El Departamento de Compras de Una Empresa

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MATERIAL DE APOYO: COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS
Preparado por: Gonzalo Vidal Orellana, Administrador Hotelero-Inacap, 2015
MATERIAL DE APOYO
RAMO COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS
Desarrollado por: Gonzalo Vidal O., Administrador Hotelero, INACAP.

Perodo: revisado en marzo de 2015
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PAUTA DE PLANIFICACION ASIGNATURA
1. Informacin General:
Semestre
: semestre 2015
Programa
: Hotelera- Gastronoma
Seccin
Nombre Asignatura
: Compras y Abastecimientos
Cdigo Asignatura
N de Horas
: 36
Docente (s)
: Gonzalo Vidal Orellana
2. Informacin Acadmica:
Objetivos Generales:
Establecer mecanismos de organizacin y administracin del departamento de compras de

una empresa hotelera y/o restaurantes.
Emplear las herramientas bsicas necesarias para efectuar una compra de acuerdo a las
necesidades propias de la empresa, en cuanto a la cantidad y oportunidad, a un costo
razonable.
Aplicar tcnicas de gestin de negociacin con proveedores, realizar procedimientos de

compras adecuados, que permitan disminuir los costos por mermas y por la mala
administracin de las existencias.
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Unidades Temticas:
Horas
1. El departamento de compras de una empresa
12
2. El ciclo de las compras
08
3. Gestin de existencias
10
4. Evaluacin
06
4
INTRODUCCIN
Las Empresas como las sociedades hoy en da se ven envueltas en mltiples procesos de
avances relacionados con: tecnologa, medicina, sistemas informticos, diversos tipos de
servicios; alimentacin, diversin, entre otros. Todos estos procesos no seran posibles si
las empresas u organizaciones no aplican los principios bsicos de administracin y que
estos sean eficientes, estos son:
1.
Planificacin
2.
Organizacin
3.
Direccin
4.
Integracin del personal y
5.
Control
Todas las personas una vez que egresan e incluso ms, trabajan actualmente administrando
o ejerciendo funciones de gerentes en secciones y/o departamentos de empresas o
compaas; fundaciones, entidades gubernamentales, personas, entre tantos otros lugares u
emprendimientos personales; a veces dejan de lado varios aspectos de los principios bsicos
de administracin y que se traducen en preguntas que muchas veces debern responderse en
un futuro cercano cuando comience su primer acercamiento con el mundo laboral, estas se
podran resumir de la siguiente manera:
1. Conocemos el verdadero significado de llevar a cabo una empresa?
2. Cmo podemos obtener resultados y beneficios econmicos favorables y en el
menor tiempo posible?
3. Cmo podemos restar mercado a la competencia?
4. Cmo podemos ser lderes dentro de la industria y mantenernos en un mercado
altamente competitivo y con fuertes valores ticos?
5
5. Cmo podemos apoyar al rea de finanzas de la empresa donde estoy trabajando

sin que resulte necesario modificar el estndar utilizado que fue concebido un
producto y/o servicio?
Creo que estas respuestas son bastante claras: muchas veces difciles de responder hasta la
persona con ms experiencia*, pero no imposible.
Por qu es difcil? Porque recordemos que las empresas estn formadas por personas; los
intereses, las motivaciones y las necesidades son totalmente distintas unas de otras.
Debemos comenzar a ser mucho ms proactivos frente a estos y muchos otros factores
(internos y externos); el mundo cambia drstica y vertiginosamente todos los das.
Pero, por qu no es imposible?: Porque la experiencia hace que las personas se vayan
perfeccionando cada da, eso los hace estar mejor preparados frente a las vicisitudes que el
mercado presente y alinea los objetivos.
Qu papel juegan las personas y las organizaciones en general para llevar a cabo una
correcta administracin? Un papel fundamental!
La administracin debe y seguir siendo una herramienta de gestin de xito si las personas
fijan correctamente su rumbo como empresa, es decir, nunca salirse de los enfoques
centrales de cualquier Definicin Estretgica de una empresa: MISION, VISION Y
VALORES (FILOSOFA). Estos ayudarn siempre a cada uno de los miembros a no
cambiar la esencia que fue creada esa empresa o compaa, a fijarse siempre en las reglas
originales con el fin de no variar ni en calidad ni estndar los productos y servicios.
Administrar, es una herramienta que ayuda a las personas a simplificar tareas y reducir al
mximo los riesgos econmicos innecesarios, ya que ellos son la base de toda empresa.
Como vern, la tarea de administrar va mucho ms all que crear un negocio o simplemente
dirigirlo, sino que requiere conocimiento, experiencia, rectitud, honestidad, creatividad,
liderazgo, una gran capacidad analtica frente a diversas situaciones y sobretodo, empata
con sus colaboradores y clientes; en resumen, un conjunto de competencias.
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Por otra parte y dentro de la administracin de recursos (especialmente financieros), se

encuentra la funcin compras; sta puede desempearse en cualquier mbito de las
industrias, para nuestras reas en establecimientos culinarios y hoteleros, es fundamental su
adecuada implementacin, ejecucin y cuidado en el control de procesos.
Un ejemplo de objetivo de esta funcin (compras), es concentrarse en satisfacer
necesidades propias de la operacin u otro departamento relacionado y a un costo
considerado justo al momento de solicitarlo. Es decir, su deber es obtener beneficios
econmicos para la empresa y ser eficiente al momento de adquirirlo.
Para lo cual, en este curso dirigiremos nuestros esfuerzos en aprender el real manejo de este
importante departamento a travs de anlisis especficos, tales como: informacin
sustentable en el tiempo (por ejemplo: anlisis de estadstica de ventas), determinacin de
compras y/o adquisiciones de materias primas, controles internos efectivos, entre otros
temas relacionados.
Por ltimo, a continuacin les dar algunos conceptos que son necesarios manejar y utilizar
diariamente en sus futuros y respectivos trabajos y que son bsicos en todas las reas de
procesos:
& Segn la RAE (Real Academia espaola de la lengua), los siguientes conceptos
Eficiencia, Eficacia y Efectividad se definen de la siguiente manera:
1. Eficiencia: "Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles".
Aplicable preferiblemente, salvo contadas excepciones a personas y de all el
trmino eficiente.
2. Eficacia: "Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven
para ello los recursos o los medios empleados".
3. Efectividad: "Cuantificacin del logro de la meta". Compatible el uso con la
norma; sin embargo, debe entenderse que puede ser sinnimo de eficacia cuando se
define como "Capacidad de lograr el efecto que se desea".
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& Otras Definiciones

1. Inventarios: son la cantidad de bienes o activos que una empresa mantiene
disponible de manera racional para la explotacin de su negocio y que pertenece al
patrimonio de la empresa (diferencia entre activos y pasivos).
2. Stock: son las existencias fsicas disponibles con que cuenta una empresa y cuyo
objetivo es mantener un nivel ptimo operativo sin dificultad en el proceso
productivo.
3. Comprar o adquirir: accin destinada al suministro o abastecimiento de
bienes activos y/o servicios que se encuentran plenamente justificados para ser
incorporados como parte de un proceso productivo de una empresa, de
acuerdo a una planificacin y naturaleza propia de un giro establecido. Su
objetivo es mantener operativa las respectivas unidades de negocio, prestar
apoyo de manera racional a los intereses de una empresa y satisfacer
necesidades de mercado.
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DESARROLLO
UNIDAD I: El departamento de compras de una empresa
1.1. Aprendizaje esperado: reconoce los conceptos bsicos relacionados con la funcin del
departamento de compras y abastecimientos.
1.
Departamento de Compras o Adquisiciones:

1.1. Definiciones
A) Concepto: se entiende como el departamento encargado de comprar y aprovisionarse de
materias primas de manera continua y racional; entregar en tiempo y forma los productos
demandados por cada departamento; gestionar servicios de terceros. Su misin especfica es
encontrar siempre lo mejor en el mercado, con el fin de obtener importantes beneficios
econmicos por ahorro de un trabajo eficiente. Para lo cual deber basarse en 4 factores
bsicos que regirn como parmetro de bsqueda inicial de proveedores, estos son:
Parmetro de Bsqueda
1. Relacin
Justificacin
Conceptos claves
Que el precio est ajustado al
precio/calidad:
mercado
la
calidad
las
necesidades reales de la empresa.

2. Plazos de entrega por
parte del proveedor:
Coherencia
econmica
resultados financieros bajo

parmetros establecidos.
Los acuerdos estipulados por escrito
Acuerdos
deben respetarse y hacer cumplir los
escrito.
horarios de recepcin de mercadera.
Dar
vlidos
cumplimiento
por
por
ambas partes.
3. Capacidad
reaccin
eventualidades:
de
ante
Cada proveedor deber tener la

suficiente
flexibilidad
frente
Someter
permanente
evaluacin
a
cada
situaciones que puedan presentarse,
proveedor, independiente a
estas
la vinculacin comercial que
convendr
conversarlas
previamente si son aplicables y

realizar
pruebas
aleatorias
en
perodos diferentes para comprobar

su grado de compromiso.
se tenga con la empresa.
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4. Evaluacin
financiera:
Los
anlisis
bancarios
de
Exploracin
de
datos
endeudamiento de proveedores, son
referencias desde el mercado
una
de proveedores.
plataforma
de
decisin
al
momento de escoger de manera

segura,
dado
informacin
determinar
que
entrega
relevante
su
capacidad
para
de
produccin.
En resumen: comprar cada vez mejor a travs de precios justos y

procedimientos de calidad administrativa.
B) Caractersticas del departamento de compras y abastecimientos:

o
Identificar los mejores productos y servicios disponibles en el mercado para

realizar con esto, una gestin eficiente de compras al momento de efectuarla
Controlar en forma exacta todos sus insumos para la correcta operacin del
establecimiento, contando adems con herramientas de administracin (sistemas y
soportes computacionales para efectuar controles, contar con equipos de
conservacin, entre otros), lo que ayudar a mantener siempre los productos en
perfecto estado y cuidando permanentemente la rotacin de los mismos.
C) Organizacin del departamento de compras

1.
Descripcin de funciones del personal del departamento:

I.
Agente de Compras o Jefe de Adquisiciones: Indicado en Perfil Profesional y

Personal.
II.
Asistente de adquisiciones y/o encargado de bodega central: Es el encargado de

llevar correctamente la funcin de la operacin de bodega central y cmaras. El
custodiar que todos los productos se encuentren correctamente: ordenados,
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almacenados, inventariados de acuerdo al stocks asignado y principalmente su
estado de conservacin.
Adems, es el responsable de la recepcin, orden,
limpieza, control de calidad, almacenamiento y entrega de productos en forma

oportuna y ordenada, conforme al orden de llegada de los requerimientos y/o
urgencias de las diferentes secciones.
III.
Asistente de bodega: Persona que acta bsicamente como operario; recepciona,

ordena, entrega mercaderas, limpia y mantiene en ptimas condiciones todos los
sectores de bodega.
IV.
EJEMPLO
PERFIL
DE
CARGO
PROFESIONAL Y PERSONAL JEFE O

AGENTE DE COMPRAS.
Empresa
LA EMPRESA S.A.
Departamento
Gerencia de Administracin y Finanzas
Posicin
Jefe de adquisiciones
Resultados del Empleo
Perfil de cargo con capacidad de negociacin,

liderazgo y manejo de equipos de trabajo.
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Contexto y funcin de
El jefe de adquisiciones se desempea dentro de la organizacin como gestor de todas las
entrega
actividades que tienen relacin con la cotizacin, compra, bodegaje y despacho de los
productos hacia los puntos de venta y elaboracin.
Su ubicacin fsica se encuentra en dependencias de las oficinas administrativas.
Peridicamente sale a terreno a verificar proveedores y productos que ofrece el mercado.
Reporta a:
Responsabilidades
Gerente de Administracin y Finanzas.
Seleccionar y mantener siempre la mejor oferta de productos.
Negociar condiciones de pago y despacho.
Asegurar un producto de primera calidad
Abastecer permanentemente a los locales y salas de pre-elaboracin.
Supervisar los controles de recepcin y despacho de mercadera
Supervisar el manejo de stocks e inventarios.
Supervisar la pre-elaboracin de productos.
Supervisar los controles de higiene y contaminacin.
Supervisar los sistemas de transporte de productos.
Mantener un equipo de trabajo motivado y enfocado.
Buscar permanentemente nuevas formas para optimizar los procesos y mejorar los
resultados.
Unidades de competencia
Realizar y entregar reportes quincenales de gestin de proveedores.
Realizar y entregar informes mensuales de inventario y niveles de stock.
Unidad
Provee servicio de calidad al cliente interno.
Controlar y ordenar stocks.
Recibe y guarda los stocks.
Sigue reglas de higiene y control de contaminantes.
Administrar los resultados financieros dentro de un presupuesto.
Realizar un anlisis de las necesidades de formacin.
Monitorear ingresos y gastos de la operacin.
Negociar con proveedores y clientes internos.
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Competencias
Habilidad para motivar y auto motivarse.
actitudinales
Habilidad para trabajar bajo presin
Habilidad para dirigir equipos de trabajo.
Habilidad para organizar su tiempo y trabajo.
Actitud de servicio.
Actitud pro-activa
NOTA AL MARGEN:
CUADRO EVOLUCIN DE LAS COMPRAS (Segn Donald Dobler & David Burt)
En resumen:
1.
Pas de ser un enfoque TCTICO a un enfoque ESTRATGICO.
2.
Se considera su experiencia y su alto poder de negociacin con los

respectivos Gerentes de Ventas de empresas proveedoras.
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2.
ALCANCE DEL CARGO

El Jefe de Adquisiciones o Agente de Compras, deber cumplir con varios procesos
que le ayudarn a ejecutar y gestionar con mayor profesionalismo su importante labor,
estos son:
1)
Proceso Administrativo: El Jefe de Compras se interiorizar, controlar y

ejecutar de manera responsable los cuatro componentes bsicos de
funcionamiento de adquisiciones, estos son:
1. Qu comprar?
Calidad
2. Cunto comprar?
Cantidad
3. Cundo comprar?
Necesidad
4. A quin comprar?
Precio Proveedor
& NOTA: Para una mayor comprensin de este esquema, deber observar los Flujogramas
correspondiente en las pginas y de este Material de Apoyo.
2)
Proceso Operacional y tcnico del Jefe de Compras: deber estar siempre en:
a. Conocimiento de la operacin y funcionamiento de la empresa. Aqu cabe
sealar las siguientes preguntas que debe formular: Cmo opera la
empresa? A qu rubro pertenece?, Qu tipo de segmento de mercado
atiende?, Con qu frecuencia demanda cada departamento sus pedidos?,
Qu departamento es el que demanda mayor control y cuidado en sus
pedidos?; entre otras preguntas.
b. Conocimiento de la capacidad total de almacenamiento con que cuenta:
Qu tipo de bodega(s) cuento para almacenar mis productos? Qu
capacidad posee cada una de ellas? Existen todos los controles de
seguridad para llevar a cabo una administracin de recursos asignados?
c. Conocimiento de las especificaciones tcnicas de productos (ejemplo:
dominio receta estndar carta restaurante, bar, room-service, otros).
d. Conocimiento de las especificaciones estndares de compras: como deben
ser recepcionado los productos.
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e. Conocimiento y manejo del sistema de clasificacin y codificacin de
grupos de alimentos y bebidas (por familia).
D) Concepto Par Stock:

Son la fijacin y autorizacin de stocks (mnimos y mximos) para cada producto que se
utilizan en puntos de venta o tambin denominados Outlet (centros de costos operativos),
con el fin de efectuar un control y gestin exhaustiva de las solicitudes a bodega. Con este
sistema mantenemos un estndar segn cada punto de venta y no se permite sobre stock con
el consiguiente riesgo de seguridad que eso involucra en las compras y abastecimientos. Al
determinarse un par stock es perfectamente aplicable una estandarizacin en la revisin de
procesos productivos de un rea, ya que permite analizar las tendencias por consumos;
aplicabilidad de los inventarios (dar sentido a este proceso), control de costos, robos y
mermas; y de manera especial dar un orden al sistema administrativo.
E) Comits de Compras: Estos grupos de expertos o ejecutivos de alto nivel de una empresa,
son los encargados de analizar toda compra que tenga un grado mayor de complejidad,
dejando la potestad en ellos para efectuar y delegar compras de montos considerados
generalmente fuera de presupuesto (por sus montos altos) o simplemente de Inversin. Por
ejemplo: un departamento para poder efectuar compras que sean consideradas
principalmente de inversin, deber requerir autorizacin (VB). Vamos a ver un ejemplo,
cuando el monto a adquirir supere un monto referencial superior a $200 mil o cualquier otro
que indique la empresa, se deber solicitar autorizacin correspondiente.
3.
Contribucin del departamento de compras a los objetivos de la empresa
Los principios y objetivos de este departamento y sus principales condiciones es velar por la
correcta administracin y gestin de recursos monetarios o financieros, siendo un rea que
genera gastos y no ingresos. Es por eso su fundamental importancia en controlar todo su
proceso apoyado por todas las reas que conforma una empresa. Sin embargo, la obtencin
y/o generacin de ahorros permiten situarlo como un brazo articulador de utilidades
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generales para la empresa, producto de compras eficientes.
Segn la RAE, Articular
significa: organizar diversos elementos para lograr un conjunto coherente y eficaz.
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1.2. Aprendizaje esperado: Aplica los objetivos y principios de las compras en la industria
hotelera y/o de restauracin.
1.
Objetivos y principios generales de las compras

I.
Objetivos de las compras:

1. Satisfacer las necesidades de la operacin y/u otro departamento a un costo
considerado razonable.
2. Buscar e identificar los mejores productos y servicios disponibles en el
mercado de acuerdo al estndar exigido previamente.
3. Obtener beneficios econmicos para la empresa por concepto de ahorro y
eficiencia en el gasto de los recursos.
4. Llevar a cabo las polticas y normas legales vigentes que rigen a este tipos de
empresas (desde la recepcin, almacenamiento, conservacin, despacho,
manipulacin, produccin y venta de alimentos procesados y semi
procesados).
II.
Principios de las compras:

1. Contar con un departamento conformado y supeditado a la operacin de la empresa.
2. Actualizar y alimentar los sistemas de informacin interno (software)
3. Actualizar maestro de proveedores y fichero de productos (mantener comunicacin
fluida con proveedores, visitar ferias, etc.)
4. Velar por la seguridad y control de inventarios
5. Hacer cumplir el circuito de compras
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III.
Principios de suministros a nivel operativo (cuando se produce la necesidad): el

proceso del circuito de compras de cada departamento, comienza primero que todo con
la necesidad de productos y servicios, en este caso un ejemplo derivado de una cocina
central:
El Chef Ejecutivo todas las maanas deber verificar a travs de un Check List, los
siguientes puntos crticos:
Stocks mnimos disponibles en el establecimiento
Stocks crticos (a punto de quebrarse o expirar)
Composicin de los mens, carta, sugerencias y platos del da, etc. (rea A&B)
Caducidad o la fecha lmite de utilizacin ptima de mercadera
Previsin del nmero de huspedes y clientes que deben atenderse
Para que este proceso se lleve a cabo de manera exitosa, cada responsable o encargado
de seccin o rea deber conocer lo que sucede bajo su responsabilidad, para esto:
1.
El proceso se determina por los siguientes factores:

a.
Debe existir una clara y precisa informacin de necesidades por parte del
departamento solicitante, ya que afecta sus costos.
b.
En el caso del rea de alimentos y bebidas (restaurantes, bar, cocina, eventos,

room-service y comedor de personal), las cantidades a solicitar o comprar las
define el chef ejecutivo o jefe de cocina y las autoriza el Gerente de esta rea.
Para lo cual, debern especificar previamente segn el estndar establecido: el
tipo de producto deseado, cantidad, presentacin, especificaciones tcnicas del
producto (de acuerdo al estndar interno).
2.
Cuando no existen stock disponibles en el establecimiento, se elabora el

requerimiento para posteriormente emitir una orden de compra y firmar para VB
por parte de:
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a) Administracin y Finanzas para autorizacin financiera. Si la poltica de la
empresa as lo estima, se requerir un ltimo VB por parte de Gerencia
General (sea el caso).
b) Una vez realizado el VB, se enva copia o email con firma digital al Dpto. de
Compras, bodega central, departamento solicitante y contabilidad (para el
posterior pago).
2.
Clasificacin de las compras

I. De Inversin: son compras o adquisiciones consideradas de renovacin o de alto
monto no autorizado al departamento de adquisiciones, requieren presentacin de
proyecto de inversin (planificacin anual de gastos), evaluacin y visado del
Comit de Compras.
Ejemplo:
a. Reparacin total o adquisicin de equipos electrgenos; sistemas de
refrigeracin (chiller), modificaciones en la infraestructura slida, entre otros.
b. Compras de insumos en el extranjero
c. Cualquier otra compra que sea considerada superior al presupuesto anual de
inversin que se especifique internamente como exclusiva de dicho Comit.
Por otra parte, para Compras de Inversin, donde los montos son considerados internamente
como tal, requieren de una solicitud formal y tcnica del departamento de origen, indicar su
justificacin (que cumpla con el objetivo productivo, econmica, y vida til), y sobretodo que la
empresa tenga clara su capacidad financiera en el tiempo.
Para lo cual, una vez definida la
necesidad bajo estos parmetros, existen mecanismos de anticipacin a la necesidad, llamados:

PRESUPUESTOS DE INVERSIN. Estos estn diseados para que las empresas evalen y
tomen en consideracin todos los antecedentes. Por ejemplo: el departamento de Housekeeper y
tras un anlisis concienzudo de todos sus activos, ha propuesto a su Gerencia o Divisin, la compra
con carcter de inversin y/o renovacin (vida til): stock de sbanas de todas sus habitaciones;
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colchones y mesa de televisor. Estas solicitudes las analiza un Comit de Compras (generalmente
gerentes o directores de reas involucradas y el Jefe de Adquisiciones). Es recomendable contar
con la participacin del Gerente o Director de Mantenimiento, ya que a travs de un historial de
cada elemento suscrito y en caso de aprobarse, se estudiarn las mejores condiciones tcnicas de
cada elemento a invertir, ya que generalmente todos los cambios van alineados a todo el entorno de
un establecimiento.
II. De consumo normal: son compras (costos y gastos, sea el caso de la clasificacin
contable), que se encuentran previamente presupuestadas en una operacin normal
de un establecimiento.
Se materializan a travs de requerimientos internos
(documento oficial que acredita una solicitud al interior de una empresa),

previamente validados por un Gerente o Jefe de rea.
Ejemplo:
a. Reposicin de artculos o insumos producidos por consumos contra venta de
mercaderas en alimentos y bebidas o habitaciones, sea el caso. Ejemplo:
abarrotes, perecibles; amenities (jabones, shampoo, papel higinico); qumicos
para higienizacin, entre otros.
b. Vencimiento normal de productos debidamente justificados (tambin se
presupuestan y pasan a ser costo para el rea que administra, as evitan excesos
en los pedidos y controlan mejor su presupuesto). Ejemplo: el chef de un
restaurant revisa la cmara de refrigeracin y se da cuenta que algunos productos
lcteos estn vencidos, estos pasan automticamente al costo del departamento,
haciendo subir su valor de adquisicin.
c. Compra de materiales de oficina y/o marketing (folletera, tarjetas, otros.); este
tem tambin se presupuestan.
d. Existe otro tipo de situaciones que pueden paralizar parcial o definitivamente
una operacin, como es el caso de cortes de suministros elctrico o fallas
directas en equipamientos de refrigeracin; esos productos que estn como
consumo normal y pierden la cadena de fro, tambin entran en esta clasificacin
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(consumo normal y por ende al costo), pero es urgente la reposicin inmediata
de estos previendo tener otro equipo o sistema para conservar.
Esta situacin de compra, no se considera como una compra denominada
solicitud especial o fuera de presupuesto, es parte de una operacin normal
y por circunstancias externas, deben ser repuestas a la brevedad; para estos
casos, las empresas manejan lneas de presupuestos para estas contingencias,
por lo tanto, la marcha normal del establecimiento no se interrumpe.
III. Compras o solicitudes de servicios especiales o fuera de presupuesto: son aquellas
adquisiciones que son requeridas, autorizadas por el Gerente General o Gerente con
poder de firma, como anexo a una marcha normal del establecimiento.
Ejemplo:
a. Regalos a visitas importantes (V.I.P.): estos artculos no estn
considerados como estndar y pasan a ser una compra especial.
b. Arriendo de emergencia en equipos de banquete o catering, transporte en
general no considerado en la marcha normal, sino que derivado de la
misma operacin o solicitud especfica de un cliente.
c. Arriendo de grupos generadores de electricidad por emergencia o
catstrofe. Los hoteles poseen grupos electrgenos de emergencia, pero
muchas veces es necesario un soporte extra en caso de no regresar los
servicios bsicos en los tiempos estipulados.
d. Los denominados imprevistos menores (compras de emergencia de
insumos que no supere montos o presupuestos para este tem), se
comprarn por caja chica no teniendo la obligacin de solicitar
autorizacin especfica.
21

3.
Tipos de Compras:
Estas se dividen en:

1.
Compras Nacionales: son todas aquellas adquisiciones de bienes
producidos o importados por proveedores debidamente autorizados, para su

distribucin en territorio nacional.
2.
Compras Internacionales: son todas aquellas compras que son gestionadas
mediante procesos que intervienen regulaciones universales. Entre las cuales podemos
mencionar a los siguientes rganos o actores involucrados: comprador (pas origen),
vendedor (pas destino), agentes de aduana, bancos, servicio de aduanas (organismo),
entre otros.
3.
Licitaciones: de acuerdo al segmento al que pertenece la empresa pueden

ser:
a.
Pblicas: Licitaciones abiertas del Estado, senegocia.com, Chile

Compras (ejemplo).
b.
Privadas: Licitaciones abiertas al mercado.
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DOCUMENTO OFICIAL DE UNA EMPRESA U ORGANISMO QUE
VALIDA O CERTIFICA LA EMISIN DE UNA COMPRA.
&
ORDEN DE COMPRA (O.C.) (P.O. Purchase Order, en ingls): se entiende

como un documento oficial de una empresa o entidad pblica del estado que
acredita o valida una solicitud de adquisicin frente al proveedor.
Una vez
aceptada, es vinculante para ambas partes en caso de no cumplimiento. Por

tanto, su uso y administracin estar bajo la potestad de personas autorizadas
con poder de firma al interior y exterior de la empresa. Generalmente, en la
mayora de las empresas, esta prerrogativa la ejercen los siguientes cargos:
Gerente General (por su condicin de cargo ms importante y/o representante
legal de la empresa), Gerente de Administracin y Finanzas (responsable de los
movimientos financieros), Gerente de Operaciones y/o algn otro Ejecutivo o
Director de rea definido por la administracin (como responsable del
departamento solicitante). Es importante definir que las O.C. deben ser firmadas
como mnimo por tres personas (Gerente General y/o Gerente de Operaciones y
Gerente de Administracin y Finanzas) y el Jefe de Adquisiciones. Sin stas
firmas y si las condiciones ante el proveedor no digan lo contrario, la O.C. no es
vlida.
&
Por ejemplo: Departamento de Housekeeper solicita la reposicin de amenities.

Confeccionar la O.C. y firmarn: Directora de Habitaciones, Director de
Operaciones y Jefe de Adquisiciones.
&
Para dar un CARCTER FORMAL, es aconsejable adjuntar CARTA DE

PEDIDO que acompaa una O.C.
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3.
Tipos de Ordenes de Compra (O.C.),(en ingls P.O.: Purchase Order

1)
O.C. tipo: el comprador solicita sus productos y/o servicios con la informacin
previamente acordada entre las partes, indicando claramente:
a. O.C. N
b. Fecha
c. Datos completos del comprador
d. Datos facturacin
e. Descripcin general y especfica de productos y/o servicios
f. Valores con IVA
g. Impuestos Especficos (ILA, Carne, Harina, Combustibles, otros)
h. Valor Total
i. Gastos de envo o transportes (flete)
j. Condiciones de pago
k. Especificacin del lugar de despacho
l. Firmas autorizadas (V B)
2)
O.C. Abierta: mismo procedimiento anterior, con la diferencia que son

acuerdos entre comprador y vendedor (proveedor) para suministrar varias
adquisiciones bajo el mismo nmero de orden de compra, a un precio pre
acordado, se definen los despachos de productos en perodos determinados
(ejemplo: cada 2 meses, cada 3 semanas o cuando exista una nueva necesidad);
las O.C.A. poseen fecha lmite (ejemplo 12 meses) y a veces se estipulan un
tope mximo de pedidos valorizados.
Ambas partes acuerdan los perodos de facturacin: mensual, bimensual,
trimestral, semestral, otro.)
Por ejemplo:
a. Amenities en habitaciones
b. Frutas y Verduras; materias primas en general
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c. Materiales de construccin (rea de mantenimiento)
d. Servicio de Mantenimiento externo (piscinas, ascensores, flores, etc.)
4.
Flujogramas (Principios de Suministros):

& Flujogramas: elementos grficos y escritos que permiten visualizar y representar etapas sucesivas y
lgicas que incluyen generalmente traspaso de informacin, fases de operacin y recursos
humanos. Esto a su vez permite reconocer problemas y principalmente los llamados cuellos de
botellas, se analizan y dan solucin inmediata.
DEPARTAMENTO EFECTA SOLICITUD DE MERCADERA (REQUERIMIENTO)
Bodega Chequea Sistema (revisar stock y comportamiento de salidas)
Confrontar informacin con la realidad del establecimiento (eventos, ventas, reposicin)
Chequear stock disponible en bodega: Hay rotacin de stock?
No
Bodega autoriza y da curso a los pedidos
Comienza proceso Circuito de

compras
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5.
Organizacin, principales responsabilidades y descripcin de funciones del

personal del departamento:
A. Organizacin: La organizacin de este departamento se supedita a la operacin

misma de la empresa, es decir, deber contar con el personal necesario para poder
establecer un rea funcional. Por otra parte, al hablar de un departamento altamente
eficiente deber contar con el personal adecuado en cuanto a preparacin tcnicaprofesional, altamente motivada y honestidad a toda prueba, son condiciones
mnimas para poder operar.
B. Principales responsabilidades:
Responsabilidades Directas
Responsabilidades Indirectas
Es el departamento encargado de
Ser un agente activo y oportuno al
buscar en el mercado los mejores
momento de la entrega de productos;
productos y/o servicios solicitados,
siempre comunicado y coordinado
con el fin de entregar a los diferentes
para no entorpecer una operacin tan
departamentos la(s) alternativa(s) que
vital como es el negocio de la
cumpla(n) con el estndar fijado
alimentacin.
(calidad) para la operacin en sus

respectivas reas de trabajo.
Mantener siempre los stocks en un
Capturar, compartir y retroalimentar

siempre la informacin necesaria
(inventario
general
de
bodega;
solicitudes especiales para eventos y

cocina)
para
organizacin
una
y
planeacin,
control
del
departamento y funcionamiento de
todos los colaboradores.
nivel
adecuado
en
constante
rotacin, en relacin a la demanda y

par
stock
asignados
por
el
Departamento de Adquisiciones y/o

Administracin y Finanzas. Estos
debern
exhibirse
calidad,
estado,
almacenaje
en
en
excelente
temperatura
general
para
y
su
posterior entrega a los diferentes

departamentos solicitantes quienes
Es responsable de hacer cumplir los
sern los responsables finales y
26

contratos celebrados entre la empresa
directos frente a los clientes de todo
y los proveedores seleccionados.
el establecimiento.
Es responsable de hacer cumplir el
Al ser un departamento altamente
presupuesto anual del rea (costo de
demandado, una de sus principales
adquisicin,
funciones es velar por la seguridad
gastos
operacionales,
otros).
de
hurtos,
robos
mermas,
incendios, vencimiento de productos,

Es responsable de hacer cumplir los
procedimientos establecidos para el
desarrollo de la operacin.
etc., con el fin de proteger la

integridad de todas las personas y los
intereses de la empresa, a travs de
controles peridicos de: cantidad,
calidad
(rotulacin,
cuidar
caractersticas organolpticas, etc.)

almacenamiento, temperaturas dentro
de las bodegas (plan continuo de
mantenimiento
mantenedoras
productos),
en
y
cmaras
congelacin
higiene,
de
ventilacin,
entre otros. Adems, hacer cumplir el

procedimiento
de
solicitud
de
mercaderas conforme a los tiempos

de respuesta asignados, por lo tanto,
debern mantener un estricto registro
de
los
ingresos
egresos
de
mercanca, para lo cual deber cuidar

siempre los stocks de seguridad
determinados para todas las reas,
con el fin de evitar posibles fallas de
entrega ante eventuales accidentes,
tales
como:
roturas
de
stocks,
27

problema
con
el
productos
caducados,
proveedor,
demanda
excesiva o bien cambios imprevistos

en la demanda, generalmente por
parte del cliente.
Son los encargados de buscar en el

mercado los mejores productos y/o
servicios solicitados a travs de
precios justos, con el fin de entregar
a los diferentes departamentos la(s)
alternativa(s) que cumpla(n) con el
estndar fijado para la operacin en
sus respectivas reas de trabajo.
Estarn atentos a sugerencias de

proveedores,
sean
departamento
Gerencia General.
estos
solicitante
del
y/o
28

UNIDAD II: EL CICLO DE LAS COMPRAS
2.1. Aprendizaje esperado: Utiliza los indicadores cuantitativos para pronosticar cunto se
debe comprar.
2. El Ciclo de las Compras

Para comprender y llevar a cabo un Ciclo de Compras, es preciso conocer en detalle todas sus fases
materializado a travs de un Diagrama de Flujo, este nos ayudar a sintetizar los pasos y ejecutar
con seguridad este proceso.
2.1. Elementos que debe contar un Diagrama de Flujo:

I.
II.
Definir el objetivo del diagrama: qu se quiere informar y lograr?

Establecer la informacin ms especfica.
III.
Toda la informacin debe ser validada y/o depurada para una comprensin general.
IV.
Organizar los criterios (debe tener un inicio y un fin en la secuencia; determinar los
lmites del proceso, etc.)
Ejemplo de Diagrama de Flujo (Pgina N )
29

PROCESO POLTICA DE COTIZACIONES
SOLICITUD DE MERCADERA (PREVIO CHEQUEO EN SISTEMA)
CHEQUEAR PROVEEDORES AUTORIZADOS
Proveedor A
Proveedor B
Proveedor C
Proveedor D, E, Z
SELECCIONAR TRES COTIZACIONES BASADO EN:
CRITERIO 1:
CRITERIO 2:
Es Proveedor autorizado por Adm y Finanzas?
Certificaciones y resoluciones vigentes?
CRITERIO 3:
CRITERIO 4:
Experiencia, referencia en el mercado?
Muestras de Productos?
CRITERIO 5: Evaluacin del producto,
CRITERIO 6:
Cumple con especificacin estndar?
Sistema y condiciones de abastecimiento?
CRITERIO 7:
CRITERIO 8:
Qu capacidad de distribucin posee?
Qu lnea de Descuentos posee?
CRITERIO 9:
CRITERIO 10:
Qu plazos y formas de entrega posee?
Cumple relacin precio v/s calidad?

El Departamento de Compras de Una Empresa

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1

MATERIAL DE APOYO: COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Preparado por: Gonzalo Vidal Orellana, Administrador Hotelero-Inacap, 2015

Desarrollado por: Gonzalo Vidal O., Administrador Hotelero, INACAP.

Preparado por: Gonzalo Vidal Orellana, Administrador Hotelero-Inacap, 2015

PAUTA DE PLANIFICACION ASIGNATURA

: Gonzalo Vidal Orellana

Establecer mecanismos de organizacin y administracin del departamento de compras de

Aplicar tcnicas de gestin de negociacin con proveedores, realizar procedimientos de

Preparado por: Gonzalo Vidal Orellana, Administrador Hotelero-Inacap, 2015

1. El departamento de compras de una empresa

2. El ciclo de las compras

Preparado por: Gonzalo Vidal Orellana, Administrador Hotelero-Inacap, 2015

Integracin del personal y

Preparado por: Gonzalo Vidal Orellana, Administrador Hotelero-Inacap, 2015

5. Cmo podemos apoyar al rea de finanzas de la empresa donde estoy trabajando

Preparado por: Gonzalo Vidal Orellana, Administrador Hotelero-Inacap, 2015

Por otra parte y dentro de la administracin de recursos (especialmente financieros), se

Preparado por: Gonzalo Vidal Orellana, Administrador Hotelero-Inacap, 2015

& Otras Definiciones

Preparado por: Gonzalo Vidal Orellana, Administrador Hotelero-Inacap, 2015

Departamento de Compras o Adquisiciones:

Que el precio est ajustado al

necesidades reales de la empresa.

resultados financieros bajo

Los acuerdos estipulados por escrito

deben respetarse y hacer cumplir los

horarios de recepcin de mercadera.

Cada proveedor deber tener la

situaciones que puedan presentarse,

la vinculacin comercial que

previamente si son aplicables y

perodos diferentes para comprobar

se tenga con la empresa.

Preparado por: Gonzalo Vidal Orellana, Administrador Hotelero-Inacap, 2015

endeudamiento de proveedores, son

referencias desde el mercado

momento de escoger de manera

En resumen: comprar cada vez mejor a travs de precios justos y

B) Caractersticas del departamento de compras y abastecimientos:

Identificar los mejores productos y servicios disponibles en el mercado para

C) Organizacin del departamento de compras

Descripcin de funciones del personal del departamento:

Agente de Compras o Jefe de Adquisiciones: Indicado en Perfil Profesional y

Asistente de adquisiciones y/o encargado de bodega central: Es el encargado de

Preparado por: Gonzalo Vidal Orellana, Administrador Hotelero-Inacap, 2015

Adems, es el responsable de la recepcin, orden,

limpieza, control de calidad, almacenamiento y entrega de productos en forma

Asistente de bodega: Persona que acta bsicamente como operario; recepciona,

PROFESIONAL Y PERSONAL JEFE O

Gerencia de Administracin y Finanzas

Resultados del Empleo

Perfil de cargo con capacidad de negociacin,

Preparado por: Gonzalo Vidal Orellana, Administrador Hotelero-Inacap, 2015

El jefe de adquisiciones se desempea dentro de la organizacin como gestor de todas las

Gerente de Administracin y Finanzas.

Seleccionar y mantener siempre la mejor oferta de productos.

Negociar condiciones de pago y despacho.

Asegurar un producto de primera calidad

Abastecer permanentemente a los locales y salas de pre-elaboracin.

Supervisar los controles de recepcin y despacho de mercadera

Supervisar el manejo de stocks e inventarios.

Supervisar la pre-elaboracin de productos.