihan
guna mengenali dan menghindari bencana, serta tindakan apa selanjutnya.
2. Menghubungi Pihak Terkait, bencana yang sudah diditeksi, maka perlu segera melapor ke
pihak terkait.
3. Melaksanakan Rencana Yang Sudah Dibuat, tim segera bertindak untuk menghadapi
bencana.
4. Penilaian Kerusakan, penilaian kerugian awal perlu segera disusun agar dapat dilakukan
pemulihan.
5. Keamanan (security), perlu memperketat pengamanan aset perusahaan agar tidak
dimanfaatkan oleh fihak-fihak yang tidak bertanggungjawab.
6. Contingency (kegiatan yang mungkin dapat dilakukan). Rancangan keadaan darurat meliputi
contogency, misalnya perlu dicarikan lokasi alternatif jika lokasi semula tidak dapat
memfungsikan organisasi.
D. Tahap Pemulihan (Recovery)
1. Penilaian Kerusakan, merupakan penilaian kerusakan awal yang dilanjutkan dengan perkiraan
kerusakan sevara menyeluruh.
2. Stabilisasi, hal ini demi keselamatan pegawai dan aset organisasi, misalnya: memindahkan
arsip, menyetabilkan lingkungan, mematikan listrik, memperbaiki kerusakan, mencegah
kerusakan lehih lanjut, relokasi bahan-bahan.
3. Penyelamatan (salvage), harus dilakukan sesuai prosedur. Untuk penyelamatan arsip harus
sesuai dengan tipe bencana dan mesia arsip.
4. Restorasi (perbaikan), perlu ada tindakan perbaikan terhadap aset organisasi, baik bangunan
dan arsip. Arsip elektronik perlu diduplikasi. Perlu relokasi sementara jika lokasi awal tidak
memungkinkan untuk berjalannya organisasi.
5. Memulai Kembali Kegiatan, bila situasi kritis berlalu dan kondisi telah stabil, maka kegiatan
organisasi perlu segera dijalankan.

RINGKASAN MODUL 5
Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan dan Musnahnya Arsip
Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013.
Kerusakan atau musnahnya arsip dapat merugikan organisasi, terlebih arsip-arsip yang harus
dilindungi dan diamankan demi kepentingan organisasi.
Kegiatan Belajar 1: Kerusakan dan Musnahnya Arsip Karena Faktor Fisika, Kimia dan
Biota
Kerusakan dan musnahnya arsip bisa disebabkan oleh berbagai faktor yang berasal dari lingkungan
internal dan eksternal di mana arsip tersebut digunakan dan disimpan.
A. Faktor Fisika
1. Cahaya. Sinar matahari akan membuat arsip kertas menjadi kuning, kecoklatan, rapah dan
rusak. Sinar ultra violet dan sinar listrik/lampu dapat merusak fisik dan tulisan bahan cetak.
Arsip diusahakan terhindar dari sinar langsung.
2. Suhu dan Kelembaban. Diperlukan suhu dan kelembaban yang disesuaikan dengan kelayakan
untuk menyimpan dan memelihara arsip. Suhu yang tinggi mengakibatkan kelembaban
menurun yang dapat berakibat pada rapuhnya arsip. Kelembabab udara yang tinggi akan
mengakibatkan arsip kertas menjadi lembab dan menyebabkan jamur (mikro organisme)
3. Debu. Partikel debu dan logam kelamaan akan mengakibatkan faktor kimia, yaitu tingkat
keasaman kertas tinggi, arsip akan mudah rapuh dan rusak. Debu dan logan yang bercampur
dengan kelembaban akan mengakibatkan munculnya jamur. Oleh karena itu, arsip harus
ditempatkan pada lokasi yang bersih dan terhindar dari masuknya debu.
B. Faktor Biota. Yang dimaksud biota adalah mikro organisme yang melekat pada arsip.
1. Ikan Perak (Silver Fish). Merupakan nama dari semuah jenis serangga yang melakukan
aktifitasnya pada malam hari, berbentuk ramping, tidak bersayap, abu-abu, makan dari serat
atau perekat buku, hidup di lingkungan gelap, di celah-celah buku, rak dan almari.
2. Seranggga: kecoa, kutu buku, rayap, kumbang, ngengat yang memakan kertas atau arsip
3. Binatang Pengerat: misalnya tikus dan cicurut. Sasaran binatang ini kertas, buku, dll.
4. Jamur (fungi). Kertas atau buku yang berdebu adalah tempat yang ideal bagi berkembangnya
mikro organisme ini, apalagi tingkat kelembaban udara 80% ke atas atau temperatur di atas
21o C.
C. Faktor Kimia. Faktor kimia merupakan daktor penyebab kerusakan kertas akibat reaksi dari
senyawa-senyawa kimia.
1. Kertas. Kandungan asam pada kertas akan mempercepat kerusakan kertas, karena asam
akan memperceoat reaksi hidrolis (reaksi kimia karena adanya H2O/kandungan air yang
mengakibatkan putusnya atau mengurangi kekuatan rantai polimer serat kertas) yang
mengakibatkan susunan kertas yang terdiri dari senyawa-senyawa kimia terurai.
2. Tinta. Tinta merupakan sumber terbentuknya asam pada kertas yang berujung pada kerusakan
kertas. Tinta lama kelamaan dapat memudar.
Kegiatan Belajar 2: Kerusakan dan Musnahnya Arsip Karena Faktor Bencana Alam
dan Manusia
A. Faktor Bencana. Bencana bisa datang tiba-tiba tanpa diketahui, sementara memperkirakan
datangnya bencana tidak mudah. Bencana bisa disebabkan oleh pola hidup manusia itu sendiri
namun dapat mengakibatkan ganggunan terhadap kehidupan manusia.
1. Bencana Alam Akibat Peristiwa Alam merupakan bencana yang disebabkan oleh daktor-faktor
alami yang terkandung di dalam dan di sekitar bumi sehingga mengakibatkan kerusakan pada
seluruh permukaan bumi:
a. Gempa Bumi

b. Gunung Berapi
c. Gelombang Tsunami
d. Angin Topan
e. Badai Gurun
2. Bencana Alam Akibat Ulah Manusia, dikarenakan sebagai akibat dari ulah manusia yang
menyebabkan kerusakan pada alam sekitarnya:
a. Perang
b. Banjir
c. Kebakaran
B. Faktor Manusia. Manusia merupakan pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan arsip dan
merupakan salahsatu faktor internal kerusakan arsip karena perannya dalam mengelola,
menyajikan, membawa dan menyimpan arsip. Oleh karenanya, ketika arsip masih aktif digunakan
oleh organisasi, maka manusia akan senantiasa bersinggungan dengan arsip dan dimungkinkan
arsip tersebut akan rusak yang diakibatkan oleh:
1. Ketidaktahuan dalam memperlakukan arsip dengan baik
2. Kelalaian atau kecerobohan dalam mendayagunakan arsip, baik dalam menyimpan, menata,
mengambil, memindahkan denganm ketidak hati-hatian
3. Kesengajaan, merupakan tindakan sengaja merusak arsip, misalnya: menyobek, mencoratcoret
1

RINGKASAN MODUL 6
Program Arsip Vital
Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013.
Program arsip vital merupakan suatu metode yang dilakukan secara sistematis untuk menyeleksi,
melindungi dan menemukan kembali arsip dengan mudah, tidak saja dalam keadaan situasi normal,
tetapi juga dalam situasi darurat setelah terjadinya bencana yang mengakibatkan kerusakan arsip.
Kegiatan Belajar 1: Rancangan Program Arsip Vital
Setiap kegiatan perlu diawali dengan rancangan yang memerlukan keterampilan dan keahlian
sehingga tujuan kegiatan tercapai. Rancangan merupakan dokumen tertulis yang di dalamnya memuat
program kerja yang meliputi kebijaksanaan, penganggaran dan pelaksanaan kegiatan dengan
memperhitungkan faktor ruang,w aktu dan urutan kegiatan secara teratur dan tegas.
A. Rancangan Program Arsip Vital, merupakan kegiatan pengelolaan arsip vital pada tahap awal
untuk memperoleh dukungan dan persetujuan dari pimpinan organisasi.
1. Dukungan dan Persetujuan Top Manajemen. Dengan meyakinkan akan manfaat dan
kegunaan program arsip vital, maka diharapkan pimpinan akan memberikan/menyediakan
anggaran kegiatan. Dukungan pimpinan juga dimaksudkan agar kegiatan identifikasi arsip
yang tersebar di semua unit kerja dapat mudah dilakukan.
2. Penunjukan Personal. Setiap satuan kerja harus terwakili oleh seorang yang
bertanggungjawab terhadap terlaksnanya program arsip vital. Orang ini dipilih karena
memahami dan menguasai fungsi organisasi, pentingnya arsip vital dan menentukan jenis
arsip vital.
3. Penentuan Arsip Vital. Jenis arsip vital harus diketahui, agar program arsip vital jelas arahnya.
4. Penentuan Lokasi Penyimpanan. Hal yang tidak boleh diabaikan dalam prancangan program
arsip vital adalah penentuan lokasi penyimpanan arsip vital, apakah: di lingkungan organisasi
(onside), di luar lingkungan organisasi (offside), atau memanfaatkan jasa penyimpanan
komersial (misalnya: bank). Perlu juga mempersiakan lokasi dan metode penyimpanan dengan

mempertimbangkan faktor keamanan, ancaman dan kehilangan.


5. Penentuan Metode Penyimpanan. Penyimpanan arsip harus mempertimbangkan faktor
keamanan, termasuk ancaman dari manusia dan bencana, maka diperlukan identifikasi jenis
potensi bahaya dan survei lokasi.
B. Pelaksanaan Survei Arsip Vital. Pendataan/inventarisasi dan survei terhadap seluruh arsip
perlu
dilakukan. Menurut Betty R. Ricks, dengan kegiatan survei akan diketahui tentang jumlah, tipe,
fungsi, pengorganisasian arsip, lokasi penyimpanan, kriteria arsip (aktif, inaktif), vital dan tidaknya
arsip.
C. Evaluasi Program Arsip Vital. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui efektivitas program arsip
vital, yang menyangkut evaluasi terhadap personel, peralatan survei, waktu pelaksanaan, tidak
akomodatifnya perlakuan dari setiap satuan kerja dan masalah-masalah lain yang dijumpai dalam
pelaksanaan program. Evaluasi juga mencakup jadwal retensi arsip vital, jenis arsip vital dan
berapa lama arsip disimpan.
Kegiatan Belajar 2: Jadwal Retensi Arsip Vital
Jadwal retensi arsip vital merupakan program yang memuat jadwal dan prisedur penyimpanan arsip
vital yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan.
A. Tujuan Retensi Arsip Vital, bertujuan untuk memenuhi keperluan organisasi dan persyaratan
perundang-undangan.
2

1. Mengurangi Biaya Pengelolaan Arsip Vital. Pengelolaan arsip vital memerlukan perlakuan

secara khusus dan membutuhkan peralatan yang berbeda jika dibandingkan dengan arsip
yang lain.
2. Efektivitas Tersedianya Arsip Vital. Program retensi arsip vital yang lain yaitu efektivitas dalam
penyediaan arsip vital, artinya bahwa, arsip vital mudah dan cepat ditemukan kembali ketiga
organisasi membutuhkannya. Bila penyimpanan tidak disertai keterangan lokasi, berapa lama
disimpan dan backup arsip vital, maka akan menghambat temu kembali.
B. Penyusunan Retensi Arsip Vital, merupakan kgiatan untuk menentukan masa simpan arsip
vital
dan nasib akhirnya. Oleh karena itu perlu dilakukan survei terhadap arsip-arsip yang disimpan di
semua unit kerja guna membantu mengidentifikasi arsip vital juga untuk mempermudah bagi
organisasi untuk menetapkan lokasi penyimpanan, masa simpan dan jadwal retensi arsip vital.
C. Transfer Penyimpanan Arsip Vital, merupakan perencanaan perlindungan terhadap arsip vital
yang memerlukan prosedur pemindahan (transfer), dari yang semula tersimpan di central fle ke
record center dan/atau selanjutnya akan dimusnahkan dalam jangka waktu tertentu. Betty Ricks
mengatakan bahwa, transfer dan prosedur memindahan mencakup tiga hal:
1. Daftar Induk Arsip Vital. Dengan Daftar Induk Arsip Vital memberikan wewenang bagi setiap
unit kerja dalam menyusun prosedur perlindungan arsip vital.
2. Transfer Arsip Vital. Arsip vital yang telah teridentifikasi perlu dipindahkan atau ditransfer ke
tempat penyimpanan arsip vita. Prosedur transfer dan perlindungan arsip vital harus dibuat
dan disosiaolisasikan ke setiap unt kerja.
3. Prosedur Penanganan Arsip. Prosedur penanganan arsip vital harus disiapkan, baik dalam
keadaan normal, bahaya dan setelah keadaan bahaya.

RINGKASAN MODUL 7
Metode Perlindungan Arsip Vital
Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013.
Perlindungan arsip vital merupakan suatu upaya untuk melindungi dan mengamankan arsip vital
sekaligus memulihkan arsip vital yang rusak karena bencana, baik isi informasi dan fisiknya. Metode
perlindungan arsip vital terdiri atas: proteksi arsip vital dan pemulihan arsip vital.
Kegiatan Belajar 1: Proteksi Arsip Vital
Upaya perlindungan arsip vital diharapkan dapat mencegah segala resiko kerugian yang lebih luas,
bukan lagi kepentingan unit kerja saja tetapi juga organisasi. Perlindungan arsip vital harus melalui
perencanaan dan perispan sebelum bencana, saat terjadinya bencana dan pemulihan pasca bencana..
Salahsatu kegiatan perencanaan perlindungan arsip vital dengan melakukan proteksi dengan cara
mencegah dan menghindari fisik dan informasi arsip vital dari ancaman kerusakan maupun
kemusnakan yang disebabkan oleh berbagai faktor kerusakan, terutama bencana. Kegiatan proteksi ini
memerlukan beaya.
A. Faktor-faktor Yang Memengaruhi Penetapan Metode Perlindungan Arsip Vital.
1. Kebutuhan Akses. Kebutuhan akses terhadap arsip vital harus disesuaikan dengan
kepentingan organisasi, karena tidak semua informasi arsip vital terbuka bagi semua orang.
Dengan demikian, arsip penggunaan/akses arsip vital harus dibatasi secara visik sehingga
dapat ditampilkan dalam komputer atau di media yang lain.
2. Lamanya Masa Simpan. Arsip vital tidak akan disempan selamanya, informasi arsip vital akan
menurun setelah terciptanya informasi arsip yang baru dan ditetapkan sebagai arsip vital.
Informasi yang terkadung dalam arsip vital tersebut akan mempengaruhi masa simpan arsip
vital, sehingga terjadi perbedaan masa simpannya.
3. Kualitas Fisik Arsip. Arsip vital yang disajikan dan digunakan bentuk aslinya, maka lambat laun
akan menurunkan kualitas fisk arsip vital tersebut. Cara yang paling aman untuk menghindari
kerusakan fisik dengan mengalih mediakan arsip vital atau memberikan kopiannya saja.
B. Bentuk-bentuk Metode Pelindungan Arsip Vital. Ira A. Penn (1994): metode perlindungan arsip vital
tergantung dari jenis media arsip yang disimpan dengan tiga cara: duplikasi (penggandaan atau
membuat salinan dengan mengkopi atau dengan medea lain), dispersial (pemencaran lokasi
penyimpanan terhadap duplikasi arsip vital: existing dispersal/penyebaran yang terprogramkan,
improvised dispersal/pemencatan akibat kebutuhan atau diluar program, pemindahan/transfer
untuk arsip vital dinamis inaktif dan dilakukan secara periodik, peralatan khusus/dengan
menggunakan sarana khusus agar tahan api/air/benturan, penyimpanan di pusat arsip/record
center) dan peralatan khusus. Betty R. Ricks: duplikasi, built-in dispersial, improvisial, dan vaulting.
C. Bentuk Perlindungan Arsip Vital lain. Arsip vital perlu dilindungi, misalnya dengan penggunaan
sistem keamanan, membatasi jalan masuk lokasi arsip, membatasi penggunaan, mengoptimalkan
penggunaan pembasmi hewan, mengatur temeratur, menggunakan pembersih udara.
D. Pengamanan Arsip Vital. Pengamanan di sini dengan sasaran agar organisasi mampu menjamin
kerahasiaan arsip vital, mampu menyediakan arsip dengan cepat, mencegah akses bagi yang tidak
berwenang.
E. Pemeliharaan Ruang Penyimpanan Arsip Vital. Ruang penyimpanan arsip harus mampu
mencegah kerusahan arsip dengan berbagai jenisnya.
Kegiatan Belajar 2: Pemulihan Arsip Vital
A. Rencana Pencegahan dan Pemulihan Bencana
Sasaran pencegahan dan pemulihan bencana adalah (Sulistyo Basuki, 2003:449):
2

1. Adanya metode yang efektif dan efisien


2. Adanya koordinasi dalam pemulihan arsip pasca bencana
3. Meminimalkan ganggunan terhadap kegiatan rutin

4. Membatasi meluasnya kerusakan dan mencegah terjadinya bencana yang lebih luas
5. Menyusun aoperasi alternatif
6. Menyediakan jasa dan operasi pemulihan
7. Mencegah luka terhadap personil yang melakukan pemulihan
8. Mecegah kerusahan harta dan aset organisasi
9. Meminimalisir dampak ekonomi
10. Menjamin kelangsungan organisasi akibat bencana
B. Tim Penganggunalangan Bencana
Perlu dibentuk Tim Penanggunalangan Bencana dalam rangka pemulihan dan penyelamatan arsip
vital: Tim Administrasi, Tim Penunjang, Tim Pelaksana, Tim Pengamanan.
C. Bentuk-bentuk Metode Pemulihan Arsip Vital
1. Vacuum Freeze Drying, proses yang dilalui bahan-bahan arsip (kertas) untuk dibekukan (dalam
ruang hampa) dan dikeringkan dalam ruang yang bersuhu tinggi.
2. Vacuum Drying, proses pengeringan arsip kertas basah yang tidak ditempatkan dalam suatu
ruangan.
3. Freezing, proses pembekuan arsip kertas di bawah titik beku untuk mematikan jamur.
4. Air Drying, proses pengeringan dengan udara. Proses ini dengan menjaga suhu dan kelembaban
udara.
D. Pemulihan Arsip Akibat Bencana Kebakaran
Kebakaran berpotensi memusnahkan arsip, apalagi arsip kertas. Tindakan awal mencegah kebakaran
agar tidak meluas yaitu dengan air. Penanganan pemulihan arsip yang terbakar:
1. Menggunakan alat yang digerakkan manual
2. Menggunakan forklift berdaya gas
3. Tidak menggunakan alat pemanas, mesin fotokopi, baterai, sumber api
4. Tidak menggunakan bahan kimia, minyak, cat
5. Tidak merokok
6. Membatasi ruang penyimpanan arsip dari sumber cahaya

Anda mungkin juga menyukai